Ngô Quí Đăng

THUYẾT TRÌNH

TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG

SCRIPT

5. NGĂN CHẶN THAY ĐỔI NỘI DUNG VÀ ĐỊNH DẠNG

 Khi chia sẻ tài liệu nhưng không muốn người khác sao chép, chỉnh sửa hay định dạng các
nội dung trong tài liệu, phần mềm Microsoft Word đã cung cấp thêm cho chúng ta các
tính năng cài mật khẩu, đặt khóa chỉnh sửa và theo dõi những thay đổi nhằm giúp đảm
bảo an toàn, bảo mật dữ liệu tốt hơn.

Để giới hạn quyền chỉnh sửa, định dạng các nội dung quan trọng có trong tài liệu, chúng ta sẽ
tiến hành thực hiện các thao tác bật tính năng Protect documents như sau:

 Vào file word cần được bảo mật, chọn Review

 Tiếp tục nhấn chọn Restrict Editing.
Tại hộp thoại này, sẽ xuất hiện có 3 mục:

1. Formatting restrictions: cài đặt giới hạn định dạng Word.

2. Editing restriction: đặt giới hạn, ngăn chặn chỉnh sửa, định dạng văn bản.
3. Start enforcement: bắt đầu lập mật khẩu và áp dụng cài đặt về giới hạn chỉnh sửa,
định dạng lên văn bản.

Ở mục 1. Formatting restrictions nhấn chọn ô Limit formatting to a selection of styles,

sau đó vào phần Settings… để chọn giới hạn những styles có thể định dạng trong văn bản và
nhấn OK để lưu.

Nếu muốn cài đặt về giới hạn quyền thay đổi, chỉnh sửa hay định dạng nội dung tài liệu, thì tại
mục 2. Editing restrictions, tích chọn ô Allow only this type of editing in the
document:
 Tại đây, các bạn có thể thay đổi, lựa chọn quyền xem và chỉnh sửa cho tài liệu:
 Tracked changes: Cho phép thực hiện thay đổi, chỉnh sửa và có để lại dấu hiệu nhận
biết.
 Comments: Chỉ cho phép thêm vào các ghi chú (bình luận) trong văn bản.
 Filling in forms: Chỉ cho phép thay đổi các đối tượng trong biểu mẫu (ví dụ như điền
vào các mẫu đơn từ,…)
 No changes (read only): Không cho phép thay đổi, chỉnh sửa bất cứ đối tượng nào trong
văn bản, chỉ cho phép đọc

 Dể bắt đầu áp dụng những thay đổi về giới hạn chỉnh sửa văn bản ơ mục 1. và 2. , tại mục
3. Start enforcement, chọn Yes, Start Enforcing Protection để bắt đầu cài
đặt.
  Hệ thống hiển thị hộp thoại Start Enforcing Protection yêu cầu bạn nhập và xác nhận
mật khẩu để cài đặt bảo mật nội dung.
 Sau khi nhập và xác nhận mật khẩu. Nhấn OK để lưu cài đặt.

Ví dụ: Sau khi áp dụng bạn sẽ thấy toàn bộ phần thanh công cụ định dạng và chỉnh sửa được làm
mờ đi, không sử dụng được nếu như đã chọn khóa chỉnh sửa hoàn toàn No changes (read only).
 Dể dừng công việc giới hạn thay đổi định dạng và chỉnh sửa văn bản, chúng ta vào lại phần
Review, Restrict editing, sau đó chọn Stop Protection và nhập mật khẩu để tắt tính
năng Protect documents.

Ý nghĩa:
Với tính năng Protect ducuments giúp ngăn chặn, giới hạn chỉnh sửa và định dạng văn bản sẽ
mang lại rất nhiều lợi ích và bảo mật cho người dùng:
 Đảm bảo tính chất bảo mật dữ liệu cho người dùng.
 Đảm bảo an toàn khi soạn thảo, hạn chế các chỉnh sửa, định dạng không mong muốn do
người khác khi chia sẻ tài liệu, tránh tình trạng sao chép, thay đổi, phá hoại tài liệu.
 Hạn chế các sự cố không mong muốn khi chia sẻ tài liệu, đặc biệt đối với các văn bản, tài
liệu có tính chất quan trọng.