THỰC HÀNH THAO TÁC TRỘN THƯ

1. Trộn thư với Mail Merge Wizard

2. Trộn thư trên Ribbon
3. Trộn bì thư
4. Trộn nhãn

1. Trộn thư với Mail Merge Wizard

- BƯỚC 1:

Step by
Mở tập chọn Star Mail Step Mail
tin chính Mailings Merge Merge
Wizard.

- BƯỚC 2 : Sau khi xuất hiện hộp thoại Mail Merge bên phải Word, chọn :

Step 1 Step 2 Step 3

Letters Use the Use an

current existing list
document

*LƯU Ý : Ở Step 3 chọn Use an existing list nếu danh sách có sẵn, bạn có thể chọn Type a new
list để tạo danh sách mới, sau đó nhấn Next : Write your letter
- BƯỚC 3: Trong hộp thoại Select Data Source, chọn danh sách có sẵn và nhấn Open

- BƯỚC 4: Chọn Sheet chứa dữ liệu cần sử dụng, nhấn OK

- BƯỚC 5: Trong hộp thoại Mail Merge Recipients, đánh dấu trước các dữ liệu cần chèn, nhấn
OK
- BƯỚC 6: chọn Next: Write your letter

- BƯỚC 7:  đặt con trỏ chuột vào vị trí cần chèn dữ liệu, sau đó nhấn vào More items. Xuất hiện
hộp thoại Insert Merge Field, chọn trường dữ liệu đúng với nội dung cạnh con trỏ chuột và
nhấn Insert để chèn.

Sau khi thực hiện thao tác chèn danh sách Word sẽ có dạng hình dưới. Chọn Next: Preview
your letters
- BƯỚC 8: Chọn Next: Complete the merge để hoàn thành trộn thư

- BƯỚC 9: Xem tất cả các trang sau khi trộn, chọn Edit individual letters và chọn OK tại hộp
thoại Merge to New Document. 

- BƯỚC 10 : Chọn SAVE

2. Trộn thư trên Ribbon

Để trộn thư trên Ribbon, ta thao tác tương tự như các bước khi trộn thư với Mail Merge
Wizard, tuy nhiên ở bước 7, ta chọn Insert Merge Field để chọn các trường dữ liệu cần
chèn.
3. Trộn bì thư

- BƯỚC 1: Chọn văn bản

◦ Mở tài liệu mới trong Word → chọn thẻ Mailings → chọn Start Mail Merge

◦ Trong danh sách đổ xuống chọn Envelopes → hiển thị hộp thoại Evelope Options

 Envelope size : Lựa chọn kích cỡ bì thư

 Delivery address : Định dạng font chữ trên địa chỉ người nhận
 Return address : Định dạng font chữ trên địa chỉ người gửi
- BƯỚC 2: Chọn dữ liệu kết nối

◦ Chọn Maillings → Select Recipients

◦ Trong danh sách đổ xuống chọn Use existing list → hiển thị hộp thoại Select Data
Source → chọn file dữ liệu nguồn

-BƯỚC 3 : Chèn dữ liệu vào văn bản

◦ Chọn Maillings → Insert Merge Field → chọn dữ liệu cần chèn

- BƯỚC 4 : Xem lại văn bản trước khi in

◦ Chọn Maillings → Preview Results để xem kết quả trộn thư

◦ Nhấp vào nút mũi tên để xem các bản hiện kế tiếp

- BƯỚC 5 : In văn bản

◦ Chọn Maillings → Finish & Merge

◦ Chọn Print Documen để tiến hành in phong bì

4. Trộn nhãn

- BƯỚC 1: Chọn văn bản

◦ Mở file Word mới → chọn thẻ Mailings → chọn Start Mail Merge

◦ Trong danh sách đổ xuống chọn Labels → hiển thị hộp thoại Labels Option

◦ Nhấp chọn New Label để mở hộp thoại Label Details, thiết kế kế nhãn trong hộp thọai này.
- BƯỚC 2 : Chọn dữ liệu két nối

◦ Nhấp nút Select Recipients → nhấp tùy chọn Use existing list
◦ Chọn file excel dữ liệu cần kết nối và Sheet excel dữ liệu cần chèn

◦ Nhấn OK

- BƯỚC 3: Chèn dữ liệu vào nhãn đầu tiên và nhấn vào biểu tượng Update Labels trong nhóm
Write & Insert Field của thẻ Mailing để cập nhật cho các nhãn còn lại.
- BƯỚC 4: Xem lại văn bản trước khi in

◦ Chọn Mailing → Review Results để xem kết quả trộn thư

- BƯỚC 5: In văn bản

◦ Chọn Mailings → Finish& Merge

◦ Nhấp vào Print Document để tiến hành in thư