PENGURUSAN REKOD TASKA

JABATAN KEBAJIKAN MASYARAKAT WILAYAH PERSEKUTUAN KUALA LUMPUR

RACHMAT BIN ELLI
Pegawai Diberikuasa :-
TASKA - P.U. (B) 134/2014
HASIL 01 Menjelaskan jenis rekod yang
perlu disediakan di TASKA
PEMBELAJARAN mengikut peraturan
Asuhan Kanak-kanak 2012
Taman

02 Mengenal pasti kepentingan dan

fungsi rekod di TASKA

03 Mengetahui cara menyimpan

rekod yang sistematik

Mengetahui cara menyediakan

04 semua jenis rekod kanak-kanak,
kakitangan dan Pengurusan
TASKA
 PENGENALAN
 Penyimpanan rekod merupakan aspek
penting dalam sesebuah organisasi

 Penyimpanan rekod yang baik dan

dikemaskini mencerminkan kualiti sesebuah
organisasi.

 Penyimpanan dan penyelenggaraan rekod

adalah penting untuk memastikan maklumat
direkodkan dan disimpan dengan cara yang
betul dan kemas.

 Rekod sebagai sumber maklumat yang

menjadi asas kepada perancangan TASKA.
PERATURAN-PERATURAN TASKA 2012
PERATURAN 37
PENYENGGARAAN REKOD
Pengusaha, Pengurus @ Penyelia hendaklah menyimpan dan menyenggara Rekod :
(a) Nama & Alamat rumah setiap orang kanak-kanak yang diterima masuk ke TASKA
(b) Nama & Alamat Rumah Sekurang-kurangnya Ibu/Bapa @ Penjaga Setiap kanak-kanak
TASKA
(c) Nama & Alamat Ibu/Bapa @ Penjaga yang boleh dihubungi dalam hal sakit @
kecemasan semasa kanak-kanak berada di TASKA
(d) Nama,alamat & Kelayakan setiap pengusaha, pengurus, penyelia, pengasuh dan pekerja
(e)Daftar kemasukan / tarikh kemasukan kanak-kanak TTK/TK/TI KECUALI TR
(f) Daftar kehadiran kanak-kanak TTK/ TK/TI KECUALI TR
(g) Nama, No.Kad Pengenalan, Alamat dan Butiran lain SELAIN daripada ibu @ bapa @
penjaga yang membawa & mengambil kanak-kanak
(h) Suatu salinan kad rekod kesihatan kanak-kanak – pembesaran & Perkembangan/
butiran kemalangan @ penyakit yang dihidapi dan tindakan yang perlu diambil
(i) Apa-apa rekod lain yang ditentukan oleh Ketua Pengarah
Kepentingan Menyelenggara Rekod di TASKA

o Mengetahui hal ehwal dan aktiviti yang berlaku di TASKA

Keselamatan dan kebajikan kanak-kanak.

Menjamin keberkesanan sistem pentadbiran sesebuah TASKA

Buku Perancangan Aktiviti disediakan untuk

memudahkan perancangan aktiviti yang akan dijalankan
 KATEGORI REKOD

1. REKOD KANAK-KANAK

2. REKOD KAKITANGAN

3. REKOD PENGURUSAN TASKA

 KANAK-KANAK
JENIS REKOD

1.REKOD PERIBADI 4.REKOD HASIL KERJA

2. REKOD KESIHATAN 5. REKOD KEMAJUAN /

PERKEMBANGAN

3.REKOD KEDATANGAN 6. LOG ANAK PERMATA

 REKOD KANAK-KANAK
REKOD PERIBADI (Maklumat Peribadi)
 Nama
 Alamat
 No. tel yg boleh dihubungi,
 Nama ibu, bapa dan penjaga,
 Nama siapa yang ambil dan hantar
kanak-kanak
REKOD KEHADIRAN
REKOD KESIHATAN
 Laporan perubatan (alahan, sakit dll);
 Ubat-ubatan yang dibekalkan ibubapa;
 Laporan keadaan kanak-kanak dari semasa
ke semasa (maklumat tanda perkembangan
jasmani seseorang kanak-kanak dengan
menunjukkan tinggi, berat badan);
 Merekodkan kemalangan, kecederaan; dan
 Pemeriksaan perubatan atau rawatan perubatan

- *** Rekod ini diperlukan bagi mencatat perihal kanak-kanak dan juga
digunakan untuk merancang aktiviti.
REKOD KESIHATAN DAN PERKEMBANGAN
KANAK-KANAK .
 Mengetahui mengenai perkembangan kanak-kanak
atau pergerakan atau penyelarasan anggota,
penglihatan, pendengaran, kelakuan dan kecacatan
seseorang kanak-kanak.

 Membantu merancang kegiatan kanak-kanak di dalam

dan di luar TASKA untuk menggalakkan
perkembangan kanak-kanak secara yang
menyeluruh.

 Pemakluman kepada ibu bapa atau penjaga mengenai

masa untuk mendapatkan pelalian.
REKOD KEMAJUAN DAN PERKEMBANGAN

 Catatan rekod fizikal kanak-kanak spt

ketinggian, berat badan dan sebagainya.

 Rekod Pekembangan menyeluruh

(6 perkembangan) kanak- kanak dan
setiap kemajuan yang diperolehi
dicatatkan

*** Rekod ini diperlukan bagi mencatat perihal kanak-kanak dan juga digunakan untuk
-
merancang aktiviti.
REKOD HASIL KERJA KANAK-KANAK
LOG HARIAN PERMATA
CONTOH BORANG
CONTOH
CONTOH REKOD
REKOD HASIL KERJA
CONTOH LOG HARIAN
 KAKITANGAN
JENIS REKOD

1.REKOD PERIBADI 4. REKOD PELANTIKAN /

GAJI/ INSENTIF

2. REKOD KESIHATAN 5. REKOD LATIHAN

3.REKOD KEDATANGAN 6. REKOD CUTI

7. REKOD GAJI/ INSENTIF

 REKOD PEKERJA
REKOD PERIBADI (Maklumat Peribadi)
 Nama
 Alamat [sendiri (tetap dan terkini), ibu bapa dan saudara yang terdekat ]
 No. tel yg boleh dihubungi (sendiri, keluarga terdekat)
 Nama dan Alamat Ibubapa dan saudara
yang terdekat.
 Pendidikan ( PMR, SPM, Diploma dll )
 Latihan ( KAAK, SKM, dll )
REKOD PERLANTIKAN, GAJI DAN INSENTIF
 Surat Tawaran dan Perlantikan
 Peraturan TASKA yang berkaitan dengan Pekerja.
 Rekod Gaji, elaun dan kerja lebih masa
 KWSP, SOCSO dll.
REKOD KESIHATAN
 Laporan perubatan (alahan, sakit dll )
 Senarai ubat-ubatan ( jika berkaitan )
 Laporan pemeriksaan kesihatan dan
suntikan thyphoid
 Rekodkan tindakan yang diambil oleh
pihak TASKA yang berkaitan dengan
kesihatan pekerja dari semasa ke semasa
REKOD CUTI
Maklumat mengenai cuti yang di pohon:
 Cuti Sakit
 Cuti Tanpa Gaji
 Cuti Tanpa Rekod
 Cuti Rehat
 Cuti Kecemasan
REKOD LATIHAN
Maklumat mengenai latihan yang telah diambil seperti :
 Kursus Asuhan Permata
 Kursus Pengendalian Makanan
 Sijil Kemahiran Malaysia
 Dip./Ijazah – bahagian berkaitan
 Latihan dalaman
a. Pengusaha kepada Pengasuh
b. Pengasuh sesama pengasuh
**** Semua maklumat latihan seperti salinan sijil hendaklah disimpan
KEDATANGAN

 mencatat kehadiran pekerja

 masa masuk
 masa balik
 masa keluar
 masa cuti
 masa menghadiri latihan
 masa kerja lebih masa
CONTOH REKOD KAKITANGAN
 PENGURUSAN TASKA
JENIS REKOD
1. INVENTORI BARANG
4. REKOD LATIHAN KEBAKARAN
MENGIKUT SETIAP BILIK/ RUANG

2. REKOD KEWANGAN 5. REKOD PELAWAT/ PIHAK

BERKUASA

3. REKOD AKTIVITI HARIAN/

6. REKOD TASKA
MENU/PENGLIBATAN IBUBAPA

7. BUKU PERANCANGAN TAHUNAN/ BULANAN/ MINGGUAN

 REKOD PENGURUSAN
REKOD KEWANGAN
Mana-mana yang berkaitan dengan perihal kewangan
a) Yuran Tahunan/Bulanan
b) Perbelanjaan Harian dan Bulanan
c) Akaun (Profit and Loss) & (Balance sheet )
d) Resit Bayaran Yuran, Perbelanjaan dll
PERATURAN TASKA
Perlu merangkumi falsafah program dan butir-butir tentang TASKA. Diantaranya
ialah:

1. Butir-butir tentang program di TASKA.

2. Masa menghantar dan mengambil kanak-

kanak.

3. Bayaran :-
- Tarikh bayaran.
- Potongan bayaran untuk cuti dan lain-lain.
- Bayaran lebih masa
REKOD PERATURAN TASKA (smbg)

4. Bahan-bahan peribadi seperti barang permainan,

buku-buku, barang kemas dan lain-lain.

5. Lawatan ke TASKA oleh ibubapa

6. Butir-butir/maklumat tentang kesihatan kanak-

kanak (penyakit, alahan dan sebagainya)

7. Pakaian Seragam (wajib atau pakaian sendiri)

8. Kenderaan

10. Cuti Am dan Cuti TASKA

***** Peraturan ini hendaklah ditandatangi oleh ibubapa/Pekerja

REKOD PENGLIBATAN IBUBAPA
Aktiviti yang dirancang yang menglibatkan ibubapa
a) Program yang akan dijalankan dan telah dilaksanakan perlu
direkod; dan
b) Takwim aktiviti bersama ibu bapa.
** Sebarang aktiviti bersama ibubapa perlu dicatatkan dan disimpan
untuk tindakan jika perlu
BUKU PELAWAT
 Buku ini adalah untuk merekod kehadiran selain daripada Pegawai
JKM, BOMBA, Kesihatan, PBT, SSM dan mana-mana institusi kerajaan
yang terlibat.
 Ianya mencatatkan pelawat yang hadir seperti ibu bapa, orang
perseorangan dan sebagainya.
BUKU LAWATAN PIHAK BERKUASA

a) JABATAN KEBAJIKAN MASYARAKAT

b) JABATAN BOMBA PENYELAMAT MALAYSIA
c) JABATAN KESIHATAN
d) SURUHANJAYA SYARIKAT MALAYSIA
e) PIHAK BERKUASA TEMPATAN
f) AGENSI BERKAITAN (LHDN, KWSP, DLL)
REKOD INVENTORI
Merekodkan segala harta/aset TASKA:
a) Aset Tetap – Tanah, Bangunan
b) Aset alih:
• Harta Modal – RM 1000 ke atas (Van)
• Inventori – < RM 1000 ( Kerusi, Meja, Almari dll)
REKOD RANCANGAN AKTIVITI TAHUNAN
a) BULANAN
b) MINGGUAN
c) HARIAN ( Lesson Plan ) – Setiap Pengasuh wajib buat Lesson Plan sebelum
melaksanakan aktiviti
REKOD
 LATIHAN KEBAKARAN;
 PENGUNGSIAN BANGUNAN; DAN
 PENGGUNAAN PETI PERTOLONGAN CEMAS

Segala bentuk latihan yang dijalankan hendaklah direkodkan.

REKOD MENU DAN AKTIVITI
a) MENU
• Jadual menu asal
• Merekodkan sebarang perubahan menu
b) Aktiviti
• Jadual aktiviti asal
• Merekodkan sebarang perubahan aktiviti
CONTOH REKOD PENGURUSAN
FAEDAH MENYEDIAKAN REKOD DI TASKA
REKOD KAKITANGAN
 Jadual Tugas Dan Aktiviti Kakitangan TASKA/ bilangan kehadiran
 / Tindakan yang perlu diambil
 Latihan yang diperlukan
 Maklumat lengkap kakitangan – tujuan komunikasi dan
 perhubungan
 Maklumat kesihatan/ EPF, PERKESO / Insuran dan lain-lain
 Rekod Suntikan pengendali makanan
 Cuti kakitangan (tahunan/ kecemasan/ sakit)
 REKOD PERIBADI KANAK-KANAK

• FAEDAH KEPADA PENYELIA • FAEDAH KEPADA PENDIDIK / PENGASUH

• Melaporkan Jumlah kanak-kanak yang
berdaftar pada sesuatu masa
• Mengetahui Latar Belakang Kanak-kanak
• Mengetahui Siapa Yang Bertanggungjawab
Menghantar Dan Mengambil Kanak-kanak
• Mengetahui Siapa Yang Perlu Dihubungi Di Masa
Kecemasan
 REKOD KEDATANGAN KANAK-KANAK

• FAEDAH KEPADA PENYELIA • FAEDAH KEPADA PENDIDIK / PENGASUH

• Membuat perancangan harian tentang • Mengenalpasti kehadiran kank-kanak – kanak-
sajian, kegiatan atau aktiviti kanak- kanak yang tidak hadir / sebab tidak hadir
kanak
FAEDAH REKOD KESIHATAN KANAK-KANAK
PENYELIA
Catatan Rawatan , Kemalangan
Dan Pemeriksaan Perubatan
Merancang Menu memenuhi
keperluan kesihatan kanak-
kanak
Melaporkan kepada pengusaha
dan ibubapa sekiranya berlaku
kemalangan @ masalah
kesihatan
PENGASUH
Mengetahui Maklumat
perkembangan fizikal kanak-
kanak Seperti Tinggi, Berat Dan
Sebagainya (Aspek Fizikal)
Maklumat Pelalian / imunisasi
Kanak-kanak
Corak Pemakanan Kanak-kanak
Serta Pemilihan Makanan Yang
Bersesuaian mengikut minat/
Serta Alahan
IBU BAPA
– Berkongsi Maklumat Tentang Kesihatan
Anak Mereka
Berbincang Sekiranya Anak Menghadapi
Masalah Kesihatan
Memahami Keperluan Pemakanan &
Menyediakan Makanan Seimbang
Merancang Tindakan Serta Pencegahan
Ke Atas Penyakit & Kesihatan Anak
Mereka
FAEDAH REKOD PERKEMBANGAN KANAK-KANAK

PENYELIA PENGASUH IBU BAPA

 Mengetahui Perkembangan  Pantau Perkembangan  Maklumat / Panduan Kepada

Kanak-kanak- kemahiran Kanak-kanak mengikut Ibubapa melaksanakan
psiokomotor/ tingkahlaku/ peringkat umur kesinambungan aktiviti TASKA di
kecacatan  Pilih Dan Laksanakan rumah
 Merancang Aktiviti yang Aktiviti  Memaklumkan Perubahan
meransang perkembangan  Menilai Pencapaian Tingkahlaku/ Sikap Anak-anak
 Mengenalpasti Pencapaian Objektif – Aktiviti  Membantu Kepada Peningkatan
Perkembangan mengikut Perkembangan Kanak-kanak
peringkat umur
 Mengenalpasti Langkah
Intervesi Awal
 FAEDAH REKOD PENGURUSAN TASKA
MEMBANTU PENGUSAHA / PENYELIA
 Membuat Takwim sepanjang Tahun

 Mengetahui Jumlah dan keadaan Inventori di TASKA

 Mengetahui Jadual Aktiviti harian kakitangan / kanak-kanak

 Menyediakan kemudahan peralatan permainan dan alat bantu mengajar yang

bersesuaian

 Mengetahu Pelawat Yang Datang ke TASKA

 Mengetahui jumlah kutipan yuran dan kewangan TASKA

 Menyediakan menu yang sesuai dan seimbang

 Merancang dan melaksanakan program penglibatan ibubapa

 Menyediakan dokumen berkaitan pendaftaran TASKA dan tarikh tamat

 FUNGSI REKOD
PENYEDIAAN REKOD PERLU
DISELENGGARA DENGAN BETUL
DAN SISTEMATIK

FUNGSI UTAMA MENYIMPAN SEMUA

MAKLUMAT PENTING
KANAK-KANAK KAKITANGAN TASKA
 FUNGSI UTAMA REKOD

01 Menyediakan maklumat Terkini Berkaitan

Kanak-kanak Dan Pengurusan Taska

02
Memudahkan Pegawai Bertanggungjawab
Daripada Semua Agensi Terlibat Mengetahui
Perjalanan Sebuah Taska

03
Membantu Pendidik / Pengasuh Mengenalpasti
Semua Perkara Berkaitan Dengan Kanak-kanak
Di Bawah Jagaannya
PEMERIKSAAN REKOD
CARA PENYIMPANAN REKOD

01 BUKU DIKATEGORIKAN
Buku dikategorikan mengikut
rekod yang disediakan.

02 KAD BERWARNA
Mengikut Jenis Dan
Keutamaan.

03 FAIL
Ikut kategori / Jenis

PERISIAN KOMPUTER
04 REKOD secara manual juga
perlu disediakan - Virus
 CARA PENYIMPANAN

BUKU DIKATEGORIKAN FAIL

 CARA PENYIMPANAN

FAIL BUKU DIKATEGORIKAN

58
 PERISIAN KOMPUTER

REKOD SECARA PERLU MANUAL

DISEDIAKAN VIRUS

59
 TUGAS PENYELIA
 Penyediaan laporan kepada pengusaha TASKA mengenai jumlah kanak-kanak yang
berdaftar di TASKA pada sesuatu masa.
 Mengetahui butir dan latar belakang kanak-kanak seperti nama penuh kanak-kanak,
nama ibubapa atau penjaga dan alamat rumah.
 Mengetahui siapa yang bertanggungjawab bagi menghantar dan mengambil balik
kanak-kanak ini untuk menjamin keselamatan mereka.
 Mengetahui siapa untuk dihubungi sewaktu kecemasan dan memaklumkan perkara
tersebut kepada pengusaha/ ibu bapa/ penjaga bagi mendapatkan rawatan segera
jika berlaku kecemasan/ ada wabak penyakit yang boleh mengancam kesihatan
kanak-kanak.
 Rancang/ selaras jadual aktiviti harian kanak-kanak.
 Memastikan penyediaan makanan/ penyusuan kanak-kanak disediakan mengikut
skala diet
 TUGAS PENGURUS

Bertanggungjawab mengurus hal ehwal pentadbiran sesuatu TASKA :

 Rekod pekerja (maklumat gaji, cuti, peribadi, latihan, perlantikan);

 Rekod kewangan (yuran, gaji pekerja, bil utiliti, sewaan, pembelian barangan/peralatan);

 Rekod inventori;

 Pengurusan TASKA
 NOTA TAMBAHAN
•Mencatatkan corak pemakanan dapat membantu pengasuh menyediakan
makanan yang sesuai untuk kanak-kanak (jika kanak-kanak ada alahan atau
masalah pemakanan.)

•Tahap pencapaian perkembangan kanak-kanak dapat diikuti di peringkat

umur yang tertentu. Pengasuh melalui kegiatan yang sesuai dapat memberi
galakan/ dorongan kepada kanak-kanak mencapai sesuatu tahap kemahiran
diri mengikut fasa perkembangan kanak-kanak. Ini penting untuk menjamin
kanak-kanak mencapai perkembangan yang menyeluruh.
 RUMUSAN
1. REKOD TASKA perlu disediakan mengikut Peraturan Taman
Asuhan Kanak-Kanak 2012 secara sistematik
2. Membantu Pihak pengurusan - Maklumat terkini bagi terutama
apabila berlaku kecemasan
3. Memudahkan pengasuh/ibubapa untuk mengetahui
perkembangan kanak-kanak – mengetahui tentang kebolehan
dan keupayaan kanak-kanak
4. Pelbagai Kaedah penyimpanan rekod mengikut keperluan dan
kepentingannya
 KUIZ
1. Tempoh sah perakuan pendaftaran TASKA adalah
a) 24 bulan c) 48 bulan
b) 36 bulan d) 60 bulan
2. Rekod pengurusan TASKA membantu pengusaha untuk:
a) Mengetahui perkembangan kanak-kanak
b) Mengetahui jumlah kutipan yuran TASKA
c) Mengetahui butir dan latar belakang kanak-kanak
d) Mengetahui maklumat kesihatan dan kebajikan pekerja
e) Menegalpasti langkah intervensi awal yang perlu diambil
3. Berikut merupakan jenis rekod di dalam kategori rekod kanak-kanak kecuali :
a) Rekod hasil kerja
b) Rekod latihan
c) Rekod kesihatan
d) Rekod peribadi kanak-kanak
e) Rekod kemajuan perkembangan
4. Rekod kanak-kanak, pekerja dan pengurusan TASKA hendaklah disimpan dengan baik
di_____________
a) rumah pengusaha c) Pejabat JKM
b) premis TASKA d) Balai Polis

5. Siapakah yang perlu merancang dan menyediakan jadual aktiviti harian bagi kanak-kanak di
TASKA ?
a) Pekerja c) Pengurus
b) Penyelia d) Pengusaha

6. Nyatakan dua (2) faedah penyimpanan rekod di TASKA kepada pengasuh kanak-kanak.
TERIMA KASIH