International Commercial Correspondence: Offers and Covering Letter of Offers

Trần Đức Huy

MSSV:2014110117

Practice 1: Fill in the blank with dotted linewith (one)suitable word/ words:

1. Thank you for your enquiry of 1 December for (asking for) Lao Cai apatite. (Hoang
Thach cement, kitchen utensils, rattan chairs, and woolen carpets of various types/
designs).
2. In reply (response) to your enquiry of October 20 asking for tinned/canned peanuts,
pineapples, cucumbers, we are happy to offer you these three items on favorable
conditions.
3. We are pleased to receive your enquiry of 14 November for anise and pine oil. As
requested, we have already sent you the samples by (parcel) post.
7. The delivery should be made as soon as possible and not (later) than 1 December. (We
would like you to deliver the goods asap and not later than 1 December.)
8. We will try our best to deliver the goods in mid November or by the end of that month
(at) the latest.
9. (Regarding) terms of payments, we suggest (stress) that it should be made by an
irrevocable letter of credit.
10. Payment: by an irrevocable letter of credit to be opened (at)Tokyo Commercial Bank,
15 days before the shipment at the latest, valid for 30 days, to the account of
Vietcombank in our favor for the total value of the goods to be shipped.
11. We would highly appreciate it if you could deliver half of the ordered goods
immediately, the rest will be shipped in two weeks’ time.
Practice 2:
 Dear Mr X
Re: Rush Mats
We thank you for your enquiry of 25 June 20__ and are happy to learn that you are
particularly interested in (the purchase of) our rush mats. We are pleased to make you an
offer, subject to our final confirmation upon receipt of your order, on the following terms
and conditions:
1. Commodity: fancy rash mat (patterned rush mat)
2. Quantity: 5,000 pieces
3. Specification: as per enclosed specification
4. Price: £1.00/piece, CIF London, including packing
5. Packing: 20 pieces to be packed in one bale, which is wrapped in strong rush-mating
and steel hooped
6. Delivery: in one lot in August 20__
7. Payment: in pounds sterling by an irrevocable letter of credit to be opened at
(through/with) the Commercial Bank of London to the account of Vietcombank in our
favour, 15 days before (prior to) the shipment.
We look forward to your prompt order and guarantee that (assure you that) any of your
orders will be given our best attention.
Yours sincerely
Enc. Specification

Practice 3:
Công ty XNK Tạp phẩm (The National Sundries Import and Export Corporation), địa chỉ
36 Bà Triệu, Hà Nội,
Điện thoại …, fax …, email …
Nhận được thư hỏi hàng của hãng M.D. Edward & Co. Ltd. ở địa chỉ Finewell House, 8
Fínbury Square, London EC2, England, đề ngày 17 tháng 8 năm 20__ hỏi mua vợt bóng
bàn kiểu VS 44TD (table tennis bat) và vợt cầu lông kiểu VB 50MT (badminton bat).
Anh/chị hãy viết thư chào hàng cố định bán vợt cầu lông có giá trị đến ngày 3 tháng 9
theo các điều kiện thông thường, chú ý: Quy cách: giống như catalo đính kèm số 22/95
VS Số lượng: 500 đôi Giá vợt cầu lông: 2 đô la/chiếc FOB Hải Phòng, bao gồm cả đóng
gói bao bì Đóng gói: theo tập quán xuất khẩu Ký mã hiệu: ghi theo chỉ dẫn của người mua
Giao hàng: một chuyến vào tháng 10/ 2011 Thanh toán: bằng tín dụng thư không hủy
ngang, bằng đô la Mỹ, mở qua ngân hàng ABC, Luân Đôn, 15 ngày trước chuyến hàng,
có giá trị trong vòng 45 ngày, trả vào tài khoản của ngân hàng DEF cho chúng tôi hưởng
lợi cho toàn bộ giá trị lô hàng. Thông báo rằng hiện công ty ta đã hết vợt bóng bàn VS
44TD, tuy nhiên công ty xin chào bán vợt bóng bàn VS 45MH có cùng chất lượng và các
điều kiện bán tương tự với vợt VS 44TD với giá là 8 đô la Mỹ/ chiếc. Thư này đề ngày 24
tháng 8 năm 20__ và do ông Nguyễn Thanh, Trưởng phòng Xuất khẩu ký.

Practice 4:
Dear Mr Smith,

We thank you for your enquiry of 20 September 20__, in which you asked for children’s
woolen sweaters and children’s jackets. We are pleased to enclose our firm offer No.
OF09/09 for children’s jackets, code 876/NQ, as illustrated in our winter catalogue
already sent to you.

In addition, we would like to draw your attention to the following points:

Payment is to be made in pounds sterling, by an irrevocable letter of credit, to be opened

through the Bank of Lloyd, London, 20 days before to the shipment, to the account of
Vietcombank, in the seller’s favour for the total value of the goods to be shipped.
We are pleased to offer you a 2.5% quantity discount for orders of up to £150,000.00.

The goods are to be delivered in one lot in mid November in time for sales at Christmas.
We regret to inform you that the woolen sweaters, code 421/GL, you asked for, are no
longer in production. However, we can offer the substitutes, code 521/GL, which are in a
wider and better range of colors and flowery patterns but cheaper than the 421/GL.
This offer will only be valid to acceptance until 20 October 20__. After this time, the
price, terms and conditions stated in this offer may be subject to change.
Yours sincerely
(Signed)
Nguyen Nam
Sales Manager
Enc. Firm Offer No. OF09/09

Practice 5:

Bà Lê Thị Thanh Hà, Trưởng Phòng Xuất Khẩu của Công Ty May Thăng Long (Thang
Long Garment Company), địa chỉ 245 phố Minh Khai, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội. Điện
thoại: 38633745, Fax: 38652337, nhận được thư hỏi hàng đề ngày 18/11/20__ của Công
Ty F.Lynch & Co.Ltd, địa chỉ Nesson House, Newell Street, Birmingham, B3 3EL,
Vương Quốc Anh, hỏi mua các loại áo sơ mi nam và điều kiện bán hàng của công ty.
Anh/chị hãy soạn thảo một thư để gửi kèm với chào hàng số OS/05 cùng catalogue mùa
hè và bảng giá hiện hành để bà Thanh Hà ký với một số nội dung chính sau:
• Cám ơn công ty F.Lynch & Co.Ltd đã quan tâm đến các sản phẩm của Công ty và tin
tưởng rằng chúng sẽ được khách hàng tại Anh Quốc ưa chuộng và hàng sẽ bán rất chạy tại
thị trường của họ. Quy cách phẩm chất và số đo cũng như màu sắc, kiểu dáng theo như
hàng mẫu đã được gửi qua đường hàng không cho khách. Giá chào bán là giá CIF
London. Chúng ta sẵn sàng cho họ hưởng mức giảm giá là 5% tính trên giá tịnh cho
những đơn hàng trị giá trên 20 nghìn bảng Anh và 5% nếu họ thanh toán sớm. Hàng có
thể giao theo yêu cầu của họ vì đã có sẵn trong kho. Thanh toán bằng đồng bảng Anh,
bằng tín dụng thư không thể hủy ngang trả tiền ngay. Tín dụng thư được mở tại ngân hàng
Northminster, Birmingham, 15 ngày trước ngày giao hàng, vào tài khoản của công ty
Thăng Long tại Ngân Hàng Ngoại Thương Việt Nam cho tổng trị giá hàng hóa sẽ giao
Ngoài các loại áo sơ mi họ hỏi mua, công ty của anh/chị còn may theo đơn đặt hàng với
kiểu dáng, số đo và cả nguyên liệu riêng của họ và có thể giao hàng nhanh chóng theo yêu
cầu

Practice 6:
Dear Mr Smith

Re: Enquiry for tea sets

We thank you for your enquiry of 23 November 20__, in which you asked for tea sets.
We are pleased to enclose our offer No. CH/09 and the latest catalogue.
We would like to draw your attention to the following points:
The price offered is fixed £10.00 per set, CIF London port, including packing charges,
valid within one month.

We are willing to give you the usual trade discounts of 5%, and in addition 10% quantity
discount for orders of over 1,000 sets at one time.
The goods you ordered can be supplied from stock and we can deliver the goods within
two weeks from receipt of your official order if the quantity ordered is less than 1,500
sets. For larger quantities, delivery time may be longer.
Payment is to be made in pounds sterling by an irrevocable letter of credit at sight to be
opened through a first-class bank in the UK 15 days prior to the shipment to the seller’s
account with VietinBank, Hanoi Branch, in favour of the seller for 100% of the goods to
be shipped.
We are confident that our products will be very popular in your market, thanks to their
fine designs and reasonable prices.

We look forward to your early order and can assure you that your order will be
completed to your satisfaction.
Yours sincerely,
(Signed)
Do Xuan Bac
General Manager
Enc: 1.Offer form No. CH/09
2. Catalogue