KẾ TOÁN MÁY

Tài liệu nghiên cứu tham khảo

+ Giáo trình Kế toán máy - NXB Tài chính 2014

+ Giáo trình Tổ chức công tác kế toán tại các DN trong điều kiện
ứng dụng CNTT – NXB Tài chính, 2018 (Khoa Kế toán liên kết với
MISA)
+ Giáo trình kế toán tài chính - NXB Tài chính 2019
+ Luật Kế toán
+ Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam và các thông tư hướng
dẫn thực hiện chuẩn mực
+ Chế độ kế toán doanh nghiệp TT 200

1
Nội dung nghiên cứu

Chương 1:
Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện kế toán
máy

Chương 2:
Phần mềm kế toán và tổ chức ứng dụng phần mềm
kế toán trong doanh nghiệp

2
 Chương 1:
Tổ chức công tác kế toán trong điều
kiện
kế toán máy
1. Kế toán và thông tin kế toán trong điều kiện tổ chức kế toán máy
2. Hệ thống thông tin kế toán và công nghệ thông tin
3. Nội dung tổ chức công tác kế toán trong điều kiện kế toán trên
máy

3
1. Kế toán và thông tin kế toán trong điều kiện tổ chức kế
toán máy
1.1. Kế toán là một phân hệ thông tin trong hệ thống quản lý
kinh doanh của đơn vị
1.2. Quá trình kế toán số liệu
1.3. Đặc điểm và yêu cầu thông tin kế toán trong điều kiện kế
toán máy

4
 1.1. Kế toán là một phân hệ thông tin trong hệ thống
quản lý kinh doanh của đơn vị
- Chu trình thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin kế toán:

Các nghiệp vụ Hoạt động Người ra

(hoạt động, kinh doanh) quyết định

Thu nhận thông tin Xử lý thông tin Cung cấp thông tin
Ghi chép (phản Phân loại, Báo cáo
ánh) số liệu tổng hợp (truyền tin)

- Vai trò của kế toán trong hệ thống quản lý kinh doanh:

+ là một phân hệ thông tin kinh tế tài chính quan trọng cấu thành nên hệ thống
thông tin kinh tế của đơn vị
+ là bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống công cụ quản lý kinh tế, tài chính
5
1.2. Quá trình kế toán số liệu

(7)

Nghiệp vụ (1) Lập (2) (3) (4) Bảng CĐTK Bút toán Bút toán
Ghi sổ
KT phát chứng
nhật ký Sổ cái chưa hoàn
sinh từ KT chỉnh điều chỉnh khóa sổ
(8)

(5)
(9)
(6)
Bảng CĐTK
hoàn chỉnh
Tài liệu liên quan

(10)

Báo cáo tài chính

6
 1.3 .Đặc điểm và yêu cầu thông tin kế toán trong điều kiện
kế toán máy

Yêu cầu chung: trung thực, khách quan, đầy đủ, kịp thời, dễ hiểu, nhất
quán, có thể so sánh

Yêu cầu riêng đối với KTM:

- Thông tin trung thực và an toàn

- Thông tin kịp thời

- Thỏa mãn yêu cầu của đơn vị và theo chuẩn mực, chế độ

7
2. Hệ thống thông tin kế toán và công nghệ thông tin
2.1. Hệ thống thông tin kế toán
2.2. Công nghệ thông tin và ứng dụng công nghệ thông tin
trong công nghệ kế toán

2.2.1. Công nghệ thông tin

2.2.2. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán
2.2.3. Khái quát các công việc tổ chức ứng dụng công nghệ
thông tin vào công tác kế toán
2.2.4. Tính ưu việt của việc ứng dụng CNTT vào công tác
kế toán

8
 2.1. Hệ thống thông tin kế toán
-Hệ thống thông tin kế toán: là tập hợp các
+ nguồn lực con người
+ thiết bị công cụ xử lý thông tin
+ các thành phần hỗ trợ khác
- Mô hình hệ thống thông tin kế toán:

Phần cứng Phần mềm

MVT kế toán
Thông tin
Dữ liệu kế toán
kế toán Nhập liệu Kết xuất (Báo cáo
Con người KTTC,
(chứng từ,
số liệu…) báo cáo
KTQT…)
Cơ sở
Các thủ tục
dữ liệu

9
2.2. Công nghệ thông tin và ứng dụng công nghệ thông tin trong
công nghệ kế toán
2.2.1. Công nghệ thông tin
Nguyên lý chung hoạt động của máy vi tính
Bộ điều khiển

Bộ nhập (vào) Bộ xử lý Bộ xuất (ra)

Bộ nhớ

10
2.2.2. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán

Các yếu tố cần thiết để ứng dụng CNTT trong hệ thống thông tin
kế toán:
- Phần cứng
- Phần mềm
- Các thủ tục
- Các tệp dữ liệu
- Con người

11
2.2.3. Khái quát các công việc tổ chức ứng dụng công nghệ thông
tin vào công tác kế toán

➢ Trang bị và lắp đặt hệ thống máy tính (phần cứng)

➢ Lựa chọn và cài đặt phần mềm cần thiết
➢ Xây dựng hệ thống danh mục các đối tượng
➢ Tổ chức bố trí sắp xếp phân công cán bộ kế toán, phân quyền cập
nhật, khai thác thông tin

12
 Mã hóa đối tượng quản lý

➢ KN: là cách thức thực hiện phân loại, gắn ký hiệu, xếp lớp các đối
tượng quản lý
➢ Tác dụng:
- Giúp cho việc nhận diện, tìm kiếm đối tượng, thông tin nhanh
chóng, không nhầm lẫn
- Giúp cho quá trình sử dụng có thể tiết kiệm thao tác, bộ nhớ,
tăng tốc độ xử lý

13
 Mã hóa đối tượng quản lý (tiếp)
➢Phương pháp mã hóa
- PP Mã số gợi nhớ
- PP Mã số phân cấp
- PP Mã số liên tiếp
- PP Mã hóa tổng hợp
➢ Trình tự tiến hành mã hóa
-Xác định hệ thống đối tượng cần mã hóa
-Lựa chọn phương pháp mã hóa
-Triển khai (tiến hành) mã hóa
➢ Yêu cầu mã hóa đối tượng quản lý
14
 Mã hóa đối tượng quản lý (tiếp)

➢Yêu cầu mã hóa đối tượng quản lý

- Phải thực hiện đầy đủ, toàn diện các đối tượng quản lý
- Phải đảm bảo tính chính xác, duy nhất, linh hoạt, dễ nhớ, dễ
hiểu, dễ bổ sung, thay thế, thuận tiện cho quá trình sử dụng, tìm
kiếm và kiểm tra
- Phải đảm bảo sự thống nhất, đồng bộ giữa bảng mã hóa đối
tượng với phần mềm quản lý
- Phải đăng ký, phổ biến hệ thống mã hóa thống nhất trong toàn
bộ bộ máy kế toán và các bộ phận liên quan

15
 Qu¸ trình xö lý, hÖ thèng ho¸ th«ng tin trong hÖ thèng
kÕ to¸n tù ®éng ®îc thùc hiÖn theo quy trình

Chøng NhËp Chøng Xö lý cña - Sæ kÕ to¸n

tõ chøng tõ phÇn mÒm xem tæng hîp
gèc M· tõ trªn - Sæ c¸i TK
kÕ to¸n trªn
ho¸ vµo m¸y in
MVT - Sæ chi tiÕt
m¸y
- BCTC
- B¸o c¸o kh¸c

16
 Hình thøc xö lý KÕ to¸n thñ c«ng KÕ to¸n trªn m¸y
C¸c giai ®o¹n xö lý nghiÖp vô
1. NhËp dữ liÖu ®Çu vµo: tµi liÖu gèc (ho¸ Ghi chÐp thñ c«ng NhËp qua bµn phÝm
®¬n, phiÕu thu, phiÕu chi…) hoÆc dïng m¸y quÐt

2. Xö lý dữ liÖu: tÝnh to¸n, xö lý dữ liÖu Thñ c«ng Tù ®éng theo chư¬ng

trªn c¸c sæ kÕ to¸n thµnh th«ng tin trªn sæ trinh ®· cµi ®Æt
c¸i vµ trªn b¸o c¸o

3. Lu trữ vµ bảo mËt dữ iÖu, th«ng tin Thñ c«ng trªn c¸c sæ vµ Tù ®éng ë c¸c tÖp tin.
b¸o c¸o kÕ to¸n. TÝnh bảo TÝnh bảo mËt vµ an toµn
mËt kh«ng cao cao

4. Cung cÊp th«ng tin: Thñ c«ng, th«ng tin kÕ Tù ®éng theo ch¬ng
- B¸o c¸o tµi chÝnh to¸n quản trÞ cung cÊp h¹n trinh cµi ®Æt. Th«ng tin
- B¸o c¸o kÕ to¸n quin trÞ chÕ. cung cÊp ®a d¹ng theo
yªu cÇu ngêi sö dông
th«ng tin

17
3. Nội dung tổ chức công tác kế toán trong điều kiện kế toán
trên máy
3.1. Sự cần thiết, nguyên tắc và yêu cầu tổ chức công tác kế toán
trên máy
3.2. Tổ chức bộ máy kế toán
3.3. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
3.4. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khản kế toán
3.5. Tổ chức vận dụng hình thức kế toán
3.6. Tổ chức lập báo cáo kế toán, cung cấp và lưu trữ thông tin
3.7. Tổ chức kiểm tra kế toán và quản trị người dùng

18
 ❖ Sự cần thiết tổ chức công tác kế toán trên máy
- Do yêu cầu hội nhập, hợp tác quốc tế

- Do yêu cầu quản lý của các doanh nghiệp

- Do yêu cầu của các đối tượng sử dụng thông tin ngoài doanh
nghiệp

19
 ❖ Nguyên tắc và yêu cầu tổ chức kế toán máy

- Đảm bảo tính khoa học, hợp lý, phù hợp yêu cầu quản lý vĩ mô của
Nhà nước, phù hợp CMKT, chính sách, chế độ kế toán.
- Phù hợp với đặc điểm, tính chất, mục đích hoạt động, quy mô và phạm
vi hoạt động của doanh nghiệp.
- Trang bị đồng bộ về cơ sở vật chất và trình độ cán bộ kế toán và cán bộ
quản lý của doanh nghiệp.
- Đảm bảo tính đồng bộ và tự động hoá cao: Việc tính toán, hệ thống hoá
và cung cấp thông tin phải được thực hiện tự động, đồng bộ trên máy
tính theo phần mềm kế toán đã cài đặt sẵn.
- Đảm bảo độ tin cậy, an toàn trong công tác kế toán.
- Đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả.

20
 3.2. Tổ chức bộ máy kế toán

- Loại hình tổ chức công tác kế toán tập trung

- Loại hình tổ chức công tác kế toán phân tán
- Loại hình tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa
phân tán

21
 3.3 Tæ chøc hÖ thèng chøng tõ kÕ to¸n
Khái niệm: chứng từ là những minh chứng về nghiệp vụ kinh tế - tài
chính đã thực sự phát sinh và hoàn thành là cơ sở ghi sổ kế toán

Yêu cầu về việc sử dụng chứng từ

- Mọi nghiệp vụ phát sinh đều phải có chứng từ

- Chứng từ kế toán là tài liệu gốc, có tính bằng chứng, tính pháp lý.
Nội dung chứng từ phải có đầy đủ các thông tin: tên, số hiệu chứng
từ …
- Chứng từ kế toán phải chính xác, kịp thời và hợp lệ, hợp pháp

22
• Chứng từ kế toán đều thuộc loại hướng dẫn, DN được chủ
động xây dựng thiết kế mẫu biểu chứng từ nhưng vẫn
phải thực hiện theo quy định của Luật Kế toán, NĐ
129/2004/NĐ-CP
• Trường hợp không tự xây dựng, thiết kế biểu mẫu Chứng
từ cho riêng mình có thể áp dụng theo hướng dẫn Phụ lục
3/TT 200.
• Phân loại chứng từ:
Theo nội dung nguồn gốc của đơn vị, bộ phận lập
chứng từ
+ CT gốc do các bộ phận, đơn vị bên ngoài DN cung cấp
+ CT do các kế toán viên hoặc do các phòng ban trong
DN lập
+ CT do các nhân viên kế toán lập trên máy
23
3.4. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khản kế toán

- Tài khoản kế toán: là phương pháp kế toán phân loại

và hệ thống hoá các loại tài sản và nghiệp vụ kinh tế theo
nội dung kinh tế

- Hệ thống tài khoản: Là một bảng kê các tài khoản kế

toán được sử dụng trong công tác kế toán để phản ánh
các loại tài sản và nguồn vốn, các hoạt động của doanh
nghiệp và sắp xếp tài khoản theo nguyên tắc, trình tự
nhất định.

24
 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán

Lập
Có số dư (TK thực)
Loại TK Tài sản B01
Loại TK Nợ phải trả BCĐKT
Loại TK Vốn CSH

Hệ thống
tài khoản
Không có số dư
(TK tạm thời)
Loại TK Doanh thu
Lập
Loại TK CPSXKD
Loại TK Thu nhập khác B02
Loại TK Chi phí khác BCKQKD
Loại TK XĐKQKD
25
Chú ý: Trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán, hệ thống tài
khoản phải được mã hóa. Việc mã hóa các tài khoản kế toán nên dựa
vào hệ thống số hiệu tài khoản do Chế độ kế toán quy định thống
nhất rồi bổ sung thêm các số hoặc kết hợp chữ với số để mã hóa các
tài khoản chi tiết cấp 2, cấp 3 hoặc cũng có thể sử dụng hệ thống ký
tự chữ để mã hóa cho các tài khoản chi tiết.
Ví dụ: Mã hóa các loại vật tư, hàng hóa theo số tự nhiên
1521 – Loại NVLC
152101 – Loại NVLC – Mã nhóm xi măng
1521010001 – Loại NVLC –nhóm xi măng – mã nhóm xi măng PC30HT
1521010002 – Loại NVLC –nhóm xi măng – mã nhóm xi măng PC40HT

26
 3.5. Tổ chức vận dụng hình thức kế toán
Hình thức kế toán là hình thức tổ chức hệ thống sổ kế toán bao
gồm:
+ Số lượng và kết cấu các loại sổ
+ Trình tự và phương pháp ghi sổ từ chứng từ gốc

Các hình thức sổ kế toán quy định áp dụng:

– Hình thức sổ kế toán nhật ký chung
– Hình thức sổ kế toán nhật ký sổ cái
– Hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ
– Hình thức sổ kế toán nhật ký chứng từ

27
 3.6. Tổ chức lập báo cáo kế toán, cung cấp
và lưu trữ thông tin

3.6.1. Lưu trữ dữ liệu và dữ liệu kế toán trong máy tính

3.6.2. Tổ chức báo cáo kế toán và cung cấp thông tin kế toán

28
3.6.1. Lưu trữ dữ liệu và dữ liệu kế toán trong máy tính

Có 2 phương pháp thông dụng để lưu trữ dữ liệu:

- Mô hình lưu trữ dữ liệu dưới dạng hệ thống các tệp tin
truyền thống
- Mô hình cơ sở dữ liệu

29
3.6.2. Tổ chức báo cáo kế toán và cung cấp thông tin kế toán

HÖ thèng b¸o c¸o kÕ to¸n cña doanh nghiÖp gåm hÖ thèng BCTC
vµ b¸o c¸o kÕ to¸n qu¶n trÞ.
Theo luËt kÕ to¸n vµ TT200/2014/TT-BTC, hệ thống b¸o c¸o tµi
chÝnh quy ®Þnh cho c¸c doanh nghiÖp bao gåm 4 biÓu mÉu b¸o
c¸o :

1. B¶ng c©n ®èi kÕ to¸n (MÉu sè B01 - DN)

2. B¸o c¸o kÕt qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh (MÉu sè B02 - DN)
3. B¸o c¸o Lu chuyÓn tiÒn tÖ (MÉu sè B03 - DN)
4. ThuyÕt minh b¸o c¸o tµi chÝnh (MÉu sè B09 - DN)

30
3.7. Tổ chức kiểm tra kế toán và quản trị người dùng

3.7.1. Tổ chức công tác kiểm tra kế toán

3.7.2. Tổ chức quản trị người dùng

31
 3.7.1. Tổ chức công tác kiểm tra kế toán
Quy trình kiểm tra:
- Kiểm tra việc khai báo hệ thống như:
+ Đồng bộ dữ liệu: để dọn dẹp các dữ liệu đã xóa sổ chỉ thuộc kỳ kiểm tra
+ Khai báo hệ thống cho phần mềm như: pp tính giá vốn áp dụng, kế toán theo
đơn vị tiền tệ nào (VND, USD…)…
-Thực hiện bút toán kết chuyển, phân bổ cuối kỳ
- Thực hiện xem, in BCTC
- Đối chiếu, so sánh các BCTC trước khi kiểm tra với BC của cán bộ kiểm tra đã
xem, in ở trên
- Xác định, khoanh vùng các khoản mục chênh lệch để có biện pháp kiểm tra chi
tiết
- Thực hiện kiểm tra chi tiết từ chứng từ gốc, việc nhập liệu, xử lý chống trùng…
những khoản mục đã được xác định

32
 3.7.2. Tổ chức quản trị người dùng

- Quản trị người dùng: là vấn đề liên quan đến tổ chức phân công trách
nhiệm công việc được quyền thực hiện và khai thác thông tin cho các nhân
viên trong hệ thống mạng nội bộ

+ Quyền được nhập một, hoặc một số loại chứng từ nhất định theo nội
dung công tác kế toán

+ Quyền khai thác thông tin: quy định ai được xem, in báo cáo nào, sổ
nào trong hệ thống

+ Quyền nhóm: quy định ai được phép quản lý, xem dữ liệu, sửa dữ liệu
của một nhóm user xác định

……….

33