Quotation

I. Definition

II. What to write?

 What to write?
1. Opening
 What to write?
2. Closing
 Sample letters
1. Dear Sirs
Quotations for printing paper
Dear Mr. ....,

We thank you for your enquiry of yesterday

and, as requested, enclose samples of different
qualities of paper suitable for poster work.

We are pleased to quote our Printing Paper as follows

 
 Sample letters
Quality Colour Unit Price per kg

A1 White $1.21

A2 White $1.15

A3 White $1.10
 Sample letters
These prices include delivery at your works.

All these papers are of good quality and quite suitable

for poster work. We guarantee that they will not
discolour when pasted.

We can promise delivery within one week from

receiving your order, and hope you will find both
samples and prices satisfactory.
Yours sincerely,
 Sample letters
2. Quotation for crockery
Dear Mr. Clarke

Thank you for your enquiry of 18 April for a

further supply of our crockery. We are pleased to
quote as follows:
 Sample letters
Item
  Catalogue Price
Number

Teacups TC-45 $43.75 per hundred

Tea Saucers TS-46 $36.00 per hundred

Tea Plates TP-47 $36.00 per hundred

Teapots,1-litre TP-48 $2.20 each

 Sample letters
These prices are understood FOB Saigon port,
including packing, but packing is charged for,
with an allowance for their return in good
condition.

We can deliver from stock and will allow you a

discount of 5%, but only on items ordered in
quantities of 10,000 or more. In addition, there
would be a cash discount of 2% on total cost of
payment within one month from date of invoice.
 Sample letters:
We hope you will find these terms satisfactory
and look forward to the pleasure of your order.

Yours sincerely
 Hints for writing a quotation
1. Quoting delivery date
• We are pleased to say that we can deliver by November
1, so you will have stock for the Christmas sales period.
• As there are regular sailings from Liverpool to New
York, we are sure that the consignment will reach you
well within the time you specified.
• We have the materials in stock and will ship them
immediately we receive your order.
• As there is a heavy demand for fans at this time of year,
please allow at least six weeks for delivery
• We would not be able to deliver within two weeks of
receipt of order, as we would need time to prepare the
materials. However, we could guarantee delivery within
 Hints for writing a quotation
2. Methods of payment
• On receipt of a cheque for the amount quoted,
we will send the article by registered mail.
• Payment for initial orders should be made by
sight draft, payable at Den Norske Creditbank,
Kirkegaten 21, Oslo 1, cash against
documents.
• We are willing to consider open account
facilities if you can provide the necessary
bank reference.
 Hints for writing a quotation
3. Discounts
• We allow a 3% cash discount for payment within one
month.
• The net price of this model is £170.00, less 10%
discount for quantities up to 100 and 15% discount for
quantities over 100.
• We do not normally give discounts to private
customers, but because of your long association with
our company we can offer you 12% off the retail price.
• The prices quoted are CFR Yokohama, but are
subject to a 20% trade discount off net price. We can
offer a further 10% discount off net prices for orders of
more
 Hints for writing a quotation
4. Fixed terms and negotiable terms
• All list prices are quoted FOB Southampton and are
subject to a 25% trade discount with payment by letter of
credit
• The prices quoted are EXW, but we can arrange freight
and insurance (cif Hong Kong) if required. However,
unless otherwise stated, payment should be made by 30-
day bill of exchange, documents against acceptance.
• We usually offer an 18% trade discount on FOB prices,
and would prefer payment by irrevocable letter of credit.
Normally we allow a 23% trade discount off net prices
with payment on a documents against payment basis.
Please let us know if this arrangement is satisfactory.
 Hints for writing a quotation
5. Giving an estimate
• As you know, our representative has visited
your factory to discuss your proposed
extension, and I now have pleasure in
enclosing our official estimate.
• The enclosed estimate covers labour and
parts and carries a six-month guarantee on all
work completed.
 
 Gap-filling
1. Quotation for delivery vans
Dear Mr. Russell,
Thank you for your phone call of Thursday March (1)
enquiring about hiring our delivery vans. My colleague
Ms. Angela Smith, who took the call, said you were
mainly (2) interested in 5-ton vehicles like the “Tobor”,
so I am (3) enclosing our booklet “small truck hire”,
giving you details of our (4) charges. These also appear
on our website at www.vanhire.co.uk. You will (5) notice
that the summer months of June, July, and August are
the least expensive and that we (6) offer a 20% discount
on weekend hire, starting Saturday at 08.00 and ending
Sunday at 20.00.
 Gap-filling
Our main (7) offices in the UK are in London and
Birmingham, but we also have (8) branches in France,
Germany, and Italy. If you are thinking of hiring abroad
you will (9) find details on our website.
Please let me know if I can be of (10) further help.
Yours sincerely,
Michael Craddock
 Gap-filling
2. . Quotation for potteries
Dear Ms. Croft
Thank you for your enquiry of 14 May (1) about our fitness
equipment.
I can (2) confirm that only the highest-quality materials are used in
all our equipment, and this is reflected in our 5-year (3) guarantee.
Our prices are highly (4) competitive, due to small profit margins,
so I (5) regret that we cannot offer credit (6) terms. However, we
do offer a 5% (7) quantity discount on orders over $5,000.
I have (8) pleasure in enclosing our catalogue and a price list.
Please (9) notice that all prices are quoted CIF London.
If there is any further (10) information you need, please contact
us.
Once again thank you for your letter.
 Gap-filling
3. Quotation for oven-to-table ware
Dear Mr. Morrow
Thank you for your (1) enquiry of 28 June in which you
expressed an interest in retailing a selection of our
products in your shops in Nancy.
Please find (2) enclosed our current catalogue and price
list. You might also be interested in visiting our website.
In (3) response to your request for a 20% trade discount,
we (4) regret that we cannot offer more than 15%.
However, we do give a 5% (5) quantity discount on
orders over $20,000.
 Gap-filling
3. Quotation for oven-to-table ware
In comparison with other companies in the UK, these
terms are extremely (6) satisfactory. Payment would
need to be by sight draft until we have (7) established a
business relationship.
Finally, we are confident that we can make (8) delivery
within the two-month time limit you (9) require.
Thank you for your (10) interest. We hope to hear from
you soon.
Yours sincerely
 Gap-filling
4. Quotation for leather shoes and handbags
Dear Sirs
We thank you for your enquiry of 15 August and are
pleased to (1) enclose our quotation No 5644 for leather
shoes and handbags.
We have indicated those items which we can deliver
from (2) stock immediately. For all the remaining items
the stated dates of (3) delivery are approximate, but in
no case would these dates be (4) exceeded by more
than 3 months.
All the items for which we have (5) quoted are made
from very best quality leather and can be (6) supplied
 Gap-filling
in a range of designs and colors wide enough to meet
the (7) requirement of a fashion trade such as yours.
We look forward to receiving your order and meanwhile
enclose a (8) copy of our catalogue as we feel you may
be interested in some of our products. These (9) include
leather gloves and purses, described and (10) illustrated
on pages 18 – 25. The catalogue will give you all facts
about our goods but cannot answer all your personal
questions. This we shall be glad to do if you will write to
us.
We look forward to hearing from you soon.
Yours faithfully
 Gap-filling
5. Quotation for refrigerators
Dear Sirs
We thank you for your letter of 10 January in which you
(1) asked for a quotation for refrigerators.
As you will see from the (2) enclosed quotation, we have
given you an (3) alternative rather than the one you
required. We think it is an interesting alternative since it
is appreciably cheaper.
With (4) regard to the date of delivery, if you are (5) able
to (6) take delivery in March, we are willing to offer you a
10% discount. You may understand that we have just (7)
extended our workshop and have had to reduce our
storage space.
 Gap-filling
Quotation for refrigerators
We look forward to receiving your (8) acceptance
of the enclosed quotation and we (9) assure you
of our best (10) attention at all times.
Yours faithfully
 Translation (E-V)
1. This is the rock-bottom price and any further reduction
is out of question.
2. We cannot grant the reduction you asked because the
price has already been cut to the lowest possible level.
3. Our prices are usually based on CIF, but CFR will do
if buyers request.
4. The prices we quoted are closely calculated and
considered moderate.
5. Our usual trade discount is 10%. However, in addition
to this, a 5% discount is allowed to wholesalers provided
the minimum order is for 10,000 units.
 Translation (E-V)
6. Prices are subject to variation without notice in
advance in accordance with market fluctuation.
7. This is the lowest quotation of ours and we are unable
to entertain any counter-offers.
8. Our quotation is strictly firm, and the price has been
reduced to the limit.
9. Being far lower than what is prevailing in the market
today, your counter-offer has to be declined.
10. We feel sure that a fair comparison in quality
between our products and similar articles from other
sources will convince you of the reasonableness of our
price.
 Translation (E-V)
11. Although your price is below our level, we accept this
order as exception with a view to initiating business with
you.
12. These articles are best-selling in European markets.
Considerable business has been done with other
customers at these prices.
13. We are not in position to entertain business at your
price, since it is far below our cost price.
14. The price on CIF Haiphong terms excludes the
overland freight and insurance from the port of
destination to any other inland city.
 Translation (E-V)
15. The present price fluctuation in the world market has
necessitated the adjustment of price for cameras to
$800 per set CIF Saigon.
16. For friendship’s sake we may exceptionally consider
reducing our price a little, but never to that extent.
17. As business has been done extensively in your
market at Japanese price, we regret that we cannot
accept your counter-offer.
18. Not that we have no desire to conclude this
business, but we see no way to change the price as
requested.
 Translation (E-V)
19. However desirous we may be of doing business with
you, we regret to say that your bid is really too low to be
acceptable.
20. The price we offer compares favorably with
quotations you can get from other suppliers.
 Translation (V-E)
1. Xin quý ngài lưu ý rằng tất cả các giá chúng tôi báo
đều trên cơ sở giá CIF. Đây là tập quán kinh doanh
chung của chúng tôi và chúng tôi tin quý ngài có thể
chấp nhận được.
2. Quý ngài sẽ thấy sản phẩm của chúng tôi được định
giá rất vừa phải mà chất lượng lại tốt.
4. Chúng tôi có thể báo cho ông giá gộp gồm phí giao
hàng là 20 đô la cho mỗi 100 mặt hàng. Số hàng này
được miễn thuế VAT.
5. Xin quý ngài lưu ý rằng giá chúng tôi báo chỉ là tạm
tính. Chúng tôi có thể buộc phải tăng giá lên khi chi phí
nguyên vật liệu tăng lên.
 Translation (V-E)
6. Chúng tôi chỉ có thể giữ mức giá đã báo trong vòng
hai tuần. Sau thời gian này, giá có thể thay đổi theo
những biến động của tỷ giá.
7. Vì giá các loại hóa chất đang có xu hướng tăng lên
nên chúng tôi khuyên quý ngài đặt hàng càng sớm càng
tốt.
8. Giá máy ảnh đã được điều chỉnh lên 789 đô/ chiếc
thay cho các báo giá trước đó của chúng tôi.
9. Tất cả các báo giá đều tùy thuộc vào sự xác nhận
cuối cùng của chúng tôi. Trừ khi hai bên có thỏa thuận
nào khác, tất cả các mức giá đều không có chiết khấu
nào.
 Translation (V-E)
10. Do xu hướng tăng giá hạt điều trên thị trường, nên
chúng tôi phải điều chỉnh giá theo mức giá phổ biến trên thị
trường thế giới.
11. Chúng tôi sẽ xem xét việc cho quý ngài hưởng chiết
khấu thêm 5% nếu giá trị của đơn hàng vượt quá 10.000 đô
la.
12. Xét đến quý ngài đã ủng hộ chúng tôi trong thời gian
qua, chúng ta sẵn sàng cho quý ngài hưởng chiết khấu 15%,
cao hơn mức chiết khấu mà chúng tôi cho các khách hàng
khác hưởng.
13. Giá đã báo là giá xuất xưởng nhưng nếu khách hàng
yêu cầu chúng tôi có thể sắp xếp việc chuyên chở và bảo
hiểm. Trừ khi có quy định khác, thanh toán bằng hối phiếu
trả trong vòng 30 ngày trao chứng từ khi chấp nhận thanh
 Translation (V-E)
14. Chúng tôi sẽ xem xét việc tăng mức chiết khấu để
mở cửa thị trường vì đây là sản phẩm mới của chúng
tôi.
15. Chúng tôi gửi kèm thư này báo giá mới nhất của
chúng tôi cho loại áo khoác len hiện đang có nhu cầu
thường xuyên tại thị trường quý ngài.
16. Chúng tôi sẵn sàng cho quý ngài hưởng chiết khấu
đặc biệt 5% cho bất kỳ đơn hàng nào nhận được vào
trước cuối tháng này.
17. Chúng tôi hiểu rằng ở thị trường quý ngài đang có
nhu cầu lớn đối với vớ thể thao và nhân dịp này gửi kèm
báo giá số 1912 BH để quý ngài xem xét.
 Translation (V-E)
18. Chúng tôi muốn mở rộng việc bán giầy thể
thao sang thị trường quý ngài và mạo muội gửi
kèm theo thư này báo giá No. 44TD với hy vọng
quý ngài sẽ giới thiệu nó với các khách hàng có
triển vọng ở nước của các ngài.
19. Chúng tôi có thể chào bán cho quý ngài 600
tấn gạo với giá là 50USD/tấn, CIF cảng London.
Vì quý ngài là khách hàng quý của chúng tôi nên
chúng tôi sẵn sàng cho quý ngài hưởng thêm
chiết khấu số lượng 15%.
 Translation (V-E)
20. Quý ngài có thể thấy trong bảng giá đính kèm
là mức giá thấp này chỉ có hiệu lực đến ngày
1/12/20--. Xét đến nhu cầu cao đối với mặt hàng
này, chúng tôi khuyên quý ngài hãy đặt hàng
ngay với chúng tôi.
 Letter-writing
Letter 1. Anh (chị) làm việc cho Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn
Bình Minh. Công ty anh (chị) nhận được thư hỏi hàng của ông
S.Stuart, Công ty Central Installations Glasgow, hỏi mua một số
loại áo gió JKTL20. Hãy viết một thư báo giá gửi cho ông
S.Stuart, để ông Phan Vũ, Giám đốc kinh doanh ký theo những ý
chính như sau:
1. Bình Minh rất vui mừng và cám ơn thư hỏi hàng nói trên.
2. Đối với loại áo khoác mà J. White & Co. Ltd. Hỏi mua, Bình
Minh xin chào giá như sau:
 Letter-writing

Tên hàng Quy cách Mã số Đơn giá

Áo khoác nữ màu vàng, cỡ TL021 USD15

lớn

Áo khoác nam màu nho, cỡ TL025 USD17

lớn

Áo khoác nam màu xám, cỡ TL027 USD16

nhỏ
 Letter-writing
3. Lưu ý giá này là giá FOB cảng Sài gòn, không kể đóng gói.
Tuy nhiên nếu Central Installations Glasgow muốn tính theo giá
CIF London , thì Bình Minh sẵn sàng thu xếp việc thuê tàu và
bảo hiểm. Số hàng này Bình Minh có thể cung cấp ngay tại kho.
Giao hàng có thể thực hiện trong vòng 3 tuần khi nhận được đơn
hàng chính thức.
4. Bình Minh yêu cầu thanh toán bằng thư tín dụng không hủy
ngang, mở tại ngân hàng thương mại Anh, tới tài khoản của
Bình Minh ở Vietcombank, Thành phố Hồ Chí Minh, cho Bình
Minh hưởng 100% trị giá hóa đơn theo vận đơn, hóa đơn
thương mại, phiếu đóng gói…
 Letter-writing
5. Riêng đối với loại áo khoác nữ cỡ vừa và nhỏ, lưu ý với khách
là hiện hàng đã hết và phải đến cuối tháng 4 mới có thể giao
được. Tuy nhiên Bình Minh gửi kèm với thư này bảng giá và
catalô mới nhất của một số loại áo khoác thiếu nhi với những
mẫu mã, màu sắc đa dạng, phong phú để Central Installations
Glasgow tham khảo với hy vọng rằng khách hàng của họ sẽ có
nhu cầu mua.
6. Vì Central Installations Glasgow là khách hàng mới nên Bình
Minh sẵn sàng dành mức chiết khấu thương mại cùng với chiết
khấu số lượng là 5% cho mọi đơn hàng có trị giá trên 10.000
đôla Mỹ.
Lưu ý:
Bắt đầu thư từ “Dear… ”
 Letter-writing
Letter 2
Công ty Anh/ chị nhận được thư hỏi hàng của hãng M.D Eward and
Co. Ltd. đề ngày 16/6/20— hỏi mua vợt bóng bàn kiểu VS44TD (table
tennis bat) và vợt cầu lông (badminton bat) kiểu VB50MT.
Anh/ Chị hãy viết thư báo giá cho loại vợt cầu lông với những gợi ý
sau:
Giá vợt cầu lông 2 đô la/chiếc/ FOB Hải Phòng.
Chiết khấu thương mại 5% cộng thêm chiết khấu số lượng 3% cho các
đơn hàng không dưới 100 chiếc.
Thanh toán bằng L/C trả ngay.
Giao hàng trong vòng 2 tuần kể từ ngày nhận được đơn hàng chính
thức của khách hàng.
Anh/ Chị cũng báo cho đối tác biết là hiện tại công ty chưa có vợt bóng
bàn VS44TD nhưng thay vào đó có thể bán VS45MH có chất lượng
như vợt VS44TD với các điều kiện tương tự như vợt cầu lông và giá là
8 đô la/chiếc
 Letter-writing(3)
Letter 3: Công ty Da - Giầy Việt Nam nhận được thư hỏi hàng
số 2431 ngày 1/6/20— của công ty TNHH Alford & Son hỏi mua
giầy da nam giới mã 306/TLd và giầy phụ nữ mã 295/MTd.
Anh/ Chị hãy viết thư báo giá bán giầy da nam giới mã 306/TLd
theo catalo gửi kèm cho khách hàng với giá CIF Briston có cả
bao bì xuất khẩu là 20 đô la/đôi, giao hàng vào tháng 9, 20—và
thanh toán bằng tín dụng thư không hủy ngang trả tiền ngay, mở
qua ngân hàng TM ABC, Briston 15 ngày trước ngày giao hàng.
Riêng đối với giầy phụ nữ mã 295/MTd công ty hiện tại không
sản xuất nữa, anh/ chị hãy chào giá cho loại giầy phụ nữ mã
305/TLd thời trang hơn mà giá lại không đắt hơn (25 đô la/ đôi)
và gửi kèm cho khách bảng giá hiện hành cho loại giầy này.
Giá sẽ không đổi nếu khách hàng đặt mua chính thức trong vòng
15 ngày tới.
Bắt đầu thư bằng Dear…