ĐỀ ÁN SINH NHẬT

ETS
Nhóm 3: Overthinker
 NỘI DUNG
01 02
HOẠT ĐỘNG CHI
GIỚI THIỆU TIẾT

03 04 05
RỦI RO & GIẢI
DỰ TRÙ CHI PHÍ PHÁP TỔNG KẾT
ETS <TÁM NĂM -
MỘT HÀNH TRÌNH>
“15/9/2023
Chà! Đúng rồi, mới đây thôi mà “chiếc” câu
lạc bộ này đã tròn 8 năm tuổi rồi đấy.
Tám năm đã trôi qua, ETS và các thành
viên đã cùng nhau trải qua thật nhiều khó
khăn, cùng nhau trưởng thành và cùng lưu
lại những kỉ niệm thanh xuân tươi đẹp
nhất.”
 “
Thanh xuân có 2 việc cần làm nhất
là: Làm việc mình yêu thích và sống
cạnh những người mình yêu
thương. Với ETS chắc tôi đã làm
được rồi

”
From ETS with love!
 HOẠT ĐỘNG CHI TIẾT

QUY MÔ THỰC HIỆN CONCEPT

 QUY MÔ
SỐ NGƯỜI
Khoảng 70 người

KINH PHÍ
3.000.000 ( Ba triệu đồng)

ĐỊA ĐIỂM
Nhân Cafe - 419 Giải
Phóng, Phương Liệt,
Thanh Xuân, Hà Nội
 NHÂN CAFE

★ Địa điểm tổ chức: quán Nhân

Cafe -419 Giải Phóng
★ Không gian thoáng mát, rộng
rãi,thích hợp để tổ chức sự
kiện. Bao gồm
+ Hệ thống máy chiếu và đèn
+ Loa và micro
 CONCEPT
● Tình bạn và tình yêu luôn tạo nên
những thước phim đáng nhớ thời
sinh viên
● Solidarité- danh từ tượng trưng
cho sự đoàn kết, là cầu nối cho
những mối quan hệ lâu dài, bền
vững
Thư mời Backdrop Avatar

Indigo blue
~harmony

Red
~ bravery

Orange
~optimism
and energy
Ảnh bìa facebook
ĐỐI TƯỢNG
★ Ban chủ nhiệm câu lạc bộ ETS và tất cả các
thành viên
★ Thầy cô viện AEP và đối tác của câu lạc bộ
 SỰ KHẢ THI
• Địa điểm tổ chức có phù hợp với việc tổ chức các sự kiện ở khu
vực Hà Nội.
• Đã dành một buổi trước sự kiện để khảo sát lại địa điểm tổ
chức và rủi ro
• Thời gian tổ chức vào Thứ Sáu
• Kinh nghiệm của các thành viên tham gia sự kiện có đủ để
triển khai từ dự án thành hiện thực.
TIMELINE
SỰ KIỆN & TRUYỀN
THÔNG
 TIMELINE TRUYỀN THÔNG
01/09/2023
HINT: thông báo thời gian
và địa điểm tổ chức sinh
nhật câu lạc bộ, tiết lộ về
tên concept nhằm tạo sự
thú vị, bí ẩn và mong chờ
đối với sinh viên AEP và
10/09/2023
COMING SOON
Tiết lộ khách mời, đổi bộ nhận
diện làm 1 video về các sự
kiện câu lạc bộ đã tổ chức
trong năm qua nhằm khẳng
định sức ảnh hưởng và uy tín
của câu lạc bộ.
15/09/2023
Sự kiện diễn ra, BTC
16/09/2023
chuẩn bị mọi thứ cần
Đăng bài recap, cảm ơn
thiết để sự kiện diễn ra
khách mời và lưu giữ kỉ
suôn sẻ. niệm của câu lạc bộ.
TIMELINE SỰ KIỆN CHÍNH

• Thời gian dự kiến tổ chức:

Ngày 15/09/2023 ( Thứ Sáu )

• Thời lượng ước tính:

2 tiếng 30 phút ( 19h30-22h ) không bao
gồm check in trước.
 Timeline sự kiện
18h30-19h30 18h30-19h Checkin và ổn định chỗ ngồi

19h05-19h30 MC giới thiệu

19h30-19h40 Chủ nhiệm câu lạc bộ phát biểu

19h40-19h50 Phát video hoạt động của câu lạc bộ 1 năm qua

19h50-21h45 19h55-20h45 Văn nghệ

20h45-21h15 Thổi nến, ăn bánh kẹo, teabreak

21h15-21h45 Chơi các trò chơi tập thể

Sau 22h
Tiễn khách, kết thúc hoạt động
Dự trù kinh phí
Rủi ro Nội dung Cách khắc phục

Kỹ thuật - Các rủi ro liên quan đến thiết bị: - Dành một buổi trước đêm sự
jack cắm, ổ cắm, wifi có thể gây kiện để khắc phục, kiểm tra các
dán đoạn sự kiện jack cắm, ổ cắm và đánh dấu
- An toàn điện những phần sử dụng được nếu
có. Hạn chế tối đa các yếu tố có
thể gây ảnh hưởng như ẩm ướt
cũng như đặt các thiết bị sân
khấu xa khu vực khách mời
nhằm hạn chế việc va vấp gây
ảnh hưởng kỹ thuật.

An ninh nội bộ - Có thể xuất hiện các đối tượng
trộm cắp, móc túi, gây rối đám
đông.
- Đôi khi khách mời có thể mất
đồ đạc do làm rơi.
- Sự xuất hiện của những vị
khách không mời.
- Thiết lập một khu vực tiếp tân,
đây là nơi kiểm tra vé mời của
khách và xác minh các staff.
Ngoài ra, đây có thể là nơi tiếp
nhận đồ đạc để đánh rơi và hoàn
trả lại cho chủ nhân.
Rủi ro Nội dung Cách khắc phục

Rủi ro về thực phẩm và chất
lượng tiệc
- Các trường hợp ngộ độc thực
phẩm
- Bữa tiệc không hợp khẩu vị
khách mời
- Đồ ăn bị thiu, nguội
- Cần một nhóm đến địa điểm tổ
chức kiểm định trước. Yêu cầu
bên tổ chức đảm bảo đúng quy
trình vệ sinh an toàn thực
phẩm.

Chậm tiến độ triển khai các
hạng mục
- Trật nhịp một hạng mục nào
đó, kéo dài timeline sự kiện.
- Thực hiện tổng duyệt kỹ
lưỡng, đảm bảo đúng tiến độ
- Set up sân khấu đúng quy trình
trong một tiến độ hợp lý.
- Chỉ định một nhân sự thực
hiện công việc giám sát tiến độ
và chịu trách nhiệm.
Rủi ro Nội dung Cách khắc phục

Rủi ro truyền Rủi ro truyền thông bao gồm việc công kích từ các cá Lên kế hoạch chuẩn bị đề phòng trường
thông nhân, tổ chức có tính chất thù địch hay các đối thủ cạnh hợp bị công kích để có thể giải quyết qua
tranh nhằm ảnh hưởng xấu đến hình ảnh của câu lạc bộ. đàm phán, thương lượng: tránh gây xung
đột giữa các cá nhân, tổ chức trong và
Ngoài ra, việc chạy truyền thông của câu lạc bộ không ngoài trường.
may có thể sơ suất trong quá trình viết bài hay thiết kế Chú ý phát ngôn khi hoạt động
hình ảnh. trên nền tảng mạng xã hội của câu lạc bộ
Kiểm duyệt kỹ càng bất kỳ một bài viết
hay sản phẩm của câu lạc bộ trước khi
đăng lên trang của câu lạc bộ.

Rủi ro “Khách không mời” có thể đến ăn, uống phần đồ ăn mà
“Khách câu lạc bộ đã chuẩn bị cho các thành viên.
không mời”
-Tuy nhiên, một số thành phần có tính chất thù địch có
thể trộm cắp, phá hoại cơ sở vật chất thì vừa làm tổn
thất đến budget của câu lạc bộ vừa làm xấu hình ảnh
của câu lạc bộ.
Trong quá trình mời khách mời cho sự
kiện, yêu cầu sự tỉ mỉ ở thành viên phụ
trách để đảm bảo độ chính xác về số
lượng khách mời (70 người) và danh tính
của họ.
Trong quá trình check-in trước sự kiện,
người trong ban tổ chức cần sự tập trung
và quan sát để không cho người lạ tham
gia sự kiện.
Thank you for
listening!