HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

ThS. Trương Văn Tú

truongtu2007@gmail.com
 ĐIỀU KIỆN HỌC TRƯỚC
• Kế toán tài chính 1
• Kế toán quản trị 1
• Kiểm toán căn bản

2
 Đánh giá

• Dự lớp: 10%

• Kiểm tra giữa kỳ : 30%

• Thi cuối kỳ: 60%

3
 NỘI QUY LỚP HỌC
1. KHÔNG VÀO SAU GV
2. KHÔNG ĐI LẠI TRONG LỚP
3. KHÔNG LÀM VIỆC RIÊNG
4. KHÔNG NGỦ
5. KHÔNG XIN RA NGOÀI
6. LUÔN GHI CHÉP VÀ LÀM BÀI THEO
YÊU CẦU
7. LUÔN MANG TÀI LIỆU TRONG MỖI
BUỔI HỌC

4
 Hệ thống thông tin kế toán

• Chương 1: Tổng quan về HTTTKT

• Chương 2: HTTTKT trong điều kiện thủ công
• Chương 3: Các công cụ mô tả hệ thống thông tin kế
toán
• Chương 4: Các chu trình kinh doanh cơ bản
• Chương 5: Cơ sở dữ liệu và tổ chức cơ sở dữ liệu
trong doanh nghiệp

5
Chương 1: Tổng quan về HTTTKT

6
 MỤC TIÊU CHƯƠNG
• Nắm được các khái niệm cơ bản về hệ thống,
hệ thống thông tin quản lý, hệ thống thông tin
kế toán
• Hiểu được vai trò của hệ thống thông tin kế
toán trong doanh nghiệp
• Xác định được các yếu tố cấu thành hệ thống
thông tin kế toán
• Các mức độ ứng dụng công nghệ thông tin
trong hệ thống thông tin kế toán
 Hệ thống và các yếu tố cấu thành

• Hệ thống (System):

– Hệ thống là một tổng thể bao gồm các bộ phận, thành

phần có mối quan hệ với nhau để thực hiện những
mục tiêu chung nhất định.

– Ví dụ:

• Hệ thống khuếch đại âm thanh: Micro, Bộ khuếch đại

(Amplifier), loa…

• Hệ thống giao thông: Đường sá, cầu, cảng, xe, tàu…

8
Hệ thống và các yếu tố cấu thành
 Ba thành phần cơ bản của hệ thống:

• Các yếu tố đầu vào (Inputs)

• Xử lý, chế biến (Processing)

• Các yếu tố đầu ra (Outputs)

9
 Hệ thống cha và hệ thống con

• Một hệ thống được gọi là một hệ thống con

khi nó được xem như là một thành phần của
một hệ thống lớn hơn.

• Một hệ thống con được coi như là một hệ

thống khi nó cũng có các bộ phận cấu thành
và hoạt động vì một mục tiêu riêng.

10
 Hệ thống thông tin

 Là một tập hợp các quy trình chính thức qua

đó dữ liệu được thu thập, xử lý thành thông
tin, và sau đó cung cấp cho người dùng.

 Ba thành phần cơ bản của hệ thống:

 Dữ liệu đầu vào (Inputs)

 Xử lý, chế biến (Processing)

 Thông tin đầu ra (Outputs)

11
 Dữ liệu và thông tin
• Dữ liệu: Là tài liệu thô, chưa xử lý

hoặc chế biến.

• Thông tin: Tinh, đã xử lý và chế biến

Chú ý:Thông tin của một quá trình là dữ liệu của một quá trình

mới
 Hệ thống, dữ liệu và thông tin

Lợi ích của thông tin

- Chi phí để có được thông tin
Giá trị của thông tin
 Hệ thống, dữ liệu và thông tin
• Các đặc tính đo lường tính hữu ích của thông tin:
– Phù hợp (Relevance)
– Tin cậy (Reliability)
– Đầy đủ (Completeness)
– Kịp thời (Timeliness)
– Có thể hiểu được (Understandability)
– Có thể kiểm chứng (Verifiability)
– Có thể tiếp cận (Accessibility)
 Hệ thống thông tin

Nghiệp vụ

tài chính Hệ thống Quyết định của

Nghiệp vụ thông tin người dùng
thông tin
phi tài chính

15
 Dòng thông tin trong và ngoài tổ chức

16
 Các dòng thông tin nội bộ

 Các dòng thông tin ngang (Horizontal):

Sử dụng chủ yếu ở cấp độ hoạt động để ghi
nhận nghiệp vụ và dữ liệu hoạt động
 Dòng thông tin dọc (Vertical)
• Từ trên xuống dưới — các chỉ dẫn, các giới
hạn, ngân quỹ,…
• Từ dưới lên trên — các giao dịch tổng hợp, các
dữ liệu hoạt động được báo cáo
17
 Các nghiệp vụ

 Nghiệp vụ tài chính

• Các sự kiện kinh tế ảnh hưởng tới tài sản và vốn chủ sở
hữu của tổ chức
• Vd: mua vé máy bay
 Các nghiệp vụ phi tài chính
• Các sự kiện khác được xử lý bởi hệ thống thông tin của
tổ chức
• Vd: đặt vé — chưa có được cam kết mua của khách hàng
– Ký hợp đồng mua/bán hàng với người bán/khách hàng

18
 Hệ thống thông tin kế toán

 Khái niệm: Hệ thống thông tin kế toán (Accounting

Information System – AIS) là hệ thống thông tin thu
thập, ghi chép, bảo quản, xử lý và cung cấp dữ liệu,
thông tin liên quan đến kế toán, tài chính.

– Hệ thống thông tin kế toán cũng bao gồm:

• Dữ liệu đầu vào

• Xử lý và chế biến

• Thông tin đầu ra

19
AIS

20
 Phân loại HTTTKT
Theo mục tiêu và đối tượng sử dụng
• HTTT Kế toán tài chính: Cung cấp
thông tin cho đối tượng bên ngoài.
Thông tin mang tính chất tuân thủ quy
định, chế độ, nguyên tắc, chuẩn mực kế
toán hiện hành.
• HTTT Kế toán quản trị: Thông tin nhằm
quản trị nội bộ DN

21
 Phân loại HTTTKT
 Theo sự lưu trữ và xử lý số liệu:
• HTTT kế toán thủ công: Chủ yếu là con người cùng
với các công cụ tính toán như bút mực, chứng từ, sổ
sách, bảng biểu…
• HTTT kế toán máy tính: Nguồn lực chủ yếu là máy
tính. Toàn bộ các công việc từ phân tích nghiệp vụ,
ghi chép, lữu trữ, tổng hợp, lập báo cáo đểu do máy
tính thực hiện. VD: ATM, hệ thống chấm công, hệ
thống ghi và tính cước điện thoại, thu phí giao thông
tự động…
• HTTTKT trên nền máy tính: nguồn lực chủ yếu là con
người và máy tính

22
 HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN THỦ CÔNG

Ghi
Sự kiện ảnh
Quá
hưởng đến
sổ
trình Chứng từ nhật Sổ
báo cáo tài
SXKD chính ký nhật ký

Báo Lập
Chuyển
cáo tài báo Sổ cái
sổ cái
chính cáo

23
 HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN MÁY TÍNH

Sự kiện của Cácdữ liệu liên

quá trình Chứng từ Nhập liệu quan đến hoạt
SXKD động

Thông tin Truy xuất

theo yêu thông tin theo Các tập tin lưu
cầu yêu cầu trữ dữ liệu

24
 AIS
 Các thành phần cấu thành HTTTKT:

• Nhân sự:

• Các quy trình thu thập, xử lý, lưu trữ thông tin về các hoạt động
của doanh nghiệp

• Dữ liệu

• Phần mềm để xử lý dữ liệu của tổ chức

• Phần cứng

• Kiểm soát nội bộ và các phương thức an toàn tài liệu

• Lưu ý rằng, công nghệ chỉ đơn giản là một công cụ để khởi tạo, duy trì,
hoặc hoàn thiện một hệ thống

25
 AIS

• 6 thành phần nêu trên sẽ đảm bảo cho AIS thực hiện
được ba chức năng:

– Thu thập và lưu trữ về các hoạt động của doanh

nghiệp, các nguồn lực và nhân sự liên quan

– Chuyển đổi dữ liệu sang thành thông tin hữu ích cho
người sử dụng để đưa ra các quyết định kinh doanh

– Cung cấp các cách thức kiểm soát và an ninh về tài

sản, về thông tin nhằm làm cho dữ liệu luôn sẵn có,
chính xác, và tin cậy.

26
 AIS và MIS

• AIS xử lý
– Các nghiệp vụ tài chính như bán hàng
– Các nghiệp vụ phi tài chính mà ảnh hưởng trực
tiếp tới quá trình xử lý các nghiệp vụ tài chính
như bổ sung các nhà cung cấp mới.

• MIS xử lý
– Các nghiệp vụ phi tài chính mà thường không
được xử lý bởi AIS như theo dõi sự phàn nàn
của khách hàng
27
 AIS và MIS

IS

AIS MIS

GLS/ Financial
Marketing Distribution
Human
TPS MRS Management
Systems Systems
Resource
FRS Systems Systems

28
 Các hệ thống con của AIS
• Hệ thống xử lý giao dịch (Transaction processing
system - TPS)
– Hỗ trợ các hoạt động kinh doanh hàng ngày
• General Ledger/ Financial Reporting System (GL/FRS)
– Ghi sổ cái và lập các báo cáo tài chính
• Management Reporting System (MRS)
– Lập các báo cáo theo yêu cầu quản lý bộ phận, sử
dụng trong nội bộ đơn vị.

29
 Chức năng dịch vụ máy tính
Xử lý dữ liệu Xử lý dữ liệu
theo đơn vị Most companies fall in between. trung tâm

Tổ chức lại chức năng Toàn bộ việc xử lý dữ liệu được

dịch vụ máy tính theo các
đơn vị xử lý thông tin bộ
phận nhằm cung cấp thông
tin cho người dùng ở bộ phận
đó và theo sự giám sát của
bộ phận đó.
thực hiện bởi một hoặc nhiều
máy tính lắp đặt tại khu vực
trung tâm và cung cấp thông tin
cho người dùng trong toàn bộ tổ
chức/đơn vị.
Primary areas:
Quản trị dữ liệu
Xử lý dữ liệu
Phát triển hệ thống
Duy trì, bảo dưỡng hệ thống

30
 Xử lý dữ liệu theo đơn vị
(distributed data processing-DDP)

31
 Xử lý dữ liệu trung tâm

32
 Các ưu điểm của DDP
• Giảm chi phí phần cứng và chi phí cho việc nhập
liệu
• Trách nhiệm kiểm soát chi phí được hoàn thiện
• Sự hài lòng của người sử dụng được hoàn thiện
bởi kiểm soát gắn rất gần với người dùng.
• Dữ liệu được lưu trữ và dự phòng qua nhiều địa
chỉ/bộ phận
• …
33
 Các bất lợi của DDP

• Thiếu sự kiểm soát chung

• Thiếu quản lý thống nhất các nguồn lực
• Phần cứng và phần mềm thiếu tính tương thích
• Nhiều công việc và dữ liệu dư thừa
• Nhiều công việc hợp nhất bị tách biệt
• Khó thu hút được những nhân sự có chất lượng
chuyên môn cao
• Thiếu vắng các chuẩn mực
34
 Sự tiến hóa của mô hình hệ thống thông tin:
The Flat-File Model

Figure 1-12
35
 Các tồn tại do dư thừa dữ liệu

• Lưu trữ dữ liệu – chi phí đắt đỏ cho việc lưu trữ dữ liệu trên
giấy hoặc các thiết bị từ tính
• Cập nhật dữ liệu- việc thay đổi hoặc bổ sung cần phải được
thực hiện nhiều lần
• Tính cập nhật của thông tin – khó cập nhật toàn bộ các tệp
dữ liệu bị ảnh hưởng
• Sự phụ thuộc Task-Data – người dùng không có đủ khả
năng để lấy được thông tin cần dùng
• Hợp nhất dữ liệu – các tệp dữ liệu riêng khó có thể hợp nhất
giữa các người dùng khác nhau.

36
Sự tiến hóa của mô hình hệ thống thông tin:
Mô hình CSDL

37
 Kế toán viên và AIS: Người dùng hệ thống

• Là người dùng hệ thống, kế toán viên cần gì????

– Kế toán viên phải có khả năng chuyển những nhu cầu thông
tin của mình cho các chuyên gia thiết kế hệ thống.
– Kế toán viên nên tham gia một cách tích cực và chủ động vào
các dự án phát triển hệ thống để đảm bảo việc thiết kế hệ
thống một cách phù hợp.
– Hiểu cách thức một hệ thống hoạt động

38
Kế toán viên và AIS: người thiết kế hệ thống

• KT viên là người thiết kế hệ thống cần làm gì????

– Chức năng của kế toán là có xây dựng hệ thống lý thuyết
(conceptual system). Trong khi đó, chức năng của máy
tính là hệ thống phần cứng.

– Hệ thống lý thuyết xác định bản chất thông tin yêu cầu,
nguồn thông tin, điểm đến của thông tin, các nguyên tắc
hoặc quy tắc kế toán cần thiết phải được áp dụng.

39
 Kế toán viên và AIS: kiểm toán hệ thống

• Kiểm toán viên có vai trò gì????

– Kiểm toán độc lập (External Auditors)
– Xác thực tính chính xác/trung thực của các báo cáo tài chính
– Đảm bảo dịch vụ với phạm vi lớn hơn chức năng kiểm toán
truyền thống.

– Kiểm toán IT
– Đánh giá IT như là một phần công việc của kiểm toán nội bộ.

– Kiểm toán nội bộ

– Về hệ thống thông tin và các dịch vụ đánh giá hệ thống công
nghệ thông tin
40