Professional Documents
Culture Documents
Flowchart: lưu đồ
Document flowchart: lưu đồ chứng từ
System flowchart: lưu đồ hệ thống
Program flowchart: lưu đồ chương trình
TÀI LIỆU HỆ THỐNG
(DOCUMENTATION)
Thế nào là tài liệu hệ thống?
Tầm quan trọng của tài liệu hệ thống?
Những công cụ lập tài liệu hệ thống được sử
dụng trong AIS?
TÀI LIỆU HỆ THỐNG (DOCUMENTATION) – P75
11
SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU
Data destination
(J)
SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU
Phân cấp DFD
DFD được chia thành các cấp thấp hơn liên tiếp để cung
cấp thông tin chi tiết hơn bởi vì rất ít hệ thống có thể được
thể hiện đầy đủ trên một tờ giấy. Ngoài ra, người dùng có
các nhu cầu khác nhau và nhiều mức độ có thể đáp ứng
tốt hơn các yêu cầu khác nhau.
DFD cấp cao nhất gọi là DFD khái quát (context
diagram).
Cung cấp cách nhìn tóm tắt về hệ thống.
Mô tả một hệ thống xử lý dữ liệu và các thực thể bên
ngoài gồm:
SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU KHÁI QUÁT
Govt.
Depart- Agencies
ments
Bank
Human
Resources
Manage-
ment
SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU CẤP 0
Payroll
disburse-
3.0 5.0
ment data
Prepare Employee/
Update
Reports Payroll File Gen.
Ledger
Payroll tax
Payroll disb. voucher
report
4.0 General
Pay Ledger
Taxes Tax report
Manage- & payment
ment Govt.
Agencies
HƯỚNG DẪN VẼ SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU
Hiểu về hệ thống. Quan sát dòng thông tin và phỏng vấn
những người liên quan để hiểu biết về hệ thống.
Bỏ qua các khía cạnh kiểm soát không quan trọng của
hệ thống
Xác định ranh giới hệ thống – điểm bắt đầu và kết thúc.
Vẽ DFD khái quát
Xác định và đặt tên tất cả các dòng dữ liệu.
Nhóm các dòng dữ liệu và các hoạt động liên quan.
HƯỚNG DẪN VẼ SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU
NV bán hàng
….
Thủ quỹ
….. ……
18
HƯỚNG DẪN CHI TIẾT SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU
19
HƯỚNG DẪN CHI TIẾT SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU
Vẽ DFD khái quát
Bước 4:
Nhận diện các thực thể bên ngoài hệ thống
Bước 5:
Vẽ các hình vuông biểu diễn các thực thể bên ngoài
trên
Vẽ 1 vòng tròn biểu diễn nội dung chính trong hoạt
động xử lý của hệ thống hiện hành.
Vẽ các dòng dữ liệu nối vòng tròn và các thực thể
bên ngoài hệ thống
Đặt tên cho các dòng dữ liệu theo các động từ chỉ
hành động nhận và gửi dữ liệu
20
HƯỚNG DẪN CHI TIẾT SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU
Vẽ DFD (cấp 0)
Bước 6: Nhóm các hoạt động xử lý dữ liệu trên
Bước 7: Vẽ hình tròn và đặt tên chung cho mỗi nhóm hoạt
động theo 1 động từ nêu bật nội dung chính các hoạt động
trong nhóm
Bước 8:.Đọc lại bảng mô tả hệ thống và nối các hình tròn
với nhau theo mối liên hệ hợp lý
Bước 9: Bổ sung các lưu trữ dữ liệu nếu thấy hợp lý
21
LƯU ĐỒ
(FLOWCHART) – P82
Xử lý thủ công
KÝ HIỆU LƯU TRỮ
Cơ sở dữ liệu
Băng từ
Giải thích
CÁCH VẼ LƯU ĐỒ TRONG XỬ LÝ BẰNG MÁY
HƯỚNG DẪN VẼ LƯU ĐỒ
(P 86)
Hiểu hệ thống
Xác định các thực thể của lưu đồ
Tổ chức lưu đồ thành các cột
Ghi rõ ràng tất cả các ký hiệu
Kết nối trang
Vẽ phác họa lưu đồ
Vẽ lưu đồ hoàn chỉnh
HƯỚNG DẪN CHI TIẾT VẼ LƯU ĐỒ
Bước 1: Mô tả hệ thống hiện hành bằng các đoạn văn
mô tả
Bước 2: Lập bảng thực thể và các hoạt động liên
quan đến các thực thể đó
34
HƯỚNG DẪN CHI TIẾT VẼ LƯU ĐỒ
Bước 3: Đánh dấu các hoạt động xử lý dữ liệu trong các hoạt động
trong bảng mô tả ở bước 2
Hoạt động xử lý dữ liệu bao gồm: truy xuất, chuyển hóa. Các hoạt động
nhập liệu, sắp xếp, xác nhận, tính toán, tổng hợp, lập chứng từ.
Các hoạt động chuyển và nhận dữ liệu giữa các thực thể không phải là
hoạt xử lý dữ liệu
Bước 4: Chia lưu đồ thành các cột
Mỗi thực thể bên trong là một cột trên lưu đồ. Đặt tên cột là tên đối tượng
bên trong.
Các cột được sắp xếp theo trình tự tham gia của các đối tượng bên trong
hệ thống hướng từ trái sang phải.
Bước 5: Xác định các thành phần của từng cột
Đọc lại bảng mô tả lần lượt từng hoạt động
Sắp xếp các thành phần của lưu đồ theo hướng di chuyển thông tin từ
trên xuống dưới
Các chứng từ đi vào biểu tượng xử lý sẽ đi ra biểu tượng xử lý đó
HƯỚNG DẪN CHI TIẾT VẼ LƯU ĐỒ
Bước 6: Hoàn thành lưu đồ
Nối các kí hiệu thành phần bằng các dòng thông tin
Sử dụng các ký hiệu “điểm nối cùng trang” khi dòng thông tin
chuyển qua cột khác để tránh vẽ nhiều các đường kẻ ngang/dọc
Các hoạt động xử lý liên tiếp nhau có thể gộp chung thành một
hoạt động xử lý (nếu cần)
TÌNH HUỐNG THỰC HÀNH:
QUÁ TRÌNH THU TIỀN BÁN CHỊU
Khách hàng trả tiền cho nhân viên bán hàng kèm theo thông báo trả nợ
của công ty. Nhân viên bán hàng nhận tiền, lập phiếu thu 2 liên và
ghi số tiền thanh toán, số phiếu thu vào thông báo trả tiền kèm theo.
Nhân viên bán hàng chuyển phiếu thu và tiền cho thủ quỹ, chuyển
thông báo trả tiền cho kế toán phải thu. Thủ quỹ nhận tiền, kiểm tra
số tiền trên phiếu thu và đóng dấu xác nhận. Sau đó chuyển 1 phiếu
thu cho kế toán phải thu, phiếu còn lại dùng để ghi vào sổ quỹ và lưu
theo số thứ tự.
Kế toán phải thu nhận giấy báo trả nợ do nhân viên bán hàng chuyển
đến. Lưu lại theo hồ sơ khách hàng. Sau khi nhận phiếu thu từ thủ
quỹ, kế toán kiểm tra, đối chiếu với giấy báo trả nợ, sau đó nhập vào
chương trình quản lý phải thu. Phần mềm kiểm tra mã khách hàng,
số hóa đơn còn chưa trả. Nếu đúng, phần mềm sẽ cho phép ghi nhận
nghiệp vụ thanh toán làm giảm nợ phải thu của khách hàng theo từng
hóa đơn. Định kì, phần mềm sẽ in bảng tổng hợp thanh toán và
chuyển cho kế toán tổng hợp để ghi sổ cái.
37