ASANA GUIDELINES

FTU ALUMNI MENTORING

I. CÁC BƯỚC TẠO PROJECT DÀNH CHO PM

Bước 1: Truy cập vào đường link FM2 - MASTER để đến nơi quản lý chung
các projects của FAM.

Bước 2: Ở mục “List”, chọn Team mà bạn chuẩn bị tạo project.

Bước 3: Điền tên project của bạn vào mục “Add task”.

Bước 4: Click vào project bạn vừa tạo để có thể điền tiếp các thông tin chi
tiết của project bao gồm các mục như:
- Assignee (PM)
- Due Date ( Ngày bắt đầu - Ngày kết thúc dự án)
- Priority (Mức độ ưu tiên của dự án: High (Cao), Medium (Vừa phải),
Low (Thấp))
- Task Progress (Tiến độ dự án: Not Started (Chưa bắt đầu), In
progress (Đang tiến hành), Waiting (Đang đợi), Deferred (Hoãn lại)
và Done (Đã hoàn thành))
- Description (Mô tả).

Bước 5: Cập nhật tiến độ Project mỗi khi có sự thay đổi.

II. CÁC BƯỚC LÀM VIỆC DÀNH CHO THÀNH VIÊN PROJECT
Trong quá trình thực hiện project, các thành viên phải thường xuyên cập nhật công
việc và tiến độ làm việc của mình trên ASANA để PM có thể kịp thời theo dõi, nhận
xét và nắm bắt được tiến trình của toàn bộ project. Để làm được điều này, các thành
viên project cần thực hiện các bước sau đây.

Bước 1: Truy cập vào đường link project trên ASANA do PM cung cấp

Bước 2: Ở mục “List”, tại section ứng với phân công của PM, điền tên công
việc của bạn vào mục “Add task”

Bước 3: Click vào task bạn vừa tạo để có thể điền tiếp các thông tin chi tiết
của project bao gồm các mục như:
- Assignee (Tên thành viên thực hiện công việc)
- Due Date (Ngày bắt đầu - Ngày kết thúc công việc)
- Priority (Mức độ ưu tiên của công việc: High (Cao), Medium (Vừa
phải), Low (Thấp))
- Status (Tiến độ công việc: In progress (Đang tiến hành), Complete
(Đã hoàn thành)...)
- Description (Mô tả)

Bước 4: Thay đổi “Status” theo tiến độ công việc và chọn “Mark complete”
sau khi hoàn thành công việc.

III. CÁC BƯỚC THEO DÕI TIẾN TRÌNH PROJECT DÀNH CHO
TEAM CONSULTANT

Để biết được tình hình hoạt động hiện tại của Dự án, trước hết Consultant Team vui
lòng truy cập vào đường link FM2 - MASTER.
Tiếp theo, anh/chị truy cập vào từng mục dưới đây nhằm nhận biết quy trình:

MỤC MỤC ĐÍCH

1. Overview Có cái nhìn tổng quan về dự án, bao gồm

- Sơ lược về dự án (About …);
- Nhiệm vụ từng thành viên (Project roles);
- Nguồn tài nguyên chính (Key resources);
- Mục đích dự án (Milestones).

2. List Quan sát Task theo chiều ngang, bao gồm:

- Tên Task (Task name).
- Người được phân công (Assignee).
- Thời hạn (Due date).
- Các dự án kèm theo (Projects).
- Mức độ ưu tiên (Priority).

3. Board Quan sát Task theo chiều dọc: giúp anh/chị nắm
bắt số lượng Task, tình hình sơ lược từng Task
trong dự án dễ dàng hơn.

4. Timeline Quan sát Task theo đường thời gian: giúp anh/chị
theo dõi tiến trình từng Task trong dự án đã đi được
đến đâu.

5. Calendar Quan sát Task theo lịch: kết hợp với mục
“Timeline” để theo dõi tiến trình Task.

6. Dashboard Quan sát tiến độ của dự án, bao gồm:

- Task đã hoàn thành (Completed tasks).
- Task chưa hoàn thành (Incomplete tasks).
- Task quá hạn (Overdue tasks).
- Task chưa hoàn thành theo mức độ ưu tiên: Cao,
 Trung bình, Thấp (Incomplete tasks by Priority:
High, Medium, Low).
- Task theo trạng thái: Đã hoàn thành, Chưa hoàn
thành (Tasks by completion status: Completed,
Incomplete).
- Task sắp tới theo người được phân công
(Upcoming tasks by assignee).
- Mức độ hoàn thành Task trong: toàn bộ thời gian/
3 tháng gần đây/ tháng trước/ 2 tuần gần nhất
(Task completion over: all time/ the last three
months, the last month, the last two weeks).

IV. CÁC BƯỚC DUYỆT DỰ ÁN

Để duyệt các mục trong dự án, PM và thành viên cần thực hiện một số công việc
sau đây:

Bước 1: Thành viên nhấp vào Task bạn đang làm và cập nhật trạng thái Task
từ Doing (Đang làm) sang In review (Đang duyệt).

Bước 2: Tag tên PM và thông báo cần duyệt nội dung ở ngay dưới phần bình
luận.

Bước 3: Sau khi xem xét nội dung, PM tag tên thành viên được phân công và
thông báo tình hình Task (cần chỉnh sửa, đã duyệt xong, ... ). Nếu Task cần
chỉnh sửa, thành viên hoàn thành yêu cầu và quay lại bước 2. Nếu Task đã
được duyệt, PM tiến hành bước 4.

Bước 4: PM cập nhật trạng thái Task sang Done (Đã hoàn thành).