MAIL MERGE – TRỘN TÀI LIỆU

I. KHÁI NIỆM
Một tính năng rất mạnh của phần mềm soạn thảo văn bản Microsoft Word là trộn tài
liệu (Mail Merge). Điều này đã giúp ích cho các nhân viên văn phòng rất nhiều
trong việc in các danh sách của mình ra các phiếu nhỏ. Chúng ta hãy tìm hiểu tình
huống sau.
Lan là Bí thư chi đoàn lớp Q9A1, cô đang phải soạn thảo các giấy mời để gửi tới
các bạn sinh viên tham dự buổi liên hoan văn nghệ do Chi đoàn tổ chức. Danh sách
khách mời đã được liệt kê trên một bảng Word (hoặc trên Excel) như sau:
TT Họ tên Lớp
1 Nguyễn Văn Quang Q9A2
2 Thạch Hải Vân Q9A2
3 Bùi Thị Ninh Q9A3
4 Lê Quang Tám Q9A3
5 Nguyễn Thị Hà Q9A4
Lan phải làm như thế nào?
Tính năng Mail Merge của Word sẽ giúp Lan đơn giản và rất nhanh chóng tạo ra
được các giấy mời ghi đầy đủ thông tin cần thiết.
II. CHUẨN BỊ DỮ LIỆU
Phải chắc chắn bạn đã tạo được danh sách khách mời như bảng trên. Bảng này có
thể được soạn trên Word, hoặc trên Excel. (lưu trong tập tin Danh_sach.doc,
Danh_sach.xls, …)
III. SOẠN MẪU TÀI LIỆU TRỘN
Soạn thảo một mẫu giấy mời như sau:

Lưu trong tập tin Giay_moi.doc.

IV. KÍCH HOẠT TÍNH NĂNG MAIL MERGE

Mở tập tin Giay_moi.doc

Chọn lệnh Tools > Letters and Mailings > Mail
Merge, xuất hiện hộp thoại sau:

V. THỰC HIỆN TRỘN TÀI LIỆU

Việc trộn tài liệu được thực hiện lần lượt qua 6 bước:
Bước 1. Chọn loại tài liệu
Đánh dấu chọn: Letters (thư mời)
Nhấn: Next: Starting document
Bước 2. Chọn tài liệu mẫu
Đánh dấu chọn: Use the current document (sử
dụng tài liệu mẫu đang mở)
Nhấn: Next: Select the recipients

Bước 3. Chọn tập tin dữ liệu

Nhấn : Browse để mở tập tin Danh_sach.doc
(danh sách khách mời)
Nhấn : Next: Write your letter
Bước 4. Đưa các trường dữ liệu (fields) vào
tài liệu
Lần lượt đưa các trường vào tài liệu như sau:
Đặt cursor tại vị trí của trường
Nhấn Insert Merge Fields trên thanh công
cụ Mail Merge (bật/tắt thanh công cụ này
bằng cách chọn lệnh View > Toolbars >
Mail Merge):

Nhấn: Next: Preview your letters

Bước 5. Xem trước tài liệu đã trộn

Duyệt qua các thư mời: << >>
Nhấn nút Exclude this recipient nếu muốn loại bỏ
một khách mời
Nhấn: Next: Complete the merge
Bước 6. Hoàn thiện danh sách thư mời
Nhấn: Print… để in các thư mời

Nhấn: Edit individual letters… để hiệu chỉnh và

lưu các thư mời thành một tập tin.