Bài 2: Văn bản kinh doanh

BÀI 2 VĂN BẢN KINH DOANH

Hướng dẫn học

Để học tốt bài này, sinh viên cần tham khảo các phương pháp học sau:
 Học đúng lịch trình của môn học theo tuần, làm các bài luyện tập đầy đủ và tham gia
thảo luận trên diễn đàn.
 Đọc tài liệu:
1. Giáo trình Giao tiếp kinh doanh, Chương 2 – Giao tiếp bằng văn bản.
2. TS. Hà Nam Khánh, Giáo trình giao tiếp kinh doanh (2010), Nhà XB Lao động xã hội.
3. John V. Thill – Courtland L.Bovee, Excellence in Business communication,
Prentice Hall.
4. TS. Trịnh Quốc Trung (chủ biên) (2010), Kỹ năng Giao tiếp trong Kinh doanh,
NXB Phương Đông.
 Sinh viên làm việc theo nhóm và trao đổi với giảng viên trực tiếp tại lớp học hoặc qua email.
 Tham khảo các thông tin từ trang Web môn học.
Nội dung
Nội dung bài học cung cấp các hiểu biết và kỹ năng cần thiết trong giao tiếp bằng văn
bản, đặc biệt trong soạn thảo báo cáo và đề xuất kinh doanh. Phần 1 hướng dẫn tổng quan
giao tiếp văn bản cung cấp thông tin tổng quan về thông điệp viết trong kinh doanh, và
các kỹ năng viết các loại thông điệp khác nhau trong kinh doanh, cùng với các nguyên tắc
phổ biến trong giao tiếp văn bản trong kinh doanh. Phần 2 mô tả chi tiết 3 bước của quy
trình soạn thảo thông điệp kinh doanh gồm: (1) Chuẩn bị thông điệp kinh doanh; (2) Soạn
thảo thông điệp kinh doanh; (3) Hoàn thành thông điệp kinh doanh. Phần 3 giới thiệu
những quy luật và nguyên tắc trong việc sử dùng từ, câu và đoạn văn trong quá trình soạn
thảo văn bản. Phần 4 tổng hợp một số dạng văn bản phổ biến trong kinh doanh, kèm theo
những định hướng và hướng dẫn viết các văn bản này.
Mục tiêu
Sau khi học bài này, sinh viên cần hiểu được các nội dung sau:
 Sự cần thiết của thông điệp viết.
 Các loại thông điệp kinh doanh.
 Kỹ năng viết các loại thông điệp kinh doanh.
 Cách áp dụng các nguyên tắc kinh doanh trong giao tiếp.
 Phương pháp chuẩn bị một thông điệp viết hiệu quả.
 Các loại văn bản kinh doanh phổ biến.
 Cách soạn thảo các văn bản kinh doanh phổ biến.

TXQTVH01_Bai2_v1.0014111212 43
 Bài 2: Văn bản kinh doanh

Tình huống dẫn nhập

Đối mặt với thử thách về giao tiếp tại Home Depot.
www.homedepot.com
Home Depot là một công ty chuyên cung cấp giải pháp và đồ dùng nhà bếp có trụ sở tại Mỹ.
Bernie Marcus và Arthur Balank là những người sáng lập ra Home Depot đã làm việc tận tâm để
xây dựng một văn hóa bán lẻ đặc biệt, khuyến khích khách hàng chủ động và tích cực trong công
việc sửa chữa và nâng cấp nhà cửa mà không phải thuê ngoài. Kể từ khi thành lập Home Depot
vào năm 1979, Marcus và Blank đã mở hơn 900 cửa hàng trên khắp nước Mỹ, Canada, Puerto
Rico, và Chi Lê. Và họ có kế hoạch tiếp tục mở thêm 900 cửa hàng nữa, gấp đôi quy mô của
Home Depot vào cuối năm 2003.
Nhưng thành công trong tương lai của Home Depot phụ thuộc vào khả năng giao tiếp hiệu quả
với nhân viên, khách hàng và nhà cung cấp. Để duy trì được hoạt động kinh doanh trôi chảy, họ
cần phải thiết lập được mối quan hệ công việc tốt đẹp với cả ba nhóm đối tác này. Họ cần biết
được nhu cầu thông tin của mỗi nhóm và quyết định phương pháp giao tiếp thông tin đó một
cách hiệu quả. Ví dụ, trước khi Marcus và Blank có thể dự trữ một sản phẩm mới, họ cần phải
phân tích yêu cầu của các bên liên quan, sau đó gửi các thông điệp phù hợp cho từng bên. Họ cần
đánh giá nhu cầu khách hàng, đào tạo nhân viên về cách thức sử dụng sản phẩm mới, và tìm
kiếm các nhà phân phối có thể cung ứng số lượng hàng cần thiết theo đúng thời gian đã ấn định.
Khi Marcus và Blank mở bốn cửa hàng đầu tiên ở Atlanta, việc xây dựng thông điệp viết hiệu
quả không quá quan trọng như vậy. Trực tiếp làm việc mỗi cửa hàng một ngày, họ tự đào tạo cho
từng nhân viên, giúp đỡ khách hàng tìm được những dụng cụ và nguyên liệu cần thiết cho dự án
của họ, và họ trực tiếp giao dịch với từng nhà cung cấp. Tuy nhiên, cứ 53 giờ lại mở mới một
cửa hàng, đồng nghĩa với việc Marcus và Blank không còn dựa vào giao tiếp bằng lời nói như
trước đây. Thiết lập mối quan hệ với khoảng 200.000 nhân viên, 25.000 nhà cung cấp và hàng
triệu khách hàng của Home Depot khiến cho vấn đề trở nên phức tạp hơn nhiều, đòi hòi Marcus
và Blank phải cân nhắc kỹ lưỡng để điều chỉnh thông điệp cho phù hợp với từng nhóm đối tác.

1. Nếu bạn là Marcus và Blank, bạn sẽ tổ chức các thông điệp kinh doanh như
thế nào cho từng nhóm đối tác?
2. Bạn sẽ cân nhắc những nhân tố nào khi bạn viết thông điệp của bạn? Bạn sẽ
phân tích từng nhóm đối tác thế nào?
3. Bạn sẽ lựa chọn kênh và phương tiện giao tiếp nào cho từng thông điệp?

44 TXQTVH01_Bai2_v1.0014111212
 Bài 2: Văn bản kinh doanh

2.1. Kỹ năng phát triển thông điệp viết

2.1.1. Sự cần thiết của thông điệp viết

Viết là phương tiện giao tiếp rất quan trọng có khả
năng thông tin hiệu quả đến nhiều người cùng một lúc.
Trong thời đại ngày nay, giao tiếp ngày càng hiệu quả
hơn, tiết kiệm hơn về thời gian và chi phí nhờ vào
những tiến bộ của khoa học công nghệ thông tin. Với
sự bùng nổ của mạng internet trên phạm vi toàn cầu,
con người hầu như có thể trao đổi thông tin với nhau
mọi lúc, mọi nơi. Tuy nhiên, trao đổi thông tin trực tuyến cũng không thể thiếu những
thông điệp viết.
Giao tiếp bằng văn bản đòi hỏi phải chính xác về nội dung các tài liệu chuyển và
nhận. Chính nội dung của văn bản thiếu chính xác, trình bày tối nghĩa hoặc đa nghĩa,
làm cho người nhận không hiểu hoặc hiểu sai vấn đề. Điều này gây nên những hậu
quả khôn lường. Nó có thể làm cho các cấp, các bên giao tiếp làm sai các quyết định.
Nó không những gây ra những thiệt hại về vật chất mà còn làm cho các bên không hài
lòng, mất lòng tin, làm nảy sinh những vấn đề cá nhân khác, ảnh hưởng đến chất
lượng của quản lý.
2.1.2. Tầm quan trọng của kỹ năng viết
 Kỹ năng viết tốt sẽ giúp tạo được cảm tình đối với người nhận thông tin.
Kỹ năng viết tốt sẽ mang lại hiệu quả cả về nội dung và hình thức cho thông điệp,
khiến người nhận thông điệp sẽ có ấn tượng tốt về trình độ và khả năng giao tiếp
của người viết.
Về nội dung: Bài viết có bố cục chặt chẽ, thông tin trong bài viết được sắp xếp
hợp lý, hài hòa, khoa học. Để làm được như vậy, người viết có khả năng và tài tổ
chức, sử dụng ngôn ngữ thích hợp, cách hành văn trong sáng, khách quan để hình
thành thông điệp.
Về hình thức: Bài viết không có lỗi chính tả, lỗi đánh máy và lỗi ngữ pháp thể
hiện tác giả là người có thái độ làm việc nghiêm túc, cẩn trọng. Thông điệp được
trình bày sạch đẹp, cẩn thận, đúng quy cách và bối cảnh thường thu hút được sự
chú tâm và đáng tin cậy hơn.
 Một bài viết tốt giúp tác giả vượt qua đối thủ cạnh tranh.
Trong thời đại thông tin ngày nay với sự bùng nổ của các ý tưởng sáng tạo và cơ
hội kinh doanh, kỹ năng giao tiếp (bao gồm cả giao tiếp nói và giao tiếp viết) là
công cụ quan trọng để giành ưu thế và vượt qua đối thủ cạnh tranh. Một ý tưởng
dù rất hay và mới, một kế hoạch/dự án dù rất ưu việt và hoàn hảo, nhưng nếu tác
giả không biết cách viết và trình bày sẽ khiến cho người đọc không thể hiểu được,
vì thế nội dung sẽ không được đánh giá cao. Trong bất kỳ cuộc thi hay đấu thầu
cạnh tranh nào, hồ sơ viết chính là tương tác đầu tiên của cá nhân/đơn vị ứng cử
với tổ chức tuyển chọn. Chính trong hồ sơ này, kỹ năng viết của ứng viên sẽ giúp
thể hiện tối đa về thế mạnh và điểm vượt trội của mình, để có cơ hội được mời đến
cho các bước tiếp theo của quá trình tuyển chọn.

TXQTVH01_Bai2_v1.0014111212 45
 Bài 2: Văn bản kinh doanh

Tại các doanh nghiệp, kỹ năng giao tiếp là đòi hỏi không thể thiếu đối với cán bộ
và nhân viên ở mọi cấp. Trong các cuộc tuyển dụng, kỹ năng giao tiếp viết tốt sẽ
giúp ứng viên vượt qua các đối thủ khác khi có hồ sơ được lựa chọn, để có cơ hội
thể hiện mình nhiều hơn ở các vòng kiểm tra và phỏng vấn tiếp theo trong quá
trình tuyển dụng.
 Khả năng viết tốt sẽ giúp giữ được khách hàng cũ,
giành được khách hàng mới.
Trong thời đại thông tin ngày nay, giao tiếp trực
tuyến qua các phương tiện hiện đại được sử dụng
ngày càng rộng rãi. Tuy nhiên, các doanh nghiệp
vẫn sử dụng thư thương mại để giao dịch với bên ngoài. Ngoài ưu điểm là có thể
truyền tải đầy đủ thông tin cần trao đổi, thư thương mại có chữ ký được xem như là
một thông điệp chính thức và có giá trị pháp lý đầy đủ.
Thư thương mại được viết đúng cách, rõ ràng, mạch lạc, chặt chẽ, sẽ giúp tổ chức
giữ được khách hàng cũ và thu hút được những khách hàng mới, cũng như giữ
được mối quan hệ ngày càng bền vững với các đối tác kinh doanh.
 Giao tiếp viết có ưu thế vượt trội trong một số trường hợp giao tiếp kinh doanh.
o Thông tin cần lưu trữ để tham khảo, sử dụng trong tương lai (Các báo cáo, đề
án, kế hoạch…).
o Các hợp đồng, bản thỏa thuận, thư thương mại… là những thông tin cần được
lưu giữ để làm căn cứ cho việc tổ chức thực hiện hay giải quyết những tranh
chấp (nếu có) sau này.
o Thông tin cần được kiểm soát chính xác ngày giờ, địa điểm, nhận được thông
tin (thông báo, tài liệu hướng dẫn…).
o Các thông tin cần giữ bí mật (số liệu, tài liệu).

2.1.3. Ưu điểm và hạn chế của thông điệp viết

 Ưu điểm:
o Cung cấp tài liệu có lưu trữ thành hồ sơ và tham khảo được trong tương lai;
o Có thể được đọc lại và nghiên cứu, điều này rất quan trọng nếu thông điệp dài
và thông điệp phức tạp;
o Có thể đọc lại và chỉnh sửa để đảm bảo tuân theo đúng nguyên tắc của giao tiếp
kinh doanh;
o Có thể có giá trị pháp lý.

 Nhược điểm:
o Thường được chuyển đi rất chậm, trừ email và fax;
o Được xem như là một thông tin chính thức bởi nó mang tính vĩnh cửu;
o Không thể có phản hồi nhanh và thấu đáo vì thiếu những tín hiệu không lời;
o Phản hồi chậm còn vì người gửi và người nhận thường ở 2 nơi khác nhau;
o Đòi hỏi lưu trữ, có thể làm mất thời gian và tốn chi phí.

46 TXQTVH01_Bai2_v1.0014111212
 Bài 2: Văn bản kinh doanh

2.1.4. Một số nguyên tắc cơ bản trong truyền đạt thông tin
Dựa trên những nguyên tắc của giao tiếp kinh doanh, ở từng trường hợp cụ thể, chúng ta
có những nguyên tắc truyền đạt thông tin cơ bản trong giao tiếp kinh doanh như sau:
 Nguyên tắc ABC (Accuracy, Brevity, Clarity)
Accuracy (Chính xác): Thông điệp càng chính xác
thì giao tiếp càng hiệu quả. Chính xác ở đây không
chỉ với nội dung của thông điệp mà còn với tất cả
các yếu tố cấu thành nên thông điệp, bao gồm: các
thông tin vê người nhận (tên, địa chỉ, chức vụ ); các
thông tin về hàng hóa (tên gọi ,quy cách, phẩm
chất, số lượng ); Sự cam kết đối của người viết với
thông tin truyền đạt…
Brevity (Ngắn gọn): Thông tin càng ngắn gọn
càng dễ hiểu. Dù ngắn gọn nhưng phải đảm bảo đầy đủ nội dung, có giá trị, câu
văn súc tích, có nghĩa. Không nên truyền đạt những thông tin thừa, không cần thiết
cho người nhận chìm ngập trong quá nhiều thông tin, họ sẽ bị chi phối và không
thể tập trung vào vấn đề chính được. Vì vậy, khi giao tiếp nên chọn lọc những
thông tin thật sự cần thiết, liên quan đến chủ đề giao tiếp.
Clarity (Rõ ràng): Thông tin rõ ràng, dễ hiểu thì sẽ làm tăng thêm tính hiệu quả
của giao tiếp kinh doanh. Để có được thông tin rõ ràng, nên tránh dùng những từ
mơ hồ hay trừu tượng. Từ mơ hồ hay trừu tượng sẽ làm cho người nhận hiểu theo
nhiều cách khác nhau và làm giảm đi tính hiệu quả của thông điệp.
 Nguyên tắc 5C
Clear (Rõ ràng): Thông điệp phải rõ ràng để người nhận chỉ có thể hiểu theo
một nghĩa.
Completed (Hoàn chỉnh): Thông điệp phải chứa đựng đầy đủ những thông tin
cần thiết trên cơ sở để quá trình trao thông tin sẽ được rút ngắn, nhờ cắt giảm được
nhiều bước phản hồi không cần thiết, quá trình nhận thức và phối hợp hành động
sẽ đạt được hiệu quả cao hơn.
Concise (Ngắn gọn, súc tích): Thông điệp đầy đủ những nột dung cần thiết,
nhưng phải ngắn gọn, súc tích, tránh dài dòng, rườm rà, chứa đựng những nội
dung thừa, không cần thiết.
Correct (Chính xác): Quan trọng nhất là thông tin đưa ra cần chính xác, ví dụ: Khi
viết một lá thư, một đơn đề nghị, dù là một thư chào hàng, một Đơn đặt hàng,…
bao giờ cũng cần viết rõ: Kính gửi ai, cuối thư phải là lời cảm ơn, kính chào.
Courteous (Lịch sự): Lịch sự ở đây thể hiện ở cả nội dung và hình thức của thông
điệp. Để có nội dung tốt cần phải đảm bảo những nguyên tắc trên. Ngoài ra còn
phải chú ý đến hình thức bên ngoài của thông điệp và lựa chọn cách truyền đạt lịch
sự, nhã nhặn, thể hiện sự tôn trọng đối tác.
Trong cuộc sống đời thường nguyên tắc 5C được vận dụng rất sinh động, linh hoạt.
 Nguyên tắc 7C (Clear, Concise, Correct, Complete. Consistency, Courteous,
Cautious).

TXQTVH01_Bai2_v1.0014111212 47
 Bài 2: Văn bản kinh doanh

Clear (Rõ ràng): Lời văn phải rõ ràng; giúp người nhận hiểu thông điệp và có
được phản hồi mong muốn cho công việc.
Concise (Ngắn gọn): Ngắn gọn, cô đọng, nên đi thẳng vào vấn đề nêu bật các nét
chính của vấn đề cần trao đổi và thảo luận.
Correct (Chính xác, đúng): Các văn bản được viết
đúng, chính xác, không có lỗi chính tả, không viết
sai các con số, giá cả, ngày tháng… Các văn bản
phải được kiểm tra kỹ trước khi phát hành.
Complete (Hoàn thành): Các văn bản phải hoàn
chỉnh, có đầy đủ nội dung, những phần, những điều
khoản cần thiết.
Consistency (Nhất quán): Giữa các ý, các phần,
trong văn bản phải nhất quán với nhau.
Courteous (Lịch sự): Lời văn phải lịch sự, nhã nhặn. Hình thức trình bày cẩn
thận, rõ ràng, sáng sủa.
Cautious (Cẩn trọng): Khi viết văn bản cần phải cẩn trọng, không viết những
điều mình không chắc chắn.

2.1.5. Phân loại thông điệp viết trong kinh doanh

2.1.5.1. Thông điệp mang tính tích cực và trung lập

Thông điệp tích cực hay trung lập là thông điệp chứa đựng một thông tin thuận lợi hay
trung lập đối với người nhận. Kiểu thông điệp này thường dùng để:
 Thăm dò thông tin về một sản phẩm, một dịch vụ hay một người này đó;
 Duyệt một yêu cầu hay đề nghị nào đó của một cá nhân hay một tổ chức;
 Thông báo về lượng hàng dự định bán hay về một sản phẩm mới;
 Được sử dụng trong giao tiếp nội bộ để thông báo sự thăng tiến, mở rộng hoạt
động, tăng lương hay tăng phụ cấp ngoài lương…
Khi nhận được thông điệp trung lập và thuận lợi, người nhận sẽ dễ dàng chấp nhận nội
dung của thông điệp. Thông điệp nên được xây dựng theo cách trực tiếp để người
nhận có thể thấy được ngay các lợi ích.
 Kỹ năng viết thông điệp tích cực và trung lập
Cách viết trực tiếp làm tăng khả năng người nhận
sẽ đọc hết thông điệp. Cách trực tiếp được sử dụng
trong việc truyền những thông điệp tích cực và
trung lập. Điểm thuận lợi của cách trực tiếp trong
thư tín là người nhận thông tin đọc được thông tin
tích cực ngay đoạn đầu tiên sẽ làm tăng khả năng
người nhận đọc toàn bộ thông điệp.
Một điểm thuận lợi nữa của việc đưa ra thông điệp tích cực ngay ở phần mở đầu
của thư, đó là sẽ tạo được ở người nhận một tư tưởng đồng ý. Điều này sẽ giúp
cho việc đưa ra những thông tin liên quan sau đó dễ dàng hơn. Đồng thời, cơ hội
cho lời giải thích được chấp nhận cũng sẽ cao hơn trong khi người nhận đang ở

48 TXQTVH01_Bai2_v1.0014111212
 Bài 2: Văn bản kinh doanh

trong một tâm trạng tốt. Nói một cách khác, việc thể hiện thông tin tích cực hay
trung lập bằng cách trực tiếp sẽ giúp ta hướng người nhận vào một hệ tư tưởng
tích cực.
 Sử dụng cách viết thư trực tiếp cho thông điệp tích cực và trung lập
Bao gồm 4 phần:
o Phần mở đầu:
 Bắt đầu với việc đưa ra thông tin tích cực hay trung lập.
 Thể hiện sự lạc quan.
 Thiết lập sự hài hòa, mạch lạc, dễ hiểu.
 Sử dụng kỹ thuật nhấn mạnh.
 Chú trọng vào sở thích và lợi ích của người nhận.
o Phần giải thích:
 Đưa ra những thông tin có liên quan.
 Thể hiện sự khách quan.
 Ngắn gọn, súc tích.
 Nên lạc quan.
o Thúc đẩy hành động:
 Cá nhân hóa yêu cầu.
 Gợi ý một số lựa chọn (nếu phù hợp).
 Tập trung cho hành động nhanh.
o Phần kết:
 Xây dựng sự thiện chí.
 Nên ngắn gọn và súc tích.
 Nên lạc quan tích cực.
 Bày tỏ sự cảm kích.
Cách trực tiếp được sử dụng cho nhiều loại thông điệp tích cực khác nhau như: xác
nhận điều chỉnh, yêu cầu, xin cấp tín dụng, đơn xin việc, những quyết định có lợi, hay
bất kỳ một thông tin thuận lợi nào khác. Cách trực tiếp còn được sử dụng cho những
thông điệp trung lập hay những thông điệp thỉnh cầu. Nội dung của thông điệp phải
được quyết định trước khi thực hiện cách trực tiếp.
Trước khi tiến hành soạn thảo một thông điệp tích cực hay trung lập, cần trả lời các
câu hỏi sau:
 Thông tin nào là thuận lợi nhất?
 Thông tin này sẽ mang lại lợi ích cho người nhận thế nào?
 Cần bổ sung thông tin gì?
 Việc thúc đẩy hành động mang tính thuyết phục có phù hợp với thông điệp không?
 Nên sử dụng những thông điệp mang tính thân thiện nào ở phần kết để xây dựng
thiện chí?

TXQTVH01_Bai2_v1.0014111212 49
 Bài 2: Văn bản kinh doanh

2.1.5.2. Thông điệp thiện chí

Thông điệp thiện chí được dùng để giao tiếp với
những người có quan hệ với bạn những người bạn
quan tâm. Việc gửi một thông điệp thiện chí cho thấy
rằng bạn quan tâm đến người nhận. Những thông điệp
thiện chí có thể làm cho người nhận có một ấn tượng
tốt về người gửi thông điệp. Việc gửi thông điệp đúng
thời điểm là tối quan trọng, những thông điệp thiện chí
nên được gửi ngay khi có tin tức về những sự kiện
quan trọng.
Có 6 loại thông điệp thiện chí:
 Thông điệp chúc mừng;
 Thông điệp chia buồn;
 Thông điệp cảm ơn;
 Lời chúc mừng nhân dịp đặc biệt;
 Thư mời;
 Thông điệp chào đón.
Thông điệp thiện chí là một cách hiệu quả để xây dựng một mối quan hệ tích cực với
khách hàng, nhân viên, hay đối tác. Cách viết là quan trọng trong việc đạt tới mục tiêu
của giao tiếp.
Lưu ý khi viết thông điệp thiện chí:
 Dùng cách trực tiếp cho thông điệp thiện chí;
 Thông điệp có thể đánh máy và in hoặc viết tay;
 Sử dụng thiệp, thư, hay email;
 Phong cách thân mật hay trang trọng.

2.1.5.3. Thông điệp tiêu cực

Thông điệp tiêu cực là một thông điệp mà người nhận cảm thấy khó chịu, đáng thất
vọng hoặc bất lợi. Ví dụ: Lời từ chối tuyển dụng, thư phàn nàn, thông báo giảm lương/
sa thải, thông báo về sai sót…
Soạn một thông điệp tiêu cực là một thách thức bởi vì đó là cơ hội để người viết hay
người nói giải quyết thành công những vấn đề kinh doanh thường gặp. Với một thông
điệp tiêu cực, được truyền đạt một cách hiệu quả, người gửi có thêm được một người
bạn cho mình hay một khách hàng cho tổ chức.
Kỹ năng viết thông điệp tiêu cực:
Sử dụng cách gián tiếp cho thông điệp tiêu cực. Với cách gián tiếp, thông tin tiêu cực
được trình bày sau khi đưa ra nguyên nhân giải thích việc từ chối yêu cầu hoặc phải
đưa ra những thông tin không mong đợi khác. Cách gián tiếp giúp người nhận có được
sự chuẩn bị về tâm lý.
Ưu điểm quan trọng của cách gián tiếp là nó làm cho người nhận chấp nhận thông tin
tiêu cực mà người gửi buộc phải gửi cho họ và vẫn duy trì được mối quan hệ tốt đẹp
giữa đôi bên.

50 TXQTVH01_Bai2_v1.0014111212
 Bài 2: Văn bản kinh doanh

Sử dụng cách gián tiếp có thể giữ được sự bình tĩnh cho người nhận trong suốt quá
trình tiếp cận dần dần. Nó dành thời gian để làm lắng xuống nỗi lo lắng băn khoăn của
người nhận thông tin. Cách gián tiếp tạo cơ hội giải thích những nguyên nhân và bày
tỏ quan điểm. Nếu thông tin từ chối được đưa ra trước tiên, người nhận tin có thể lờ đi
phần thông tin còn lại của bức thư ngay cả khi có sự giải thích hợp lý cho những tin
xấu này, họ cũng sẽ không bao giờ chấp nhận.
Nếu bức thư được soạn thảo hoặc trình bày một cách cẩn trọng theo quan điểm của
người nhận thì khi đó người nhận cho rằng thông tin từ chối là phù hợp và có thể chấp
nhận được.
Nội dung chính của thư khi sử dụng cách viết gián tiếp cho thông điệp tiêu cực bao
gồm 5 phần như sau:
 Phần đệm mở đầu.
 Phần giải thích hợp lý.
 Thông tin tiêu cực.
 Sự tiếp tục mang tính xây dựng.
 Kết thúc thân thiện.

2.1.5.4. Thông điệp thuyết phục

Thông điệp thuyết phục là một lời yêu cầu cho việc
hành động khi bạn nghĩ rằng người nhận có thể không
biết, không quan tâm, không sẵn lòng, hoặc sự truyền
đạt của bạn đang cố gắng thay đổi quan điểm của
người nhận.
Những thông điệp thuyết phục được sử dụng trên cả
hai phương diện giao tiếp là bên trong và bên ngoài.
Ví dụ của những thông điệp thuyết phục trên phương
diện giao tiếp nội bộ: yêu cầu nhân viên tình nguyện làm việc vào cuối tuần, một bản
khế ước của nhân viên đề nghị thành lập hệ thống bảo đảm giờ công với thời điểm bắt
đầu và kết thúc khác nhau trong ngày, lời đề nghị hoặc đề xuất của nhân viên với
mong muốn thành lập một phòng y tế cho nhân viên, thư kêu gọi quyên góp từ thiện…
Thông điệp bán hàng là sự truyền đạt bao gồm việc mô tả sản phẩm, những lợi ích của
nó, những sự lựa chọn có giá trị và mẫu mã, kiểu dáng, giá cả và những dịch vụ có
liên quan. Đó thường là những thông điệp được sử dụng trong phương thức giao tiếp
với bên ngoài.
Những thông điệp thuyết phục phải được diễn đạt sao cho người nhận cảm thấy thích
thú khi thực hiện hành vi được yêu cầu. Những nhân tố hỗ trợ trong thông điệp được
trình bày để người nhận cảm thấy nó mang lại lợi ích cho họ. Thông thường những
thông điệp thuyết phục được diễn đạt bằng cách sử dụng phương thức gián tiếp.
Kỹ năng viết thông điệp thuyết phục:
Sử dụng cách gián tiếp trong những thông điệp thuyết phục. Phương pháp gián tiếp
được sử dụng trong những thông điệp với mục tiêu nhằm thuyết phục người nhận thực
hiện hành vi. Sự thuân lợi của việc sử dụng phương thức gián tiếp là nó cung cấp
phương tiện để người gửi trình bày những lợi ích mà người nhận có thể đạt được từ

TXQTVH01_Bai2_v1.0014111212 51
 Bài 2: Văn bản kinh doanh

hành động làm theo yêu cầu. Phương thức này được diễn đạt với sự thoải mái để
người đọc có thể cân nhắc về lời đề nghị.
Nếu thông điệp được xây dựng một cách xác thực theo quan điểm của người gửi,
người nhận chắc chắn sẽ cảm thấy tin cậy để xem xét về giá trị của toàn bộ thông điệp,
và sẽ đồng ý với những nội dung trong thư.
Nội dung chính của thư khi sử dụng cách viết gián tiếp cho thông điệp thuyết phục
bao gồm 4 phần:
 Gây sự chú ý.
 Sự quan tâm.
 Mong muốn.
 Hành động.

2.2. Quy trình 3 bước phát triển thông điệp viết

Giao tiếp viết đóng vai trò quan trọng trong kinh odanh như đã nêu, vì vậy rèn luyện
kỹ năng viết cần thiết đối với mỗi người chúng ta. Để có được một thông điệp viết
hiệu quả, chúng ta cần tuân thủ theo những nguyên tắc của giao tiếp kinh doanh.
Việc phát triển thông điệp viết trong kinh doanh gồm 3 bước:
 Lập dàn ý.
 Biên soạn.
 Hoàn tất.
Thực hiện quá trình này có thể mất vài phút đối với thư theo kiểu mẫu, bản ghi nhớ
hay email nhưng cũng có thể mất nhiều ngày đối với những bài báo cáo viết quan
trọng hay một trang web. Tuân thủ quy trình là cần thiết để phát triển thông điệp kinh
doanh hiệu quả.

2.2.1. Lập dàn ý cho thông điệp viết

2.2.1.1. Phân tích tình huống giao tiếp

Việc đầu tiên cần làm khi lập dàn ý là quyết định những gì liên quan đến một tình
huống giao tiếp cụ thể. Khi phân tích tình huống giao tiếp, cần tự đặt ra các câu hỏi.
 Mục đích của việc truyền đạt thông tin này là gì?
 Ai sẽ nhận thông điệp? Đó là người nhận cuối cùng hay trung gian?
 Những trở ngại vật lý và chính trị trong lúc thực hiện.
 Người nhận cần biết gì?
 Hành động nào của người nhận được mong đợi?
 Người nhận ở trong tổ chức hay ngoài tổ chức?
 Có phải trả lời câu hỏi đặc biệt nào của người nhận không?
 Người nhận cảm thấy thông điệp tích cực, tiêu cực, thuyết phục hay tổng hợp?
 Quan hệ giữa tôi với người nhận là gì? Với tổ chức của tôi là gì?
 Thông điệp của tôi liên quan đến chủ đề đang thảo luận hay chủ đề mới?

52 TXQTVH01_Bai2_v1.0014111212
 Bài 2: Văn bản kinh doanh

2.2.1.2. Thiết lập mục đích sơ cấp và thứ cấp

Sau khi phân tích tình huống giao tiếp, việc tiếp theo là xác định mục tiêu sơ cấp và
thứ cấp của thông điệp. Mục tiêu sơ cấp và thứ cấp có liên quan mật thiết với mục tiêu
của giao tiếp kinh doanh:
 Người nhận hiểu.
 Câu trả lời cần thiết của người nhận.
 Mối quan hệ thiện chí.
 Tín nhiệm tổ chức.
Ý chính của thông điệp là mục tiêu sơ cấp, những ý phụ là mục tiêu thứ cấp. Mục tiêu
của thông điệp có thể là đơn giản hay phức tạp.
Ví dụ 1: Giả sử, trưởng bộ phận đề nghị tuyển thêm 3 nhân viên thời vụ trong nội bộ
công ty, và được giám đốc chấp nhận. Bạn cần soạn thảo văn bản thể hiện sự đồng ý
này, kèm theo thông tin về thủ tục tuyển dụng, thời gian làm việc, lương bổng. Khi ấy
mục đích sơ cấp và thứ cấp thể hiện như sau:
Mục đích sơ cấp: Mục đích thứ cấp:
Duyệt tuyển 3 nhân viên thời vụ trong nội bộ công ty. Miêu tả các thủ tục tuyển dụng.
Xác định rõ thời gian làm việc.
Xác định rõ mức lương.

Ví dụ 2: Giả sử thông điệp phải hoàn thành là viết báo cáo hoạt động trong năm của
bộ phận. Thông điệp có thể có thông tin tích cực, trung lập, tiêu cực và thuyết phục.
Người nhận báo cáo có thể bao gồm nhân viên, quản trị viên cùng cấp ở các bộ phận
khác, quản trị viên cấp cao hơn. Mục tiêu sơ cấp và thứ cấp báo cáo được phân biệt
như sau:
Mục tiêu sơ cấp:
 Chuẩn bị tài liệu một cách rõ ràng cho những việc đã hoàn thành trong năm .
 Thuyết phục lãnh đạo cấp trên thấy được nhu cầu tương lai của bộ phận.

Mục tiêu thứ cấp:

 Làm cho nhân viên trong bộ phận hãnh diện về những kết quả đã đạt được.
 Thông báo cho các quản trị viên cùng cấp về hoạt động và nhu cầu của bộ phận.
 Báo cáo cho lãnh đạo về những cống hiến của nhân viên trong bộ phận.
 Thuyết phục lãnh đạo hỗ trợ tài chính cho hoạt động tiếp theo và các dự án đã đề nghị.
 Duy trì mối quan hệ thiện chí với người khác.
 Xây dựng tín nhiệm cho bộ phận.

2.2.1.3. Phân tích người nhận để sử dụng, diễn giải

Trong một số tình huống giao tiếp, người gửi biết rõ người nhận thông điệp rồi nên
việc phân tích có thể được thực hiện nhanh. Ngược lại, việc phân tích người nhận phải
được thực hiện cẩn thận, chi tiết trong những tình huống giao tiếp khác.
Người viết thông điệp cần thấu hiểu về một người hay một nhóm người nhận và dự
liệu những cảm nghĩ và nhìn nhận của họ về vấn đề hay thông tin mà thông điệp
truyền đạt. Khi phân tích người nhận thông điệp, cần tìm hiểu họ ở bốn lĩnh vực sau:

TXQTVH01_Bai2_v1.0014111212 53
 Bài 2: Văn bản kinh doanh

 Kiến thức của người nhận: Học vấn, chuyên môn, kinh nghiệm làm việc, quan hệ
xã hội… có được những thông tin này người viết thông điệp sẽ quyết định được
mức độ từ vực cần dùng cho thông điệp, giải thích từ chuyên môn và mức độ chi
tiết của thông tin mà người nhận yêu cầu.
 Mối quan tâm của người nhận thông điệp: Tìm hiểu quyền lợi, nhu cầu của
người nhận, động cơ đặc biệt (nếu có). Phân tích cẩn thận mối quan tâm của người
nhận sẽ giúp xác định cách tổ chức nội dung của thông điệp. Cần lưu ý những ảnh
hưởng của vị trí và trình độ đến các mối quan tâm của người nhận.
 Thái độ của người nhận: Thái độ bị ảnh hưởng, bởi nhiều yếu tố như định vị,
quyền lực, cá tính, quốc tịch, văn hóa… Những yếu tố này thể hiện qua quan điểm,
giá trị, sự tín ngưỡng của người nhận. Ngoài ra, người viết thông điệp cần tìm hiểu
xem những từ ngữ hay biểu tượng nào tạo được ấn tượng tốt cũng như không tốt,
những ý tưởng nào có thể được sử dụng hiệu quả để tăng tính thuyết phục cho
thông điệp.
 Phản ứng về mặt cảm xúc: Người viết thông điệp cần phải đoán trước cảm xúc
của người nhận về thông điệp của mình. Họ sẽ cảm thấy vui sướng hay giận dữ?
Hay là không bị ảnh hưởng bởi thông điệp mà bạn truyền đạt? Việc phân tích này
sẽ giúp chọn phương cách tiếp cận phù hợp. Thông thường, người nhận sẽ dễ dàng
chấp nhận thông điệp tích cực hay trung lập khi thông tin chính được đề cập ngay
khi mở đầu thông điệp. Trong trường hợp thông tin có thể làm cho người nhận thất
vọng, cần đưa ra lời giải thích nguyên do, hay những thông tin hỗ trợ trước khi đưa
ra thông tin chính để đạt được sự chấp nhận thông điệp.
Nếu có nhiều người nhận thì phải phân tích từng người một. Để đạt được mục tiêu của
giao tiếp kinh doanh, thông điệp phải được soạn sao cho mọi người nhận đều hiểu mà
không làm phật lòng đến những người khác.

2.2.1.4. Chọn lại thông điệp

Mẫu thông điệp thích hợp thường được lựa chọn dựa trên việc phân tích tình huống
giao tiếp, mục tiêu của thông điệp và phân tích người nhận. Mẫu thông điệp còn phụ
thuộc vào kiểu giao tiếp là nội bộ hay giao tiếp ra bên ngoài, giao tiếp chính thức hay
không chính thức, giao tiếp nói hay giao tiếp viết… Thông điệp viết có thể là email,
thư tín, bảng ghi nhớ, báo cáo viết và nhiều loại tài liệu khác. Thêm vào đó chúng có
thể được viết tay, đánh máy hay nhập vào máy vi tính và in ra. Định dạng và kiểu mẫu
của thông điệp thay đổi tùy theo tình huống. Bản ghi nhớ chỉ được sử dụng trong giao
tiếp nội bộ, email, thư tín và báo cáo có thể dùng trong cả giao tiếp nội bộ và với bên
ngoài tổ chức.
Ví dụ:
 Email là giao tiếp viết có thể dùng cho giao tiếp nội bộ và giao tiếp ra bên ngoài.
 Thư từ là giao tiếp viết dùng cho giao tiếp bên ngoài.

2.2.1.5. Chọn một dàn ý có tính tổ chức

Thông điệp trong kinh doanh thường được viết theo cách trực tiếp hoặc gián tiếp. Hai
cách này có nhiều điểm khác nhau.

54 TXQTVH01_Bai2_v1.0014111212
 Bài 2: Văn bản kinh doanh

Cách trực tiếp cố gắng đạt mục tiêu sơ cấp của thông điệp bằng cách đưa ra ý chính
ngay phần mở đầu. Những chi tiết bổ sung hay giải thích cho mục tiêu sơ cấp theo sau
phần mở đầu. Cách gián tiếp mở đầu trung lập hoặc dựa trên một điểm chung nào đó.
Người gửi đưa ra những lý do hoặc những giải thích để dẫn đến ý chính được giới
thiệu sau đó trong thông điệp. Mặc dù nhiều nghiên cứu đã chỉ ra rằng trong hầu hết
các tình huống giao tiếp, cách trực tiếp hiệu quả cho thông tin tích cực và trung lập và
cách gián tiếp hiệu quả hơn cho thông tin tiêu cực hay sự thuyết phục người khác cho
thông điệp của mình. Lập dàn ý có tính tổ chức cho thông điệp phù hợp với nhận thức
của người nhận về thông điệp là điều cần thiết. Các biến như tuổi tác, giới tính và văn
hóa là những yếu tố cần quan tâm để quyết định chọn cách viết nào.

2.2.2. Soạn thảo thông điệp

2.2.2.1. Phác thảo nội dung thông điệp

Phác thảo nội dung thông điệp nghĩa là tổ chức những
ý tưởng cho thông điệp. Có thể sử dụng hình thức phác
thảo truyền thống, viết từng ý chính và những ý phụ
liên quan trên mộ phiếu chú dẫn, động não hoặc sử
dụng biểu đồ tóm tắt.
Phương pháp phác thảo truyền thống và phiếu chú dẫn
sẽ rất hiệu quả khi đã có những ý tưởng rõ ràng về chủ
đề sắp viết; động não và sử dụng biểu đồ tóm tắt hiệu quả nhất khi khái quát hóa được
các ý và xác định mối liên hệ giữa chúng.
Động não nghĩa là liệt kê hay ghi nhanh những ý tưởng mà không cần phải đánh giá
hay sắp xếp chúng theo thứ tự. Nó là quá trình tư duy có ý thức, có thể thực hiện riêng
lẻ hay với một nhóm, và có thể được bổ sung bằng nhiều cách khác nhau. Nếu làm
việc một mình, bạn có thể liệt kê các ý tưởng một cách ngẫu nhiên. Khi làm việc
nhóm, người chịu trách nhiệm ghi chép sẽ ghi lại trên giấy hay trên bảng sao cho mọi
người có thể ghi chú trên bức thư đến. Khi tất cả ý tưởng đã được liệt kê, phải xem lại
chúng để xác định cái gì nên them vào, bỏ đi hoặc cần làm rõ. Cuối cùng, đánh số
những ý tưởng để chỉ ra sự liên kết.
Một kỹ thuật khác cho việc phác thảo nội dung thông điệp là sử dụng biểu đồ tóm tắt.
Với kỹ thuật này, các ý được nhóm lại khi chúng được giới thiệu. Ý chính được đặt ở
trung tâm và những khái niệm then chốt được đặt ở những vị trí khác nhau xung
quanh nó. Khi những ý tưởng được khái quát hóa, chúng được viết gần những khái
niệm then chốt có liên quan. Sau khi tất cả những ý đã được ghi lại thì chúng được
xem lại để loại những ý tưởng giống nhau và thêm những ý mới vào. Cuối cùng, nối
các ý có liên quan với nhau bằng những đường vẽ. Mỗi sơ đồ tóm tắt ý trở thành một
phần của thư hay bản báo cáo.

2.2.2.2. Biên soạn thông điệp

Dựa vào những ghi chú trong quá trình phác thảo thông điệp kết hợp với những ghi
nhớ của bản thân, người viết thảo thông điệp. Người viết nên áp dụng những nguyên
tắc của giao tiếp kinh doanh, sử dụng quan điểm của người nhận, và tập trung vào nội

TXQTVH01_Bai2_v1.0014111212 55
 Bài 2: Văn bản kinh doanh

dung. Ở bước này, học thêm được điều gì trong quá trình viết quan trọng hơn là tạo ra
một bản thảo hoàn hảo. Theo những người viết có kinh nghiệm, giao tiếp hiệu quả và
rõ ràng nhất nhờ vào việc đọc lại và chỉnh sửa những bản thảo. Những nội dung liên
quan đến chính tả, ngữ pháp và kỹ thuật sẽ được quan tâm trong quá trình hoàn tất
thông điệp.
Với một dàn ý tốt, đôi khi người viết có kinh nghiệm
thỉnh thoảng vẫn gặp phải những trở ngại – đó là
những khó khăn trong việc diễn đạt ý thành lời. Những
mẹo nhỏ cũng như những gợi ý sau sẽ giúp bạn vượt
qua tình thế khó khăn này:
 Chia bài viết thành nhiều phần nhỏ hơn. Hoàn tất
một loạt những công việc nhỏ hơn sẽ cho bạn cảm giác của sự hoàn thành.
 Bắt đầu bằng một đoạn nào đó thay vì phần mở đầu của thông điệp hãy viết phần
giữa hay cuối và sau đó hoàn thành những phần còn lại.
 Thay đổi phương pháp viết. Chuyển giữa viết tay và đánh máy, hoặc thử ghi âm
giọng nói. Nhiều người cảm thấy nói dễ hơn viết.
 Đảm bảo lúc nào cũng có bút, giấy hay một máy ghi âm cầm tay. Những ý tưởng
thường phát ra khi bạn ít mong đợi chúng nhất, và bạn sẽ muốn ghi lại chúng.
 Hãy viết vào lúc làm việc hiệu quả nhất trong ngày và đảm bảo với thời gian hợp lý.
 Nghỉ giải lao ngắn. Việt thay đổi về cảnh vật, uống một cốc nước hay hít thở
không khí trong lành có thể làm bạn xóa tan đi những rắc rối trong đầu.
 Có nhạc trong phòng làm việc để giải stress. Nếu bạn lo lắng hay căng thẳng, hãy
mở những giai điệu nhẹ du dương để xoa dịu, nếu bạn thiếu động cơ thúc đẩy, hãy
chọn những giai điệu sôi động.
 Nhờ một đồng nghiệp giúp đỡ. Quá trình trao đổi có thể giúp bạn hệ thống lại các
ý rõ ràng hơn.

2.2.3. Hoàn tất thông điệp

Hoàn tất thông điệp bao gồm đọc và sửa bản thảo để
xác định phần nào cần duyệt lại và hiệu chỉnh. Duyệt
lại và hiệu chỉnh là những quá trình tương tự nhau
nhưng với những mục tiêu khác nhau. Duyệt lại tập
trung vào nội dung còn hiệu chỉnh nhất mạnh vào
phương diện kỹ thuật. Những thông điệp rõ ràng nhất
là kết quả của việc đọc lại và chỉnh sửa các bản thảo.

2.2.3.1. Duyệt lại thông điệp

Khi người viết duyệt lại thông điệp nghĩa là đang thực hiện chuyển đổi nội dung. Để
xác định chuyển đổi cái gì, hãy đọc to thông điệp từ quan điểm của người nhận thông
điệp. Xét xem đã hoàn thành những mục tiêu sơ cấp và thứ cấp của thông điệp chưa.
Kiểm tra lại việc lựa chọn cách diễn đạt có hiệu quả chưa. Xác định các cách chuyển
tiếp hay sử dụng danh sách liệt kê giúp cho thông điệp được rõ ràng hơn. Kiểm tra
việc áp dụng các nguyên tắc của giao tiếp trong kinh doanh. Xác minh lại xem tất cả

56 TXQTVH01_Bai2_v1.0014111212
 Bài 2: Văn bản kinh doanh

những thông tin cần thiết đã được đề cập và chính xác chưa. Cuối cùng nghĩ về những
hình ảnh mà thông điệp sẽ tạo ra.
Trong quá trình duyệt lại, nếu nhận ra bất cứ điểm yếu nào trong thông điệp, hãy thay
đổi để làm cho thông điệp mạnh hơn. Đây là cơ hội để cải thiện việc sử dụng từ, phát
triển câu và định dạng đoạn văn của người viết, việc duyệt lại cũng là một cơ hội để
thêm một gia vị đặc biệt vào trong bức thông điệp, đó là thể hiện phần nào đó thuộc
tính cách cá nhân của người viết.
Khả năng chèn và loại bỏ, di chuyển và sao chép trong bài viết là cần thiết để duyệt lại
hiệu quả và chương trình Word sẽ giúp người viết hoàn thành những công việc này
một cách dễ dàng. Tuy nhiên, nếu người viết không cẩn thận trong việc cắt và dán các
phần viết họ sẽ nhận thấy những thông điệp của họ có nội dung khác đi những gì họ
dự định trình bày.
Chương trình Word cho phép người viết di chuyển một cách nhanh và dễ dàng từ
đoạn văn này đến đoạn văn khác trong khi duyệt lại thông điệp, ví dụ: Từ đầu trang
đến cuối trang hoặc từ trang 43 đến trang 45. Sự di chuyển cũng có thể nối liền từ
hoặc cụm từ. Người viết có thể tìm thấy phần kế tiếp hoặc mỗi phát sinh của một ký
tự, từ hoặc cụm từ. Khi được kết hợp với một chức năng thay thế, tính năng tìm kiếm
trở thành một công cụ kiểm duyệt mạnh mẽ nhưng phải sử dụng cẩn thận. Trừ khi
người sử dụng xác định chính xác cái gì được thay thế, nếu không, họ có thể gặp thêm
rắc rối khi đang giải quyết vấn đề.
Chương trình Word cũng có thể trợ giúp người viết trong việc chọn từ và nhấn mạnh
đoạn văn. Một bộ từ điển lớn sẽ giúp người viết chọn lựa những từ thích hợp bằng
cách đề nghị nhiều sự lựa chọn khác nhau. Sử dụng phương tiện này giúp giảm đi sự
lặp lại từ và mang lại sự đa dạng trong văn phong. Về việc nhấn mạnh, đoạn văn có
thể được tô đậm, gạch dưới, in nghiêng, hoặc những đặc tính nổi bật khác. Cỡ chữ và
kiểu chữ cũng có thể đổi. Lề có thể mở rộng hay thu hẹp. Bảng biểu có thể được đưa
vào. Biểu tượng hay hình ảnh có thể được chèn vào để thu hút sự chú ý đến những
mục quan trọng. Người viết nên xác định xem có nên sử dụng màu sắc để làm tăng
thêm sự nổi bật trong giao tiếp, nếu vậy màu và độ sáng của màu ở mức độ nào thì
phù hợp. Sử dụng màu sắc cho thông điệp phải chú ý đến văn hóa của người nhận, nếu
thông điệp được gửi đến những người nhận có nền văn hóa khác thì màu sắc cũng là
một phần trong nội dung phân tích người nhận.

2.2.3.2. Hiệu chỉnh thông điệp

Sau khi đã được duyệt lại, thông điệp còn phải được
hiệu chỉnh. Trong suốt quá trình hiệu chỉnh, người viết
phải đọc và sửa để xác định xem thông điệp được viết
đúng kỹ thuật không. Người viết phải kiểm tra để chắc
chắn rằng không có lỗi nào về định dạng, chính tả, ngữ
pháp, chấm câu hay văn phong.
Công cụ kiểm tra lỗi chính tả chỉ hỗ trợ cho việc đọc
và sửa cẩn thận các bản thảo, nó không thể thay thế
con người được. Công cụ này không thể phân biệt
được lỗi về từ khi từ đó viết đúng chính tả mà có nghĩa khác với từ gốc. Những phiên

TXQTVH01_Bai2_v1.0014111212 57
 Bài 2: Văn bản kinh doanh

bản xử lý dữ liệu gần đây có thể tự động sửa những dạng lỗi nhất định. Phần mềm này
cũng tự động đổi ký tự đầu tiên của chữ thường sang chữ hoa nếu người soạn thảo bỏ
sót. Người sử dụng có thể tắt đi chức năng này khi không muốn phần mềm làm sai
lệch bài viết nguyên thủy của mình.
Công cụ kiểm tra văn phong phân tích một tài liệu và báo cáo cho người viết những
vấn đề tiểm ẩn về độ dài của câu, cấp độ từ vựng, sự lựa chọn từ ngữ, chấm câu và thể
bị động. Tuy nhiên phần mềm không tự chỉnh sai sót. Người viết có trách nhiệm đảm
bảo rằng những sai sót về văn phong không tạo ra bất cứ một rào cản giao tiếp nào.
Mặc dù hỗ trợ đắc lực cho việc soạn thảo văn bản, các công cụ kiểm tra văn phong
không phải là hoàn hảo, chúng có thể đặt nghi vấn vào những câu đã chính xác trong
khi lại bỏ sót không sửa những câu không chính xác. Người viết nên luôn chắc chắn
rằng mình đã áp dụng những nguyên tắc của giao tiếp kinh doanh.
Các bước trong quá trình hoàn tất thông điệp luôn được thực hiện lặp đi lặp lại – một
hay nhiều bước có thể cần lặp đi lặp lại trước khi thông điệp được ký và gửi. Vì phải lặp
lại nhiều lần cho việc hoàn tất thông điệp, nhiều người viết nhận ra rằng việc in bản thảo
ra và sử dụng các biểu tượng để đánh dấu những vị trí và cách thức cần thay đổi là cách
tốt nhất để hoàn thành thông điệp. Những biểu tượng này có thể là quy định chung hoặc
của chính người viết. Những biểu tượng theo quy định chung đặc biệt hữu hiệu nếu
người viết thông điệp không phải là người hoàn tất thông điệp cuối cùng. Trong trường
hợp này, những biểu tượng sẽ trở thành một công cụ giao tiếp đắc lực.
Ghi nhớ rằng sự rõ ràng, mạnh mẽ và quan điểm của người nhận đã được thêm vào
bằng cách áp dụng những nguyên tắc của giao tiếp kinh doanh khi duyệt lại thông điệp
và các lỗi ngữ pháp, chấm câu cần phải loại bỏ trong quá trình hiệu chỉnh. Việc duyệt
lại và hiệu chỉnh phải là nhiệm vụ tiên quyết khi hoàn tất thông điệp.

2.2.3.3. Đọc sửa thông điệp

Đọc và sửa là một việc mất rất nhiều thời gian trong
quá trình hoàn tất thông điệp. Đọc và sửa thông điệp
diễn ra trong khi và sau khi duyệt và hiệu chỉnh bản
thảo. Quá trình này bao gồm: (1) đọc lại nội dung
thông điệp, (2) đọc lại lần nữa để sửa lỗi chính tả, ngữ
pháp và chấm câu. Người đọc có thể tìm thấy nhiều lỗi
chính tả hơn khi đọc lại bản thảo nhiều lần.
Thủ tục đọc và sửa bao gồm các bước sau:
 Nếu bạn sử dụng chương trình xử lý văn bản, hãy sử dụng công cụ kiểm tra lỗi
chính tả và ngữ pháp để tìm ra lỗi. Tiếp theo, đọc và sửa kiểm tra lỗi chính tả và
ngữ pháp để tìm ra lỗi. Tiếp theo, đọc và sửa bản lưu lại trên màn hình và in bản
lưu đó ra với định dạng cách dòng đôi.
 Đọc và sửa bản sao bằng cách đọc to tài liệu từ đầu đến cuối, tập trung vào nội
dung. Đọc lại lần nữa để phát hiện lỗi chính tả, lỗi ngữ pháp, lỗi chấm câu và lỗi
văn phong. Đặc biệt chú ý vào danh từ riêng, tên cá nhân, các con số, địa chỉ,
thông tin trong ngoặc đơn, những từ được trình bày dưới dạng chữ hoa và những
từ lạ.

58 TXQTVH01_Bai2_v1.0014111212
 Bài 2: Văn bản kinh doanh

 Sau khi hoàn thành việc đọc và sửa tài liệu, hãy nhờ một đồng nghiệp hay người
cùng cộng tác đọc và sửa tài liệu một lần nữa. Sẽ có ích khi để một người khác
giúp bạn đọc và sửa bài viết vì người viết sẽ mệt mỏi với việc phải nhìn thấy tài
liệu quá nhiều lần. Nếu bạn có những cột số, nên cẩn thận đọc lớn những dữ liệu
với cộng sự của mình.
 Thực hiện những chỉnh sửa theo yêu cầu và sau đó in lại tài liệu để đọc thêm lần nữa.
Đọc và chỉnh sửa không phải là một công việc thú vị, nhưng nó cực kỳ quan trọng.
Những sai sót sẽ làm mất đi sự rõ ràng của thông điệp và một vài người có năng lực
nên đọc và chỉnh sửa từng thông điệp một cách cẩn thận. Đứng ở vai trò là người đệ
trình một bản báo cáo hay ký vào một lá thư hay thông điệp nội bộ, bạn là người chịu
trách nhiệm cao nhất về cả nội dung và tính chính xác của các thông điệp này. Không
một tài liệu nào được ký hay gửi – bằng thư điện tử hay bằng những phương pháp
truyền thống – mà không được đọc và sửa để chắc chắn rằng nó chính xác và không
sai sót. Vì vậy mà phải đọc và chỉnh sửa trước khi ký và gửi đi bất kỳ tài liệu nào.
Có thể cần phải đọc lại, hiệu chỉnh một vài thông điệp nhiều lần. Tiếp tục đọc lại, hiệu
chỉnh và sửa chữa cho đến khi bạn có một thông điệp rõ ràng, súc tích, thiết thực và
không có sai sót phản ánh chính xác quan điểm của người nhận.

LƯU Ý SOẠN THẢO THÔNG ĐIỆP KINH DOANH

Lưu ý lựa chọn từ ngữ

Việc lựa chọn từ ngữ quá khó, quá chuyên môn
hoặc quá dễ đều có thể trở thành rào cản giao tiếp.
Nếu từ ngữ quá khó hoặc quá chuyên môn, người
nhận có thể không hiểu, nếu từ ngữ quá dễ người đọc
có thể thấy chán và cảm thấy bị xúc phạm. Ở cả hai
trường hợp trên thông tin ngắn gọn sẽ đạt được mục
tiêu giao tiếp. có thể nhắc lại rằng, sự phân tích về người nhận sẽ hướng đến việc xác
định mức độ từ vựng của thông tin. Vì vậy người viết cần cẩn thận lựa chọn đúng từ
ngữ cho thông điệp của mình.
Từ ngữ là những đơn vị nhỏ nhất của thông điệp. Quan tâm tới việc lựa chọn từ ngữ
để chắc rằng đó là từ ngữ hiệu quả nhất. Một từ ngữ có hiệu quả là từ ngữ mà người
nhận nó hiểu và đưa ra những phản hồi mà người gửi mong muốn. Chúng ta có thể
cải thiện khả năng lựa chọn từ bằng cách:
 Sử dụng từ điển và từ điển về những từ đồng nghĩa: Từ điển dùng để tra cứu
từ và đưa ra ý nghĩa, chính tả, gạch nối của từ, chữ in hoa, cách phát âm, từ
động nghĩa. Từ điển có thể là sách hay từ điển điện tử, phần mềm từ điển có thể
được cài đặt trên máy tính của bạn hay đọc phần mềm đó từ một đĩa CD. Từ
điển rất hữu ích trong việc lựa chọn những từ chính xác. Từ điển từ đồng nghĩa
cung cấp những từ đồng nghĩa và những sắc thái khác nhau về nghĩa. Khi muốn
diễn tả một ý nào đó, chúng ta có thể sử dụng từ điển về từ đồng nghĩa để kiểm
tra từ ngữ thể hiện ý kiến đó và tìm nhiều từ thay thế khác. Từ điển đồng nghĩa
sẽ cung cấp những từ đơn giản nhất và chính xác nhất cho thông điệp. Từ điển
và từ đồng nghĩa phải được chuẩn bị sẵn sàng khi thiết kế thông điệp. Hai tài

TXQTVH01_Bai2_v1.0014111212 59
 Bài 2: Văn bản kinh doanh

liệu này giúp người gửi lựa chọn từ và tránh lạm dụng một từ bằng cách đưa ra
những từ đồng nghĩa. Ngoài ra, người tham gia giao tiếp phải áp dụng 6 nguyên
tắc sau đây để lựa chọn từ ngữ cho một thông điệp hiệu quả.
 Tuân theo 6 nguyên tắc chọn từ của giao tiếp kinh doanh:
o Nguyên tắc 1: Chọn từ ngữ dễ hiểu.
o Nguyên tắc 2: Sử dụng từ ngữ rõ ràng và chính xác.
o Nguyên tắc 3: Chọn những từ mạnh.
o Nguyên tắc 4: Nhấn mạnh những từ tích cực.
o Nguyên tắc 5: Tránh lạm dụng từ.
o Nguyên tắc 6: Tránh những từ lỗi thời.

Lưu ý phát triển câu

Các câu văn sử dụng trong thông điệp kinh doanh cần chính xác, ngắn gọn ở thể
chủ động và nhấn mạnh những ý quan trọng nhất. Những nguyên tắc sau giúp
chúng ta phát triển câu hiệu quả:
 Nguyên tắc 1: Tạo ra những câu rành mạch, dễ hiểu
Câu văn rành mạch là câu được tạo thành bởi
những từ dễ hiểu, chính xác, mạnh mẽ và tích
cực. Ngoài ra, câu văn rõ ràng có tính thống nhất
là câu thường có một ý chính và những từ liên
quan đặt gần nhau. Những câu rõ ràng là câu
đúng ngữ pháp.
Tạo tính thống nhất của câu: câu văn có tính thống nhất diễn đạt một ý chính.
Có thể có nhiều ý phụ hỗ trợ ý chính. Tuy nhiên, nguyên tắc chung là “một ý,
một câu”. Khi có hai ý chính thì nên tạo ra hai câu riêng biệt. Những câu rõ ràng
thường có tính thống nhất.
Nối những từ liên quan với nhau: Những từ, cụm từ và mệnh đề bổ nghĩa cho
những từ, cụm từ hay mệnh đề khác gọi là từ bổ ngữ. Bổ ngữ nên được đặt gần
những từ mà nó bổ nghĩa. Để cho câu văn được rành mạch, dễ hiểu, từ hay cụm
từ được mô tả hay giới hạn bởi bổ ngữ phải rõ ràng.
Sử dụng câu đúng ngữ pháp: Câu văn rõ ràng là câu văn đúng về mặt ngữ pháp.
Tất cả những từ trong câu phải thống nhất với nhau, chủ ngữ và vị ngữ phải phù
hợp với nhau. Mối quan hệ rõ ràng giữa đại từ thay thế và những từ liên quan
nghĩa là không có nghi vấn về từ nào trong câu. Một mẫu câu quan trọng khác là
sự song hành, tức là sử dụng mẫu câu giống nhau về văn phạm ở từng phần để
thể hiện cùng một mục đích. Câu đúng ngữ pháp có sự phù hợp giữa chủ ngữ và
vị ngữ, giữa đại từ thay thế và mệnh đề trước nó và cấu trúc song song cho từng
bộ phận trong câu.
 Nguyên tắc 2: Sử dụng những câu ngắn
Câu ngắn hiệu quả hơn câu dài vì thông thường câu ngắn dễ hiểu hơn. Chiều dài
của câu văn phụ thuộc vào khả năng hiểu của người nhận. Giữ cho câu văn ngắn
khi người đọc có một kiến thức hạn chế về chủ đề. Khi người nhận có kiến thức cao
về nội dung của thông điệp thì chúng ta có thể sử dụng câu dài hơn trung bình.

60 TXQTVH01_Bai2_v1.0014111212
 Bài 2: Văn bản kinh doanh

Đa dạng chiều dài của câu để tạo ra sự thú vị và tránh sự nhàm chán khi sử dụng
nhiều câu văn ngắn. Câu hoàn chỉnh thường ít nhất có 2 từ; câu trung bình có từ
15 đến 20 từ. Đôi khi chúng ta cần một câu văn dài để thể hiện một ý chính hay
mối liên hệ giữa các ý kiến nhưng phải chắc rằng nghĩa của câu rõ ràng. Kiểm
tra sự rõ ràng của câu văn bằng cách đọc to chúng.
Chú trọng tới những câu ngắn vì chúng có nhiều lợi thế, ít phức tạp nên dễ sử
dụng. Những câu như vậy hiệu quả hơn và ít tốn thời gian cho người đọc và
người viết. Câu ngắn thì thực tế, rõ ràng, chính xác và đúng ý. Lược bỏ những từ
không cần thiết và giới hạn nội dung của câu thành một ý chính để tạo câu ngắn
và rút ngắn những câu dài.
Lược bỏ những từ không cần thiết: Những từ không cần thiết là những từ không
cần cho nghĩa của câu. Câu văn rõ ràng chính xác là những câu văn cốt lõi. Khi
tạo ra những câu văn, hãy đọc một cách cẩn thận để bỏ đi những giới từ, cụm
giới từ, và những từ không cần thiết khác.
Giới hạn nội dung: Khi một câu có hơn 30 từ, chúng ta có thể chia nó thành 2 câu
hoặc nhiều hơn. Cần phải xem xét sự thống nhất của câu khi chia nhỏ ra. Điều
quan trọng cần nhớ là “một ý, một câu”. Thủ thuật trong việc chuyển đổi câu văn
dài thành câu văn ngắn là thay đổi dấu phẩy hoặc dấu chấm phẩy khi có thể hoặc
lược bỏ đi những từ không cần thiết. Thường thì chúng ta có thể bổ sung cụm từ
hay mệnh đề độc lập mà có thể đứng một mình như là một câu ngắn.
Ví dụ:
Câu dài: Chia nhỏ thành 2 câu ngắn:
Khi anh đến văn phòng, liên hệ với người quản lý Khi anh đến văn phòng, liên hệ với người
trước khi tham dự cuộc họp; việc liên hệ này giúp quản lý để nhận lịch làm việc trước khi tham
anh làm quen với lịch trình làm việc với mục đích dự cuộc họp. Lịch làm việc này sẽ giúp anh
chuẩn bị tốt cho việc tham gia thảo luận. chuẩn bị cho các thảo luận.

 Nguyên tắc 3: Sử dụng những câu văn ở thể chủ động

Câu văn có động từ ở thể chủ động có thể diễn đạt một cách rõ ràng hơn, chính
xác hơn và mạnh mẽ hơn là những câu văn ở thể bị động. Đối với thể chủ động
chủ ngữ của câu là người thực hiện hành động, còn thể bị động chủ ngữ là người
nhận hành động. Thể chủ động diễn đạt mạnh hơn, trực tiếp hơn thể bị động.
Thể chủ động đòi hỏi ít từ ngữ hơn và kết quả là câu văn ngắn gọn và súc tích
hơn. Chúng ta nên sử dụng thể chủ động cho hầu hết các câu.
Ví dụ:
Thể bị động Thể chủ động

Việc kiểm toán đã được thực hiện bởi một công Một công ty trong nước đã hoàn thành công
ty trong nước. việc kiểm toán.

1000 Đô la tiền phạt đã được trả bởi bên vi phạm. Bên vi phạm đã trả 1000 đô la tiền phạt.

Tuy có những khuyết điểm, nhưng ở một số trường hợp như muốn nhấn mạnh
kết quả của hành động hoặc muốn tránh đi những ý kiến tiêu cực hay không hài
lòng, thể bị động sẽ thích hợp hơn. Chúng ta có thể sử dụng giới hạn thể bị động
để tạo ra sự đa dạng, thú vị trong thông điệp và để nhấn mạnh người nhận hơn là
người thực hiện hành động đó. Trong hầu hết các trường hợp, với những ưu
điểm của mình, thể chủ động có ưu thế hơn trong thông điệp kinh doanh.

TXQTVH01_Bai2_v1.0014111212 61
 Bài 2: Văn bản kinh doanh

 Nguyên tắc 4: Đưa ra những điểm nhấn thích hợp của câu
Nhấn mạnh thích hợp là nhấn mạnh những ý kiến quan trọng, giảm nhẹ đi
những ý kiến không quan trọng. Chúng ta có thể nhấn mạnh hay giảm nhẹ một ý
kiến bằng nhiều các khách nhau: sử dụng chiều dài của câu, vị trí câu, cấu trúc
câu, lặp lại những từ chính, nói với người đọc đó là điều quan trọng, chi tiết hay
chung chung, sử dụng cách định dạng, hay nhờ vào phương tiện kỹ thuật (màu
sắc, sự in nghiêng, in đậm…).
Sử dụng chiều dài của câu: Câu văn ngắn nhấn mạnh nội dung, trong khi câu
văn dài lại làm phân tán nội dung. Sử dụng câu văn ngắn để nhấn mạnh ý kiến
của người viết.
Ví dụ:
Không Nên: Nên:
Nhóm dự định đi tới cuộc họp được tổ chức Nhóm dự định tham dự cuộc họp vào lúc
vào ngày thứ 7 lúc 7 giờ tối. 7h tối thứ 7.

Sử dụng vị trí của câu: Bắt đầu và kết thúc câu là những vị trí nhấn mạnh tốt
nhất. Đầu câu chiếm lấy sự tập trung hơn so với những từ theo sau chúng, còn
cuối câu thì so với những từ đứng trước nó. Những từ ở giữa câu phải tập trung
với những từ trước và sau chúng nên bị phân tán đi.
Sử dụng cấu trúc câu: Chúng ta có thể sử dụng ngắn và câu đơn giản để nhấn
mạnh ý quan trọng nhất. Để chỉ ra mối liên hệ giữa những ý tưởng, mệnh đề độc lập
sẽ nhấn mạnh, ý chính và những ý khác được đặt trong mệnh đề phụ thuộc.
Ví dụ: Tôi không thích đóng thuế thu nhập cá nhân. Tôi muốn tính đến các cơ
hội tăng lương của mình.
Khi muốn nhấn mạnh cả hai ý, chúng ta có thể dùng câu ghép, lúc đó sự nhấn
mạnh sẽ được chia đều cho hai ý và mức độ nhấn mạnh sẽ giảm khi ở câu đơn.
Ví dụ: Tôi không thích đóng thuế thu nhập cá nhân, nhưng tôi quan tâm đến các
cơ hội tăng lương của mình.
Tuy nhiên, khi sắp xếp hai ý tưởng trong một câu phức hợp thì một ý tưởng có
thể được nhấn mạnh, còn ý tưởng kia thì không. Cấu trúc câu này gọi là “sự bổ
trợ”. Sắp xếp câu với cấu trúc bổ trợ ý cho phép chúng ta linh hoạt trong việc
soạn thảo thông điệp.
Ví dụ: Mặc dù tôi không thích đóng thuế thu nhập cá nhân, tôi vẫn quan tâm
đến các cơ hội tăng lương.
Ở câu này, việc quan tâm đến các cơ hội tăng lương được nhấn mạnh vì nó nằm
ở mệnh đề độc lập.
Ví dụ: Mặc dù tôi quan tâm đến các cơ hội tăng lương, tôi vẫn không thích đóng thuế.
Ở câu này, ý đầu tiên liên quan đến việc không thích đóng thuế thu nhập cá nhân
tạo được sự chú ý bởi vì nó ở mệnh đề độc lập.
Lặp lại những từ khóa: Những ý tưởng chính đại diện bởi những từ khóa có thể
được nhấn mạnh bằng việc lặp lại những từ đó trong câu.
Ví dụ:
“Chiếc máy radio tôi mua ở chỗ ông có vài nhược điểm, vui lòng khắc phục

62 TXQTVH01_Bai2_v1.0014111212
 Bài 2: Văn bản kinh doanh

những nhược điểm của máy radio này cho tôi ngay tức khắc”.
“Tôi đi đến Châu Âu bằng máy bay Boeing 767. Boeing 767 là một máy bay
an toàn”.
Nhấn mạnh những thông tin quan trọng: Người viết thông điệp có thể nói cho
người đọc biết ý nào là quan trọng hoặc không quan trọng thông qua sự lựa chọn
từ ngữ của mình. Dĩ nhiên chúng ta có thể sử dụng nhiều từ khác nhau tầm quan
trọng của các ý. Các từ sau đây có thể phản ánh các ý: có nghĩa là, hậu quả của
việc, không liên quan, ưu tiên hàng đầu, cần thiết là… Từ điển, từ đồng nghĩa
giúp ích rất nhiều trong việc lựa chọn những từ ngữ để nói với người nhận biết
được ý nào là quan trọng, ý nào là không quan trọng.
Chi tiết hay chung chung: Sử dụng từ rõ ràng, thông thường hay chuyên biệt là
một cách khác để nhấn mạnh ý. Từ thông thường được sử dụng khi không nhấn
mạnh ý.
Sử dụng định dạng: Cách sắp xếp và ngắt câu có thể nhấn mạnh những ý được
lựa chọn. Chúng ta có thể làm nổi bật ý bằng cách tách riêng nó ra khỏi những
thông tin khác có trong câu. Ngoài ra, việc dùng danh sách liệt kê với cách đánh
số thứ tự theo hàng dọc hay thể hiện theo thứ tự bảng chức cái cũng là cách định
dạng để nhấn mạnh.
Sử dụng những phương tiện kỹ thuật: Việc nhấn mạnh ý còn thể hiện qua cách
trình bày nhờ vào các phương tiện kỹ thuật như sau: Sử dụng cách in nghiêng, in
đậm; Sử dụng những màu sắc khác nhau để làm nổi bật những ý tưởng được
chọn; Thay đổi kiểu chữ, cỡ chữ, viết hoa đầu dòng, hoa thị, mũi tên, hình tròn…
Sử dụng phương tiện kỹ thuật hỗ trợ cho việc nhấn mạnh ý khi thật sự cần thiết
và phù hợp với tính huống giao tiếp. Lạm dụng định dạng hoặc phương tiện kỹ
thuật có thể làm giảm hiệu quả của thông điệp và làm sao lãng những ý tưởng
được thể hiện. Các phương tiện kỹ thuật hỗ trợ nhấn mạnh ý tưởng được dùng
phổ biến trong quảng cáo, báo cáo và thuyết trình.
Ý tưởng có thể được nhấn mạnh khi chúng ta phát triển câu hiệu quả. Áp dụng
và thực hành những nguyên tắc được mô tả trong phần này sẽ giúp chúng ta
củng cố và phát triển các kỹ năng giao tiếp kinh doanh.
Lưu ý hình thành đoạn văn
Việc sắp xếp câu trong một đoạn văn có ý nghĩa quan trọng trong việc tạo ra thông
điệp. Cách sắp xếp đoạn văn giúp người đọc hiểu thông điệp và ý định của người
soạn thảo thông điệp. Ta có thể tạo đoạn văn hiệu quả bằng cách tuân theo năm
nguyên tắc cơ bản được trình bày sau đây. Những nguyên tắc này sẽ xác định chiều
dài của đoạn, sự thống nhất, cách bố trí đoạn văn, sự nhấn mạnh và hài hòa của
đoạn văn.
 Nguyên tắc 1: Sử dụng đoạn văn ngắn
Cần sử dụng đoạn văn ngắn cho thông điệp trong kinh doanh. Đoạn văn ngắn
giúp người nhận sắp xếp được ý nghĩ của họ, làm tăng thêm sự hiểu biết về
thông điệp và lôi cuốn người đọc hơn đoạn văn dài.
Trong thư thương mại, hay bảng ghi nhớ (memos), đoạn văn ngắn trung bình có
từ 4-5 dòng. Nếu có bất kỳ đoạn nào có từ 8 dòng trở lên thì đó là đoạn dài và

TXQTVH01_Bai2_v1.0014111212 63
 Bài 2: Văn bản kinh doanh

nên được xem lại cẩn thận, nếu có thể được thì làm ngắn hơn hay chia ra. Thông
thường thư thương mại hay bản ghi nhớ được đọc nhanh và đoạn ngắn giúp
người đọc hiểu và nhanh chóng nhận ra những ý chính.
Bản báo cáo kinh doanh thường được nghiên cứu
cẩn thận, và những đoạn có thể dài hơn nhưng
không nên quá dài so với thư hay bảng ghi nhớ.
Trong việc viết báo cáo kinh doanh, đoạn văn
ngắn thường từ 6 đến 7 dòng. Khi có từ 12 dòng
trở lên thì đó là đoạn văn dài và nó cần được
kiểm tra lại.
Trong hầu hết thư, memo hay báo cáo kinh doanh, đoạn đầu và đoạn cuối thì
ngắn hơn đoạn giữa. Thường đoạn đầu và cuối có từ 1 đến 3 dòng và bao gồm 1
đến 2 câu. Trong báo cáo kinh doanh đoạn đầu và cuối có thể dài hơn. Thông
thường, đoạn mở đầu và kết thúc ngắn sẽ lôi cuốn người đọc hơn.
 Nguyên tắc 2: Tạo tính thống nhất cho đoạn văn
Tính thống nhất của đoạn văn là tất cả các câu đều liên quan đến chủ đề. Chủ đề
nên bao trùm cả đoạn văn. Đoạn văn rõ ràng sẽ có tính thống nhất. Khi đoạn văn
quá dài, nó nên được chia ra hai hay nhiều phần hợp lý.
Ví dụ:
“Để tiết kiệm thời gian, trường Cao đẳng Kinh doanh đã đề nghị rằng tất cả các
giáo sư phải nộp kế hoạch phát triển riêng của họ qua trực tuyến. Tiến trình ấy
đòi hỏi tất cả các kế hoạch ấy phải theo một định dạng giống nhau. Hình thức
nhất quán sẽ tiết kiệm thời gian cho người đánh giá kế hoạch. Tất cả các thành
viên chuyên ngành quản trị kinh doanh phải xuất bản một bài báo và thực hiện
hai bài diễn thuyết ở hội nghị riêng.”
Chúng ta thấy rằng câu thứ tư không liên quan đến chủ đề chính. Chủ đề chính
là tiết kiệm thời gian bằng cách nộp kế hoạch trực tuyến. Câu thứ tư chuyển chủ
đề đến việc xuất bản một bài báo và làm diễn thuyết. Câu thứ tư là chủ đề riêng
cần tách ra một đoạn văn khác.
 Nguyên tắc thứ 3: Bố trí đoạn văn một cách hợp lý (logic)
Đoạn văn có thể được bố trí hợp lý bằng cách sử dụng hai phương thức cơ bản
sau: Cách trực tiếp và Cách gián tiếp tùy thuộc vào tính huống giao tiếp và nội
dung thông điệp. Trong cách trực tiếp, ý chính được giới thiệu trong câu đầu
tiên của đoạn và chi tiết theo sau. Trong cách gián tiếp chi tiết được giới thiệu
trước và ý chính theo sau.
Dựa vào nội dung của thông điệp, chúng ta có thể xác định nên sử dụng cách trực
tiếp hay cách gián tiếp. Nên sử dụng cách trực tiếp cho tin tức tích cực và trung
lập. Đi thẳng tới ý chính và các chi tiết giải thích theo sau giúp hướng người đọc
tới nội dung. Khi đưa đến một thông tin tiêu cực hay muốn thuyết phục người
khác thì cách gián tiếp sẽ phù hợp hơn. Cách tiếp cận này đưa ra những chi tiết lúc
bắt đầu để làm dịu đi những thông tin mà người nhận không chờ đợi được đưa ra
sau đó.
Câu giới thiệu điểm chính của một đoạn được gọi là câu chủ đề. Câu chủ đề

64 TXQTVH01_Bai2_v1.0014111212
 Bài 2: Văn bản kinh doanh

công bố ý tưởng chính đến người đọc hoặc nó tổng kết nội dung của ý chính
trong cách trực tiếp, câu chủ đề thường là một dòng tiêu đề và sẽ là câu đầu tiên
khi nó ở trong đoạn văn này. Với cách gián tiếp, câu chủ đề sẽ được đặt sau trong
đoạn văn.
Thông thường câu đầu tiên trong đoạn nên là câu chủ đề hoặc là câu chuyển
tiếp. Nếu không có lý do quan trọng để đặt nó nơi khác thì câu chủ đề nên được
đặt đầu tiên trong thông điệp.
 Nguyên tắc 4: Tạo sự nhấn mạnh thích hợp cho đoạn văn
Tương tự như phần nhấn mạnh câu, nhấn mạnh
thích hợp cho đoạn văn có nghĩa là nhấn mạnh ý
quan trọng và giảm nhẹ ý không quan trọng. Có
nhiều cách để nhấn mạnh những câu mà có tác
dụng là nhấn mạnh thích hợp cho đoạn. Có 6
cách sau đây để nhấn mạnh ý của đoạn văn:
Chiều dài: Sử dụng đoạn văn ngắn để nhấn
mạnh ý chính, sử dụng đoạn văn dài để diễn đạt hay bổ sung cho nội dung chính.
Vị trí: Ý được đặt ở phần đầu và kết thúc đoạn tạo sự nhấn mạnh lớn nhất.
Sự lặp lại: Lặp lại từ khóa trong đoạn có thể nhấn mạnh ý.
Nói rõ: Nói cho người đọc biết ý nào là quan trọng.
Định dạng: Cách sắp xếp và ngắt đoạn sẽ tạo ra sự nhấn mạnh. Có thể tạo sự
chú ý bằng cách sử dụng những hình thức như chấm câu, canh lề rộng hơn, danh
sách liệt kê…
Kỹ thuật: Có thể làm như sau để nhấn mạnh ý: gạch dưới, tô đậm, màu sắc, đánh
dấu, đánh mũi tên, cỡ chữ, kiểu chữ…
 Nguyên tắc 5: Tạo cho đoạn văn sự hài hòa, mạch lạc
Tạo mạch lạc trong suốt đoạn văn là tạo sự thông suốt ý nghĩa từ câu này sang
câu khác và từ đoạn này sang đoạn khác. Muốn khuyến khích người đọc hiểu
thông điệp thông suốt và hợp lý, đầu tiên là tổ chức đoạn hợp lý thông qua cách
gián tiếp hay cách trực tiếp đã nói đến ở nguyên tắc 3. Chúng ta cũng có thể sử
dụng từ chuyển tiếp và câu liên hệ để tạo sự mạch lạc cho đoạn.
Sử dụng từ chuyển tiếp: Từ chuyển tiếp là cầu nối hữu ích để chuyển tiếp từ ý
này sang ý khác. Từ chuyển tiếp giúp người nhận hiểu được nội dung của thông
điệp một cách có hệ thống hơn. Họ biết được tại sao ta hướng học đến vấn đề đó
và họ mong đợi gì. Từ chuyển tiếp tạo sự hài hòa bằng cách kết hợp ý lại với
nhau một cách hợp lý. Ví dụ, bằng cách sử dụng từ chuyển tiếp như: thêm vào
đó, xa hơn nữa… sẽ giúp người nhận hiểu mối quan hệ giữa hai ý.
Những từ chuyển tiếp khác nhau tạo sự mạch lạc tùy theo tình huống khác nhau.
Sau đây là một vài ví dụ về từ chuyển tiếp:
Từ chuyển tiếp liên ý:
o Đối lập: Nhưng, tuy nhiên, tuy thế mà, mặt khác…
o Ví dụ: Ví dụ, minh họa, chẳng hạn như, như sau…
o Chuỗi: Đầu tiên, thứ hai, thứ ba, thêm vào đó, cuối cùng…

TXQTVH01_Bai2_v1.0014111212 65
 Bài 2: Văn bản kinh doanh

o Nhấn mạnh: Trước hết là, đặc biệt là, quan trọng nhất, trên tất cả…
o Kết luận: Do vậy, bởi vậy, kết quả là, do đó…
o Ngoại trừ: Ngoại trừ, hoặc không.
o Thêm vào: Thêm vào đó, xa hơn nữa, cũng như, cũng vậy…
Sử dụng câu nối tiếp: Một câu nối tiếp giúp người
đọc di chuyển từ một khía cạnh của vấn đề sang
một khía cạnh khác. Sử dụng câu nối tiếp để tạo
sự mạch lạc, lặp lại chủ đề một hoặc nhiều lần. Để
phát triển câu nối tiếp ta có thể diễn giải chủ đề,
lặp lại từ khóa mà miêu tả chủ đề, hoặc sử dụng
đại từ liên quan đến chủ đề.
Sử dụng ngôn ngữ không sai lệch: Sử dụng ngôn ngữ không sai lệch hay thiên vị
là sự xem xét cuối cùng và quan trọng trong việc tạo thông điệp trong kinh
doanh. Ứng xử một cách công bằng với tất cả các cá nhân, không phân biệt màu
da, giới tính văn hóa, tuổi tác, năng lực, tôn giáo, hình thái kinh tế xã hội là rất
quan trọng trong nền dân chủ. Đó là cách xử sự cần thiết để duy trì mối quan hệ
con người một cách tốt đẹp. Cần tránh những từ mà có ý nghĩa không thuận lợi.
Những từ ngữ như vậy sẽ làm xúc phạm không chỉ cho những người có liên
quan mà còn cho những người khác. Tôn trọng phẩm giá và giá trị của mỗi con
người là nghĩa vụ của mỗi công dân. Để tăng hiệu quả trong giao tiếp trong kinh
doanh, thông điệp cần loại bỏ bất kỳ từ ngữ nào mang yếu tố thiên vị, sai lệch.
Thể hiện phong cách riêng: Hầu hết những người tham gia giao tiếp kinh doanh
đều sử dụng hiệu quả những nguyên tắc nêu trên để hình thành thông điệp. Tuy
nhiên, thông điệp được tạo ra bởi người nào thì cũng phản ánh một tính cách
riêng của người đó. Văn viết hay nói của một người đều thể hiện được người đó
là ai, như thế nào. Điều quan trọng là chúng phản ánh đúng người đó ngay cả
khi nói và viết. Muốn như vậy chúng ta nên:
o Các nhân hóa thông điệp để thể hiện phong cách riêng của mình.
o Hãy là chính mình. Từ ngữ lựa chọn cho thông điệp làm nên sự sống và
những nét độc đáo khác biệt của một người nào đó. Hãy sử dụng từ với nội
dung thông tin rõ ràng, súc tích và phản ánh được tính cách riêng của mình.
o Dành thời gian cho việc chuẩn bị thông điệp để trở thành người truyền đạt có
hiệu quả.
Danh mục cần kiểm tra khi biên soạn và kiểm tra lại thông điệp nhằm chau
chuốt nội dung và cấu trúc của thông điệp kinh doanh:
o Chọn từ dễ hiểu;
o Sử dụng những từ rõ ràng chính xác;
o Chọn từ mạnh;
o Nhấn mạnh từ tích cực;
o Tránh sử dụng những từ lỗi thời;
o Soạn thảo câu rõ ràng;
o Sử dụng câu ngắn;

66 TXQTVH01_Bai2_v1.0014111212
 Bài 2: Văn bản kinh doanh

oƯu tiên dùng dạng chủ động trong câu;

o Đưa ra sự nhấn mạnh phù hợp trong câu;
o Sử dụng đoạn văn ngắn;
o Tạo những đoạn văn có tính thống nhất;
o Bố trí đoạn văn hợp lý;
o Đưa ra sự nhấn mạnh phù hợp trong đoạn văn;
o Đưa ra đoạn văn có tính hài hòa.
Chấm câu, chính tả, ngữ pháp và cấu trúc câu
Ngữ pháp sai và cấu trúc câu nghèo nàn có thể cản trở người nhận trong việc hiểu
thông điệp viết. Lỗi chấm câu và chỉnh tả có thể tạo ra rào cản đối với thông tin
dạng viết. Vì số lượng lỗi tăng, người đọc thường dừng việc đọc nội dung mà bắt
đầu sửa lỗi. Kết quả cuối cùng là người viết thông điệp mất đi sự tín nhiệm của
mình. Những lỗi này ám chỉ rằng người viết thông tin này hoặc là không biết ngôn
ngữ cơ bản hoặc là quá bất cẩn khi sửa chữa sai sót. Trong trường hợp này, không
có sự giải thích nào tạo ấn tượng tích cực về người gửi.

2.3. Các hình thức văn bản trong kinh doanh

2.3.1. Thư tín

2.3.1.1. Tầm quan trọng của thư tín trong kinh doanh
Thư tín quan trọng đối với cá nhân và tổ chức: Thư, theo định nghĩa trong từ điển từ
và ngữ Việt Nam của GS. Nguyễn Lân, là giấy của một người gửi cho một người khác
để nói lên ý kiến hay tình cảm của mình. Theo nghĩa đen thì tưởng chừng như đơn
giản, nhưng trong kinh doanh, nhất là đối với những người làm công tác quản trị, thư
tín hầu như không thể thiếu được trong suốt quá trình làm việc. Thư tín là một phần
không nhỏ trong các giao tiếp viết. Người tham gia giao tiếp kinh doanh thực hiện viết
thư cho cấp trên, cấp dưới cho người đồng nghiệp của mình, viết cho nhà cung cấp,
viết cho đối tác, cho khách hàng… Vì vậy, thư tín được viết tốt sẽ mang lại lợi ích cho
công ty cũng như chính bản thân người viết.
Thư tín quan trọng cả nội dung và hình thức: Thư tín thương mại là một sợi dây liên
lạc giữa công ty với khách hàng. Thư tín thể hiện phong cách của người viết và văn
hóa công ty hay của cả đất nước khi giao dịch với đối tác nước ngoài. Vì vậy mà hình
thức và nội dung của thư tín đều rất quan trọng. Ngoài việc phân tích người nhận và
tình huống giao tiếp, tiếp theo là theo đúng các bước của thông điệp viết, người viết
còn phải chú ý đến việc thể hiện phong cách riêng của mình trong thư thương mại.
Hình thức bên ngoài của thư là bộ mặt của công ty cũng như của người viết thư, nó sẽ
tạo ấn tượng đầu tiên đối với người nhận về người gửi và cũng giúp cho người viết đạt
được mục tiêu trong giao tiếp kinh doanh.

2.3.1.2. Cách trình bày thư tín trong kinh doanh

Thiết kế hình thức: Hình thức của thư tạo ấn tượng đầu tiên đối với người nhận. Do đó
giấy sử dụng viết thư phải là giấy tốt. Tiếp theo là khoảng cách trình bày phải cân đối,
khoảng cách hai bên lề nên đều nhau (khoảng 3cm), khoảng cách cuối thư nên chừa từ

TXQTVH01_Bai2_v1.0014111212 67
 Bài 2: Văn bản kinh doanh

4cm - 5cm. Nói chung, thư phải được phân bố cân đối giữa các phần, điều quan trọng
nhất là các nội dung của thư trong một trang giấy.
Các phần trong một lá thư:
 Tiêu đề: Thông thường các công ty dùng giấy in
sẵn tiêu đề của công ty để gửi thư. Tiêu đề bao gồm
logo, tên công ty, địa chỉ, điện thoại, fax, email…
 Địa chỉ trả lời thư: Nếu giấy viết thư không có
tiêu đề thì phải để địa chỉ của người gửi. Địa chỉ
này phải để trên phần ngày tháng nhưng không để tên người gửi vì tên và chức vụ
sẽ được ghi ở phần cuối thư.
 Ngày tháng năm: Phải ghi rõ ngày, tháng, năm. Không nên chỉ ghi bằng số vì sẽ
không trang trọng và dễ bị nhầm lẫn giữa 2 cách viết theo kiểu Anh và Ấn Độ.
 Địa chỉ người nhận: Địa chỉ người nhận trên thư cũng là địa chỉ ngoài phong bì.
Địa chỉ trên thư này làm cho việc lưu hồ sơ được thuận tiện hơn. Ngoài ra khi
dùng bao thư có cửa sổ thì không phải ghi lại địa chỉ ngoài phong bì.
 Dòng lưu ý: Chỉ áp dụng khi gửi thư cho toàn thể công ty hoặc một tổ chức mà địa
chỉ trên thư không có tên người nhận.
 Lời chào mở đầu: Lời chào mở đầu phải phù hợp với người nhận, nếu là người
nhận cụ thể thì phải nêu cả đầy đủ chức danh và tên ở phần địa chỉ phía trên.
 Dòng chủ đề: Chủ đề của thư được nêu ngay sau phần chào hỏi, điều này giúp cho
người đọc thấy ngay vấn đề cần giải quyết hoặc thư sẽ được chuyển ngay đến
người đang quan tâm.
 Phần chính của thư: Gồm 3 phần (1) đoạn mở đầu; (2) đoạn chính và (3) đoạn
kết. Đoạn chính có thể có nhiều hơn 1 đoạn tùy theo từng trường hợp cụ thể.
Phương pháp viết sẽ được trình bày ở phần sau.
 Lời chào kết thúc: Là lời chào lịch sự, thể hiện sự tôn trọng. Chữ đầu của lời chào
kết nên thẳng hàng với chữ đầu của dòng ngày tháng.
 Tên công ty: Đặt ở dòng tiếp theo lời chào kết thúc thư khi người gửi đại diện cho
tổ chức.
 Chữ ký, tên và chức danh người gửi: Nên ghi rõ tên và chức danh người gửi sau
khi đã ký tên.
 Chữ tắt tham khảo: Chỉ chú thích khi có dùng chữ viết tắt.
 Nơi nhận khác (bản sao) và tài liệu đính kèm: Nếu nơi nhận bản sao và tài liệu
đính kèm giúp giảm nhẹ công việc hành chính văn phòng vì thông tin nhận được
rõ ràng hơn.
 Tái bút: Sử dụng khi vấn đề nêu ra không liên quan đến nội dung chính của thư
hoặc sự phát sinh sau khi hoàn tất thư. Nên sử dụng phần này khi thực sự cần thiết.

2.3.1.3. Quy trình viết thư tín trong kinh doanh

Dựa trên nguyên tắc của giao tiếp kinh doanh và kỹ năng phát triển thông điệp viết trong
kinh doanh, một quy trình viết thư tín được xây dựng gồm 5 bước khác có tên gọi với chữ
cái đầu tiên là chữ D, nên còn gọi là quy trình 5D.

68 TXQTVH01_Bai2_v1.0014111212
 Bài 2: Văn bản kinh doanh

Bước 1: Xác định mục đích và cách đạt được mục

đích. (Determining the Ends and the Means).
Bước 2: Xác định người đọc và bối cảnh có liên quan.
(Defining the reader and the situation).
Bước 3: Viết phác thảo bức thư (Developing the message).
Bước 4: Kiểm tra phát hiện những thiếu hụt sai sót
(Detecting the message).
Bước 5: Phát hành bức thư (Distributing the message).
 Kỹ năng viết thư tín hiệu quả
Chiến thuật GIRO: GIRO là bốn chữ đầu tiên trong 4 chiến thuật thường được sử
dụng khi viết thư tín trong kinh doanh, đó là:
o Gaining attention(tạo sự chú ý): tạo sự chú ý để người đọc quan tâm ngay ở
đoạn đầu tiên và dẫn dắt họ đọc hết nội dung của thư. Có thể sử dụng nhiều
cách khác nhau để tạo sự chú ý: một lời bình luận hấp dẫn, một lời thắc mắc,
một câu danh ngôn, một câu hỏi mở… Ở lời mở đầu, cũng có thể đưa ra lý do,
mục đích viết bài, hay một cách thuyết phục nhẹ nhàng để người đọc thuận
theo ý mình.
o Increase desire (tăng thêm sự mong muốn): sau khi đã gây được sự chú ý
của người đọc, bước tiếp theo là cần đưa ra những lập luận, chứng cứ để thuyết
phục người đọc, nhấn mạnh quyền lợi của họ để hướng họ vào vấn đề. Như vậy
sẽ tạo thêm cho họ sự mong muốn hợp tác để thực hiện những lợi ích của họ.
o Reducing resistance (giảm bớt khó khăn, trở ngại ): sau khi đã tạo ra được
sự mong muốn của người nhận, người gửi nên tạo điều kiện để đôi bên cùng
thực hiện những lợi ích của mình. Một thủ thuật quan trọng để giúp bạn viết
thông điệp thành công là bạn phải biết đặt mình vào vị trí của đối tác, giúp họ
giải quyết những khó khăn trở ngại có thể gặp phải khi thực hiện mong muốn đó.
o Orchestration action (lên kế hoạch hành động): Thư tín trong kinh doanh
thường hướng tới một hành động cụ thể ở phần kết. Sau khi đã đưa ra những
lập luận khéo léo ở các phần trên, trước khi kết thúc bức thông điệp, cần lập
một kế hoạch làm việc cụ thể để đối tác thêm phần tin tưởng và hướng họ tới
hành động.
Những điểm cần lưu ý khi sử dụng chiến thuật GIRO:
o Luôn giữ đạo đức, giữ chữ tín, không hứa hão, nói bừa.
o Biết cách thu hút người đọc nhưng không phóng đại quá mức, không nịnh hót,
sáo rỗng, trơ trẽn.
o Phải tự tin và biết cách hành văn quả quyết, đầy sức thuyết phục, nhưng không
áp đặt dồn ép đối tác.
o Những luận cứ đưa ra phải có tính khoa học, hợp lý thì mới có sức thuyết phục
o Chú ý ảnh hưởng của văn hóa (văn hóa dân tộc, văn hóa tổ chức và tính cách
cá nhân) đến cách viết thư.
 Một số lỗi thường mắc khi viết thư tín:
Gary Blake (1995), một chuyên gia nổi tiếng về thư tín đã liệt kê 10 lỗi có thể mắc
và xếp theo thứ tự như sau:

TXQTVH01_Bai2_v1.0014111212 69
 Bài 2: Văn bản kinh doanh

o Lỗi chính tả;

o Lỗi ngữ pháp;
o Dùng từ sai;
o Viết quá dài, có những câu và đoạn thừa;
o Rào đón, khách sáo;
o Có những đoạn quá dài;
o Viết những câu quá dài;
o Lựa chọn từ ngữ, cách xưng hô không phù hợp;
o Văn phong không phù hợp;
o Cách bố cục trình bày thư kém.
Trong 10 lỗi trên thì lỗi thứ nhất được xem là nhẹ nhất, nhưng cũng có thể làm cho
bạn bị mất mặt bởi đối tác cho rằng, bạn là người có trình độ văn hóa thấp hoặc
quá cẩu thả. Các lỗi 5, 8, 9 liên quan đến các lỗi 4, 6, 7 liên quan đến tính ngắn
gọn. Hãy luôn nhớ rằng, một thông điệp hiệu quả là một thông điệp đầy đủ ý
nhưng phải ngắn gọn. Lỗi 10 được xem là lỗi nặng nhất vì cách bố cục tổ chức bức
thư kém làm cho người đọc hiểu sai quan điểm, mong muốn của người viết dẫn
đến hiệu quả liên lạc của bức thư thất bại.
Để tránh các lỗi này, người viết cần nắm vững các nguyên tắc của giao tiếp kinh
doanh, phân tích người nhận và tình huống giao tiếp trước khi thực hiện viết thư.

2.3.2. Thư điện tử (Email)

Ngày nay, khi Internet ngày càng được “phổ cập” rộng rãi, email trở thành “chuyện
thường ngày”, thì viết email thế nào cho “văn hóa” cũng là một vấn đề đáng quan tâm.
So với các phương tiện giao tiếp truyền thống khác, email có nhiều điểm khác biệt và
vì thế cũng đòi hỏi những “kĩ năng” khác biệt hơn nếu muốn giao tiếp thật sự hiệu
quả. Thứ nhất, do đặc thù của email, đòi hỏi “văn viết” chứ không phải “văn nói”, và
những lỗi có thể bỏ qua khi nói chuyện có thể trở thành “không chấp nhận được” khi
thể hiện rõ ràng trên… màn hình. Thứ hai, do không gặp mặt trực tiếp, những hiểu
lầm phát sinh sẽ không được khắc phục kịp thời, và vì vậy chúng cần được hạn chế ở
mức thấp nhất.
Thư điện tử là phương thức trao đổi thư từ điện báo một cách nhanh chóng, hiệu quả
và ít tốn kém. Người sử dụng có thể lựa chọn các phiên bản trọn gói thương mại độc
lập hay hệ thống, đặt mẫu dài hạn dịch vụ hay chuyển thư miễn phí thông qua internet.
Trước đây thư điện tử chủ yếu được sử dụng như một phương pháp thông tin giữa bạn bè
và đồng nghiệp, nhưng hiện nay thư điện tử đã phát triển thành một phương tiện liên lạc
chính thức cao cấp. Nhiều cá nhân và tổ chức đã nhận thấy họ nhận được nhiều email hơn
là thư in sẵn. Ngày nay một vài tổ chức thương mại và trường học đã sử dụng email nhiều
hơn giấy như một phương tiện chính thức để liên lạc với nhân viên hay sinh viên.
Dù cho nội dung có được gắn trực tiếp vào văn bản của thư điện tử hay được soạn
thảo độc lập rồi chuyển sang thư điện dưới hình thức đính kèm thì email đang trở
thành phương tiện được lựa chọn cho sự truyền thông tin. Kết quả là, viết lách đã trở
thành một phần quan trọng trong hầu hết các công việc. Do tính chất quan trọng của
email trong việc liên lạc chính thức trong kinh doanh, email đã được phát triển thành

70 TXQTVH01_Bai2_v1.0014111212
 Bài 2: Văn bản kinh doanh

một tiến trình gồm 3 bước như khi bạn viết một bức thư thông thường – lập dàn ý,
biên soạn và hoàn chỉnh.

2.3.2.1. Đặc điểm của thư điện tử

Hệ thống thư điện tử có thể là nội bộ hay bên ngoài.
Hệ thống nội bộ cho phép người sử dụng chỉ có thể
liên lạc với bên trong tổ chức. Hệ thống bên ngoài cho
phép người sử dụng liên lạc với mọi người trong cùng
một tổ chức hay thông qua Internet, có thể chuyển thư
từ cho những người sử dụng bên ngoài tổ chức.
Email tương tự như một thông điệp nội bộ (memo). Phần mềm này tự động nhập tên
của người gửi và lưu lại ngày giờ của bức thư. Người viết sẽ nhập tên của người nhận
và tiêu đề. Lời chào, lời kết thúc và chữ ký đều không cần thiết, nhưng nhiều người sử
dụng thường viết thêm vào để bức thư trở nên riêng tư hơn.
Một chức năng khác để làm cho email trở nên riêng tư hơn là khối chữ ký, một đoạn
văn của văn bản được dính thêm một phần cuối lá thư. Khối chữ ký giống như danh
thiếp thương mại điện tử. Những khối chữ ký điển hình bao gồm tên người viết và
những thông tin có thể thấy trên phần đầu giấy viết thư được bán tại văn phòng phẩm
– tên công ty, địa chỉ hòm thư, điện thoại, địa chỉ email và số fax. Ngoài ra khối chữ
ký cũng có thể bao hàm nhiều thứ khác ví dụ như các trích dẫn. Người sử dụng nên
chọn lựa cẩn thận cái gì nên đưa vào khối chữ ký này, vì văn bản trong khối sẽ được
điền vào mỗi lá thư được gửi đi, và nếu chúng không được xóa bởi người nhận thì các
thông tin này sẽ còn được gửi đi trong thao tác chuyển tiếp thư.
Chương trình email khác nhau về số lượng và sự tinh xảo của các công cụ quản lý thư
từ mà chương trình đó có. Để nhận được lợi ích tốt nhất từ phần mềm, người sử dụng
nên hoàn toàn biết rõ về chương trình mà học đang dùng. Một công cụ quản lý thông
thường là Số địa chỉ (Address book). Chức năng này cho phép người sử dụng lưu trữ
địa chỉ email của những người mà họ thường trao đổi thư từ. Để truy cập địa chỉ,
người viết sử dụng những bí danh, là một đoạn mật mã hay phiên bản ngắn của tên.
Khái niệm tương tự cho phép người sử dụng nhóm địa chỉ mail của một số người nhận
và nhập vào một từ định danh để có thể một lần gọi ra được tất cả các địa chỉ đó.
Một điểm đặc biệt hữu dụng khác của email là tự động trả lời. Khi bạn không ở trong
văn phòng và không thể trả lời thư, chức năng tự động trả lời sẽ báo cho người gửi thư
rằng bạn không thể hồi âm cho họ ngay lập tức.
Chương trình email có thể có nhiều điểm đặc biệt tương tự có thể tìm thấy trong
chương trình xử lý văn bản. Người sử dụng có thể kiểm tra chính tả cũng như di
chuyển hay sao chép các đoạn văn. Người viết cũng có thể định dạng thư tín bằng
cách canh lề hay sử dụng các chức năng làm nổi rõ văn bản như in đậm, in nghiêng
hay gạch dưới. Tuy nhiên, những chức năng làm nổi rõ này chỉ hữu dụng khi người
gửi và người nhận thư cùng sử dụng một chương trình phần mềm.
Một số chức năng làm nổi rõ văn bản có sự mở rộng, đặc biệt trong email. Mọi thứ có
thể biểu lộ hoàn toàn bằng những chữ in hoa, ví dụ như ám chỉ người đang quát người
nhận. Những dấu chấm than, khi được sử dụng thường xuyên hay dùng theo một cụm

TXQTVH01_Bai2_v1.0014111212 71
 Bài 2: Văn bản kinh doanh

3 dấu, ám chỉ âm lượng đang tăng lên. Để làm nổi lên các phần trong thư, người gửi
có thể đặt đoạn văn trong dấu hoa thị.
Nếu sử dụng email chỉ để liên hệ với bạn bè và gia đình, hay nếu bạn đã nghe rằng
ngữ pháp và chính tả không quan trọng trong email, phần trình bày ở trước có thể
khiến bạn tự hỏi tại sao phần mềm email lại có một số chức năng biên tập. Lý do rất
đơn giản: trong giao tiếp kinh doanh, điểm khác biệt duy nhất thư điện tử và thư trên
giấy là kênh chuyển thông tin. Khi email được sử dụng trong môi trường thương mai,
sự mở rộng của việc biên tập lại nội dung thư tín phụ thuộc vào sự phân tích của
người viết đối với từng hoàn cảnh và người nhận khác nhau.

2.3.2.2. Một số nguyên tắc trong sử dụng thư điện tử

Những người nhận những bức thư điện tử thương mại
từ bạn sẽ đánh giá cả bạn và tổ chức của bạn thông qua
chất lượng của lá thư. Bạn sẽ muốn tạo dựng và duy trì
một hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt họ. Sử dụng
những nguyên tắc sau đây sẽ giúp bạn áp dụng được
những tiêu chuẩn cao tương tự như khi bạn viết một lá
thư trên giấy:
 Viết tiêu đề cho thư điện tử: Sử dụng dòng tiêu đề để truyền đạt nội dung thật sự
của lá thư đến người nhận.
 Viết tiêu đề ngắn gọn: một vài hệ thống giới hạn chỗ trống trình bày, và bạn cũng
sẽ chẳng muốn dòng tiêu đề của bạn bị cắt cụt. Nếu bạn chuyển tiếp thư, hãy thay
tiêu đề tương ứng.
 Chỉ viết một chủ đề trong mỗi lá thư: Tự giới hạn mình chỉ viết 1 chủ đề trong
mỗi lá thư cho phép bạn sử dụng dòng tiêu đề hiệu quả hơn, giúp bạn chắc chắn rằng
mỗi thông tin của bạn sẽ nhận được sự chú ý mà nó xứng đáng được nhận, và cho
phép người nhận thư có những hành động thích hợp theo thư và sau đó xóa nó đi.
 Làm cho lá thư của bạn cuốn hút: Sử dụng độ dài dòng ngắn, đoạn văn ngắn,
ngôn ngữ đàm thoại và định dạng truyền thống.
 Sắp xếp vị trí thông minh và làm cho lá thư súc tích: Truyền đạt hầu hết thông
tin quan trọng trong câu mở đầu hay đoạn văn mở đầu. Nếu lá thư dài hơn chiều
dài của màn hình, người đọc có thể cũng không phiền khi đọc nó. Để truyền đạt
một văn bản dài thông qua email, hãy sử dụng chức năng đính kèm. Hãy chắc chắn
rằng thư của bạn truyền đạt trực tiếp đến người nhận những phần then chốt trong
phần đính kèm.
 Sử dụng phần đính kèm cẩn thận: Không phải tất cả các chương trình vi tính
đều tương thích khi bạn mở phần đính kèm. Hãy xác nhận trước người nhận thư có
phần mềm cần thiết để truy cập phần đính kèm được gửi. Khi có nhiều phần đính
kèm khác nhau, hãy cân nhắc gửi chúng riêng biệt. Một vài chương trình email
không cho gửi theo nhiều phần đính kèm khác nhau. Ngoài ra, hãy chắc rằng văn
bản đã được đính kèm. Hoàn tất việc đính kèm trước khi viết thư sẽ chắc chắn rằng
phần đính kèm không bị quên sau khi nội dung thư đã hoàn tất.

72 TXQTVH01_Bai2_v1.0014111212
 Bài 2: Văn bản kinh doanh

 Kiểm chế cảm xúc: Hãy nhớ rằng, bạn đang giao
tiếp với con người chứ không phải một cỗ máy.
Dừng gửi thư trong lúc tức gian hay bối rối.
 Loại bỏ những biểu tượng cảm xúc, sử dụng chữ
viết tắt và chữ đại diện hợp lý: Biểu tượng cảm
xúc là những biểu tượng mà người viết thường chèn
vào để phản ánh cảm xúc, chỉ dùng chúng trong
những thư điện tử cá nhân. Chữ viết tắt là dạng ngắn của từ. Chữ đại diện là những
ký tự kết hợp với nhau để thay thế cho những cụ từ khác. Một cụm thay thế tốt là khi
người nhận có thể hiểu ngay hay giải thích được ngay cụm từ đó. Hãy học và sử
dụng những từ viết tắt và cụm ký tự thay thế mà tổ chức bạn đã thông qua.
 Biết khi nào không nên sử dụng email: Bởi vì thư điện tử thiếu đi những gợi ý
về ngôn ngữ cơ thể, giọng nói và môi trường nói, thư điện tử thiếu đi sự phong phú
của giao tiếp trực diện hay giao tiếp qua điện thoại hay những lề thói, quy tắc và
tài liệu đáng tin cậy của thư tay. Hãy cân nhắc những kênh liên lạc khác nhau khi
thời gian cho lá thư của bạn là hạn hẹp (lập kế hoạch hay hủy bỏ một buổi họp chỉ
với một lưu ý nhỏ), khi lá thư là đơn giản và người nhận ở không xa, khi mà chủ
đề phù hợp với việc đối thoại trực tiếp (thẩm định phẩm chất, thương lượng, giải
quyết mối bất hòa), hoặc khi thông điệp chứa nội dung dễ gây xúc động ảnh hưởng
nghiêm trọng đến người nhận (ví dụ như sự mất việc), những đề nghị, thỉnh cầu hoặc
yêu sách được đệ trình bằng thư điện tử vẫn có thể bị từ chối bằng thư điện tử; quyết
định này tùy thuộc vào vị thế của người nhận trong tình huống cụ thể.
 Chọn “trả lời” hay “trả lời tất cả” sao cho phù hợp với các tình huống. Bảo
đảm rằng thông điệp của bạn sẽ phù hợp với mục tiêu cho khách hàng của bạn chứ
không phải của bất cứ người nào khác.
 Thiết kế ngữ cảnh phù hợp với sự trả lời của bạn: Chỉnh sửa lại dòng chủ đề,
tóm tắt lại thông điệp gốc, hoặc là bao gồm một vài hoặc tất cả thông điệp gốc
trong thư trả lời. Phần lớn chương trình thư điện tử phân biệt giữa thư mới và thư
cũ bằng các ký hiệu dễ nhận thấy.
 Tránh những chuỗi thư điện tử: Trả lời thư hoặc gởi thư điện tử mà không xóa
đi những đoạn chữ không cần thiết của bức thư gốc sẽ tạo nên chuỗi thư điện tử.
Nhưng chuỗi dài làm tăng nguy cơ các tài liệu mật hay tài liệu đầy tiềm năng rơi
vào tay những người không mong đợi. Những chuỗi dài cũng làm tốn thời gian của
người đọc và tốn khoảng trống không cần thiết.
 Tôn trọng sự bảo mật: Đừng bao giờ xâm nhập vào những thông tin bí mật trừ
khi bạn được phép. Nếu bạn nhận được một bản sao không rõ ràng, hãy xem xét
người nhận đích thực có biết rằng bạn cũng nhận được bức thư đó không. Đừng đề
cập về bức thông điệp đó với người nhận chính hay bất cứ ai khác. Nếu bạn không
muốn thư của bạn đến tay người khác, hãy yêu cầu rõ ràng rằng giữ nó bí mật.
 Đọc và sửa chữa bức thư trước khi gửi đi: Phần lớn hệ thống không cho phép
hủy bỏ hay phục hồi lại thư sau khi người sử dụng đã nhấn lệnh “gửi”. Còn tệ hơn
khi người nhận chỉ cần vài động tác với bàn phím là có thể gửi bức thư đó đi cho
1, nhiều hay cả ngàn người khác.

TXQTVH01_Bai2_v1.0014111212 73
 Bài 2: Văn bản kinh doanh

Tốc độ chuyển thư điện tử làm những người giao

tiếp có thể mong đợi được phúc đáp nhanh. Những
người sử dụng thư điện tử lịch sự thường kiểm tra
thư 1 hoặc 2 lần một ngày và cố gắng trả lời thư
trong vòng 24 giờ. Họ đọc qua bức thư 1 lần và
quyết định xem có trả lời ngay lập tức, xóa thư,
hay chuyển thư đến thư mục liên quan đến dự án.
Những người sử dụng thư điện tử cũng rất cẩn thận
đối với việc mở xem những tập tin đính kèm mà họ nhận được. Những virus máy
tính thường được gửi cùng với những tập tin đính kèm; khi mở tập tin đính kèm thì
virus cũng được kích hoạt. Nếu các nhà quản lý không yêu cầu bạn xóa tất cả
những tập tin đính kèm từ những nguồn bên ngoài công ty, một nguyên tắc hãy cài
các chương trình phát hiện virus để giữ cho các tập tin đính kèm được an toàn.
Lưu ý khi sử dụng thư điện tử:
 Địa chỉ email thể hiện sự tôn trọng với người nhận
Đây là điều đặc biệt quan trọng nhưng lại thường ít được chú ý. Tất nhiên, địa chỉ
email như thế nào là quyền riêng tư cá nhân của mọi người, nếu chỉ dùng để liên
lạc với bạn bè, người thân hoặc các mục đích riêng tư khác. Nhưng nếu là trong
công việc, đây lại là một vấn đề khác. Thử tưởng tượng nếu bạn gửi mail về một
hợp đồng quan trọng cho một đối tác cũng vô cùng quan trọng, với văn phong cực
kì nghiêm túc, nhưng địa chỉ email lại… hết sức “trẻ con”, kiểu như một nhân vật
cổ tích nào đó, hay một hoàng tử công chúa nào đó… vấn đề bạn gặp phải sẽ
không đơn giản chút nào. Một địa chỉ email “nghiêm túc” sẽ thể hiện sự tôn trọng
của bạn với người nhận, và hơn nữa là thể hiện nội dung bạn gửi đi không mang
tính chất “đùa cợt”, tạo một sự tin tưởng hơn với người đọc.
 Cách viết "tố cáo" tính cách của bạn
Như đã đề cập, viết email bạn cần “văn viết” chứ không phải “văn nói”, và từ lâu
“văn chương chính là con người”, cách bạn viết sẽ nói với người đối diện phần
nào đó về con người của bạn. Các lỗi chính tả là điều tối kị, cho dù vì bất cứ
nguyên nhân gì. Cách viết cũng cần được xác định phù hợp với từng đối tượng
người nhận. “Ai là người đọc email của bạn?”, điều này rất quan trọng bởi vì viết
cho một đồng nghiệp cùng phòng ban sẽ khác rất nhiều so với khi viết cho cấp trên
của bạn hoặc một đối tác ngoài công ty. Sự tôn trọng là cần thiết trong mọi trường
hợp, và tùy theo đối tượng, bạn cũng cần có sự điều chỉnh để “đạt được mục đích”
của mình. Xây dựng hình ảnh tốt trong mắt người đối diện là chuyện cần thiết, và
điều nên được thực hiện từ những điều nhỏ nhất, bao gồm cả chuyện viết email.
 Đâu là "dàn ý" chung?
Ngoài những điều bắt buộc như tiêu đề, địa chỉ người nhận… thì sẽ chẳng có một
dàn ý nào là chung cả. Bởi vì, với những nội dung khác nhau, sẽ có những hình
thức khác nhau, thậm chí cùng một nội dung nhưng đôi khi đòi hỏi phải có những
hình thức khác nhau. Như đã đề cập, bạn cần xác định rõ ràng đối tượng người
nhận, mục đích gửi mail là gì, nội dung bao gồm những điều nào, khi ấy “dàn ý”
sẽ đơn giản hơn rất nhiều. Đọc lại email một cách cẩn thận trước khi gửi là điều

74 TXQTVH01_Bai2_v1.0014111212
 Bài 2: Văn bản kinh doanh

nên làm và phải làm, bởi vì nó không mất nhiều thời gian như bạn nghĩ và thật sự
hiệu quả hơn bạn nghĩ rất nhiều. Tập để chúng trở thành một thói quen, dần dần
bạn sẽ thấy mình “chuyên nghiệp” và công việc được giải quyết tốt hơn rất nhiều.
 Xây dựng văn hóa viết email
Khi mà xã hội ngày càng đề cập nhiều hơn đến “văn hóa”, thì viết email như thế
nào để hình thành nên nét “văn hóa email” cũng nên được chú ý. Có lẽ nên được
bắt đầu từ chính ý thức của người gửi về tầm quan trọng của việc viết email, và
việc ý thức rằng, một bức email “văn hóa” có thể mang lại những kết quả không
ngờ đến, đặc biệt là trong công việc.

2.3.3. Báo cáo trong kinh doanh

2.3.3.1. Sự cần thiết của báo cáo viết

Trong cuộc sống làm việc, học tập, kinh doanh, báo
cáo được viết trong nhiều tình huống khác nhau và có
những yêu cầu cũng khác nhau. Nhà quản trị thường
xuyên bận rộn viết báo cáo và đây là công việc không
thể thiếu trong cuộc đời làm việc của họ: viết kế hoạch
kinh doanh, viết báo cáo kết quả hoạt động cuối năm… Sinh viên viết báo cáo trong
suốt quá trình học đại học: báo cáo về một đề tài nghiên cứu khoa học, viết đề xuất,
viết báo cáo tổng kết tình hình hoạt động của đoàn khoa, viết báo cáo thực tập, chuyên
đề tốt nghiệp… Viết báo cáo tốt giúp gây được ấn tượng tốt với người đọc, với cấp
trên, với đối tác. Kỹ năng viết tốt góp phần giúp bạn vượt qua đối thủ cạnh tranh và
được tuyển chọn.
Các báo cáo viết có cùng chung chức năng là đưa thông tin đến người đọc và giúp
người đọc đưa ra quyết định. Trong từng trường hợp cụ thể sẽ có những loại báo cáo
khác nhau. Báo cáo có thể được lưu lại và làm tài liệu tham khảo hay cơ sở cho những
hoạt động tiếp theo của đơn vị, là cơ sở cho việc ra quyết của các nhà quản trị. Một
báo cáo viết tốt không những gây được ấn tượng tốt đối với cấp trên mà còn là nguồn
động viên tinh thần đối với những người cộng sự. Nói tóm lại kỹ năng viết báo cáo là
hết sức cần thiết trong kinh doanh, nó giúp cho người viết phát huy hết khả năng của
mình, đồng thời cũng giúp cho công việc chung của tổ chức được tiến triển tốt hơn.

2.3.3.2. Phân loại báo cáo

Về cơ bản, có thể phân báo cáo thành ba loại chính:
 Báo cáo tính khả thi: Đơn vị thực hiện nhiều công việc/dự án. Là lãnh đạo cấp
trung, lãnh đạo các bộ phận chức năng/ giám sát viên, bạn được lãnh đạo cấp trên
phân công đánh giá tính khả thi của các dự án. Bạn tiến hành điều tra thực tế, phân
tích, nhận xét và dựa vào các tiêu chí đã lựa chọn tiến hành đánh giá tính khả thi
cùng ưu, nhược điểm của từng dự án, công việc. Trên cơ sở đó, viết báo cáo trình
độ lãnh đạo cấp trên, trong đó nêu rõ những đánh giá của bạn về thực trạng và tính
khả thi của từng dự án, xếp loại các dự án và đề xuất hệ thống các giải pháp nâng
cao tính khả thi.

TXQTVH01_Bai2_v1.0014111212 75
 Bài 2: Văn bản kinh doanh

 Báo cáo tiến độ: Là trưởng một dự án, định kỳ

hàng tuần/tháng/quý/năm, bạn phải báo cáo trước
ban lãnh đạo đơn vị tình hình phân bố nguồn lực: tài
lực, vật lực, nhân lực, để thực hiện dự án, trên cơ sở
đó đề xuất các giải pháp để thực hiện đề xuất/ công việc trong giai đoạn tiếp theo.
 Các đề xuất: Nếu báo cáo tính khả thi và báo cáo tiến trình phát triển là loại báo
cáo viết về các sự kiện đã diễn ra và đang diễn ra thì đề xuất là loại báo cáo viết về
các ý tưởng để thực hiện những công việc (cung cấp hàng hóa hay dịch vụ) sẽ diễn
ra trong tương lai.
Đề xuất được viết để đáp ứng những yêu cầu nhất định. Một nhóm yêu cầu có thể
sẽ có nhiều đề xuất được viết ra. Chính vì vậy, phải cố gắng viết thật tốt để thuyết
phục người có yêu cầu (người đặt hàng) lựa chọn, chấp nhận, tài trợ và thực hiện
đề xuất.
Từ đây dẫn đến điểm khác biệt giữa đề xuất với các loại báo cáo khác. Nếu báo cáo
tính khả thi và báo cáo quá trình phát triển có mục đích chính là phản ánh, đánh giá
hiện thực, thì đề xuất có mục đích chính là thuyết phục người đọc chấp nhận ý tưởng
của bạn, đồng ý ký hợp đồng và tài trợ những điều kiện cần thiết để bạn thực hiện ý
tưởng của mình. Chính vì vậy, viết đề xuất khó hơn viết các loại báo cáo khác.
Những bài báo cáo rất đa dạng, từ những bài báo cáo ngắn, không theo hình thức đến
những bài báo cáo dài, hình thức. Ngôn ngữ cũng rất khác biệt từ đàm thoại, ngôi
nhân xưng thứ nhất đến cấu trúc mạch lạc, ngôi nhân xưng thứ 3.
Báo cáo không theo hình thức: Báo cáo không theo hình thức thường ngắn gọn.
Chúng có thể bao gồm thân bài và tiêu đề hoặc chỉ có thân bài, thường được định dạng
như là một lá thư hoặc thư nội bộ. Thư nội bộ truyền đạt thông tin đến những cá nhân
trong tổ chức, loại này được sử dụng trước hết cho việc báo cáo những thông tin liên
quan đến việc vận hành hàng ngày hoặc cung cấp một biên bản ghi chép. Những báo
cáo dạng thư từ sử dụng định dạng thư để truyền đạt thông tin và góp ý đến những cá
nhân bên ngoài tổ chức; dòng tiêu đề chính có thể được dùng để xác định chủ đề của
bài báo cáo. Khi được định dạng như một thư xác định chủ để của bài báo cáo. Khi
được định dạng như một thư trao đổi, báo cáo không theo hình thức sử dụng tiêu đề để
dẫn người trao đổi, báo cáo không theo hình thức sử dụng tiêu đề để dẫn người đọc từ
chủ đề này đến chủ đề khác. Loại báo cáo này hiếm khi chứa biểu đồ giải thích và ít
khi trình bày dữ liệu từ nguồn thứ cấp. Những báo cáo không theo hình thức thường
được viết theo văn phong của đại từ nhân xưng thứ nhất. Trong kinh doanh, báo cáo
không theo hình thức được sử dụng thường xuyên hơn báo cáo hình thức. Báo cáo
không theo hình thức có nhiều loại khác nhau, 3 loại phổ biến nhất là:
 Báo cáo tiến độ: Dùng để thông tin cho người đọc về tình trạng của dự án cụ thể.
Một báo cáo tiến độ trong một tổ chức giúp các nhà quản lý trong việc theo dõi và
ra các quyết định về dự án. Bài báo cáo thông tin cho người đọc về công việc đã
làm, đang làm và sẽ làm trong thời gian tới. Bất cứ một dự án hay vấn đề, rắc rối
nên được thảo luận bằng các báo cáo. Tính thường xuyên, lặp lại của những báo
cáo phụ thuộc vào thể loại hay bản chất của dự án được thảo luận.

76 TXQTVH01_Bai2_v1.0014111212
 Bài 2: Văn bản kinh doanh

 Báo cáo định kỳ: cung cấp cho nhà quản lý những
thông tin thống kê vào những thời gian nhất định
đã được sắp xếp. Những khoảng cách này có thể là
hàng ngày, hàng tuần, tháng, quý, năm… Những
báo cáo định kỳ không theo một định dạng chung
nào cả. Nhiều tổ chức sử dụng những mẫu in sẵn.
 Báo cáo kỹ thuật: truyền đạt những thông tin
chuyên môn hoặc thông tin khoa học. Không có hình thức chuẩn hoặc kế hoạch có
tổ chức cho những báo cáo kỹ thuật. Tuy nhiên, những tổ chức thường cụ thể hóa
những hình thức làm cho người đọc dễ hiểu hơn đối với những bài báo cáo cung
cấp những thông tin cần thiết đối với họ.
Những thuật ngữ về kỹ thuật không cần phải giải nghĩa khi độc giả là những người
cùng ngành hoặc hiểu biết về những thuật ngữ đó. Nếu người đọc không có hiểu
biết chuyên sâu về kỹ thuật, thì những thuật ngữ được sử dụng cho bài phải được
làm rõ.
Báo cáo chính thức: Báo cáo chính thức được chuẩn bị cho những quản lý cấp cao và
những người bên ngoài tổ chức. Nó có thể tốn vài tuần hoặc vài tháng để nghiên cứu và
viết báo cáo. Những hoạt động này có thể được hoàn tất bởi một cá nhân hoặc một nhóm.
Báo cáo hình thức bao gồm tất cả hoặc một số phần sau đây: chủ đề, lời tác giả, bảng
tóm tắt, mục lục, danh sách minh họa, phần chính, giải thích từ vựng khó, phụ lục và
tài liệu tham khảo. Phần thân bài sẽ được trình bày trên nhiều trang và có nhiều cấp
bậc tiêu đề. Nội dung được trích dẫn từ nguồn dữ liệu sơ cấp hoặc thứ cấp. Những
công cụ hỗ trợ thị giác giúp người đọc hiểu được thông tin được trình bày trên bài đọc.
Báo cáo hình thức thường được sử dụng theo văn phong của ngôi thứ 3. Tuy nhiên, xu
hướng gần đây cho rằng sự thân mật nên được sử dụng trong báo cáo hình thức. Mật
độ trang trong được xác định sau khi người báo cáo đầu tiên phân tích người nhận.

2.3.3.3. Kỹ thuật trình bày những báo cáo chính thức

Kỹ thuật trình bày những báo cáo viết – định dạng,
khoảng cách, thụt vào đầu dòng – cũng quan trọng như
kỹ thuật trình bày một lá thự, hoặc memo, điều gây ấn
tượng đầu tiên cho người đọc.
Ấn tượng đầu tiên của người đọc về bài báo cáo sẽ dựa
trên hình dáng bên ngoài của nó. Một ấn tượng tiêu cực
có thể làm tăng thời gian, cho người đọc đạt được sự tin
tưởng vào khả năng tin cậy của người viết báo cáo.
Khi chuẩn bị tài liệu, người viết cần xem xét những hướng dẫn tổng quát về kỹ thuật
trình bày của bài báo cũng như là những hướng dẫn và chính sách của công ty. Sự
xem xét đầu tiên trong bài trình bày khoa học của mỗi bài báo cáo là kỹ thuật trình
bày làm tăng khả năng đọc được bài viết. Mỗi đoạn trung bình từ 6 đến 7 dòng làm
cho người đọc dễ tập trung vào tài liệu hơn. Khoảng cách thích hợp giữa các đoạn văn
và canh lề chính xác giúp người đọc dễ dàng theo dõi bài viết. Tiêu đề dẫn dắt người
đọc từ phần này đến phần sau bằng việc thông báo chủ đề kế tiếp.

TXQTVH01_Bai2_v1.0014111212 77
 Bài 2: Văn bản kinh doanh

 Trang bìa: Trang bìa bảo vệ cho nội dung của bài báo cáo. Vì vậy, nó thường
được làm bằng những tấm giấy cứng nhẹ. Thông tin có thể được in trên bìa hoặc
được trình bày thông qua một phần cắt đi (cửa sổ). Trang bìa phải cuốn hút và có
thể có một hình hoặc một bản vẽ phù hợp để thêm tác động cho bài báo cáo. Nhiều
tổ chức sử dụng những bìa in sẵn trên đó tác giả có thể đưa lên thông tin đa dạng.
Những mục tiêu thường được in trên trang bìa là tiêu đề, tên tác giả và ngày nộp
báo cáo. Thông thường, tiêu đề được viết in hoa và tên tác giả thì in hoa những
chữ cái đầu. Trang bìa thường chỉ được sử dụng trong những bài báo cáo dài và
trang trọng.
 Canh lề trang: Canh lề trang phù hợp rất quan trọng bởi vì chúng tạo ra những
khoảng trắng nhằm lôi cuốn người đọc. Theo quy tắc chung, lề của bài báo cáo là
1 inch ở tất của các phía. Tuy nhiên, những bài báo cáo giới hạn bên trái thì nên có
lề trái là 1.5 inch và những bài báo có giới hạn trên thì lề trên là 2 inch. Phần giới
thiệu, phần bổ sung và trang mở đầu của những phần chính có lề lớn hơn (2 inch).
 Khoảng cách: Báo cáo có thể cách dòng đơn hoặc đôi. Xu hướng trong các tổ
chức kinh doanh là theo hướng cách dòng đơn giản để giảm bớt số lượng, trang
giấy phải cầm. Trong những bài báo cáo sử dụng khoảng cách đôi, thụt đầu dòng
của đoạn là ½ inch từ lề trái; không có khoảng cách giữa các đoạn. Những bài báo
cáo cách dòng đơn thì nên cách đôi ở giữa các đoạn; thụt đầu dòng ở đầu mỗi đoạn
thì tùy chọn.
 Tiêu đề: Tiêu đề hợp lý giúp người đọc theo dõi
được cấu trúc của bài báo cáo và dẫn người đọc
vào những phần cụ thể một cách nhanh chóng.
Những phần ít quan tâm hơn có thể được bỏ qua
hoặc lướt nhanh. Những tiêu đề thì hoặc là thông
tin, hoặc là cấu trúc, những tiêu đề thông tin chỉ ra
nội dung của một phần và hướng người đọc để học dễ dàng hiểu thông tin. Một
tiêu đề cấu trúc nhấn mạnh vào phần chức năng trong bài báo cáo. Dạng tiêu đề
được lựa chọn, nó nên được sử dụng nhất quán trong suốt bài báo cáo. Cách trình
bày tiêu đề biến đổi phụ thuộc vào loại hướng dẫn sử dụng bởi tổ chức. Không kể
đến phương pháp đã chọn, sự nhất quán của bài báo cáo rất quan trọng. Giải thích
cho một phương pháp được chấp nhận rộng rãi như sau:
o Tiêu đề cấp độ 1 (tiêu đề chính) được đặt giữa trang giấy với những chữ cái
lớn. Tiêu đề chính có thể được in đậm nhưng thích hợp hơn là không viết in
hoa và gạch dưới từng chữ.
o Tiêu đề cấp độ 2 (tiêu đề phụ) bắt đầu ở lề trái, chữ đầu tiên của mỗi từ chính
được viết hoa. Tiêu đề phụ thường được in nghiêng, gạch dưới hoặc in đậm.
o Tiêu đề cấp 3 (tiêu đề của đoạn) bắt đầu ½ inch từ lề trái, chữ cái đầu tiên được
viết hoa, kết thúc với một dấm chấm câu và gạch dưới hoặc in đậm
Tiêu đề ở mỗi cấp độ phải được đặt cấp để chúng tương đồng về mặt ngữ pháp.
Ví dụ, tất cả tiêu đề chính phải tương đồng, tuy nhiên những tiêu đề chính thì
không cần phải tương đồng với tiêu đề phụ. Trong ví dụ dưới đây, những tiêu đề
phụ thì tương đồng, nhưng những tiêu đề chính thì không.
o Chú giải và trích dẫn: chú giải hoặc trích dẫn phải được sử dụng để đưa ra sự
tin tưởng về nguồn trích dẫn hoặc những tài liệu được chú giải. Những bài báo

78 TXQTVH01_Bai2_v1.0014111212
 Bài 2: Văn bản kinh doanh

cáo trong giao tiếp kinh doanh không chứa nhiều chú giải hoặc trích dẫn như
trong các lĩnh vực khác bởi vì báo cáo kinh doanh thường chỉ chứa những
thông tin dựa trên dữ liệu được thu thập thông qua nghiên cứu sơ bộ.
o Số trang: Những bài báo cáo chỉ có một hoặc hai trang không cần phải đánh số
trang. Những trang trong bài báo cáo dài nên được đánh số một cách liên tục.
Những trang giới thiệu (trang đi trước phần chính) nên được đánh số bằng những
chữ số La Mã nhỏ (ii, iii, iv…) ở giữa trang cách 1 inch từ phần đấy bắt đầu với
trang thứ hai. Trang tiêu đề được xem như là trang i., cho dù không có số trang
được trình bày. Phần chính bắt đầu với trang 1, được xác định với những số Ả
rập (1,2,3…). Mỗi phần hoặc chương nên bắt đầu với trang riêng, số trang cũng
được đặt ở giữa cách 1 inch từ đáy. Các bài báo cáo không giới hạn hoặc có giới
hạn trái, số thứ tự trang nên được đặt ở dòng thứ tư từ đầu trang ở lề bên phải;
những bài báo cáo giới hạn trên thì số trang nên được đặt ở chính giữa cách 1
inch từ cạnh đáy của trang; những bài báo cáo giới hạn trên thì số trang nên được
đặt ở chính giữa cách 1 inch từ cạnh đáy của trang. Đặc trưng đánh số trang của
phần mềm xử lý văn bản đơn giản hóa tiến trình sắp đặt.

2.3.4. Đề xuất kinh doanh

2.3.4.1. Định nghĩa

Đề xuất là một văn bản viết thuyết phục mà người viết phân
tích một vấn đề và đưa ra giải pháp. Vấn đề có thể là nhu
cầu về thiết bị - dụng cụ, dịch vụ, nghiên cứu, một kế hoạch
hành động hay những việc khác. Những giải pháp đưa ra có
thể là về sản phẩm, nhân sự, một khóa học kinh doanh, một
mô tả về công việc đã được thực hiện hay những kết quả đạt
được khác.
Những đề xuất là phổ biến trong kinh doanh và điều quan
trọng là những đề xuất phải rõ ràng, súc tích và đáp ứng
được những mong muốn của người đọc.
Nhà kinh doanh phải tìm kiếm sự sáng tạo. Họ đón nhận
những đề nghị về việc thay đổi cho mọi thứ tốt đẹp hơn. Khách hàng và người cung
cấp mong muốn nhận được những đề xuất đem lại lợi ích cho họ. Những tổ chức
thành công nhờ vào những ý tưởng sáng tạo, điều đó sẽ cải tiến sản phẩm và lợi ích
hiệu quả.
Viết đề xuất cũng là việc mạo hiểm. Chúng tốn nhiều thời gian để phát triển và thường
bị từ chối. Một vài người viết đề xuất tin rằng họ đã làm tốt nếu họ nhận được sự chấp
nhận một trong mười đề xuất. Những người viết đề xuất hiệu quả là những nhà mạo
hiểm, họ ước lượng khả năng thành công và sau đó quyết định khi nào thì tiến hành.

2.3.4.2. Phân loại đề xuất

Những đề xuất có thể là bên ngoài hay bên trong nội bộ, được yêu cầu hay không
được yêu cầu, theo nghi thức và không theo nghi thức
Những đề xuất bên ngoài: Vượt ra ngoài tổ chức đến với những khách hàng hiện tại
và tương lai, đến những tổ chức chính phủ hay những tổ chức tư nhân và những quỹ

TXQTVH01_Bai2_v1.0014111212 79
 Bài 2: Văn bản kinh doanh

tài trợ. Những văn bản này bao gồm những đề xuất về việc cung cấp sản phẩm ở một
mức giá cho trước hay trình bày việc kiểm toán. Dạng này cũng bao gồm những đề
nghị về việc tài trợ tiền hay hàng hóa để hỗ trợ việc làm của những tổ chức phi lợi
nhuận, hay những tổ chức khác cũng hoạt động vì mục đích nhân đạo và xã hội.
Những đề nghị như thế được trình lên những quỹ tài trợ được thành lập chỉ cho mục
đích tài trợ những dự án trong lĩnh vực như: nghệ thuật, giáo dục, môi trường hay các
dịch vụ cho con người. Những đề nghị đó cũng được trình lên những tổ chức mà mục
tiêu của họ thường bao gồm hướng một phần lợi ích đến cộng đồng hay khu vực mà
họ đang kinh doanh.
Những đề xuất nội bộ: gửi đến những bộ phận trong
tổ chức. Những đề xuất này dùng để giải quyết những
vấn đề hay đáp ứng nhu cầu bằng cách cải tiến thủ
tục,thay đổi sản phẩm, tuyển thêm nhân sự, tổ chức lại
những bộ phận, tạo nhiều điều kiện thuận lợi hơn, giảm
ngân sách hay những thay đổi khác. Những ý tưởng để
cải tiến nội bộ, phát triển sự sáng tạo và thực hiện hiệu
quả là nhân tố quyết định thành công cho tổ chức.
Đề xuất được yêu cầu: được chuẩn bị để trả lời những yêu cầu trong bản đề xuất.
Việc yêu cầu có thể nói trực tiếp, bằng điện thoại hay viết thư. Những đề xuất được
yêu cầu thường được trình ra bên ngoài. Khi trả lời những yêu cầu trong bản đề xuất,
người viết phải cung cấp tất cả những thông tin được yêu cầu và sử dụng những định
dạng rõ ràng.
Đề xuất không được yêu cầu: là những đề xuất được chuẩn bị theo ý của người viết
hơn là trả lời những yêu cầu trong bản đề xuất. Những đề xuất này mô tả một sự phân
tích độc lập của những vấn đề hay nhu cầu khác và sáng tạo ra những giải pháp có thể
có. Đề xuất không được yêu cầu có thể trong nội bộ hay bên ngoài. Khi trình bày đề
xuất đến những quỹ tài trợ hay tổ chức phi chính phủ, mục tiêu của tổ chức người viết
đề xuất phải phù hợp với những quỹ tài trợ hay tổ chức đó.
Đề xuất không theo nghi thức: thường là những dạng thư tín (bên ngoài tổ chức) hay
thông cáo nội bộ (bên trong tổ chức). Một vài quỹ tài trợ, tổ chức và chính phủ khuyến
khích hoặc đòi hỏi người viết đề xuất trình bản nháp đề xuất hay thư thăm dò ý kiến.
Những tài liệu này không phải đính kèm gì cả, cung cấp một mô tả ngắn gọn về dự án.
Sau khi xem qua, tổ chức tài trợ có thể từ chối hay yêu cầu người viết trình bày một đề
xuất đầy đủ.

2.3.4.3. Đặc trưng của một đề xuất thành công

Mặc dù thành công đôi khi phụ thuộc vào những yếu tố, như may mắn, sự khôn
ngoan, thời gian và danh tiếng, hầu hết những đề xuất phải có nội dung xuất sắc và
được trình bày rõ ràng để được chấp nhận. Một đề xuất thành công thường có những
đặc trưng sau:
 Mục đích của đề xuất được trình bày rõ ràng.
 Vấn đề hay yêu cầu được hiểu và định nghĩa rõ ràng.
 Phương pháp đề ra phải sáng tạo và được trình bày thuyết phục.

80 TXQTVH01_Bai2_v1.0014111212
 Bài 2: Văn bản kinh doanh

 Lợi ích cao hơn chi phí.

 Phương pháp tuyển nhân sự phải chất lượng.
 Phương pháp đề ra có thể đạt được trong một thời gian cơ bản.
 Đề xuất phải chân thực, căn cứ vào thực tế, hiện thực và khách quan.
 Cách trình bày chuyên nghiệp và thu hút.
Để chuyển những đặc trung này vào trong đề xuất, người viết phải phân tích cẩn thận
tình huống và người nhận để sử dụng quan điểm của người nhận và áp dụng những
nguyên tắc của giao tiếp kinh doanh
Đề xuất phải có tác động mạnh và sức thuyết phục. Người nhận đề xuất dự kiến định
tìm kiếm lợi ích cho họ, cho bộ phận của họ, cho công ty, cho cộng đồng, cho xã hội
hay một tổ chức khách quan mà họ đang đại diện. Đề xuất phải thu hút được sự chú ý
của người đọc, chỉ ra lợi ích rõ ràng khi chấp nhận đề xuất, đưa ra bằng chứng về lợi
ích đó và thể hiện những hành động có thiện chí.

2.3.4.4. Những yếu tố cơ bản của một đề xuất

 Bìa thư tín hay thông cáo nội bộ.
 Trang đầu hoặc bìa.
 Tham chiếu các yêu cầu đặt ra cho bản đề xuất.
 Bản nội dung.
 Danh sách những hình ảnh minh họa.
 Tóm tắt đề xuất.
 Mục đích.
 Vấn đề hay nhu cầu.
 Những thông tin tổng quan.
 Lợi ích của bản đề xuất.
 Mô tả phương pháp thực hiện.
 Đánh giá kế hoạch.
 Chất lượng nhân sự.
 Thời gian biểu.
 Chi phí.
 Bảng chú giải thuật ngữ.
 Phụ lục.
 Danh sách tham khảo.
Lưu ý khi viết một đề xuất:
 Nhiệm vụ viết một đề xuất dài phức tạp có thể được phân công cho nhóm. Khi đề
xuất được viết bởi sự hợp tác, điều quan trọng là phải có một ai đó lãnh đạo, sẽ
chịu trách nhiệm về tính thống nhất và mạch lạc của tài liệu.
 Dù một người hay một nhóm người viết, đề xuất giống như quan hệ thư từ và báo
cáo – cần phải lập kế hoạch. Những nguyên tắc trong kinh doanh phải được vận
dụng khi tài liệu viết nháp, duyệt lại và xuất bản.

TXQTVH01_Bai2_v1.0014111212 81
 Bài 2: Văn bản kinh doanh

 Liên lạc với một đại diện của quỹ tài trợ và xin cho xem ý kiến của những nhà phê
bình. Những lời phê bình sẽ giúp bạn nhận ra những điều nào cần được thay đổi
cho những đề xuất trong tương lai.
 Đọc những bảng tóm tắt của những dự án khác. Và tự hỏi những đề xuất được viết
như thế nào để được chấp nhận.
 Xem xét lại bản đề xuất và đưa nó đến một tổ chức khác.

2.3.5. Kế hoạch kinh doanh

2.3.5.1. Định nghĩa

Kế hoạch kinh doanh là một dạng đặc biệt của đề xuất,
được thiết kế để thuyết phục một tổ chức tài chính hay
đơn vị cá nhân đầu tư tiền cho một dự án cụ thể. Việc
đầu tư này có thể là để thành lập một công ty mới hay
mở rộng việc kinh doanh. Kế hoạch kinh doanh cung
cấp tất cả những thông tin cần thiết cho người đọc để
đánh giá dự án. Giá trị lớn nhất mà bản kế hoạch kinh
doanh của bạn tạo ra là nó phác ra được một bức tranh
trong đó đánh giá tất cả sự vững mạnh kinh tế của doanh nghiệp của bạn bao gồm việc
mô tả và phân tích các viễn cảnh tương lai kinh doanh của bạn.
Lập kế hoạch kinh doanh là một bước quan trọng mà bất cứ một nhà doanh nghiệp cẩn
trọng nào cũng cần tiến hành cho dù quy mô của doanh nghiệp ở mức độ nào.

2.3.5.2. Sự cần thiết của kế hoạch kinh doanh

 Đầu tiên và trên hết, nó sẽ xác định và tập trung mục tiêu của bạn bằng cách sử
dụng những thông tin và phân tích phù hợp.
 Bạn có thể dùng nó như là một công cụ bán hàng tốt khi đàm phán với các mối
quan hệ quan trọng như bên cho vay, chủ đầu tư và ngân hàng.
 Bạn cũng có thể dùng nó để thu thập các ý kiến và tư vấn từ những người khác bao
gồm cả những người trong lĩnh vực bạn dự định kinh doanh, những người có thể
đưa ra cho bạn những lời khuyên vô giá mà hoàn toàn miễn phí. Thông thường,
các nhà doanh nghiệp cứ tiến bước mà không tận dụng được sự góp ý hữu ích từ
các chuyên gia, những người có thể giúp họ tiết kiệm rất nhiều mồ hôi và nước
mắt. Bài hát “My Way!” (Tôi làm theo cách của tôi) là một bài hát tuyệt vời nhưng
trong thực tế có thể dẫn đế những khó khăn không cần thiết.
 Bản Kế hoạch kinh doanh của bạn có thể giúp bạn phát hiện ra những điều bỏ sót
và/hoặc những điểm yếu trong quá trình lập kế hoạch của bạn.

2.3.5.3. Những yếu tố cơ bản của một kế hoạch kinh doanh

Mặc dù định dạng và cấu tạo thực tế có thể thay đổi rất đa dạng nhưng một bản kế
hoạch kinh doanh thường chứa những phần sau:
 Tóm tắt dự án.
 Quyền sở hữu/quản lý/việc bố trí nhân viên.
 Xác định sản phẩm/dịch vụ/ thị trường.
 Những nhân tố quản trị và sản xuất.

82 TXQTVH01_Bai2_v1.0014111212
 Bài 2: Văn bản kinh doanh

 Sự phát triển kế hoạch và tiềm năng phát triển.

 Thông tin tài chính.
 Phụ lục.
Lưu ý khi viết kế hoạch kinh doanh:
Bản kế hoạch kinh doanh thường được thể hiện bằng văn bản vì đôi khi bạn chỉ có cơ
hội trình bày nó với nhân viên của sở giao dịch cho vay. Trong khi đó, việc chấp nhận
nó lại do người có thẩm quyền cho vay cao hơn quyết định (như nhân viên cho vay
cao cấp, một ủy ban cho vay, hay một ban giám đốc). Chính vì vậy, một bản kế hoạch
kinh doanh được cân nhắc kỹ lưỡng và thể hiện tốt thành văn bản sẽ làm tăng khả
năng giao tiếp kinh doanh với các đối tượng liên quan và giảm thiểu tối đa lời phê
bình chỉ trích.
Sau đây là một số lời khuyên giúp bạn viết một kế hoạch kinh doanh hiệu quả:
 Cân nhắc kỹ lưỡng: Tìm và sử dụng tất cả mọi nguồn thông tin có thể có trong khi
nghiên cứu và viết kế hoạch kinh doanh. Việc chia sẻ ý tưởng với các cá nhân
chuyên về lĩnh vực kinh doanh mà bạn chọn sẽ giúp tạo ra một kế hoạch kinh
doanh tốt hơn, thực tế hơn, dễ hiểu hơn, tránh được các lỗi và sự rườm rà khi viết.
 Tính đến tất cả các giả định then chốt để chuẩn bị cho việc lập kế hoạch tài chính.
Cũng nên giải thích cho các giả định đó khi lý do lựa chọn chúng không rõ ràng.
 Cố gắng để đạt được độ chính xác: Nếu người đọc khám phá ra những điểm không
chính xác hay rõ ràng, họ có thể đặt dấu hỏi về khả năng của người viết và cả tổ
chức của họ. Đôi khi, họ có thể cho rằng người viết cố ý làm họ nhầm lẫn.
 Hãy nhiệt tình: Trong khi kế hoạch kinh doanh phải thể hiện được sự hợp lý và
thực tế, thì sự tận tâm và nhiệt tình của người viết cũng là yếu tố quan trọng quyết
định tính thuyết phục của bản kế hoạch.

2.3.6. Các bản báo cáo đặc biệt

Một số báo cáo kinh doanh đòi hỏi nội dung đặc biệt. Có 4 loại báo cáo đặc biệt thông
dụng: Biên bản cuộc họp, Các quy định, Thông cáo báo chí, Bản đánh giá hoạt động
của nhân viên.
Biên bản cuộc họp: là biên bản lưu của cuộc họp. Các báo cáo này giúp những người
tham gia cuộc họp nhớ lại các nội dung đã thảo luận; cung cấp thông tin cho những
người không tham gia; giúp các thành viên chuẩn bị cho những cuộc họp kế tiếp. Nếu
không có quy định nào khác, các báo cáo này nên được viết dưới dạng tóm tắt.
Biên bản cuộc họp nên súc tích và báo cáo một cách chính xác các thông tin thích hợp.
Tất cả ý kiến và giải pháp riêng của các cá nhân nên được ghi lại cẩn thận kèm theo
tên người trình bày đề xuất trong bản tổng kết. Việc ghi lại các ý kiến riêng nào được
ủng hộ cũng rất quan trọng, nhưng tên của những người ủng hộ không cần ghi lại. Kết
quả, dù là chấp nhận hay bác bỏ cũng nên được ghi lại.
Các phần thông thường của một biên bản họp:
 Tên của hội đồng hay tổ chức.
 Ngày, thời gian, địa điểm cuộc họp.
 Danh sách những người tham dự.
 Phần tham khảo sự thông qua của các biên bản họp gần đây.

TXQTVH01_Bai2_v1.0014111212 83
 Bài 2: Văn bản kinh doanh

 Phần ghi chép diễn biến cuộc họp.

 Thời gian kết thúc.
 Chữ ký của thư ký hay chủ tịch.
 Các phần trên rất đa dạng phụ thuộc vào mục đích và hình thức cuộc họp. Các
trình bày cũng rất đa dạng phụ thuộc vào mỗi tổ chức.
Các chính sách:
Các chính sách thường ảnh hưởng đến nhân viện sẽ được ghi trong một quyển sổ tay.
Quyển sổ tay này có thể được dùng để định hướng cho nhân viên mới hay dùng như
sách tham khảo cho nhân viên cũ.
Các chính sách ảnh hưởng đến khách hàng có thể được dán lên một vị trí cao, dễ thấy
hay in trong các tài liệu giao dịch.
Các chính sách nên được ghi cho người khác cũng hiều được và nên rõ ràng súc tích
và hoàn chỉnh.
Các chính sách dành cho cấp quản lý là những quy định rộng và bao quát nên cần có
sự linh hoạt khi áp dụng. Ngược lại, các quy định không phải dành cho cấp quản lý thì
cụ thể hơn và được kiểm soát chặt hơn.
Thông cáo báo chí: là một cáo kinh doanh đặc biệt, bao gồm thông tin nhằm thu hút
sự quan tâm của cộng đồng. Thông cáo báo chí cần thông tin có giá trị chính xác, kịp
thời, súc tích và xác thức.
Các chủ đề thường thấy: khuyến mãi, việc mở rộng kinh doanh, giảm biên chế, giới
thiệu phẩm mới.
Các bản thông cáo báo chí được trình bày theo dạng hình chóp ngược. Cách trình bày
này được bắt đầu với phần mở đầu tổng quát liệt kê ai, cái gì, ở đâu, khi nào và đôi khi
là tại sao hay như thế nào.
Vì sự hạn chế về khoảng trống trên các tờ báo cũng như hạn chế về thời gian của độc
giả nên các thông cáo này có thể bị cắt bớt so với ban đầu.

84 TXQTVH01_Bai2_v1.0014111212
 Bài 2: Văn bản kinh doanh

Tóm lược cuối bài

 Thông điệp viết có vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh. Trong thời đại ngày nay,
giao tiếp ngày càng hiệu quả hơn, tiết kiệm hơn về thời gian và chi phí nhờ vào những tiến
bộ của khoa học công nghệ thông tin.
 Thông điệp viết tốt sẽ giúp người gửi thông điệp tạo được cảm tình tốt với người nhận thông
tin. Một bài viết tốt giúp tác giả vượt qua đối thủ cạnh tranh. Khả năng viết tốt sẽ giúp giữ
được khách hàng cũ và giành được khách hàng mới. Giao tiếp viết có ưu thế vượt trội trong
một số trường hợp giao tiếp kinh doanh.
 Thông điệp viết trong kinh doanh rất đa dạng, tuy nhiên có thể được phân thành 3 nhóm
chính: (1) Thông điệp tích cực và trung lập (thông điệp phê duyệt; thông điệp chấp thuận,
thông điệp đề xuất hợp tác…); (2) Thông điệp thiện chí (thông điệp chúc mừng, thông điệp
chia buồn, thông điệp thể hiện sự cảm kích, khen ngợi, thông điệp chào mừng…); (3) Thông
điệp tiêu cực (thông điệp từ chối, thông điệp phê bình, thông điệp điều chỉnh tiêu cực…).
Việc phân chia nội dung thông điệp kinh doanh thành 3 nhóm sẽ giúp định hướng sử dụng
cách thức và chiến thuật viết thông điệp để đạt được mục tiêu giao tiếp. Có 2 cách thức viết
thư là trực tiếp và gián tiếp. Cách thức viết trực tiếp phù hợp với các thông điệp tích cực,
trung lập và thiện chí. Cách thức viết gián tiếp phù hợp với các thông điệp tiêu cực.
 Quy trình 3 bước để viết một thông điệp kinh doanh bao gồm: (1) Lập dàn ý (bao gồm các
công việc như phân tích tình huống giao tiếp, xác định mục đích sơ cấp và thứ cấp, phân tích
người nhận thông điệp, chọn thông điệp, lập dàn ý, phác thảo nội dung; (2) Biên soạn (Ở giai
đoạn này, người viết chủ yếu áp dụng những nguyên tắc của giao tiếp kinh doanh, sử dụng
quan điểm của người nhận và tập trung vào nội dung: (3) Hoàn tất thông điệp (bao gồm đọc
và sửa bản thảo để xác định phần nào cần duyệt lại và hiệu chỉnh, chủ yếu tập trung vào nội
dung liên quan chính tả, ngữ pháp và kỹ thuật).
 Thông điệp viết trong kinh doanh có thể tồn tại dưới nhiều hình thức văn bản như thư tín
(bao gồm thư thường và thư điện tử (email), memo, báo cáo, đề xuất, thông cáo báo chí…
Các văn bản này là sợi dây liên lạc giữa công ty này với công ty khác, giữa các cấp quản trị
trong nội bộ công ty, giữa công ty với khách hàng. Hình thức và nội dung của văn bản đều
quan trọng. Ngoài việc thể hiện phong cách của người viết và văn hóa của tổ chức, mỗi hình
thức văn bản đều có những quy định riêng về cấu trúc và văn phong.

TXQTVH01_Bai2_v1.0014111212 85
 Bài 2: Văn bản kinh doanh

Câu hỏi ôn tập

1. Thảo luận tầm quan trọng của định dạng báo cáo?
2. Phân tích ưu điểm/ nhược điểm của thư điện tử?
3. Tại sao kỹ năng viết các đề xuất nghiên cứu lại quan trọng?
4. Phân tích vài trò của báo cáo trong hoạt động kinh doanh?
5. Các bước viết báo cáo kinh doanh?

86 TXQTVH01_Bai2_v1.0014111212