Logo

Chương 4

KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH TIỀN

LƯƠNG

Ths. Phan Thị Bích Ngọc

Mục tiêu chương:

 Biết được các gian lận và sai sót

thường gặp của chu trình tiền
lương.
 Hiểu các mục tiêu kiểm soát chủ
yếu đối với chu trình này.
 Vận dụng các thủ tục kiểm soát để
ngăn chặn các gian lận và sai sót
của chu trình

Nội dung

1. Đặc điểm, các gian lận thường gặp

2. Các hoạt động kiểm soát chủ yếu
3. Thủ tục kiểm soát chu trình tiền lương

Hướng dẫn thực hiện VSA Hà Nội, ngày 2-3/8/2011

 1. Đặc điểm, các gian lận thường gặp

1.1 Đặc điểm của chu trình tiền lương

1.2. Các gian lận thường gặp và mục tiêu
kiểm soát

1.1. Đặc điểm quy trình tiền lương

Điều 90 của Bộ Luật Lao động 2012[6] và Bộ Luật

Lao động 2019[7] quy định: “tiền lương là khoản tiền
mà người sử dụng lao động trả cho người lao động
để thực hiện công việc theo thỏa thuận, bao gồm mức
lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp lương
và các khoản bổ sung khác”

1.1 Đặc điểm quy trình tiền lương

Cơ cấu của tiền lương:

Tiền lương gồm có 3 phần cơ bản:
 Hệ thống chế độ tiền lương
 Hình thức trả lương
 Phương thức trả lương

Hướng dẫn thực hiện VSA Hà Nội, ngày 2-3/8/2011

 1.1 Đặc điểm quy trình tiền lương

 Hệ thống chế độ tiền lương

Hệ thống chế độ tiền lương gồm có:
- Mức lương tối thiểu
- Chế độ lương, ngạch, chức vụ, cấp bậc
- Chế độ phụ cấp lương
- Chế độ nâng bậc lương, ngạch lương
- Chế độ làm ngoài giờ, chế độ phép năm…

1.1 Đặc điểm quy trình tiền lương

 Hình thức trả lương

Thường có 2 hình thức trả lương:
• Trả lương theo sản phẩm:
Tiền lương tính theo sản phẩm là tiền lương tính trả
cho người lao động theo kết quả lao động – khối
lượng sản phẩm, công việc và lao vụ đã hoàn thành,
bảo đảm đúng tiêu chuẩn, kỹ thuật, chất lượng đã quy
định và đơn giá tiền lương tính cho một đơn vị sản
phẩm, công việc lao vụ đó.

1.1 Đặc điểm quy trình tiền lương

 Hình thức trả lương

Thường có 2 hình thức trả lương:
• Trả lương theo thời gian
Tiền lương tính theo thời gian là tiền lương tính trả
cho người lao động theo thời gian làm việc và thang
lương của người lao động.

Hướng dẫn thực hiện VSA Hà Nội, ngày 2-3/8/2011

 1.1 Đặc điểm quy trình tiền lương

 Phương thức trả lương

 Trả bằng tiền hoặc bằng hiện vật (nếu người lao
động chấp thuận).
 Trả trực tiếp bằng tiền mặt hoặc qua tài khoản; trả
gián tiếp qua trung gian (tùy từng trường hợp do
điều kiện, địa điểm làm việc, công việc làm cụ
thể).
 Trả theo ngày (ca), tuần, kỳ, tháng, năm.

10

Đặc điểm chu trình

Chu trình tiền lương

11

Chu trình tiền lương (sơ lược)

Chính sách nguồn nhân lực

Đặc điểm chu trình

Sử dụng Tính Ghi chép

lao động lương & báo cáo

Phát
lương

12

Hướng dẫn thực hiện VSA Hà Nội, ngày 2-3/8/2011

 1.2. Các gian lận thường gặp

 Chấm công:
 Sai sót trong chấm công, tính toán sản phẩm hoàn
thành
 Sai sót trong ghi chép, tính toán giờ công
 Không cập nhật kịp thời biến động nhân sự
 Tính giờ công cho nhân viên không có thật

13

1.2 Các gian lận thường gặp

 Tính lương và các khoản trích theo lương:

 Tính sai lương phải trả
 Tính lương cho nhân viên không có thật, đã nghỉ
việc
 Không tuân thủ quy định về mức lương tối thiểu,
lương ngoài giờ
 Tính toán hoặc khấu trừ sai các khoản trích theo
lương

14

1.2.Các gian lận thường gặp

 Chi lương:
 Sai sót trong chi lương, chậm trễ chi lương
 Nhân viên chiếm đoạt lương của người lao động
không có thật

15

Hướng dẫn thực hiện VSA Hà Nội, ngày 2-3/8/2011

 Mục tiêu kiểm soát chung:

 Sự hữu hiệu và hiệu quả:

 Phải xác định mức lương phù hợp cho nhân viên
 Phải tính lương chính xác, đầy đủ, kịp thời
 Lương được chi trả đầy đủ, chính xác, kịp thời
 Báo cáo tài chính đáng tin cậy:
 Các khoản mục trên BCTC liên quan tới chu trình
tiền lương được trình bày trung thực và hợp lý
 Tuân thủ pháp luật và các quy định

16

KSNB chu trình tiền lương

Mục tiêu kiểm soát
Có chính sách tiền lương phù hợp
Việc tuyển dụng, trả lương, khen
thưởng,… phù hợp chính sách
đơn vị & pháp luật
Tiền lương, thưởng được tính
chính xác
Tiền lương, thưởng đến tay nhân
viên
Kiểm soát được chi phí tiền lương
Lập BCTC & các báo cáo liên
quan đến lao động trung thực &
hợp lý
Rủi ro
Chính sách tiền lương gây cản trở
hoạt động
Việc tuyển dụng, trả lương, khen
thưởng,… không phù hợp chính
sách đơn vị & pháp luật
Các khoản lương, thưởng khống
Sai sót trong tính lương, thưởng
Không kiểm soát được chi phí tiền
lương
BCTC không trung thực, hợp lý
17

3. Các thủ tục kiểm soát

 Thủ tục kiểm soát chung

 Thủ tục kiểm soát cụ thể

18

Hướng dẫn thực hiện VSA Hà Nội, ngày 2-3/8/2011

 3.1. Các thủ tục kiểm soát chung

 Phân chia trách nhiệm

 Kiểm soát quá trình xử lý thông tin
 Kiểm tra độc lập việc thực hiện
 Phân tích rà soát

19

Phân chia trách nhiệm giữa các

chức năng

 Chức năng nguồn nhân lực

 Chức năng sử dụng lao động
Phân chia trách nhiệm

 Chức năng tính lương, thưởng

 Chức năng ghi chép & báo cáo
 Chức năng phát lương, thưởng

20

Chức năng nguồn nhân lực

 Chính sách nguồn nhân lực rõ ràng & tuân thủ

pháp luật
 Các nhân viên đủ năng lực
Phân chia trách nhiệm

 Quy trình tuyển dụng, đào tạo, đề bạt, khen

thưởng, chặt chẽ
 Hồ sơ nhân viên đầy đủ, cập nhật
 Cung cấp thông tin kịp thời các bộ phận liên quan
về sự thay đổi nhân viên

21

Hướng dẫn thực hiện VSA Hà Nội, ngày 2-3/8/2011

 Chính sách tiền lương

Bao gồm:
 Phương pháp trả lương
Phân chia trách nhiệm

 Hệ thống thang lương, bật lương

 Quy trình nâng bậc, tăng lương
 Các quy định khác: khấu trừ lương, phụ cấp,…

22

Chính sách tiền lương

Xây dựng dựa trên:

 Mức đóng góp của nhân viên
Phân chia trách nhiệm

 Tình hình thị trường lao động

 Khả năng tài chính của tổ chức
 Sự công bằng hợp lý giữa các bộ phận, cá nhân
 Các giá trị vật chất & tinh thần nhân viên nhận
được ngoài lương
 Các quy định pháp luật

23

Chức năng sử dụng lao động

 Giám sát chặt chẽ việc chấm công

 Đối với công nhân, sử dụng Phiếu theo dõi công
việc để xác định công việc đã làm trong mỗi
Phân chia trách nhiệm

ngày/tuần
 Đối với nhân viên văn phòng, cần lập dự toán tiền
lương cho mỗi tháng/cho mỗi công việc. Lập báo
cáo định kỳ về công việc đã thực hiện
 Đối chiếu giữa Bảng chấm công & Phiếu theo dõi
công việc/Báo cáo công việc đã thực hiện

24

Hướng dẫn thực hiện VSA Hà Nội, ngày 2-3/8/2011

 Chức năng tính lương

 Lập Phiếu tính lương cho mỗi cá nhân trên cơ sở

hồ sơ cá nhân được cập nhật, chuyển cho người
có thẩm quyền ký duyệt
Phân chia trách nhiệm

 Lập Bảng tổng hợp tiền lương chuyển sang bộ

phận kế toán để ghi chép
 Lập Bảng tính tiền thưởng theo quy định
 Chương trình tính lương phải hạn chế khả năng
truy cập trái phép
 Thực hiện các khoản khấu trừ theo quy định công
ty & pháp luật

25

Chức năng ghi chép & báo cáo

 Kiểm tra Bảng tổng hợp tiền lương, thưởng

 Lập Bảng phân bổ tiền lương, thưởng, ghi chép
vào sổ sách kế toán tổng hợp & theo dõi từng cá
Phân chia trách nhiệm

nhân
 Lập các Báo cáo định kỳ về tiền lương, thưởng

26

Chức năng phát lương

 Phát tiền mặt cho nhân viên/lập sec phát cho nhân
viên.
 Phiếu chi hay sec phải được ký duyệt bỡi người có
Phân chia trách nhiệm

thẩm quyền
 Sử dụng dịch vụ phát lương qua ngân hàng/TK
chuyên chi về lương
 Thu hồi các khoản lương, thưởng chưa có người
nhận sau một số ngày nhất định

27

Hướng dẫn thực hiện VSA Hà Nội, ngày 2-3/8/2011

 Kiểm soát quá trình xử lý thông
tin

 Kiểm soát đối tượng sử dụng

Kiểm soát quá trình xử lý thông tin

 Kiểm soát dữ liệu

 Kiểm soát nhập liệu
 Kiểm soát chứng từ
 Ủy quyền & phê duyệt

28

Kiểm soát quá trình xử lý thông

tin

 Kiểm soát đối tượng sử dụng

Kiểm soát quá trình xử lý thông tin

 Đối tượng bên trong: Mỗi nhân viên sử dụng

phần mềm được phân quyền và có mật khẩu riêng
 Đối tượng bên ngoài: Thiết lập tường lửa để bảo
vệ thông tin trong doanh nghiệp

29

Kiểm soát quá trình xử lý thông

tin

 Kiểm soát dữ liệu

Kiểm soát quá trình xử lý thông tin

 Thông tin phải được cập nhật kịp thời, liên tục
 Thường xuyên sao lưu dữ liệu

30

Hướng dẫn thực hiện VSA Hà Nội, ngày 2-3/8/2011

 Kiểm soát quá trình xử lý thông
tin

 Kiểm soát ứng dụng

Kiểm soát quá trình xử lý thông tin

 Sử dụng phần mềm uy tín, an toàn

 Quy định rõ các dữ liệu bắt buộc
 Quy định các hệ thống mã, dữ liệu thống nhất

31

Kiểm soát quá trình xử lý thông

tin

 Kiểm soát chứng từ

Kiểm soát quá trình xử lý thông tin

 Kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ

 Các biểu mẫu cần rõ ràng, đánh số tham chiếu
 Ghi nhận kịp thời các biến động về nhân sự, tiền
lương
 Bảng tính lương, bảng chấm công, bảng chi trả
lương phải khớp số liệu với nhau

32

Kiểm soát quá trình xử lý thông

tin

 Ủy quyền và xét duyệt

Kiểm soát quá trình xử lý thông tin

 Chứng từ phải đầy đủ chữ ký xét duyệt

 Các chính sách tuyển dụng, khen thưởng… phải
có người có năng lực phê chuẩn

33

Hướng dẫn thực hiện VSA Hà Nội, ngày 2-3/8/2011

 Kiểm tra độc lập việc thực hiện

 Tiền kiểm
 Hậu kiểm
Quy trình thiết kế HTKSNB

34

Phân tích rà soát

 Định kỳ đánh giá tính hợp lý của chi phí nhân sự

 Phân tích các biến động bất thường của chi phí
Quy trình thiết kế HTKSNB

nhân sự:
 Tỷ suất biến động nhân sự
 So sánh quỹ lương thực tế và kế hoạch
 Phân tích biến động tiền lương bình quân

35

3.2. Các thủ tục kiểm soát cụ thể

 Xây dựng chính sách tiền lương

 Kiểm soát quá trình lập bảng chấm công
Quy trình thiết kế HTKSNB

 Kiểm soát quá trình tính lương & các khoản khấu
trừ
 Kiểm soát quá trình trả lương
 Kiểm soát quá trình nộp thuế TNCN & các khoản
khấu trừ

36

Hướng dẫn thực hiện VSA Hà Nội, ngày 2-3/8/2011

 Xây dựng chính sách tiền lương

Căn cứ vào:
 Mức độ đóng góp của nhân viên
Thủ tục kiểm soát cụ thể

 Thị trường lao động

 Tình hình kinh doanh & khả năng tài chính
 Sự công bằng giữa nhân viên các phòng ban
 Sự thỏa mãn trong công việc
 Pháp luật hiện hành

37

Kiểm soát quá trình lập bảng

chấm công

 Lập các chứng từ ban đầu làm cơ sở tính lương

 Kiểm tra sự đầy đủ các chứng từ ban đầu
Thủ tục kiểm soát cụ thể

 Kiểm tra nội dung chứng từ ban đầu

38

Kiểm soát quá trình tính lương

& các khoản khấu trừ

 Chính sách tiền lương rõ ràng

 Theo dõi biến động nhân sự
Thủ tục kiểm soát cụ thể

 Thẩm quyền phê duyệt

 Tính đầy đủ & kịp thời
 Tuân thủ pháp luật hiện hành

39

Hướng dẫn thực hiện VSA Hà Nội, ngày 2-3/8/2011

 Kiểm soát quá trình trả lương

 Đối chiếu bảng lương & các chứng từ thanh toán

 Thanh toán lương qua ngân hàng
Thủ tục kiểm soát cụ thể

40

Kiểm soát quá trình nộp thuế

TNCN

 Bổ nhiệm nhân viên chuyên trách

 Tính kịp thời & tuân thủ
Thủ tục kiểm soát cụ thể

41

Một số thủ tục kiểm soát khác

 Kiểm tra & xét duyệt các phiếu tính lương của các
nhân viên
Một số thủ tục kiểm soát khác

- Kiểm tra tính toán

- Xem xét các khoản lương cao bất thường
- Xem xét các khoản lương của nhân viên tính
lương, bộ phận nhân sự
- Kiểm tra tránh thanh toán 2 lần
 Kiểm tra chặt chẽ hợp đồng thời vụ
 Đối chiếu chi phí tiền lương với dự toán, kỳ trước

42

Hướng dẫn thực hiện VSA Hà Nội, ngày 2-3/8/2011

 Rủi ro Thủ tục Ks
- Máy chấm công bị - Định kỳ bảo trì máy, bộ phận kỹ
hư hỏng, không thuật phải ktra thường xuyên
chính xác
- Nhân công chấm - Quy định, setup máy chấm công:
công, tgian nhiều cứ ra, vào công ty đều phải chấm
hơn thực tế làm. công, nếu thời gian ra ngoài của
nhân sự quá nhiều, yêu cầu gửi
báo cáo giải trình có xác nhận
của trưởng bộ phận, đơn vị.
- Chấm công giùm - Sử dụng loại mấy chấm công vân
nhau tay, mống mắt, kết hợp camera
quan sát tại máy chấm công,
đồng thời, có 1 nhân sự giám sát
43
gần máy.

- Nhân sự ảo - Phân chia công việc chú ý tách

biệt giữa nhân sự quản lý nhân
viên, nhân sự chấm công và
nhân sự tính lương. Đồng thời
có báo cáo hàng tháng về danh
sách nhân sự của công ty.
- Tính sai thuế TNCN - Rà soát lại công tác báo cáo thuế
của người lao động, TNCN, tổ chức cập nhật thường
nên khi quyết toán – xuyên cho kế toán thuế về quy
thanh tra thuế, cty định của Luật thuế TNCN, Luật
phải bù tiền đóng thuế Lao động liên quan đến nghĩa vụ
thay. thuế TNCN với nhà nước
- Áp dụng sai chế độ -
cho người lao động
44

Cho biết các sai phạm sau liên quan đến giai đoạn nào
của chu trình tiền lương:
a.Tính giờ công cho những nhân viên không có thật
b.Tính lương không chính xác
c.Chậm trả lương cho nhân viên
d.Chậm nộp thuế TNCN và các khoản trích theo lương
cho nhà nước
45

Hướng dẫn thực hiện VSA Hà Nội, ngày 2-3/8/2011

 Hãy trình bày các thủ tục kiểm soát cần thiết để ngăn
ngừa các tình huống sau xảy ra:
Có một nhân viên truy cập vào phần mềm tính lương và
sửa tiền lương phải trả cho mình từ 15 triệu lên 20 triệu.

46

Là kiểm soát viên của công ty, qua kiểm tra bạn phát
hiện có một số nhân viên đã nghỉ việc nhưng công ty
vẫn tiếp tục trả lương cho những nhân viên này. Bạn hãy
đề xuất các thủ tục kiểm soát cần thiết để ngăn ngừa sai
phạm tương tự không xảy ra trong tương lai.

47

Dưới đây là thủ tục kiểm soát tiền lương áp dụng tại công ty Hoàn Cầu:
Việc tính lương phải trả cho nhân viên do cô An – kế toán tiền lương – phụ trách dựa
trên phần mềm trên máy tính. Chương trình tính lương được bảo vệ nghiêm ngặt, chỉ
cô An mới được quyền truy cập để sửa chữa, điều chỉnh thông tin hay xóa tên các
nhân viên không còn làm việc. Hàng tuần, cô An dựa trên bảng chấm công do các bộ
phận sử dụng lao động chuyển đến, để tính lương cho nhân viên. Dựa trên bảng
lương, cô An lập các séc để chi trả tiền lương cho nhân viên qua ngân hàng. Các séc
này được chuyển qua cho kế toán trưởng Hiền kiểm tra (cô Hiền đối chiếu tổng tiền
lương trên bảng tính lương với số tiền lương trên các séc), sau đó chuyển giám đốc
Hà ký séc để chi trả lương.
Hãy cho biết:
1.Các khiếm khuyết của kiểm soát nội bộ trong chu trình tính và chi trả tiền lương
nêu trên. Các sai phạm nào có thể xảy ra do các khiếm khuyết nêu trên. 48

2.Đề xuất các thủ tục kiểm soát cần thiết để hạn chế các khiếm khuyết nêu trên.

Hướng dẫn thực hiện VSA Hà Nội, ngày 2-3/8/2011

 Logo

Hướng dẫn thực hiện VSA Hà Nội, ngày 2-3/8/2011