tài liệu chia sẻ

Quản lý nhân sự
ở các doanh nghiệp
sản xuất

Tham gia
group zalo

giaiphaptinhhoa.com
 Các nội dung chính
Quản lý nhân sự trong

doanh nghiệp sản xuất

Đặt thù của các

01 doanh nghiệp sản xuất

Tổng quan các nghiệp vụ

02 quản lý hành chính & nhân sự

Biểu mẫu
03 nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự

Kinh nghiệm
04 giúp nâng cao hiệu quả làm việc

Ứng dụng công nghệ

05 nâng cao hiệu quả làm việc

Tham gia group Zalo dành cho

các doanh nghiệp sản xuất để
trao đổi và nhận được các
thông tin hữu ích

https://zalo.me/g/nrwaga095

giaiphaptinhhoa.com
 phần 01
Đặc thù của việc quản lý
nhân sự ở doanh nghiệp
sản xuất

giaiphaptinhhoa.com
 Vấn đề thường gặp
trong quản lý nhân sự ở
doanh nghiệp sản xuất

Hành chính nhân sự

Nhiều hồ sơ

Báo cơm mỗi ngày Truyền thông

Nhiều nhân viên & Công việc “báo cơm” Công tác truyền
liên tục ra vào, khiến lập lại mỗi ngày một thông nội bộ phải qua
khối lượng công việc cách nhàm chán nhiều cấp trung gian,
tăng cao nhưng không thể không hiệu quả &
không làm thiếu chính xác

Lương & phúc lợi

Chấm công sản xuất
Ca kíp thay đổi liên tục
khiến việc chấm công
mất nhiều thời gian
Lương sản phẩm Khiếu nại liên tục
Làm sao xây dựng & vận Thiếu hệ thống xét
hành hệ thống lương duyệt nghỉ phép,
theo sản phẩm kích tăng ca cho khối sản
thích năng suất cao xuất để giảm bớt
khiếu nại cuối tháng

Tuyển dụng
Tuyển liên tục
Nhân viên sẵn sàng nghỉ
việc chỉ vì chênh lệch
tiền lương vài chục ngàn.
Nhiều nhân viên & liên
tục ra vào, khiến khối
lượng công việc tăng cao
Hội nhập Kiểm soát an ninh
Công việc đào tạo hội Lưu ý ngưng quyền ra
nhập lập đi lập lại một vào nhà xưởng của các
cách nhàm chán nhưng nhân viên đã nghỉ việc
không thể bỏ qua

giaiphaptinhhoa.com
 phần 02
Các nghiệp vụ trong
quản lý nhân sự ở doanh
nghiệp sản xuất

giaiphaptinhhoa.com
 74 SOP
Tuyển dụng Đánh giá
Tuyển dụng nhân viên VP và cấp quản lý Quy trình đánh giá thành tích
Tuyển dụng lao động phổ thông (Performance)
Tuyển dụng nội bộ (Lao động phổ thông - Quy trình đánh giá 360
Nhân viên văn phòng - Cấp quản lý) Quy trình đánh giá tái ký hợp đồng
Tiếp nhận nhân viên mới (Onboarding)

Quản lý hồ sơ Đào tạo & phát triển

Ký hợp đồng với nhân viên mới
Quản lý hồ sơ thông tin cá nhân
Quản lý quá trình làm việc
Quản lý hợp đồng & bảo hiểm
Quy trình bổ nhiệm / điều chỉnh thu nhập /
Quy trình ghi nhận khen thưởng/kỷ luật
Quy trình Cấp phát & Thu hồi trang thiết bị
Kế hoạch đào tạo theo nhu cầu của
Công ty
Kế hoạch đào tạo theo nhu cầu của
Nhân viên
Đào tạo đột xuất theo yêu cầu
Đánh giá hiệu quả sau đào tạo
Huấn luyện

Chấm công Hợp đồng & bảo hiểm

Quy trinh tạo/điều chỉnh lịch làm việc
Quy trình tạo kế hoạch tăng ca
Quy trình nghỉ phép
Quy trình xử lý dữ liệu chấm công bất thườn
Đăng ký chế độ thai sản và con nh
Quy trình đăng ký trễ/sớm
Quy trình xử lý dữ liệu chấm công
Quy trình quản lý phép bù từ số giờ tăng ca
Quy trình quản lý suất ăn theo ca
Quy trình quyết toán phép
Quy trình ký Phụ lục hợp đồng lao động
Quy trình tái ký Hợp đồng lao động
Báo tăng bảo hiểm
Báo giảm bảo hiểm
ĐIều chỉnh mức nộp bảo hiểm
Bổ sung mức nộp bảo hiểm
Giải quyết chế độ trợ cấp bảo hiểm
Giải quyết chế độ tai nạn lao động và bệnh
nghề nghiệp
Giải quyết chế độ tử tuất

Tính lương & thưởng Hoạch định & quản trị

Tính lương tháng Xây dựng báo cáo BI
Tính lương ứng (định kỳ hoặc đột xuất) Lập ngân sách
Thiết lập chính sách quy định liên quan đến Xây dựng định biên nhân sự
tính lương cho đối tượng: nhân viên, bộ phận,
vị trí, chức danh
Quyết toán thuế TNCN
Thiết lập chính sách thu nhập cho đối tượng: Quy trình nghỉ việc
nhân viên, bộ phận , vị trí, chức danh
Tính thưởng
Quy trình bàn giao
Quy trình giảm lao động
Gắn kết Quy trình quyết toán phép (nhân viên nghỉ
việc)
Tính lương nhân viên nghỉ việc
Quy trình truyền thông nội bộ
Quy trình xử lý khiếu nại nội bộ

giaiphaptinhhoa.com
 quy trình

quản lý nhân sự

EP1. Quy trình tiếp nhận 2

EMP . Quy trình quản lý
2
EMP B. Quy trình quản lý thông

nhân viên mới hồ sơ thông tin nhân sự

ợ đồng & bảo hiểm
tin h p

Quy trình hội nhậ Thông tin cá nhân ợ ồ ớ â

Ký h p đ ng v i nh n viên m iớ
Ký Phụ lục hợp đồng lao động
Quy trình đánh giá - sơ yếu lý lịch
thử việc Thông tin gia đình Tái ký Hợp đồng lao động
Quản lý thông tin hồ sơ bảo hiểm
Thông tin phúc lợi
Quản lý thông tin Thuế TNCN

EMP3B. Quy trình quản lý

thông tin chuyên môn

Kiến thức chuyên mô

Giấy phép lao động
Bằng cấp, chứng chỉ

EMP3. Quy trình quản lý

quá trình làm việc

ổ nhiệm/Miễn
Quy trình B
nhiệm/Kiêm nhiệm/Điều
chuyển/Điều động
EMP4. Quy trình quản lý EMP5. Quy trình nghỉ việc
sự gắn kết
Quy trình điều chỉnh thu
nhập
Quy trình ghi nhận kh n e Quy trình truyền Quy trình bàn gia

thưởng/kỷ luật thông nội bộ Quy trình giảm lao động

Quy trình Cấp phát & Thu hồi

Quy trình xử lý

trang thiết bị
khiếu nại nội bộ

giaiphaptinhhoa.com
quy trình

quản lý chấm công

Tải dữ liệu Bổ sung thông tin Xử lý bảng tính Truyền thông

công nội bộ
Tập hợp giờ Phân ca làm việc, Cho nhân viên
công & thông Điều chuyển lao Xử lý dữ liệu biết kết quả
tin nghỉ phép, động, Điều chỉnh chấm công tính công để họ
công tác (đi trễ về sớm, có thể tự kiểm
tăng ca, công tác, tra và phát hiện
bổ sung công.. ) sai sót

Lưu trữ dữ liệu Chốt bảng công Xử lý khiếu nại

& điều chỉnh

Bảng công được lưu trữ lại
Sau khi nhân viên
nhằm sử dụng cho các mục
Khi nhân viên khiếu
xác nhận - Manager
đích khác nhau: tính lương,
xác nhận, bộ phận nại, cùng phối hợp
theo dõi chuyên cần, theo
HR sẽ khoá bảng với line manager để
dõi thái độ … Ngoài ra còn có
xử lý khiếu nại và
công để không tiếp
thông tin điều chỉnh trong
tục chỉnh sửa. tiến hành điều
tháng sau, như ngày nghỉ bù
chỉnh cần thiết

Các bước thực hiện chính trong một quy trình quản
lý chấm công tiêu biểu trong doanh nghiệp.

Một quy trình được tổ chức tốt sẽ giúp tiết kiệm

thời gian cho bộ phận nhân sự, và giảm thiểu tỉ lệ

khiếu nại trong nội bộ

giaiphaptinhhoa.com
quy trình

quản lý tính lương

Cập nhật phụ cấp Tính lương

Chốt hồ sơ Chốt hồ sơ công

nhân sự & phép

Cập nhật các khoản Tên nhân viên

Chốt hồ sơ
Chốt hồ sơ nhân thu nhập phát sinh. Giá trị từng
Công.Phép dùng để
sự tháng
Mục đích của Bổ sung khoản thu
chốt công làm việc,
Chốt hồ sơ bảo thu nhập là để cập nhập (bao gồm
giờ tăng ca và các
hiểm tháng. Khoá nhật giá trị các khoản cả bảo hiểm và
loại phép nghỉ hưởng
lại tất cả các dữ thu nhập phát sinh thuế PIT tạm
lương/ không hưởng
liệu liên quan có không thường xuyên trích nộp)
lương Công ty.
thể ảnh hưởng của tháng và không

đến kết quả tính có nguyên tắc

lương của nhân

viên trong tháng.

Đối chiếu & duyệt

Xuất & truy vấn Khóa bảng lương

Xuất bảng lương

Đối chiếu kết quả tính lương
Mục đích để:

Truy vấn kết quả tính - Mục đích để so sánh kết quả
Không tính lại được lương
lương (trên portal / tính lương của tháng hiện tại
sau khi BOM duyệt

mobile app / phiếu so với tháng trước để tìm ra

In bảng lương cho BOM ký

lương)
dữ liệu bất thường

In bảng chuyển khoản

ngân hàng.
Duyệt kết quả tính lương

Gửi mail thông báo kết quả

duyệt đến HRM-C&B

Các bước thực hiện chính trong một quy trình hoạt
động chi trả lương tiêu biểu trong doanh nghiệp.

Một quy trình được tổ chức tốt sẽ giúp tiết kiệm

thời gian cho bộ phận nhân sự, và giảm thiểu tỉ lệ
khiếu nại trong nội bộ

giaiphaptinhhoa.com
quy trình

Đánh giá nhân viên

Tổng kết công ty Nhân viên tự Cấp trên đánh giá Thảo luận &

đánh giá thống nhất

Cập nhật kết quả Nhân viên tự Cấp trên của nhân Cấp trên & nhân viên
thực hiện theo kế đánh giá kết quả viên cho điểm đánh tiến hành thảo luận
hoạch kinh doanh công việc của giá kết quả thực hiện và thống nhất kết
của Công ty & mình công việc cho từng quả đánh giá của
từng bộ phận nhân viên của mình nhân viên. Bên cạnh
điểm số, không
quên ghi nhận
những điểm sáng
trong công việc

Truy vấn & khen thưởng Lưu trữ Đối chiếu duyệt
&

Thực hiện khen thưởng
( tháng / quý / năm )
theo chính sách khen
thưởng của doanh
nghiệp
Bộ phận HR tiếp nhận kết quả
đánh giá & tiến hành lưu trữ.
Kết quả đánh giá có thể được
sử dụng phục vụ cho nhiều
mục đích như khen thưởng,
đào tạo, phát triển, tái ký hợp
đồng, kỷ luật, ...
Kết quả đánh giá được
duyệt theo từng cấp.
Đảm bảo không phát
sinh vấn đề bất thường
trong quá trình đánh giá

Các bước thực hiện chính trong một quy trình đánh
giá nhân sự tiêu biểu trong doanh nghiệp.

Một quy trình được tổ chức tốt sẽ giúp tiết kiệm

thời gian cho bộ phận nhân sự, và giảm thiểu tỉ lệ
khiếu nại trong nội bộ

giaiphaptinhhoa.com
quy trình

Tuyển dụng

Đề xuất & duyệt Xử lý yêu cầu Phổng vấn

tuyển dụng

Dựa trên Định biên TBP cần cập nhật JD Tiếp nhận & sàng lọc hồ sơ

nhân sự từng tháng (Job Description) và Hẹn phỏng vấn. Tùy vị trí mà có
hoặc nhu cầu thực tế, JS (Job Spect) của vị thể tổ chức phỏng vấn qua
TBP có thể đưa ra nhu trí đó
nhiều vòng

cầu tuyển dụng

Đăng tin tuyển dụng Kiểm tra reference ( ý kiến đánh
Phòng HR tham vấn để (bao gồm tin nội bộ)
giá từ Nhà tuyển dụng cũ)

đảm bảo không tuyển Lưu trữ lại các hồ sơ ứng viên để
dụng thừa
sử dụng trong tương lai khi cần

Có thể cần BOM duyệt

Chọn lựa Thử việc & hội nhập

Chọn lựa ứng viên & ứng viên dự bị

Chương trình hội nhập

Thương lượng về thu nhập với ứng viên

Nếu là tuyển dụng nội bộ: quy trình
Gửi offer & dự toán thu nhập
thay đổi thông tin

Các bước thực hiện chính trong một quy trình

tuyển dụng nhân sự trong doanh nghiệp.

Một quy trình được tổ chức tốt sẽ giúp tiết kiệm

thời gian cho bộ phận nhân sự, và giảm thiểu tỉ lệ
khiếu nại trong nội bộ

giaiphaptinhhoa.com
quy trình

Đào tạo

Phân tích nhu cầu đào tạo Lên kế hoạch Ghi nhận hoạt
động

Dựa trên yêu cầu đào tạo cho từng Xác định hình thức Ghi nhận lại thông
vị trí
đào tạo phù hợp (on tin về quá trình
Phân tích GAP năng lực dựa trên job training, đào tạo tham gia đào tạo &
kết quả đánh giá công việc để xác bên ngoài, đào tạo nội kết quả đào tạo để
định nội dung đào tạo cần có
bộ … )
phục vụ cho nhiều
Dựa trên mục tiêu nghề nghiệp để Phân công vai trò đào mục tiêu quản lý
đề xuất nội dung đào tạo
tạo nếu là đào tạo nội nhân sự
Có thể tham vấn HRBP về các nội bộ

dung đào tạo

Xác định ngân sách

Tổ chức đào tạo & ghi nhận á

Tổ chức đ nh giá sau đào tạo
tiến trình đào tạo

Thực hiện các hoạt động đào tạo theo Sau khi tham gia đào tạo phải có chương
kế hoạch & ghi nhận kết quả đào tạo
trình ứng dụng & báo cáo kết quả thực hiệ n

Nếu là đào tạo bên ngoài thì phải có văn Nếu là năng lực thì dựa trên kết quả đánh
bằng/chứng chỉ.
giá 360.

Nếu là huấn luyện thì phải có xác nhận f

Nếu là per ormance thì dựa trên kết quả
từ người huấn luyện
đánh giá công việc

Các bước thực hiện chính trong một quy trình vận
hành hoạt động đào tạo trong doanh nghiệp.

Một quy trình được tổ chức tốt sẽ giúp tiết kiệm

thời gian cho bộ phận nhân sự, và giảm thiểu tỉ lệ
khiếu nại trong nội bộ

giaiphaptinhhoa.com
 phần 03
Biểu mẫu giúp nâng cao
hiệu quả làm việc

trong quản lý nhân sự ở

doanh nghiệp sản xuất

giaiphaptinhhoa.com
 Báo cáo

thống kê & kiểm soát

thường dùng

Mã số tên báo cáo

1.2.1
BC - Báo cáo lý lịch trích ngang nhân sự

1.2.2
BC - Báo cáo thống kê thông tin nhân sự

1.2.3
BC - Báo cáo thống kê nhân sự theo hợp đồng

nhân sự

1.2.4
BC - báo cáo thống kê số lượng nhân sự theo tay nghề

1.2.5
BC - Báo cáo thống kê nhân sự theo tổ chức công việc

1.2.6
BC - Báo cáo quá trình làm việc của nhân sự

1.2.7
BC - Báo cáo người phụ thuộc

1.2.8
BC - Báo cáo nhân sự đến tuổi nghỉ hưu

1.2.9
BC - Báo cáo nhân sự nghỉ việc

1.2.10
BC - Báo cáo thống kê nguyên nhân nghỉ việc của nhân sự

1.2.11
BC - Báo cáo tỉ lệ nhân sự nghỉ việc trên tổng nhân sự

1.2.12
BC - Báo cáo biến động nhân sự

2.2.1
BC - Báo cáo chấm công chi tiết theo ngày

2.2.2
BC - Báo cáo chấm công theo tháng

2.2.3
BC - Báo cáo tăng ca

Chấm công

2.2.4
BC - Báo cáo danh sách nhân sự làm việc trong ca

2.2.5
BC - Báo cáo danh sách nhân sự làm ca đêm

2.2.6
BC - Báo cáo dữ liệu thô

2.2.7
BC - Báo cáo phép năm

2.2.8
BC - Báo cáo thống kê ngày nghỉ của nhân sự

2.3.1
BC - Báo cáo lỗi chấm công

2.3.2
BC - Báo cáo chỉnh sửa chấm công

2.3.3
BC - Báo cáo chấm công thiếu

2.3.4
BC - Báo cáo tăng ca theo phòng ban

2.3.5
BC - Báo cáo đi trễ/về sớm theo phòng ban

2.3.6
BC - Báo cáo số giờ tăng ca trong năm

3.1.1
Bảng lương theo tháng

3.1.2
Bảng lương chi tiết theo tháng

3.1.3
Bảng lương chuyển khoản qua ngân hàng

tính lương

3.1.4
Bảng lương tháng 13

3.1.5
Báo cáo lịch sử lương nhân sự

3.1.6
Danh sách nhân sự chưa có tài khoản ngân hàng

3.1.8
Danh sách tài khoản ngân hàng của nhân sự

3.2.1
Bảng lương tổng hợp của từng bộ phận/ bộ phận

3.2.2
Biểu đồ lương và thu nhập khác - theo tháng trong năm

3.2.3
Biểu đồ lương và thu nhập khác - theo năm

3.2.4
Báo cáo phân tích thu nhập theo phòng ban/bộ phận

3.2.5
Báo cáo phân tích thu nhập theo từng vị trí

giaiphaptinhhoa.com
 Báo cáo

thống kê & kiểm soát

thường dùng

Mã số tên báo cáo

4.2.2
Biểu đồ ứng viên trúng tuyển theo trình độ

4.2.3
Biểu đồ ứng viên trúng tuyển theo ngành học

tuyển dụng

4.2.4
Biểu đồ ứng viên trúng tuyển theo trường

4.2.5
Biểu đồ ứng viên trúng tuyển theo nguồn tuyển dụng

4.2.6
Biến động tuyển dụng qua các tháng trong năm

4.2.2
Biểu đồ ứng viên trúng tuyển theo trình độ

4.3.2
BI - Tỉ lệ nghỉ việc sau 6 tháng làm việc

4.3.3
Báo cáo chi phí tuyển dụng theo từng đợt

4.3.4
Báo cáo chi phí tuyển dụng theo tháng

4.3.5
Báo cáo chi phí tuyển dụng qua từng năm

4.3.6
Biểu đồ phân tích hiệu quả tuyển dụng

4.3.7
Báo cáo đánh giá tuyển dụng

5.1.6
Mẫu Đánh giá xét tăng hoặc giảm lương hàng năm

5.1.7
Mẫu Đánh giá khen thưởng đột xuất theo sự kiện

đánh giá

5.1.8
Mẫu danh mục tiêu chí đánh giá

5.1.9
Mẫu danh sách nhân viên cần đánh giá theo bộ phận/ phòng ban

5.2.1
MR - thống kê kết quả đánh giá theo cấp độ ABCD

5.2.2
Báo cáo chi phí theo từng đợt đánh giá

5.3.1
MR - báo cáo mức độ gắn kết

5.3.2
MR - số lượng nhân viên không gắn kết theo bộ phận

6.1.1
Danh sách nhân sự tham gia đào tạo

đào tạo

6.1.2
kế hoạch/ lộ trình đào tạo

6.1.3
Báo cáo chi tiết khóa đào tạo

6.1.4
Mẫu Đánh giá nhân viên theo lộ trình đào tạo

6.2.1
Theo dõi chi phí đào tạo

6.3.1
Đánh giá chất lượng đào tạo

6.3.2
Báo cáo theo dõi thực hiện kế hoạch đào tạo

giaiphaptinhhoa.com
 phần 04
Kinh nghiệm giúp nâng
cao hiệu quả làm việc

trong quản lý nhân sự ở

doanh nghiệp sản xuất

giaiphaptinhhoa.com
Kinh nghiệm
nâng cao hiệu quả làm việc

Tham khảo các tài liệu và kiến thức về quản lý nhân

sự tại trang thư viện

https://quantrinhansu-online.com/
download-tai-lieu-quan-tri-nhan-su/

Tham gia group Zalo dành cho các

doanh nghiệp sản xuất để trao đổi và
nhận được các thông tin hữu ích

https://zalo.me/g/nrwaga095

giaiphaptinhhoa.com
 phần 05
Ứng dụng công nghệ nâng
cao hiệu quả làm việc

giaiphaptinhhoa.com
PHẦN MỀM eTAP
Chấm công 4.0

Một giải pháp công nghệ giúp hiện đại hóa

việc chấm công, tiết kiệm thời gian cho
phòng nhân sự và tăng sự hài lòng cho nhân
viên

Chấm công trên điện thoại khi đi công tác

Đăng ký & xét duyệt nghỉ phép qua điện

thoại di động

Xem bảng công qua điện thoại

Đặc biệt - cho phép ứng lương dựa vào ngày

công đi làm

giaiphaptinhhoa.com
GIẢI PHÁP ePAD
quản lý dữ liệu tập trung

ePAD Phần mềm quản lý các thiết bị autoID trên nền tảng web,
tích hợp với các phần mềm quản lý tại các doanh nghiệp. Giúp
quản lý & đồng bộ dữ liệu chấm công tự động. Có khả năng tương
thích với hầu hết các dòng máy trên thị trường.

Tự động tải data log Tự động

upload dữ liệu nhân viên mới
Đồng bộ thông tin nhân viên
được chấm công theo từng chi
nhánh
Tự động xóa vân tay nhân viên
nghỉ việc
Theo dõi kết nối 24/7. Tự động
thông báo khi có sự cố

giaiphaptinhhoa.com
GIẢI PHÁP eGCS
Kiểm soát ra vào

eGCS – Gate control system là giải

pháp kiểm soát an ninh ra vào cổng
thông qua việc xác thực bằng công
nghệ nhận diện khuôn mặt, vân
tay, thẻ,… Kết hợp với phần mềm
quản lý chấm công cho phép ghi
nhận thời gian ra vào của nhân
viên. Từ đó xuất ra báo cáo dữ liệu
chấm công hỗ trợ phòng nhân sự
tính lương

giaiphaptinhhoa.com
GIẢI PHÁP eCMS
Kiểm soát suất ăn

eCMS – Canteen Meal-check

System, là hệ thống quản lý suất ăn
công nghiệp dành cho các doanh
nghiệp có nhà ăn nội bộ cho nhân
viên trong doanh nghiệp.

Bộ giải pháp giúp tự động hóa việc

kiểm soát trong nhà ăn, chỉ cho
phép nhân viên hợp lệ lấy đúng
phần ăn của mình.

giaiphaptinhhoa.com
 PHẦN MỀM ezHR
Quản lý nhân sự

Chức năng Quản lý nhân sự: Hồ sơ nhân viên, Hợp đồng, Bảo Hiềm, Chấm công tính lương,
Đánh giá KPI, Quản lý tuyển dụng và đào tạo, Portal nghỉ phép, xem phiếu lương ..

Đáp ứng nhiều ngành nghề như Sản Xuất, May mặc, dày, bao bì, điện tử, cơ khí, Chuỗi F&B,
Nhà hàng – Khách sạn, xây dựng, Bán lẻ, Banking, … với phiên bản đặc thù …

Phiên bản online cho phép trải nghiệm thử ngay lập tức

giaiphaptinhhoa.com
 tài liệu chia sẻ

Quản lý nhân sự
ở các doanh nghiệp
sản xuất

Tham gia group Zalo dành cho các

doanh nghiệp sản xuất để trao đổi và
nhận được các thông tin hữu ích

https://zalo.me/g/nrwaga095

Tài liệu được xây dựng bởi

Công Ty Cổ Phần Giải Pháp Tinh Hoa

giaiphaptinhhoa.com