HiStaff-Richy

Kick-off meeting
15th April, 2021
Digital Richy Project Objectives

Essential for Richy

Build HR Employee Employee Labor and Improve

Standardize
Core FACING ENABLING cost saving transparenc
Master Data
Foundation processes by processes via for removing y,
and HR
for all digital self HR digital manual disciplinary
processes
employees service processes works and integrity

What will we get:

Fully HR operational, integrated system,
modern and future oriented

Mavin | Implementation of HiStaff 2

Project Overview
Project scope

Tổ chức Tuyển Tích hợp

Hồ sơ Bảo hiểm Chấm công Tính lương Đào tạo Đánh giá
dụng

Cơ cấu tổ Hồ sơ nhân Hồ sơ ứng Đóng mới Lịch làm Cơ cấu Kế hoạch Đánh giá
chức viên viên Bảo hiểm việc lương 7P đào tạo (ABC)

Vị trí công Hợp đồng Kết quả Q/L làm Lương Ngân sách Đánh giá Máy chấm
Chế độ công
việc lao động tuyển dụng thêm tháng đào tạo định kỳ

Định biên Quá trình Lương kinh Triển khai Hồ sơ đánh

Biến động Q/L nghỉ
nhân sự công tác doanh đào tạo giá

Chế độ đãi Bảo hiểm Q/L chấm Lương hiệu Hồ sơ đào Hệ thống
Khung
ngộ sức khỏe công suất tạo bảo hiểm
đánh giá

Khen Công đoàn

Bảng công Thưởng
thưởng phí

Kỷ luật Hồ sơ bảo Thuế TNCN

hiểm

Hệ thống lõi Phân hệ nghiệp vụ

Cổng thông tin quản lý Mobile App

Quy trình nhân sự

Mavin | Implementation of HiStaff 4

Project Timeline

Mavin | Implementation of HiStaff 5

Project Team Organization
 Steering Committee

Project Team Organization Đào Mạnh Lương (MV)

Nguyễn Đức Long (MV)

Nguyễn Huy Cương (TVC)

Đinh Hồng Sơn (TVC)

PMO

Ngô Phú Mạnh (MV)

Đinh Quang Thắng (MV)

Hoàng Thị Hòa (TVC)

E2E Process, L&D Emp Admin, C&B Farm Data Migration Infrastructure

Leader Ngô Phú Mạnh Leader Cao Thị Việt Đức, Trần Thị Phương Leader Nguyễn Thị Hoạt Leader Đinh Quang Thắng
Nguyễn Đức Long Liên

Key users Hoạt, Hương, Liên, Quý, Ngọc Key users Thúy Anh, Phương, Trang, Nhàn Members Phương, Trang, Dung, Thảo, Analysts Huy, Tân
Thu

Analysts Trang, Giang Analysts Trang, Giang Analyst Tân

General Emp Admin, C&B Factory Customization & Testing Reporting & Integration
(Sơ đồ tổ chức, Tuyển dụng, Nhân sự-QHLD-C&B #)
Leader Khương Thị Minh Quý Leader Đặng Xuân Hồng, Phạm Thị Tâm Leader Nguyễn Việt Thắng
Leader Nguyễn Thị Hoạt

Key users Key users Hường, Chinh, Dung, Dương-MAC, Members Thương, Hiếu, Tuấn Anh, Trung, Analysts Huy, Tân
Mạnh, Cường, Thu, Trang
Thảo, Trang, Tú
Thảo-Food
Analysts Trang, Tâm, Hiền
Analysts Trang, Tâm, Hiền

Support, Consultancy: Nguyễn Thúc Hiển, Nguyễn Thị Bích Hanh, Nguyễn Thị Toan, Ngô Hà Chi,
Nguyễn Thị Dung (TVC)
Mavin | Implementation of HiStaff 7
Roles & Responsibilities
Functional Steering Committe

Allocating resources for the project as committed.

Đảm bảo nguồn lực của Richy và TVC tập trung vào dự án như đã cam kết.

Coordinate communication and lead changes in Richy.

Đóng vai trò đầu mối trong việc truyền thông và dẫn dắt thay đổi tại Mavin liên quan đến dự án PMNS.
Be responsible for reviewing reports, following issues, making decisions if needed, complete acceptance of
work according to planned schedule.
Chịu trách nhiệm xem xét báo cáo và theo dõi các vấn đề tồn đọng, quyết định và nghiệm thu đúng kế
hoạch.
Be responsible for all change management activities, collaboration with the project team and decision
making in a timely manner
Chịu trách nhiệm cho tất cả các hoạt động quản lý thay đổi, làm việc với team dự án và đưa ra quyết định
kịp thời.
Be responsible for prioritizing software requirements on the basis of planned effort.
Chịu trách nhiệm xác định mức độ ưu tiên đối với các yêu cầu phát triển thêm dựa trên tổng số ngày công
đã hoạch định

Mavin | Implementation of HiStaff 9

Functional PMO

Manage and ensure the project’s progress, quality and Richy’s satisfaction
Kiểm soát và bảo đảm tiến độ, chất lượng cũng như sự hài lòng của Richy

Is responsible for completing the scope of work and the acceptance of work for each project phase.
Chịu trách nhiệm hoàn thành và nghiệm thu các giai đoạn đúng hạn.

Ensure full attendance from heads of functional teams and key users in elicitation meetings and discussion
regarding business data requirements.
Đảm bảo các trưởng nhóm và người dùng chính tham gia đầy đủ các buổi khảo sát và thảo luận liên quan
đến nghiệp vụ, dữ liệu dự án.

Is responsible for coordinating and training end users. Report on progress as required.
Chịu trách nhiệm điều phối, đào tạo người dùng cuối và báo cáo tiến độ đúng quy định.
Report on the state of the project to the Board of Directors of Richy, Project Steering Committee and Project
Management Office
Cập nhật báo cáo cho Ban Lãnh đạo Richy, Ban điều hành và Ban quản lý dự án.

Mavin | Implementation of HiStaff 10

Functional Team Leader

Represent the functional areas to provide relevant information, documents and direction on the business
process and any planned changes (if have).
Đại diện cho các bộ phận chức năng để cung cấp các thông tin, tài liệu liên quan và hướng dẫn của các
qui trình nghiệp vụ và bất cứ kế hoạch điều chỉnh nào (nếu có).

Decide and approve the design and/ or changes to the process. Participate in issues that affect the
integrated process in a timely manner.
Quyết định và phê duyệt giải pháp và/hoặc thay đổi trong qui trình. Tham gia giải quyết kịp thời các vấn
đề có ảnh hưởng đến các qui trình tích hợp.

Participate in the design workshops and serves as a validator for new/ different design and provides inputs
to manage the business process change.
Tham gia vào các buổi thảo luận qui trình, và thông qua giải pháp mới/ khác và góp phần đưa ra giải
pháp để quản lý việc thay đổi qui trình này.

Is responsible to review, approve and sign off the design documentation in timely manner
Chịu trách nhiệm xem xét, phê duyệt và ký nghiệm thu tài liệu thiết kế đúng hạn.

Mavin | Implementation of HiStaff 11

Key Users (1/2)

Attend and actively participates in all meetings required to build and confirm the design.
Tham gia và tích cực đóng góp trong các cuộc họp được yêu cầu để xây dựng và thông qua giải pháp.

Is responsible to provide all the requirements, test the system for acceptance & to be key trainer for end users
Chịu trách nhiệm cung cấp đầy đủ các yêu cầu cho chuyên viên tư vấn, kiểm thử và chấp nhận hệ thống và
hướng dẫn cho người dùng cuối.

Provide inputs to key design decisions within functional and technical areas
Đóng góp ý kiến để đưa ra giải pháp cuối cùng cho các vấn đề về nghiệp vụ và kỹ thuật.

Ensure that end users contribute to the data requirements, training and testing activities in-line with project
realization
Đảm bảo người dùng cuối đóng góp vào các hoạt động yêu cầu dữ liệu, đào tạo và kiểm thử hệ thống trong giai
đoạn cấu hình hệ thống

Identify cross-functional issues requiring cross-functional team to address or escalate to Project Managers where
required
Xác định các vấn đề tích hợp giữa các phân hệ, yêu cầu các nhóm chuyên trách giải quyết và trình lên các
Trưởng dự án khi cần thiết.

Mavin | Implementation of HiStaff 12

Key Users (2/2)

Is responsible to provide update design documents such as functional specifications & business blueprint
Chịu trách nhiệm cung cấp các tài liệu thiết kế được cập nhật như đặc tả kỹ thuật chức năng nghiệp vụ và bản
thiết kế quy trình kinh doanh

Is responsible for data conversion activities; data collection, cleansing and verification
Chịu trách nhiệm các hoạt động chuyển đổi dữ liệu, thu thập dữ liệu, làm sạch và xác nhận dữ liệu

Create end user training materials and conducting the End User Training
Chuẩn bị tài liệu đào tạo người dùng cuối và thực hiện đào tạo người dùng cuối

Is responsible to identify & invite the right Process owners for workshops, meetings & follow up on open issues
Chịu trách nhiệm xác định và mời các Trưởng quy trình tham dự hội thảo, họp thảo luận và thúc đẩy việc giải
quyết các vấn đề.

Is responsible to test and record the results of the upgraded systems and programs – Functional Unit Test, SIT and
UAT and signoff the tests
Chịu trách nhiệm kiểm thử và ghi nhận kết quả của hệ thống/chương trình mới được nâng cấp – Kiểm thử từng
phân hệ (UT), Kiểm thử tích hợp (SIT) và Kiểm thử người dùng chấp nhận (UAT) và ký nghiệm thu

Is responsible for the completeness and updating of all the test scripts
Đảm bảo các kịch bản kiểm thử hoàn chỉnh và được cập nhật

Mavin | Implementation of HiStaff 13

Project Resource Allocation
Richy Resource Requirements – Time Commitment
Các giai đoạn dự án/Project Phases

Customization/
Role Gap Analysis Workshop UAT Go-Live
Data Migration

Ban chỉ đạo dự án (Steering

Part time – 1 ~ 2 days / month
committee)
Quản lý dự án (Project
50%
Management)
Trưởng nhóm Nghiệp vụ/Quy
30% 80% 10% 50% 30%
trình (Functional Team Leader)
Người dùng HR chính – Chuyên
trách các mảng trong HR (HR 80% 80% 20% 80% 80%
Users – Full time)
Người dùng HR cuối – Không
0% 0% 0% As required 10%
chuyên trách HR (MSS Users)
Nhân viên toàn Tập đoàn (ESS
0% 0% 0% As required 10%
Users)

Nhóm kỹ thuật (IT) 20% 0% 20% 20% 20%

Nhóm Dữ liệu (Data Migration) 80% 80% 80% 50% 20%

Mavin | Implementation of HiStaff 15

TVC Resource Requirements – Time Commitment

Các giai đoạn dự án/Project Phases

Customization/
Role Gap Analysis Workshop UAT Go-Live
Data Migration

Ban chỉ đạo dự án (Steering

Part time – 1 ~ 2 days / month
committee)
Quản lý dự án (Project
50%
Management)

Nhóm nghiệp vụ (Analysts) 100% 100% 70% 100% 100%

Nhóm tư vấn số hóa và tích hợp

20% 20% 30% 50% 30%
(Digitalization Consultants)

Nhóm Công nghệ (Developers) 10% (as required) 100% 70% 30%

Nhóm kiểm thử (Testers) 0% 50% 100% 50% 30%

Nhóm Quản lý chất lượng (QA) 10%

Mavin | Implementation of HiStaff 16

Project Detailed Schedule
Sub-phase 1: Organization, Employee Administration and Insurance
Elicitation process is divided into 3 sub-phases. Within each sub-phase, workshop begins 1 day
after gap analysis.

Duration
Task Attendees From To 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
(Days)

Gap Analysis
General 1 07-04-21 07-04-21 1                  
Organization

Gap Analysis Emp. Farm, Factory

3 08-04-21 12-04-21   1 1     1        
Administration HR Process & L&D (1 day)

Farm, Factory
Gap Analysis Insurance 1 13-04-21 13-04-21             1      
HR Process & L&D (1 day)

Workshop Organization,
 All 1 15-04-21 15-04-21                 1  
Emp. Admin, Insurance

Mavin | Implementation of HiStaff 18

Sub-phase 2: Time Attendance, Payroll

Duration
Task Attendees From To 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26
(Days)

Farm, Factory
Gap Analysis TA 3 14-04-21 19-04-21 1   1     1              
HR Process & L&D (1 day)

Farm, Factory
Gap Analysis Payroll 3 20-04-21 22-04-21             1 1 1     
HR Process & L&D (1 day)

Farm, Factory
Workshop TA, Payroll 1 26-04-21 26-04-21                         1
HR Process & L&D (1 day)

Mavin | Implementation of HiStaff 19

Sub-phase 3: Recruitment, L&D, HR Process

Duration
Task Attendees From To 23 24 25 26 27 28 29 30 1 2 3 4 5 6
(Days)

Gap Analysis Recruitment General 1 4/23/2021 4/23/2021 1                          

Gap Analysis L&D HR Process & L&D 1 4/26/2021 4/26/2021        1                  

Gap Analysis HR Process HR Process & L&D 2 4/27/2021 4/28/2021         1  1             

Workshop Recruitment, General

PE, L&D HR Process & L&D
1 4/29/2021 4/29/2021              1          1  

Workshop HR Process  HR Process & L&D 2 5/4/2021 5/5/2021                          1 1

Mavin | Implementation of HiStaff 20

Infrastructure and Integration

Duration
Task Attendees From To 12 13 14 15 16
(Days)

Infrastructure & Sizing

General 1 12-04-21 12-04-21 1        
Analysis

MyMavin Integration
General N/A              
Analysis

E-Learning Integration
HR Process & L&D 0.5 13-04-21 13-04-21   0.5      
Analysis

eOffice Integration HR Process & L&D 0.5 13-04-21 13-04-21   0.5      

General
SSO Integration Analysis 0.5 14-04-21 14-04-21     0.5    
HR Process & L&D

Techinical Document
 HR Process & L&D 1 16-04-21 16-04-21         1
Review

Mavin | Implementation of HiStaff 21

 Data Migration

Durat
Task Attendees From To 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18
ion
 Organization, Emp. Amin,
                                                                         
Insurance

Data Collection 5 16-04-21 22-04-21 1   1 1 1                                                    

Data
Data Verification and Cleaning 3 23-04-21 27-04-21               1     1 1                                          
Migration

Database Standardization 1 28-04-21 28-04-21                         1                                        

 
 Time Attendance, Payroll                                                                        

Data Collection 5 27-04-21 05-05-21                       1 1 1         1 1                          

Data
Data Verification and Cleaning 3 06-05-21 10-05-21                                         1 1     1                
Migration

Database Standardization 1 11-05-21 11-05-21                                                   1              

Recruitment, L&D, PE, Process  

                                                                         

Data Collection 5 06-05-21 12-05-21                                         1 1     1 1 1            

Data
Data Verification and Cleaning 3 13-05-21 17-05-21                                                       1 1     1  
Migration

Database Standardization 1 18-05-21 18-05-21                                                                 1

Mavin | Implementation of HiStaff 22

Project Governance
Project Working Hours

Project Working Time Project Location

Project team members typically work together from 09:00am to
4:00pm, from Monday to Friday with a lunch break of 1 hour.
Daily progress, risks and issues will be reported at the end of each
working day.
-No 35, Mac Thai To street, Yen Hoa Ward,
Cau Giay district, Ha Noi Capital
- Industrial complex, Phung town, Dan Phuong
district, Ha Noi Capital.

Mavin | Implementation of HiStaff 24

Ground rules – Nguyên tắc nền tảng

1. Please attend all the invited meetings and be punctual. Respect time of your other colleagues.
Tham dự các cuộc họp đầy đủ và đúng giờ. Tôn trong thời gian của người khác

2. Make sure to send a representative in an event if you couldn’t attend.

Bảo đảm cử người tham dự thay thế nếu bạn không thể tham dự

3. Maintain up to date contact information in team contact registry.

Thông tin liên lạc cá nhân luôn được cập nhật

4. Report the progress and complete assigned work on time.

Báo cáo tiến độ công việc đúng giờ

5. Any planned day off or vacation must be communicated in advance to project manager
Nghỉ phép phải có kế hoạch và được sự đồng ý của trưởng dự án

6. Always assign a back up person if the absence will cause project delays.
Luôn sắp xếp người thay thế nếu sự vắng mặt làm trì hoãn dự án.

7. Read and respond to messages in a timely manner.

Tiếp nhận và phản hồi thông tin kịp thời.

8. Ask for help from the team or other resources if “stuck” or falling behind.
Yêu cầu sự hỗ trợ từ Đội dự án hoặc nguồn lực khác nếu bị “bế tắc” hoặc không theo kịp.

Mavin | Implementation of HiStaff 25

Key Success Factors
 Key Success Factors

Cởi mở với thay Sự ủng hộ của

đổi Ban lãnh đạo

Hiểu biết Sự tham gia

dữ liệu, đặc nhiệt tình của
điểm nhân tất cả các bộ
sự của đơn phận liên quan
vị mình

Sư tham gia
Yêu cầu đối với ttích cực của các
phần mềm rõ trưởng quy trình
ràng, nhất quán nhân sự

Mavin | Implementation of HiStaff 27

We are happy to answer all your questions
Thank you!

Mavin | Implementation of HiStaff 28