Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống Bitrix A2Z Tech

I. Đăng nhập vào hệ thống

Nhân viên truy cập vào https://crm.a2ztech.vn/ để truy cập vào hệ thống.

Nhập tài khoản nhân viên do công ty cấp để đăng nhập vào hệ thống
II. Quy trình làm việc
1. Clock in vào giờ làm việc
Khi đến công ty, nhân viên sau khi đăng nhập hệ thống, tiến hành clock in để bắt đầu tính
giờ làm việc
Kết quả sau khi clockin, hệ thống chuyển sang trạng thái working, giờ làm việc bắt đầu
được tính:

2. Các dự án tham gia

Nhân viên chọn Workgroups trên thanh Menu, để tự theo dõi và quản lý các dự án mà
mình tham gia:

Hiển thị giao diện workgroups, gồm các dự án mà nhân viên tham gia vào:
3. Quản lý task công việc cá nhân
3.1. Nhân viên
Trong mỗi dự án, dự án sẽ được chia thành các sprint, mỗi sprint được chỉ định cho 1
hoặc một nhóm nhân viên hoàn thành trong một khoảng thời gian nhất định. Mỗi sprint sẽ
được gắn vào các task để nhân viên kéo task về và thực hiện.

Nhân viên chọn vào Tasks trên thanh Menu để xem các task của mình:
Hiển thị các task được giao:

Chi tiết của task cần thực hiện, trong phần này, sẽ hiển thị chi tiết checklist các việc cần
làm của task đó, deadline thực hiện task, người tham gia vào task, người giám sát dự án
(TeamLeader), người chịu trách nhiệm với task đó.
Nhân viên chọn start để bắt đầu thực hiện task đó:

Task sẽ chuyển sang trạng thái “In Process”:

Sau khi hoàn thành 1 trong số các công việc trong checklist, nhân viên tích vào công việc
đã hoàn thành:

Sau khi hoàn thành các công việc của 1 task, chọn finish để kết thúc task đó:
Task chuyển sang trạng thái Completed

Theo dõi thời hạn các task trong mục Deadline

3.2. Team Leader
Mỗi dự án sẽ do 1 Team Leader quản lý, chịu trách nhiệm nhận dự án, chia các đầu công
việc cho các thành viên trong team một các hợp lý, giám sát các thành viên trong team
đảm bảo hoàn thành đúng tiến độ của dự án.

Bitrix24 cho phép tạo các nhóm dự án với đầy đủ không gian công cụ thể thảo luận, chia
sẻ tài liệu, làm việc nhóm cho từng dự án khác nhau. Mỗi nhóm giống như một mạng nội
bộ nhỏ, không chỉ giúp lưu trữ tập tin, dữ liệu quan trọng , mà còn hoạt động như một
nền tảng cho phép thảo luận, quản lý nhiệm vụ, theo dõi và lập kế hoạch.

Quản lý sẽ trao quyền của dự án trên hệ thống cho Team Leader:

Team Leader có các quyền trong dự án như sau:

● Thêm các thành viên vào dự án

● Tạo các task để chia đầu việc và chỉ định các thành viên thực hiện task
● Gán deadline hoàn thành cho từng task
● Theo dõi, quan sát tiến độ làm việc của từng thành viên
● Đảm bảo dự án hoàn thành đúng thời hạn
3.2.1 Thêm thành viên vào dự án
Để thêm các thành viên vào dự án nào đó, TeamLeader ấn chọn vào dự án đó, chọn vào
mục member

Giao diện hiển thị các thành viên trong dự án, Team Leader thêm các thành viên tham gia
vào dự án
3.2.2 Tạo task và assign task
Sau khi nhận dự án, Team Leader nghiên cứu dự án, tạo các task theo sprint của dự án,
assign các thành viên và gắn deadline cho từng task

Quy tắc đặt tên cho task: [Bổ sung]

Các tạo task:

Trong dự án, TeamLeader chọn vào New Task để thêm Task mới:
Hiển thị giao diện thêm các thông tin của task mới, trong đó, chú ý đặt tên tiêu đề theo
quy tắc đặt tên của task chung:

Các lưu ý khi tạo task:

● Thêm checklist công việc trong task

● Responsible person: Thành viên chịu trách nhiệm với task
● Create By: Người tạo task
● Participants: Các thành viên tham gia task
● Observers: Người giám sát (Quản lý, Team Leader)
● Project: Dự án đang tạo task

3.2.3 Theo dõi tiến độ công việc

Nhiệm vụ và tác vụ có thể được xem trong một biểu đồ Gantt bao gồm các thông tin về
trạng thái, người chịu trách nhiệm và mối quan hệ theo thứ tự thời gian. Điều này giúp
người quản lý có thể nhìn thấy một bức tranh đầy đủ về sự tiến triển của các dự án, giúp
xác định sự trì hoãn tiềm năng hay đang tồn tại, mà không cần phải kiểm tra một loạt giấy
tờ, tài liệu phức tạp.
4. Clock out khi hết giờ làm việc
Sau khi kết thúc ngày làm việc, nhân viên clock out ra khỏi hệ thống quản lý bằng cách
chọn vào “Working” -> Chọn Clock out

Trước khi chọn Clock out, nhân viên chọn task mà mình đã làm trong thời gian làm việc:
Các task thực hiện trong ngày sẽ được hiển thị:
Khi chọn Clock out, hệ thống mở ra 1 cửa sổ Daily Report, nhân viên điền báo cáo các
công việc đã hoàn thành trong ngày vào phần Report và tích chọn các task thực hiện
trong ngày:

Sau khi điền Report và tích chọn task, chọn Clock out và kết thúc ngày làm việc