QUẢN LÝ CÁC BIÊN BẢN VÀ BẢO MẬT CHO TÀI LIỆU

1. Tạo phiên bản cho tài liệu

Version trong Word là tính năng cho phép bạn lưu giữ nội dung của tài liệu
tại các thời điểm khác nhau dưới dạng các phiên bản, giúp bạn có thể xem lại,
so sánh nội dung tại các thời điểm đó.
Ở chế độ mặc định thì tính năng này được thiết lập 10p/ lần. Tuy nhiên
chúng ta cũng có thể dễ dàng thay đổi tần suất lưu tự động cũng như thư mục lưu
tự động
Các bước thực hiện:
- Chọn File
- Bấm chọn Options, sau đó thì hộp thoại Word Options sẽ hiển thị
- Chọn Save
o Thay đổi tần suất lưu tự động: điều chỉnh thời gian trong Save
AutoRecover information every
o Thay đổi thư mục lưu tự động: bấm vào Browse ở mục
AutoRecover file location

2. Quản lý các phiên bản khác nhau của tài liệu

 Mở các
phiên bản
đã được
lưu trước
đó
Các bước thực
hiện:
- Chọn File
- Chọn Info
- Chọn phiên bản
bạn cần trong
danh sách
Manage Document
File -> Info -> Manage Document

 Phục hồi các phiên bản bị lỗi

 Có nhiều nguyên nhân làm cho tập tin bị lỗi cũng như các cách khôi phục
các tập tin dó, sau đây là một vài cách
Cách 1: Khôi phục tập tin chưa được lưu
o Chọn File-> Info
o Nhấp chọn Recover Unsaved Documents trong Manage
Document để khôi phục tập tin chưa được lưu
File -> Info -> Manage Document -> Recover Unsaved
Documents

Cách 2: Khôi phục tài

liệu từ bất kỳ mục nào
o Chọn File ->
Open (Ctrl + O)
o Nhấp chọn tập tin
bị lỗi qua Browse
o Chọn Recover
Text from Any
File (*.*)
File -> Open -> Browse ->
Recover Text from Any File
(*.*)

Cách 3: Sử dụng công cụ

Microsoft Word sẵn có
o Chọn File -> Open
(Ctrl + O)
o Chọn Browse để mở
tập tin bị lỗi
o Chọn Open và Repair
trong hộp thoại Open
File -> Open -> Browse ->
Open và Repair

3. So sánh các phiên bản:

(1) Trong tập tin đang làm việc, chọn thẻ File;
(2) Chọn nhóm Info, trong mục Versions nhấp chọn phiên bản muốn so sánh;
(3) Trong cửa sổ của phiên bản mới, trên thanh Autosaved Version, nhấp nút
Compare;

(4) Trong cửa sổ kết quả, bạn có thể xem kết quả thay đổi trong bảng Reviewing;

(5) Để chấp nhận thay đổi, nhấn phải chuột vào thay đổi đó rồi chọn Accept. Để
gỡ bỏ một thay đổi, nhấn phải chuột vào thay đổi đó rồi chọn Reject. Để chấp
nhận toàn bộ thay đổi,
trong thẻ Review nhóm
change, chọn Accept
All Change in
Document. Để hủy
toàn bộ thay đổi, trong
thẻ Review nhóm
change, chọn Reject
All in Document;

(6) Đóng và lưu kết quả

nếu cần.
4. Đánh dấu văn bản là phiên bản cuối cùng
Văn bản được đánh dấu là phiên bản cuối cùng là văn bản không thể thay đổi nội
dung lẫn định dạng, nó được tồn tại ở chế độ Read Only
Microsoft Word 2016 có chức năng Mark as Final để đánh dấu văn bản soạn thảo
đó là bản cuối cùng (final) và khóa văn bản đó lại để không còn biên tập được nó
nữa (un-editable document)

Bạn có thể dùng chức năng Mark as Final với các văn bản mà bạn xác định là
không thể chỉnh sửa thêm được nữa, chẳng hạn như bạn soạn thảo một tài liệu về
các điều khoản quy định (như văn bản quy phạm pháp luật, nghị lệnh, công văn,
chỉ thị,…), hợp đồng giao dịch, dự án, bản án,…. và quyết định đây là bản án cuối
cùng, một văn bản có giá trị áp dụng với nhiều người và đến tay người nhận một
cách chính xác với nội dung gốc

Tuy nhiên, Mark as Final không phải là một tính

năng bảo mật. Nó chỉ lưu ý và ngăn ngừa việc sửa
đổi văn bản một cách vô ý. Ta có thể biên tập văn
bản này bằng cách gỡ bỏ Mark as Final. Ngoài
ra, các văn bản được đánh dấu Mark as Final
bằng Office 2016 trở về sau sẽ không có hiệu lực
khi mở bằng các phiên bản Office trước đây.
Các bước thực hiện:
(1) Chọn thẻ File;
(2) Nhấp chọn Info;
(3) Nhấn vào mục Protect Document;
(4) Chọn Mark as Final trong danh sách đổ
xuống;
(5) Nhấp nút lệnh OK

Khi một tài liệu được đánh dấu là tài liệu cuối
cùng, mọi thao tác chỉnh sửa đều được tắt. Ta sẽ nhận được một thông tin như
sau:“An author has marked this document as final to discourage editing” (Một tác
giả đã đánh dấu tài liệu này là tài liệu cuối cùng để ngăn ngừa việc sửa đổi). Ta
sẽ biết được một tài liệu được đánh dấu là tài liệu cuối cùng khi biểu tượng
MARKED AS FINAL hiển thị trong thanh cảnh báo màu vàng nằm dưới các thẻ
trên thanh Ribbon. Ta có thể chỉnh sửa tài liệu này một lần nữa bằng cách nhấp vào
biểu tượng Edit Anyway trên một cùng thanh cảnh báo đó.

5. Ngăn chặn thay đổi nội dung và định dạng

Việc các dữ liệu quan trọng trong Word bị sao chép, chỉnh sửa và thay đổi không
còn là chuyện xa lạ đối với những người thường xuyên lưu trữ, học tập và làm việc
trên Word như chúng ta. Để ngăn chặn những điều đó, tính năng cài mật khẩu ra
đời giúp ngăn chặn giúp bảo mật tốt hơn. Trong đó, mình sẽ giới thiệu với các bạn
3 phần chính:
1. Ngăn chặn thay đổi nội dung:
Các bước thực hiện:
1. Chọn thẻ File;
2. Nhấp chọn Info;
3. Chọn Protect Document;

4. Trong danh sách đổ xuống nhấp chọn Restrict Editing;

5. Nhấp chọn Allow only this type of editing in the document và chọn kiểu
nội dung cho phép thay đổi (tracked changes, comment,..);
 6. Nhấn nút Yes, Start Enforcing Protection, hộp thoại Start Enforcing
Protection hiển thị;

7. Nhập mật khẩu nếu cần, nhấn OK.

Lưu ý: Khi tích chọn Allow only this type of editing in the document, bạn chọn 1
trong 4 tùy
chọn:
- Tracked changes:
- Comments
- Filling in forms
- No changes (Read only)
2. Ngăn chặn thay đổi định dạng
Các bước thực hiện:
1. Chọn thẻ File;
2. Nhấp chọn Info;
3. Chọn Protect Document;
4. Trong danh sách đổ xuống nhấp chọn Restrict Editing bên phải cửa sổ
Word;

5. Nhấp chọn Limit formatting to a selection of styles trong hộp thoại, nhấp
Setting hiển thị hộp thoại Formatting Restrictions;

6. Xoá đánh dấu các kiểu định dạng không cho phép thay đổi trong hộp thoại
Formatting Restrictions, nhấn OK;
7. Nhấn nút Yes, Start Enforcing Protection trong hộp thoại Restricting
Formatting and Editing, hộp thoại Start Enforcing Protection hiển thị;
8. Nhập mật khẩu trong hộp thoại Start Enforcing Protection (nếu cần), nhấn
OK.
3. Xóa bỏ các ngăn chặn
1. Chọn thẻ File;
2. Nhấp chọn Info;
3. Chọn Protect Document;
4. Trong danh sách đổ xuống nhấp chọn Restrict Editing bên phải cửa sổ
Word;
5. Nhấp chọn Stop Protection;
6. Nhập mật khẩu gỡ bỏ ngăn chặn, nhấn OK

6) Đặt mật khẩu cho tài liệu

Tính năng thiết lập mật khẩu bảo vệ tài liệu trong phần mềm word 2016 sẽ giúp
người dùng ngăn chặn người khác mở, đọc hoặc chỉnh sửa tài liệu của bạn khi
không cho phép.
1. Khóa văn bản với mật khẩu
Các bước thực hiện:
1) Chọn thẻ File
2) Chọn Info
3) Chọn Protect Document
4) Chọn Encrypt With Password
5) Nhập mặt khẩu vào hộp thoại hiện ra
6) Nhấn Ok
7) Xác nhận lại mật khẩu trong phần Confirm
Password
8) Nhấn Ok
2. Khóa chỉnh sửa văn bản với mật khẩu
1) Chọn File
2) Chọn Save As
3) Chọn Browser, Chọn Tools

4) Chọn General
5) Để khóa văn bản với mật khẩu: Nhập mật khẩu trong Password To Open,
nhấn Ok, xác nhận lại mật khẩu, nhấn Ok
6) Để khóa chỉnh sửa văn bản với mật khẩu: Nhập mật khẩu trong Password
To Modefy, nhấn Ok, xác nhận lại mật khẩu, nhấn Ok

3. Xóa bỏ mật khẩu

1) Chọn File
2) Chọn Save As
3) Chọn Browser, Chọn Tools
4) Chọn General
5) Thực hiện xóa mật khẩu trong Password To Open và Password To Modify
6) Nhấn Ok và lưu tài liệu