+) Chức năng trộn thư là gì ?

+) Tìm hiểu trộm thư ?

PHẦN 1 KHÁI NIỆM

-Mail Merge- trộn văn bản hay trộn thư là một tính năng hữu ích
trong Microsoft Word cho phép bạn tạo nhiều thư mời, thư cảm ơn, thông
báo, túi hồ sơ, thẻ tên và nhiều thông tin khác được lưu trữ trong danh sách,
cơ sở dữ liệu hoặc bảng tính
-Trộn thư sử dụng khi nào?
Chức năng trộn thư thường dùng khi cần gửi công văn, giấy mời, thư từ cho
nhiều địa chỉ, người nhận khác nhau nhưng với nội dung giống nhau. Để
tránh khỏi phải soạn thảo nhiều văn bản như vậy, chức Trộn thư cho phép tự
động tạo ra các văn bản "giống nhau " như vậy từ một bản mẫu và các số
liệu cần trộn tương ứng.
- Trộn thư (Mail Merge) là hình thức trộn dữ liệu từ một tập tin chứa
dữ liệu(data file) vào một tập tin chính (Main Document)

-Main Document: văn bản chính (thư từ, công văn...) chứa nội dung, cách
trình bày, hình ảnh giống hệt nhau trong các văn bản trộn.
-Data File: văn bản số liệu bao gồm các số liệu sẽ được trộn với văn bản
chính để tạo ra các văn bản theo ý muốn. Các số liệu này được chia thành
nhiều loại được gọi là (Fields). Mỗi văn bản được sinh ra sẽ tương ứng với
một dãy dữ liệu của trường trên.

PHẦN 2 CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH

Bước 1:Soạn thảo Data File
Số liệu của Data File được ghi trong một văn bản riêng và được thể hiện
trong một bảng. Số cột của bảng là số trường tương ứng của số liệu. Mỗi
hàng là một bản ghi (trừ hàng đầu tiên). Tên trường bắt buộc viết liền nhau
Ví dụ:

hoten Tencoquan Diachi

Lê Văn A Trường dhxh Hà Nội

Nguyễn B Trường xxxx Hà Tĩnh

Trần C Trường yyy Bắc cạn

Bước 2:Soạn thảo Main Document

Ví dụ:
Giấy mời

Kính gửi: <<Hoten>>

Cơ quan: <<Tencoquan>>
Địa chỉ: <<Diachi>>
Kính mời đại diện của quý cơ quan tới địa điểm A vào lúc 8 giờ để họp mặt
-Trong ví dụ trên, văn bản được soạn thảo sau khi đã gắn vơi Data File của
ví dụ mục soạn thảo Data File. Các trường Hoten, Tencoquan, Diachi được
chèn vào văn bản tại các vị trí tương ứng và được thể hiện trên màn hình
giống như hình ảnh trên.
Bước 3: Thực hiện trộn thư
1. Mở tài liệu
2. Từ tab Mailings (Thư), hãy nhấp vào lệnh Start Mail Merge (Bắt đầu
trộn thư) và chọn Step-by-Step Mail Merge Wizard từ trình đơn thả
xuống.
-Hộp Mail Merge sẽ xuất hiện và hướng dẫn bạn qua sáu bước chính để
hoàn tất việc hợp nhất
-Chuyển tới bước 3’
3.-Chọn Use an existing list (Sử dụng danh sách hiện có), sau đó nhấp
vào Browse (Duyệt) để chọn tệp ,chọn tệp Data File đã tạo
-Trong hộp thoại Mail Merge Recipients, bạn có thể chọn hoặc bỏ chọn
từng ô để kiểm soát những người nhận được bao gồm trong hợp nhất. Theo
mặc định, tất cả người nhận phải được chọn. Khi hoàn tất, hãy nhấp vào OK.
Chọn Inset Merge Field để chèn các filed vào tập tin này
Vd: <<Hoten>>

-Click chuột vào nút lệnh previer results có thể chọn số người tại ô bên cạnh
Ví dụ:
Giấy mời

Kính gửi: Lê Văn A

Cơ quan: Trường dhxh
Địa chỉ: Hà Nội
Kính mời đại diện của quý cơ quan tới địa điểm A vào lúc 8 giờ để họp

(*) Làm mục lục tự động: