CHƯƠNG 6:

KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH NHÂN SỰ

VÀ TIỀN LƯƠNG
NỘI DUNG CHƯƠNG
1.Khái quát chung về chu trình nhân sự và tiền lương
2.Các gian lận và sai sót thường gặp trong chu trình nhân sự và tiền
lương
3.Mục tiêu kiểm soát trong chu trình nhân sự và tiền lương
4.Các thủ tục kiểm soát chủ yếu đối với chu trình nhân sự và tiền lương
1.KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CHU TRÌNH NHÂN SỰ, TIỀN LƯƠNG

 Tiền lương là biểu hiện bằng tiền của số lượng và chất lượng sức lao động
mà người lao động đã bỏ ra trong quá trình sản xuất, kinh doanh…
 Tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu của người lao động, và là một yếu tố
chi phí cấu thành nên giá trị của sản phẩm, dịch vụ do đơn vị tạo ra.
 Việc kiểm soát tốt tiền lương sẽ giúp đơn vị sử dụng hiệu quả sức lao động
nhằm tiết kiệm chi phí, tăng tích lũy cho đơn vị, tăng thu nhập cho người
lao động
1.KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CHU TRÌNH NHÂN SỰ, TIỀN LƯƠNG

• Về cơ bản có hai hình thức trả lương là lương theo thời gian và lương
theo sản phẩm.

• Lương thời gian áp dụng cho bộ phận quản lý, còn lương theo sản
phẩm áp dụng cho công nhân sản xuất hay cho nhân viên bán hàng –
lương theo doanh số cũng là một dạng của lương theo sản phẩm.
1.KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CHU TRÌNH NHÂN SỰ, TIỀN LƯƠNG

• Đặc điểm của chu trình nhân sự, tiền lương

- Chu trình tiền lương là chu trình quan trọng trong nhiều đơn vị vì vừa phản
ánh chi phí đầu vào (chi phí tiền lương) vừa là cơ sở để xác định chi phí đầu
ra (giá thành sản phẩm dịch vụ)
- Chi phí tiền lương có liên quan mật thiết với các nghĩa vụ phải thực hiện
như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất
nghiệp, thuế thu nhập cá nhân … nên nếu có sai phạm có thể dẫn đến những
hậu quả pháp lý quan trọng.
1.KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CHU TRÌNH NHÂN SỰ, TIỀN LƯƠNG

- Những biến động lớn trong chi phí tiền lương hay những sai phạm trong
chu trình này là mối quan tâm không những của chỉ những người quản lý
đơn vị mà còn là của cơ quan quản lý nhà nước
- Chu trình tiền lương trải qua nhiều khâu (thu thập thông tin, tính toán), liên
quan đến người lao động, đến những tài sản nhạy cảm như tiền, séc nên dễ
bị tính toán sai và là đối tượng dễ bị tham ô, chiếm dụng.
- Chi phí tiền lương tại nhiều đơn vị là khoản mục chiếm tỷ trọng lớn trong
tổng chi phí và giá thành của doanh nghiệp và các sai phạm sẽ gây ảnh
hưởng lớn tới các quyết định khác về sản xuất và tiêu thụ.
1.KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CHU TRÌNH NHÂN SỰ, TIỀN LƯƠNG

- Việc xác định kết quả lao động để trả lương và tăng lương đòi hỏi sự xét
đoán của nhà quản lý các cấp. Do vậy, nếu đánh giá không đúng những
cống hiến của người lao động dẫn tới việc trả lương không phù hợp (thiếu
công bằng, chưa thỏa đáng) có thể khiến đơn vị mất đi nguồn nhân lực có
chất lượng cao, nhất là trong bối cảnh ngày càng cạnh tranh gay gắt về
nguồn nhân lực.
- Hiệu quả hoạt động của đơn vị bị ảnh hưởng bởi sự hữu hiệu và hiệu quả
của chính chu trình này. Kiểm soát tốt chu trình tiền lương sẽ giúp các nhà
quản lý trả lời được những câu hỏi trên.
CHỨC NĂNG CỦA CHU TRÌNH NHÂN SỰ - TIỀN LƯƠNG

1) Tuyển dụng
2) Đào tạo
3) Phân công nhiệm vụ
4) Đánh giá thành quả
5) Tính lương
• Lập và thu thập chứng từ ban đầu để tính lương
• Tính lương và các khoản khấu trừ
• Thanh toán lương
• Nộp thuế thu nhập cá nhân và các khoản trích theo lương cho Nhà Nước
• Ghi sổ kế toán và báo cáo
6) Chấm dứt hợp đồng
 Công việc cơ bản trong chu trình nhân sự
6 công việc quan trọng trong chu trình gồm:

3.Phân 5.Đánh
1.Tuyển công giá
dụng và nhiệm thành
thuê mới vụ quả
lao động

2.Đào 4.Trả 6.Chấm

tạo lương dứt lao
động (tự
nguyện
hay bắt
buộc)

9
 Công việc cơ bản trong chu trình nhân sự
6 công việc quan trọng trong chu trình gồm:

3.Phân 5.Đánh
1.Tuyển công giá
dụng và nhiệm thành
thuê mới vụ quả
lao động

2.Đào 4.Trả 6.Chấm

tạo lương dứt lao
động (tự
nguyện
Chi phí tiền lương được phân bổ tới các sản hay bắt
buộc)
phẩm, dịch vụ và các bộ phận để định giá bán
và đưa ra các quyết định 10
 Công việc cơ bản trong chu trình nhân sự

3.Phân 5.Đánh
1.Tuyển công giá
dụng và nhiệm thành
thuê mới vụ quả
lao động

2.Đào 4.Trả 6.Chấm

tạo lương dứt lao
động (tự
nguyện
hay bắt
buộc)
1, 6: Thực hiện 1 lần 2, 3, 4,5 thực hiện
đối với mỗi lao động thường xuyên 11
 Công việc cơ bản trong chu trình nhân sự
6 công việc được phân tách giữa hai hệ thống riêng biệt

3.Phân 5.Đánh
1.Tuyển công giá
dụng và nhiệm thành
thuê mới vụ quả
lao động

2.Đào 4.Trả 6.Chấm

tạo lương dứt lao
động (tự
nguyện
hay bắt
Công việc 4 là chức Hệ thống quản lý buộc)
năng chính của Hệ nhân lực thực hiện
thống Tiền lương 5 hoạt động 12
HOẠT ĐỘNG CƠ BẢN CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG

13
 2.Các gian lận và sai sót thường gặp

HĐ Các gian lận và sai sót

Lập và thu
thập chứng từ -Dữ liệu về sự có mặt và thời gian làm việc
ban đầu để của người lao động không chính xác
tính lương
-Sai sót trong chấm công

-Chấm công cho những nhân viên không có

thật

Thiếu chứng từ cần thiết

14
 2.Các gian lận và sai sót thường gặp

HĐ Các gian lận và sai sót

Tính lương và các khoản khấu Tính sai lương phải trả
trừ
Tính lương cho số nhân viên đã
nghỉ việc, chờ nghỉ việc

Tính các khoản giảm trừ sai

Không tuân thủ pháp luật về lương

tối thiểu…

15
 2.Các gian lận và sai sót thường gặp

HĐ Các gian lận và sai sót

Thanh toán Chậm trễ hoặc sai sót trong chuyển tiền vào tài khoản, giao séc trả lương

lương Nhân viên lập séc chiếm đoạt tiền của những người lao động không có thật

Quên làm yêu cầu thanh toán

16
 2.Các gian lận và sai sót thường gặp

HĐ Các gian lận và sai sót

Nộp thuế thu nhập cá nhân
Không nộp
và các khoản trích theo
lương cho Nhà Nước

Trả tiền không đúng thời gian quy định

Trả tiền không đúng

17
3.MỤC TIÊU KIỂM SOÁT CỦA CHU TRÌNH

 Mục tiêu chung

 Sự hữu hiệu và hiệu quả trong hoạt động

 Báo cáo đáng tin cậy

 Tuân thủ pháp luật và các quy định trong chu trình tiền lương
HỮU HIỆU & HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG

Tính hiệu quả được hiểu là mối tương quan so sánh giữa kết quả đạt được với chi phí tiền lương phải bỏ ra.

Nếu đơn vị tạo ra một khối lượng sản phẩm/dịch vụ có chất lượng tương đương với các đối thủ cạnh tranh nhưng
với chi phí sản xuất và chi phí quản lý (trong đó có chi phí tiền lương) thấp hơn thì rõ ràng là đơn vị hoạt động hiệu
quả hơn.
HỮU HIỆU & HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG

 Sự hữu hiệu được hiểu là việc tính toán và chi trả lương cho người lao động phải giúp đơn vị đạt được các mục
tiêu kinh doanh. Người lao động trong đơn vị, dù ở bộ phận nào (sản xuất, bán hàng hay quản lý) đều cần nhận
được tiền lương đúng kỳ và mức lương phải phù hợp với năng lực và sự đóng góp của họ. mức lương thấp, chính
sách tiền lương không thảo đáng hay việc thanh toán lương chậm trễ … đều sẽ ảnh hưởng đến tâm lý người lao
động, từ đó ảnh hưởng tiêu cực tới năng suất lao động, chất lượng và số lượng sản phẩm/dịch vụ.
BÁO CÁO ĐÁNG TIN CẬY

 Được hiểu là các khoản mục trên báo cáo tài chính bị ảnh hưởng bởi chu trình tiền lương được trình bày một cách
trung thực và hợp lý, chẳng hạn như chi phí tiền lương trong giá thành sản phẩm, trong giá vốn hàng bán, trong
chi phí quản lý và bán hàng tại doanh nghiệp. Bên cạnh đó, theo quy định của chuẩn mực kế toán Việt Nam số 26
– Thông tin về các bên liên quan, các khoản thu nhập của những nhà quản lý cao cấp trong đơn vị (thí dụ thành
viên Hội đồng quản trị) phải được khai báo trên Thuyết minh báo cáo tài chính
TUÂN THỦ PHÁP LUẬT

 Tuyển dụng, sử dụng lao động, khen thưởng, kỷ luật lao động của đơn vị cũng phải chịu sự chi phối của pháp luật
và một số quy định nội bộ. Thí dụ: việc ký kết hợp đồng lao động, thời gian thử việc, mức lương tối thiểu, điều
kiện an toàn lao động, sa thải và kỷ luật lao động … nếu vi phạm có thể dẫn đến những vụ kiện tụng, tranh chấp
về lao động rất phức tạp, gây tổn thất về tiền bồi thường, tiền phạt, mất uy tín của đơn vị
Trong các mục tiêu trên, mục tiêu về sự hữu hiệu và hiệu quả trong hoạt động là quan trọng đối với các nhà quản lý
3.MỤC TIÊU KIỂM SOÁT CỦA CHU TRÌNH

 Mục tiêu cụ thể

- Xác định được mức lương phù hợp cho từng nhân viên (hợp pháp, hợp lý, hợp lệ) và đây cũng là mục tiêu quan
trọng nhất của chu trình này.
- Đảm bảo tiền lương của từng nhân viên được tính toán đầy đủ, chính xác và kịp thời thông qua:
o Mọi biến động về nhân sự của đơn vị luôn được cập nhật một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời

o Thời gian và kết quả lao động của từng nhân viên được ghi chép và đánh giá theo đúng quy định của đơn vị

o Tiền lương đươc tính đầy đủ, chính xác và kịp thời trên cơ sở bảng chấm công hay báo cáo kết quả công việc/sản phẩm

hoàn thành.
3.MỤC TIÊU KIỂM SOÁT CỦA CHU TRÌNH

 Mục tiêu cụ thể

- Tiền lương luôn được chi trả đầy đủ, chính xác và kịp thời

- Ghi nhận và báo cáo một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời các vấn đề

về tiền lương theo đúng quy định của pháp luật và của đơn vị.
4.CÁC THỦ TỤC KS CHỦ YẾU CỦA CHU TRÌNH

 Những thủ tục kiểm soát chung

 Những thủ tục kiểm soát cụ thể
 NHỮNG THỦ TỤC KIỂM SOÁT CHUNG

1.Phân chia trách nhiệm giữa các chức năng: Cần phải phân tách chức năng của các bộ phận

- Bộ phận nhân sự
- Bộ phận sử dụng lao động
- Bộ phận tinh lương
- Bộ phận trả lương
 Cán bộ chấm công # Cán bộ lập bảng tính lương
 Cán bộ lập bảng tính lương # Kế toán tiền lương
 Cán bộ thực hiện chi lương # Cán bộ phụ trách tuyển dụng, chấm dứt HĐLĐ
 Cán bộ duyệt chi lương # Kế toán tiền lương
 Cán bộ đối chiếu tiền lương thanh toán qua ngân hàng giữa khoản chi phí lương với sổ phụ ngân hàng: không phải là 1 trong các
cán bộ trên
NHỮNG THỦ TỤC KIỂM SOÁT CHUNG

2.Kiểm soát quá trình xử lý thông tin:

- Kiểm soát chung: Kiểm soát đối tượng sử dụng, kiểm soát dữ liệu

- Kiểm soát ứng dụng: Kiểm soát dữ liệu, kiểm soát quá trình nhập liệu

- Đánh số thứ tự cho các chứng từ

- Ủy quyền và xét duyệt
NHỮNG THỦ TỤC KIỂM SOÁT CHUNG

3.Kiểm tra độc lập việc thực hiện

4.Phân tích đánh giá tinh hợp lý của chi phí tiền lương
NHỮNG THỦ TỤC KIỂM SOÁT CỤ THỂ

1.Xây dựng chính sách tiền lương

2.Kiểm soát quá trình lập bảng chấm công và các tài liệu liên quan để tính lương
3.Kiểm soát quá trình tinh lương và các khoản giảm trừ
4.Kiểm soát quá trình trả lương
5.Kiểm soát quá trình nộp thuế TNCN và các khoản khấu trừ cho nhà nước
MỘT SỐ THỦ THUẬT GIAN LẬN THƯỜNG GẶP TRONG CHU TRÌNH VÀ THỦ TỤC
KIỂM SOÁT

• Khai khống nhân viên hay tạo ra nhân viên ảo

• Khai khống giờ công hay khai khống mức lương