Tổng quan hệ thống thông tin kế toán

Accounting Information Systems: An

Orverview

AIS- 13th Marshall B.Romney & Paul John Steinbart :

chapter 1, 2
 Mục tiêu
Phân biệt khái niệm dữ liệu và thông
tin; Giải thích các đặc tính của thông
1 tin hữu ích

Mô tả các qui trình kinh doanh chủ

2 yếu trong doanh nghiệp

Hiểu khái niệm hệ thống thông tin kế

3 toán và các chức năng cơ bản của nó

Hiểu khái niệm cơ bản qui trình xử

4 lý dữ liệu

5 Hiểu sơ lược thuật ngữ ERP

 Nội dung
Khái niệm hệ thống thông tin;
1 Dữ liệu và thông tin

Nhu cầu thông tin; qui trình kinh doanh;

2 chu trình nghiệp vụ trong doanh nghiệp

3 Hệ thống thông tin kế toán

Qui trình xử lý dữ liệu nghiệp vụ kinh

4 tế của AIS

5 Giới thiệu sơ lược ERP

 Thuật ngữ - glossary

Accounting information Hệ thống thông tin kế toán

system
Accessible Có thể truy cập
Business process Qui trình kinh doanh.
Complete Tính đầy đủ
Data processing cycle Chu trình xử lý dữ liệu
Enterprise resource Hệ thống hoạch định nguồn lực
planning
Expenditure cycle Chu trình chi phí
Financing cycle Chu trình tài chính
 Thuật ngữ - glossary

General ledger and Hệ thống kế toán tổng hợp và lập

report systems báo cáo
Give-get exchange hoạt động trao- nhận
Goal conflict Mâu thuẫn mục tiêu.
Gold congruence Phù hợp mục tiêu.
Human Chu trình nhân sự/ chu trình tiền
resources/payroll lương
cycle
 Thuật ngữ - glossary

Information overload Quá tải thông tin.

Information technology IT Công nghệ thông tin.
Purchase Requisition Chứng từ Yêu cầu mua hàng.
Revenue cycle Chu trình doanh thu
Relevant Tính thích hợp
Reliable Tính tin cậy
 Thuật ngữ - glossary

Source document Chứng từ gốc

Transaction Nghiệp vụ
Transaction cycle Chu trình nghiệp vụ
Turnaround Chứng từ luân chuyển
document
Timely Tính kịp thời
Value of Giá trị của thông tin.
information
Verifiable Có khả năng kiểm chứng được
Understandable Có thể hiểu được
 Hệ thống
 Hệ thống (system) là 1 tập hợp gồm các thành phần
quan hệ tương tác với nhau nhằm đạt mục tiêu của
mình
 Một hệ thống bao gồm nhiều hệ thống con
(subsystems).

Mâu thuẫn mục tiêu (Goal conflict) Khi mục tiêu của hệ thống con này
không nhất quán/không phù hợp với
Phù hợp mục tiêu (Goal congruence) Khi hệ thống con đạt được mục
tiêu của riêng nó và đồng thời đóng góp để
 Hệ thống thông tin
 Hệ thống thông tin (Information systems)
(p685) : là 1 cách thức tổ chức để thu thập,
xử lý, quản lý dữ liệu và cung cấp thông tin
nhằm

 Tất cả các tổ chức đều cần thông tin để đưa ra

các quyết định hữu hiệu

 Các dữ liệu, thông tin mà tổ chức cần thu thập và

xử lý, quản lý đều gắn với qui trình kinh doanh
trong 1 tổ chức
 Khái niệm Dữ liệu, Thông tin

• Dữ liệu (Data): Dữ liệu là các sự kiện/vấn đề được thu

thập, ghi nhận, lưu trữ và xử lý bởi hệ thống thông tin

• Thông tin (Information) . Thông tin là dữ liệu được tổ

chức và xử lý để cung cấp ý nghĩa và gia tăng việc tạo
quyết định
 Khái niệm Dữ liệu, Thông tin
 So sánh Dữ liệu và thông tin

 Giống nhau: Bản chất là

 Khác nhau
 Giá trị Thông tin

 Giá trị của thông tin (Value of Information): Là

lợi ích của thông tin tạo ra trừ đi chi phí tạo
thông tin.

 Lợi ích của thông tin gồm:

 Giá trị Thông tin
 Các đặc tính của thông tin hữu ích (P4)
• Thích hợp (Relevant) : giảm sự không chắc chắn, cải thiện việc ra quyết
định, hoặc khẳng định hoặc chỉnh sửa các kỳ vọng trước đó
• Đáng tin cậy (Reliable). không sai sót, không thiên vị, trình bày chính xác
các sự kiện hoặc hoạt động của DN
• Đầy đủ (Complete). Không bỏ qua các khía cạnh quan trọng (aspects) của
sự kiện hoặc hoạt động mà nó đo lường.
• Kịp thời (Timely). Cung cấp kịp thời cho người ra quyết định để ra quyết
định.
• Có thể hiểu được (Understandable). Trình bày trong hình thức dễ hiểu
(intelligible), có thể sử dụng được (useful)
• Có thể kiểm chứng (Verifiable). Hai người có kiến thức và độc lập tạo ra
thông tin giống nhau
• Có thể truy cập (Accessible). Thông tin Sẵn sàng với người dùng khi họ cần
và được thể hiện trong hình thức người dùng có thể sử dụng được.
 Giá trị thông tin

• Quá tải thông tin (Information overload). Đó

là hiện tượng khi lượng thông tin cung cấp
cho người sử dụng quá nhiều so với nhu cầu
và khả năng họ có thể tiếp nhận và xử lý , dẫn
tới
Nhu cầu thông tin và qui trình kinh doanh
Xem Vd table 1-2, p5
Nhu cầu thông tin và mối tương tác với
các bên liên quan
 Khi thực hiện các qui trình kinh doanh, có sự
tương tác giữa DN với nhiều đối tác cả bên
trong và bên ngoài DN

 Hình sau mô tả mối quan hệ giữa nhu cầu thông

tin và qui trình kinh doanh theo mối tương tác
giữa DN và các bên liên quan (figure 1.1 p6)
Nhu cầu thông tin và mối tương tác
với các bên liên quan
 Qui trình kinh doanh
. Qui trình kinh doanh (Business process). Một qui
trình kinh doanh là một tập hợp:

 Hầu hết các hoạt động trong qui trình kinh doanh là
các cặp sự kiện liên quan tới hoạt động trao- nhận
(give- get exchange)
 Hoạt động trao- nhận (give- get exchange) là các
nghiệp vụ (transaction) xảy ra trong các tổ chức/
doanh nghiệp
 Chu trình nghiệp vụ - transaction
cycles
 Nghiệp vụ (transaction) là 1 thỏa thuận hoặc thực
hiện giữa 2 đối tác để trao đổi hàng hóa, dịch vụ
hoặc các sự kiện khác có thể đo lường bằng nội
dung kinh tế (economic terms).
Các hoạt động trao- nhận có thể được nhóm lại
thành các nhóm nghiệp vụ (transaction) liên quan
xảy ra thường xuyên trong doanh nghiệp; được gọi
là chu trình nghiệp vụ (transaction cycles)
Chu trình nghiệp vụ hay qui trình kinh doanh là
các hoạt động trao nhận chủ yếu
Chu trình nghiệp vụ- transaction cycles
 Các nghiệp vụ xảy ra thường xuyên trong DN có
thể chia thành 5 nhóm chính, bao gồm
• CT doanh thu (Revenue cycle)
• CT chi phí (Expenditure cycle)
• CT sản xuất/ chuyển đổi (Production or conversion
cycle)
• CT nhân sự (Human resources/payroll cycle)
• CT tài chính (Financing cycle)
 Các nghiệp vụ cần được xử lý để cung cấp thông
tin cho người dùng liên quan
Chu trình nghiệp vụ và hệ thống thông
tin kế toán (bỏ chữ figure 1-2)
 Hệ thống thông tin kế toán (AIS)
 AIS là hệ thống thu thập, ghi nhận, lưu trữ và xử lý
dữ liệu để tạo ra thông tin cho việc ra quyết định
 AIS có thể là hệ thống thủ công hoặc hệ thống
trên nền máy tính.
 AIS có 6 thành phần :
• Con người (people) : sử dụng hệ thống
• Qui trình, thủ tục, hướng dẫn (procedures and instructions) dùng
để thu thập, xử lý và lưu trữ dữ liệu
• Dữ liệu (data)
• Phần mềm (software)
• Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin (information technology
infracstructure)
• Kiểm soát nội bộ và phương thức bảo mật (internal controls and
security measures) để đảm bảo an toàn cho AIS
 Chức năng của AIS

1. Thu thập và lưu trữ dữ liệu về các hoạt

động, nguồn lực và người tham gia
2. Chuyển dữ liệu thành thông tin để người
dùng ra quyết định
3. Cung cấp kiểm soát đầy đủ và phù hợp để
đảm bảo an toàn tài sản và dữ liệu
 Giá trị của AIS trong tổ chức
AIS được thiết kế tốt sẽ gia tăng giá trị cho tổ
chức:
• Cải thiện chất lượng và giảm chi phí của sản phẩm
hoặc dịch vụ
• Cải thiện hiệu quả
• Chia sẻ tri thức
• Cải thiện sự hữu hiệu và hiệu quả của chuỗi cung
ứng
• Cải thiện cấu trúc kiểm soát nội bộ
• Cải thiện việc ra quyết định
 Hệ thống kế toán và chu trình Xử lý
nghiệp vụ
• Việc xử lý nghiệp vụ được thực hiện qua qui
trình xử lý dữ liệu, gồm 4 hoạt động:

Data
Storage

Data Information
Data input
Processing output
 Hệ thống ERP: Enterprise resource
planning systems
HT thông tin kế HT thông tin
toán đơn lẻ khác

 Tích hợp: Kết hợp và quản lý tự động các phân hệ xử lý

(modules)

HT ERP
 Hệ thống ERP

Các phân hệ cơ bản của ERP:

• Tài chính (hệ thống sổ cái và báo cáo)
• Nguồn nhân lực và tiền lương
• Bán hàng
• Mua hàng
• Sản xuất
• Quản lý dự án
• Quản lý mối quan hệ khách hàng
• Công cụ hệ thống
Hệ thống ERP