9.13.

1 PROSES KERJA
AKTIVITI 13: Menguruskan perolehan bekalan dan perkhidmatan melalui kaedah pembelian terus
di sistem e-Perolehan(e-P)

UNDANG-
PEGAWAI
UNDANG,
LAIN YANG
BI TANGGUNG PERATURA
PROSES KERJA ADA
L. JAWAB N DAN
HUBUNGAN
PUNCA
/ DIRUJUK
KUASA
1 PPD/ Melantik pegawai pelulus (untuk perolehan PK 2.1
PPUG54/ PP bekalan sahaja) Kaedah
Perolehan
2 Pegawai Stor / Kenalpasti keperluan pembelian Kerajaan
PTW
3 PPD/ Menyemak dan pastikan peruntukan adalah Manual
PPUG54/ PP / mencukupi eperolehan
PTW

4 PPD/ Jika tidak mencukupi,permohonan tambahan

PPUG54/ PP/ dilakukan /pindahan peruntukan dilakukan
PTW
5 PPD/ Terima dan peraku Waran bagi peruntukan
PPUG54/ PP tambahan yang diluluskan /peruntukan
disediakan selepas pindahan
6 PPD/ Terima , semak dan luluskan borang
PPUG54/ PP permohonan pembelian pada PKPKed-BK
PTW 22/PIN.00 yang lengkap bersama sekurang-
kurangnya 3 sebut harga, salinan penyata
bank, sijil SSM, sijil Kew & sijil Medical Device
Authority (bagi yang berkenaan sahaja) oleh
pemohon
7 PTW, Menyediakan pelawaan harga dalam sistem Pembekal
eP
8 Pembekal Memasukkan tawaran harga dalam sistem eP

9 PTW, Menilai tawaran harga pembekal dalam sistem

eP
10 PTW, Menyediakan Ciptaan Nota Minta dalam
sistem eP
11 Pegawai Meluluskan nota minta dalam sistem eP
pelulus/ PPD/
PPUG54/ PP
12 Pembekal Membuat penetapan kod item dalam sistem eP

13 PTW, Menyediakan penciptaan pembelian dalam

sistem eP
14 PPD/ Meluluskan permintaan pembelian dalam
PPUG54/ PP sistem eP

236
 UNDANG-
PEGAWAI
UNDANG,
LAIN YANG
BI TANGGUNG PERATURA
PROSES KERJA ADA
L. JAWAB N DAN
HUBUNGAN
PUNCA
/ DIRUJUK
KUASA

15 AO Menyemak dan meluluskan permintaan AO

pembelian
16 Pembekal Sahkan pesanan kerajaan(LO) dalam sistem Pembekal
ep
17 PTW, Cetak LO untuk salinan pemohon dan pejabat

18 Pembekal Bekalan dihantar / perkhidmatan diberi

19 Pemohon/ Semak dan sahkan bekalan yang diterima Pembekal

Pegawai /perkhidmatan yang diberi berdasarkan
Penerima/ LO,DO(bagi bekalan sahaja) dan invois
Pegawai Stor
20 Pegawai Menyediakan Kew Ps 1 (bagi bekalan sahaja)/
Penerima/ dan nilai prestasi pembekal BK09 (penilaian
Pegawai Stor prestasi pembekal)
21 Pegawai Stor Hantar BK09 bersama DO dan Invois untuk
uruskan bayaran
22 PT(KEW)/ Semak BK09 ,DO dan Invois. Jika tidak
PTW lengkap kembalikan kepada pemohon
23 PT(KEW)/ Jika lengkap copkan “Telah Diterima” berserta
PTW tarikh dan memproses nota penerimaan
barang dalam sistem eP
24 Peraku I Mengesahkan penerimaan barangan
/perkhidmatan dalam sistem ep
25 PEMBEKAL Jana invois di dalam sistem eP. Bagi stok yang
tidak mencukupi ,pembekal perlu menghantar
dan menjana nota debit dalam sistem eP
26 PT(KEW)/ Menyediakan padanan bayaran dan
PTW mengeluarkan arahan pembayaran dalam
sistem eP,proses pembayaran dalam iGFMAS
dilakukan dalam modul pesanan kerajaan
27 Peraku I Peraku 1 dalam iGFMAS

28 Peraku II / Peraku 2 dalam iGFMAS

PPD/
PPUG54/ PP
29 PT(KEW)/ Mencetak arahan pembayaran selepas
PTW nombor EFT dipaparkan pada arahan
pembayaran(Kew 330 E)
30 PTW Cop (Telah dibayar) dan daftar GPIS

237
9.13.2 CARTA ALIR
AKTIVITI 13: Menguruskan perolehan bekalan dan perkhidmatan melalui kaedah pembelian terus
di sistem e-Perolehan(e-P)

TANGGUNG PROSES KERJA TEMPOH

JAWAB MASA
Mula

PPD/ PPUG54/ Melantik pegawai pelulus (untuk perolehan 30 minit

PP bekalan sahaja)

Pegawai Stor/ Kenalpasti keperluan pembelian 10 minit

PTW

PPD/ PPUG54/ Menyemak dan pastikan peruntukan adalah 30 minit

PP /PTW mencukupi

PPD/ PPUG54/ Jika tidak mencukupi,permohonan tambahan 10 minit

PP/ dilakukan /pindahan peruntukan dilakukan
PTW
PPD/ PPUG54/ Terima dan peraku Waran bagi peruntukan 10 minit
PP tambahan yang diluluskan /peruntukan
disediakan selepas pindahan

PPD/ PPUG54/ Terima , semak dan luluskan borang 30 minit

PP/ PTW permohonan pembelian pada BKPP-BK 11
yang lengkap bersama sekurang-kurangnya
3 sebut harga, salinan penyata bank, sijil
SSM, sijil Kew & sijil Medical Device Authority
(bagi yang berkenaan sahaja) oleh pemohon

PTW, Menyediakan pelawaan harga dalam sistem 10 minit

eP

Pembekal Memasukkan tawaran harga dalam sistem 10 minit

eP

PTW, Menilai tawaran harga pembekal dalam 30 minit

sistem eP

PTW, Menyediakan Ciptaan Nota Minta dalam 30 minit

sistem eP

Pegawai pelulus/ Meluluskan nota minta dalam sistem eP 5 minit

PPD/ PPUG54/
PP

238
 Pembekal Membuat penetapan kod item dalam sistem 10 minit
eP

A
A

PTW, Menyediakan penciptaan pembelian dalam 30 minit

sistem eP

PPD/ PPUG54/ Meluluskan permintaan pembelian dalam 10 minit

PP sistem eP

AO Menyemak dan meluluskan permintaan 30 minit

pembelian

Pembekal Sahkan pesanan kerajaan(LO) dalam sistem 5 minit

ep

PTW, Cetak LO untuk salinan pemohon dan 5 minit

pejabat

Pembekal Bekalan dihantar / perkhidmatan diberi 1 hari

Pemohon/ Semak dan sahkan bekalan yang diterima 30 minit

Pegawai /perkhidmatan yang diberi berdasarkan
Penerima/ LO,DO(bagi bekalan sahaja) dan invois
Pegawai Stor
Pegawai Menyediakan Kew Ps 1 (bagi bekalan 30 minit
Penerima/ sahaja)/ dan nilai prestasi pembekal BK09
Pegawai Stor (penilaian prestasi pembekal)

Pegawai Stor Hantar BK09 bersama DO dan Invois untuk 10 minit

uruskan bayaran

PT(KEW)/ PTW, Semak BK09 ,DO dan Invois. Jika tidak 10 minit
lengkap kembalikan kepada pemohon

PT(KEW)/ PTW, Jika lengkap copkan “Telah Diterima” 5 minit

berserta tarikh dan memproses nota
penerimaan barang dalam sistem eP

Peraku I Mengesahkan penerimaan barangan 5 minit

/perkhidmatan dalam sistem ep

PEMBEKAL Jana invois di dalam sistem eP. Bagi stok 30 minit

yang tidak mencukupi ,pembekal perlu
menghantar dan menjana nota debit dalam
sistem eP
B

239
TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH MASA

TANGGUNGJAWAB B PROSES KERJA TEMPOH MASA

Menyediakan padanan bayaran dan
PT(KEW)/ PTW, mengeluarkan arahan pembayaran dalam 30 minit
sistem eP,proses pembayaran dalam
iGFMAS dilakukan dalam modul pesanan
kerajaan
Peraku I Peraku 1 dalam iGFMAS 10 minit

Peraku II / PPD/ Peraku 2 dalam iGFMAS 10 minit

PPUG54/ PP

PT(KEW)/ PTW, Mencetak arahan pembayaran selepas 5 minit

nombor EFT dipaparkan pada arahan
pembayaran(Kew 330 E)

PTW,
Cop (Telah dibayar) dan daftar GPIS
5 minit
Tamat

240
9.13.3 SENARAI SEMAK
AKTIVITI 13 : Menguruskan perolehan bekalan dan perkhidmatan melalui kaedah pembelian
terus di sistem e-Perolehan (e-P)

BIL. PROSES KERJA TANDA(/) CATATAN

1. Melantik pegawai pelulus (untuk perolehan

bekalan sahaja)
2. Kenalpasti keperluan pembelian /
3. Menyemak dan pastikan peruntukan adalah /
mencukupi
4. Jika tidak mencukupi,permohonan tambahan /
dilakukan /pindahan peruntukan dilakukan
5. Terima dan peraku Waran bagi peruntukan
tambahan yang diluluskan /peruntukan
disediakan selepas pindahan
6. Terima , semak dan luluskan borang permohonan
pembelian pada BKPP-BK 11 yang lengkap
bersama sekurang-kurangnya 3 sebut harga, /
salinan penyata bank, sijil SSM, sijil Kew & sijil
Medical Device Authority (bagi yang berkenaan
sahaja) oleh pemohon
7. Menyediakan pelawaan harga dalam sistem eP /

8. Memasukkan tawaran harga dalam sistem eP

9. Menilai tawaran harga pembekal dalam sistem eP

10. Menyediakan Ciptaan Nota Minta dalam sistem /

eP
11. Meluluskan nota minta dalam sistem eP

12. Membuat penetapan kod item dalam sistem eP

13. Menyediakan penciptaan pembelian dalam sistem /

eP
14. Meluluskan permintaan pembelian dalam sistem
eP
15. Menyemak dan meluluskan permintaan
pembelian
16. Sahkan pesanan kerajaan(LO) dalam sistem ep

17. Cetak LO untuk salinan pemohon dan pejabat

18. Bekalan dihantar / perkhidmatan diberi /

19. Semak dan sahkan bekalan yang diterima

/perkhidmatan yang diberi berdasarkan
LO,DO(bagi bekalan sahaja) dan invois
20. Menyediakan Kew Ps 1 (bagi bekalan sahaja)/ /
dan nilai prestasi pembekal BK09 (penilaian

241
BIL. PROSES KERJA TANDA(/) CATATAN

prestasi pembekal)
21. Hantar BK09 bersama DO dan Invois untuk /
uruskan bayaran
22. Semak BK09 ,DO dan Invois. Jika tidak lengkap /
kembalikan kepada pemohon
23. Jika lengkap copkan “Telah Diterima” berserta
tarikh dan memproses nota penerimaan barang /
dalam sistem eP
24. Mengesahkan penerimaan barangan
/perkhidmatan dalam sistem ep
25. Jana invois di dalam sistem eP. Bagi stok yang
tidak mencukupi ,pembekal perlu menghantar dan
menjana nota debit dalam sistem eP
26. Menyediakan padanan bayaran dan
mengeluarkan arahan pembayaran dalam sistem /
eP,proses pembayaran dalam iGFMAS dilakukan
dalam modul pesanan kerajaan
27. Peraku 1 dalam iGFMAS

28. Peraku 2 dalam iGFMAS

29. Mencetak arahan pembayaran selepas nombor

EFT dipaparkan pada arahan pembayaran(Kew /
330 E)
30. Cop (Telah dibayar) dan daftar GPIS /

242