BÀI 2

GIAO TIẾP BẰNG VĂN BẢN

Giảng viên: Hoàng Thu Phương

Trường Đại học Kinh tế Quốc dân

v1.0014111222 1
 TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG
Đối mặt với thách thức về giao tiếp tại Home Depot
www.homedepot.com
Thành công trong tương lai của Home Depot phụ thuộc vào khả năng giao tiếp hiệu quả
với nhân viên, khách hàng và nhà cung cấp. Để duy trì được hoạt động kinh doanh trôi
chảy, họ cần phải thiết lập được mối quan hệ công việc tốt đẹp với cả ba nhóm đối tác
này. Họ cần biết được nhu cầu thông tin của mỗi nhóm và quyết định phương pháp giao
tiếp thông tin đó một cách hiệu quả.

Nếu bạn là Marcus và Blank, bạn sẽ tổ chức các thông điệp kinh doanh như
thế nào cho từng nhóm đối tác? Bạn sẽ cân nhắc những nhân tố nào khi bạn
viết thông điệp của bạn? Bạn sẽ phân tích từng nhóm đối tác thế nào? Bạn
sẽ lựa chọn kênh và phương tiện giao tiếp nào cho từng thông điệp?

v1.0014111222 2
 MỤC TIÊU

Sau khi học bài này, sinh viên cần hiểu được các nội dung sau:
• Sự cần thiết của thông điệp viết.
• Các loại thông điệp kinh doanh.
• Kỹ năng viết các loại thông điệp kinh doanh.
• Cách áp dụng các nguyên tắc kinh doanh trong giao tiếp.
• Phương pháp chuẩn bị một thông điệp viết hiệu quả.
• Các loại văn bản kinh doanh phổ biến.
• Cách soạn thảo các văn bản kinh doanh phổ biến.

v1.0014111222 3
 NỘI DUNG

Thông điệp viết và kỹ năng phát triển thông điệp viết

Quy trình 3 bước của thông điệp kinh doanh

Các hình thức văn bản trong kinh doanh

v1.0014111222 4
 NỘI DUNG PHẦN 1

Thông điệp viết và kỹ năng phát triển thông điệp viết

Quy trình 3 bước của thông điệp kinh doanh

v1.0014111222 5
 1. THÔNG ĐIỆP VIẾT VÀ KỸ NĂNG PHÁT TRIỂN THÔNG ĐIỆP VIẾT

1.1. Sự cần thiết của thông điệp viết

1.2. Tầm quan trọng của kỹ năng viết

1.3. Ưu điểm và nhược điểm của thông điệp viết

1.4. Nguyên tắc cơ bản trong giao tiếp

1.5. Phân loại thông điệp kinh doanh

v1.0014111222 6
 1.1. SỰ CẦN THIẾT CỦA THÔNG ĐIỆP VIẾT

• Thông tin cần lưu trữ để tham khảo, sử dụng trong tương lai
(Các báo cáo, đề án, kế hoạch…).
• Các hợp đồng, bản thỏa thuận, thư thương mại… là những
thông tin cần được lưu giữ để làm căn cứ cho việc tổ chức
thực hiện hay giải quyết những tranh chấp (nếu có) sau này.
• Thông tin cần được kiểm soát chính xác ngày giờ, địa điểm,
nhận được thông tin (thông báo, tài liệu hướng dẫn…).
• Các thông tin cần giữ bí mật (số liệu, tài liệu).

v1.0014111222 7
 1.2. TẦM QUAN TRỌNG CỦA KỸ NĂNG VIẾT

• Kỹ năng viết tốt sẽ giúp tạo được cảm tình đối với người
nhận thông tin.
• Một bài viết tốt giúp tác giả vượt qua đối thủ cạnh tranh.
• Khả năng viết tốt sẽ giúp giữ được khách hàng cũ,
giành được khách hàng mới.
• Giao tiếp viết có ưu thế vượt trội trong một số trường
hợp giao tiếp kinh doanh.

v1.0014111222 8
 1.3. ƯU ĐIỂM VÀ NHƯỢC ĐIỂM CỦA THÔNG ĐIỆP VIẾT

• Ưu điểm:
 Cung cấp tài liệu có lưu trữ thành hồ sơ và tham khảo được trong tương lai;
 Có thể được đọc lại và nghiên cứu, điều này rất quan trọng nếu thông điệp dài và
thông điệp phức tạp;
 Có thể đọc lại và chỉnh sửa để đảm bảo tuân theo đúng nguyên tắc của giao tiếp
kinh doanh;
 Có thể có giá trị pháp lý.
• Nhược điểm:
 Thường được chuyển đi rất chậm, trừ email và fax;
 Được xem như là một thông tin chính thức bởi nó mang tính vĩnh cửu;
 Không thể có phản hồi nhanh và thấu đáo vì thiếu những tín hiệu không lời;
 Phản hồi chậm còn vì người gửi và người nhận thường ở 2 nơi khác nhau;
 Đòi hỏi lưu trữ, có thể làm mất thời gian và tốn chi phí.

v1.0014111222 9
 1.4. NGUYÊN TẮC CƠ BẢN TRONG GIAO TIẾP

v1.0014111222 10
 1.5. PHÂN LOẠI THÔNG ĐIỆP KINH DOANH

v1.0014111222 11
 2. QUY TRÌNH 3 BƯỚC CỦA THÔNG ĐIỆP KINH DOANH

2.1. Lập dàn ý cho thông điệp

2.2. Soạn thảo thông điệp kinh doanh

2.3. Hoàn chỉnh thông điệp kinh doanh

v1.0014111222 12
 2.1. LẬP DÀN Ý CHO THÔNG ĐIỆP

v1.0014111222 13
 2.1.1. PHÂN TÍCH TÌNH HUỐNG GIAO TIẾP

Việc đầu tiên cần làm khi lập dàn ý là quyết định những gì liên quan đến một tình huống
giao tiếp cụ thể. Khi phân tích tình huống giao tiếp, cần tự đặt ra các câu hỏi:
• Mục đích của việc truyền đạt thông tin này là gì?
• Ai sẽ nhận thông điệp? Đó là người nhận cuối cùng hay trung gian?
• Những trở ngại vật lý và chính trị trong lúc thực hiện?
• Người nhận cần biết gì?
• Hành động nào của người nhận được mong đợi?
• Người nhận ở trong tổ chức hay ngoài tổ chức?
• Có phải trả lời câu hỏi đặc biệt nào của người nhận không?
• Người nhận cảm thấy thông điệp tích cực, tiêu cực, thuyết phục hay tổng hợp?
• Quan hệ giữa tôi với người nhận là gì ? Với tổ chức của tôi là gì?
• Thông điệp của tôi liên quan đến chủ đề đang thảo luận hay chủ đề mới?

v1.0014111222 14
 2.1.2. THIẾT LẬP MỤC ĐÍCH SƠ CẤP VÀ THỨ CẤP

• Sau khi phân tích tình huống giao tiếp, việc tiếp theo
là xác định mục tiêu sơ cấp và thứ cấp của thông
điệp. Mục tiêu sơ cấp và thứ cấp có liên quan mật
thiết với mục tiêu của giao tiếp kinh doanh:
 Người nhận hiểu;
 Câu trả lời cần thiết của người nhận;
 Mối quan hệ thiện chí;
 Tín nhiệm tổ chức.
• Ý chính của thông điệp là mục tiêu sơ cấp, những ý
phụ là mục tiêu thứ cấp. Mục tiêu của thông điệp có
thể là đơn giản hay phức tạp.

v1.0014111222 15
 2.1.2. THIẾT LẬP MỤC ĐÍCH SƠ CẤP VÀ THỨ CẤP (tiếp theo)

• Yêu cầu đối với thông điệp kinh doanh:

 Có mục đích;
 Hướng vào người đọc;
 Chuẩn xác.
• Các cấp độ mục đích:
 Mục đích chung:
 Thông báo;
 Thuyết phục;
 Hợp tác;
 Mục đích cụ thể: Những ảnh hưởng của thông điệp đến ý nghĩ hoặc hành động
của người nhận.
Ví dụ: Xác nhận đơn hàng/Thông qua một quyết định tuyển dụng…

v1.0014111222 16
 2.1.2. THIẾT LẬP MỤC ĐÍCH SƠ CẤP VÀ THỨ CẤP (tiếp theo)
• 4 câu hỏi để xác định mục đích:
 Mục đích bạn đưa ra có khả thi không?
 Đây có phải là thời điểm thích hợp không?
 Đây có phải người phù hợp nhận thông
điệp này không?
 Liệu mục đích đó có được chấp nhận ở tổ
chức của bạn không?
• Lưu ý: Quá nhiều thông điệp đưa ra, mà
không có mục đích rõ ràng, sẽ gây tổn hại đến
độ tin cậy của bạn.

v1.0014111222 17
 2.1.3. PHÂN TÍCH NGƯỜI NHẬN
• Kiến thức của người nhận: Học vấn, chuyên môn, kinh nghiệm làm việc, quan hệ
xã hội… có được những thông tin này người viết thông điệp sẽ quyết định được mức
độ từ vựng cần dùng cho thông điệp, giải thích từ chuyên môn và mức độ chi tiết của
thông tin mà người nhận yêu cầu.
• Mối quan tâm của người nhận thông điệp: Tìm hiểu quyền lợi, nhu cầu của người
nhận, động cơ đặc biệt (nếu có). Phân tích cẩn thận mối quan tâm của người nhận
sẽ giúp xác định cách tổ chức nội dung của thông điệp.
• Thái độ của người nhận: Thái độ bị ảnh hưởng, bởi nhiều yếu tố như định vị, quyền
lực, cá tính, quốc tịch, văn hóa… Những yếu tố này thể hiện qua quan điểm, giá trị,
sự tín ngưỡng của người nhận.
• Phản ứng về mặt cảm xúc: Người viết thông điệp cần phải đoán trước cảm xúc của
người nhận về thông điệp của mình. Họ sẽ cảm thấy vui sướng hay giận dữ? Hay là
không bị ảnh hưởng bởi thông điệp mà bạn truyền đạt? Việc phân tích này sẽ giúp
chọn phương cách tiếp cận phù hợp.

v1.0014111222 18
 2.1.3. PHÂN TÍCH NGƯỜI NHẬN (tiếp theo)
• Xây dựng hồ sơ độc giả:
 4 tiếp cận để xây dựng hồ sơ độc giả:
 Làm sao để gây dựng được sự tin cậy đối với họ?
 Phương tiện thông tin nào họ ưa thích và mong
đợi hơn?
 Thông tin nào là đáng quan tâm đối với họ?
 Họ muốn biết điều gì?
 Thông tin cần biết:
 Ai là độc giả ưu tiên của bạn (người quyết định,
người gây ảnh hưởng, người quan trọng…)?
 Xác định số lượng độc giả.
 Thành phần độc giả gồm những ai?
 Thấu hiểu trình độ của độc giả.
 Dự liệu các phản ứng có thể có của độc giả.

v1.0014111222 19
 2.1.3. PHÂN TÍCH NGƯỜI NHẬN (tiếp theo)
• Khảo sát chính thức:
 Phỏng vấn.
 Điều tra.
• Khảo sát không chính thức:
 Tự đánh giá quan điểm của người khác.
 Tìm kiếm trong kho dữ liệu của tổ chức.
 Trò chuyện với người quản lý hoặc đồng nghiệp.
 Hỏi thẳng độc giả những thông tin cần biết.

v1.0014111222 20
 CHECK LIST: PHÂN TÍCH MỤC ĐÍCH VÀ ĐỘC GIẢ
• Xác định xem mục đích của thông điệp là thông báo, thuyết phục,
hay hợp tác.
• Xác định hành động cụ thể bạn kỳ vọng sẽ kích thích độc giả.
• Đảm bảo rằng mục đích của bạn đáng kể và khả thi.
• Đảm bảo rằng đấy là thời điểm đúng cho mục đích của bạn.
• Đảm bảo rằng người phù hợp đưa ra thông điệp.
• Đảm bảo rằng mục đích được chấp nhận ở tổ chức của bạn.
• Xác định độc giả ưu tiên.
• Xác định số lượng độc giả.
• Xác định thành phần độc giả.
• Xác định trình độ hiểu biết của độc giả.
• Dự liệu các phản ứng có thể có của độc giả đối với thông điệp.

v1.0014111222 21
 CHECK LIST: KHẢO SÁT THÔNG TIN CẦN THIẾT

• Quyết định sử dụng kỹ thuật chính thức hoặc phi

chính thức để thu thập thông tin.
• Tìm hiểu xem độc giả muốn biết gì.
• Cung cấp tất cả những thông tin cần thiết và đảm
bảo rằng thông tin là chính xác, phù hợp đạo đức
và thích đáng.

v1.0014111222 22
ĐIỀU CHỈNH THÔNG ĐIỆP ĐỂ PHỤC VỤ ĐỘC GIẢ VÀ MỤC ĐÍCH CỦA
THÔNG ĐIỆP
Lựa chọn kênh và phương tiện phù hợp

Kênh viết Kênh nói

• Thư tín • Hội thoại, phát biểu, họp, trực tiếp (mặt
• Báo cáo và đề xuất đối mặt)

• Thư điện tử • Điện thoại, thư thoại

• Faxes • Băng âm thanh và băng ghi hình

• Hội thoại qua điện thoại, hội thoại
trực tuyến

v1.0014111222 23
 ĐIỀU CHỈNH THÔNG ĐIỆP ĐỂ PHỤC VỤ ĐỘC GIẢ VÀ MỤC ĐÍCH CỦA
THÔNG ĐIỆP (tiếp theo)

Lựa chọn kênh và phương tiện phù hợp (tiếp theo)

v1.0014111222 24
 ĐIỀU CHỈNH THÔNG ĐIỆP ĐỂ PHỤC VỤ ĐỘC GIẢ VÀ MỤC ĐÍCH CỦA THÔNG
ĐIỆP (tiếp theo)
Thiết lập quan hệ tốt với độc giả:
• Sử dụng thái độ hướng đến người đọc (“you” attitude).
• Nhấn mạnh sự tích cực.
• Thiết lập sự tin cậy.
• Tránh sử dụng ngôn ngữ tối nghĩa.
• Luôn tỏ ra lịch sự.
• Tập trung xây dựng hình ảnh cho tổ chức.

v1.0014111222 25
 CHECK LIST: ĐIỀU CHỈNH THÔNG ĐIỆP ĐỂ PHỤC VỤ ĐỘC GIẢ VÀ MỤC ĐÍCH
CỦA THÔNG ĐIỆP
• Lựa chọn kênh và phương tiện cho thông điệp bằng cách kết hợp truyền thông đa
phương tiện với độc giả và mục đích của thông điệp.
• Lựa chọn phương tiện phù hợp cho thông điệp, cân nhắc các yếu tố như sự khẩn
cấp, cấp độ chính thức, sự phức tạp, sự bảo mật, nội dung cảm xúc, chi phí, kỳ vọng
của độc giả, và nhu cầu cho một bản ghi nhớ lâu dài.
• Cân nhắc các thuận lợi, cũng như bất lợi của việc sử dụng các phương tiện điện tử.
• Sử dụng tiếp cận hướng đến độc giả bằng cách sử dụng Thái độ tập trung vào đối
tượng tiếp nhận (“you” attitude).
• Nhấn mạnh các khía cạnh tích cực của thông điệp.
• Giành lấy sự tin tưởng của độc giả thông qua tạo dựng sự tin cậy.
• Bộc lộ sự tôn trọng cho độc giả bằng văn phong lịch sự.
• Bộc lộ sự nhạy bén và thẳng thắn của bạn, tránh sử dụng các ngôn ngữ tối nghĩa.
• Tập trung xây dựng hình ảnh của tổ chức, đảm bảo rằng độc giả hiểu rằng bạn đang
thay mặt cho tổ chức giao tiếp với họ.

v1.0014111222 26
 2.2. SOẠN THẢO THÔNG ĐIỆP KINH DOANH

v1.0014111222 27
 2.2.1. TỔ CHỨC THÔNG ĐIỆP
Tại sao tổ chức tốt quan trọng?
• Giúp độc giả hiểu được thông điệp;
• Giúp độc giả chấp nhận thông điệp;
• Tiết kiệm thời gian cho độc giả.
Làm thế nào để có được tổ chức tốt?
• Xác định ý tưởng chính:
 Dẫn dắt của người kể chuyện;
 Liệt kê ngẫu nhiên;
 Bản trình bày FCR (F: Findings; C: Conclusions; R: Recommendations);
 Tiếp cận kiểu nhà báo;
 Chuỗi câu hỏi và trả lời.
• Giới hạn phạm vi.
• Nhóm các luận điểm.

v1.0014111222 28
 2.2.1. TỔ CHỨC THÔNG ĐIỆP (tiếp theo)
Lựa chọn giữa tiếp cận trực tiếp (diễn dịch) và gián tiếp (quy nạp)
• Cân nhắc 3 nhân tố:
 Phản ứng của độc giả:
 Tích cực.
 Trung dung.
 Tiêu cực.
 Độ dài của thông điệp:
 Ngắn (thư tín, đơn, thư).
 Dài (báo cáo, đề xuất, bản trình bày).
 Loại thông điệp:
 Hàng ngày, tin tốt, thông điệp tích cực.
 Tin xấu.
 Thông điệp thuyết phục.

v1.0014111222 29
 2.2.1. TỔ CHỨC THÔNG ĐIỆP (tiếp theo)

4 lỗi thường gặp với tổ chức của thông điệp

kinh doanh:
• Quá dài dòng, không đi vào trọng tâm;
• Sử dụng các tài liệu không liên quan;
• Lẫn lộn các ý tưởng;
• Bỏ sót những thông tin cần thiết.

v1.0014111222 30
 CHECK LIST: TỔ CHỨC THÔNG ĐIỆP KINH DOANH
• Kiểm soát được tổ chức tốt:
 Đối tượng và mục đích rõ ràng;
 Thông tin liên quan trực tiếp đến đối tượng và
mục đích;
 Các ý tưởng được nhóm lại và trình bày theo lôgic;
 Tất cả các thông tin cần thiết đều được trình bày.
• Xác định ý tưởng chính:
 Thúc đẩy sự sáng tạo của bạn với các kỹ thuật kích
thích trí não;
 Xác định điểm huyệt để thúc đẩy độc giả của bạn
phản hồi như bạn mong đợi;
 Đánh giá xem ý tưởng chính có khả thi, với giới hạn
độ dài cho phép;
 Thu thập tất cả các thông tin cần thiết.

v1.0014111222 31
 CHECK LIST: TỔ CHỨC THÔNG ĐIỆP KINH DOANH (tiếp theo)

• Quyết định sẽ nói gì:

 Bắt đầu với ý chính;
 Khẳng định các điểm chính;
 Minh họa với bằng chứng.
• Tổ chức thông điệp để phản hồi với các phản ứng
có thể có của độc giả:
 Sử dụng tiếp cận trực tiếp khi độc giả của bạn ôn
hòa, vui vẻ, quan tâm và hứng khởi.
 Sử dụng tiếp cận gián tiếp khi độc giả không vui,
không quan tâm, không sẵn sàng.

v1.0014111222 32
 2.2.2. SOẠN THẢO THÔNG ĐIỆP
• Phát triển các đoạn văn súc tích:
 Các yếu tố của đoạn văn;
 Câu chủ đề;
 Các câu có liên quan;
 Các thành tố chuyển tiếp.
 5 cách để phát triển đoạn văn: Minh họa, So
sánh hoặc đối nghịch, Nguyên nhân và hệ
quả, Phân loại, Vấn đề và giải pháp.
 Khả năng đọc được của đoạn phụ thuộc vào:
 Độ dài của đoạn;
 Câu tiêu đề hiệu quả;
 Thỉnh thoảng chèn thêm câu hỏi.

v1.0014111222 33
 2.2.2. SOẠN THẢO THÔNG ĐIỆP (tiếp theo)
• Kiểm soát văn phong và giọng điệu:
 Sử dụng giọng điệu hội thoại:
 Tránh ngôn ngử lỗi thời và khoa trương;
 Tránh sự riêng tư quá;
 Tránh hài hước;
 Tránh lên lớp và khoe khoang.
 Sử dụng tiếng anh phổ thông.
• Lựa chọn những từ ngữ tốt nhất:
 Sử dụng từ ngữ theo đúng chức năng và nội dung;
 Chọn những từ ngữ giao tiếp hiệu quả.
• Tạo ra những câu hiệu quả:
 4 loại câu: Câu đơn, câu ghép, câu phức, câu hỗn hợp.
 Phong cách của câu nói: dùng câu chủ động thay vì sử dụng câu bị động; nhấn
mạnh suy nghĩ chính.
 Đa dạng độ dài của câu.
 Sử dụng danh sách và hoa thị đầu câu.

v1.0014111222 34
 LƯU Ý: LỰA CHỌN TỪ NGỮ

• Sử dụng từ điển và từ điển về những từ đồng nghĩa.

• Tuân theo 6 nguyên tắc chọn từ của giao tiếp kinh doanh:
 Nguyên tắc 1: Chọn từ ngữ dễ hiểu.
 Nguyên tắc 2: Sử dụng từ ngữ rõ ràng và chính xác.
 Nguyên tắc 3: Chọn những từ mạnh.
 Nguyên tắc 4: Nhấn mạnh những từ tích cực.
 Nguyên tắc 5: Tránh lạm dụng từ.
 Nguyên tắc 6: Tránh những từ lỗi thời.

v1.0014111222 35
 LƯU Ý: PHÁT TRIỂN CÂU
• Nguyên tắc 1: Tạo ra những câu rành mạch, dễ hiểu.
 Tạo tính thống nhất của câu;
 Nối những từ liên quan với nhau;
 Sử dụng câu đúng ngữ pháp.
• Nguyên tắc 2: Sử dụng những câu ngắn.
 Lược bỏ những từ không cần thiết;
 Giới hạn nội dung.

v1.0014111222 36
 LƯU Ý: PHÁT TRIỂN CÂU (tiếp theo)
• Nguyên tắc 3: Sử dụng những câu văn ở thể chủ động.
• Nguyên tắc 4: Đưa ra những điểm nhấn thích hợp của câu.
 Sử dụng chiều dài của câu;
 Sử dụng vị trí của câu;
 Sử dụng cấu trúc câu;
 Nhấn mạnh những thông tin quan trọng;
 Chi tiết hay chung chung;
 Sử dụng định dạng;
 Sử dụng những phương tiện kỹ thuật.

v1.0014111222 37
 LƯU Ý: HÌNH THÀNH ĐOẠN

v1.0014111222 38
 2.3. HOÀN CHỈNH THÔNG ĐIỆP KINH DOANH

v1.0014111222 39
 2.3.1. DUYỆT LẠI THÔNG ĐIỆP
• Đánh giá lại nội dung và tổ chức của thông điệp.
• Rà soát lại văn phong và “khả năng có thể đọc được”
của thông điệp:
 Nắm bắt trình độ đọc;
 Chỉnh sửa và viết lại thông điệp:
 Kiểm tra độ chính xác;
 Kiểm tra độ rõ ràng.
• Đưa cho người khác lời phê bình có tính xây dựng và cụ
thể hơn:
 Hướng dẫn công việc được giao đã rõ ràng chưa?
 Văn bản có hoàn thành được mục đích dự kiến không?
 Các số liệu đưa ra có chính xác không?
 Văn bản có sử dụng ngôn ngữ tối nghĩa không?

v1.0014111222 40
 CHECK LIST: DUYỆT LẠI THÔNG ĐIỆP KINH DOANH
• Đánh giá nội dung và tổ chức:
 Rà soát nội dung bản nháp với kế hoạch thông điệp;
 Đảm bảo rằng tất cả các ý quan trọng đều xuất hiện theo thứ tự logic;
 Đảm bảo rằng thông điệp được tổ chức theo phản ứng của người đọc;
 Đảm bảo rằng thông điệp được trình bày thuyết phục và lôi cuốn;
 Loại bỏ các dữ liệu không cần thiết, và đưa vào các dữ liệu hữu ích;
 Đảm bảo rằng phần mở đầu và kết thúc hiệu quả.
• Rà soát văn phong và “khả năng đọc được”:
 Đảm bảo văn phong phù hợp;
 Gia tăng sự hấp dẫn của thông điệp với các từ ngữ và cấu trúc hiệu quả;
 Đảm bảo rằng thông điệp của bạn có thể đọc được (kiểm tra từ vựng và cấu
trúc câu);
 Cân nhắc sử dụng chỉ số đo lường “khả năng đọc được”.

v1.0014111222 41
 CHECK LIST: DUYỆT LẠI THÔNG ĐIỆP KINH DOANH (tiếp theo)
• Chỉnh sửa để chuẩn xác hơn:
 Xóa những từ và cụm từ không cần thiết;
 Rút ngắn các từ và cụm từ dài;
 Xóa bỏ những từ và cụm từ thừa;
 Làm rõ các trích nguồn.
• Chỉnh sửa để rõ ràng hơn:
 Ngắt những câu quá dài;
 Viết lại các câu rườm rà;
 Đảm bảo cú pháp tương đương;
 Chữa các từ bổ nghĩa không cần thiết;
 Viết lại các cụm danh từ dài;
 Thay đổi các động từ không phù hợp;
 Làm rõ cấu trúc câu;
 Làm rõ các trích dẫn không rõ ràng;
 Tiết chế bớt cảm xúc.
v1.0014111222 42
 2.3.2. HIỆU CHỈNH THÔNG ĐIỆP

• Thiết kế thông điệp cẩn thận:

 Sử dụng các yếu tố thiết kế phù hợp:
 Khoảng trắng;
 Quy định căn lề và dòng;
 Các tiêu đề và lời tựa.
 Khiến các yếu tố thiết kế thêm hiệu quả:
 Thống nhất;
 Cân bằng;
 Tối giản;
 Chi tiết.

v1.0014111222 43
 2.3.2. HIỆU CHỈNH THÔNG ĐIỆP (tiếp theo)

• Sử dụng công nghệ để sản xuất và truyền tải thông điệp:

 Nhập văn bản:
 Bàn phím;
 Máy tính dùng bút;
 Hệ thống nhận dạng giọng nói;
 Máy scan hoặc OCR.
 Rà soát văn bản: Kiểm tra lỗi chính tả, lỗi ngữ pháp.
 Thêm hình họa, âm thanh, văn bản liên kết: Sử dụng các hỗ trợ xuất bản trên
màn hình máy tính.
 Truyền tải thông điệp (mail, fax, print, Cdrom…).

v1.0014111222 44
 2.3.3. ĐỌC VÀ SỬA LẠI THÔNG ĐIỆP
• Quá trình này bao gồm:
(1) Đọc lại nội dung thông điệp;
(2) Đọc lại lần nữa để sửa lỗi chính tả, ngữ pháp và chấm câu.
• 02 lưu ý:
 Tìm kiếm gì khi rà soát thông điệp lần cuối:
 Lỗi ngôn ngữ;
 Thiếu dữ liệu;
 Lỗi thiết kế;
 Lỗi font.
 Điều chỉnh quá trình rà soát thông điệp như thế nào?

v1.0014111222 45
 CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM 1
Để giao tiếp kinh doanh hiệu quả KHÔNG cần:
A. tập trung vào người nhận thông điệp.
B. bám sát mục đích giao tiếp.
C. tập trung vào người viết thông điệp.
D. chính xác.

Trả lời:
 Đáp án đúng là: C. tập trung vào người viết thông điệp.
 Giải thích: Vì khi viết thông điệp kinh doanh, cần bám sát vào mục đích giao tiếp để truyền
đạt nội dung một cách chính xác, đáp ứng yêu cầu thông tin của người nhận thông điệp.

v1.0014111222 46
 CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM 2
Các thông điệp mang tin tốt nên áp dụng cách thức viết nào?
A. Cách thức trực tiếp.
B. Cách thức gián tiếp.
C. Không có cách nào trong 2 cách trên.
D. Cách thức trực tiếp hoặc cách thức gián tiếp, tùy tình huống.

Trả lời:
• Đáp án đúng là: D. Cách thức trực tiếp hoặc cách thức gián tiếp, tùy tình huống.
• Giải thích: Thông điệp mang tin tốt là thông điệp tích cực. Thông thường cách thức
trực tiếp nên được sử dụng. Tuy nhiên, việc phân tích nội dung và tình huống trước
khi quyết định cách thức viết thông điệp sẽ đảm bảo sẽ quyết định cách thức trực
tiếp hay gián tiếp mang lại hiệu quả tốt hơn cho thông điệp.

v1.0014111222 47
 TÓM LƯỢC CUỐI BÀI
• Thông điệp viết trong kinh doanh rất đa dạng, tuy nhiên có thể được phân thành 3
nhóm chính:
 (1) Thông điệp tích cực và trung lập;
 (2) Thông điệp thiện chí;
 (3) Thông điệp tiêu cực.
• Có 2 cách thức viết thư là trực tiếp và gián tiếp. Cách thức viết trực tiếp phù hợp với
các thông điệp tích cực, trung lập và thiện chí. Cách thức viết gián tiếp phù hợp với
các thông điệp tiêu cực.
• Quy trình 3 bước để viết một thông điệp kinh doanh bao gồm: (1) Lập dàn ý (bao
gồm việc phân tích tình huống giao tiếp, Xác định mục đích giao tiếp, Phân tích
người nhận thông điệp, chọn thông điệp, lập dàn ý, phác thảo nội dung; (2) Biên
soạn (tập trung vào xây dựng nội dung); (3) Hoàn tất thông điệp (bao gồm đọc và
sửa bản thảo để duyệt lại và hiệu chỉnh, chủ yếu tập trung vào chính tả, ngữ pháp
và kỹ thuật).

v1.0014111222 48