PROCUREMENT DIVISION – LIFE CYCLE MANAGEMENT,

Purchasing Branch 1, LM-MMC

Clerk
Grade: 05:B2
Post No.: PP-29

Original: English | Clearance: NATO SECRET

Date validated: 22 September 2022 | Duty Location: Capellen, LUX
Validated by: C. Defrance | Job Code: A51

SUMMARY
The incumbent is responsible to the Senior Procurement Officer for executing the following tasks:

RESPONSIBILITIES
General Responsibilities
 Preparing contract documents using office automation tools.
 Controlling and signing contracts within the delegated procurement authority.
 Monitoring contract files in accordance with NSPA prescriptive documents.
 Reviewing contractor invoices for compliance with requirements, and recommending administrative and/or
contract remedy enforcement as required.
 Monitoring contract deliverables and processing follow-up actions, and preparing contracts for close-out
stage.
 Executing other related tasks as required in peacetime and any other appropriate tasks assigned in times
of crisis or war.
 In the event of crisis or war the incumbent will, subject to the agreement of their national authorities, remain
in the service of the Agency.
Specific Responsibilities
 Registering and distributing incoming correspondence; preparing, proofreading and ensuring correctness
and format of outgoing correspondence.
 Preparing related reports and documents as required.

QUALIFICATIONS
General Qualifications
 Complete secondary school or equivalent education.
 Experience in contract administration normally acquired as a Junior Clerk after one to two years in the
Agency or in a similar organisation.
 Knowledge of information systems at end-user level with experience in using personal computers and
software packages.
Specific Qualifications
 Knowledge of the Agency's enterprise software (SAP) would be an asset.

LANGUAGE QUALIFICATIONS
 NATO's two official languages are English and French. The work of this post is mainly conducted in
English, therefore working knowledge of that language is essential and beginner knowledge of French is
desirable.

PP-29 NATO UNCLASSIFIED FILE 2022

DESIRABLE QUALIFICATIONS
 N/A

PERSONAL CHARACTERISTICS
 All NSPA personnel are expected to conduct themselves in accordance with the current NATO Code of
Conduct agreed by the North Atlantic Council (NAC), and thus display the core values of integrity,
impartiality, loyalty, accountability, and professionalism.

ADDITIONAL INFORMATION
 N/A

PP-29 NATO UNCLASSIFIED FILE 2022

 DIVISION DES ACHATS – GESTION SUR LE CYCLE DE VIE,
Branche "achats" n° 1, Centre de gestion de matériels de LM
Employé(e)
Grade : 05:B2
Poste n° : PP-29

Original : Anglais | Habilitation : NATO SECRET

Date de validation : 22 septembre 2022 | Lieu d'affectation : Capellen, LUX
Validé par : C. Defrance | Code poste : A51

RÉSUMÉ
Sous la direction du responsable principal des achats, le/la titulaire exécute les tâches suivantes :

RESPONSABILITÉS
Responsabilités générales

 établir les documents contractuels en utilisant des outils de bureautique ;

 contrôler et signer les contrats dans les limites des pouvoirs qui lui sont délégués en matière d'achats ;
 assurer le suivi des dossiers contractuels conformément aux documents réglementaires applicables de la
NSPA ;
 vérifier que les factures des titulaires de marchés sont conformes aux exigences et recommander les
mesures correctives administratives ou contractuelles à prendre, selon les besoins ;
 surveiller la situation des produits à livrer par les titulaires de marchés, se charger des mesures de suivi et
préparer la phase de clôture des contrats ;
 exécuter d'autres tâches connexes selon les besoins en temps de paix et toutes autres tâches appropriées
qui lui seront assignées en période de crise ou en temps de guerre.
 En cas de crise ou de guerre, le/la titulaire restera au service de l'Agence, sous réserve de l'accord de ses
autorités nationales.
Responsabilités particulières
 enregistrer le courrier "arrivée" et le distribuer ; préparer, relire les épreuves et vérifier l'exactitude du
contenu et la présentation du courrier en partance ;
 établir les rapports et documents correspondants, en tant que de besoin.

QUALIFICATIONS
Qualifications générales
 Études secondaires complètes ou formation équivalente.
 Expérience de l'administration des contrats, normalement acquise après un à deux ans de service en
qualité d'employé adjoint au sein de l'Agence ou d'un organisme similaire.
 Connaissance des systèmes d'information au niveau de l'utilisateur final, assortie d'une expérience en
matière d'utilisation d'ordinateurs personnels (PC) et de progiciels.
Qualifications particulières

 La connaissance du progiciel de gestion intégrée de l'Agence (SAP) constituerait un atout.

CONNAISSANCES LINGUISTIQUES
 Les deux langues officielles de l'OTAN sont l'anglais et le français. La langue de travail à ce poste étant
principalement l'anglais, il est essentiel d'avoir une connaissance pratique de cette langue et une
connaissance élémentaire du français est souhaitable.
PP-29 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER 2022
QUALIFICATIONS SOUHAITABLES
 S.O.

QUALITÉS PERSONNELLES
 Il est attendu de tous les membres du personnel de la NSPA qu'ils se comportent conformément au texte
en vigueur du Code de conduite de l'OTAN adopté par le Conseil de l'Atlantique Nord et qu'en
conséquence, ils incarnent les valeurs fondamentales que sont l'intégrité, l'impartialité, la loyauté, le sens
des responsabilités et le professionnalisme.

INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES
 S.O.

PP-29 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER 2022