13.

PROSES KERJA / CARTA ALIRAN KERJA / SENARAI SEMAK

TUGAS PEMBANTU PENGURUSAN MURID PENDIDIKAN
KHAS

13.1 PENGURUSAN PENTADBIRAN KELAS PENDIDIKAN KHAS

Tugas Pegawai Atasan Tugas dan

Yang Ada Hubungan Tanggungjawab

Guru Besar 13.1.1 Borang kemasukan murid

Guru Pendidikan Khas 13.1.2 Merekod kehadiran murid

13.1.3 Mengurus dan merekod sistem fail

13.1.4 Mengemaskini profil murid

13.1.5 Pengurusan surat-menyurat

13.1.6 Mengurus kewangan dan akaun

13.1.7 Pengurusan stok dan inventori

13.1.8 Merekod pembelian bahan dan alatan

13.1.9 Perhubungan luar

13.1.10 Merujuk pekeliling

13.1.1 Borang Kemasukan Murid

i) Proses Kerja Kemasukan Murid

Proses Kerja Pegawai Yang Undang-Undang /

Meluluskan / Dirujuk Peraturan

1. Menerima nama kemasukan murid Guru Besar / Guru

2. Mengumpul maklumat kemasukan Guru

murid

3. Mesyuarat Jawatankuasa Pemilihan Jawatankuasa

Pemilihan
4. Mengumpul maklumat murid

5. Menghantar surat pemberitahuan Guru

kemasukan murid

ii) Carta Aliran Kemasukan Murid

 MULA

Menerima maklumat kemasukan murid

kemasukan murid

Mengumpul maklumat

Tidak

Lengkap

Ya

Dapatkan maklumat
lengkap Mesyuarat Jawatankuasa Pemilihan

Mengumpul maklumat
kemasukan murid

Menghantar surat pemberitahuan

TAMAT

iii) Senarai Semak Kemasukan Murid

Aktiviti Tindakan Catatan

1. Menerima maklumat kemasukan murid yang lengkap

2. Mesyuarat Jawatankuasa Pemilihan

3. Mengumpul maklumat kemasukan murid

4. Menghantar surat pemberitahuan

13.1.2 Merekod Kehadiran Murid

i) Proses Kerja Merekod Kehadiran Murid

Proses Kerja Pegawai Yang Undang-Undang /

Meluluskan / Dirujuk Peraturan

1. Menyambut dan mengenalpasti murid

yang hadir

2. Mencatat kehadiran murid di dalam

buku rekod kehadiran kelas

3. Menghubungi ibu bapa / penjaga Guru Besar / Guru

sekiranya murid tidak hadir 3 kali
berturut tanpa sebab

4. Menyimpan sijil sakit atau surat

pemberitahuan ketidakhadiran
daripada ibu bapa / penjaga di
dalam fail

ii) Carta Aliran Merekod Kehadiran Murid

MULA

Menyambut kehadiran murid

 Merekod kehadiran murid dalam buku
kehadiran kelas

Menghubungi ibu bapa / penjaga jika

murid tidak hadir 3 hari berturut tanpa sebab

Menyimpan sijil sakit atau surat

pemberitahuan ketidakhadiran

TAMAT

iii) Senarai Semak Kehadiran Murid

Aktiviti Tindakan Catatan

1. Menyambut kehadiran murid

2. Merekod kehadiran murid dalam buku kehadiran kelas

3. Menghubungi ibu bapa / penjaga jika murid tidak hadir

3 hari berturut tanpa sebab

4. Menyimpan sijil sakit atau surat pemberitahuan

ketidakhadiran

13.1.3 Mengurus dan Merekod Sistem Fail

i) Proses Kerja Mengurus Sistem Fail dan Rekod Murid

Proses Kerja Pegawai Yang Undang-Undang /

Meluluskan / Dirujuk Peraturan

1. Menyediakan sistem fail pengurusan

mengikut kod fail yang ditetapkan
 Guru Besar / Guru
2. Menyimpan dan mengemaskini
sistem fail

ii) Carta Aliran Sistem Fail dan Rekod Murid

MULA

Menyediakan sistem fail pengurusan

mengikut kod fail yang ditetapkan

Mengemaskini fail dari masa ke semasa

TAMAT

iii) Senarai Semak Sistem Fail dan Rekod Murid

Aktiviti Tindakan Catatan

1. Menyediakan sistem fail pengurusan mengikut

kod fail yang ditetapkan

2. Mengemaskini fail dari masa ke semasa

13.1.4 Mengemaskini Profil Murid

i) Proses Kerja Mengemaskini Profil Murid

Proses Kerja Pegawai Yang Undang-Undang /

Meluluskan / Dirujuk Peraturan

1. Merekod dan menyimpan maklumat

murid, ibu bapa dan kesihatan murid

2. Memasukkan data murid dalam Guru Besar / Guru

Sistem Maklumat Murid Berkomputer
dan dikemaskini dari masa ke semasa
3. Menyimpan rekod dan data murid di
tempat yang selamat

ii) Carta Aliran Profil Murid

MULA

Merekod dan menyimpan

maklumat murid, ibu bapa

Memasukkan data murid dalam Sistem

Maklumat Murid Berkomputer dan
dikemaskini dari masa ke semasa

Tidak
Lengkap

Ya
Dapatkan maklumat
lengkap Menyimpan rekod dan data murid di
tempat yang selamat

TAMAT
iii) Senarai Semak Profil Murid

Aktiviti Tindakan Catatan

1. Merekod dan menyimpan maklumat murid, ibu

bapa dan kesihatan murid

2. Memasukkan data murid dalam Sistem Maklumat

Murid Berkomputer dan dikemaskini dari masa ke
semasa

3. Menyimpan rekod dan data murid di tempat

yang selamat
13.1.5 Pengurusan Surat Menyurat

i) Proses Kerja Surat Menyurat Pendidikan Khas

Proses Kerja Pegawai Yang Undang-Undang /

Meluluskan / Dirujuk Peraturan

1. Mengetahui nombor rujukan mengikut

sistem fail yang betul

2. Merekod surat keluar masuk

3. Mengambil tindakan segera mengikut

kandungan surat

ii) Carta Aliran Surat Menyurat Pendidikan Khas

MULA

Mengetahui nombor rujukan mengikut

sistem fail yang betul

Merekod surat keluar masuk

Tidak
Lengkap

Ya
Dapatkan maklumat
 lengkap Mengambil tindakan segera mengikut
kandungan surat

TAMAT

iii) Senarai Semak Surat Menyurat Pendidikan Khas

Aktiviti Tindakan Catatan

1. Mengetahui nombor rujukan mengikut sistem

fail yang betul

2. Merekod surat keluar masuk

3. Mengambil tindakan segera mengikut

kandungan surat

13.1.6 Mengurus Kewangan dan Akaun

i) Proses Kerja Kewangan dan Akaun Pendidikan Khas

Proses Kerja Pegawai Yang Undang-Undang /

Meluluskan / Dirujuk Peraturan

1. Merancang keperluan yang diperlukan

bagi tahun berkenaan

2. Memaklumkan kepada Guru Besar

beserta dengan nota minta

3. Merekod sumbangan daripada ibu

bapa atau pihak tertentu

4. Mengemaskini dari masa ke semasa

status kewangan
ii) Carta Aliran Kewangan dan Akaun Pendidikan Khas

MULA

Merancang keperluan yang

diperlukan bagi tahun berkenaan

Memaklumkan kepada Guru Besar

beserta dengan nota minta

Tidak
Lengkap

Ya

Dapatkan maklumat Merekod sumbangan daripada ibu

lengkap bapa atau pihak tertentu

Mengemaskini dari masa ke semasa

status kewangan
 TAMAT

iii) Senarai Semak Kewangan dan Akaun Pendidikan Khas

Aktiviti Tindakan Catatan

1. Merancang keperluan yang diperlukan bagi tahun

berkenaan

2. Memaklumkan kepada Guru Besar beserta dengan

nota minta

3. Merekod sumbangan daripada ibu bapa atau

pihak tertentu

4. Mengemaskini dari masa ke semasa status

kewangan
13.1.7 Pengurusan Stok dan Inventori

i) Proses Kerja Stok dan Inventori Pendidikan Khas

Proses Kerja Pegawai Yang Undang-Undang /

Meluluskan / Dirujuk Peraturan

1. Memastikan alatan yang diterima

berada dalam keadaan baik dan
menepati spesifikasi

2. Mendapatkan pengesahan dari Guru

Besar mengenai penerimaan bahan
atau alatan

3. Merekod dalam KEWPA yang berkaitan Guru Besar / Guru

4. Melabel setiap alatan yang dibeli atau

diterima

5. Menyelenggara alatan agar sentiasa

bersih dan dalam keadaan baik

6. Jika berlaku kerosakan / kehilangan

perlu membuat aduan dan laporan
kerosakan / kehilangan
7. Membuat rekod habis guna dan
hapus kira

ii) Carta Aliran Stok dan Inventori Pendidikan Khas

MULA

Memastikan alatan yang diterima berdaa

dalam keadaan baik dan menepati spesifikasi

Mendapatkan pengesahan dari Guru Besar

mengenai penerimaan bahan / alatan

Merekod adlam borang KEW PA yang berkaitan

Melabel setiap alatan yang dibeli atau diterima

Menyelenggara alatan agar sentiasa bersih

dan berada dalam keadaan baik

Jika berlaku kerosakan / kehilangan perlu

membuat aduan dan laporan

Membuat rekod habis guna dan hapus kira

 TAMAT

iii) Senarai Semak Stok dan Inventori Pendidikan Khas

Aktiviti Tindakan Catatan

1. Memastikan alatan yang diterima berada dalam

keadaan baik dan menepati spesifikasi

2. Mendapatkan pengesahan dari Guru Besar

mengenai penerimaan bahan / alatan

3. Merekod dalam borang KEW PA yang berkaitan

4. Melabel setiap alatan yang dibeli atau diterima

5. Menyelenggara alatan agar sentiasa bersih dan

berada dalam keadaan baik

6. Jika berlaku kerosakan / kehilangan perlu membuat

aduan dan laporan kerosakan / kehilangan

7. Membuat rekod habis guna dan hapus kira

13.1.8 Merekod Pembelian Bahan dan Alatan Pendidikan Khas

i) Proses Kerja Pembelian Bahan dan Alatan Pendidikan Khas

Proses Kerja Pegawai Yang Undang-Undang /

Meluluskan / Dirujuk Peraturan

1. Menyenaraikan keperluan bahan /

alatan yang diperlukan
2. Berurusan dengan pembekal
Guru Besar / Guru
3. Memastikan barang yang diterima
bertepatan dengan yang dipesan
den berkualiti

4. Menyimpan, membersih dan menyusun

atur bahan yang diterima

ii) Carta Aliran Pembelian Bahan dan Alatan Pendidikan Khas

MULA

Menyenaraikan keperluan bahan /

alatan yang diperlukan

Berurusan dengan pembekal

Tidak
Lengkap

Ya

Dapatkan maklumat Memastikan barang yang diterima

lengkap bertepatan dengan yang dipesan dan
berkualiti. Mengambil tindakan segera

Menyimpan, membersih dan menyusun

atur bahan yang diterima

TAMAT

iii) Senarai Semak Pembelian Bahan dan Alatan Pendidikan Khas

Aktiviti Tindakan Catatan

1. Menyenaraikan keperluan bahanyang diperlukan

2. Berurusan dengan pembekal

3. Memastikan barang yang diterima bertepatan dengan

yang dipesan dan berkualiti

4. Menyimpan, membersih dan menyusun atur bahan

yang diterima

13.1.9 Perhubungan Luar

i) Proses Kerja Perhubungan Luar

Proses Kerja Pegawai Yang Undang-Undang /

Meluluskan / Dirujuk Peraturan

1. Memilih dan menyenarai agensi-agensi

yang boleh dihubungi berkaitan
dengan hal-hal pendidikan khas

2. Berurusan dengan pihak tersebut untuk

mendapatkan maklumat yang
diperlukan Guru Besar / Guru

3. Memaklumkan kepada Guru Besar dan

guru berkenaan maklumat yang
diperolehi

4. Mengambil tindakan
ii) Carta Aliran Perhubungan Luar

MULA

Memilih dan menyenarai agensi yang

boleh dihubungi berkaitan denhan hal-
hal pendidikan khas

Lengkap
Tidak

Ya

Dapatkan maklumat Memaklumkan kepada Guru Besar dan

lengkap guru berkenaan maklumat yang
diperolehi

Mengambil tindakan

TAMAT

iii) Senarai Semak Perhubungan Luar Pendidikan Khas

Aktiviti Tindakan Catatan

1. Memilih dan menyenarai agensi-agensi yang
boleh dihubungi berkaitan dengan hal-hal
pendidikan khas

2. Memaklumkan kepada Guru Besar dan guru

berkenaan maklumat yang diperolehi

3. Mengambil tindakan

13.1.10 Merujuk Pekeliling

i) Merujuk Pekeliling

Proses Kerja Pegawai Yang Undang-Undang /

Meluluskan / Dirujuk Peraturan

1. Merekod pekeliling yang diterima

2. Mengambil tahu berkenaan

pekeliling yang diterima Guru Besar / Guru

3. Memastikan pekeliling yang diterima

ii) Carta Aliran Pekeliling

MULA

Merekod pekeliling yang diterima

Mengambil tahu berkenaan pekeliling

yang diterima

Tidak
Lengkap

Ya

Dapatkan maklumat Memaklumkan kepada Guru Besar dan

lengkap guru berkenaan maklumat yang
 diperolehi

Memastikan pekeliling dipatuhi

TAMAT
iii) Senarai Semak Pekelilig

Aktiviti Tindakan Catatan

1. Merekod pekeliling yang diterima

2. Mengambil tahu berkenaan pekeliling

yang diterima

3. Memastikan pekeliling yang diterima