LEMBAGA URUS AIR SELANGOR

LESEN PELENCONGAN AIR

BAGI PENJANAAN ELEKTRIK
 Carta Projek
Tajuk : Menambahbaik Proses Permohonan Lesen Pelencongan Air Bagi Penjanaan
Elektrik
Situasi Semasa Peluang Penambahbaikan
Disebabkan birokrasi semasa yang • Mengurangkan dokumentasi
banyak menyebabkan masa proses
menjadi panjang • Mengurangkan masa memproses

Sasaran Projek Skop Projek

• Sasaran : Mempercepatkan proses yang ada Proses: Kelulusan Permohonan Lesen Pelencongan Air
sekarang. Bagi Penjanaan Elektrik

Mula: Penerimaan permohonan

• metric = Bil Hari
Tamat: Maklum Pemohon

Carta Perbatuan Ahli Pasukan

Fasa Mula Tamat Champion: Hj Md Khairi bin Selamat
Define Ketua: Harnani bt Shaharudin
Measure Penolong: Norazita bt Ismail
Analyze Ahli: Mohd Shahzuan b Mustakim
Improve Mohd Afzanizam b Roslan
Berterusan Ahmad Asyraf b Kamaruddin
Control
2
 PEMETAAN PROSES ‘AS IS’
Permohonan Lesen Pelencongan Air Bagi
Penjanaan Elektrik.
Proses Kerja Semasa (As-Is) PERMOHONAN LESEN PELENCONGAN AIR BAGI
PENJANAAN ELEKTRIK
Jawatan /
Aktiviti
Jabatan

A. Hantar borang, V. Terima

dokumen & fi T. Bayar Lesen Lesen
Pemohon pendaftaran [MP: 15 min]
[MP : 5 minit]
MM: 3660 minit
MM: 10 minit
MM: 20 minit MM: 20 minit
MM: 30 minit
B. Terima borang, S. Maklum untuk U. Pengeluaran &
K. Penyediaan
dokumen & fi J. Lawatan tapak bayar pengambilan lesen
JT (LS) laporan tapak
pendaftaran [MP: 450 min] [MP : 15 min] [MP: 20 min]
[MP: 240 min]
[MP: 20 min]

MM: 30 minit
TIDAK I. Analisa pelan dan YA MM: 240 minit
C. dokumen permohonan
Lengkap? [MP: 420 min]

MM: 30 minit
Surat makluman Surat minta L. Penyediaan surat
permohonan dokumen & ulasan teknikal
PJ(LS) YA
tidak diluluskan tambahan [MP: 170 min]
[MP: 240 min]
LENGKAP [MP: 240 min

H. MM: 10 minit
Semakan?
MM: 30 minit TIDAK TIDAK
LENGKAP LENGKAP

M. Semakan awal
G. Analisa
kelulusan
permohonan
J(LS) [MP: 60 min]
[MP: 90 min]
MM: 420 minit
MM: 460 minit

MM: minit
A B C D
 A B C D

Proses Kerja Semasa (As-Is) PERMOHONAN LESEN PELECONGAN AIR BAGI

PENJANAAN ELEKTRIK
Jawatan /
Aktiviti
Jabatan

F. Semakan kedua N. Semakan kedua

J(IRBM) [MP: 20 min] surat kelulusan
[MP: 40 min]

MM: 450 minit MM: 440 minit

E. Semakan awal &
O. Semakan akhir
minit ke Pegawai
KPP(T) sebelum kelulusan
proses
[MP: 30 min]
[MP: 30 min]
MM: 450 minit

D. Arahan proses Q. Tandatangan

permohonan surat kelulusan &
Pengarah MM: 460 minit
[MP: 20 min] lesen
[MP : 20 min]
MM: 30 minit MM: 460 minit

P. Penyediaan R. Terima lesen & MM: 20 minit

lesen & surat surat. Serah kpd
Pelesenan kelulusan pegawai
[MP: 180 min] [MP: 10 min]
 Value Analysis -Permohonan Malaysia (AS IS)

Value Analysis ( Tandakan / ) Masa Masa Masa Di

No. Aktiviti Proses Menunggu ambil
VA BVA NVA minit minit minit
1 Terima Borang Permohonan / 20 30 50

2 Arahan proses permohonan / 20 460 480

3 Semakan awal & minit untuk proses / 30 450 480

4 Semakan kedua / 20 460 480

5 Analisa permohonan / 90 390 480

6 Menjalankan tindakan- semakan / 40 30 70

7 Analisa permohonan / 380 30 410

8 Lawatan tapak / 450 30 480

9 Penyediaan laporan / 240 240 480

10 Sediakan ulasan teknikal / 170 10 180

11 Semakan awal / 60 420 480

12 Semakan kedua / 40 440 480

13 Semakan akhir / 30 450 480

14 Penyediaan lesen & surat / 180 30 210

15 Meluluskan & tandatangan lesen / surat / 20 460 480

 Value Analysis -Permohonan Malaysia (AS IS)
cont….

Value Analysis ( Tandakan / ) Masa Masa Masa Di

No. Aktiviti Proses Menunggu ambil
VA BVA NVA minit minit minit
16 Terima lesen & serah pd pegawai terlibat / 10 20 30

17 Maklumkan kelulusan & bayaran / 30 450 480

18 Bayaran / 20 3360 3380

19 Pemberian/ pengeluaran lesen / 20 20 40

20 Terima lesen / 10 15 25

1880 7795 9675

Total
PEMETAAN PROSES CADANGAN
PENAMBAHBAIKAN
Proses Kerja Semasa (As-Is) PERMOHONAN LESEN PELENCONGAN AIR BAGI
PENJANAAN ELEKTRIK
Jawatan /
Aktiviti
Jabatan

A. Hantar borang, V. Terima

dokumen & fi T. Bayar Lesen Lesen
Pemohon pendaftaran [MP: 15 min]
[MP : 5 minit]
MM: 3660 minit
MM: 10 minit
MM: 30 minit
MM: 30 minit
B. Terima borang, S. Maklum untuk U. Pengeluaran &
J. Lawatan tapak & K. Penyediaan
dokumen & fi bayar pengambilan lesen
JT (LS) laporan laporan tapak
pendaftaran [MP : 5 min] [MP: 20 min]
[MP: 450 min] [MP: 240 min]
[MP: 20 min]

MM: 30 minit
TIDAK I. Analisa pelan dan YA MM: 240 minit
C. dokumen permohonan
Lengkap? [MP: 400 min]

MM: 390 minit

Surat makluman Surat minta L. Penyediaan surat
permohonan dokumen & ulasan teknikal
PJ(LS) YA
tidak diluluskan tambahan [MP: 170 min]
[MP: 480 min]
LENGKAP [MP: 480 min

H. MM: 10 minit
Semakan?
MM: 460 minit TIDAK TIDAK
LENGKAP LENGKAP

M. Semakan awal
G. Analisa
kelulusan
permohonan
J(LS) [MP: 60 min]
[MP: 90 min]
MM: 420 minit
MM: 460 minit

MM: minit
A B C D
 A B C D

Proses Kerja Semasa (Penambahbaikan) PERMOHONAN LESEN PELENCONGAN AIR BAGI

PENJANAAN ELEKTRIK
Jawatan /
Aktiviti
Jabatan

F. Serah ke pegawai
N. Semakan kedua
J(IRBM) proses
surat kelulusan
[MP: 20 min]
[MP: 40 min]
MM: 430 minit
MM: 440 minit
E. Semakan awal &
O. Semakan akhir
minit ke Pegawai
KPP(T) sebelum kelulusan
proses
[MP: 30 min]
[MP: 30 min]
MM: 440 minit

D. Arahan proses Q. Tandatangan

permohonan surat kelulusan &
Pengarah [MP: 20 min] MM: 460 minit lesen
[MP : 480 min]

P. Penyediaan R. Terima lesen & MM: 20 minit

lesen & surat surat. Serah kpd
Pelesenan kelulusan pegawai
[MP: 180 min] [MP: 20 min]

MM: 30 minit
PEMETAAN PROSES ‘TO BE’
LESEN PELENCONGAN AIR
BAGI PENJANAAN ELEKTRIK
Proses Kerja Semasa (As-Is) PERMOHONAN LESEN PELENCONGAN AIR BAGI
PENJANAAN ELEKTRIK
Jawatan /
Aktiviti
Jabatan

A. Hantar borang,
dokumen & fi M. Terima
Pemohon pendaftaran Lesen
[MP : 5 minit]

MM: 10 minit
MM: 20 minit
MM: 30 minit

B. Terima & semak E. Lawatan tapak & K. Maklum untuk

JT (LS) borang , dokumen. penyediaanlaporan bayar
[MP: 720 min] MM: 240 minit [MP : 30 min]
Lengkap?
[MP: 60 min]
TIDAK MM: 30 minit
YA
Surat minta
dokumen tambahan
D. Semakan, [MP: 480 min
Surat makluman
YA Analisis dan F. Penyediaan surat
permohonan tidak
Proses & ulasan teknikal
MM: 30 minit diluluskan
PJ(LS) (termasuk [MP: 170 min]
[MP: 480 min]
LENGKAPsurat
maklum)
[MP:
400 min] TIDAK MM: 30 minit
TIDAK
LENGKAP LENGKAP

MM: 390 minit

C. Analisa G. Semakan awal
permohonan kelulusan
J(LS) [MP: 90 min] [MP: 60 min]

MM: 420 minit

MM: minit
A B
 A B

Proses Kerja Semasa (Penambahbaikan) PERMOHONAN LESEN PELENCONGAN AIR BAGI

PENJANAAN ELEKTRIK
Jawatan /
Aktiviti
Jabatan

H. Semakan kedua
J(IRBM) surat kelulusan
[MP: 40 min]

KPP(T)
MM: 460 minit

MM: 440 minit

J. Tandatangan
MM: 30 minit
surat kelulusan &
Pengarah lesen
[MP : 20 min]

I. Penyediaan lesen
& surat kelulusan
Pelesenan [MP: 180 min]
 Value Analysis
Permohonan Malaysia (TO BE)

Value Analysis ( Tandakan / ) Masa Masa Masa Di

No. Aktiviti Proses Menunggu ambil
VA BVA NVA minit minit minit
1 Terima Borang Permohonan / dokumen / 60 30 90

2 Analisa permohonan / 90 390 480

3 Tindakan- semakan, analisa / 90 390 480

4 Analisa permohonan / 400 30 430

5 Lawatan tapak & penyediaan laporan / 720 240 960

6 Sediakan ulasan teknikal & surat kelulusan / 170 30 200

7 Semakan awal / 60 420 480

8 Semakan kedua / 40 440 480

9 Penyediaan lesen & surat / 180 30 210

10 Meluluskan & tandatangan lesen / surat / 20 460 480

11 Maklumkan kelulusan & bayaran / 30 20 50

1860 2480 4340

Total
 Perbandingan Sebelum dan Selepas

No. Perkara Sebelum Selepas

1. PE (Process Efficiency) 19.43% 42.86%

3 Masa keseluruhan proses 21 HARI 9 HARI

15
 RINGKASAN PENEMUAN DAN CADANGAN PENAMBAHBAIKAN
Kelulusan Permohonan Lesen Pelencongan Air Bagi Penjanaan Elektrik
Item/Perkara Sebelum Projek Selepas Projek Catatan/Isu

ENAKMEN LEMBAGA URUS

1. Asas Undang - Undang Sama
AIR SELANGOR 1999

• Penggabungan proses kerja

o JT- terima borang beserta
semakan
o PJ- Menyemak dan menganalisa
permohonan
o JT – Lawatan tapak beserta
laporan
• Pembuangan/Pemotongan proses
2. Piagam Pelanggan LULUS: 21 HARI LULUS: 9 HARI kerja;
o Arahan proses permohonan oleh
pengarah diserah terus ke
Jurutera;
o Proses semakan awal kelulusan
oleh KPP(T) dibuang;
o Surat dan lesen yang telah
ditandatangani terus diserahkan
kepada JT tanpa melalui PUU;
1. Borang - PERCUMA 1. Borang - PERCUMA
2. Fi Pendaftaran – RM 150 2. Fi Pendaftaran – RM 150
3. Caj/Bayaran 3. Fi Lesen - RM 200.00 3. Fi Lesen - RM200.00
4. Caj Pelencongan – 4. Caj Pelencongan –
RM50,0000/ megawatt RM50,0000/ megawatt
4. Nama Borang Borang Sama

5. Tempoh Sahlaku 1 Tahun Sama

6. Pembaharuan 1 tahun Sama

 RINGKASAN PENEMUAN DAN CADANGAN PENAMBAHBAIKAN
Kelulusan Permohonan Lesen Pelencongan Air Bagi Penjanaan Elektrik
Item/Perkara Sebelum Projek Selepas Projek Catatan/Isu
7. Agensi Yang Dirujuk JPS/MMKN Sama

8. Keperluan Dokumen BORANG PERMOHONAN BORANG 24

Sokongan BORANG 9, SSM BORANG 49
BORANG 24, SSM PENYATA AKAUN BANK
BORANG 49 BORANG C [AKUAN
KEY PLAN SUMPAH PENGARAH]
LAYOUT PLAN BORANG F
LOCATION PLAN [PERMOHONAN LESEN]
CHAINAGE PLAN KAD PENGENALAN
AS BUILT DRAWING GAMBAR PREMIES
DOKUMEN PROJEK MMA
KELULUSAN JPS (JIKA BORANG 9
ADA) KELULUSAN TAPIS DAN
KELULUSAN MMKN POLIS DAN INSOLVENSI
BOMBA,PBT

9. Permohonan  Secara Manual  Secara online (BLESS)

17
 ISU DAN CABARAN
7 WASTES PENJELASAN PENAMBAHBAIKAN
1. Overproducin a) Kerja-kerja bertindih dalam proses a) Proses perlesenan dipermudahkan dengan
g permohonan lesen seperti : penerimaan borang permohonan yang lengkap
- Minit arahan untuk proses permohonan. pada kali pertama. (Do right at first time)
b) Penerimaan dokumen yang tidak relavan
dari pemohon b) penerimaan borang permohonan yang lengkap

2. Waiting Masa menunggu yang lama di dalam: a) Menghubungi pemohon melalui talipon/sms/fax
a) Maklumbalas daripada pemohon; dan maklumbalas boleh diterima melalui email.
b) Maklumbalas jabatan teknikal seperti: b) Proses semakan dimudahkan hanya dengan
JMG, JPS & PBT seorang pegawai sahaja.
c) Proses semakan yang lama oleh pelbagai c) Melantik pegawai bertanggungjawab melalui
Pegawai penurunan kuasa.

3. Transport a) Pemohon hadir berulangkali untukmendapatkan a) Proses mengurangkan kehadiran pemohon ke

sesuatu lesen / Kebenaran Bertulis (KB) atau
pun status permohonan
b) Penghantaran sesuatu dokumen yang terlibat
dalam permohonan lesen mengambil masa yang
panjang.
4. Over- Jumlah bilangan pegawai yang terlibat adalah 6
processing orang:
Pengarah, Ketua Penolong Pengarah (KPP),
Ketuaa Unit IRBM (JIRBM), Jurutera (J), Penolong
Jurutera (PJ) & Juruteknik (JT)
5. Inventory a) Bilangan fail permohonan yang tinggi
berbanding tenaga kerja yang terhad.
Pejabat sebanyak 2 kali sahaja iaitu semasa
mengemukakan permohonan dan pengambilan
lesen.
b) Mewujudkan sistem log untuk mempercepatkan
dan menyusun proses penghantaran dokumen.
Jumlah bilangan pegawai yang terlibat adalah 3
orang sahaja. (J), (PJ) & (JT).
a) Menambahkan tenaga kerja yang spesifik dalam
prosesan permohonan lesen.
b) Penggunaan sistem e – permohonan bagi
memudahkan proses.
 ISU DAN CABARAN
7 WASTES PENJELASAN PENAMBAHBAIKAN
6. Motion a) Kekerapan pergerakan fail dalam sesuatu Kekerapan dapat dikurangkan dengan membuang
proses kerja. proses yang berulang.

7. Defects Kekerapan pelakuan kesilapan dalam penyediaan a) Penggunaan sistem e – lesen bagi
surat , dokumen pemberian maklumat kepada mengurangkan kesilapan.
pemohon. b) ‘No Wrong Door Policy’
- Pemohon dapat penjelasan yang cukup dan
dapat mengurangkan ketidakpuasan
pelanggan.

8. Others
(Nyatakan)