HƯỚNG DẪN VẬN DỤNG CÔNG CỤ MAILINGS KHI SOẠN THƯ XÁC NHẬN

Bước 1: Kiểm tra lại format, nội dung file word mẫu (Thư xác nhận)
File word mẫu (Thư xác nhận) sau khi trộn thư (điền các trường trống bằng công cụ mailings) sẽ được gửi
cho giám đốc đơn vị được kiểm toán (hoặc người được ủy quyền) ký, đóng dấu và kiểm toán viên sẽ gửi
trực tiếp cho bên thứ 3 (khách hàng/nhà cung cấp… của đơn vị được kiểm toán). Vì vậy, nội dung thư cần
rõ ràng,lịch sự, format thể hiện sự chỉn chu của người soạn thư (cùng format, định dạng,..).
Một số lỗi trong soạn file word mẫu (tổng hợp từ bài làm đã nộp) (Hình 1 đến Hình 4)
Hình 1 – Header, footer

Hình 2 –Tên người nhận

Không viết tắt “Cty”, “CTy”, “CN”,
“TT”

Trùng Công ty với “Cty”,…; không

phù hợp giữa Công ty với “Hợp tác
xã”, “Trung tâm…”, tên cá nhân

Không phù hợp với tất cả đối tượng

nhận thư (VD: cá nhân, hợp tác xã,..)

 Khắc phục:
Đối với File dữ liệu người nhận: rà soát và chỉnh sửa tên đối tượng (bỏ các ký hiệu viết tắt
“Cty”, “CTy”, “CN”, “TT”,…).
Đối với thư mẫu: bỏ từ “Công ty”; không ghi từ “ban giám đốc/giám đốc/…” sau từ “Kính
gửi”. Để thư trang trọng hơn, ở file dữ liệu người nhận có thể có thể thêm 1 cột (Kính gửi) để
ghi xưng hô phù hợp (VD: đối với doanh nghiệp có thể dùng “Giám đốc”, cá nhân thì Ông/Bà)
 trong file thư mẫu, “add item” cho trường này sau từ “Kính gửi”.
Hình 3 – Highlight

Bỏ highlight
………………………………

….
 Hình 4 – Số tiền Nếu không có số dư thì giá trị thể hiện
ở đây là 0 đồng

Không có đơn vị tính 

thêm VND hoặc đồng

Không có dấu phân cách hàng nghìn

… Đơn vị tính là đồng thì dấu phân cách hàng

nghìn là dấu chấm.
Bước 2: Kiểm tra file dữ liệu
- Tiêu đề các cột nên để ở dòng 1 của sheet dữ liệu,
Nếu không thì khi gắn các nhãn sẽ hiển thị F1, F2,F3,… mà không hiển thị tên cột  phải nhớ F1,
F2,… là dữ liệu gì.
- Rà soát tên công ty viết rõ ràng (không viết tắt cty, DN…).
- Thêm cột “kính gửi” để ghi xưng hô phù hợp với từng đối tượng (VD: đối với doanh nghiệp có thể
dùng “Giám đốc”, cá nhân thì Ông/Bà)
- Định dạng kiểu số đối với các số dư  Dùng hàm fixed cố định format của cột số dư (có thể thêm 2
cột mới).
Hình 5 – Ví dụ về file dữ liệu chuẩn bị để trộn thư

Bước 3: Tiến hành trộn thư theo các bước cụ thể sau:
3.1 Mở file Word mẫu (Thư xác nhận), chọn
tab Mailings -> Start Mail Merge -> Step
by Step Mail Merge Wizard.

3.2 Xuất hiện Mail Merge ở phía bên phải Word 

chọn Letters trong Select document type và
chọn Next: Starting document.
3.3. Tiếp tục chọn Use the current document và
chọn Next: Select recipients.

3.4.Trong Select recipients,

chọn Use an existing list 
chọn borrows để tải file dữ
liệu.
Trong hộp thoại Mail Merge
Recipients, chọn dữ liệu cần
chèn bằng cách đánh dấu vào
các ô vuông trước dữ liệu đó.
Sau khi chọn xong, nhấn OK.
(Lưu ý: không chọn dòng
tổng cộng dòng trống trong
bảng tổng hợp công nợ)

3.5. Chọn Next: Write your letter.

3.6. Đặt con trỏ chuột vào vị trí cần chèn dữ liệu, sau đó nhấn vào More items.
Xuất hiện hộp thoại Insert Merge Field, chọn trường dữ liệu đúng với nội dung cạnh con trỏ
chuột và nhấn Insert để chèn.

Sau khi chèn xong, nhấn Close để đóng lại.

Chèn lần lượt đến hết các trường dữ liệu vào mẫu Word có sẵn.

3.6 Xem lại kết quả thư đã soạn, kiểm tra còn lỗi gì không (Nhấn Next: Preview your letters)
(Nếu còn lỗi format number do quên sửa file dữ liệu ngay từ đầu thì sửa theo hướng dẫn ở mục 4)
3.7. Hoàn thành trộn thư và xuất kết quả thư
Chọn Next: Complete the merge để hoàn thành quá trình trộn thư.
Để xem tất cả các trang sau khi trộn, các bạn chọn Edit individual letters. ---
 Chọn All -> OK.

3.8. Lưu file bằng cách chọn File -> Save hoặc tổ hợp phím Ctrl + S, đặt tên file và chọn thư
mục chứa file.
 4. Khắc phục lỗi format number khi mailings (dấu phân cách hàng ngàn không còn. Ví dụ
9.999 thành 9999)
Cách 1: Chèn code vào trường cần điều chỉnh (VD: SD có CK) (dùng công cụ Togger field codes)
Bước 1: Mở file Mail Merge (file Thư xác nhận đã chèn các trường) và click vào tab Mailings ở phía
trên cửa sổ. Đảm bảo đã tắt nút Preview Results để bạn có thể thấy các trường Mail-Merge.
Bước 2: Hiển thị lệnh MERGEFIELD bằng cách:
Kích chuột vào trường cần điều chỉnh (VD: SD có CK)  kích chuột phải  chọn Togger field codes

(Có thể hiển thị lệnh này bằng phím tắt Alt+F9)
Bước 3: Gõ lệnh \# #.##0 vào sau tên trường
(Ý nghĩa của lệnh: \# là code cố định cho trường số, #.##0 là định dạng hàng ngàn (có thể bấm
#.### nhưng theo cách này thì những khách hàng số dư =0 sẽ không hiển thị số 0).

Có thể kiểm tra bằng cách chọn nút Preview Results trên thanh công cụ

Cách 2: Cố định format number trong excel trước khi trộn thư
Trong file dữ liệu gốc, chèn thêm 2 cột SD nợ cuối kỳ và SD có cuối kỳ mới (dùng 2 cột này để trộn
thư). Tại cột mới này, dùng hàm fixed để cố định format của 2 cột số dư

 Thực hiện trộn thư