Professional Documents
Culture Documents
Unit 3- Enquiry
Part 4 Practices
2. Letter 2
1. letter 6. to test
2. samples 7. meet your requirements
3. pattern cards 8. enclose
4. recommend 9. terms and conditions
5. stand up 10. to hearing
3. Letter 3
1. enquiry 6. competitive
2. enclosed 7. deliver
3. In response to your request 8. payment
4. offer 9. established
5. orders 10. interest
Practice 2. Matching
Match the words in column A with their definitions in column B
1. e 6. a
2. g 7. d
3. f 8. h
4. i 9. c
5. b 10. j
1
4. Please could you email us if you are unable to deliver the goods before Friday?
5. We would appreciate it if you could send us some samples.
6. We would be grateful if you could send one of your representatives here to give us an
estimate.
7. We would be interested in seeing a demonstration of both models.
8. Would you be able to let us have twenty units on approval?
9. I am writing to enquire when you will be able to let us have the cheque.
10. As a rule, our suppliers allow us to settle by monthly statement.
Practice 4. Rewrite/ Complete the following sentences so that they have a similar
meaning to the one above, but are more suitable for formal business
correspondence.
1. Could you offer us a cash discount?
2. Could you please send us your catalogue and a price list?
3. As we intend to place a substantial order, we would like to know if you allow quantity
discounts?
4. Please could you email us if you are unable to deliver the goods before Friday?
5. We would appreciate it if you could send us some samples.
6. We would be grateful if you could send one of your representatives here to give us an
estimate.
7. We would be interested in seeing a demonstration of both models.
8. Would you be able to let us have twenty units on approval?
9. I am writing to enquire when you will be able to let us have the cheque.
10. As a rule, our suppliers allow us to settle by monthly statement.
2
10. Chúng tôi sẽ lấy làm biết ơn nếu các ngài gửi cho chúng tôi tờ quảng cáo, báo giá mới
nhất của các ngài và nói rõ thời gian giao hàng với các điều khoản thanh toán ưu đãi nhất.
Unit 4: QUOTATIONS
Part 4. Practices
Practice 1. Sentence building: Sort out the jumbled words below to make sentences
typical of business correspondence. Add capital letters and punctuation as
necessary.
1. Thank you for your inquiry of 16 August concerning our earth-moving equipment
displayed at the International Farm Machinery Fair.
2. Please find enclosed our current catalogue and price list.
3. We are willing to consider substantial discount on orders over $300,000.
4. With regards to the terms of payment, we would consider payment by 30-day bill of
exchange, documents against acceptance
5. Payment would need to be by sight draft until we have established a business
relationship.
6. As requested, I am sending our current catalogue and price list to you by express mail.
7. I confirm that we can fulfill orders within three months, unless there are unusual
specifications
8. all our machinery is guaranteed for three years against normal use.
9. We are confident that we can deliver well within the two-month time limit you require.
10. If you require any further information, please contact me.
3
Practice 2. Fill in the blanks with the appropriate words
1. Quotation for potteries
1. about 6. terms
2. confirm 7. quantity
3. guarantee 8. pleasure
4. competitive 9. note
5. regret 10. information
4
2. The prices quoted are ex-works, but we can arrange freight and insurance if required
and unless otherwise stated, payment is to be made by 30-day bill of exchange,
documents against acceptance.
3. We always deal on payment by sight draft, cash against documents. However, we
would be prepared to review this once we have established a firm trading association with
you.
4. We sell a wide range of cassettes and have enclosed a price-list giving you details of
trade, quantity, and cash discount on our other products.
5. It was nice to hear from you again, and to learn that our products are selling well
in…..and that your customers have become interested in our new………range.
6. With regards to trade discount, we are allowing 25% off list prices to bona fide retailers
and wholesalers, with quantity discounts for orders over $20,000.
7. We usually offer an 18% trade discount on F.O.B prices, and would prefer payment by
irrevocable letter of credit.
8. We do not normally give discounts to private customers but because of your long
association with our company we will allow you 20% off the retail price.
9. We can quote you a gross price, inclusive of delivery charges, of $20 per 100 items.
These goods are exempt from VAT.
10. Payment for initial order should be made by sight draft, payable at Vietcombank, cash
against documents.
Unit 5: OFFERS
Part 4. Practices
5
3. terms 8. negotiate
4. sent 9. articles
5. make 10. doing
Practice 2. Sort out the jumbled words below to make sentences typical of business
correspondence. Add capital letters and punctuation as necessary.
1 All the items are made from the very best quality material.
2. The wool undergoes a special process which prevents shrinkage and increases strength.
3. Under separate cover, we have sent one sample for each of all items.
4. The quality of our products can compete with any other companies as we are exporting.
5. The prices offered are lower than those of our competitors for products of similar
quality.
6
6. We trust the above offer will be acceptable to you and await your trial order with keen
interest.
7. We are prepared to give you a special discount of 3% on any orders received before 6th
May.
8. We are offering the goods of the very highest quality on unusually generous terms and
would welcome the opportunity to serve you.
9. As our stock of these goods are limited, we would advise you to place an order without
delay.
10. This offer is firm, subject to the receipt of reply by us before 15th August.
Unit 6: ORDERS
Part 4. Practices
2. Letter 2
1. concerning 6. reach
2. placed 7. care
3. apologize 8. consignment
4. shortage 9. according
5. taken on 10. prevent
7
Practice 3. Match the word in column A with the definition in column B
1. f 6. g
2. c 7. b
3. a 8. d
4. i 9. j
5. h 10. e
Practice 4 All the sentences below given reasons for refusing an order. Match the
sentences in column A with sentences in column B with similar meanings.
1 D
2 E
3 B
4 A
5 C
8
loại vải này, nên chúng tôi không thể thay thế loại khác, nhưng chúng tôi sẽ thông báo
cho ông ngay khi chúng tôi nhận được lô hàng mới trong hai tháng nữa.
9. Hôm nay chúng tôi đã nhận được đơn đặt hàng của ông về loại máy phát điện ACN,
nhưng tiếc là do cuộc đình công ở nhà máy ACN, nên chúng tôi không thể hoàn thành
được đơn đặt hàng ấy, và chúng tôi hiểu được là những kiểu máy khác không phù hợp với
những yêu cầu của ông. Rất hy vọng cuộc tranh chấp ấy sẽ được giải quyết sớm, để chúng
tôi sẽ có thể cung cấp hàng cho ông. Ông có thể tin là chúng tôi vẫn tiếp tục thông báo để
ông biết tình hình tiến triển.
10. Chúng tôi không bao giờ đề nghị các điều khoản thanh toán theo quý với những đơn
đặt hàng ban đầu, ngay cả với những khách hàng mà họ cung cấp cho chúng tôi các tham
khảo tài chính. Tuy nhiên, chúng tôi có thể xem xét thể thức cho thanh toán sau này một
khi chúng ta có được quan hệ mậu dịch.
Part 4. Practices
Practice 1. Fill in the blanks with the appropriate words or phrases
1. Complaint of frequent late deliveries
1. cabinets 6. feelings
2. delivered 7. delivery
3. delays 8. undertakings
4. increasing 9. position
9
5. these 10. punctual
2. Reply
1. regarding 6. left
2. earlier 7. Frustrated
3. reaching 8. affected
4. deliver 9. which
5. delivery 10. inconvenience
3. Complaint of non-delivery
1. reference 6. order
2. expect 7. consignment
3. export 8. except
4. who 9. contract
5. cancelled 10. legal
4. Reply
1. Order 6. catch
2. apologize 7. respect
3. experienced 8. unforeseen
4. dispute 9. commitments
5. consequence 10. complete
5. Reply
1. damage 6. forward
2. transactions 7. compensation
3. unusual 8. troubled
4. inconvenience 9. shipment
5. whole 10. stock
10
Practice 4. English-Vietnamese Translation
1. Chúng tôi đã nhận được những chứng từ và số hàng theo đơn hàng số 123, đến cảng
Sàigòn trên tàu White Queen ngày hôm qua.
2. Khi chúng tôi cho mở thùng hàng này, chúng tôi phát hiện thấy rằng nó chứa hoàn toàn
những mặt hàng khác.
3. Sau khi xem xét/ kiểm tra kỹ lưỡng, chúng tôi thấy rằng so với 100 thùng phi đặt mua
và ghi trên hóa đơn, chuyến hàng này chỉ gồm có 98 thùng.
4. Khi kiểm tra hàng nhận được chúng tôi thấy không có một số mặt hàng ghi trên hóa
đơn của quý ngài.
5. Tôi xin gửi kèm biên bản giám định do Vinacontrol cấp để chứng thực rằng thiệt hại
được phát hiện khi hàng được dỡ tại cảng.
6. Đồng thời, chúng tôi xin giữ lại số hàng nói trên tùy quý ngài định đoạt, xin hãy cho
chúng tôi biết quý ngài muốn chúng tôi xử lý thế nào đối với số hàng đó.
7. Chúng tôi hy vọng rằng điều này sẽ không xảy ra trong tương lai và các đơn hàng sau
này của chúng tôi sẽ được gửi theo đúng yêu cầu của chúng tôi.
8. Chúng tôi rất tiếc rằng thùng hàng số 24 theo đơn hàng nói trên được chuyên chở trên
con tàu W.Queen được báo là bị hư hại.
9. Chúng tôi đã cho chuyển thư khiếu nại của quý ngài đến công ty đã đóng gói chuyến
hàng này và đã yêu cầu họ chọn nguyên liệu tốt hơn.
10. Chúng tôi sẽ lấy làm biết ơn nếu quý ngài giữ lại thùng hàng số… và số hàng bên
trong chờ khi đại lý giao nhận của chúng tôi tới.
11