Assignment HRM - Final
Assignment HRM - Final
BBPB2103
E-MEL : yusman552@oum.edu.my
TUGASAN 1
Pengenalan 2
Kesimpulan 15
15
RUJUKAN
1
<KOD KURSUS>
Tenaga Nasional Berhad (TNB) bermula pada tahun 1949 apabila Pusat Lembaga
Elektrik (CEB) telah ditubuhkan di Malaya untuk menghasilkan dan mengedarkan elektrik.
Selepas itu ianya ditukar nama kepada Lembaga Elektrik Negara (NEB) pada tahun 1965
untuk membentuk Pembekal tunggal, penghantaran dan pengedaran elektrik Malaysia.
Berikutan pelaksanaan pengkorporatan dan penswastaan oleh Kerajaan Malaysia, pada
September 1990, Tenaga Nasional berjaya disenaraikan di Papan Utama maka Bursa Saham
Kuala Lumpur (BSKL) di salah satu daripada KLSE yang lebih menonjol penyenaraian
latihan di bursa tempatan.
TNB merupakan syarikat pembekal utiliti elektrik terbesar di Malaysia dengan hampir
RM110.7 bilion asset syarikat disenaraikan di papan utama Bursa Malaysia dan mempunyai
36,146 orang anggota kerja di seluruh Kumpulan berkhidmat. TNB dianggarkan mempunyai
8.6 juta pelanggan di Semenanjung Malaysia, Sabah dan Labuan. Teras utama perniagaan
TNB termasuk Penjanaan elektrik, Aktiviti Penghantaran dan Pengedaran di Semenanjung
Malaysia dan negeri Sabah. Perniagaan lain termasuk Perkhidmatan Berkaitan Kuasa
(“Operation & Maintenance - O&M”, Repair & Maintenance – R&M” dan Perkhidmatan
Tenaga), Pembuatan Peralatan Elektrik (Switchgears,Transformers & Kabel), Perkhidmatan
Pendidikan & Penyelidikan Tinggi (“Reseach & Development) dan Pelaburan berkaitan.
2
<KOD KURSUS>
Berfokuskan pada cabang “Core Business”, terdapat 3 jabatan utama yang setiapnya
diketuai oleh “Vice President” atau “Chief Corporate Director”. Gambarajah 2 di bawah
melampirkan struktur yang lebih terperinci bagi carta organisasi di jabatan “Distribution
Division”. Ini merupakan pentadbiran umum yang digunakan di setiap jabatan yang
disenenaraikan di Gambarajah 1.
3
<KOD KURSUS>
Dalam mentadbir dan mengurus satu organisasi besar yang terdiri dari jumlah pekerja
yang ramai, adalah sangat penting untuk mempunyai rangka strategi pengurusan pekerja yang
efektif dan jelas. Teras utama dalam memastikan semua pekerja dapat memainkan peranan
masing – masing dan menyumbangkan hasil kerja pada tahap maksimum adalah dengan
mengamalkan konsep deskripsi tugas dan spesifikasi tugas.
Deskripsi tugas atau “Penerangan Tugas” merupakan satu pernyataan bertulis yang
berisi tujuan pembentukan suatu jabatan atau tugas. Ianya mengandungi senarai semua
keperluan penting dalam pekerjaan, bersama dengan ringkasan tugas dan tanggungjawab
yang akan dilakukan oleh pemegang jawatan . Individu dapat perolehi maklumat dan
gambaran yang jelas tentang sifat pekerjaan berkenaan dengan tugas dan keperluan
pekerjaan. Ia adalah rekod kandungan pekerjaan yang tepat dan sah. Ia menggabungkan pihak
berkuasa utama, tugas, skop kerja, peranan dan tujuan . Selain itu, ianya mudah untuk
mengenalpasti keperluan latihan berpandukaan deskripsi kerja yang diwujudkan.
4
<KOD KURSUS>
Apabila melihat dari kerangka yang lebih luas, proses penyusunan deskripsi tugas
selalunya melibatkan lima (5) elemen penting iaitu spesifikasi pekerjaan, akauntabiliti, tugas
dan tanggungjawab pekerjaan, ringkasan atau maksud pekerjaan, serta identifikasi pekerjaan .
Setelah mengetahui kelima elemen penting dalam penyusunan identifikasi kerja, maka
individu yang bertanggungjawab di bidang pengelolaan sumber daya mesti melakukan
analisis yang disebut sebagai analisis jabatan. Analisis sebegini pada dasarnya adalah
pegumpulan maklumat bagi jawatan yang bakal diwujudkan dan objektif dalam suatu jabatan.
Setelah wujudnya satu job deskripsi yang baik dan jelas, ianya akan menjadi asas dalam
pembentukan spesifikasi tugas bagi sesuatu jawatan.
Penciptaan spesifikasi pekerjaan bukanlah tugas yang mudah kerana kadang- kadang
ianya sukar bagi menentukan sama ada suatu keperluan tertentu adalah “wajib” atau “wajar”.
Walaubagaimanapun, ia membantu memastikan bahawa, berdasarkan apa yang seseorang
direkrut dan diperiksa. Sesetengah spesifikasi umum adalah seperti yang berikut :
Jadual 1 di bawah menunjukkan ringkasan perbezaan konsep bagi deskripsi tugas dan
spesifikasi tugas seperti yang dibincangkan .
5
<KOD KURSUS>
6
<KOD KURSUS>
Seperti yang telah dinyatakan secara ringkas di atas, lima (5) elemen penting yang terlibat
dalam proses penyusunan deskripsi tugas akan dibincangkan secara lebih terperinci seperti di
bawah:
1. Spesifikasi pekerjaan
Step pertama adalah dengan mengetahui apa saja spesifikasi pekerjaan yang harus dimiliki
oleh sebuah posisi/jabatan. Ini disebabkan kerana, di dalam setiap pekerjaan selalu ada istilah
persyaratan pekerjaan, yang menjadi basis/dasar untuk menilai kualiti kerja.
Selain itu, penilaian terhadap kualiti pekerjaan melibatkan hal lain yang disebut compensable
factor yang membawa empat elemen lainnya. Elemen tersebut adalah situasi pekerjaan,
tanggung jawab, usaha, dan keterampilan. Keempat elemen tersebut wajib diulaskan secara
spesifik, misalnya pada soal keterampilan yang mencakupi aspek kecerdasan, inisiatif,
pengalaman, dan pendidikan [2].
2. Akauntabiliti
Cara berikutnya ini berkait rapat dengan konsep etika, yang pada dasarnya dekat dengan
konsep administrasi. Akuntabiliti atau accountability ini mewakili sejumlah pengetahuan dan
tanggungjawab dan ianya berkaitan dengan kebijaksanaan strategi syarikat, keputusan,
produk, dan setiap tindakan yang diambil. Maka dari itu, sebuah job description yang baik,
harus memiliki akuntabiliti agar si pemegang jabatan/posisi dapat menjalankan tugas masing
– masing dan menyumbang pada tahap yang maksimum [2].
7
<KOD KURSUS>
3. Tugas dan Tanggungjawab
Kewajiban dan tanggungjawab sudah memiliki definasi yang cukup jelas, maka para pegawai
ataupun ketua jabatan harus bertanggung jawab kepada anggotakerja. Tanggung jawabnya
meliputi kegagalan atau keberhasilan dalam mencapai tujuan pekerjaan tertentu. Pada tahap
ini, ada standard tertentu yang digunakan untuk mengukur prestasi kerja, yang kemudiannya
digunapakai untuk menggambarkan hasil akhir sudah dicapai.
Oleh karena itu, elemen ini merupakan salah satu yang digunakan dalam setiap deskripsi
pekerjaan. Perancang job description biasanya memperinci pekerjaan beserta tanggung jawab
dan kewajiban yang harus digalas dan berhubungan dengan pekerjaan.
Prerincian tugas harus dinyatakan secara jelas dan ringkas, dimulai dengan kata kerja
tindakan, dan menghindari pemakaian kata kerja yang mungkin mengelirukan penyandang
jawatan. Dengan begitu, tugas dan tanggung jawab akan disampaikan dengan tepat, dan
pekerjaan dapat segera diselesaikan dengan adanya job description yang dibuat secara sebaik
mungkin .
4. Ringkasan Pekerjaan
Elemen ini biasanya berbentuk cerita ringkas yang memberikan gambaran pekerjaan yang
harus dikerjakan oleh penanggung jawab, serta karakteristik pekerjaannya secara umum.
Di sini, informasi harus diberikan secukupnya dan seringkas mungkin. Data ini kemudiannya,
akan berguna untuk membezakan aktiviti utama dan fungsi kerja spesifik dengan jenis kerja
lainnya. Objektif dan ketepatan pekerjaan adalah dua hal yang harus diperkenalkan dengan
cara seringkas dan semudah mungkin bagi mengelakkan kekeliruan.
5. Identifikasi Pekerjaan
Untuk elemen ini biasanya berhubungan dengan beberapa tingkatan posisi di dalam syarikat,
termasuk supervisor, jabatan, institusi, kod pekerjaan, dan jabatan. Proses identifikasi
pekerjaan biasanya dinyatakan secara singkat dalam satu atau dua kalimat yang memberi
informasi mengenai isi pekerjaan, jabatan, serta jenjang dan tingkat keterampilan.
8
<KOD KURSUS>
Kepentingan Deskripsi Kerja
Berikut merupakan kepentingan bagi organisasi dalam melaksanakan proses deskripsi tugas
yang betul.
a. Sebagai asas dalam pengurusan pekerjaan terutama dalam hal pengambilan dan
pemilihan pekerja bagi sesuatu jawatan
b. Keterangan kerja yang jelas membantu anda dalam memilih pekerja yang sesuai
untuk sesuatu jawatan yang dicari.
c. Calon juga jelas dan faham tentang tanggungjawab bagi jawatan yang diperlukan.
d. Dijadikan sebagai penentu dalam penilaian prestasi pekerja.
e. Menentukan tanggungjawab dan tugas yang harus dipegang oleh pekerja.
f. Membantu dalam menetapkan gaji yang sesuai bagi sesuatu jawatan dengan melihat
kepada tanggungjawab yang dipegang.
g. Pekerja jelas tentang skop tugas mereka dan lebih fokus dalam menjalankan
tanggungjawab kerana mereka tahu tentang apa yang perlu dicapai
Ketidakfahaman pekerja dengan tugas dan tanggungjawab yang diberi akan membuat mereka
berasa kurang motivasi untuk menjalan tugas. Ini akan menyebabkan kualiti kerja dan hasil
produktiviti ysraikat secara menyeluruh merundum. Oleh itu, Adalah amat penting untuk
sesebuah organisasi mewujudkan satu deskripsi kerja yang terperinci, jelas dan ringkas bagi
membentu pekerja memahami dengan tepat skop kerja yang dipertanggungjawabkan supaya
ianya seiring dengan usaha untuk mencapai visi syarikat dan mengelakkan berlakunya
pertindaan tanggungjawab yang sama antara pekerja.
9
<KOD KURSUS>
Menganalisis dan mengambil langkah prioritas bagi lokasi sumber daya dan
penganggaran jabatan.
c. Pemegang Jabatan
Mengetahui apa yang harus dilakukan dan diharapkan dari organisasi
Menghindari terjadinya perbezaan pemahaman
d. Perekruit (Recruiter)
Mengetahui calon yang tepat dan paling sesuai diperlukan jabatan
e. Trainer
Untuk mengetahui keperluan latihan bagi pemegang jabatan
f. Assessor
Melakukan analisa terhadap pemegang jabatan. Misalnya untuk
melihat competency mengadakan tes assessment, dan in-depth interview, serta lain
sebagainya.
Menjadi pelatih pada program penelitian asesor dan master asesor.
10
<KOD KURSUS>
Seperti yang telah diulaskan secara ringkas di atas, spesifikasi merupakan suatu uraian
bertulis tentang tentang latar belakang pendidikan, pengalaman, kemampuan dan kompetensi
atau hal-hal lain yang berhubungan dengan pekerjaan yang harus dimiliki sebelum mengisi
jabatan tertentu sehingga dapat berfungsi dengan efektif. Job specification disebut juga
dengan Hiring Specification dan biasanya dijadikan informasi dasar untuk memulai proses
rekruitmen, pemilihan dan penempatan pekerja. Job specification sangat berguna dalam
menentukan kesesuaian seseorang dengan posisi atau jabatan tertentu, dan mengenalpasti
latihan dan pengembangan yang diperlukan .
Spesifikasi kerja dibuat berlandaskan deskripsi kerja yang telah diwujudkan. Satu deskripsi
kerja yang lengkap dan jelas dapat membantu bagi menghasilkan satu spesifikasi kerja yang
tepat dan berkualiti dalam membantu syarikat menentukan kriteria yang diperlukan bagi
melantik pekerja baharu bagi memenuhi sesuatu jawatan. Berdasarkan deskripsi tugas,
spesifikasi tugas akan menyenaraikan dengan lebih terperinci kemahiran dan aspek berkaitan
seperti taraf pendidikan, kelebihan dan lain- lain. Ini selalunya akan menjadi sumber rujukan
utama dalam peringkat awal bagi pencari kerja untuk menentukan kelayakan yang diperlukan
bagi menjamin tanggungjawan dan skop kerja yang dinyatakan dalam deskripsi tugas dapat
dilaksanakan dengan sebaiknya.
11
<KOD KURSUS>
5. Penilaian Proses Deskripsi Kerja dan Spesifikasi Kerja Tenaga Nasional Berhad (TNB)
Kedua – dua deskripsi kerja dan Spesifikasi kerja telah pun dibincangkan dari segi definisi,
pelaksanaan dan kepentingannya. Seterusnya, perkaitan antara kesemua informasi yang
dibincangkan di atas dan aplikasi secara nyata oleh organisasi pilihan akan diulaskan seperti
di perenggan seterusnya.
Dari sudut awam oleh calon pencari kerja, mereka boleh mengakses laman sesawang utama
Tenaga Nasional Berhad (TNB) bagi mendapatkan notifikasi sebarang jawatan yang di
iklankan. Melalui iklan yang dipaparkan, para pencari kerja memperolehi maklumat yang
mencukupi merangkumi skop kerja, tanggungjawab dan kelayakan yang diperlukan bagi
memohon jawatan tersebut. Ini kerana, segala maklumat penting berkaitan deskripsi tugas
dan spesifikasi tugas telah dipamerkan dengan baik dan jelas. Paparan yang disediakan oleh
organisasi tebabit adalah seperti gambarajah di bawah.
12
<KOD KURSUS>
Berdasarkan gambarajah yang disertakan, adalah dapat disimpulkan bahawa pihak Tenaga
Nasional Berhad telah melaksanakan proses desrkipsi tugas dan spesifikasi tugas dengan
baik. Merujuk kepada gambarajah 1 iaitu Carta Organisasi TNB, bahagian pengurusan
sumber manusia merupakan salah satu jabatan di bawah “Non – Core Business”. Jabatan
Pengurusan Sumber Manusia ini adalah jabatan yang bertanggungjawab dalam pelaksanaan
deskripsi tugas dan spesifikasi tugas sekiranya terdapat satu kekosongan jawatan di dalam
organisasi.
13
<KOD KURSUS>
Dalam menilai proses deskripsi kerja dan spesifikasi kerja di dalam TNB, kita dapat lihat
bahawa deskripsi tugas dan spesifikasi tugas telah disediakan dengan baik menerusi 4
penilain yang dibincangkan di bawah:
Berdasarkan gambarajah 3, senarai tugas dan tanggungjawab telah dinyatakan dengan jelas
yang merangkumi nama jawatan, lokasi, nama organisasi, dan deskripsi tugas. Ini dapat
memberikan gambaran jelas bagi pencari kerja tentang situasi kerja yang bakal dihadapi.
Adalah dapat disimpulkan bahwa pihak TNB mempunyai jaringan komunikasi dan kerjasama
yang baik antara jabatan – jabatan terutamanya jabatan berkaitan dan jabatan pengurusan
sumber manusia. Jaringan kerjasama yang baik dapat menjamin dalam menentukan kriteria-
kriteria secara terperinci dan tepat yang diperlukan oleh seorang calon dalam proses
pemilihan penjawatan.
2. Ringkasan Pekerjaan
Selain itu, deskripsi kerja yang disediakan oleh TNB adalah ringkas dan padat. Ini
menunjukkan pihak TNB telah mengkaji kriteria dan tanggungjawab utama bagi sesuatu
jawatan yang telah diiklankan supaya ianya lebih jelas bagi para pencari kerja. Ringkasan
pekerjaan yang disediakan amat membantu calon bagi membezakan aktiviti utama dan fungsi
kerja spesifik.
3. Spesifikasi Pekerjaan
Spesifikasi kerja yang diperlukan oleh calon bagi menentukan kelayakan penjawatan juga
turut disediakan oleh pihak TNB dalam iklan yang dipaparkan. Spesifikasi kerja ini akan
berfungsi sebagai sumber tapisan pertama pada tahap sebelum permohonan dibuat oleh calon.
Spesifikasi kerja yang tepat dan terperinci dapat membantu menjamin proses pemilihan
pekerja dengan lebih efisin dan tersusun. Spesifikasi Kerja atau “Syarat Kelayakan Am”
seperti yang terpapar di gambarajah 3, menunjukkan bahawa pihak TNb menitikberatkan
proses pengurusan yang sistematik dan menjamin kualiti kerja pada masa akan datang.
14
<KOD KURSUS>
4. Akauntabiliti
Melihat kepada paparan iklan jawatan kosong yang telah dikeluarkan TNB, kita dapat
nyatakan bahawa TNB amat menjaga aspek akauntabiliti syarikat. Paparan tersebut
menunjukkan bahawa TNB mempunyai kod etika kerja yang sistematik dan lengkap. Kod
etika kerja ini dilaksanakan dengan baik oleh para pekerja yang berkhidmat.
6. Kesimpulan
Setelah job description dan job specification tersebut telah tersusun dengan baik dan jelas
maka telah terbentuk suatu sistem yang disebut dengan job profiling (analisa jabatan), dimana
syarikat telah meletakkan dasar yang kuat bagi proses perencanaan dan pengembangan
sumber daya manusia.
Arah perencanaan dan pengembangan pegawai menjadi lebih terarah dimulai dari rekrutmen,
seleksi, penempatan, pelatihan dan pengembangan sampai pada penilaian prestasi kerja
(performance management) dan hingga kenaikan pangkat pegawai.
Analisa jabatan ini merupakan hal mendasar dalam pengembangan dan pelatihan untuk
mencapai tujuan, begitu juga halnya dengan pengurusan penilaian prestasi kerja.
6. Rujukan
[1] Perbezaan Antara Penerangan Pekerjaan dan Spesifikasi Pekerjaan. (1970, January 1).
Retrieved from https://ms.gadget-info.com/difference-between-job-description
[2] Andini, A. Z. (2020, March 9). Pentingnya Job Description dalam Sebuah Perusahaan -
JojoBlog. Retrieved from https://jojonomic.com/blog/job-description/
[3] AMACC-HQ, A. the A. (2019, October 23). HUMAN RESOURCE: PENTINGNYA
'JOB DESCRIPTIONS' AMACC Corporate Services. Retrieved from
http://www.amacc.com.my/2019/09/24/sumber-manusia-pentingnya-job-descriptions/
[4] Pengertian Job Description dan Job Spesification Beserta Contohnya. (2019, June 21).
Retrieved from https://www.linovhr.com/pengertian-job-description-job-spesification-
adalah/
[5] Khor, N. A. (2013, July 27). Semester 5 - Deskripsi Kerja & Spesifikasi Kerja. Retrieved
from https://www.slideshare.net/alk_18/human-resource-management-24676789
15