‫دليل إجراءات‬

‫املكاتب االدارية‬
‫بسم هللا الرحمن الرحيم‬
 ‫الفهرس‬
‫رقم الصفحة‬ ‫املوضوع‬ ‫م‬

‫‪5‬‬ ‫رئيسات األقسام‬ ‫‪1‬‬

‫‪18‬‬ ‫وحدة شؤون املوظفات‬ ‫‪2‬‬

‫‪45‬‬ ‫وكالة شؤون الطالبات‬ ‫‪4‬‬

‫‪64‬‬ ‫وحدة خدمة املجتمع‬ ‫‪5‬‬

‫‪71‬‬ ‫وحدة املجلس الطالبي‬ ‫‪6‬‬

‫‪80‬‬ ‫العالقات العامة‬ ‫‪7‬‬

‫‪98‬‬ ‫التدريب والتطوير‬ ‫‪8‬‬

‫‪113‬‬ ‫املحاسبة‬ ‫‪9‬‬

‫‪119‬‬ ‫العهدة‬ ‫‪10‬‬

‫‪129‬‬ ‫وحدة انجازاتي‬ ‫‪11‬‬

‫‪141‬‬ ‫الدعم الفني‬ ‫‪12‬‬

 ‫عقد االجتماعات الدورية‬
‫الهدف ‪ :‬متابعة ومناقشة ما يستجد من مهام وموضوعات تخص تطوير العملية التعليمية‬ ‫‪‬‬

‫املوظفة املسؤولة ‪ :‬رئيسة القسم‬ ‫‪‬‬

‫الوثائق ذات العالقة ‪ :‬نموذج االجتماعات الدورية للقسم‬ ‫‪‬‬

‫الالئحة ‪ :‬الئحة الدراسة واالختبارات الجامعية والقواعد التنفيذية‬ ‫‪‬‬

‫السجل ‪ :‬األرشيف االلكتروني ملحاضر االجتماعات الدورية‬ ‫‪‬‬

‫خطوات تنفيذ اإلجراء‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫يثبت موعد اجتماع أعضاء القسم في الجداول الدراسية الخاصة باألعضاء لضمان تواجدهم جميعا في وقت‬ ‫‪‬‬
‫االجتماع‬
‫يتم تحديد مواضيع االجتماع من رئيسة القسم و اعداد جدول األعمال من قبل السكرتيرة قبل كل اجتماع‬ ‫‪‬‬
‫تقوم السكرتيرة بإرسال بريد تذكير الكتروني ( باستخدام برنامج ‪ )OUT LOOK‬بموعد االجتماع لكافة األعضاء في‬ ‫‪‬‬
‫اليوم السابق لالجتماع‪.‬‬
‫تقوم وكيلة القسم بكتابة محضر مفصل لبنود االجتماع وما تم االتفاق عليه باالستناد إلى اللوائح واألنظمة مع‬ ‫‪‬‬
‫توضيح مواعيد إنجاز املهام واملسؤول عن تنفيذها‪ ،‬وتسليم املحضر لسكرتيرة القسم لطباعته‬
‫ترسل نسخة الكترونية من محضر االجتماع لعميدة الكلية ووكيالت الكلية وأعضاء القسم‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫تقوم سكرتيرة القسم بمتابعة انجازات املهام والقرارات وعرض تقرير عنها في االجتماع التالي‬ ‫‪‬‬
‫يتم ارشفة القرارات املهمة في ملف القرارات والتوصيات‬ ‫‪‬‬

‫الخطوات الوقائية‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫في حال اعتذار اكثر من ثلث أعضاء املجلس يتم تأجيل موعد االجتماع وتحديد موعد مناسب لجميع األعضاء‬ ‫‪‬‬
‫واعالنه للجميع‬
‫في حال غياب رئيسة القسم يمكن للوكيلة القسم أن تنوبها في عقد االجتماع الدوري‬ ‫‪‬‬

‫بكلية الرتبية باجلبيل دليل اجراءات وحدة رئيسات ألقسام‬

‫‪7‬‬
 ‫عقد مجالس القسم‬

‫الهدف ‪ :‬عرض املوضوعات التي تتطلب موافقة أعضاء مجلس القسم لرفعها ملجلس الكلية القرارها‬ ‫‪‬‬

‫املوظفة املسؤولة ‪ :‬رئيسة القسم‬ ‫‪‬‬

‫الالئحة ‪ :‬الئحة التعليم العالي للجامعات السعودية ‪ +‬الئحة الدراسة واالختبارات الجامعية والقواعد التنفيذية‬ ‫‪‬‬

‫الوثائق ذات العالقة ‪ :‬نموذج مجلس القسم‬ ‫‪‬‬

‫املواضيع التي تعرض في مجلس القسم ‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫شؤون أعضاء هيئة التدريس وتتضمن‪ :‬التعيين ‪ ،‬الترقية ‪ ،‬االبتعاث ‪ ،‬تمديد االبتعاث ‪،‬تغيير التخصص ‪ ،‬احتساب‬ ‫‪‬‬
‫الخبرات السابقة ‪ ،‬طلب اإلجازات‬
‫شؤون تعليمية وتتضمن ‪ :‬االستعانة بالبند أو طلب الندب ‪،‬التغييرات الخاصة بالخطة الدراسية مثل تغيير املراجع‬ ‫‪‬‬
‫الدراسية ‪ ،‬تغيير املقررات ‪ ،‬تغيير املتطلبات ‪ ،‬تغيير عدد الساعات املعتمدة )‬

‫السجل ‪ :‬األرشيف االلكتروني ملجالس القسم‬ ‫‪‬‬

‫خطوات تنفيذ اإلجراء‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫يثبت موعد اجتماعات القسم في الخطة التنفيذية لرؤساء األقسام حيث تعقد هذه املجالس مرة واحدة شهريا‬ ‫‪‬‬
‫يتم تحديد مواضيع االجتماع من رئيسة القسم و اعداد جدول األعمال من قبل السكرتيرة قبل االجتماع‬ ‫‪‬‬
‫تقوم السكرتيرة بإرسال بريد تذكير الكتروني ( باستخدام برنامج ‪ )OUT LOOK‬بموعد االجتماع لكافة األعضاء في اليوم‬ ‫‪‬‬
‫السابق لالجتماع‪.‬‬
‫تقوم وكيلة القسم بكتابة مجلس القسم وتقسيم بنوده حسب ما هو معتمد في نموذج مجالس األقسام مع االشارة إلى‬ ‫‪‬‬
‫اللوائح واألنظمة في القرارات املتخذة وتسليم املحضر لسكرتيرة القسم لطباعته‪.‬‬
‫يتم تسليم املحضر لسكرتيرة عميدة الكلية في املواعيد املحددة في الخطة التنفيذية التخاذ الالزم‬ ‫‪‬‬
‫ترسل نسخة الكترونية من محضر االجتماع لعميدة الكلية ووكيالت الكلية وأعضاء القسم‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫يتم ارشفة القرارات املهمة في ملف القرارات والتوصيات‬ ‫‪‬‬

‫الخطوات الوقائية‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫في حال اعتذار اكثر من ثلث أعضاء املجلس يتم تأجيل موعد االجتماع وتحديد موعد مناسب لجميع األعضاء واعالنه‬
‫للجميع على أن يكون موعد املجلس مناسبا للموعد األقص ى لتسليم املجلس إلدارة الكلية‪.‬‬
‫في حال تأخر األعضاء في رفع املواضيع الخاصة باملجلس يتم تأجيلها إلى املجلس التالي ‪.‬‬

‫بكلية الرتبية باجلبيل دليل اجراءات وحدة رئيسات ألقسام‬

‫‪8‬‬
 ‫توزيع مقررات البرنامج على أعضاء القسم‬

‫الهدف ‪ :‬توزيع مقررات القسم الخاصة بالفصل التالي تمهيدا إلعداد الجداول الدراسية‬ ‫‪‬‬

‫املوظفة املسؤولة ‪ :‬رئيسة القسم‬ ‫‪‬‬

‫الالئحة ‪ :‬الئحة التعليم العالي للجامعات السعودية ‪ +‬الخطة الدراسية‬ ‫‪‬‬

‫الوثائق ذات العالقة ‪ :‬الخطة الدراسية ‪ +‬نموذج الرغبات التدريسية‬ ‫‪‬‬

‫السجل ‪ :‬املجلد االلكتروني للرغبات التدريسية واللجان‬ ‫‪‬‬

‫خطوات تنفيذ اإلجراء‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫يتم بداية حصر املقررات التي سيتم تدريسها في الفصل الدراس ي التالي للفصل الحالي مع العدد املتوقع للشعب‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫تقوم السكرتيرة بإرسال نموذج الرغبات التدريسية املعتمد من مكتب الجودة الكترونيا لكافة األعضاء‬ ‫‪‬‬
‫يعيد األعضاء ارسال النموذج بعد تعبئته لرئيسة القسم‬ ‫‪‬‬
‫يتم توزيع املقررات على األعضاء وفقا لنموذج الرغبات التدريسية مع مراعاة أولوية التخصص‬ ‫‪‬‬
‫يعقد اجتماع دوري للقسم لإلعالن عن األنصبة التدريسية واملقررات التي سيتم اسنادها لكل عضو‬ ‫‪‬‬
‫بعد اعتماد التوزيع يتم رفع اسماء األعضاء واملقررات املسندة لكل منهم ملكتب الشؤون األكاديمية العتماده في‬ ‫‪‬‬
‫اعداد جداول القسم‬

‫الخطوات الوقائية‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫في حال تعطل بعض املقررات الدراسية يمكن االستعانة باملواطنات على بند املكافأة لتدريس هذه املقررات أو‬ ‫‪‬‬
‫االستعانة بأعضاء هيئة تدريسية منتدبين من كليات أخرى داخل الجامعة‬
‫في حال اعتذار أي عضو عن التدريس لظروف طارئة ورغبته في الحصول على اجازة استثنائية يتم اسناد مقرراته‬ ‫‪‬‬
‫لبقية األعضاء بما يتناسب مع الجداول الدراسية واألنصبة التدريسية وفي حال النصاب الزائد ألي عضو يتم‬
‫عرض ذلك على مجلس القسم والرفع به ملجلس الكلية العتماد النصاب الزائد للعضو‪.‬‬

‫بكلية الرتبية باجلبيل دليل اجراءات وحدة رئيسات ألقسام‬

‫‪9‬‬
 ‫توزيع اللجان الداخلية على أعضاء القسم‬

‫الهدف ‪ :‬توزيع اللجان الداخلية على أعضاء القسم مع تحديد مهام هذه اللجان‬ ‫‪‬‬

‫املوظفة املسؤولة ‪ :‬رئيسة القسم‬ ‫‪‬‬

‫الالئحة ‪ :‬الئحة التعليم العالي للجامعات السعودية‬ ‫‪‬‬

‫الوثائق ذات العالقة ‪ :‬نموذج رغبات اللجان ومهامها املعتمد من وحدة الجودة واالعتماد األكاديمي‬ ‫‪‬‬

‫السجل ‪ :‬مجلد املهام واللجان االلكتروني بالقسم‬ ‫‪‬‬

‫خطوات تنفيذ اإلجراء‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫يتم ارسال نموذج رغبات اللجان ومهامها من قبل سكرتيرة القسم لكافة األعضاء‬ ‫‪‬‬
‫يرسل األعضاء النموذج الكترونيا لرئيسة القسم بعد تعبئته‬ ‫‪‬‬
‫يتم توزيع اللجان حسب الرغبات ومراعاة املصلحة العامة للقسم حسب ما يراه رئيس القسم مناسبا‬ ‫‪‬‬
‫يتم االعالن عن التوزيع املعتمد في االجتماع الدوري للقسم مع التوقيع بالعلم‬ ‫‪‬‬
‫في حال اللجان املرتبطة بوحدات أخرى ( كالجودة وشؤون الطالبات ) يتم التنسيق مع هذه الوحدات عند االختيار‬ ‫‪‬‬
‫مدة تكليف العضو بمهام اللجنة تستمر عاما جامعيا كامال‬ ‫‪‬‬
‫على منسقي اللجان واعضاؤها تسليم تقارير اللجان سنويا مع ملف اللجنة لرئيس القسم في نهاية كل عام دراس ي‬ ‫‪‬‬

‫الخطوات الوقائية‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫في حال رغبة أكثر من عضو في لجنة معينة أو عزوفهم عن إحدى اللجان يقوم الرئيس بتوزيع اللجان حسب ما‬ ‫‪‬‬
‫يراه مناسبا للمصلحة العامة للقسم ‪.‬‬

‫بكلية الرتبية باجلبيل دليل اجراءات وحدة رئيسات ألقسام‬

‫‪10‬‬
 ‫االستعانة بمواطنات على بند املكافأة‬
‫الهدف ‪ :‬لسد العجز في عدد أعضاء الهيئة التعليمية و توزيع املقررات املتعطلة في حال نقص أعضاء الهيئة‬ ‫‪‬‬
‫التعليمية واكتمال أنصبة األعضاء املوجودين‬

‫املوظفة املسؤولة ‪ :‬رئيسة القسم‬ ‫‪‬‬

‫الالئحة ‪ :‬الئحة التعليم العالي للجامعات السعودية‬ ‫‪‬‬

‫الوثائق ذات العالقة ‪ :‬عقد العمل الخاص ببند املكافأة ‪ +‬نماذج الصرف الخاصة ببند املكافأة‬ ‫‪‬‬

‫السجل ‪ :‬امللف الخاص بالعقود املؤقتة لبند املكافأة في اإلدارة‬ ‫‪‬‬

‫خطوات تنفيذ اإلجراء‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫االستعانة باملعيدات على بند املكافأة ‪ :‬يتم استدعاء الطالبات املتميزات من الدفعات السابقة واملفاضلة بينهن عن‬ ‫‪‬‬
‫طريق املقابلة الشخصية‪.‬‬
‫االستعانة بمحاضر على بند املكافأة ‪ :‬الرجوع مللفات املتقدمات للتعيين واملفاضلة بينهن عن طريق املقابلة‬ ‫‪‬‬
‫الشخصية‪.‬‬
‫يعرض موضوع االستعانة ببند املكافأة على مجلس الكلية ( ضمن مواضيع الشؤون التعليمية )‪ ،‬ومن ثم يرفع‬ ‫‪‬‬
‫ملجلس الكلية‬
‫توجيه املواطنات لإلدارة لكتابة العقود واتمام نموذج األعضاء الجدد‬ ‫‪‬‬
‫يتم تزويد املواطنة املستعان بها على بند املكافأة بالخطة التنفيذية وملف املادة وتعليمات االختبارات‬ ‫‪‬‬
‫يقوم استاذ املقرر بمتابعة عمل املعينات على البنود وكتابة تقرير عن األداء الوظيفي لهن واملهام املسندة‬ ‫‪‬‬
‫على املعينات تعبئة نماذج صرف املكافئات وتسليمها لرئيسة القسم ملراجعتها‬ ‫‪‬‬
‫تقوم رئيسة القسم بمتابعة استالم كافة كشوف الدرجات التفصيلية وأوراق اجابة الطالبات وتقرير املقرر‬ ‫‪‬‬
‫الدراس ي قبل اخالء الطرف وانتهاء العقد‬
‫تعطى املتعاقدة على بند املكافأة شهادة خبرة باملدة التي عملت بها بنهاية العقد وبعد اخالء طرفها‬ ‫‪‬‬

‫الخطوات الوقائية‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫في حال اعتذار العضو املتعاقد بالبند لظروف طارئة يتم اسناد املهام لعضو آخر يستعان به ويتم احتساب عدد‬ ‫‪‬‬
‫الساعات التي تم تفعيلها من قبل العضو املعتذر حسب نموذج الصرف‬

‫بكلية الرتبية باجلبيل دليل اجراءات وحدة رئيسات ألقسام‬

‫‪11‬‬
 ‫حساب األنصبة التدريسية‬

‫الهدف ‪ :‬حصر األنصبة التدريسية والتأكد من استيفاء األعضاء ألنصبتهم حسب رتبهم العلمية‬ ‫‪‬‬

‫املوظفة املسؤولة ‪ :‬رئيسة القسم‬ ‫‪‬‬

‫الالئحة ‪ :‬الئحة التعليم العالي للجامعات السعودية‬ ‫‪‬‬

‫الوثائق ذات العالقة ‪ :‬النموذج الخاص بحصر األنصبة التدريسية واملعتمد من شؤون املوظفات‬ ‫‪‬‬

‫السجل ‪ :‬ملف األنصبة التدريسية لدى مكتب شؤون املوظفين ‪ +‬املجلد االلكتروني ألنصبة األعضاء في القسم‬ ‫‪‬‬

‫خطوات تنفيذ اإلجراء‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫يتم أثناء عملية توزيع املقررات الدراسية مراعاة استيفاء األعضاء ألنصبتهم التعليمية مع مراعاة التعاميم‬ ‫‪‬‬
‫الخاصة باحتساب ساعات النصاب ألعضاء الهيئة التعليمية املكلفين بأعباء إدارية ( تعميم رقم ‪/49‬ك‪/‬ج بتاريخ‬
‫‪13/2/1435‬ه ‪،‬‬
‫يتم اعتماد األنصبة التدريسية لألعضاء حسب النموذج املعتمد من شؤون املوظفات‬ ‫‪‬‬
‫يتم اعتماد الساعات الزائدة في مجلس القسم ( ضمن مواضيع الشؤون التعليمية ) ‪ ،‬ومن ثم رفعها إلى مجلس‬ ‫‪‬‬
‫الكلية‬
‫يتم حصر عدد الساعات الزائدة نهاية الفصل الدراس ي‬ ‫‪‬‬

‫الخطوات الوقائية‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫في حال اعتذار العضو عن الساعات الزائدة بعد مباشرته لها ‪ ،‬تحسب الساعات الفعلية التي قام بتدريسها‬ ‫‪‬‬
‫وترفع في نموذج الصرف ويتم اسناد الساعات إلى عضو آخر أو االستعانة ببند املكافأة أو االنتداب لسد العجز في‬
‫عدد أعضاء الهيئة التعليمية‪.‬‬

‫بكلية الرتبية باجلبيل دليل اجراءات وحدة رئيسات ألقسام‬

‫‪12‬‬
 ‫تغيير مرجع دراس ي‬

‫الهدف ‪ :‬اعتماد مرجع دراس ي مختلف عن املرجع املعتمد في الخطة الدراسية بغرض تطوير العملية التعليمية‬ ‫‪‬‬

‫املوظفة املسؤولة ‪ :‬رئيسة القسم ‪ +‬أعضاء مجلس القسم‬ ‫‪‬‬

‫الالئحة ‪ :‬الئحة التعليم العالي للجامعات السعودية‬ ‫‪‬‬

‫الوثائق ذات العالقة ‪ :‬نموذج تغيير مرجع دراس ي‬ ‫‪‬‬

‫السجل ‪ :‬ضمن مواضيع مجلس القسم ‪ +‬ملف القرارات والتوصيات االلكتروني في القسم‬ ‫‪‬‬

‫خطوات تنفيذ اإلجراء‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫عند رغبة أي عضو بتغيير مرجع دراس ي عليه تعبئة نموذج تغيير مرجع دراس ي واملعتمد من وكالة الشؤون‬ ‫‪‬‬
‫األكاديمية ورفع النموذج لرئيسة القسم على أن يرفع الطلب في الفصل الدراس ي السابق لتدريس املقرر‬
‫يتم تشكيل لجنة لدراسة الطلب وفي حال موافقة اللجنة على مبررات التغيير يتم عرض الطلب في مجلس القسم‬ ‫‪‬‬
‫( ضمن مواضيع الشؤون التعليمية ) حيث يتم عرض مبررات التغيير وفي حال املوافقة باإلجماع يتم رفع الطلب‬
‫ملجلس الكلية‪.‬‬

‫الخطوات الوقائية‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫في حال رفع الطلب متأخرا في نفس الفصل الدراس ي الذي يدرس فيه املقرر وبعد مض ي أسابيع من تدريس املقرر‬ ‫‪‬‬
‫‪ ،‬يرفع الطلب كما تم في االجراءات السابقة على أن يتم تنفيذه في الفصل التالي ويسجل كتوصية في تقرير املقرر‬
‫الدراس ي كإحدى خطوات تطوير املقرر‬

‫بكلية الرتبية باجلبيل دليل اجراءات وحدة رئيسات ألقسام‬

‫‪13‬‬
 ‫اعداد التقرير الشامل للمقررات‬

‫الهدف ‪ :‬مراقبة كفاءة وجودة نواتج تعلم الطلبة ومدى مناسبة استراتيجيات التدريس لتحقيق هذه املخرجات‬ ‫‪‬‬
‫ودراسة التوصيات املرفوعة لتطوير املقرر‬

‫املوظفة املسؤولة ‪ :‬رئيسة القسم ‪ +‬أعضاء مجلس القسم‬ ‫‪‬‬

‫الالئحة ‪ :‬ممارسات املعيار الرابع ( التعلم والتعليم ) الخاصة بالتقويم الذاتي البرامجي والصادر من الهيئة‬ ‫‪‬‬
‫الوطنية لضمان الجودة‬

‫الوثائق ذات العالقة ‪ :‬نموذج التقرير الشامل للمقررات املعتمد من مكتب الجودة واالعتماد األكاديمي‬ ‫‪‬‬

‫السجل ‪ :‬املجلد االلكتروني الخاص بالتقارير الشاملة ملقررات القسم‬ ‫‪‬‬

‫خطوات تنفيذ اإلجراء‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫تقوم سكرتيرة القسم بإرسال النموذج الخاص بالتقرير الشامل لكافة منسقو املقررات لتعبئة األجزاء الخاصة‬ ‫‪‬‬
‫بمقرراتهم واالحصائيات الخاصة بنتائج املقررات نهاية كل فصل دراس ي بعد اعتماد النتائج النهائية‬
‫يخصص اجتماع دوري في القسم ملناقشة التقرير الشامل واعتماده‬ ‫‪‬‬
‫يتم مناقشة التقرير الشامل في االجتماعات الدورية للكلية حسب األوقات املخصصة في الخطة التنفيذية‬ ‫‪‬‬
‫يتم متابعة تنفيذ التوصيات الخاصة باملقررات من قبل منسق البرنامج‬ ‫‪‬‬

‫الخطوات الوقائية‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫املقررات املفتوحة كشعب استثنائية و التي ال يتجاوز عدد طالباتها ( ‪ ) 20‬طالبة ال تدرج ضمن التقرير الشامل‬ ‫‪‬‬
‫حيث أن حجم العينة غير مالئم التخاذ القرارات‪.‬‬

‫بكلية الرتبية باجلبيل دليل اجراءات وحدة رئيسات ألقسام‬

‫‪14‬‬
 ‫مراجعة مقررات البرنامج‬

‫الهدف ‪ :‬اجراء مراجعة دورية ملقررات البرنامج كأحد أهم اجراءات الجودة الرامية لتطوير البرنامج‬ ‫‪‬‬

‫املوظفة املسؤولة ‪ :‬رئيسة القسم ‪ +‬منسقو املقررات‬ ‫‪‬‬

‫الالئحة ‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫الوثائق ذات العالقة ‪ :‬التقرير السنوي الدوري للبرنامج‬ ‫‪‬‬

‫السجل ‪ :‬املجلد االلكتروني الخاص بالتقارير السنوية الدورية للبرنامج ‪ +‬ملف القرارات والتوصيات ‪ +‬مجالس‬ ‫‪‬‬
‫القسم الدورية‬

‫خطوات تنفيذ اإلجراء‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫يطلب من منسقو املقررات مراجعة الخطة الخاصة بمقرراتهم ( من حيث املحتوى واملراجع واملتطلبات‬ ‫‪‬‬
‫واستراتيجيات التدريس ) ورفع التوصيات الخاصة بها‬
‫يعقد مجلس دوري ملناقشة مرئيات األعضاء حول مقرراتهم والتوصيات املرفوعة منهم ويحدد الجهات املسؤولة‬ ‫‪‬‬
‫عن تنفيذ هذه التوصيات ويتم حفظها في ملف القرارات والتوصيات وتحال املواضيع الخاصة بتغيير املرجع أو‬
‫تغيير املتطلب أو املحتوى إلى مجلس القسم العتمادها ورفعها إلى مجلس الكلية ‪.‬‬

‫الخطوات الوقائية‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫‪-‬‬

‫بكلية الرتبية باجلبيل دليل اجراءات وحدة رئيسات ألقسام‬

‫‪15‬‬
 ‫التقييم الدوري والسنوي ألعضاء الهيئة التعليمية‬
‫الهدف ‪ :‬يهدف التقييم الدوري ملتابعة أداء أعضاء الهيئة التعليمية وتقييم استراتيجيات التدريس املستخدمة‬ ‫‪‬‬
‫دوريا وتقديم التوجيهات الالزمة لتطوير األداء التعليمي ومن ثم تقييم األعضاء التقييم النهائي املعتمد الخاص‬
‫بأعضاء الهيئة التعليمية‪.‬‬

‫املوظفة املسؤولة ‪ :‬رئيسة القسم‬ ‫‪‬‬

‫الالئحة ‪ :‬الئحة التعليم العالي للجامعات السعودية‬ ‫‪‬‬

‫الوثائق ذات العالقة ‪ :‬نموذج انجازاتي الخاص بأعضاء الهيئة التعليمية والرئيس املباشر ‪ +‬نموذج تقييم أعضاء‬ ‫‪‬‬
‫الهيئة التعليمية املعتمد من الجامعة‬

‫السجل ‪ :‬السجل االلكتروني املخصص لتقييم أعضاء الهيئة التعليمية‬ ‫‪‬‬

‫خطوات تنفيذ اإلجراء‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫يتم تحديد مواعيد تسليم انجازاتي ( فترتين لكل فصل دراس ي ) في الخطة التنفيذية الخاصة باألعضاء ورؤساء‬ ‫‪‬‬
‫األقسام والصادرة عن وحدة الجودة واالعتماد األكاديمي بالكلية‬
‫يقوم األعضاء بتعبئة نموذج انجازاتي وإعادة ارساله لرئيسة القسم وملكتب انجازاتي‬ ‫‪‬‬
‫تقوم رئيسة القسم بتعبئة الجزء الخاص بالرئيس املباشر في نماذج انجازات األعضاء ومناقشة العضو فيها‬ ‫‪‬‬
‫واعتمادها ومن ثم ارسال النموذج إلى مكتب انجازاتي‬
‫تقوم رئيسة القسم بتقييم األعضاء نهاية العام الجامعي ( التقييم السنوي ) حسب النموذج املعتمد من‬ ‫‪‬‬
‫الجامعة بناء على انجازات األعضاء كما يتم طلب أي مستندات أو وثائق إضافية من األعضاء الستكمال التقييم‬
‫حسب البنود الواردة فيه ( كملفات املقررات أو تقارير اللجان املشتركين فيها ) ‪.‬‬

‫الخطوات الوقائية‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫‪-‬‬

‫بكلية الرتبية باجلبيل دليل اجراءات وحدة رئيسات ألقسام‬

‫‪16‬‬
 ‫إجراءات ‪ :‬املوظف الجديد‪(،‬هيئة تعلمية السعوديين واملتعاقدين)‬
‫الهدف‪ :‬استكمال إجراءات املوظف الجديد‬ ‫‪‬‬
‫املوظفة املسؤولة عن اعضاء الهيئة التعلمية ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫الالئحة ‪ :‬استناد للمواد (‪ )1،2،3‬من الالئحة املنظمة لشئون اعضاء هيئة التدريس السعوديين في الجامعات الصادرة بقرار‬ ‫‪‬‬
‫مجلس التعليم العالي رقم (‪ )4/6/1417‬املتخذ من الجلسة (السادسة )ملجلس التعليم العالي املنعقدة ‪26/8/1417‬هـ ـ‬
‫املوافق علية باألمر السامي البرقي رقم ‪/7‬ب‪ 12457/‬وتاريخ ‪22/8/1418‬هـ‪.‬‬
‫السجل ‪ :‬صادر الهيئة التعلمية‬ ‫‪‬‬
‫مجلد املباشرات على سطح املكتب‪.‬‬
‫النماذج‪ :‬نموذج البيانات االساسية‬ ‫‪‬‬
‫خطوات تنفيذ اإلجراء‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫ل‬
‫إذا صدر قرار تعيين لعضو الهيئة التعليمية السعوديات من ادارة الجامعة ‪،‬يوجهه صورة منة للكلية‪ ،‬يحو لشؤون‬ ‫‪‬‬
‫املوظفين‪ ،‬لتبليغ املوظف بضرورة مباشرة العمل ‪،‬وعند حضورها يتم رفع قرار التعيين موضح فيه تاريخ املباشرة معتمد من‬
‫عميدة الكلية يرسل ملكتب عميد شؤون اعضاء هيئة التدريس واملوظفين إلصدار قرار املباشرة‪.‬‬
‫تعبي عضو الهيئة التعليمية السعوديات نموذج البيانات االساسية كامال ويرفق برقم الحساب البنكي(االيبان) وترفع هذه‬ ‫‪‬‬
‫االوراق مع قرار التعيين ‪.‬‬
‫يحفظ صورة من قرار التعيين واملباشرة بعد اعتماده بملف املوظف ويرفق بها البيانات االساسية ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫اما املتعاقدين عند حضوره يرفع له خطاب معتمد من العميدة موجهه ملدير مدير عام شؤون هيئة التدريس واملوظفين‬ ‫‪‬‬
‫بتاريخ املباشرة مرفق بة صورة من جواز املذكور وتأشيرة الدخول للمملكة‪.‬‬
‫اذا صدر قرار التعاقد يحفظ بملف العضو‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫يطلب من العضو السعوديات تعبئة‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫اقرار موضح فيه عدم التحاق مسبقا بالعمل بقطاع حكومي يعتمد من العميدة ويتم رفعة بخطاب معتمد من العميدة ا‬
‫ملدير عام شؤون هيئة لتدريس واملوظفين الستكمال صرف راتب بدل تعيين (للتعيين الرسمي)‬
‫تعبي نموذج االستدعاء يتضمن طلب بدالت(بدل تعليم ‪،‬بدل ندرة اذا قسمها يتضمن البدل‪ ،‬بدل مسافة ) لصرفها ضمن‬
‫بدالت الراتب ويتم رفعها بخطاب معتمدة من العميدة موجهه ملدير مدير عام شؤون هيئة التدريس واملوظفين الستكمال‬
‫الالزم‬
‫يعبئ االعضاء السعوديين و املتعاقدين نموذج السيرة الذاتية‬ ‫‪‬‬
‫يطلب منهم إحضار األوراق الالزمة لفتح وهي كالتالي (شهادات‪ ،‬دورات‪ ،‬السيرة الذاتية ‪ ،‬بطاقة العائلة‪ ،‬او صورة من االقامة‬ ‫‪‬‬
‫)‬
‫يتم تزويد شؤون املوظفين بأسماء االعضاء الحاضرين بعد كل اجازة رسمية وذلك برفع خطاب معتمد من العميدة ملدير‬ ‫‪‬‬
‫عام شؤون هيئة لتدريس واملوظفين‬

‫الخطوات الوقائية‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫ابالغ عضو هيئة التعليمية بضرورة الحضور الستالم العمل كحد أقص ى أسبوعين حتى ال يتم إلغاء قرار التعيين‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫ابالغ القسم بان تغيب االعضاء عن املباشرة يتم الرفع لها بدون عذر‬ ‫‪‬‬
 ‫إجراءات‪ :‬اإلفادات وتعريف بالراتب‬

‫الهدف‪ :‬استكمال إجراءات التعريف باملوظف‬ ‫‪‬‬

‫املوظفة املسؤولة عن املوظفات اإلداريات و التعليمية‬ ‫‪‬‬

‫الالئحة ‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫السجل ‪ :‬مجلد االفادات على سطح املكتب و افادات من موقع الجامعة‬ ‫‪‬‬

‫النماذج‪ :‬نوذج االفادة‬ ‫‪‬‬

‫خطوات تنفيذ اإلجراء‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫يتقدم العضو بطلب افادة او تعريف بالراتب يوضح له ان استخراجها يتم من موقع الجامعة من الصفحة الشخصية‬ ‫‪‬‬
‫للموظف‬
‫وعند اضطرار العضو الستخراج افادة مستعجلة يتقدم بطلبها من شؤون املوظفين موضح فيها أسمه و القسم التابع‬ ‫‪‬‬
‫له و الجهة املوجه لها‬
‫يتم اعتماده من العميدة مع الختم او ختمة فقط‬ ‫‪‬‬

‫الخطوات الوقائية‪:‬‬ ‫‪‬‬

 ‫إجراءات ‪ :‬رفع استمارات الصرف‬

‫الهدف‪ :‬استكمال الحصول املستحقات املالية ألعضاء‬ ‫‪‬‬

‫املوظفة املسؤولة‪ :‬مسئولة شؤون الهيئة التعليمية‬ ‫‪‬‬

‫الالئحة‪ :‬استناد للمادة ( ‪ ) 51‬لساعات الزائدة لعضو هيئة التدريس‪ ،‬استناد للمادة ( ‪ ) 48‬لساعات االنتداب من نفس‬ ‫‪‬‬
‫الجامعة للتدريس ‪،‬استناد للمادة ( ‪ ) 101‬لساعات بند املكافاة من الالئحة املنظمة لشئون اعضاء هيئة التدريس السعوديين‬
‫في الجامعات الصادرة بقرار مجلس التعليم العالي رقم (‪ )4/6/1417‬املتخذ من الجلسة (السادسة )ملجلس التعليم العالي‬
‫املنعقدة ‪26/8/1417‬هـ املوافق علية باألمر السامي البرقي رقم ‪/7‬ب‪ 12457/‬وتاريخ ‪22/8/1418‬هـ‬

‫السجل ‪:‬صادر استمارات الصرف‪ ،‬مجلد استمارات الصرف على سطح املكتب ‪،‬وارد استمارات الصرف ‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫النماذج‪ :‬نموذج الساعات الزائدة‬ ‫‪‬‬

‫خطوات تنفيذ اإلجراء‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫يتم استالم نماذج استمارات الصرف بعد إن يقوم العضو بتعبئتها بالساعات الفعلية يراجع ويعتمد من قبل رئيس القسم‬ ‫‪‬‬
‫عند نهاية الفصل الدراس ي‪.‬‬
‫يتم تعبئة بيان خاص بالساعات الزائدة ألعضاء الكلية وبيان للمنتدبين وبيان للمتعاقد معهن على بند املكافأة ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫يتم رفع خطاب يحوي البيانات مع استمارات الصرف بعد اعتمادها من العميدة كل على حدا مرفق به االعتماد املالي‬ ‫‪‬‬
‫للفصل املراد الرفع له لوكيل الجامعة لشؤون الفروع العتماد الصرف‪.‬‬
‫يحفظ قرار الصرف بالوارد‬ ‫‪‬‬

‫الخطوات الوقائية ‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫البد من التأكيد على القسم مراجعة االستمارات لكل عضو لتالفي أي خطاء وارد فيه وان تكون املحاضرات موافقة لعدد‬
‫الساعات االخيرة‪.‬‬
‫اذا تأخر قرار الصرف البد من خطاب الحاقي‬
 ‫إجراءات ‪:‬االستقالة‬ ‫‪‬‬

‫الهدف‪ :‬استكمال اجراءات انهاء خدمة االعضاء‬ ‫‪‬‬

‫املوظفة املسؤولة عن اعضاء الهيئة التعلمية السعوديات واملتعاقدين‬ ‫‪‬‬

‫الالئحة ‪:‬الئحة انتهاء الخدمة الصادرة بموجب قرار مجلس الخدمة املدنية رقم ‪ 1/813‬بتاريخ ‪20/8/1423‬هـ‬ ‫‪‬‬
‫استناد للمادة ( ‪ ) 92‬من الالئحة املنظمة لشئون اعضاء هيئة التدريس السعوديين في الجامعات الصادرة بقرار مجلس‬ ‫‪‬‬
‫التعليم العالي رقم (‪ )4/6/1417‬املتخذ من الجلسة (السادسة )ملجلس التعليم العالي املنعقدة ‪26/8/1417‬هـ املوافق علية‬
‫باألمر السامي البرقي رقم ‪/7‬ب‪ 12457/‬وتاريخ ‪22/8/1418‬هـ‬

‫السجل ‪ :‬صادر الهيئة التعلمية ‪ ،‬مجلد االستقالة سطح املكتب‬ ‫‪‬‬

‫النماذج‪ :‬نموذج االستقالة‬ ‫‪‬‬

‫خطوات تنفيذ اإلجراء‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫تتقدم عضو هيئة التعلمية (السعوديين) بطلب مكتوب الى رئيستها املباشرة الستكمال عرضة على مجلس القسم ومن ثم يتم‬ ‫‪‬‬
‫عرضة بمجلس الكلية للموافقة ورفعة للوكيل وعند ورود املصادقة من وكيل الجامعة على قرارات مجلس القسم ومجلس‬
‫الكلية ويلغ شؤون املوظفين الستكمال الالزم‬
‫يطلب من العضو املتقدمة باالستقالة قبل مغادرة العمل تعبئة نموذج إخالء طرف‬ ‫‪‬‬
‫يتم رفع خطاب من شؤون املوظفين يذكر فية املصادقة على االستقالة من وكيل الجامعة على قرارات مجلس القسم‬ ‫‪‬‬
‫ومجلس الكلية مرفق فيه الطلب االستقالة وإخالء الطرف معتمدا من العميدة الى وكيل الجامعة لشؤون الفروع‬
‫الستكمال الالزم ‪.‬‬
‫اذا تقدم املتعاقد نموذج االستدعاء للرئيس املباشر يتضمن طلب ترك العمل وطلب استيفاء حقوق نهاية الخدمة على ان‬ ‫‪‬‬
‫يكون من قبل انتهاء الفصل الثاني ثم يتم رفع الطلب للعميدة العتماده ويرفع لوكيل الجامعة لشؤون الفروع الستكمال‬
‫الالزم متضمن صورة من االقامة الخاصة بالعضو‪.‬‬
‫يطلب من املتعاقد املتقدم باالستقالة قبل مغادرة العمل تعبئة نموذج إخالء طرف‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫ويتم رفع خطاب من شؤون املوظفين وذلك لطلب استخراج تأشيرة خروج نهائي مرفق فيها إخالء الطرف معتمدا من العميدة‬ ‫‪‬‬
‫الى مدير عام شؤون اعضاء هيئة التدريس واملوظفين الستكمال الالزم ‪.‬‬
‫يتم حفظ قرار طي القيد في ملف املوظفة املستقيلة‬ ‫‪‬‬

‫الخطوات الوقائية ‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫عند ترك املوظف للعمل دون تقديم االستقالة يتم االتصال بة لتأكيد علية على تقديم الطلب واتمام اجراءات إخالء‬ ‫‪‬‬
‫الطرف واستالم حقوقه ويعطي مهلة كحد أقص ي أسبوعين‬
 ‫إجراءات ‪ :‬الغياب بدون عذر‬

‫الهدف‪ :‬استكمال إجراءات حسم بدون عذر‬ ‫‪‬‬

‫املوظفة املسؤوله عن الهيئة التعلمية‬ ‫‪‬‬

‫الالئحة ‪ :‬استنادا للمادة (‪ )21‬من الئحة الحقوق واملزايا املقرة باألمر امللكي رقم (أ‪)28/‬تاريخ‪20/3/1432‬ه ـ ديوان الخدمة‬ ‫‪‬‬
‫املدنية‪.‬‬

‫السجل ‪:‬صادر اإلجازات ‪ ،‬مجلد بدون عذر على سطح املكتب ‪،‬‬ ‫‪‬‬
‫وارد االجازات‬

‫النماذج‪ :‬بيان غياب بدون عذر ‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫خطوات تنفيذ اإلجراء‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫عند غياب العضو بدون عذر مرض ي او قبل ان يتقدم بإجازة اضطرارية يتم ابالغ القسم لشؤون املوظفين بغياب العضو‬ ‫‪‬‬
‫بدون عذر مقبول وطلبهم الرفع له بدون عذر يتم عرضة على العميدة لنظر فيه واعتماده‬
‫يرفع خطاب للغياب بدون عذر متعمدة من العميدة مرفق به بيان ملدير عام شؤون اعضاء هيئة التدريس واملوظفين‬ ‫‪‬‬
‫الستكمال الالزم ‪.‬‬
‫يحفظ قرار الحسم في وارد االجازات ‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫الخطوات الوقائية ‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫يتم تبليغ املوظفة بأيام الحسم ‪.‬‬ ‫‪‬‬
 ‫إجراءات استخراج وتجديد اإلقامة للمتعاقدين‬

‫الهدف‪ :‬استكمال اجراءات اقامة املتعاقدين بصورة شرعية باململكة‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫الالئحة‪ :‬نظام االقامة بالتصديق امللكي العالى رقم ‪ 25/2/1337-17‬في ‪11/9/1371‬هـ والتعديالت الصادرة علية‬

‫السجل ‪ :‬صادر التأشيرات و االقامات ‪ ،‬مجلد االقامات على سطح املكتب‬ ‫‪‬‬
‫وارد التأشيرات و االقامات‬

‫النماذج خطاب االستدعاء و نموذج طلب تاشيرة ‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫خطوات تنفيذ اإلجراء‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫يصدر للعضو الجديد افادة الستكمال اجراءات الكشف الطبي‬ ‫‪‬‬
‫يحضر العضو نموذج االستدعاء والكشف الطبي وصور من التطعيمات لألطفال ورسوم اإلقامة مدفوع اإللكتروني بمقدار‬ ‫‪‬‬
‫(‪)500‬ريال وصور شخصية عدد(‪ ) 2‬لكل شخص والجوازات ملكتب شؤون املوظفين ‪.‬‬
‫علما بان االطفال ال يدفع لهم حتى يبلغوا ‪ 18‬سنة ‪،‬واذا كان املتعاقد ذكر ال يدفع للمرافقين له فقط مبلغ اقامة واحدة اما‬ ‫‪‬‬
‫اذا كان املتعاقد انثي تدفع لها ولى محرمها مبلغ ‪ 1000‬ريال على ان يكون الدفع اإللكتروني عن طريق البنك‬
‫يتم الرفع بخطاب معتمد من العميدة ملدير عام شؤون اعضاء هيئة التدريس واملوظفين الستخراج االقامة ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫البد من التنبيه على االعضاء تجديدها قبل تاريخ االنتهاء بشهر تقريبا ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫عند التجديد يتم تعبئة العضو االستدعاء ونموذج اقرار خطي ‪،‬احضار االقامة االصلية ‪،‬وصور شخصية ورسوم اإلقامة‬ ‫‪‬‬
‫مدفوع اإللكتروني‬
‫يتم الرفع بخطابمعتمد من العميدة ملدير عام شؤون اعضاء هيئة التدريس واملوظفين لتجديد االقامة‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫عند رغبة العضو شطب احد االفراد املقيمين معه لظرف ما يتقدم بتعبئة نموذج االستدعاء بمكتب شؤون املوظفين ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫يتم الرفع بخطاب معتمد من العميدة ملدير عام شؤون اعضاء هيئة التدريس واملوظفين الستكمال الالزم ‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫الخطوات الوقائية ‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫تنبيه االعضاء عند استالم االقامات الجديد بضرورة حفظها والحرص على طلب تجديدها قبل االنتهاء بشهر‬
 ‫إجراءات ‪ :‬االستقدام‬

‫الهدف‪ :‬استكمال حصول العضو على تصريح بإحضار من يرغب من إفراد أسرته ( من الدرجة األولى )‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫املوظفة املسؤولة‪ :‬مسئولة الشؤون الهيئة التعليمية‬ ‫‪‬‬

‫الالئحة‪ :‬وزارة الداخلية‪ ،‬املديرية العامة للجوازات ‪،‬اجراءات الوافدين‬ ‫‪‬‬

‫السجل ‪ :‬صادر الهيئة التعلمية ‪ ،‬مجلد االستقدام على سطح املكتب‬ ‫‪‬‬
‫وارد الهيئة التعلمية‬

‫النماذج ‪:‬نوذج االستقدام من وزارة الداخلية‬ ‫‪‬‬

‫خطوات تنفيذ اإلجراء‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫‪-1‬يعبئ العضو نموذج االستدعاء مع نموذج االستقدام مرفق صورة من جواز املراد استقدامه ‪،‬اثبات القرابة (شهادة‬
‫امليالد او اثبات الزواج ) صورة من اخر مؤهل صورة من اقامة العضو يتم رفعها بخطاب معتمد من العميدة موجة‬
‫ملدير عام شؤون اعضاء هيئة التدريس واملوظفين الستكمال الالزم‪.‬‬
‫‪ -2‬اذا كان طلب االستقدام مقدم من املتعاقدة (انثى )البد من كتابة اقرار خطي موضح فيه عدم توفر محرم لها في‬
‫اململكة ورغبتها بمحرم مقيم معها وعدم عملة اثناء بقائه معها يرفع مع خطاب طلب االستقدام‬
‫يفضل ان يقوم العضو بنفسه بإتمام االجراءات والذهاب ال دارة شؤون املوظفين في مبني الجامعة ومن ثم‬ ‫‪‬‬
‫ملكتب االستقدام لسرعة الحصول عليها ‪.‬‬

‫الخطوات الوقائية ‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫البد ان يعرف العضو من هم االشخاص املصرح لهم ‪.‬‬
 ‫إجراءات ‪ :‬استخراج التأشيرة‬

‫الهدف‪ :‬استكمال اجراءات حصول على تأشيرة خروج وعودة لسفر االعضاء‬ ‫‪‬‬

‫املوظفة املسؤولة‪ :‬مسئولة الهيئة التعلمية التعليمية‬ ‫‪‬‬

‫الالئحة‪ :‬استناد للمادة ( ‪ ) 56‬الئحة االجازات من الالئحة املنظمة لشئون اعضاء هيئة التدريس السعوديين في الجامعات‬ ‫‪‬‬
‫الصادرة بقرار مجلس التعليم العالي رقم (‪ )4/6/1417‬املتخذ من الجلسة (السادسة )ملجلس التعليم العالي املنعقدة‬
‫‪26/8/1417‬هـ املوافق علية باألمر السامي البرقي رقم ‪/7‬ب‪ 12457/‬وتاريخ ‪22/8/1418‬هـ‬
‫وزارة الداخلية‪ ،‬املديرية العامة للجوازات ‪،‬اجراءات الوافدين‬ ‫‪‬‬

‫السجل ‪ :‬صادر التأشيرات و االقامات ‪ ،‬مجلد التأشيرة على سطح املكتب‬ ‫‪‬‬
‫وارد التأشيرات و االقامات‬ ‫‪‬‬

‫خطوات تنفيذ اإلجراء‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫في االجازات الرسمية يتقدم العضو بنموذج موضح فيه رغبته بالسفر بمفردة او مع افراد أسرته خالل الفترة مرفق‬ ‫‪‬‬
‫صور لكل شخص ‪+‬وصل دفع قيمة التأشيرة ‪ ،‬يتم رفعة بخطاب معتمد من العميدة موجهة ملدير عام شؤون اعضاء‬
‫هيئة التدريس واملوظفين ‪.‬‬
‫اما في االجازات بين الفصلين او اجازة املنتصف الفصل الدراس ي الثاني (التعد اجازة لألعضاء) يتقدم العضو بطلب اجازة‬ ‫‪‬‬
‫اضطرارية (موضح في االجراءات االضطراري ) اذا تمت موافقة الوكيل‬
‫يتقدم العضو لشؤون املوظفات بتعبئة نموذج االستدعاء موضح فيه طلب التأشيرة والفترة املطلوبة ومرفق فية املوضح‬ ‫‪‬‬
‫مسبقا ومرفق موافقة الوكيل على االجازة والسماح بسفر العضو ويتم رفعة بخطاب معتمد من العميدة موجهة ملدير‬
‫عام شؤون اعضاء هيئة التدريس واملوظفين الستكمال الالزم‪.‬‬
‫قبل نهاية العام الجامعي بشهرين او اقل يتقدم جميع االعضاء الراغبين بالسفر خالل تلك االجازة بتعبئة نموذج طلب‬ ‫‪‬‬
‫اجازة لنهاية العام ورفعها مع بيان يحوي اسماء االعضاء معتمد من العميدة موجهة ملدير عام شؤون اعضاء هيئة‬
‫التدريس واملوظفين الستكمال الالزم‪.‬‬
‫وعند طلب التأشيرة نهاية العام ترفق طلبات االجازات بخطاب يرفق فية طلبات االجازات الستكمال استخراج التأشيرة ‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫الخطوات الوقائية ‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫البد من تبليغ العضو بإحضار االوراق الخاصة بالتأشيرة قبل سفرهم بوقت كافي حتى ال يتعطل‬
‫البد من تبليغ االعضاء عند عدم استخدام التأشيرة البد من الغائها او يترتب على ذلك غرامة مالية يتحملها العضو‬
‫بنفسة‬
 ‫إجراءات ‪ :‬رفع املجالس االقسام والكلية‬

‫الهدف‪ :‬استكمال الحصول املستحقات املالية ألعضاء الهيئة التدريس(السعوديين)‬ ‫‪‬‬

‫املوظفة املسؤولة‪ :‬مسئولة الشؤون التعليمية‬ ‫‪‬‬

‫الالئحة‪ :‬استناد للمادة ( ‪ ) 46‬من الالئحة املنظمة لشئون اعضاء هيئة التدريس السعوديين في الجامعات الصادرة‬ ‫‪‬‬
‫بقرار مجلس التعليم العالي رقم (‪ )4/6/1417‬املتخذ من الجلسة (السادسة )ملجلس التعليم العالي املنعقدة‬
‫‪26/8/1417‬هـ املوافق علية باألمر السامي البرقي رقم ‪/7‬ب‪ 12457/‬وتاريخ ‪22/8/1418‬هـ‪.‬‬

‫السجل ‪:‬صادر استمارات الصرف‪،‬مجلد استمارات الصرف على سطح املكتب ‪،‬وارد استمارات الصرف‬ ‫‪‬‬

‫النماذج‪ :‬بيان خاص باملجالس‬ ‫‪‬‬

‫خطوات تنفيذ اإلجراء‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫يتم ارسال خطاب موجهة من شؤون املوظفين لرئيسات االقسام ومكتب العميدة لالستفسار عن تواريخ املجالس‬ ‫‪‬‬
‫واسماء الحاضرين من اعضاء هيئة التدريس السعوديين مرفق به نموذج موضح فيه املطلوب ويتم تعبئته واعادة‬
‫بعد اعتماده من االقسام ومن مكتب العميدة‬
‫ومن ثم يتم تفريغ النماذج في بيان خاص بمجالس االقسام وبيان ملجالس الكلية‬ ‫‪‬‬
‫يتم رفعها بخطاب معتمد من العميدة ملدير عام شؤون اعضاء هيئة التدريس واملوظفين ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫اذا صدر قرار الصرف يحفظ بالوارد‬ ‫‪‬‬

‫الخطوات الوقائية ‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫اذا تأخر قرار الصرف البد من خطاب الحاقي‬
 ‫إجراءات ‪ :‬استخراج امر االركاب‬

‫الهدف‪ :‬استكمال حصول االعضاء املتعاقدين على تذاكر السفر نهاية العام‬ ‫‪‬‬

‫املوظفة املسؤولة‪ :‬مسئولة الشؤون التعليمية‬ ‫‪‬‬

‫الالئحة‪ :‬استناد للمادة ( ‪ ) 17‬من الئحة توظيف غير السعوديين في الجامعات الصادرة بقرار مجلس التعليم العالي رقم‬ ‫‪‬‬
‫(‪ )3/4/1417‬املتوج بموافقة خادم الحرمين الشريفين رئيس مجلس التعليم العالي بالتوجيه البرقي الكريم رقم ‪/7‬ب‪ 16785/‬ـ‬
‫وتاريخ ‪4/11/1417‬هـ‪.‬‬

‫السجل ‪:‬صادر استمارات الصرف‪ ،‬مجلد استمارات الصرف على سطح املكتب ‪،‬وارد استمارات الصرف‬ ‫‪‬‬

‫النماذج‪ :‬نموذج امر االركاب من موقع الجامعة و نموذج طلب االجازة‬ ‫‪‬‬

‫خطوات تنفيذ اإلجراء‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫يتم رفع خطاب من شؤون املوظفين معتمد من العميدة لرئيسات االقسام مرفق فيه نموذج طلب اجازة لنهاية العام‬ ‫‪‬‬
‫مخصوم منها االيام االضطرارية ‪.‬‬

‫يتم رفعها مع بيان بأسماء االعضاء وخطاب موجة عميد شؤون اعضاء هيئة التدريس واملوظفين ألعداد قرار االجازة‬ ‫‪‬‬

‫يتم رفع خطاب من شؤون املوظفين معتمد من العميدة لرئيسات االقسام مرفق فيه نموذج طلب امر االركاب من االعضاء‬ ‫‪‬‬
‫(املتعاقدين) ويرسل لشؤون املوظفات عن طريق االقسام‬

‫يتم عمل نموذج لتعبئة بيانات االعضاء ويرفق فيه نماذج طلب امر اركاب لألعضاء بخطاب معتمد من العميدة موجهة ملدير‬ ‫‪‬‬
‫عميد شؤون اعضاء هيئة التدريس واملوظفين إلعداد اوامر االركاب وارسالها للمكتب املعتمد من الجامعة لتوفير الحجوزات‬
‫حسب التواريخ املوضحة بأمر االركاب وارسال التذاكر ب االميل الخاص بكل عضو ‪.‬‬

‫الخطوات الوقائية ‪:‬‬

‫اذا تأخرت تذاكر السفر البد من خطاب الحاقي‬
‫التأكيد على االعضاء على ضرورة مراجعة مكتب الطيران املوجود في املنطقة لتأكيد الحجز‬
 ‫إجراءات ‪ :‬بدل نفقات التعليم‬

‫الهدف‪ :‬استكمال إجراءات نفقات التعليم ألبناء املتعاقدين‬ ‫‪‬‬

‫املوظفة املسؤولة عن اعضاء الهيئة التعلمية ‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫الالئحة ‪ :‬استناد للمواد ( ‪ ) 31‬من الالئحة املنظمة لشئون اعضاء هيئة التدريس غير السعوديين في الجامعات الصادرة بقرار‬ ‫‪‬‬
‫مجلس التعليم العالي رقم (‪ )3/4/1417‬املتخذ من الجلسة (الخامس عشر)ملجلس التعليم العالي‬

‫السجل ‪ :‬صادر الهيئة التعلمية ‪،‬‬ ‫‪‬‬

‫مجلد املباشرات على سطح املكتب‪.‬‬

‫النماذج‪ :‬نموذج االستدعاء‬ ‫‪‬‬

‫خطوات تنفيذ اإلجراء‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫يتقدم اعضاء هيئة التعليمية املتعاقدين من لديهم ابناء في سن املدرسة وامللتحقين بمدارس اجنبية وال يجدون اللغة العربية‬ ‫‪‬‬
‫بتعبئة نموذج لتحديد املستوى‪.‬‬
‫يرفع خطاب مع نموذج االستدعاء مع افادة من املدرسة بخطاب معتمد من عميدة الكلية الى مدير عام هيئة التدريس‬ ‫‪‬‬
‫واملوظفين لرفعها الى وزارة التعليم االجنبي ألجراء االختبارات ألبنائهم ألخذ املوافقة ‪.‬‬
‫عند صدور املوافقة من الوزارة على االلتحاق باملدارس االجنبية في الفصل الدراس ي الثاني للعام الجامعي تحضر املوافقة مع‬ ‫‪‬‬
‫نموذج االستدعاء و صور من االقامات لها وألبنائها امللتحقين مع الفواتير االصلية واالفادات من املدرسة بالتفاصيل ترفع‬
‫بخطاب معتمد الى مدير عام شؤون اعضاء هيئة التدريس واملوظفين الستكمال الالزم ‪.‬‬

‫الخطوات الوقائية‪:‬‬
‫عند تأخر الصرف يتم رفع خطاب الحاقي‪.‬‬ ‫‪‬‬
 ‫إجراءات ‪ :‬خارج دوام‬

‫الهدف‪ :‬استكمال إجراءات تكليف املوظف خارج دوام‬ ‫‪‬‬

‫املوظفة املسؤولة عن املوظفات االداريات‬ ‫‪‬‬

‫الالئحة ‪ :‬استنادا للمادة (‪)26/1‬من الالئحة الحقوق واملزايا املالية املقرة باألمر امللكي رقم (أ‪ )28/‬بتاريخ ‪20/3/1432‬هـ ـ‬ ‫‪‬‬
‫وزارة الخدمة املدنية‬

‫السجل ‪:‬صادر مشترك للهيئة االدارية والبند ‪ ،‬مجلد خارج دوام على سطح املكتب ‪،‬وارد للهيئة االدارية ‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫النماذج‪ :‬نموذج خارج دوام‬ ‫‪‬‬

‫خطوات تنفيذ اإلجراء‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫عند حاجة القسم لتكليف املوظف بخارج دوام يقوم الرئيس املباشر بتعبئة نموذج طلب تكليف املوظف خارج دوام‬
‫وعرضه على العميدة العتماده علما بانة (ال يتم تكليف املوظف قبل الرفع لة رسمي)‪.‬‬
‫يتم رفع خطاب موضح فيه االسم والوظيفة وعدد ساعات التأخير واملدة والسبب معتمدا من العميدة وموجة الى‬
‫مدير عام شؤون هيئة التدريس واملوظفين وذلك قبل ‪ 3‬اشهر كحد اعلي وأسبوعين كحد أقص ى ‪.‬‬
‫وان تمت املوافقة يتم في نهاية مدة التكليف تعبئة املوظف املكلف نموذج خارج دوام ال تمام تكليف خارج الدوام ورفعه‬ ‫‪‬‬
‫بخطاب معتمد من قبل العميدة مدير عام شؤون هيئة التدريس واملوظفين‬
‫وحفظ قرار الصرف خارج الدوام في الوارد للهيئة االدارية‬ ‫‪‬‬

‫الخطوات الوقائية ‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫في حالة تأخر قرار املوافقة يتم رفع خطاب الحاقي ‪.‬‬ ‫‪‬‬
 ‫إجراءات ‪ :‬حسم ساعات االستئذان والتأخير عن أوقات الدوام الرسمي‪.‬‬

‫الهدف‪ :‬استكمال إجراءات ضبط حضور وانصراف املوظفات‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫املوظفة املسؤولة عن املوظفات االداريات‬ ‫‪‬‬

‫الالئحة ‪ -:‬استنادا للمادة (‪)27‬من الالئحة التنفيذية الصادرة بقرار مجلس الخدمة املدنية برقم (‪ )1/1037‬بتاريخ‬ ‫‪‬‬
‫‪16/2/1426‬ه ـ(لتأخير بعذر او بدون عذر)‪.‬‬
‫السجل ‪ :‬صادر لإلداريات ‪ ،‬مجلد حسم ساعات التأخير واالستئذان على سطح املكتب‬ ‫‪‬‬
‫وارد االداريات‬

‫النماذج ‪ :‬نموذج التاخير الصباحي و نموذج االستاذان‬ ‫‪‬‬

‫خطوات تنفيذ اإلجراء‪:‬‬

‫مكتب املتابعة يوجه لشؤون املوظفات خطاب حسم ساعات التأخير واالستئذان شهريا‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫يتم حصر الساعات لكل موظفة‪ ،‬فإذا تجاوزت ‪7‬ساعات يعبئ شؤون املوظفات نموذج الحسم بعذر او بدون عذر‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫يتم بعدها رفع خطاب مرفق به نموذج الحسم معتمد من قبل العميدة موجة ملدير مدير عام شؤون هيئة التدريس‬ ‫‪‬‬
‫واملوظفين‬
‫يتم حسم عدد الساعات بعذر من رصيد االعتيادية وأما الساعات بدون عذر يتم حسمها مالي‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫يتم حفظ قرار الحسم في الوارد لإلداريات‬ ‫‪‬‬

‫الخطوات الوقائية ‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫البد من تنبيهه املوظفة التي يكثر التأخير او االستئذان‪.‬‬
 ‫إجراءات ‪ :‬استحداث وظائف داخلية‬

‫الهدف‪ :‬استكمال إجراءات استحداث الوظائف‬ ‫‪‬‬

‫املوظف املسؤول‪ :‬املسئولة عن شؤون املوظفات اإلداريات‬ ‫‪‬‬

‫الالئحة‪ :‬استنادلتصنيف الوظائف في الخدمة املدنية‬ ‫‪‬‬

‫السجل ‪ :‬دليل تصنيف الوظائف من الخدمة املدنية مجلد التصنيف على سطح املكتب‬ ‫‪‬‬

‫النماذج‪ :‬نموذج استحداث وظائف من الخدمة املدنية‬ ‫‪‬‬

‫خطوات تنفيذ اإلجراء‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫تتقدم رئيسة القسم بطلب استحداث وظيفة لحاجة القسم مع توضيح متطلبات الوظيفة ورفعة للعميدة لنظر فية‬ ‫‪‬‬
‫يتم ارسال الطلب لشؤون املوظفين العطاء الوصف الوظيفي من خالل البحث عنها بديوان الخدمة مع االستعانة‬ ‫‪‬‬
‫بمتطلبات القسم للوظيفة بتعبئة نموذج استحداث وظيفة داحلية ‪.‬‬
‫اعتماد النموذج من قبل العميدة ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫يتم الترشيح للوظيفة من قبل العميدة والوكيلة من داخل موظفات الكلية ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫عند صدور قرار التكليف للموظفة يتم ارفاق نموذج الوصف الوظيفي ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫يتم حفظ الوصف الوظيفي في ملف التصنيف ‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫الخطوات الوقائية ‪:‬‬ ‫‪‬‬

 ‫إجراءات ‪ :‬االجازات االستثنائية او مرافقة زوج‬

‫الهدف ‪ :‬استكمال اجراء منح اجازة بدون راتب للموظف‬ ‫‪‬‬

‫املوظفة املسؤولة ‪ :‬املسؤولة عن املوظفات االداريات‬ ‫‪‬‬

‫الالئحة ‪ :‬استنادا للمادة (‪)20‬من الالئحة التنفيذية الصادرة بقرار مجلس الخدمة املدنية برقم (‪ )1/1037‬بتاريخ‬ ‫‪‬‬
‫‪16/2/1426‬هـ‬

‫السجل ‪ :‬صادر اإلجازات ‪ ،‬وارد االجازات ‪ ،‬مجلد االجازات على سطح املكتب‬ ‫‪‬‬

‫النماذج ‪ :‬نموذج طلب إجازة استثنائية ‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫خطوات تنفيذ اإلجراء‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫تعبي املوظفة نموذج لطلب االجازة ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫تتقدم املوظفة بالنموذج بعد تعبئته لرئيستها املباشر ال بدا الراي واذا تمت املوافقة توجهها رئيسة القسم للعميدة‬ ‫‪‬‬
‫العتماده‪.‬‬
‫تعبي املوظفة نموذج لطلب االجازة لرفعة بخطاب معتمد من قبل العميدة مدير هيئة التدريس واملوظفين الستكمال‬ ‫‪‬‬
‫الالزم إلصدار قرار االجازة‪.‬‬
‫يتم حفظ قرار االجازة بوارد االجازات‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫عند حضور املوظفة بعد االجازة اذا كانت مدتها ‪ 3‬اشهر فاكثر يتم تعبئة املوظفة اشعار عوده من االجازة من مكتب‬ ‫‪‬‬
‫شؤون املوظفات و موجه للعميدة العتماده ويتم رفع خطاب موضح فيه معلومات املوظفة و تاريخ املباشرة بعد‬
‫االجازة معتمد من العميدة الى مدير هيئة التدريس واملوظفين ال صدار قرار املباشرة بعد االجازة‪.‬‬
‫يتم حفظ قرار املباشرة للموظفة بملف وارد االجازات‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫اذا رغبت املوظفة بتمديد االجازة البد من تقديمة قبل انتهاء االجازة كحداقص ي اسبوع ‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫الخطوات الوقائية ‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫اذا لم تتقدم املوظفة بطلب االجازة املذكورة اعاله تبلغ من خالل رئيستها او املوظفة نفسها باستكمال االوراق‬ ‫‪‬‬
‫كحد أقص ى أسبوعين من تاريخ تبليغها ‪،‬ويتم الرفع لها بدون عذر اذا تجاوزة املدة ‪.‬‬
 ‫إجراءات ‪ :‬اإلجازة االضطرارية‬

‫الهدف‪ :‬استكمال إجراءات منح املوظف إجازة براتب كامل األسباب طارئة‬ ‫‪‬‬

‫املوظفة املسؤولة ‪ :‬املسؤولة عن املوظفات االداريات‬ ‫‪‬‬

‫الالئحة ‪ :‬استنادا للمادة (‪)10‬من الالئحة التنفيذية الصادرة بقرار مجلس الخدمة املدنية برقم (‪ )1/1037‬بتاريخ ‪16/2/1426‬هـ‬ ‫‪‬‬

‫السجل ‪ :‬ملف النماذج ‪ ،‬وارد اإلجازات االضطرارية مجلد االجازات سطح املكتب‬ ‫‪‬‬

‫النماذج ‪ :‬نموذج االجازة االضطرارية‬ ‫‪‬‬

‫خطوات تنفيذ اإلجراء‪:‬‬

‫عند غياب املوظف تحضر في اليوم التالي لشؤون املوظفين لإلفادة بان سبب الغياب ظروف طارئة وترغب باحتساب ذلك من‬ ‫‪‬‬
‫رصيدها من االجازة االضطرارية‪.‬‬
‫تعبئ املوظفة استمارة طلب اجازة بعد التأكد من ملف حصر االيام االضطرارية بان لديها رصيد كافي ‪،‬على ان ال يتجاوز‬ ‫‪‬‬
‫(خمسة أيام )في السنة املالية الواحدة ‪.‬‬
‫يتقدم املوظف بالنموذج بعد تعبئته لرئيس املباشر ليتم ابدا الراي وان تمت املوافقة علية يتم إحضاره ملكتب شؤون‬ ‫‪‬‬
‫املوظفات وذلك العتماده من قبل العميدة (صاحب الصالحية )‬

‫الخطوات الوقائية ‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫اذا لم تتقدم املوظفة بطلب االجازة املذكورة اعالة تبلغ من خالل رئيستها او املوظفة نفسها بإحضاره االستمارة كحد أقص ى‬ ‫‪‬‬
‫أسبوع من تاريخ تبليغها ويتم الرفع لها بدون عذر اذا تجاوزة املدة ‪.‬‬
 ‫إجراءات ‪ :‬اإلجازة بعذر‬

‫الهدف‪ :‬استكمال إجراءات منح املوظف إجازة بعذر في الظروف الطارئة‬ ‫‪‬‬

‫املوظفة املسؤولة ‪ :‬املسؤولة عن املوظفات االداريات‬ ‫‪‬‬

‫الالئحة ‪ :‬استنادا للمادة ( )من الالئحة التنفيذية الصادرة بقرار مجلس الخدمة املدنية برقم (‪ )1/1037‬بتاريخ‬ ‫‪‬‬
‫‪16/2/1426‬هـ‬

‫السجل ‪ :‬صادر اإلجازات ‪ ،‬وارد اإلجازات مجلد اإلجازات على سطح املكتب‬ ‫‪‬‬

‫النماذج ‪ :‬نموذج غياب بعذر‬ ‫‪‬‬

‫خطوات تنفيذ اإلجراء‪:‬‬

‫عند غياب املوظف تحضر في اليوم التالي لشؤون املوظفين لإلفادة بان سبب الغياب ظروف طارئة وترغب باحتساب ذلك‬ ‫‪‬‬
‫من رصيدها من اإلجازة االعتيادية ‪.‬‬
‫تعبئ املوظفة استمارة \طلب إجازة بعد التأكد من ملف حصر األيام االعتيادية بان لديها رصيد أو تسجيله ليحسب من‬ ‫‪‬‬
‫إجازة نهاية العام ‪ ،‬على إن ال تتجاوز تكون ‪ 3‬أيام كل شهر ‪.‬‬
‫يتقدم املوظف بالنموذج بعد تعبئته لشؤون املوظفين الستكمال الالزم وعرضه على عميدة الكلية إلبداء الرأي من قبل‬ ‫‪‬‬
‫العميدة وان تمت املوافقة علية يرفع بعد أسبوع من بداية الشهر التالي ‪.‬‬

‫الخطوات الوقائية ‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫إذا لم تتقدم املوظفة باإلجازة املذكور أعاله يتم الرفع لها بدون عذر‪.‬‬ ‫‪‬‬
 ‫إجرءات ‪:‬إجازة مرافق مريض‬

‫الهدف‪ :‬استكمال إجراءات إجازة املرافق للمريض‬ ‫‪‬‬

‫املوظفة املسئولة عن املوظفات اإلداريات‬ ‫‪‬‬

‫الالئحة ‪ :‬استنادا للمادة (‪)15‬من الالئحة التنفيذية الصادرة بقرار مجلس الخدمة املدنية برقم (‪ )1/1037‬بتاريخ‬ ‫‪‬‬
‫‪16/2/1426‬هـ‬

‫السجل ‪ :‬صادر اإلجازات ‪،‬مجلد االجازات على سطح املكتب ‪ ،‬وارد االجازات بدوالب امللفات‬ ‫‪‬‬

‫النماذج ‪ :‬نموذج بيان مرافق مريض‬ ‫‪‬‬

‫خطوات تنفيذ اإلجراء‪:‬‬

‫عند تغيب املوظفة ملرافقة ابنها أواحد األقرب تتقدم بعد حضورها للعمل ملكتب شؤون املوظفات بورقة بإجازة مرافق‬ ‫‪‬‬
‫مصدقة من املستشفى وموضح فيها املدة‪.‬‬
‫اعالم املوظفة من قبل شؤون املوظفين ان هذه االيام تحسم من رصيدها من االجازات االعتيادية‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫ومن ثم يتم رفع جميع إجازات املرافق بخطاب مرفق بة بيان بعدد ايام الغياب للموظفة معتمد من العميدة موجة‬ ‫‪‬‬
‫ملدير هيئة التدريس واملوظفين ال صدار القرار االجازة‪.‬‬
‫يتم حفظ قرار االجازة في وارد االجازات ‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫الخطوات الوقائية ‪:‬‬

‫إذا لم تقدم املوظفة اإلجازة املذكورة اعاله تبلغ من قبلنا بضرورة إحضارها كحد أقص ي أسبوع من تاريخ تبليغها أو يرفع‬ ‫‪‬‬
‫لها غياب بدون عذر ‪.‬‬
 ‫إجراءات ‪ :‬اإلجازات املرضية‬

‫الهدف‪ :‬استكمال إجراءات منح املوظفة إجازة مرضية ‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫املوظفة املسئولة عن املوظفات اإلداريات‬ ‫‪‬‬

‫الالئحة ‪ :‬استنادا للمادة (‪)11/12‬من الالئحة التنفيذية الصادرة بقرار مجلس الخدمة املدنية برقم (‪ )1/1037‬بتاريخ‬ ‫‪‬‬
‫‪16/2/1426‬هـ‬

‫السجل ‪ :‬صادر اإلجازات ‪،‬مجلد االجازات على سطح املكتب ‪ ،‬وارد االجازات‬ ‫‪‬‬

‫النماذج‪ :‬نموذج التحويل الطبي‬ ‫‪‬‬

‫خطوات تنفيذ اإلجراء‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫عند غياب املوظفة ألسباب مرضية ‪،‬تتقدم في اليوم الذي تحضر فيه‪ ،‬تقرير إجازة مرضية محدد بها املدة مختومة من‬ ‫‪‬‬
‫الطبيب و املستشفي‪.‬‬
‫إذا أحضرت املوظفة إشعار مراجعة أو تقرير غير مختوم ‪،‬تعطي من قبل شؤون املوظفين تحويل الستخراج اإلجازة من‬ ‫‪‬‬
‫املستشفى‪.‬‬
‫يتم رفع جميع اإلجازات املرضية للموظفين في اليوم ‪ 6‬من الشهر التالي ‪ ،‬بخطاب مرفق به االعذار الطبيه معتمد من‬ ‫‪‬‬
‫العميدة ‪ ،‬ملدير هيئة التدريس واملوظفين ‪،‬ال صدار قرار االجازات‪.‬‬
‫يتم حفظ قرار االجازة في وارد االجازات‬ ‫‪‬‬

‫الخطوات الوقائية ‪:‬‬

‫اعالم املوظفة بان املدة املسموح لها من املستوصفات الخاص ال تتجاوز يوم واحد في الشهر‬ ‫‪‬‬
‫إذا لم تحضر املوظفة التقرير الطبي تبلغ بضرورة أحضارة كحد أقص ي أسبوعيين يرفع لها غياب بدون عذر‪.‬‬ ‫‪‬‬
 ‫إجراءات ‪ :‬االجازة االعتيادية‬

‫الهدف‪ :‬استكمال اجراءات منح املوظفة اجازة اعتيادية‬ ‫‪‬‬

‫املوظفة املسؤولة ‪ :‬املسؤولة عن املوظفات االداريات‬ ‫‪‬‬

‫الالئحة ‪ :‬استنادا للمادة (‪)1‬من الالئحة التنفيذية الصادرة بقرار مجلس الخدمة املدنية برقم (‪ )1/1037‬بتاريخ‬ ‫‪‬‬
‫‪16/2/1426‬هـ ـ‬

‫السجل ‪ :‬صادر اإلجازات ‪،‬مجلد االجازات على سطح املكتب ‪ ،‬وارد االجازات‬ ‫‪‬‬

‫النماذج ‪ :‬خطاب طلب إجازة موظف‬ ‫‪‬‬

‫خطوات تنفيذ اإلجراء‪:‬‬

‫تعبئ املوظفة نموذج طلب إجازة إذا كانت خالل أيام الدوام الرسمي ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫ابالغ املوظفة لرئيس املباشر برغبته بتمتع باإلجازة االعتيادية ومدتها وعند اخذ املوافقة‬ ‫‪‬‬
‫تتقدم املوظفة بطلب تعبئة نموذج االجازة من مكتب شؤون املوظفات ويتم من قبل الشؤون التدقيق عن مدي‬ ‫‪‬‬
‫استحقاقاها نظاما ومن ثم يعتمد من الرئيس املباشر ‪ ،‬توجهها رئيسة القسم الى شؤون املوظفين ‪ ،‬ثم يتم اعتمادها من‬
‫العميدة ‪.‬‬
‫يتم رفع جميع اإلجازات االعتيادية للموظفين في اليوم ‪ 6‬من الشهر التالي ‪ ،‬بخطاب مرفق بة بيان االجازات العادية‬ ‫‪‬‬
‫معتمد من العميدة ‪ ،‬ملدير هيئة التدريس واملوظفين ‪،‬ال صدار قرار االجازات‪.‬‬
‫يتم حفظ قرار االجازة في وارد االجازات‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫تحدد أوقات االجازة نهاية العام من قبل مكتب العميدة ومكتب شؤون املوظفات حسب مقتضيات العمل‬ ‫‪‬‬
‫يعمم من قبل مكتب شؤون املوظفات عن موعد التحديد ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫ومن ثم يتم تعبئة النموذج طلب إجازة يعتمد من قبل العميدة مباشرة‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫يتم الرفع بيان بأسماء الراغبين بالتمتع باإلجازة االعتيادية خالل اإلجازة الصيفية بخطاب معتمد من قبل العميد ملدير‬ ‫‪‬‬
‫هيئة التدريس واملوظفين ال صدار قرار االجازة ‪.‬‬
‫يتم حفظ قرار االجازة في وارد االجازات‬ ‫‪‬‬

‫الخطوات الوقائية ‪:‬‬

‫اذا لم تتقدم املوظفة باالجازة املذكورة اعاله تبلغ من خالل رئيستها او املوظفة واحضاره االستمارة كحد‬
‫أقص ى أسبوع من تاريخ تبليغها او سوف يرفع لها بدون عذر ‪.‬‬
 ‫إجراءات ‪ :‬إجازة رعاية مولود‬

‫الهدف‪ :‬استكمال إجراءات إجازة رعاية املولود‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫املوظفة املسئولة عن املوظفات اإلداريات‬ ‫‪‬‬

‫الالئحة ‪:‬استنادا للمادة (‪/22‬ب)من الالئحة التنفذيه الصادرة بقرار مجلس الخدمة املدنية برقم (‪)1/1037‬بتاريخ‬ ‫‪‬‬
‫‪16/2/1426‬ه ـ ـ‬

‫السجل ‪:‬صادر االجازات ‪،‬مجلد االجازات على سطح املكتب ‪،‬‬ ‫‪‬‬
‫وارد االجازات‬

‫النماذج ‪ :‬نموذج طلب إجازة رعاية مولود‬ ‫‪‬‬

‫خطوات تنفيذ اإلجراء‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫تتقدم املوظفة بطلب إجازة رعاية مولود وتوجهها لرئيستها املباشرة ألخذ املوافقة وبعدها توجه للعميدة العتمادها ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫وتوجيهها لشؤون املوظفات لرفعها بعد تعبئة طلب االجازة بخطاب معتمد من العميدة ويتم رفعة ملدير هيئة التدريس‬ ‫‪‬‬
‫واملوظفين ال صدار القرار االجازة‬
‫عند حضور املوظفة بعد االجازة اذا كانت مدتها ‪ 3‬اشهر فاكثر يتم تعبئة املوظفة اشعار عوده من االجازة من مكتب‬ ‫‪‬‬
‫شؤون املوظفات و موجه للعميدة العتماده ويتم رفع خطاب موضح فيه معلومات املوظفة و تاريخ املباشرة بعد االجازة‬
‫معتمد من العميدة الى مدير هيئة التدريس واملوظفين ال صدار قرار املباشرة بعد االجازة‪.‬‬

‫يحفظ قرار االجازة بوارد االجازات‬ ‫‪‬‬

‫الخطوات التنفيذية‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫إذا تأخرت املوظفة عن طلب اإلجازة املذكورة اعاله تبلغ رئيستها املباشرة بضرورة إحضاره املوظفة االستمارة املطلوبة كحد‬ ‫‪‬‬
‫أقص ى أسبوع من تاريخ تبليغه أو يرفع لها بدون عذر‪.‬‬
 ‫إجراءات ‪ :‬إجازة وضع‬

‫الهدف‪ :‬استكمال إجراءات منح املوظفة إجازة أمومة‬ ‫‪‬‬

‫املوظفة‪ :‬املسؤولة عن املوظفات اإلداريات‬ ‫‪‬‬

‫الالئحة ‪ :‬استنادا للمادة (‪/22‬أ)من الالئحة التنفيذية الصادرة بقرار مجلس الخدمة املدنية برقم (‪ )1/1037‬بتاريخ‬ ‫‪‬‬
‫‪16/2/1426‬هـ‬

‫السجل ‪ :‬صادر اإلجازات ‪،‬مجلد االجازات على سطح املكتب ‪ ،‬وارد االجازات‬ ‫‪‬‬

‫النماذج‪ :‬نموذج تبليغ الوالدة‬ ‫‪‬‬

‫خطوات تنفيذ اإلجراء‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫تبلغ املوظفة عن استحقاقها اجازة وضع للرئيس املباشر و شؤون املوظفين ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫على املوظفة إحضار صورة من تبليغ الوالدة مصدق من املستشفى لشؤون املوظفين‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫يتم رفع خطاب معتمد من العميدة مرفق بة صورة من تبليغ الوالدة مدير هيئة التدريس واملوظفين إلصدار قرار الوضع‬ ‫‪‬‬
‫يتم حفظ قرار اجازة الوضع بملف وارد االجازات‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫عند حضور املوظفة بعد اجازة الوضع يتم رفع خطاب موضح فيه معلومات املوظفة و تاريخ املباشرة بعد اجازة الوضع‬ ‫‪‬‬
‫معتمد من العميدة مدير هيئة التدريس واملوظفين ال صدار قرار املباشرة بعد االجازة‪.‬‬
‫يتم حفظ قرار املباشرة للموظفة بملف وارد االجازات‬ ‫‪‬‬

‫الخطوات الوقائية ‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫إذا تأخرت املوظفة عن إحضار صورة من تبليغ الوالدة يتم تبليغ رئيستها أو إبالغها بإحضاره كحد أقص ي أسبوعين‬
‫‪،‬اوسيتم الرفع لها بدون عذر‪.‬‬
 ‫إجرءات ‪:‬إجازة االمتحان‬

‫الهدف‪ :‬استكمال إجراءات منح املوظف إجازة االمتحان‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫املوظفة املسؤولة عن املوظفات االداريات‬ ‫‪‬‬

‫الالئحة ‪ :‬استنادا للمادة(‪ )9‬من الالئحة الصادرة بقرار مجلس الخدمة املدنية برقم (‪ )1/1037‬بتاريخ ‪16/2/1426‬ه ـ‬ ‫‪‬‬

‫السجل ‪ :‬الوارد الداخلي ملف النماذج‬ ‫‪‬‬

‫النماذج‪ :‬نموذج طلب إجازة امتحان‬ ‫‪‬‬

‫خطوات تنفيذ اإلجراء‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫يعبئ املوظف نموذج طلب اإلجازة امتحان مرفق معه إفادة من جهة الدراسة موضح فيه تاريخ بداية االمتحانات‬ ‫‪‬‬
‫ونهايتها وتوجهها لرئيس املباشر للعلم وبعدها يتم توجيهه للعميدة العتماده ‪.‬‬
‫يتم توجيهها إلى شؤون املوظفات الحتساب أيام الغياب (إجازة امتحان)‪،‬وصورة من النموذج ملكتب الوكيلة للعلم‬ ‫‪‬‬

‫الخطوات الوقائية ‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫إذا تغيبت املوظفة دون التقدم بالطلب يسقط حقها في اإلجازة ويرفع لها غياب بدون عذر‬ ‫‪‬‬
 ‫إجراءات ‪ :‬الدورات التدريبية‬

‫الهدف‪ :‬استكمال إجراءات حضور الدورات التدريبية‬ ‫‪‬‬

‫املوظف املسؤول‪ :‬املسئولة عن شؤون املوظفات اإلداريات‬ ‫‪‬‬

‫الالئحة‪ :‬استناد للمادة (‪ )34/26 ،34/24‬من الئحة التدريب في الخدمة املدنية الصادرة بقرار مجلس الخدمة املدنية رقم‬ ‫‪‬‬
‫(‪ )16‬بتاريخ ‪ 19/2/1398‬هـ‬

‫السجل ‪ :‬صادر اإلداريات ‪،‬مجلد التدريب على سطح املكتب‬ ‫‪‬‬

‫وارد اإلداريات‬

‫النماذج‪ :‬اداء مهمة‬ ‫‪‬‬

‫خطوات تنفيذ اإلجراء‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫عند صدور اشعار قبول ملوظف لدورة تدريبية يتقدم لشؤون املوظفين بتعبئة طلب نموذج االستدعاء لطلب استخراج‬ ‫‪‬‬
‫أمر أركاب مرفق بة صورة من إشعار القبول ‪.‬‬
‫يتم رفع الطلب بخطاب معتمد من العميدة ملدير ادارة كليات البنات بالدمام الستكمال الالزم‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫وعند عودة املوظف يحضر ما يثبت حضور الدورة و يتم تعبئة نموذج وثيقــة أداء مهمـة‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫يتم رفع اثبات الحضور مع النموذج بخطاب معتمد من العميدة ملدير ادارة كليات البنات بالدمام الستكمال صرف بدل‬ ‫‪‬‬
‫االنتداب‪.‬‬
‫يحفظ قرار صرف املستحقات بوارد املشترك‬ ‫‪‬‬
‫يحفظ صورة من شهادة الدورة في ملف املوظف ‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫الخطوات الوقائية ‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫وكـالـة شــؤون الطـالبـات‬
 ‫اإلجراء ‪ :‬االنشطة الطالبية‬
‫الهدف ‪ :‬تحديد جميع اإلجراءات املتعلقة بالنشاط الطالبي وذلك لتفعيل وتنفيذ األنشطة الطالبية وفقا الحتياجات‬ ‫‪‬‬
‫الطالب وميولهم ورغباتهم من خالل خطط محددة وفعالة‪.‬‬
‫توفير بيئة تعليمية تساعد في دعم الفرص التطويرية لدى الطالبات والتي تلعب دورا هاما في بناء الخبرات التعليمية‬ ‫‪‬‬
‫والعملية لديهم‪.‬‬

‫الموظفة المسؤولة ‪ :‬مديرة وحدة األنشطة الطالبية‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫الالئحة ‪----------- :‬‬ ‫‪‬‬

‫الوثائق ذات العالقة ‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫نموذج التسجيل في االندية – الكتروني –‬ ‫‪‬‬
‫نموذج خطط االنشطة واالندية‬ ‫‪‬‬
‫نموذج تقرير الفعالية‬ ‫‪‬‬

‫السجل ‪ :‬مجلد االنشطة الطالبية‬ ‫‪‬‬

‫خطوات تنفيذ اإلجراء‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫َ‬
‫وضع خطة األنشطة الطالبية لكل عام جامعي واعتمادها من ِقبل مجلس العمادة وذلك قبل بداية الدراسة‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫إعداد وتنظيم وتنفيذ خطة األنشطة الطالبية املعتمدة خالل كل عام جامعي‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫اعداد وتنظيم وتنفيذ "حفل تدشين لألنشطة الطالبية" بالتعاون والتنسيق مع عمادة شؤون الطالب بالجامعة في‬ ‫‪‬‬
‫األسبوع الثاني من بداية الفصل الدراس ي االول‪.‬‬
‫اإلشراف على جميع األنشطة الطالبية والتي تشمل مجاالت متنوعة (ثقافية – علمية – اجتماعية – بحثية – دينية) ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫على أن يكون من أهداف األنشطة قيام الطالبات أنفسهم بجميع أعمال النشاط (عدا التمويل املالي) ‪.‬‬
‫اإلعالن للطالبات وبشكل مستمر عن األنشطة الطالبية بالوكالة ودعوتهم للحضور واملشاركة‪،‬‬ ‫‪‬‬
‫إعداد تقرير مفصل عن كل نشاط طالبي بالوحدة وتقديمه لوكيلة شؤون الطالبات‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫إعداد تقرير فصلي شامل عن عمل الوحدة متضمنا اإلنجازات وأي صعوبات أو عراقيل حالت دون تحقيق األهداف‬ ‫‪‬‬
‫املرجوة ومقترحات لتجاوزها وتحسين العمل وتطويره‪ ،‬لوكيلة شؤون الطالبات ويتم تقديمه لعميد شؤون الطالب قبل‬
‫نهاية العام الدراس ي‪.‬‬
‫اعداد وتنظيم وتنفيذ "الحفل الختامي لألنشطة الطالبية" بالتعاون والتنسيق مع عمادة شؤون الطالب بالجامعة قبل‬ ‫‪‬‬
‫أسبوعين على األقل من بداية االختبارات النهائية للفصل الدراس ي الثاني‪ ،‬وهو حفل ختامي لتكريم الطالبات املشاركات‬
‫في األنشطة ‪.‬‬

‫الخطوات الوقائية‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫• ضرورة مراعاة عدم تأثير أي نشاط طالبي بشكل سلبي على التحصيل الدراس ي للطالبات‪.‬‬
‫ضرورة مراعاة عدم الشروع في أي نشاط طالبي إال بعد اخذ موافقه على تنفيذه والرفع بامليزانيه املخصصه له‪.‬‬

‫بكلية الرتبية باجلبيل دليل اجراءات وكالة شؤون الطالبات‬

‫‪47‬‬
 ‫اإلجراء‪ :‬السلف وآلية صرف ميزانية األنشطة (الميزانية التشغيلية)‬

‫الهدف ‪ :‬توضيح اإلجراءات املتبعة في إعداد والرفع مليزانية األنشطة الالمنهجية وعملية الشراء والصرف حسب‬ ‫‪‬‬
‫البنود املخصصة لها‪.‬‬

‫الموظفة المسؤولة ‪ :‬مسؤولة املحاسبة‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫الالئحة ‪ :‬الئحة تنظيم اإلجراءات املالية لصندوق الطالب بجامعة الدمام ‪-‬بند النشاط الثقافي والرياض ي‬ ‫‪‬‬
‫للجامعة – لوائح صندوق الطالب في وكالة شؤون الطالب‬

‫الوثائق ذات العالقة ‪ :‬نموذج طلب سلفة – محضر استهالك – محضر استالم – الفاتورة ‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫السجل ‪ :‬ملف يحتوي على صور لكل الخطابات الصادرة من وكالة شؤون الطالبات إلى عميد شؤون الطالب‬ ‫‪‬‬
‫وصور لجميع الفواتير ومحاضر االستهالك ومحاضر االستالم الخاصة بكل بند من امليزانية ‪.‬‬
‫خطوات تنفيذ اإلجراء‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫التعميم عن األندية الطالبية ببنود امليزانية بتحديد املتطلبات واملستلزمات في قبل بداية كل عام دراس ي‬ ‫‪‬‬
‫تحديد متطلبات األنشطة الطالبية بعد مراجعتها من قبل وكيلة شؤون الطالبات والرفع بها إلى عميدة الكلية ليتم‬ ‫‪‬‬
‫اعتمادها في مجلس الكلية‪.‬‬
‫مراجعة الوثائق واملستندات وميزانية خطة األنشطة الالمنهجية‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫الرفع بميزانية خطة األنشطة بعد اعتمادها من عميدة الكلية والرفع بها الى عميد شؤون الطالب ألخذ املوافقة‬ ‫‪‬‬
‫عليها‪.‬‬
‫وضع خطة زمنية للصرف قبل إقامة أي نشاط بثالثة أسابيع ألخذ املوافقة على الصرف‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫تقوم مديرة األنشطة الطالبية بإحضار الوثائق واملستندات املطلوبة وتقديمها ملسؤولة املحاسبة‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫التأكد من املستندات والوثائق املقدمة واملبالغ املطلوبة بإحضار فواتير من قبل املحاسبة‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫الرفع بطلب اعتماد صرف املبالغ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫تسجيل املشتريات‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫حفظ الوثائق‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫صرف الشيكات املصروفة من قبل صندوق الطالب من قبل وكيلة شؤون الطالبات‬ ‫‪‬‬

‫الخطوات الوقائية‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫الرفع بطلب السلفة لكل نشاط قبل موعد النشاط بأسبوع على األقل العتماده من قبل عميد شؤون الطالب‬ ‫‪‬‬
‫استنادا على امليزانية املعتمدة لألنشطة من الجامعة ‪.‬‬
‫عند التأخر في طلب السلفة من قبل مشرفات األنشطة ال يتم اعتماد صرف املبالغ للنشاط ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫بعد اعتماد صرف املبلغ بشيك للنشاط ‪ ،‬يجب رفع الوثائق واملستندات الخاصة بصرف املبلغ من قبل مسؤولة‬ ‫‪‬‬
‫املحاسبة في موعد أقصاه ‪ 30‬يوم من صرف الشيك ‪.‬‬
‫ق‬
‫املبالغ املطلوبة وغير مدعومة بفواتير صحيحة يتم ايداعها في صندو الطالب في الجامعة كرجيع ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫محاسبة مشرفات األنشطة عند التأخر في رفع الفواتير الخاصة باألنشطة من قبل وكيلة شؤون الطالبات ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫مراعاة التقيد باملبالغ املوجودة في امليزانية الخاصة بوكالة شؤون الطالبات املعتمدة من قبل الجامعة ‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫‪48‬‬
‫بكلية الرتبية باجلبيل دليل اجراءات وكالة شؤون الطالبات‬
 ‫اإلجراء‪ :‬ورشة مهارات الحياة الجامعية‬
‫الهدف ‪ :‬توعية الطالبة املستجدة على متطلبات املرحلة الجامعية والتمييز بين املرحلة الجامعية واملرحلة الثانوية‬ ‫‪‬‬
‫ومعرفة طرق أدارة الوقت وتنظيمه واتباع طرق املذاكرة الفعالة لتحقيق النجاح وأهمية وضع أهداف وخطط‬
‫للنجاح بالدراسة وكذلك تدوين املالحظات خالل املحاضرة وأهمية املشاركة الفعالة باملحاضرات وكيفية تحفيز‬
‫النفس وأساليب قراءة الكتب الدراسية‬

‫الموظفة المسؤولة ‪ :‬وكيلة شؤون الطالبات‪ ،‬مديرة وحدة األنشطة الطالبية‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫الالئحة ‪--------------- :‬‬ ‫‪‬‬

‫الوثائق ذات العالقة ‪ :‬كتيب مهارات الحياة الجامعية ‪ -‬عروض الورشة – نماذج أختبار – استبيان‬ ‫‪‬‬

‫السجل ‪ :‬جملد مهارات احلياة اجلامعية‬ ‫‪‬‬

‫خطوات تنفيذ اإلجراء‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫استالم حصر الطالبات املستجدات املقبوالت في الكلية ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫تقسيم الطالبات إلى فرق ال يتجاوز عدد أفرادها ‪24‬طالبة ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫ترشيح مدربات من أعضاء الهيئة التعليمية إلعطاء الورشة بحيث يتم إشعارهن بالترشيح و أرسال عرض املادة العلمية عن‬ ‫‪‬‬
‫طريق البريد اإللكتروني ‪.‬‬
‫ارسال دعوة لفريق العمل املختار لحضور اإلجتماع الخاص بالورشة قبل انعقادها‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫اعداد نموذج للقاعات التدريسية املستخدمة لتفعيل الورشة وفقا للتقرير املعد عن القاعات وجاهزيتها وتوزيع املجموعات‬ ‫‪‬‬
‫الطالبية على القاعات املختارة‪.‬‬
‫ل‬
‫استالم الكشوف النهائية بأسماء الطالبات وأرقام القاعات الخاصة بالورشة واسم العضو املسئو عن الفريق ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫يتم عقد اختبار للطالبات في نهاية الورشه‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫توزيع االستبيانات الخاصة بالورشة ملعرفة انطباع الطالبات ‪ .‬وكذلك مدى رضاهم عن الورشة‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫الخطوات الوقائية‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫يتم حصر الطالبات الغائبات في أيام الورشة ‪ .‬ويتم الترتيب ألعادة هذه الورشة حتى يتسنى لهن دخول االختبار ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫إعالن الورشة (مهارات الحياة الجامعية ) يشمل على تحديد األيام واالوقات املقررة إلنعقاد الورشة خالل اسبوع التهيئة ويتم نشره عبر‬ ‫‪‬‬
‫الحسابات الرسمية بتوتير ( كلية التربية بالجبيل ‪ ،‬وكالة شؤون الطالبات ‪ ،‬وكالة الشؤون االكاديمية )‪.‬‬

‫بكلية الرتبية باجلبيل دليل اجراءات وكالة شؤون الطالبات‬

‫‪49‬‬
 ‫اإلجراء ‪:‬التوعية الدينية‬
‫الهدف ‪ :‬توضح هذه اإلجراءات عملية إعداد و تنفيذ البرامج و األنشطة الدينية في الكلية و التي تسهم في تحقيق‬ ‫‪‬‬
‫رعاية و معالجة القضايا الطالبية و تنمية الوعي لدى الطالبة بكل ما يحيط بها من جوانب الحياة ‪.‬‬

‫الموظفة المسؤولة ‪ :‬مسئولة التوعية الدينية‬ ‫‪‬‬

‫الوثائق ذات العالقة ‪---------------- :‬‬ ‫‪‬‬

‫الالئحة ‪ :‬الئحة ضبط سلوك الطالبات ( التأديبية ) جامعة الدمام ‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫السجل ‪ :‬سجل الكتروني بالحلق املقامة باملصلى – سجل الكتروني للدروس – سجل الكتروني للدورات‬ ‫‪‬‬

‫خطوات تنفيذ اإلجراء ‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫‪ -‬إعداد خطة عامة للتوعية الدينية قبل بداية العام الدراس ي‬ ‫‪‬‬
‫‪ -‬الرفع بالخطة لوكيلة شؤون الطالبات العتمادها‬ ‫‪‬‬
‫‪ -‬رعاية املصلى و اإلشراف على الدورات التي تقام للطالبات و املوظفات‬ ‫‪‬‬
‫‪ -‬إعداد برامج توعوية للحاالت املحول من التوجيه و اإلرشاد‬ ‫‪‬‬
‫‪ -‬إقامة حلق تحفيظ القرآن للطالبات و املوظفات و اإلشراف عليها‬ ‫‪‬‬
‫‪ -‬اإلشراف على مسابقات القرآن الكريم و السنة النبوية و التي تقدمها عمادة شؤون الطالبات‬ ‫‪‬‬
‫‪ -‬التنسيق مع الداعيات و األعضاء إلقامة دورات و دروس للموظفات و الطالبات بعد أخذ املوافقة على‬ ‫‪‬‬
‫األستضافة من وكيل الجامعة ‪.‬‬
‫تفعيل املناسبات الدينية مثل (يوم عاشوراء صيام االيام البيض ‪ ......‬الخ) ‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫الخطوات الوقائية‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫‪‬‬

‫‪50‬‬
‫بكلية الرتبية باجلبيل دليل اجراءات وكالة شؤون الطالبات‬
 ‫اإلجراء‪ :‬خدمات العيادة الطبية‬
‫الهدف ‪ :‬توضيح اإلجراءات املتبعة في إعداد والرفع مليزانية األنشطة الالمنهجية وعملية الشراء والصرف حسب‬ ‫‪‬‬
‫البنود املخصصة لها‪.‬‬

‫الموظفة المسؤولة ‪ :‬الطبيبة واملمرضة‬ ‫‪‬‬

‫الالئحة ‪--------------- :‬‬ ‫‪‬‬

‫الوثائق ذات العالقة ‪ :‬نموذج العالمات الحيوية_ نموذج للتاريخ املرض ي _نموذج مالحظات الدكتور للحالة ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫نموذج إجازات مرضية ‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫السجل ‪ :‬مجلد خدمات العيادة الطبية‬ ‫‪‬‬

‫خطوات تنفيذ اإلجراء‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫• مباشرة الحاالت اإلسعافية األولية لطالبات الكلية مثل‪ :‬حاالت اإلغماء واملغص والصداع والصرع والجروح‬
‫والحروق وغيرها‪.‬‬
‫• متابعة الحاالت املرضية املزمنة لطالبات الكلية مثل السكر والضغط وأمراض القلب والربو‪.‬‬
‫• تحويل الحاالت املرضية التي تحتاج إلى رعاية متقدمة إلى املستشفيات إذ لزم األمر لذلك‪.‬‬
‫• استقبال الحاالت املحولة من وحدة اإلرشاد والتوجيه الطالبي وبيان أثر الحالة الصحية على مستوى دراسة‬
‫الطالبة ومحاولة إيجاد حلول مناسبة للطالبة‪.‬‬
‫• املساهمة في نشر الوعي الصحي عن طريق إلقاء محاضرات تثقيفية داخل الكلية وعمل مطويات لزيادة الوعي‬
‫الصحي للطالبات‪.‬‬

‫الخطوات الوقائية‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫تسجيل الوثائق كاملة عند فتح ملف للمريضة ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫حفظ خصوصية املريضة ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫االهتمام بصيانة وجاهزية األجهزة الطبية ( أجهزة السكر _ الضغط _ اسطوانات األوكسجين )‬ ‫‪‬‬
‫توفير األدوية األساسية ومتابعة تاريخ صالحيتها ‪.‬االهتمام بالية نقل الطالبات للمستشفى عند الحاجة ‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫‪51‬‬
‫بكلية الرتبية باجلبيل دليل اجراءات وكالة شؤون الطالبات‬
 ‫اإلجراء‪ :‬وحدة المؤتمر الطالبي‬
‫الهدف ‪ :‬إشراك الطالبات املتميزات في صنع القرارات وتحمل املسؤوليات واملساهمة في تطوير العملية التربوية‬ ‫‪‬‬
‫واألكاديمية ولخدمة الكلية وتحقيق اهدافها‪.‬‬
‫إتاحة الفرصة للموهوبات من طالبات جامعة األميرة نورة بنت عبدالرحمن إلبراز مواهبهن من خالل املحاور‬ ‫‪‬‬
‫والفعاليات املختلفة للمؤتمر‪.‬‬
‫تشجيع الطالبات على المشاركة في اللقاء العلمي السنوي الذي يبرز إبداعاتهن وتميزهن‪ ،‬و ينافس‬ ‫‪‬‬
‫اللقاءات العملية المناظرة‪.‬‬

‫الموظفة المسؤولة ‪ :‬منسقة املؤتمر الطالبي‬ ‫‪‬‬

‫الوثائق ذات العالقة ‪ :‬البوسترات الخاصة باملؤتمر‪ -‬نماذج التسجيل االلكترونية‬ ‫‪‬‬

‫الالئحة ‪ :‬الئحة شروط املشاركة في املؤتمر الطالبي‬ ‫‪‬‬

‫السجل ‪ :‬مجلداملؤتمر الطالبي‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫خطوات تنفيذ اإلجراء‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫• تحفيز الطالبات على املشاركة وتقديم الدعم الالزم لهن‪.‬‬
‫• حث الطالبات على التسجيل االلكتروني عبر الرابط‪.‬‬
‫• حث األقسام التعليمية على املشاركة واإلشراف على مشاركات الطالبات‪.‬‬
‫• تنظيم عقد الدورات التدريبية وورش العمل للمؤتمر الطالبي تكون موجهه للطالبات املشاركات في املؤتمر الطالبي‬
‫• االعالن عن أعمال املؤتمر وشروطه وتزويد اللجان بكل ما يستجد عليها‬
‫• استقبال الطالبات والرد على استفساراتهن‬
‫• استالم نسخة من استمارة التسجيل االلكترونية والتأكد من صحة البيانات (وتقديم املساعدة ملن ال تتمكن من التسجيل‬
‫الكترونيا)‬
‫• استالم نسخة من اقرار املشاركة االلكتروني والتأكد من صحة البيانات‬
‫• استالم مشاركات الطالبات وتوجيه املشاركات الخاصة باألقسام املعنية في الكلية للجنة العلمية في األقسام‬
‫• إعداد التقرير النهائي بأعمال املؤتمر في الكلية‪/‬العمادة لرفعه للجنة تنسيق املؤتمر ومتابعةأعماله بالجامعة ‪.‬‬
‫•إعداد بيان بكافة املشاركات بعد انتهائها ورفعه للجنة العلمية العليا بإدارة الجامعة‪ .‬ونسخه منه لوكيلة شؤون الطالبات‪.‬‬

‫الخطوات الوقائية‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫تتولى املنسقة مراجعة وتوثيق جميع املعلومات الشخصية املدخلة من قبل الطالبات املشاركات وقبول او رفض‬ ‫‪‬‬
‫أي مشاركة بناء على صحة املعلومات وتوفر الشروط‪.‬‬

‫‪52‬‬
‫بكلية الرتبية باجلبيل دليل اجراءات وكالة شؤون الطالبات‬
 ‫اإلجراء‪ :‬العهدة والمستودعات‬

‫الهدف ‪ :‬توضيح االجراءات املتبعة في استالم وتسليم العهد وحصر املوجود باملستودع‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫الموظفة المسؤولة ‪ :‬مسؤولة العهدة‬ ‫‪‬‬

‫الالئحة ‪ :‬نموذج صرف مواد من إدارة املستودعات ‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫الوثائق ذات العالقة ‪ :‬نموذج استالم وتسليم عهدة – جدول حجز املسرح والقاعة الزرقاء – نماذج الصرف‬ ‫‪‬‬

‫السجل ‪ :‬سجل خطابات حجز املسرح والقاعة الزرقاء وسجل خطابات حجز العهد لألنشطة‬ ‫‪‬‬

‫خطوات تنفيذ اإلجراء‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫‪ -‬القيام بجرد خاص للمستودع ووضع نموذج خاص بالجرد باملستودع في بداية العام الدراس ي ‪.‬‬
‫‪ -‬تحديد األصناف املستديمة واألصناف املستهلكة وتسجيل األصناف املستديمة في نموذج صرف املواد من قبل‬
‫إدارة املستودعات في الكلية ‪.‬‬
‫‪ -‬تعميم على جميع وحدات الوكالة لتحديد احتياجاتهم‪.‬‬
‫‪ -‬تعميم على األندية الطالبية لتحديد احتياجاتهم‪.‬‬
‫‪ -‬طلب توفير االحتياجات من بند النشاط الثقافي والرياض ي املخصص لوكالة شؤون الطالبات ‪.‬‬
‫‪ -‬إعداد ملخص باالحتياجات من االصناف ورفعها إلى عميد شؤون الطالب‪.‬‬
‫‪ -‬استالم جميع االصناف الواردة للوكالة والتأكد منها ومطابقتها‪.‬‬
‫‪ -‬التوقيع مع االستالم مع أخذ صورة من النموذج قبل تسليمه للجهة املعنية‪.‬‬
‫‪ -‬حفظ االصناف في املستودع وتنظيمها حسب االجراءات املعمول بها‪.‬‬
‫‪ -‬اعداد محضر في نهاية العام بالعهد املوجودة في املستودعات بعد جردها ‪.‬‬
‫الخطوات الوقائية‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫‪ ‬في حالة فقدان أو تلف أحد العهد املستديمة يلزم اتباع اآلتي‪:‬‬
‫‪ -‬تقوم موظفة العهدة بإبالغ وكيلة شؤون الطالبات والفقدان صنف أو تلف‪.‬‬
‫‪ -‬التقص ي عن أسباب التلف أو الفقد الحاصل‪.‬‬
‫‪ -‬تحديد مسؤولية املقصر أو املتسبب كان لسبب االهمال والتقصير أو سوء استخدام‪.‬‬
‫‪ -‬إعداد محضر يوضح األسباب واملسؤولية واإلجراء الالزم في هذه الحالة ‪.‬‬
‫‪ ‬في حالة الرجيح‪:‬‬
‫‪ -‬تصنيف حالة الرجيح (جديد‪-‬صالح لالستعمال ‪-‬يمكن اصالحه ‪-‬غير صالح) وتسجيل بياناته كاملة في النموذج‬
‫خاص بذلك‪.‬‬

‫‪53‬‬
‫‪ -‬الرفع باملحضر لعميد شؤون الطالب بعد مراجعته من قبل وكيلة شؤون الطالبات‪.‬‬

‫بكلية الرتبية باجلبيل دليل اجراءات وكالة شؤون الطالبات‬

 ‫اإلجراء‪ :‬متابعة الخدمات الطالبية‬
‫الهدف ‪ :‬األشراف واملتابعة على الخدمات الطالبية (مركز التصوير – القرطاسيه‪ -‬توفير صناديق االمانات –‬ ‫‪‬‬
‫الكافتيريا) ‪.‬‬

‫الموظفة المسؤولة ‪ :‬مشرفة استثمار صندوق الطالب‬ ‫‪‬‬

‫الالئحة ‪....................... :‬‬ ‫‪‬‬
‫الوثائق ذات العالقة ‪ :‬نماذج ورقيه من أدارة صندوق الطالب للمتابعة الشهرية لكل االقسام‬ ‫‪‬‬
‫السجل ‪ :‬امللف الخاص بجميع النماذج لإليجار والشكاوى و التقييم الشهري ‪ -‬ملفات تعهدات ايجار الصناديق ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫ملف الصادر والوارد ‪ -‬ملف متابعة الكافتيريا ‪ -‬ملف متابعة املكتبة ‪ -‬ملف متابعة الصناديق ‪ -‬ملف‬
‫الشكاوى واالقتراحات ‪ -‬ملف سندات االيداع‬
‫خطوات تنفيذ اإلجراء‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫‪ ‬وحدة خزائن الطالبات (ايجار الصناديق) ‪:‬‬
‫‪ -1‬االيداع البنكي لقيمة أيجار الصندوق بحسب الفتره املطلوب ايجارها ‪ 50‬ريال لكل فصل دراس ي في حساب صندوق‬
‫الطالب ‪.‬‬
‫‪-2‬احضار سند االيداع ملشرفة الصندوق ‪.‬‬
‫‪ -3‬تعبئة نموذج تعهد ايجار الصندوق و إختيار الصندوق املطلوب‪.‬‬
‫‪ -4‬نسخ بطاقة الطالبة الجامعي ‪.‬‬
‫‪ -5‬إدخال جميع معلومات الطالبة ببرنامج االكسس والتأكد من عدم وجود غرامة على الطالبة أو وجود صندوق آخر‬
‫لديها ‪.‬‬
‫‪ -6‬لصق ملصق مؤجر على صندوق الطالبة وعليه تاريخ إنتهاء مدة إيجارها للصندوق‪.‬‬
‫‪ -7‬حصر الصناديق شهريا ورفع تقرير لعميد شؤون الطالب بشأن ( الصناديق املؤجرة ‪ .‬الصناديق املنتهي إيجارها ‪.‬‬
‫الصناديق الغير مؤجره ‪ .‬الصناديق التالفه ‪.‬الصناديق املستخدمة من قبل الطالبات بدون ايجار ) ‪.‬‬
‫‪ -8‬جرد إيداعات ايجار الصناديق شهريا ورفع تقرير بذلك لعميد شؤون الطالب ‪:‬‬
‫‪ ‬متابعة الكافتيريا‪:‬‬
‫املتابعة اليومية لتورد االطعمة و تطبق كل مايخص املتابعة اليوميه و الشهريه حسب نموذج املتابعة‪.‬‬
‫‪ ‬متابعة املكتبة‪:‬‬
‫املتابعة اليومية و تطبق كل مايخص املتابعة اليوميه و الشهريه حسب نموذج املتابعة‪.‬‬
‫الخطوات الوقائية‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫صيانة الصناديق (توفير صيانة فوريه لكسر القفل في حال عطل القفل الخاص بالطالبة )‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫استخدام برنامج الصناديق إلحصائية اجمالي املبلغ املودع سواء كان من االيداع بسبب مخالفه او ايجار ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫تطبيق العقوبات واالجراء في حال الكافتيريا و املكتبة و الصناديق ورفع تقارير لعمادة شؤون الطالب‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫‪54‬‬
‫بكلية الرتبية باجلبيل دليل اجراءات وكالة شؤون الطالبات‬
 ‫اإلجراء ‪ :‬االنشطة الطالبية‬
‫الهدف ‪ :‬تحديد جميع اإلجراءات املتعلقة بالنشاط الطالبي وذلك لتفعيل وتنفيذ األنشطة الطالبية وفقا الحتياجات‬ ‫‪‬‬
‫الطالب وميولهم ورغباتهم من خالل خطط محددة وفعالة‪.‬‬
‫توفير بيئة تعليمية تساعد في دعم الفرص التطويرية لدى الطالبات والتي تلعب دورا هاما في بناء الخبرات التعليمية‬ ‫‪‬‬
‫والعملية لديهم‪.‬‬

‫املوظفة املسؤولة ‪ :‬مديرة وحدة األنشطة الطالبية‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫الالئحة ‪----------- :‬‬ ‫‪‬‬

‫الوثائق ذات العالقة ‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫نموذج التسجيل في االندية – الكتروني –‬ ‫‪‬‬
‫نموذج خطط االنشطة واالندية‬ ‫‪‬‬
‫نموذج تقرير الفعالية‬ ‫‪‬‬

‫السجل ‪ :‬مجلد االنشطة الطالبية‬ ‫‪‬‬

‫خطوات تنفيذ اإلجراء‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫َ‬
‫وضع خطة األنشطة الطالبية لكل عام جامعي واعتمادها من ِقبل مجلس العمادة وذلك قبل بداية الدراسة‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫إعداد وتنظيم وتنفيذ خطة األنشطة الطالبية املعتمدة خالل كل عام جامعي‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫اعداد وتنظيم وتنفيذ "حفل تدشين لألنشطة الطالبية" بالتعاون والتنسيق مع عمادة شؤون الطالب بالجامعة في‬ ‫‪‬‬
‫األسبوع الثاني من بداية الفصل الدراس ي االول‪.‬‬
‫اإلشراف على جميع األنشطة الطالبية والتي تشمل مجاالت متنوعة (ثقافية – علمية – اجتماعية – بحثية – دينية) ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫على أن يكون من أهداف األنشطة قيام الطالبات أنفسهم بجميع أعمال النشاط (عدا التمويل املالي) ‪.‬‬
‫اإلعالن للطالبات وبشكل مستمر عن األنشطة الطالبية بالوكالة ودعوتهم للحضور واملشاركة‪،‬‬ ‫‪‬‬
‫إعداد تقرير مفصل عن كل نشاط طالبي بالوحدة وتقديمه لوكيلة شؤون الطالبات‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫إعداد تقرير فصلي شامل عن عمل الوحدة متضمنا اإلنجازات وأي صعوبات أو عراقيل حالت دون تحقيق األهداف‬ ‫‪‬‬
‫املرجوة ومقترحات لتجاوزها وتحسين العمل وتطويره‪ ،‬لوكيلة شؤون الطالبات ويتم تقديمه لعميد شؤون الطالب قبل‬
‫نهاية العام الدراس ي‪.‬‬
‫اعداد وتنظيم وتنفيذ "الحفل الختامي لألنشطة الطالبية" بالتعاون والتنسيق مع عمادة شؤون الطالب بالجامعة قبل‬ ‫‪‬‬
‫أسبوعين على األقل من بداية االختبارات النهائية للفصل الدراس ي الثاني‪ ،‬وهو حفل ختامي لتكريم الطالبات املشاركات‬
‫في األنشطة ‪.‬‬

‫الخطوات الوقائية‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫• ضرورة مراعاة عدم تأثير أي نشاط طالبي بشكل سلبي على التحصيل الدراس ي للطالبات‪.‬‬
‫ضرورة مراعاة عدم الشروع في أي نشاط طالبي إال بعد اخذ موافقه على تنفيذه والرفع بامليزانيه املخصصه له‪.‬‬

‫‪55‬‬
‫بكلية الرتبية باجلبيل دليل اجراءات وكالة شؤون الطالبات‬
 ‫اإلجراء‪ :‬السلف وآلية صرف ميزانية األنشطة (امليزانية التشغيلية)‬

‫الهدف ‪ :‬توضيح اإلجراءات املتبعة في إعداد والرفع مليزانية األنشطة الالمنهجية وعملية الشراء والصرف حسب‬ ‫‪‬‬
‫البنود املخصصة لها‪.‬‬

‫املوظفة املسؤولة ‪ :‬مسؤولة املحاسبة‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫الالئحة ‪ :‬الئحة تنظيم اإلجراءات املالية لصندوق الطالب بجامعة الدمام ‪-‬بند النشاط الثقافي والرياض ي للجامعة‬ ‫‪‬‬
‫– لوائح صندوق الطالب في وكالة شؤون الطالب‬

‫الوثائق ذات العالقة ‪ :‬نموذج طلب سلفة – محضر استهالك – محضر استالم – الفاتورة ‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫السجل ‪ :‬ملف يحتوي على صور لكل الخطابات الصادرة من وكالة شؤون الطالبات إلى عميد شؤون الطالب‬ ‫‪‬‬
‫وصور لجميع الفواتير ومحاضر االستهالك ومحاضر االستالم الخاصة بكل بند من امليزانية ‪.‬‬
‫خطوات تنفيذ اإلجراء‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫التعميم عن األندية الطالبية ببنود امليزانية بتحديد املتطلبات واملستلزمات في قبل بداية كل عام دراس ي‬ ‫‪‬‬
‫تحديد متطلبات األنشطة الطالبية بعد مراجعتها من قبل وكيلة شؤون الطالبات والرفع بها إلى عميدة الكلية ليتم‬ ‫‪‬‬
‫اعتمادها في مجلس الكلية‪.‬‬
‫مراجعة الوثائق واملستندات وميزانية خطة األنشطة الالمنهجية‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫الرفع بميزانية خطة األنشطة بعد اعتمادها من عميدة الكلية والرفع بها الى عميد شؤون الطالب ألخذ املوافقة‬ ‫‪‬‬
‫عليها‪.‬‬
‫وضع خطة زمنية للصرف قبل إقامة أي نشاط بثالثة أسابيع ألخذ املوافقة على الصرف‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫تقوم مديرة األنشطة الطالبية بإحضار الوثائق واملستندات املطلوبة وتقديمها ملسؤولة املحاسبة‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫التأكد من املستندات والوثائق املقدمة واملبالغ املطلوبة بإحضار فواتير من قبل املحاسبة‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫الرفع بطلب اعتماد صرف املبالغ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫تسجيل املشتريات‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫حفظ الوثائق‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫صرف الشيكات املصروفة من قبل صندوق الطالب من قبل وكيلة شؤون الطالبات‬ ‫‪‬‬

‫الخطوات الوقائية‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫الرفع بطلب السلفة لكل نشاط قبل موعد النشاط بأسبوع على األقل العتماده من قبل عميد شؤون الطالب‬ ‫‪‬‬
‫استنادا على امليزانية املعتمدة لألنشطة من الجامعة ‪.‬‬
‫عند التأخر في طلب السلفة من قبل مشرفات األنشطة ال يتم اعتماد صرف املبالغ للنشاط ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫بعد اعتماد صرف املبلغ بشيك للنشاط ‪ ،‬يجب رفع الوثائق واملستندات الخاصة بصرف املبلغ من قبل مسؤولة‬ ‫‪‬‬
‫املحاسبة في موعد أقصاه ‪ 30‬يوم من صرف الشيك ‪.‬‬
‫املبالغ املطلوبة وغير مدعومة بفواتير صحيحة يتم ايداعها في صندوق الطالب في الجامعة كرجيع ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫محاسبة مشرفات األنشطة عند التأخر في رفع الفواتير الخاصة باألنشطة من قبل وكيلة شؤون الطالبات ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫مراعاة التقيد باملبالغ املوجودة في امليزانية الخاصة بوكالة شؤون الطالبات املعتمدة من قبل الجامعة ‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫‪56‬‬
‫بكلية الرتبية باجلبيل دليل اجراءات وكالة شؤون الطالبات‬
 ‫اإلجراء‪ :‬ورشة مهارات الحياة الجامعية‬
‫الهدف ‪ :‬توعية الطالبة املستجدة على متطلبات املرحلة الجامعية والتمييز بين املرحلة الجامعية واملرحلة الثانوية‬ ‫‪‬‬
‫ومعرفة طرق أدارة الوقت وتنظيمه واتباع طرق املذاكرة الفعالة لتحقيق النجاح وأهمية وضع أهداف وخطط‬
‫للنجاح بالدراسة وكذلك تدوين املالحظات خالل املحاضرة وأهمية املشاركة الفعالة باملحاضرات وكيفية تحفيز‬
‫النفس وأساليب قراءة الكتب الدراسية‬

‫املوظفة املسؤولة ‪ :‬وكيلة شؤون الطالبات‪ ،‬مديرة وحدة األنشطة الطالبية‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫الالئحة ‪--------------- :‬‬ ‫‪‬‬

‫الوثائق ذات العالقة ‪ :‬كتيب مهارات الحياة الجامعية ‪ -‬عروض الورشة – نماذج أختبار – استبيان‬ ‫‪‬‬

‫السجل ‪ :‬مجلد مهارات الحياة الجامعية‬ ‫‪‬‬

‫خطوات تنفيذ اإلجراء‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫استالم حصر الطالبات املستجدات املقبوالت في الكلية ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫تقسيم الطالبات إلى فرق ال يتجاوز عدد أفرادها ‪24‬طالبة ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫ترشيح مدربات من أعضاء الهيئة التعليمية إلعطاء الورشة بحيث يتم إشعارهن بالترشيح و أرسال عرض املادة العلمية عن‬ ‫‪‬‬
‫طريق البريد اإللكتروني ‪.‬‬
‫ارسال دعوة لفريق العمل املختار لحضور اإلجتماع الخاص بالورشة قبل انعقادها‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫اعداد نموذج للقاعات التدريسية املستخدمة لتفعيل الورشة وفقا للتقرير املعد عن القاعات وجاهزيتها وتوزيع املجموعات‬ ‫‪‬‬
‫الطالبية على القاعات املختارة‪.‬‬
‫ل‬
‫استالم الكشوف النهائية بأسماء الطالبات وأرقام القاعات الخاصة بالورشة واسم العضو املسئو عن الفريق ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫يتم عقد اختبار للطالبات في نهاية الورشه‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫توزيع االستبيانات الخاصة بالورشة ملعرفة انطباع الطالبات ‪ .‬وكذلك مدى رضاهم عن الورشة‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫الخطوات الوقائية‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫يتم حصر الطالبات الغائبات في أيام الورشة ‪ .‬ويتم الترتيب ألعادة هذه الورشة حتى يتسنى لهن دخول االختبار ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫إعالن الورشة (مهارات الحياة الجامعية ) يشمل على تحديد األيام واالوقات املقررة إلنعقاد الورشة خالل اسبوع التهيئة ويتم نشره عبر‬ ‫‪‬‬
‫الحسابات الرسمية بتوتير ( كلية التربية بالجبيل ‪ ،‬وكالة شؤون الطالبات ‪ ،‬وكالة الشؤون االكاديمية )‪.‬‬

‫بكلية الرتبية باجلبيل دليل اجراءات وكالة شؤون الطالبات‬

‫‪57‬‬
 ‫اإلجراء ‪:‬التوعية الدينية‬
‫الهدف ‪ :‬ت وضح هذه اإلجراءات عملية إعداد و تنفيذ البرامج و األنشطة الدينية في الكلية و التي تسهم في تحقيق‬ ‫‪‬‬
‫رعاية و معالجة القضايا الطالبية و تنمية الوعي لدى الطالبة بكل ما يحيط بها من جوانب الحياة ‪.‬‬

‫املوظفة املسؤولة ‪ :‬مسئولة التوعية الدينية‬ ‫‪‬‬

‫الوثائق ذات العالقة ‪---------------- :‬‬ ‫‪‬‬

‫الالئحة ‪ :‬الئحة ضبط سلوك الطالبات ( التأديبية ) جامعة الدمام ‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫السجل ‪ :‬سجل الكتروني بالحلق املقامة باملصلى – سجل الكتروني للدروس – سجل الكتروني للدورات‬ ‫‪‬‬

‫خطوات تنفيذ اإلجراء ‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫‪ -‬إعداد خطة عامة للتوعية الدينية قبل بداية العام الدراس ي‬ ‫‪‬‬
‫‪ -‬الرفع بالخطة لوكيلة شؤون الطالبات العتمادها‬ ‫‪‬‬
‫‪ -‬رعاية املصلى و اإلشراف على الدورات التي تقام للطالبات و املوظفات‬ ‫‪‬‬
‫‪ -‬إعداد برامج توعوية للحاالت املحول من التوجيه و اإلرشاد‬ ‫‪‬‬
‫‪ -‬إقامة حلق تحفيظ القرآن للطالبات و املوظفات و اإلشراف عليها‬ ‫‪‬‬
‫‪ -‬اإلشراف على مسابقات القرآن الكريم و السنة النبوية و التي تقدمها عمادة شؤون الطالبات‬ ‫‪‬‬
‫‪ -‬التنسيق مع الداعيات و األعضاء إلقامة دورات و دروس للموظفات و الطالبات بعد أخذ املوافقة على‬ ‫‪‬‬
‫األستضافة من وكيل الجامعة ‪.‬‬
‫تفعيل املناسبات الدينية مثل (يوم عاشوراء صيام االيام البيض ‪ ......‬الخ) ‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫الخطوات الوقائية‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫‪‬‬

‫‪58‬‬
‫بكلية الرتبية باجلبيل دليل اجراءات وكالة شؤون الطالبات‬
 ‫اإلجراء‪ :‬خدمات العيادة الطبية‬
‫الهدف ‪ :‬توضيح اإلجراءات املتبعة في إعداد والرفع مليزانية األنشطة الالمنهجية وعملية الشراء والصرف حسب‬ ‫‪‬‬
‫البنود املخصصة لها‪.‬‬

‫املوظفة املسؤولة ‪ :‬الطبيبة واملمرضة‬ ‫‪‬‬

‫الالئحة ‪--------------- :‬‬ ‫‪‬‬

‫الوثائق ذات العالقة ‪ :‬نموذج العالمات الحيوية_ نموذج للتاريخ املرض ي _نموذج مالحظات الدكتور للحالة ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫نموذج إجازات مرضية ‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫السجل ‪ :‬مجلد خدمات العيادة الطبية‬ ‫‪‬‬

‫خطوات تنفيذ اإلجراء‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫• مباشرة الحاالت اإلسعافية األولية لطالبات الكلية مثل‪ :‬حاالت اإلغماء واملغص والصداع والصرع والجروح‬
‫والحروق وغيرها‪.‬‬
‫• متابعة الحاالت املرضية املزمنة لطالبات الكلية مثل السكر والضغط وأمراض القلب والربو‪.‬‬
‫• تحويل الحاالت املرضية التي تحتاج إلى رعاية متقدمة إلى املستشفيات إذ لزم األمر لذلك‪.‬‬
‫• استقبال الحاالت املحولة من وحدة اإلرشاد والتوجيه الطالبي وبيان أثر الحالة الصحية على مستوى دراسة‬
‫الطالبة ومحاولة إيجاد حلول مناسبة للطالبة‪.‬‬
‫• املساهمة في نشر الوعي الصحي عن طريق إلقاء محاضرات تثقيفية داخل الكلية وعمل مطويات لزيادة الوعي‬
‫الصحي للطالبات‪.‬‬

‫الخطوات الوقائية‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫تسجيل الوثائق كاملة عند فتح ملف للمريضة ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫حفظ خصوصية املريضة ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫االهتمام بصيانة وجاهزية األجهزة الطبية ( أجهزة السكر _ الضغط _ اسطوانات األوكسجين )‬ ‫‪‬‬
‫توفير األدوية األساسية ومتابعة تاريخ صالحيتها ‪.‬االهتمام بالية نقل الطالبات للمستشفى عند الحاجة ‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫‪59‬‬
‫بكلية الرتبية باجلبيل دليل اجراءات وكالة شؤون الطالبات‬
 ‫اإلجراء‪ :‬وحدة املؤتمر الطالبي‬
‫الهدف ‪ :‬إشراك الطالبات املتميزات في صنع القرارات وتحمل املسؤوليات واملساهمة في تطوير العملية التربوية‬ ‫‪‬‬
‫واألكاديمية ولخدمة الكلية وتحقيق اهدافها‪.‬‬
‫إتاحة الفرصة للموهوبات من طالبات جامعة األميرة نورة بنت عبدالرحمن إلبراز مواهبهن من خالل املحاور‬ ‫‪‬‬
‫والفعاليات املختلفة للمؤتمر‪.‬‬
‫تشجيع الطالبات على املشاركة في اللقاء العلمي السنوي الذي يبرز إبداعاتهن وتميزهن‪ ،‬و ينافس اللقاءات‬ ‫‪‬‬
‫العملية املناظرة‪.‬‬

‫املوظفة املسؤولة ‪ :‬منسقة املؤتمر الطالبي‬ ‫‪‬‬

‫الوثائق ذات العالقة ‪ :‬البوسترات الخاصة باملؤتمر‪ -‬نماذج التسجيل االلكترونية‬ ‫‪‬‬

‫الالئحة ‪ :‬الئحة شروط املشاركة في املؤتمر الطالبي‬ ‫‪‬‬

‫السجل ‪ :‬مجلداملؤتمر الطالبي‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫خطوات تنفيذ اإلجراء‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫• تحفيز الطالبات على املشاركة وتقديم الدعم الالزم لهن‪.‬‬
‫• حث الطالبات على التسجيل االلكتروني عبر الرابط‪.‬‬
‫• حث األقسام التعليمية على املشاركة واإلشراف على مشاركات الطالبات‪.‬‬
‫• تنظيم عقد الدورات التدريبية وورش العمل للمؤتمر الطالبي تكون موجهه للطالبات املشاركات في املؤتمر الطالبي‬
‫• االعالن عن أعمال املؤتمر وشروطه وتزويد اللجان بكل ما يستجد عليها‬
‫• استقبال الطالبات والرد على استفساراتهن‬
‫• استالم نسخة من استمارة التسجيل االلكترونية والتأكد من صحة البيانات (وتقديم املساعدة ملن ال تتمكن من التسجيل‬
‫الكترونيا)‬
‫• استالم نسخة من اقرار املشاركة االلكتروني والتأكد من صحة البيانات‬
‫• استالم مشاركات الطالبات وتوجيه املشاركات الخاصة باألقسام املعنية في الكلية للجنة العلمية في األقسام‬
‫• إعداد التقرير النهائي بأعمال املؤتمر في الكلية‪/‬العمادة لرفعه للجنة تنسيق املؤتمر ومتابعةأعماله بالجامعة ‪.‬‬
‫•إعداد بيان بكافة املشاركات بعد انتهائها ورفعه للجنة العلمية العليا بإدارة الجامعة‪ .‬ونسخه منه لوكيلة شؤون الطالبات‪.‬‬

‫الخطوات الوقائية‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫تتولى املنسقة مراجعة وتوثيق جميع املعلومات الشخصية املدخلة من قبل الطالبات املشاركات وقبول او رفض‬ ‫‪‬‬
‫أي مشاركة بناء على صحة املعلومات وتوفر الشروط‪.‬‬

‫بكلية الرتبية باجلبيل دليل اجراءات وكالة شؤون الطالبات‬

‫‪60‬‬
 ‫اإلجراء‪ :‬العهدة واملستودعات‬

‫الهدف ‪ :‬توضيح االجراءات املتبعة في استالم وتسليم العهد وحصر املوجود باملستودع‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫املوظفة املسؤولة ‪ :‬مسؤولة العهدة‬ ‫‪‬‬

‫الالئحة ‪ :‬نموذج صرف مواد من إدارة املستودعات ‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫الوثائق ذات العالقة ‪ :‬نموذج استالم وتسليم عهدة – جدول حجز املسرح والقاعة الزرقاء – نماذج الصرف‬ ‫‪‬‬

‫السجل ‪ :‬سجل خطابات حجز املسرح والقاعة الزرقاء وسجل خطابات حجز العهد لألنشطة‬ ‫‪‬‬

‫خطوات تنفيذ اإلجراء‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫‪ -‬القيام بجرد خاص للمستودع ووضع نموذج خاص بالجرد باملستودع في بداية العام الدراس ي ‪.‬‬
‫‪ -‬تحديد األصناف املستديمة واألصناف املستهلكة وتسجيل األصناف املستديمة في نموذج صرف املواد من قبل‬
‫إدارة املستودعات في الكلية ‪.‬‬
‫‪ -‬تعميم على جميع وحدات الوكالة لتحديد احتياجاتهم‪.‬‬
‫‪ -‬تعميم على األندية الطالبية لتحديد احتياجاتهم‪.‬‬
‫‪ -‬طلب توفير االحتياجات من بند النشاط الثقافي والرياض ي املخصص لوكالة شؤون الطالبات ‪.‬‬
‫‪ -‬إعداد ملخص باالحتياجات من االصناف ورفعها إلى عميد شؤون الطالب‪.‬‬
‫‪ -‬استالم جميع االصناف الواردة للوكالة والتأكد منها ومطابقتها‪.‬‬
‫‪ -‬التوقيع مع االستالم مع أخذ صورة من النموذج قبل تسليمه للجهة املعنية‪.‬‬
‫‪ -‬حفظ االصناف في املستودع وتنظيمها حسب االجراءات املعمول بها‪.‬‬
‫‪ -‬اعداد محضر في نهاية العام بالعهد املوجودة في املستودعات بعد جردها ‪.‬‬
‫الخطوات الوقائية‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫‪ ‬في حالة فقدان أو تلف أحد العهد املستديمة يلزم اتباع اآلتي‪:‬‬
‫‪ -‬تقوم موظفة العهدة بإبالغ وكيلة شؤون الطالبات والفقدان صنف أو تلف‪.‬‬
‫‪ -‬التقص ي عن أسباب التلف أو الفقد الحاصل‪.‬‬
‫‪ -‬تحديد مسؤولية املقصر أو املتسبب كان لسبب االهمال والتقصير أو سوء استخدام‪.‬‬
‫‪ -‬إعداد محضر يوضح األسباب واملسؤولية واإلجراء الالزم في هذه الحالة ‪.‬‬
‫‪ ‬في حالة الرجيح‪:‬‬
‫‪ -‬تصنيف حالة الرجيح (جديد‪-‬صالح لالستعمال ‪-‬يمكن اصالحه ‪-‬غير صالح) وتسجيل بياناته كاملة في النموذج‬
‫خاص بذلك‪.‬‬

‫‪61‬‬
‫‪ -‬الرفع باملحضر لعميد شؤون الطالب بعد مراجعته من قبل وكيلة شؤون الطالبات‪.‬‬

‫بكلية الرتبية باجلبيل دليل اجراءات وكالة شؤون الطالبات‬

 ‫اإلجراء‪ :‬متابعة الخدمات الطالبية‬
‫الهدف ‪ :‬األشراف واملتابعة على الخدمات الطالبية (مركز التصوير – القرطاسيه‪ -‬توفير صناديق االمانات –‬ ‫‪‬‬
‫الكافتيريا) ‪.‬‬

‫الموظفة المسؤولة ‪ :‬مشرفة استثمار صندوق الطالب‬ ‫‪‬‬

‫الالئحة ‪....................... :‬‬ ‫‪‬‬
‫الوثائق ذات العالقة ‪ :‬نماذج ورقيه من أدارة صندوق الطالب للمتابعة الشهرية لكل االقسام‬ ‫‪‬‬
‫السجل ‪ :‬امللف الخاص بجميع النماذج لإليجار والشكاوى و التقييم الشهري ‪ -‬ملفات تعهدات ايجار الصناديق ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫ملف الصادر والوارد ‪ -‬ملف متابعة الكافتيريا ‪ -‬ملف متابعة املكتبة ‪ -‬ملف متابعة الصناديق ‪ -‬ملف‬
‫الشكاوى واالقتراحات ‪ -‬ملف سندات االيداع‬
‫خطوات تنفيذ اإلجراء‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫‪ ‬وحدة خزائن الطالبات (ايجار الصناديق) ‪:‬‬
‫‪ -1‬االيداع البنكي لقيمة أيجار الصندوق بحسب الفتره املطلوب ايجارها ‪ 50‬ريال لكل فصل دراس ي في حساب صندوق‬
‫الطالب ‪.‬‬
‫‪-2‬احضار سند االيداع ملشرفة الصندوق ‪.‬‬
‫‪ -3‬تعبئة نموذج تعهد ايجار الصندوق و إختيار الصندوق املطلوب‪.‬‬
‫‪ -4‬نسخ بطاقة الطالبة الجامعي ‪.‬‬
‫‪ -5‬إدخال جميع معلومات الطالبة ببرنامج االكسس والتأكد من عدم وجود غرامة على الطالبة أو وجود صندوق آخر‬
‫لديها ‪.‬‬
‫‪ -6‬لصق ملصق مؤجر على صندوق الطالبة وعليه تاريخ إنتهاء مدة إيجارها للصندوق‪.‬‬
‫‪ -7‬حصر الصناديق شهريا ورفع تقرير لعميد شؤون الطالب بشأن ( الصناديق املؤجرة ‪ .‬الصناديق املنتهي إيجارها ‪.‬‬
‫الصناديق الغير مؤجره ‪ .‬الصناديق التالفه ‪.‬الصناديق املستخدمة من قبل الطالبات بدون ايجار ) ‪.‬‬
‫‪ -8‬جرد إيداعات ايجار الصناديق شهريا ورفع تقرير بذلك لعميد شؤون الطالب ‪:‬‬
‫‪ ‬متابعة الكافتيريا‪:‬‬
‫املتابعة اليومية لتورد االطعمة و تطبق كل مايخص املتابعة اليوميه و الشهريه حسب نموذج املتابعة‪.‬‬
‫‪ ‬متابعة املكتبة‪:‬‬
‫املتابعة اليومية و تطبق كل مايخص املتابعة اليوميه و الشهريه حسب نموذج املتابعة‪.‬‬
‫الخطوات الوقائية‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫صيانة الصناديق (توفير صيانة فوريه لكسر القفل في حال عطل القفل الخاص بالطالبة )‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫استخدام برنامج الصناديق إلحصائية اجمالي املبلغ املودع سواء كان من االيداع بسبب مخالفه او ايجار ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫تطبيق العقوبات واالجراء في حال الكافتيريا و املكتبة و الصناديق ورفع تقارير لعمادة شؤون الطالب‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫بكلية الرتبية باجلبيل دليل اجراءات وكالة شؤون الطالبات‬

‫‪62‬‬
‫وحدة خدمة املجتمع‬

‫‪1438 – 1437‬هـ‬
 ‫عقد االجتماعات الدورية مع منسقات الخدمة املجتمعية بأقسام الكلية‬

‫الهدف ‪ :‬متابعة ومناقشة ما يستجد من مهام وموضوعات تخص تطوير العملية التعليمية‬ ‫‪‬‬

‫املوظفة املسؤولة ‪ :‬مديرة وحدة خدمة املجتمع‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫الوثائق ذات العالقة ‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫الالئحة ‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫السجل ‪ :‬محاضر االجتماعات الدورية ‪،‬‬ ‫‪‬‬

‫خطوات تنفيذ اإلجراء‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫يثبت موعد اجتماع املنسقات مرة كل شهر ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫يتم تحديد مواضيع االجتماع من مديرة الوحدة و اعداد جدول األعمال من قبل السكرتيرة قبل كل اجتماع‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫تقوم السكرتيرة بإرسال بريد تذكير الكتروني بموعد االجتماع لكافة املنسقات في اليوم السابق لالجتماع‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫تقوم السكرتيرة بكتابة محضر مفصل لبنود االجتماع مع توضيح مواعيد إنجاز املهام واملسؤول عن تنفيذها‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫ترسل نسخة الكترونية من محضر االجتماع لوكيلة شؤون الطالبات ومنسقات خدمة املجتمع للكلية‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫تقوم سكرتيرة القسم بمتابعة انجازات املهام وعرض تقرير عنها في االجتماع التالي‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫يتم ارشفة تقارير اإلنجازات املهمة في ملف االنجازات‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫الخطوات الوقائية‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫في حال اعتذار اكثر من نصف املنسقات أو غياب مديرة الوحدة يتم تأجيل موعد االجتماع وتحديد موعد مناسب‬ ‫‪‬‬
‫لجميع املنسقات واعالنه للجميع ‪.‬‬

‫دليل اجراءات وحدة خدمة اجملتمع بكلية الرتبية باجلبيل‬

‫‪66‬‬
 ‫الخطة التشغيلية‬

‫الهدف ‪ :‬عرض الفعاليات واملشاركات التي سيقدمها القسم قبل بداية العام الدراس ي الجديد‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫املوظفة املسؤولة ‪ :‬مديرة وحدة خدمة املجتمع‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫الالئحة ‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫الوثائق ذات العالقة ‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫السجل ‪ :‬ملف الخطط التشغيلية‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫خطوات تنفيذ اإلجراء‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫يتم تعبئة نموذج الخطة التشغيلية من قبل كل قسم واعتماده من قبل رئيسة القسم قبل بداية العام الدراس ي‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫التعديل على الخطة التشغيلية في بداية العام الدراس ي ان ظهرت مستجدات تتطلب التعديل‪،‬‬ ‫‪‬‬
‫تقوم السكرتيرة بجمع الخطط التشغيلية من كل منسقة من كل قسم‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫تقوم مديرة الوحدة بمناقشة الخطط التشغيلية مع وكيلة شؤون الطالبات وعميدة الكلية‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫ترسل نسخ الخطة التشغيلية املعتمدة لألقسام للبدء بتنفيذها‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫يتم ارشفة الخطط التشغيلية في ملف الخطط‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫الخطوات الوقائية‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫في حال اعتذار اكثر من ثلث أعضاء املجلس يتم تأجيل موعد االجتماع وتحديد موعد مناسب لجميع األعضاء واعالنه‬
‫للجميع على أن يكون موعد املجلس مناسبا للموعد األقص ى لتسليم املجلس إلدارة الكلية‪.‬‬
‫في حال تأخر األعضاء في رفع املواضيع الخاصة باملجلس يتم تأجيلها إلى املجلس التالي ‪.‬‬

‫دليل اجراءات وحدة خدمة اجملتمع بكلية الرتبية باجلبيل‬

‫‪67‬‬
 ‫متابعة األنشطة املنهجية والالمنهجية املجتمعية‬

‫الهدف ‪ :‬مناقشة ومتابعة خطط األنشطة املنهجية والالمنهجية لخدمة املجتمع‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫املوظفة املسؤولة ‪ :‬مديرة وحدة خدمة املجتمع‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫الالئحة ‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫الوثائق ذات العالقة ‪:‬كتيب بنك املسئولية املجتمعية‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫السجل ‪ :‬ملف األنشطة املنهجية والالمنهجية لخدمة املجتمع‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫خطوات تنفيذ اإلجراء‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫يتم ارسال نموذج خطة األنشطة من قبل سكرتيرة الوحدة لكافة املنسقات‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫يرسل املنسق النموذج الكترونيا ملديرة الوحدة بعد تعبئته‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫يتم مناقشة الخطط مع مديرة األنشطة الطالبية ووكيلة شؤون الطالبات‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫يتم اصدار خطابات املشاركات الخارجية والتنظيم ليوم النشاط‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫تجهيز جوائز الشكر للجهات الخارجية املشاركة ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫تنظيم النشاط وإصدار التصاريح الالزمة لدخول الجهات الخارجية للكلية من قبل وكيلة الشؤون اإلدارية ‪.....‬‬ ‫‪‬‬
‫كتابة تقرير للنشاط من قبل منسقة الخدمة املجتمعية‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫أرشفة الخطابات الخارجية وتقارير النشاط في ملف األنشطة املنهجية والالمنهجية لخدمة املجتمع‬ ‫‪‬‬

‫الخطوات الوقائية‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫في حال مشاركة الطالبات لنشاط خارج الكلية (خدمة مجتمع) يتم اصدار تصاريح الخروج ألخذ موافقة الكلية‬ ‫‪‬‬
‫وموافقة ولي األمر ‪ ،‬كما يتم التواصل مع الجهة املعنية لتوفير املواصالت للطالبات‪.‬‬
‫في حال إقامة الفعالية داخل الكلية خارج أوقات الدوام يتم اصدار تصريح الدخول للمشاركين من وكلية الشؤون‬ ‫‪‬‬
‫اإلدارية‪.‬‬

‫دليل اجراءات وحدة خدمة اجملتمع بكلية الرتبية باجلبيل‬

‫‪68‬‬
 ‫الشراكات املجتمعية‬

‫الهدف ‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫املوظفة املسؤولة ‪ :‬مديرة خدمة املجتمع‬ ‫‪‬‬

‫الالئحة ‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫الوثائق ذات العالقة ‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫السجل ‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫خطوات تنفيذ اإلجراء‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫يتم ارسال‬ ‫‪‬‬

‫الخطوات الوقائية‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫في حال رغبة أكثر من عضو في لجنة معينة أو عزوفهم عن إحدى اللجان يقوم الرئيس بتوزيع اللجان حسب ما‬ ‫‪‬‬
‫يراه مناسبا للمصلحة العامة للقسم ‪.‬‬

‫دليل اجراءات وحدة خدمة اجملتمع بكلية الرتبية باجلبيل‬

‫‪69‬‬
‫املجلس الطالبي‬

‫‪1438 -1437‬ه‬
 ‫إجراءات الترشيح للمجلس الطالبي‬
‫الهدف ‪ :‬إشراك الطالبات املتميزات في صنع القرارات وتحمل املسؤوليات واملساهمة في تطوير العملية التربوية واألكاديمية ولخدمة‬ ‫‪‬‬
‫الكلية وتحقيق اهدافه ‪ ،‬من خالل ترشيح الطالبات أنفسهن والتصويت ملن يمثلهن في األقسام التعليمية ‪.‬‬

‫املوظفة املسؤولة ‪ :‬رئيسة املجلس الطالبي ‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫الوثائق ذات العالقة ‪ :‬نموذج الترشيح للمجلس الطالبي (ورقي – إلكتروني)‬ ‫‪‬‬

‫الالئحة ‪ :‬الئحة الشروط لعضوية املجلس الطالبي ‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫السجل ‪ :‬مجلد املجلس الطالبي‬ ‫‪‬‬

‫خطوات تنفيذ اإلجراء‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫يتم فتح باب الترشيح للمجلس الطالبي بداية الفصل الدراس ي األول من السنة عبر رابط إلكتروني متاح للطالبات‬ ‫‪‬‬
‫الدخول عليه للتسجيل‬
‫يعلن هذا الرابط عبر وسائل التواصل االجتماعي (التوتير ) وأيضا يدرج عبر البالك بورد للطالبات‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫بعد انتهاء الفترة املعلنة للترشيح تقوم رئيسة املجلس الطالبي على مراجعة البيانات املدخلة من قبل املرشحات‬ ‫‪‬‬
‫للتأكد من مدى مطابقتها للشروط الالزمة لعضوية املجلس الطالبي ‪.‬‬
‫بعد عملية مراجعة البيانات يتم اعتماد اسماء الطالبات املرشحات ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫تقوم سكرتيرة املجلس بعمل خطاب موجه إلى وكيلة شؤون الطالبات ورئيسات األقسام بأسماء الطالبات‬ ‫‪‬‬
‫املرشحات ‪ ،‬وعمل إعالن بذلك يتم نشره عبر البالك بورد للطالبات ووسائل التواصل اإلجتماعي (التوتير )للبدء‬
‫في عملية التصويت املحددة بوقت معين ‪.‬‬
‫يتم ادراج رابط للتصويت للطالبات املرشحات في األقسام التعليمية متاح للطالبات الدخول عليه وترشيح من‬ ‫‪‬‬
‫يستحق ان يمثلها في القسم‪.‬‬
‫تمر عملية االنتخابات في سرية تامة لحين انتهاء املدة املحددة لها ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫يتم إعالن اسماء الطالبات املستحقات لعضوية املجلس الطالبي والحاصالت على أعلى نسبة تصويت من قبل‬ ‫‪‬‬
‫زميالتهن خالل مرحلة االنتخابات‪.‬‬
‫يتم تعميم اسماء عضوات املجلس الطالبي على الوكيالت ورئيسات األقسام التعليمية‪ ،‬ويحفظ في سجل الصادر‬ ‫‪‬‬
‫من خطابات املجلس الطالبي ‪.‬‬

‫الخطوات الوقائية‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫في حال عدم مطابقة املرشحة للشروط املطلوبة للعضوية ’يتم إشعارها بالرفض عن طريق إ{سال ايميل بذلك‬ ‫‪‬‬
‫مع شرح األسباب لإلستبعاد‬
‫في حال وقوع الطالبة املنتسبة للمجلس الطالبي لعقوبة تأديبية أو تعرضها للفصل تنتهي عضويتها في املجلس ‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫دليل اجراءات وحدة اجمللس الطالبي بكلية الرتبية باجلبيل‬

‫‪73‬‬
 ‫عقد االجتماعات الدورية ألعضاء املجلس الطالبي‬

‫الهدف ‪ :‬متابعة ومناقشة ما يستجد من موضوعات تهم الطالبات في األقسام التعليمية ‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫املوظفة املسؤولة ‪ :‬رئيسة املجلس الطالبي ‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫الوثائق ذات العالقة ‪ :‬نموذج محضر االجتماعات الدورية للمجلس الطالبي ‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫الالئحة ‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫السجل ‪ :‬مجلد املجلس الطالبي (اجتماع أعضاء املجلس الطالبي)‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫خطوات تنفيذ اإلجراء‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫تحديد موعد اجتماع أعضاء املجلس الطالبي في الجداول الدراسية الخاصة باألعضاء لضمان تواجدهم جميعا‬ ‫‪‬‬
‫في وقت االجتماع ‪.‬‬
‫يتم تحديد مواضيع االجتماع من رئيسة املجلس و اعداد جدول األعمال قبل كل اجتماع‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫التأكيد لالجتماع عبر إرسال ايميل بموعد االجتماع لكافة األعضاء في اليوم السابق لالجتماع‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫تقوم سكرتيرة املجلس بكتابة محضر مفصل لبنود االجتماع وما تم االتفاق عليه باالستناد إلى اللوائح واألنظمة‬ ‫‪‬‬
‫مع توضيح مواعيد إنجاز املهام واملسؤول عن تنفيذها ‪ ،‬وتعمل على طباعته بعد ذلك ‪.‬‬
‫ترسل نسخة الكترونية من محضر االجتماع لوكيلة شؤون الطالبات واعضاء املجلس الطالبي ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫تقوم سكرتيرة القسم بمتابعة انجازات املهام والقرارات وعرض تقرير عنها في االجتماع التالي ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫يتم ارشفة القرارات املهمة في ملف القرارات والتوصيات ‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫الخطوات الوقائية‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫في حال اعتذار اكثر من ثلث أعضاء املجلس يتم تأجيل موعد االجتماع وتحديد موعد مناسب لجميع األعضاء‬ ‫‪‬‬
‫واعالنه للجميع ‪.‬‬

‫‪74‬‬
‫دليل اجراءات وحدة اجمللس الطالبي بكلية الرتبية باجلبيل‬
 ‫االجراء‪ :‬عقد االجتماعات الطالبية بين الطالبات ورئيسات األقسام التعليمية‬

‫الهدف ‪ :‬عرض مالحظات ومقترحات الطالبات ‪،‬والرد على االستفسارات املقدمة من قبلهن لرئيسة القسم واألعضاء‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫املوظفة املسؤولة ‪ :‬رئيسة املجلس الطالبي ‪،‬بحضور رئيسة القسم واألعضاء‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫الالئحة ‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫الوثائق ذات العالقة ‪ :‬نموذج محضر االجتماعات الدورية للمجلس الطالبي ‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫السجل ‪ :‬مجلد املجلس الطالبي (اجتماعات األقسام التعليمية )‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫خطوات تنفيذ اإلجراء‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫تحديد موعد عقد االجتماعات الطالبية بالتنسيق مع رئيسات األقسام التعليمية بحيث تكون هذه االجتماعات فصلية‬ ‫‪‬‬
‫بداية كل فصل ‪ ،‬أو في الحاجة لعقد مثل هذه االجتماعات‪.‬‬
‫يتم التنسيق مع مسؤولة العهدة لعمل االجراءات الالزمة لحجز مكان االجتماع قاعة األمير محمد بن فهد‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫يتم عمل إعالن بمواعيد االجتماعات محددة باأليام والتواريخ ‪،‬تعلن للطالبات عبر البالك بورد ووسائل التواصل‬ ‫‪‬‬
‫االجتماعي التوتير (حساب املجلس الطالبي – حساب األقسام التعليمية)‪.‬‬
‫تقوم ممثلة القسم ونائبتها على التواصل مع طالبات القسم لحصر االسئلة الهامة من قبلهن بهدف عرضها على رئيسة‬ ‫‪‬‬
‫القسم واألعضاء في االجتماع ‪.‬‬
‫تقوم السكرتيرة بإرسال ايميل تذكير ي بموعد االجتماع للقسم في اليوم السابق لالجتماع‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫تقوم وكيلة القسم بكتابة مجلس القسم وتقسيم بنوده حسب ما هو معتمد في نموذج مجالس األقسام مع االشارة إلى‬ ‫‪‬‬
‫اللوائح واألنظمة في القرارات املتخذة وتسليم املحضر لسكرتيرة القسم لطباعته‪.‬‬
‫ترسل نسخة الكترونية من محضر االجتماع لوكيلة شؤون الطالبات وللقسم ‪،‬وتحفظ نسخة منه في سجل املجلس‬ ‫‪‬‬
‫الطالبي‪.‬‬
‫يتم ارشفة القرارات املهمة في ملف القرارات والتوصيات‬ ‫‪‬‬

‫الخطوات الوقائية‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫في حال اعتذار رئيسة القسم عن موعد االجتماع يتم تأجيل موعد االجتماع وتحديد موعد مناسب ‪،‬واعالنه للجميع ‪.‬‬
‫في حال وجود مطالب مقترحة عامة من الطالبات خارج نطاق القسم يتم رفع مطالب الطالبات إلى عميدة الكلية ‪.‬‬

‫‪75‬‬
‫دليل اجراءات وحدة اجمللس الطالبي بكلية الرتبية باجلبيل‬
 ‫اجراءات اعداد التقارير للفعاليات واألنشطة‬

‫الهدف ‪ :‬مراقبة كفاءة وجودة الفعاليات واألنشطة املقدمة من قبل املجلس الطالبي ‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫املوظفة املسؤولة ‪ :‬رئيسة املجلس الطالبي ‪ +‬أعضاء املجلس الطالبي ‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫الالئحة ‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫الوثائق ذات العالقة ‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫السجل ‪ :‬مجلد املجلس الطالبي (التقارير)‬ ‫‪‬‬

‫خطوات تنفيذ اإلجراء‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫يتم اعداد تقرير بالفعاليات واألنشطة املقدمة من قبل املجلس الطالبي بعد انتهاء الفعالية ‪ ،‬شامل لجميع‬ ‫‪‬‬
‫االجراءات املعتمدة وموثق بالصور ‪.‬‬
‫يتم رفع السلبيات وااليجابيات للنشاط والفعالية املقدمة ملناقشته خالل االجتماع الدوري الخاص بأعضاء‬ ‫‪‬‬
‫املجلس الطالبي ‪ ،‬وبناء عليه التوصل للتوصيات املقترحة ‪..‬‬
‫يتم ارسال نسخة من التقرير بصورته النهائية إلى وكيلة شؤون الطالبات ‪ .‬ملناقشته خالل االجتماع الدوري‬ ‫‪‬‬
‫التابع للوكالة‪.‬‬
‫يتم أرشفة التقارير املقدمة في سجل املجلس الطالبي (التقارير)‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫الخطوات الوقائية‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫‪‬‬

‫‪76‬‬
‫دليل اجراءات وحدة اجمللس الطالبي بكلية الرتبية باجلبيل‬
 ‫اجراءات مسابقة درة الجامعة‬

‫الهدف ‪ :‬البحث عن الطالبات املتميزات على مستوى الجامعة في النواحي القيادية والبحثية والخطابية واملهارية‬ ‫‪‬‬
‫والخدمة املجتمعية لتبادل الخبرات فيما بينهن والفوز بلقب درة الكلية ودرة لجامعة ‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫املوظفة املسؤولة ‪ :‬رئيسة املجلس الطالبي ‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫الالئحة ‪ :‬الئحة شروط املسابقة موقع الجامعة ‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫الوثائق ذات العالقة ‪ :‬البوسترات الخاصة لالعالن – استمارة التسجيل االلكتروني ـ‬ ‫‪‬‬

‫السجل ‪ :‬مجلد املجلس الطالبي (الوارد ‪ -‬الصادر)‬ ‫‪‬‬

‫خطوات تنفيذ اإلجراء‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫يتم إعالن شروط مسابقة درة الجامعة ورابط التسجيل للطالبات عبر وسائل التواصل االجتماعي (تويتر) والبالك‬ ‫‪‬‬
‫بورد بعد تحديد موعد املسابقة املعلن من قبل الجامعة‪.‬‬
‫يتم استقبال الطالبات املشاركات في املسابقة والتأكد من البيانات املدخلة من قبلهن في نموذج االشتراك باملسابقة‪،‬‬ ‫‪‬‬
‫وكذلك التأكيد على استالم الوثائق املطلوبة‪.‬‬
‫تعمل وكيلة شؤون الطالبات على تشكيل لجنة لفرز أسماء الطالبات املشاركات واستبعاد من ال تنطبق عليها‬ ‫‪‬‬
‫الشروط‪ ،‬مع ضرورة إشعار املستبعدات بسبب رفض املشاركة‪.‬‬
‫مشاركة‪.‬‬
‫ٍ‬ ‫يتم حصر أسماء املشاركات باملسابقة في نموذج خاص وتحديد الدرجات املستحقة لكل‬ ‫‪‬‬
‫يتم اعتماد أعلى ثالث مشاركات نسبة في الدرجات املستحقة ليتم رفعها إلى إدارة الكلية ومن ثم إلى إدارة الجامعة‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫الخطوات الوقائية‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫في حال عدم انطباق الشروط على الطالبة املشاركة يتم االستبعاد مع ضرورة إشعار الطالبة بالسبب ‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫‪77‬‬
‫دليل اجراءات وحدة اجمللس الطالبي بكلية الرتبية باجلبيل‬
 ‫اجراء املشاركة باملؤتمر الطالبي‬
‫الهدف ‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫إتاحة الفرصة للموهوبات من الطالبات إلبراز مواهبهن من خالل املحاور والفعاليات املختلفة للمؤتمر‬ ‫‪‬‬
‫الطالبي التي تتطرح سنويا‬

‫املوظفة املسؤولة ‪ :‬منسقة املؤتمر الطالبي‬ ‫‪‬‬

‫الالئحة ‪ :‬الئحة شروط املشاركة في املؤتمر الطالبي‬ ‫‪‬‬

‫الوثائق ذات العالقة ‪ :‬البوسترات الخاصة باملؤتمر‪ -‬نماذج التسجيل االلكترونية‬ ‫‪‬‬

‫السجل ‪ :‬مجلد املؤتمر الطالبي‬ ‫‪‬‬

‫خطوات تنفيذ اإلجراء‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫• تحفيز الطالبات على املشاركة وتقديم الدعم الالزم لهن‪.‬‬
‫• حث الطالبات على التسجيل االلكتروني عبر الرابط‪.‬‬
‫• حث األقسام التعليمية على املشاركة واإلشراف على مشاركات الطالبات‪.‬‬
‫• تنظيم عقد الدورات التدريبية وورش العمل للمؤتمر الطالبي تكون موجهه للطالبات املشاركات في املؤتمر‬
‫الطالبي ‪.‬‬
‫• االعالن عن أعمال املؤتمر وشروطه وتزويد اللجان بكل ما يستجد عليها ‪.‬‬
‫• استقبال الطالبات والرد على استفساراتهن‪.‬‬
‫• استالم نسخة من استمارة التسجيل االلكترونية والتأكد من صحة البيانات (وتقديم املساعدة ملن ال تتمكن من‬
‫التسجيل الكترونيا)‪.‬‬
‫• استالم نسخة من اقرار املشاركة االلكتروني والتأكد من صحة البيانات ‪.‬‬
‫• استالم مشاركات الطالبات وتوجيه املشاركات الخاصة باألقسام املعنية في الكلية للجنة العلمية في األقسام ‪.‬‬
‫• إعداد التقرير النهائي بأعمال املؤتمر في الكلية‪/‬العمادة لرفعه للجنة تنسيق املؤتمر ومتابعةأعماله بالجامعة ‪.‬‬
‫•إعداد بيان بكافة املشاركات بعد انتهائها ورفعه للجنة العلمية العليا بإدارة الجامعة‪ .‬ونسخه منه لوكيلة شؤون‬
‫الطالبات‪.‬‬

‫االلخطوات الوقائية‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫تتولى املنسقة مراجعة وتوثيق جميع املعلومات الشخصية املدخلة من قبل الطالبات املشاركات وقبول او رفض أي‬ ‫‪‬‬
‫مشاركة بناء على صحة املعلومات وتوفر الشروط‪.‬‬

‫‪78‬‬
‫دليل اجراءات وحدة اجمللس الطالبي بكلية الرتبية باجلبيل‬
 ‫•االرتباط التنظيمي‪:‬‬
‫ترتبط مباشرة بمكتب عميدة الكلية‪.‬‬

‫•الهدف العام‪:‬‬
‫توثيق العالقات والصالت بين اإلدارة واملجتمع أفرادا ومؤسسات‪،‬‬
‫وتوثيق العالقات بين منسوبات الكلية‪.‬‬
 ‫عمل وإعداد الترتيبات الالزمة ملعايدة منسوبات الكلية‬

‫الهدف ‪ :‬توطيد الصلة بين منسوبات الكلية واإلدارة وتوثيق أواصر الصلة االجتماعية‬ ‫‪‬‬

‫املوظفة املسؤولة ‪ :‬مسئولة العالقات العامة‬ ‫‪‬‬

‫الالئحة ‪ :‬التوجد الئحة خاصة بقسم العالقات العامة وإنما تعاميم سابقة وردت إلينا من‬ ‫‪‬‬
‫سعادة مشرف العالقات العامة واإلعالم بجامعة الدمام لتفعيل هذه املناسبات‪.‬‬

‫النموذج ‪ :‬يتم عمل إعالن عن هذه املناسبة ندعو من خاللها منسوبات الكلية لحضور‬ ‫‪‬‬
‫املعايدة‬
‫خطوات تنفيذ اإلجراء‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫أخذ موافقة عميدة الكلية لتفعيل هذه املناسبة ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫وضع يوم املعايدة في خطة النشاط العام‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫تحديد يوم ووقت ومكان املعايدة واإلعالن عنه ملنسوبات الكلية‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫‪ ‬الخطوات الوقائية‪:‬‬
‫في حالة مصادفة يوم االحتفال بيوم املعايدة ‪ ،‬بأيام إجازة اضطرارية من الدولة يتم تحديد يوم‬
‫آخر ملعايدة املنسوبات ‪.‬‬

‫دليل إجراءات مكتب العالقات العامة بكلية الرتبية باجلبيل‬

‫‪83‬‬
 ‫العمل على متابعة لوحات اإلعالنات داخل الكلية‬

‫الهدف ‪ :‬للتأكد من مناسبة اإلعالنات ومواكبتها ملا يستجد من أحداث‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫املوظفة املسؤولة ‪ :‬مسئولة العالقات العامة‬ ‫‪‬‬

‫الالئحة ‪ :‬تعميم وارد من إدارة العالقات العامة واإلعالم عن طريق البريد االلكتروني‬ ‫‪‬‬

‫النموذج (‪/2-1‬ع) ‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫خطوات تنفيذ اإلجراء‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫تم وضع شاشات اإلعالنات من قبل إدارة جامعة الدمام مطلع العام الجامعي ‪1432/1433‬هـ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫يتم التحكم بشاشات اإلعالنات عن طريق ثالث مكاتب‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫"مكتب ‪ 27‬العالقات العامة ‪ ،‬مكتب ‪4‬ج سكرتارية رياض األطفال ‪ ،‬مكتب ‪18‬ج سكرتارية اللغة‬
‫االنجليزية"‬
‫كل مكتب من املكاتب السابقة تتحكم بأربع شاشات إعالن‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫اليتم عمل أي إعالن إال بالرجوع إلى عميدة الكلية‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫‪ ‬الخطوات الوقائية‪:‬‬
‫في حالة حدوث طارئ فني بالشاشات يتم عمل لوحات إعالنية يدوية توضع في األماكن املخصصة‬
‫لإلعالنات‪.‬‬

‫دليل إجراءات مكتب العالقات العامة بكلية الرتبية باجلبيل‬

‫‪84‬‬
 ‫العمل على استقبال طلبات عضوية املركز الترفيهي والعمل على‬
‫إنهائها مع اإلدارة املختصة‬

‫الهدف ‪ :‬االهتمام بالجانب الترفيهي ملنسوبات الكلية من أعضاء الهيئة التعليمية واإلدارية‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫املوظفة املسؤولة ‪ :‬مسئولة العالقات العامة‬ ‫‪‬‬

‫الالئحة ‪ :‬تعميم ورد إلينا سابقا من إدارة املشاريع بجامعة امللك فيصل باستقبال طلب‬ ‫‪‬‬
‫العضوية؛ واآلن ورد إلينا نموذج عضوية من إدارة العالقات العامة واإلعالم بجامعة‬
‫الدمام‪.‬‬

‫النموذج (‪/3-1‬ع) ‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫خطوات تنفيذ اإلجراء‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫يتم تعبئة النموذج لالشتراك باملركز الترفيهي‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫ترسل النماذج بعد تعبئتها إلى إدارة كليات البنات "شؤون املوظفين" وتصدق وتختم‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫تقوم إدارة الجامعة باستقبالها من إدارة كليات البنات مناولة عن طريق البريد‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫ترسل العضوية إلى الكلية وتوزع على األعضاء املشتركين‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫الخطوات الوقائية‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫عندما يكتفي املركز بعدد معين اليتم قبول طلب العضوية لبعضهم وتعاد النماذج إلى‬
‫العضو مع املبلغ املدفوع‪.‬‬

‫دليل إجراءات مكتب العالقات العامة بكلية الرتبية باجلبيل‬

‫‪85‬‬
 ‫استقبال املتعاقدات الجدد من أعضاء هيئة التدريس‪.‬‬
‫("توفير سكن‪ ،‬تأمين مواصالت"ملدة خمسة أيام فقط)‪ -‬التعريف بالكلية‪ -‬تزويد األعضاء بدليل‬
‫الهواتف الداخلية للكلية – تزويد األعضاء بدليل الهواتف التجارية "داخل مدينة الجبيل‬
‫الصناعية")‬

‫الهدف ‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫توطيد عالقات األعضاء الجدد باملكان وبمنسوبي الكلية‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫اطالعهم على أبرز وأهم األماكن التي قد تخدمهم‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫عرض وتسهيل الخدمات التي تساعدهم للتأقلم مع البيئة الجديدة‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫املوظفة املسؤولة ‪ :‬مسئولة العالقات العامة‬ ‫‪‬‬

‫الالئحة ‪ :‬اتصاالت هاتفية من ِقبل إدارة العالقات العامة واإلعالم يتم فيها إطالع الكلية عن اسم‬ ‫‪‬‬
‫العضو وموعد الحضور‪.‬‬

‫النموذج ‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫خطوات تنفيذ اإلجراء‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫يتم استقبال العضو في املطار من ِقبل إدارة العالقات العامة بجامعة الدمام‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫ُينقل العضو إلى السكن الذي تم االتفاق عليه مسبقا مع الكلية ويتم فيه ملدة خمسة أيام "شقق‬ ‫‪‬‬
‫النبأ هـ‪."03347331:‬‬
‫ينتقل العضو بعد ذلك إلى سكن يقوم هو باستئجاره‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫الخطوات الوقائية‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫في حالة عدم توفر سكن مع الشركة التي تعاملت معها الجامعة ينقل العضو إلى مقر سكن آخر‬ ‫‪‬‬
‫ويدفع العضو مقابل مالي عن املدة التي سكنها ويتم تعويضه عن طريق الكلية؛ ثم يرفع خطاب‬
‫لوكيل الجامعة لصرف املستحقات املالية التي دفعها العضو‪.‬‬

‫دليل إجراءات مكتب العالقات العامة بكلية الرتبية باجلبيل‬

‫‪86‬‬
 ‫اإلعداد والترتيب الستقبال الوفود الرسمية‬

‫الهدف ‪ :‬من متطلبات بعض برامج خطة النشاط الطالبي للكلية ؛ حضور شخصيات معينة‬ ‫‪‬‬
‫ووفود رسمية إللقاء ندوات أو دورات تدريبية؛ لذا يقوم مكتب العالقات العامة بالترتيب‬
‫والتنسيق مع إدارة جامعة الدمام ألخذ املوافقة على استضافتهم وحضورهم‪.‬‬

‫املوظفة املسؤولة ‪ :‬مسئولة العالقات العامة‬ ‫‪‬‬

‫الالئحة ‪ :‬تعاميم ترد من وكيل الجامعة بضرورة أخذ موافقة اإلدارة العليا واطالعهم على الزيارات‬ ‫‪‬‬
‫التي تقام بالكلية‪.‬‬

‫النموذج (‪/5-1‬ع)‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫خطوات تنفيذ اإلجراء‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫تتم محادثة هاتفية مع مسئولة العالقات العامة داخلية من ِقبل منسوبات الكلية أو خارج الكلية‬ ‫‪‬‬
‫واطالع املسئولة عن رغبتهم بحضور شخصية معينة‪.‬‬
‫أول مايطلب هو إحضار السيرة الذاتية للمعني وموضوع املحاضرة ومحاورها ومدتها‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫رفع الطلب للموافقة إلى وكيل الجامعة مرفق مع السيرة الذاتية وما سيدور في املحاضرة‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫تأتي املوافقة بعد أكثر من أسبوعين لهذه االستضافة‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫يتم إعالم العضو الراغب بالحضور إلى الكلية عن املوافقة وإشعاره باملكان والزمان املناسبين‬ ‫‪‬‬
‫لذلك‪.‬‬

‫الخطوات الوقائية‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫غالبا ال تتم املوافقة على حضور أعضاء من خارج نطاق جامعة الدمام ويكون الرد بتوفر أعضاء‬ ‫‪‬‬
‫من داخل الجامعة إللقاء محاضرات متنوعة وعديدة‪.‬‬
‫يكتفى في غالب األوقات بإقامة دورات ومحاضرات وأنشطة داخل سور الكلية‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫دليل إجراءات مكتب العالقات العامة بكلية الرتبية باجلبيل‬

‫‪87‬‬
 ‫التنسيق بموافاة إدارة العالقات العامة واإلعالم بالجامعة باألخبار‬
‫وبما يستجد من أحداث‬
‫الهدف ‪ :‬لكي تطلع اإلدارة بما يتم من أنشطة وإنجازات وكذلك مشاركات منسوبات الكلية‬ ‫‪‬‬
‫بمجلة جامعة الدمام ‪.‬كما تقوم الجامعة بالتنسيق مع الكلية لعرض أخبار وإعالنات في‬
‫الصحف املحلية‪.‬‬

‫املوظفة املسؤولة ‪ :‬مسئولة العالقات العامة‬ ‫‪‬‬

‫الالئحة ‪ :‬تعميم من مشرف إدارة العالقات العامة واإلعالم بإرسال مادة إعالمية إلى الجامعة‬ ‫‪‬‬
‫عن طريق الفاكس أو البريد االلكتروني للعالقات العامة بجامعة الدمام‪.‬‬

‫النموذج (‪/6-1‬ع)‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫خطوات تنفيذ اإلجراء‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫تكتب املادة اإلعالمية وتصاغ وترفق أحيانا بصور‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫ترسل عن طريق البريد االلكتروني ‪ shihab2004@hotmail.com :‬هذا البريد يخص مجلة‬ ‫‪‬‬
‫الجامعة‪.‬‬
‫في حالة رغبة الكلية بنشر خبر في الصحف املحلية ترسل على البريد االلكتروني ‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫‪ pr@ud.edu.sa‬ومن ثم تقوم إدارة العالقات العامة واإلعالم بنشرها‪.‬‬
‫تجمع مشاركات منسوبات الكلية وترسل مناولة إلى إدارة العالقات العامة واإلعالم بجامعة‬ ‫‪‬‬
‫الدمام‪.‬‬
‫في حالة ضرورة نشر خبر بالصحف املحلية وعندما اليسعفنا الوقت ؛ نستعين بقناة الهيئة‬ ‫‪‬‬
‫امللكية بالتنسيق مع منسقة الهيئة امللكية بالكلية وترسل املادة إليهم مناولة ‪ ،‬أو ننشر الخبر‬
‫في منتديات جامعة الدمام‪.‬‬

‫الخطوات الوقائية‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫في حال اعتذار العضو عن الساعات الزائدة بعد مباشرته لها ‪ ،‬تحسب الساعات الفعلية‬
‫التي قام بتدريسها وترفع في نموذج الصرف ويتم اسناد الساعات إلى عضو آخر أو‬
‫االستعانة ببند املكافأة أو االنتداب لسد العجز في عدد أعضاء الهيئة التعليمية‪.‬‬

‫دليل إجراءات مكتب العالقات العامة بكلية الرتبية باجلبيل‬

‫‪88‬‬
‫التحضير للندوات العلمية واالجتماعية واالجتماعات التي تعقد في الكلية‬

‫الهدف ‪ :‬تهيئة املكان وتنسيق املواعيد بحيث التضر مسيرة العملية التعليمية بالكلية‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫املوظفة املسؤولة ‪ :‬مسئولة العالقات العامة‬ ‫‪‬‬

‫الالئحة ‪ :‬تعاميم من إدارة العالقات العامة واإلعالم عن طريق البريد االلكتروني‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫النموذج ‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫خطوات تنفيذ اإلجراء‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫إخبار مسئولة العالقات العامة هاتفيا أو كتابيا بعقد اجتماع‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫تحديد وقت ومكان االجتماع وتزويده باالحتياجات التقنية "مكبر صوت‪ ،‬جهاز عرض" في حالة‬ ‫‪‬‬
‫انعقاده في مكان غير املسرح‪.‬‬
‫متابعة سير االجتماع وحل مايطرأ عليه من مشكالت تقنية‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫الخطوات الوقائية‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫قدر اإلمكان نحاول أن يكون اللقاءات والندوات "خاصة لألعداد الكبيرة " في مسرح الكلية الذي‬ ‫‪‬‬
‫يجهز حاليا بنظام تقني عالي املستوى‪.‬‬
‫في حالة وجود خلل في املسرح فإننا نستعين بمكبر صوت خارجي وجهاز عرض مناسب‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫دليل إجراءات مكتب العالقات العامة بكلية الرتبية باجلبيل‬

‫‪89‬‬
‫تزويد منسوبات الكلية باألرقام والتحويالت الداخلية في الكلية‪ ،‬وأرقام‬
‫هواتف مرافق الجبيل الصناعية‬

‫الهدف ‪ :‬مطلع كل عام يقوم مكتب العالقات العامة بتحديث أرقام وتحويالت منسوبات الكلية‬ ‫‪‬‬
‫وتوزيعها عليهم لكي يسهل التواصل فيما بينهم‪ .‬باإلضافة إلى توزيع أرقام وهواتف مرافق الجبيل‬
‫الصناعية‪.‬‬

‫املوظفة املسؤولة ‪ :‬مسئولة العالقات العامة‬ ‫‪‬‬

‫الالئحة ‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫النموذج (‪/7-1‬ع) ‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫خطوات تنفيذ اإلجراء‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫يرفع خطاب إلى جميع منسوبات الكلية بكتابة أرقام هواتفهم وتحويالتهم‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫يستقبل مكتب العالقات العامة جميع األرقام ويوحدها في دليل واحد‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫يطبع الدليل ملون ويغلف حراريا بمقاس ‪ 10 X 5‬أنش‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫الخطوات الوقائية‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫تصادق كل عضوة على صحة بياناتها‪.‬‬

‫‪9‬‬
‫دليل إجراءات مكتب العالقات العامة بكلية الرتبية باجلبيل‬
 ‫تحديث بيانات منسوبي الكلية وإرسالها إلى إدارة تقنية املعلومات‬
‫بجامعة الدمام إلصدار بريد الكتروني‬

‫الهدف ‪ :‬إصدار بريد الكتروني خاص بكل عضو تابع لجامعة الدمام يمكنه من االستفادة‬ ‫‪‬‬
‫من خدمات الجامعة االلكترونية وكذلك يستقبل جميع التعاميم الرسمية الخاصة بجامعة‬
‫الدمام‪.‬‬

‫املوظفة املسؤولة ‪ :‬مسئولة العالقات العامة‬ ‫‪‬‬

‫الالئحة ‪ :‬تعميم من مدير إدارة مركز تقنية املعلومات يطالب فيه جميع منسوبي الجامعة‬ ‫‪‬‬
‫بتحديث بياناتهم‪.‬‬
‫النموذج (‪/8-1‬ع)‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫خطوات تنفيذ اإلجراء‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫يستقبل مكتب العالقات العامة نموذج تحديث البيانات من مركز تقنية املعلومات بجامعة‬ ‫‪‬‬
‫الدمام عن طريق إدارة الكلية‪.‬‬
‫يقوم مكتب العالقات العامة بتوزيع نماذج التحديث على جميع منسوبي الكلية لتعبئته‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫ترسل النماذج مرة أخرى إلى العالقات العامة ومن ثم ترسل إلى إدارة تقنية املعلومات‬ ‫‪‬‬
‫بجامعة الدمام إلى البريد االلكتروني‪helpdesk@ud.edu.sa :‬‬
‫ترسل النماذج إلى مركز تقنية املعلومات عن طريق بريد العمادة الخاص بكلية التربية‬ ‫‪‬‬
‫بالجبيل‬

‫الخطوات الوقائية‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫ال يتم قبول أي طلب إال عن طريق بريد العمادة الخاص بكلية التربية بالجبيل واملطلعة‬
‫عليه عميدة الكلية ومسئولة العالقات العامة‪.‬‬

‫‪91‬‬
‫دليل إجراءات مكتب العالقات العامة بكلية الرتبية باجلبيل‬
 ‫التنسيق فيما بين إدارة جامعة الدمام وإدارة الكلية بشأن تركيب األجهزة‬
‫التقنية بالكلية‬
‫الهدف ‪ :‬التأكد من استالم ماسبق رفعه إلى إدارة الكليات بالدمام وتحديد مواقع تركيبها بما يخدم‬ ‫‪‬‬
‫العملية التعليمية‪.‬‬
‫املوظفة املسؤولة ‪ :‬مسئولة العالقات العامة‬ ‫‪‬‬

‫الالئحة ‪ :‬تعميم من مدير إدارة كليات البنات بالدمام برفع احتياج الكلية من األجهزة التقنية‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫النموذج(‪/9-1‬ع)‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫جدول االحتياج طلب شراء‬ ‫‪‬‬
‫خطوات تنفيذ اإلجراء‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫يرفع خطاب احتياجات الكلية بالتفصيل إلى مدير كليات البنات بالدمام مع نموذج طلب شراء ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫يتم متابعة الطلب هاتفيا مع مسئول في إدارة كليات البنات لفترات طويلة‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫يحدد موعد لوصول األجهزة ُويطلب تحديد األماكن مرة أخرى‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫تقوم الشركة املنفذة بتركيب األجهزة بالتنسيق مع مسئولة العالقات العامة بالحضور الشخص ي أو‬ ‫‪‬‬
‫االتصال الهاتفي‪.‬‬
‫يساعد الشركة في عملية تحديد أماكن معينة في الكلية مشرف عقد صيانة الكلية‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫الخطوات الوقائية‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫بعد تركيب األجهزة تأتي لجنة مشكلة من ِقبل إدارة كليات البنات وفي حالة وجود خلل أو عطل تلزم‬
‫اللجنة الشركة املنفذة بسرعة تعديلها أو تغييرها‪.‬‬

‫‪92‬‬
‫دليل إجراءات مكتب العالقات العامة بكلية الرتبية باجلبيل‬
 ‫تفعيل مناسبة اليوم الوطني‬

‫الهدف ‪ :‬نشر ثقافة الوالء واالنتماء للوطن وتعزيز أواصر املحبة بين والة األمر ومنسوبات‬ ‫‪‬‬
‫الكلية‪.‬‬

‫املوظفة املسؤولة ‪ :‬مسئولة العالقات العامة‬ ‫‪‬‬

‫الالئحة ‪ :‬تعميم من وكيل الجامعة للمطالبة بتفعيل هذه املناسبة‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫النموذج ‪_ :‬‬ ‫‪‬‬

‫خطوات تنفيذ اإلجراء‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫تحديد يوم لالحتفال في خطة النشاط العام‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫عمل إعالن ملنسوبات الكلية عن تفعيل اليوم الوطني‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫إعالن يوم ووقت االحتفال ملنسوبات الكلية وعمل برنامج شامل عن هذا اليوم‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫الخطوات الوقائية‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫‪93‬‬
‫دليل إجراءات مكتب العالقات العامة بكلية الرتبية باجلبيل‬
 ‫حفل تكريم املتفوقات‬
‫الهدف ‪ :‬تكريم الطالبات املتفوقات بحضور أمهاتهن لحثهن على مزيدا من البذل والعطاء وليكن قدوة‬ ‫‪‬‬
‫لزميالتهن الطالبات‪.‬‬
‫املوظفة املسؤولة ‪ :‬مسئولة العالقات العامة‬ ‫‪‬‬
‫ُ‬
‫الالئحة ‪ :‬تعميم من وكيل الجامعة إلقامة حفل تكرم من خالله الطالبات املتفوقات‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫‪ ‬النموذج (‪/11-1‬ع)‪:‬‬
‫كرت الدعوة التنبيهات تصميم جديد للعلم بالحضور‬

‫خطوات تنفيذ اإلجراء‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫يحدد يوم في خطة النشاط العام‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫ترفع ميزانية الحفل املقدرة إلى عميد شؤون الطالب بجامعة الدمام‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫يصرف من امليزانية "ضيافة‪ :‬في بعض الحفالت تقوم إحدى الشركات بالتبرع بها ‪ ،‬الديكور‪ :‬يتم االتفاق‬ ‫‪‬‬
‫مع شركة هديتي لك بالفناتير مول لتنسيق الديكور ‪ ،‬تصمم دروع أو تذكارات صغيرة للمتفوقات‪ :‬نتعامل‬
‫مع شركة تذكار الشرق بالجبيل الصناعية ‪ ،‬تغاليف شهادات التفوق ‪ ،‬كروت الدعوة ‪ ،‬هدايا لألمهات"‪.‬‬
‫يطلب من شؤون الطالبات أسماء الطالبات املتفوقات‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫يقوم مكتب العالقات العامة بتعليق أسماء املتفوقات وإشعارهن بموعد الحفل‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫تطبع الشهادات وكروت الدعوة‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫تسلم كل متفوقة كرت الدعوة وتعليمات خاصة بالحفل‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫يعمل برنامج عرض متكامل يتعلق بهذه املناسبة‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫تشكل لجنتين للحفل‪ :‬لجنة أمنية الستقبال األمهات والنظام في الحفل‪ ،‬لجنة عرض البرنامج ويكن من‬ ‫‪‬‬
‫الطالبات‪.‬‬

‫الخطوات الوقائية‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫توقع الطالبات املتفوقات على نموذج التعليمات الطالعها على أهم التنبيهات لسير الحفل بالشكل‬ ‫‪‬‬
‫املناسب‪.‬‬
‫في حالة تظلم طالبة بعدم وجود اسمها ضمن املتفوقات بالرغم من أنها متفوقة تراجع شؤون الطالبات‬ ‫‪‬‬
‫ويتم إضافتها عند إثبات ذلك بخطاب رسمي منهم‪.‬‬

‫‪94‬‬
‫دليل إجراءات مكتب العالقات العامة بكلية الرتبية باجلبيل‬
 ‫حفل تخريج الدفعات‬
‫الهدف ‪ :‬تنظيم وإعداد احتفال رسمي برعاية راعي رفيع املستوى وبحضور أعضاء الهيئة األكاديمية بالكلية‬ ‫‪‬‬
‫وضيوف شرف وتقديم شهادات تهنئة للخريجات‪.‬‬
‫املوظفة املسؤولة ‪ :‬مسئولة العالقات العامة‬ ‫‪‬‬

‫الالئحة ‪ :‬التوجد الئحة خاصة بحفل التخرج ضمن لوائح األنشطة الطالبية وإنما تكون بدعم وإشراف من‬ ‫‪‬‬
‫اإلدارة العليا بالجامعة ويتم تخصيص ميزانية للحفل من املخصصات املالية من صندوق الطالبات‪.‬‬

‫النموذج ‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫سنويا يتم إصدار دليل الخريجات يتضمن خريجات جميع األقسام وأعدادهن‪.‬‬
‫خطوات تنفيذ اإلجراء‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫رفع خطاب موافقة إلقامة الحفل لوكيل الجامعة ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫تخصيص ميزانية للحفل تكون مرفقة في خطة النشاط العام ويتم رفعها لعميد شؤون الطالب‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫حجز موعد محدد مع الراعي الرسمي للحفل وبناء عليه يتم تحديد املكان والزمان للحفل‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫البدء بتشكيل اللجان املنظمة للحفل‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫‪( o‬العالقات العامة‪ :‬اإلشراف على جميع شؤون الحفل وتسييرها قبل وأثناء وبعد الحفل ومعالجة كل‬
‫طارئ وتزويد كل لجنة بما يخصها‪ -‬شئون الخريجات‪ :‬اللجنة املسئولة عن إحصاء عدد الخريجات‬
‫وتنظيم مسيرتهن أثناء الحفل‪ -‬املطبوعات والعرض‪ :‬تختص بتصميم وإعداد دليل الخريجات وعرض‬
‫التخرج‪ -‬األمن والنظام‪ :‬املسئولة عن تنظيم دخول وخروج الخريجات واألمهات من وإلى مكان‬
‫االحتفال‪ -‬استقبال كبار الشخصيات‪ :‬استقبال الراعي رفيع املستوى وضيوف الشرف للحفل‪ -‬الهدايا‬
‫والديكور والضيافة)‬

‫الخطوات الوقائية‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫عقد اجتماعات دورية مع اللجان والبحث في مستجدات األمور وتزويد كل لجنة بما ينقصها والوقوف على‬ ‫‪‬‬
‫آخر ماتم من إنجاز‪.‬‬
‫البدء بعمل إعالن عن موعد الحفل للخريجات فبل الحفل بشهر تقريبا وإشعارهن باستالم عباءة التخرج‬ ‫‪‬‬
‫وكروت الدعوة‪.‬‬
‫عمل تدريب مسبق ملسيرة أعضاء الهيئة التعليمية والخريجات‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫عقد اجتماع نهائي قبل الحفل بيوم لجميع املشاركات في تنظيم الحفل واالتفاق على الخطة النهائية آللية‬ ‫‪‬‬
‫الحفل‪.‬‬

‫‪95‬‬
‫دليل إجراءات مكتب العالقات العامة بكلية الرتبية باجلبيل‬
 ‫مجلة االقسام‬

‫الهدف ‪ :‬إصدار مجلة تتضمن جميع األحداث والفعاليات وأبرز األنشطة والزيارات وورش‬ ‫‪‬‬
‫ُ‬
‫العمل والدورات لجميع أقسام الكلية التي أنجزت خالل عام جامعي‪ ،‬مع تخصيص جزء من‬
‫املجلة تتناول مواهب الطالبات وإبداعاتهن‪.‬‬

‫املوظفة املسؤولة ‪ :‬مسئولة العالقات العامة ‪ +‬اللجنة اإلعالمية‬ ‫‪‬‬

‫الالئحة ‪__ :‬‬ ‫‪‬‬

‫النموذج ‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫أصدر مكتب العالقات العامة مجلة إشراقة الجبيل ملدة خمس سنوات وتزامن إصدارها مع‬ ‫‪‬‬
‫حفالت التخرج‪.‬‬
‫تم إصدار دليل شهري (شذرات) ملدة سنة‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫خطوات تنفيذ اإلجراء‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫رصد ميزانية مسبقة لطباعة املجلة ورفعها مع خطة النشاط العام بداية كل عام جامعي إلى‬ ‫‪‬‬
‫عميد شئون الطالب‪.‬‬
‫تحديد اللجنة القائمة على املجلة‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫حث جميع منسوبي الكلية باملشاركة في املجلة‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫تحديد لجنة تقوم بإعداد وتصميم املجلة‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫الخطوات الوقائية‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫تنقيح مواد املجلة لغويا وإمالئيا وتوثيق أحداثها من قبل لجنة مختصة‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫اإلشراف واالطالع النهائي على بروفة املجلة من قبل رئيسة التحرير قبل طباعتها‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫‪96‬‬
‫دليل إجراءات مكتب العالقات العامة بكلية الرتبية باجلبيل‬
 ‫إجراءات إعداد الخطة للبرامج التدريبية‬
‫الهدف ‪ :‬اعداد خطط للبرامج التدريبية ألعضاء هيئة التدريس‬ ‫‪‬‬

‫املوظفة املسؤولة ‪ :‬منسقة إدارة التدريب بمكتب الجودة واإلعتماد األكاديمي‬ ‫‪‬‬

‫الالئحة ‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫االطالع على نظام مجلس التعليم العالي و الجامعات ولوائحه ( الالئحة املنظمة لشئون منسوبي الجامعات‬ ‫‪‬‬
‫السعوديين من اعضاء هيئة التدريس ومن في حكمهم " املادة االولى بعد املائة )‬
‫وضع شروط يجب انطباقها على املدرب املنفذ للبرنامج التدريبي‬ ‫‪‬‬

‫السجل ‪ :‬ملف الصادر ( إدارة التدريب ) ‪ +‬ملف االحصائيات و الخطط التدريبية‬ ‫‪‬‬
‫النماذج ‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫تعبئة نموذج الحقيبة التدريبية التي يرغب أعضاء هيئة التدريس بتنفيذها بمقر الكلية ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫تعبئة نموذج البرامج التدريبية التي سبق لعضو هيئة التدريس االلتحاق بها ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫خطوات تنفيذ اإلجراء‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫إعداد الخطة التدريبية‬ ‫‪‬‬
‫استالم السيرة الذاتية للمدرب‬ ‫‪‬‬
‫استالم الحقائب التدريبية لكل برنامج تدريبي على أن تحتوى على األهداف واالحتياجات للبرنامج التدريبي‬ ‫‪‬‬
‫اعتماد البرنامج من قبل لجنة تقييم الحقائب التدريبية‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫وضع آلية إلقامة البرامج التدريبية‬ ‫‪‬‬
‫إعداد امليزانية إلقامة البرامج التدريبية‬ ‫‪‬‬
‫دراسة احتياجات البرامج التدريبية و إمكانية توفيرها‬ ‫‪‬‬
‫مراجعة خطة التدريب وتطويرها‬ ‫‪‬‬
‫التنسيق للبرامج التدريبية الخارجية واضافتها ضمن خطة التدريب‬ ‫‪‬‬
‫استضافة مدربين خارجيين و التنسيق مع الجهات الخارجية‬ ‫‪‬‬
‫اعتماد خطة التدريب واعالنها للجميع إلتاحة الفرصة لهم بالتسجيل‬ ‫‪‬‬

‫الخطوات الوقائية‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫دليل اجراءات وحدة التطوير و التدريب بكلية الرتبية باجلبيل‬

‫‪10‬‬
 ‫إجراءات الترشيح للبرامج التدريبية بمعهد اإلدارة العامة‬

‫الهدف ‪ ::‬اتمام اجراءات الترشيح للبرامج التدريبية بمعهد االدارة العامة‬ ‫‪‬‬
‫املوظفة املسؤولة ‪ : :‬منسقة إدارة التدريب بمكتب الجودة واالعتماد االكاديمي‬ ‫‪‬‬

‫الالئحة ‪ :‬لوائح معهد اإلدارة العامة املنشورة على املوقع االلكتروني‬ ‫‪‬‬

‫النماذج ‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫نموذج استمارة تحديث البيانات بموقع جامعة الدمام‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫نموذج استمارة الترشيح للبرامج التدريبية بموقع جامعة الدمام‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫السجل ‪ :‬املوقع اإللكتروني ملعهد اإلدارة العامة و جامعة الدمام‬ ‫‪‬‬

‫خطوات تنفيذ اإلجراء‪:‬‬

‫‪‬البد ان تكون املوظفة قامت بتعبئة استمارة تحديث البيانات من قبل و حدثت بياناتها عن طريق وكيلة التطوير االداري‪.‬‬
‫‪‬تقوم املوظفة باختيار البرامج التي ترغب في االلتحاق بها بعد اطالعها على تفاصيل البرنامج وتاريخ تنفيذة وشروط‬
‫االلتحاق على ان يلتزم باملواعيد املحددة بالفرع النسوي بالرياض‪.‬‬
‫‪‬تعبئة استمارة ترشيح البرامج التدريبية بشرط ال تزيد عن ‪ 12‬يوم تدريبي لكل فصل دراس ي وتوقع من الرئيس املباشر و‬
‫يتم تسليمها الى ادارة التدريب‪.‬‬
‫َ‬
‫‪‬مسئولية ادارة التدريب مراجعة استمارات الترشيح والتأكد ان البرامج تتناسب مع وظائفهم التي يمارسونها فعليا‪.‬‬
‫‪‬يتم رفع جميع االستمارات الى وكيلة التطوير االداري‪.‬‬
‫‪‬تتابع املوظفة نتائج الترشيح و تطبع اشعار قبولها عن طريق موقع معهد االدارة العامة‪.‬‬
‫‪‬بعد حصولها على اشعار القبول تقدم نسخة منه الى الرئيس املباشر و نسخة إلدارة التدريب ونسخة لشئون املوظفات‬
‫الستكمال اجراءات ترشيحها‪.‬‬

‫‪ ‬الخطوات الوقائية‪:‬‬
‫‪‬في حالة رغبة املوظفة باالعتذار عن التدريب البد ان تعتذر قبل ثالثة ايام على االقل من تنفيذ البرنامج‪.‬‬
‫‪‬يتم ايقاف ترشيح املدرب الذي لم يباشر التدريب ملدة ستة اشهر ‪.‬‬

‫دليل اجراءات وحدة التطوير و التدريب بكلية الرتبية باجلبيل‬

‫‪101‬‬
 ‫إجراءات الترشيح للبرامج التدريبية الداخلية (( بمقر الكلية ))‬

‫الهدف ‪ :‬اتمام اجراءات الترشيح للبرامج التدريبية الداخلية‬ ‫‪‬‬

‫املوظفة املسؤولة ‪ :‬منسقة إدارة التدريب بمكتب الجودة واالعتماد االكاديمي‬ ‫‪‬‬
‫الالئحة ‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫تحديد الفئة املستهدفة لكل برنامج تدريبي‬ ‫‪‬‬
‫وضع شروط لاللتحاق بكل برنامج تدريبي‬ ‫‪‬‬

‫النموذج ‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫نموذج استمارة موافقة الرئيس املباشر الكتروني‬

‫السجل ‪ :‬ملف الصادر ( إدارة التدريب )‬ ‫‪‬‬

‫خطوات تنفيذ اإلجراء‪:‬‬
‫‪‬يتم اإلعالن عن البرنامج التدريبي بتعميم الكتروني مع توضيح آلية التسجيل بالبرنامج التدريبي وشروط االلتحاق به و‬
‫أوقات تنفيذ البرنامج‪.‬‬

‫‪‬تعبئ سكرتيرة القسم استمارة التسجيل وتعتمدها من قبل رئيسة القسم و تعيد ارسال الترشيح الى ادارة التدريب و‬
‫التطوير‪.‬‬

‫الخطوات الوقائية‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫‪‬يتم االلتزام بالحضور الكامل للبرنامج التدريبي‬
‫‪‬تحصل املتدربة على شهادة معتمدة من عميدة الكلية‪.‬‬
‫‪‬في حالة الغاء البرنامج ألسباب تقنية مثل عدم توفر النت لبرامج تحتاج ألنترنت وغيرها من االسباب ثم ابالغ جميع‬
‫املشتركين عن طريق البريد االلكتروني او تعميم (( نسخة ورقية )) بالتغييرات‬

‫دليل اجراءات وحدة التطوير و التدريب بكلية الرتبية باجلبيل‬

‫‪102‬‬
 ‫إجراءات الترشيح على البرامج التدريبية املنفذة بالتعاون مع وكالة التطوير اإلداري‬
‫بجامعة الدمام‬
‫الهدف ‪ :‬تطوير قدرات منسوبات كلية التربية بالجبيل‬ ‫‪‬‬
‫املوظفة املسؤولة ‪ :‬منسقة إدارة التدريب بمكتب الجودة واإلعتماد األكاديمي‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫الالئحة ‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫النماذج ‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫نموذج استمارة الترشيح للبرامج التدريبية الداخلية بموقع جامعة الدمام‬ ‫‪‬‬
‫نماذج ملحقة بالخطاب الوارد‬ ‫‪‬‬

‫السجل ‪ :‬ملف الوارد ( إدارة التدريب )‬ ‫‪‬‬

‫‪‬خطوات تنفيذ اإلجراء‪:‬‬
‫‪‬عند استالمنا لخطاب البرامج التدريبية بالتعاون مع وكالة التطوير اإلداري يتم االطالع على الشروط والفئة‬
‫َ‬
‫املستهدفة ومن ثم يتم تعميم الخطاب الكترونيا ‪.‬‬
‫‪‬يتم ترشيح املوظفة حسب الشروط امللحقة بعد تعبئتها استمارة الترشيح واعتمادها من الرئيس املباشر وحسب آلية‬
‫املفاضلة املتفق عليها من قبل عميدة الكلية أو وكالة التطوير اإلداري‪.‬‬
‫‪‬يتم املفاضلة بين املتقدمات من قبل عميدة الكلية وترشيح بالعدد املطلوب‬
‫‪‬يتم متابعة قبول الترشيح مع الجهة املختصة وإبالغ املرشحات بالقبول و التأكيد بااللتزام بالحضور‪.‬‬
‫‪‬يتم التنسيق مع منسقة الهيئة امللكية لتوفير املواصالت للمتدربات‪.‬‬
‫‪‬البد االعتذار قبل موعد تنفيذ البرنامج بثالثة أيام ويتم ترشيح بديل‪.‬‬
‫‪‬يتم إيقاف ترشيح املتدرب الذي لم يباشر التدريب ثالثة أشهر‪.‬‬

‫الخطوات الوقائية‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫‪‬يتم االلتزام بالحضور الكامل للبرنامج التدريبي‪.‬‬
‫‪‬تحصل املتدربة على شهادة معتمدة من عميدة الكلية‪.‬‬
‫‪‬في حالة إلغاء البرنامج ألسباب تقنية مثل عدم توفر النت لبرامج تحتاج ألنترنت وغيرها من األسباب ثم إبالغ جميع‬
‫املشتركين عن طريق البريد االلكتروني أو تعميم (( نسخة ورقية )) بالتغييرات‪.‬‬

‫دليل اجراءات وحدة التطوير و التدريب بكلية الرتبية باجلبيل‬

‫‪103‬‬
 ‫إجراءات االلتحاق بالبرامج التدريبية املنفذة من جهات ( خارج الكلية )‬

‫الهدف ‪ :‬اتمام اجراءات الترشيح للبرامج التدريبية‬ ‫‪‬‬

‫املوظفة املسؤولة ‪ :‬منسقة إدارة التدريب بمكتب الجودة واالعتماد األكاديمي‬ ‫‪‬‬

‫الالئحة ‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫‪ ‬النماذج ‪:‬‬
‫‪ ‬نموذج استمارة الترشيح للبرامج التدريبية و موافقة الرئيس املباشر االلكترونية‬
‫‪ ‬نماذج ملحقة بالخطاب الوارد‬

‫السجل ‪ :‬ملف الوارد ( إدارة التدريب )‬ ‫‪‬‬

‫‪‬خطوات تنفيذ اإلجراء‪:‬‬

‫‪‬إحضار معلومات كاملة عن البرنامج وأهدافه و مواعيد تنفيذه‬
‫‪‬ال بد أن يكون البرنامج يتناسب مع طبيعة العمل الذي يقوم به‪.‬‬
‫‪ ‬يعبئ استمارة طلب الترشيح املرفق بها ويتم إرسالها عبر البريد االلكتروني‬

‫الخطوات الوقائية‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫‪‬في حال إطالعنا على برامج تدريبية لم يتم دعوتنا إليها تقوم منسقة إدارة التدريب بمكاملة الجهة املنفذة لالستفسار‬
‫عن البرنامج ومدى التحاق موظفات كلية التربية بالجبيل بالبرنامج وما الشروط الواجب توفرها لاللتحاق بالبرنامج‬
‫التدريبي وما هي أسباب عدم إرسال خطاب أو دعوة ملوظفات الكلية ‪.‬‬

‫دليل اجراءات وحدة التطوير و التدريب بكلية الرتبية باجلبيل‬

‫‪104‬‬
 ‫إجراءات احتياج البرامج التدريبية من املطبوعات‬
‫الهدف ‪ :‬توفير مطبوعات متميزة وذات جودة عالية خاصة بإدارة التدريب بكلية التربية بالجبيل تخدم عملية‬ ‫‪‬‬
‫التدريب ‪.‬‬
‫املوظفة املسؤولة ‪ :‬منسقة إدارة التدريب بمكتب الجودة واالعتماد االكاديمي‬ ‫‪‬‬
‫الالئحة ‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫النماذج ‪ :‬خطاب موضح به العدد املطلوب مرفق نسخة الكترونية ‪ CD‬بالتصميم املطلوب تنفيذه‬ ‫‪‬‬

‫السجل ‪ :‬ملف الصادر (( اإلدارة ‪ +‬إدارة التدريب )) ‪ +‬نسخة الكترونية بمجلد على سطح مكتب كمبيوتر إدارة‬ ‫‪‬‬
‫التدريب باسم املصممة ‪.‬‬
‫خطوات تنفيذ اإلجراء‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫تحديد احتياجات إدارة التدريب‬ ‫‪‬‬
‫ارسال املطلوب تصميمه للمصممة ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫بعد ان يتم االتفاق على التصاميم املطلوبة يتم ارسال خطاب ملديرة العالقات العامة ليتم التواصل مع مطابع‬ ‫‪‬‬
‫جامعة الدمام مع نسخة الكترونية مفتوحة ليتم طباعة املطلوب‬
‫َ‬
‫تقوم منسقة ادارة التدريب باملتابعة هاتفيا وعن طريق البريد االلكتروني مع العالقات العامة‬ ‫‪‬‬
‫بعد االنتهاء من الطباعة وبالعدد املطلوب يتم ارسال سائق ملبنى مطابع جامعة الدمام الستالم املطبوعات (( رول‬ ‫‪‬‬
‫اب – حقائب تدريبية – نوت بوك ‪ ..‬الخ ))‬

‫الخطوات الوقائية‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫اتخاذ اإلجراءات الالزمة في حال عدم توفير املطبوعات ‪.‬‬

‫دليل اجراءات وحدة التطوير و التدريب بكلية الرتبية باجلبيل‬

‫‪105‬‬
 ‫إجراءات توفير االحتياجات من أجهزة (( طلب شراء )) للبرامج التدريبية‬

‫الهدف ‪ :‬توفير احتياجات البرامج التدريبية من أجهزة وتقنيات تدعم العملية التدريبية للنهوض بالبرامج‬ ‫‪‬‬
‫التدريبية بشكل متميز وفعال ‪.‬‬
‫املوظفة املسؤولة ‪ :‬منسقة إدارة التدريب بمكتب الجودة واالعتماد االكاديمي‬ ‫‪‬‬
‫الالئحة ‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫النماذج ‪ :‬نموذج طلب الشراء (( إدارة املستودعات ‪)) ..‬‬ ‫‪‬‬

‫السجل ‪ :‬ملف الصادر ( إدارة التدريب ) – ملف الوارد ( إدارة التدريب )‬ ‫‪‬‬
‫خطوات تنفيذ اإلجراء‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫إرسال خطاب إلدارة املستودعات باحتياجات إدارة التدريب من أجهزة (( مرفق استمارة طلب شراء )) بعد‬ ‫‪‬‬
‫توقيعها من عميدة الكلية‬
‫بعد أن يتم الرد من إدارة املستودعات وتوقيع مدير إدارة املستودعات على استمارة طلب الشراء‬ ‫‪‬‬
‫يتم الرفع بخطاب واصل طلب الشراء ملدير اإلدارة املالية ليتم اعتماد طلب الشراء والتوجيه للجهة املختصة‬ ‫‪‬‬
‫لصرف األجهزة املطلوبة ‪.‬‬

‫الخطوات الوقائية‪:‬‬
‫اتخاذ اإلجراءات الالزمة في حال عدم توفير األجهزة املطلوبة ‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫دليل اجراءات وحدة التطوير و التدريب بكلية الرتبية باجلبيل‬

‫‪106‬‬
 ‫إجراءات تنفيذ البرامج التدريبية الداخلية (( مقر كلية التربية بالجبيل ))‬
‫الهدف ‪ :‬تنفيذ برنامج تدريبي متميز و يواكب تطورات وتقنيات العصر الحديث والعملية التعليمية في الجامعات‬ ‫‪‬‬
‫العاملية‬
‫املوظفة املسؤولة ‪ :‬منسقة إدارة التدريب بمكتب الجودة واالعتماد االكاديمي‬ ‫‪‬‬
‫الالئحة ‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫التأكد من تعبئة استمارة موافقة الرئيس املباشر للمتدرب‬ ‫‪‬‬
‫التأكد من حضور جميع املسجالت بالبرنامج التدريبي‬ ‫‪‬‬
‫النماذج ‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫نموذج استمارة موافقة الرئيس املباشر االلكتروني‬ ‫‪‬‬
‫كشوفات أسماء املسجالت بالبرامج التدريبية‬ ‫‪‬‬
‫نموذج استمارة تقييم البرنامج التدريبي االلكترونية‬ ‫‪‬‬
‫الحقائب التدريبية و اوراق العمل – نوت بوك‬ ‫‪‬‬
‫نموذج شهادة حضور الكترونية‬ ‫‪‬‬
‫السجل ‪ :‬ملف النماذج ‪ -‬خزانة إدارة التدريب‬ ‫‪‬‬
‫خطوات تنفيذ اإلجراء‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫بعد ان يتم التنسيق و االتفاق على موعد تنفيذ البرنامج التدريبي مع املدربة يتم االعالن و الترشيح للبرنامج‬ ‫‪‬‬
‫التدريبي‪.‬‬
‫يتم التواصل مع املدرب ألرسال العرض و اوراق العمل عبر البريد االلكتروني‬ ‫‪‬‬
‫يتم التنسيق الحتياجات البرامج التدريبية لكل من ‪ ((..‬تسليم العرض الى الدعم الفني – املسئولة عن موظفات‬ ‫‪‬‬
‫األمن – الضيافة الى منسقة الهيئة امللكية – مسئولة العهدة لتوفير االحتياجات املكتبية ‪. ..‬‬
‫يتم ارسال خطاب للعالقات العامة لتنسيق لضيافة البرنامج التدريبي (( شراء‪ ..‬املاء – العصير – القهوة –‬ ‫‪‬‬
‫الشاي – السكر – املناديل الورقية ‪ -‬األكواب‪ -‬املالعق – الصحون (( البالستيكيات ))‪..‬الخ ))‬
‫استالم العرض و اوراق العمل الكتروني و اعادة ارسالها للمشاركات لطباعتها‬ ‫‪‬‬
‫طباعة كشوفات حضور البرنامج التدريبي‬ ‫‪‬‬
‫يتم تجهيز احتياجات البرنامج التدريبي و االستعانة بعامالت النظافة لنقل االحتياجات و الضيافة و تنظيف قاعة‬ ‫‪‬‬
‫التدريب‪.‬‬

‫دليل اجراءات وحدة التطوير و التدريب بكلية الرتبية باجلبيل‬

‫‪107‬‬
 ‫انشاء رابط للتقييم البرامج التدريبية‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫يتم ارسال رابط تقييم البرامج التدريبية االلكترونية عبر البريد االلكتروني الخاص بادارة التدريب و التطوير‬ ‫‪‬‬
‫لرئيسات االقسام التعليمية واالدارية ومن ثم يتم ارساله للمشاركات للبرنامج التدريبي للتقييم‪.‬‬
‫ترتيب طاولة الضيافة (( مفرش خاص – غالية ‪ -‬ترتيب الورقيات ‪ ..‬الخ ))‬ ‫‪‬‬
‫تصوير مكان انعقاد البرنامج التدريبي‬ ‫‪‬‬
‫التأكد من توقيع جميع املشاركات الحاضرات في البرنامج التدريبي‬ ‫‪‬‬
‫متابعة احتياجات البرنامج التدريبي أثناء انعقاد البرنامج التدريبي‬ ‫‪‬‬
‫اصدار شهادة حضور الكترونية للمشاركات بالبرنامج التدريبي‬ ‫‪‬‬
‫يتم إرسال شهادة الحضور عبر البريد االلكتروني بصيغة ‪ pdf‬الى البريد االلكتروني الخاص برئيسات االقسام‬ ‫‪‬‬
‫التعليمية واالدارية بعد تقليل حجمه و ضغطه عبر برنامج خاص ‪.‬‬
‫في حال كان البرنامج التدريبي منفذ بمقر الكلية بالتعاون مع عمادة التطوير الجامعي يتم اصدار شهادات‬ ‫‪‬‬
‫املشاركات عن طريق عمادة التطوير الجامعي ‪.‬‬

‫بالنسبة الستمارة تقييم البرنامج التدريبي ‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫تم عمل حساب الكتروني على ‪ drive‬و من خالله يتم انشاء رابط للتقييم البرامج التدريبية‬ ‫‪‬‬
‫يتم ارسال رابط تقييم البرامج التدريبية االلكترونية عبر البريد االلكتروني الخاص بادارة التدريب و التطوير‬ ‫‪‬‬
‫لرئيسات االقسام التعليمية واالدارية ومن ثم يتم ارساله للمشاركات للبرنامج التدريبي للتقييم‪.‬‬

‫الخطوات الوقائية‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫اتخاذ اإلجراءات الالزمة حسب احتياج البرنامج التدريبي وتوفير الحلول البديلة ‪.‬‬

‫دليل اجراءات وحدة التطوير و التدريب بكلية الرتبية باجلبيل‬

‫‪108‬‬
 ‫إجراءات تكريم املدربين‬

‫الهدف ‪ :‬تحفيز أعضاء الهيئة التعليمية على التدريب و االرتقاء بمستوى التدريب‬ ‫‪‬‬
‫املوظفة املسؤولة ‪ :‬منسقة إدارة التدريب بمكتب الجودة واالعتماد األكاديمي‬ ‫‪‬‬
‫الالئحة ‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫إصدار بطاقات دعوة خاصة للمدربين و بطاقة دعوة عامة للحضور‬ ‫‪‬‬
‫التأكد من حضور جميع املدربين ‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫النماذج ‪ :‬نموذج شهادة شكر وتقدير للمدربين‬ ‫‪‬‬

‫السجل ‪ :‬عروض حفل التكريم السنوي إلدارة التدريب و التطوير‬ ‫‪‬‬

‫خطوات تنفيذ اإلجراء‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫‪‬بعد أن يتم التنسيق و االتفاق على موعد تنفيذ حفل التكريم‪.‬‬

‫‪ ‬يتم إصدار بطاقات دعوة خاصة للمدربين و املشاركين و بطاقات دعوة عامة للحضور ‪.‬‬

‫الخطوات الوقائية‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫‪‬اتخاذ اإلجراءات الالزمة وتوفير الحلول البديلة ‪.‬‬

‫دليل اجراءات وحدة التطوير و التدريب بكلية الرتبية باجلبيل‬

‫‪109‬‬
 ‫إجراءات اإلبتعاث للبرامج التدريبية الداخلية و الخارجية (( تم ))‬

‫الهدف‬ ‫‪‬‬

‫املوظفة املسؤولة‬ ‫‪‬‬

‫الالئحة ‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫النماذج ‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫السجل ‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫خطوات تنفيذ اإلجراء‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫الخطوات الوقائية‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫دليل اجراءات وحدة التطوير و التدريب بكلية الرتبية باجلبيل‬

‫‪110‬‬
 ‫إجراءات لعمل اإلحصائيات للبرامج التدريبية‬

‫الهدف‪ :‬حصر اسماء اعضاء الهيئة التعليمية واالدارية الحاصلين على برامج تدريبية خارجية (( التقرير‬ ‫‪‬‬
‫السنوي )) و االستفادة من امكانية تنفيذ البرامج التدريبية داخل الكلية‬
‫املوظفة املسؤولة‪ :‬منسقة إدارة التدريب بمكتب الجودة واالعتماد االكاديمي‬ ‫‪‬‬

‫الالئحة ‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫النماذج ‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫استمارة حصر البرامج التدريبية الخارجية (( نموذج موحد لكل وحدة او قسم بالكلية ))‬ ‫‪‬‬

‫السجل ‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫ملف النماذج‬ ‫‪‬‬
‫ملف االحصائيات و الخطط التدريبية‬ ‫‪‬‬

‫خطوات تنفيذ اإلجراء‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫إرسال بريد الكتروني للوحدات التعليمية واالدارية بالكلية‬ ‫‪‬‬
‫يتم حصر اسماء االعضاء بكل وحدة في نموذج موحد ومن ثم يتم اعادة ارسالة للبريد الخاص بادارة‬ ‫‪‬‬
‫التدريب والتطوير‬
‫يتم حصر جميع اعضاء الهيئة التعليمية و االدارية بنموذج موحد بادارة التدريب ‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫الخطوات الوقائية‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫اتخاذ اإلجراءات الالزمة و توفير الحلول البديلة ‪.‬‬

‫دليل اجراءات وحدة التطوير و التدريب بكلية الرتبية باجلبيل‬

‫‪111‬‬
 ‫اإلجراءات املحاسبية الالزمة لكل ما يختص بالسلف املستديمة‬
‫وهي ‪:‬‬
‫سلفة النشاط الثقافي والرياض ي بند رقم ( ‪) 234‬‬
‫سلفة املستلزمات التعليمة بند رقم (‪)222/2‬‬
‫سلفة املستلزمات الطبية واملختبرات بند (‪)223‬‬

‫الهدف ‪ :‬تقديم الدعم املالي للسلف السابقة يساعد على أنجاز االعمال وتوفير كل الواسل الالزمة لذلك‬ ‫‪‬‬

‫املوظفة املسؤولة ‪ :‬مديرة وحدة املحاسبة‪l‬‬ ‫‪‬‬

‫النماذج ‪ :‬طلب شراء – كشف استعاضة – محاضر أستالم ‪ -‬دفتر السلف املستديمة‬ ‫‪‬‬

‫الالئحة ‪ :‬الالئحة املالية والتعليمات املعمول بها بجامعة الدمام‬ ‫‪‬‬

‫السجل ‪ :‬االرشيف اإللكتروني واالرشيف الورقي وايضا الترحيل اليدوي بدفتر السلف املستديمة كمرجع اساس ي‬ ‫‪‬‬
‫لجميع بنود السلف‬

‫خطوات تنفيذ اإلجراء‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫القيام بمراجعة الفواتير وتدقيقها ومن ثم عمل طلب شراء لها الكتروني‬ ‫‪‬‬
‫ترحيل الفواتير الى كشف االستعاضة الكتروني‬ ‫‪‬‬
‫الترحيل ملحاضر االستالم يدوي‬ ‫‪‬‬
‫الترحيل لدفتر السلف املستديمة يدوي‬ ‫‪‬‬

‫الخطوات الوقائية‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫املتابعة مع اإلدارة املالية بالجامعة بمتابعة أي تغيرات على اإلجراءات التنفيذية للسلف املستديمة‬ ‫‪‬‬

‫دليل اجراءات وحدة احملاسبة بكلية الرتبية باجلبيل‬

‫‪115‬‬
‫اإلجراءات املحاسبية الالزمة للسلف املؤقتة الخاصة بأعضاء هيئة التدريس‬
‫املتعاقدين الجدد‬

‫الهدف ‪ :‬عرض وتسهيل الخدمات املالية التي تساعدهم للتأقلم مع البيئة الجديدة‬ ‫‪‬‬

‫املوظفة املسؤولة ‪ :‬مديرة وحدة املحاسبة‬ ‫‪‬‬

‫الالئحة ‪ :‬التعليمات الواردة لنا من االدارة املالية بالجامعة‬ ‫‪‬‬

‫النموذج ‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫يتقدم عضو هيئة التدريس املتعاقد معه حديثا بتقديم طلب سلفة مؤقتة لعميدة الكلية‬ ‫‪‬‬
‫يتم تحرير سند استالم ملبلغ السلفة‬ ‫‪‬‬
‫يتم تحرير سند أستالم لتسديد السلفة‬ ‫‪‬‬

‫السجل ‪:‬ملف السلف املؤقتة‬ ‫‪‬‬

‫‪ ‬خطوات تنفيذ اإلجراء‪:‬‬

‫‪ ‬في بداية كل عام يتم أستالم شيك خاص بالسلفة املؤقتة باسم عميدة الكلية‪.‬‬
‫‪ ‬يتم صرف الشيك من قبل عميدة الكلية‪.‬‬
‫‪ ‬يتم تسليم مبلغ الشيك نقدا من قبل عميدة الكلية ملديرة وحدة املحاسبة واالحتفاظ به في الخزنة‪.‬‬
‫‪ ‬يتم الصرف من املبلغ بعد أخذ موافقة خطية من قبل عميدة الكلية على الصرف‪.‬‬
‫بعد أستالم العضو للمستحقات املالية الخاصة به يقوم بتسديد السلفة املؤقتة ‪.‬‬

‫الخطوات الوقائية‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫يتم تسديد السلفة املؤقتة قبل انتهاء السنة املالية بشيك باسم مؤسسة النقد العربي‬ ‫‪‬‬

‫دليل اجراءات وحدة احملاسبة بكلية الرتبية باجلبيل‬

‫‪116‬‬
 ‫اإلجراءات املالية الالزمة لحساب االبحاث العلمية وخدمة املجتمع الخاص‬
‫بالكلية‬

‫الهدف ‪ ( :‬البحث عن موارد للكلية والرفع عن أي تصور بخدم هذا االتجاه لالستفادة من هذه املوارد في‬ ‫‪‬‬
‫تحقيق األهداف املرجوة لالرتقاء بالنواحي العلمية والتعلمية)‬

‫املوظفة املسؤولة ‪ :‬مديرة وحدة املحاسبة‬ ‫‪‬‬

‫الالئحة ‪ :‬بناءا على رقم ‪ 761/52/17‬بتاريخ ‪20/10/1429‬هـ بشأن قرار تفويض الصالحيات ص (‪ )6‬بند‬ ‫‪‬‬
‫(‪)4/2‬‬

‫النموذج ‪ :‬نفس نماذج السلف املؤقتة‬ ‫‪‬‬

‫السجل ‪ :‬ملف صادر االبحاث العلمية وخدمة املجتمع‬ ‫‪‬‬

‫خطوات تنفيذ اإلجراء‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫يتم مراجعة الفواتير ودقيقها‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫ترحل لكشف االستعاضة‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫ترحل ملحاضر االستالم‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫وترفع بخطاب ملعالي مدير الجامعة العتماد تسديدها‬ ‫‪‬‬

‫الخطوات الوقائية‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫ال يصرف من هذا الحساب إال بعد أخذ املوافقة من معالي مدير الجامعة‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫دليل اجراءات وحدة احملاسبة بكلية الرتبية باجلبيل‬

‫‪117‬‬
 ‫اجراءات طلب صرف‬
‫الهدف ‪ :‬طلب القرطاسية واي مستلزمات أخرى‬ ‫‪‬‬

‫املوظفة املسؤولة ‪ :‬مأمور العهدة ‪ /‬أمين مستودع‬ ‫‪‬‬

‫الالئحة ‪ :‬الالئحة املنظمة للشؤون املالية في الجامعات‬ ‫‪‬‬

‫النماذج ‪ :‬نموذج ‪7‬‬ ‫‪‬‬

‫السجل ‪ :‬ملف طلب صرف مواد‬ ‫‪‬‬

‫خطوات تنفيذ اإلجراء‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫القيام بكتابة خطاب موجه ملدير ادارة املستودعات‬ ‫‪‬‬
‫يرفق مع الخطاب النموذج بعد تدوين الطلبات املراد توريدها من املستودعات ويتم توقيعها من رئيس‬ ‫‪‬‬
‫الجهة الطالبة وإدارة املستودعات وامين ‪/‬مأمور املستودع واملستلم وبعدها يختم من قبل اإلدارة‬
‫يرسل الطلب والخطاب بطريقتين ( مراسالت – بريد )‬ ‫‪‬‬
‫متابعة الطلب بعد ارسال الخطاب‬ ‫‪‬‬
‫جرد الطلب بعد استالمه من مستودعات الجامعة‬ ‫‪‬‬
‫ترتيبه باملستودع بعد التأكد ومطابقته بالنموذج‬ ‫‪‬‬

‫‪ ‬الخطوات الوقائية‪:‬‬
‫‪ ‬التواصل مع إدارة املستودعات في حال تأخير الطلب عن املدة املتفق عليها‬

‫دليل اجراءات وحدة العهدة بكلية الرتبية باجلبيل‬

 ‫إجراءات طلب شراء‬
‫الهدف ‪ :‬شراء املستلزمات الغير متوفرة باملستودعات‬ ‫‪‬‬

‫املوظفة املسؤولة ‪ :‬مأمور العهدة ‪ /‬أمين مستودع‬ ‫‪‬‬

‫الالئحة ‪ :‬الالئحة املنظمة للشؤون املالية في الجامعات‬ ‫‪‬‬

‫النماذج ‪ :‬نموذج طلب شراء‬ ‫‪‬‬

‫السجل ‪ :‬ملف طلب شراء‬ ‫‪‬‬

‫خطوات تنفيذ اإلجراء‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫القيام بكتابة خطاب موجه لوكيل الجامعة‬ ‫‪‬‬
‫اغلبية الطلبات تكون احبار في طلب الشراء‬ ‫‪‬‬
‫يرفق مع الخطاب النموذج بعد تدوين الطلبات املراد توريدها من املستودعات ويتم توقيعها من رئيس‬ ‫‪‬‬
‫الجهة الطالبة واسم رئيس القسم كذلك اسم املختص املتابع للطلب‬
‫يرسل الطلب والخطاب بطريقتين ( مراسالت – بريد )‬ ‫‪‬‬
‫متابعة الطلب بعد ارسال الخطاب‬ ‫‪‬‬
‫جرد الطلب وهي االحبار بعد استالمها سواء من مستودعات الجامعة او من املسؤول املختص باألحبار‬ ‫‪‬‬
‫ترتيبه باملستودع بعد التأكد ومطابقته بالنموذج‬ ‫‪‬‬

‫‪ ‬الخطوات الوقائية‪:‬‬
‫‪ ‬التواصل مع إدارة املستودعات او مع املسؤول املختص في حال تأخير الطلب عن املدة املتفق عليها‬

‫دليل اجراءات وحدة العهدة بكلية الرتبية باجلبيل‬

 ‫إجراءات محضر استالم‬
‫الهدف ‪ :‬كتابة الطلب الذي يتم وضعه في عهدة الكلية وأمين املستودع‬ ‫‪‬‬

‫املوظفة املسؤولة ‪ :‬مأمور العهدة ‪ /‬أمين مستودع‬ ‫‪‬‬

‫الالئحة ‪ :‬الالئحة املنظمة للشؤون املالية في الجامعات‬ ‫‪‬‬

‫النماذج ‪ :‬نموذج ‪3‬‬ ‫‪‬‬

‫السجل ‪ :‬ملف محاضر االستالم‬ ‫‪‬‬

‫‪ ‬خطوات تنفيذ اإلجراء‪:‬‬

‫‪ ‬بعد وصول الطلبية وجردها يتم تفريغها باملحضر وتوقيعها من قبل املستلم والعضو الفني والرئيس‬
‫املسؤول ‪.‬‬
‫‪ ‬يتم االحتفاظ بصوره من محضر االستالم وتسلم األصول للجهة املعنية ‪.‬‬

‫‪ ‬الخطوات الوقائية‪:‬‬
‫‪ ‬عدم توقيع محضر االستالم الى في حالة تطابق الكمية املوجودة للطلبات مع املحضر ‪.‬‬

‫دليل اجراءات وحدة العهدة بكلية الرتبية باجلبيل‬

 ‫إجراءات تسليم العهد‬
‫الهدف ‪ :‬توفير احتياجات أعضاء الهيئة التعليمية واإلدارية‬ ‫‪‬‬

‫املوظفة املسؤولة ‪ :‬مأمور العهدة ‪ /‬أمين مستودع‬ ‫‪‬‬

‫الالئحة ‪ :‬الالئحة املنظمة للشؤون املالية في الجامعات‬ ‫‪‬‬

‫النماذج ‪ :‬نموذج استالم عهدة ( قرطاسية – اثاث مكتبي – احبار – جهاز كمبيوتر او محمول )‬ ‫‪‬‬

‫السجل ‪ :‬ملف تسليم العهدة ( قرطاسية – احبار – أجهزة – اثاث )‬ ‫‪‬‬

‫‪ ‬خطوات تنفيذ اإلجراء‪:‬‬

‫‪ ‬االتيان بما يريده عضو هيئة التدريس او املوظف اإلداري ‪.‬‬
‫‪ ‬توقيع عضو هيئة التدريس او املوظف اإلداري عند االستالم في النماذج املطلوبة ‪.‬‬
‫‪ ‬االحتفاظ في النماذج في حال الحاجة اليها ‪.‬‬

‫‪ ‬الخطوات الوقائية‪:‬‬
‫‪---------------------------------------------------------------------------------- ‬‬

‫دليل اجراءات وحدة العهدة بكلية الرتبية باجلبيل‬

 ‫إجراءات مناقلة العهدة‬
‫الهدف ‪ :‬حتى يكون املستلم مسؤول ومحافظ على عهدته وتسقط من عهدة املسلم‬ ‫‪‬‬

‫املوظفة املسؤولة ‪ :‬مأمور العهدة ‪ /‬أمين مستودع‬ ‫‪‬‬

‫الالئحة ‪ :‬الالئحة املنظمة للشؤون املالية في الجامعات‬ ‫‪‬‬

‫النماذج ‪ :‬نموذج نقل عهدة‬ ‫‪‬‬

‫السجل ‪ :‬ملف مناقلة العهدة‬ ‫‪‬‬

‫‪ ‬خطوات تنفيذ اإلجراء‪:‬‬

‫‪ ‬يتم مناقلة العهدة لعدة أسباب إما لالبتعاث العضو او اخالء طرف العضو او نقل شخص من قسم الى‬
‫قسم اخر ‪.‬‬
‫‪ ‬عند التوقيع لإلخالء الطرف وللمبتعث يجب التأكد من استالم مفاتيح االدراج املتواجد لديها حتى يتم‬
‫مناقلتها لشخص اخر ‪.‬‬
‫‪ ‬تعبئة البيانات املطلوبة في نموذج نقل العهدة ويتم التوقيع بين املستلم واملسلم ومراقب العهدة ‪.‬‬

‫‪ ‬الخطوات الوقائية‪:‬‬
‫‪-------------------------------------------------------------------------------------------------- ‬‬

‫دليل اجراءات وحدة العهدة بكلية الرتبية باجلبيل‬

 ‫إجراءات مستند ارجاع‬
‫الهدف ‪ :‬عدم االحتفاظ بالصنف الفائض واملنتهي صالحيته والتالف وكذلك ما تم االنتهاء من غرضه‬ ‫‪‬‬

‫املوظفة املسؤولة ‪ :‬مأمور العهدة ‪ /‬أمين مستودع‬ ‫‪‬‬

‫الالئحة ‪ :‬الالئحة املنظمة للشؤون املالية في الجامعات‬ ‫‪‬‬

‫النماذج ‪ :‬نموذج ‪9‬‬ ‫‪‬‬

‫السجل ‪ :‬ملف مستند االرجاع‬ ‫‪‬‬

‫خطوات تنفيذ اإلجراء‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫القيام بكتابة خطاب موجه ملدير ادارة املستودعات‬ ‫‪‬‬
‫يرفق مع الخطاب النموذج بعد تدوين االصناف املراد ارجاعها للمستودعات ويتم توقيعها من رئيس‬ ‫‪‬‬
‫الجهة املرجعة ومدير إدارة املستودعات واملستلم امين ‪/‬مأمور املستودع وبعدها يختم من قبل اإلدارة‬
‫يصنف بالنموذج من حيث أسباب االرجاع ( انتهاء الغرض – فائض – عدم الصالحية – تالف )‬ ‫‪‬‬
‫يصنف بالنموذج من حيث توصيات لجنة فحص الرجيع ( لإلصالح – للبيع – لإلتالف )‬ ‫‪‬‬
‫يتم االحتفاظ باألصول من النموذج وتسلم الصور للجهة املعنية ‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫‪ ‬الخطوات الوقائية‪:‬‬
‫‪------------------------------------------------------------------------------------------ ‬‬

‫دليل اجراءات وحدة العهدة بكلية الرتبية باجلبيل‬

 ‫إجراءات استمارة الجرد‬
‫الهدف ‪ :‬جرد األصناف الزائدة والناقصة في املستودعات دوريا كذلك بالجهة الخاصة في الكلية‬ ‫‪‬‬

‫املوظفة املسؤولة ‪ :‬مأمور العهدة ‪ /‬أمين مستودع‬ ‫‪‬‬

‫الالئحة ‪ :‬الالئحة املنظمة للشؤون املالية في الجامعات‬ ‫‪‬‬

‫النماذج ‪ :‬نموذج ‪11‬‬ ‫‪‬‬

‫السجل ‪ :‬ملف الجرد‬ ‫‪‬‬

‫‪ ‬خطوات تنفيذ اإلجراء‪:‬‬

‫‪ ‬عمل جرد دوري بما يتواجد باملستودع وعمل تقرير‬
‫‪ ‬عمل جرد سنوي باألثاث املتواجد في الكلية كذلك جميع األجهزة االلكترونية وعمل تقرير بها وارسالها‬
‫لعميدة الكلية ‪.‬‬

‫‪ ‬الخطوات الوقائية‪:‬‬
‫‪------------------------------------------------------------------------------------------ ‬‬

‫دليل اجراءات وحدة العهدة بكلية الرتبية باجلبيل‬

 ‫املقدمة‬

‫إن أهم مقومات جودة السلطة واإلدارة هو وجود نظام يقوم على‬
‫مبدأ الشفافية بين اإلدارة العليا في املنظومة والعاملين فيها هدفه األسمى‬
‫التخطيط لتطوير ورقي املنظومة وتحسين أداء العاملين فيها و من هنا تبرز‬
‫أهمية استحداث نظام لتقييم األداء الوظيفي للعاملين في املنظمة؛ من‬
‫هذا املنطلق نشأت فكرة مشروع إدارة انجازاتي لتقييم وتقويم األداء‬
‫الوظيفي لجميع منسوبي كلية التربية بالجبيل من الهيئة اإلدارية‬
‫والتعليمية كوسيلة موضوعية وعادلة لرفع كفاءة العاملين وزيادة‬
‫مهاراتهم وتقدير منجزاتهم والبحث عن حلول مناسبة للمعوقات‬
‫والصعوبات التي تعترض ممارساتهم الوظيفية عن طريق التخطيط‬
‫والتنظيم والرقابة مما يساهم في خلق روح التنافس الفعال بين العاملين‬
‫وينعكس ايجابا في عملية التقويم والتطوير وإدارة العمليات بكفاءة‬
‫وفعالية‪.‬‬

‫‪131‬‬
‫دليل اجراءات وحدة اجنازاتي بكلية الرتبية باجلبيل‬
 ‫أهداف إجنازاتي‬

‫ضمان جودة تحقيق املنظمة ألهدافها عن طريق أداء العاملين فيها‬ ‫•‬
‫أداة إدارية فعالة التخاذ القرارات اإلدارية لتحسين وجودة األداء التنظيمي‬ ‫•‬
‫التحقق من مستوى كفاءة وفعالية العاملين وقياس مدى اإلنتاجية التي يساهم بها‬ ‫•‬
‫املوظف في إنجاح أعمال املنظمة‬
‫املساهمة في تطوير األداء الوظيفي وتحديد االحتياجات التدريبية الالزمة للموظف‬ ‫•‬
‫لدفعه نحو الكفاءة‬
‫تعزيز جوانب القوة و معالجة أوجه القصور في األداء ووضع خطط استراتيجية‬ ‫•‬
‫ملعالجتها وتقويمها و تحسين فعالية األنظمة اإلدارية‬
‫• تحفيــز العــاملين وخلــق روح التنــافس الشــريف والرغبــة فــي اإلبــداع الــوظيفي لــديهم عــن‬
‫طريق تقدير منجزاتهم مما يخدم مصلحة العمل‬
‫• التعرف على الصعوبات واملعوقات وتذليل العقبـات التـي تعتـرض املمارسـات الوظيفيـة‬
‫لزيادة الكفاءة والفاعلية واإلتقان‬
‫• تعريف العاملين بأهميـة إدارة الوقـت وترتيـب األولويـات وتـوجيههم لالسـتفادة القصـوى‬
‫من وقت العمل‬
‫• توثي ـ ــق األدل ـ ــة الخاص ـ ــة بعملي ـ ــات التقي ـ ــيم واس ـ ــتخدامها كوث ـ ــائق و مؤش ـ ـرات قي ـ ــاس‬
‫مرجعية تستند عليها اإلدارة العليا في تقيـيم األداء الـوظيفي وفقـا ملعـايير وأسـس ثابتـه‬
‫تتفق و معايير الجودة‬
‫• إعادة هيكلة الجهاز اإلداري في حالة الحاجة لذلك‬

‫‪132‬‬
‫دليل اجراءات وحدة اجنازاتي بكلية الرتبية باجلبيل‬
 ‫مهام وحدة اجنازاتي‬
‫أوال‪ :‬مهام انجازاتي ‪:‬‬

‫‪ ‬إرسال مهمة (( تـذكير بموعـد تسـليم إنجـازاتي )) لجميـع أعضـاء الهيئـة التعليميـة واإلداريـة مـن البريـد‬
‫الخ ــاص ب ــإدارة إنج ــازاتي قب ــل موع ــد تس ــليم إنج ــازاتي امل ــدرج ض ــمن الخط ــة التنفيذي ــة لألعضـ ـاء ((‬
‫يتضمن هذا البريد فيديو خاص لشرح عملية إتمام املهمة املرسلة ))‪.‬‬

‫‪ ‬متابع ــة اس ــتالم النس ــخة اإللكتروني ــة م ــن نم ــوذج إنج ــازاتي املرس ــلة م ــن أعض ــاء الهيئ ــة التعليمي ــة و‬
‫اإلدارية‪.‬‬

‫‪ ‬متابعــة اســتالم النســخة االلكترونيــة املعتمــدة الخاصــة بتقريــر الــرئيس املباشــر عــن إنجـازات أعضــاء‬
‫الهيئة التعليمية واإلدارية ‪.‬‬

‫‪ ‬ف ـ ــرز نم ـ ــاذج إنج ـ ــازاتي ال ـ ــواردة لبري ـ ــد إنج ـ ــازاتي وتص ـ ــنيفها إلكتروني ـ ــا حس ـ ــب الوح ـ ــدات األكاديمي ـ ــة‬
‫واإلدارية املختلفة‪.‬‬

‫‪ ‬استقبال استفسارات األعضاء فيما يتعلق بتعبئة نماذج إنجازاتي والرد عليها ‪.‬‬

‫ثانيا‪ :‬مهام املتابعة‪:‬‬

‫‪ ‬استالم الجداول الدراسية لجميع األقسام من الشؤون األكاديمية ‪.‬‬

‫‪ ‬فرز الجداول الدراسية وتصنيفها حسب مواقع القاعات الدراسية في جداول خاصة باملتابعة‪.‬‬

‫‪ ‬تعيين عضو متابعة لكل جناح يكون مسؤوال عن متابعة سير املحاضرات حسب املحددة لها‪.‬‬

‫‪ ‬يتم استعالم مسؤولة القاعات الدراسية عند تغيير أرقام القاعات‪.‬‬

‫‪ ‬تسلم عضو لجنة املتابعة جدول املتابعة الخاص بها أسبوعيا‪.‬‬

‫‪ ‬عم ــل تقري ــر دوري ( ك ــل أس ــبوعين ) وتوجي ــه نس ــخة من ــه لعمي ــدة الكلي ــة ورئيس ــات األقس ــام يو ّ‬
‫ض ــح‬
‫مدى انتظام سير املحاضرات في مواعيدها املحددة ‪.‬‬

‫‪ ‬أرشفة تقارير املتابعة الكترونيا ‪.‬‬

‫‪133‬‬
‫دليل اجراءات وحدة اجنازاتي بكلية الرتبية باجلبيل‬
 ‫آلية مكتب اجنازاتي‬
‫أوال‪ :‬اآللية املعتمدة إلنجازاتي ‪:‬‬
‫‪ ‬يرسل مكتب انجازاتي مهمة ) ‪ )task‬تذكيرية بمواعيد تسليم إنجازاتي لجميع‬
‫منسوبي الكلية من أعضاء الهيئة التعليمية واالدارية‬
‫‪ ‬تقارير انجازاتي على النحو اآلتي‪:‬‬
‫أوال‪ :‬أعضاء الهيئة التعليمية‪:‬‬
‫* يقوم األعضاء بإنهاء املهمة ) ‪ )task‬املرسلة من مكتب إنجازاتي عن طريق‬
‫برنامج ‪ outlook‬و إرفاق نموذج إنجازاتي للرئيس املباشر لكتابة تقرير الرئيس‬
‫املباشر ويتم اعتمادها من ِق َبل العضو ورئيسه املباشر‪.‬‬
‫*يقوم الرئيس بإرسال كافة نماذج إنجازاتي والتقارير الخاصة بها إلى بريد‬
‫إنجازاتي ‪. ma.edu.jbl@ud.edu.sa‬‬

‫مواعيد التسليم‪:‬‬
‫ُ ّ‬
‫‪ ‬تسلم نماذج انجازاتي على فترة لكل فصل دراس ي للعام الجامعي في موعد‬
‫أقصاه منتصف األسبوع الثامن عشر‪.‬‬
‫‪ ‬يتم إتاحة مهلة أقصاها خمسة أيام للمتأخرين عند حلول موعد تسليم‬
‫إنجازاتي ‪ ،‬ويتم رفع تقرير ملكتب انجازاتي يوضح سبب تأخير التسليم سواء كان‬
‫التأخير من العضو أو من رئيسه املباشر‪.‬‬
‫‪ ‬يتم جمع نماذج انجازاتي لجميع األعضاء في ملف واحد وإرسالها للبريد‬
‫اإللكتروني الخاص بمكتب انجازاتي‪ ،‬مع تعبئة استمارة كشف تسليم جميع‬
‫األعضاء‪.‬‬

‫‪134‬‬
‫دليل اجراءات وحدة اجنازاتي بكلية الرتبية باجلبيل‬
 ‫تابع‪-‬آلية مكتب اجنازاتي‬
‫ثانيا‪ :‬اآللية املعتمدة ملتابعة أعضاء الهيئة التعليمية ‪:‬‬
‫‪ ‬الهدف من عملية املتابعة ‪:‬‬
‫تنظيم عملية سير املحاضـرات والتأكـد مـن االلتـزام فـي الوقـت املحـدد كواحـدة مـن‬
‫ممارسات ضمان جودة التعليم‪،‬‬
‫آلية عميلة املتابعة ‪:‬‬
‫تحــرص إدارة الكليــة علــى تطبيــق ممارســات الجــودة بكفــاءة وفعاليــة فــي مختلــف‬
‫املج ــاالت الس ــيما فيم ــا يتعل ــق بعملي ــة التعل ــيم والت ــي توليه ــا اإلدارة اهتمام ــا خاص ــا ‪،‬‬
‫ويساهم أعضاء لجنة املتابعة في تحقيق ذلك أثناء عملية متابعة املحاضرات‪.‬‬

‫‪135‬‬
‫دليل اجراءات وحدة اجنازاتي بكلية الرتبية باجلبيل‬
 ‫اجراءات املتابعة ‪:‬‬

‫‪ .1‬يقوم عضو املتابعة يقوم عضو املتابعة بالتأكد من بدء املحاضرات خالل العشر دقائق األولى‬
‫من بداية موعدها عبر املرور على القاعات الدراسية ‪ ،‬وتدوين أرقام القاعات التي تبدأ‬
‫املحاضرات فيها و أسماء األعضاء املسؤولين عنها ‪.‬‬
‫‪ .2‬يتم التأكد من تفعيل املحاضرات املتأخرة خالل العشر دقائق الثانية من موعد بدء‬
‫املحاضرات وفي حال عدم بدءها تدون مالحظة بغياب العضو املسؤول وعدم تفعيل‬
‫املحاضرة‪.‬‬
‫‪ .3‬يتم إرسال تقرير اسبوعي لرئيسات األقسام خاص بمتابعة سير محاضرات أعضاء القسم‪.‬‬
‫االجراءات الوقائية‪:‬‬
‫‪ .1‬في حال ّ‬
‫تغيب العضو أو اعتذاره عن املحاضرة أو تغيير القاعة ألي ظرف طارئ يقوم العضو‬
‫بإعالن ذلك عبر نظام ( ‪ ) black bord‬ووضع إعالن على مدخل قاعة املحاضرات وإبالغ‬
‫سكرتيرة القسم‪.‬‬
‫‪ .2‬في حال تأخر العضو عن املحاضرة ألي ظرف طارئ عليه إبالغ رئيسة القسم بذلك إلحاطة‬
‫عضو املتابعة بالعلم بحيث يتم إعالم الطالبات بااللتزام بالهدوء لحين بدء املحاضرة بالتعاون‬
‫مع مسؤولة النظام في الجناح‪.‬‬
‫‪ .3‬في حال عدم تفعيل املحاضرة خالل العشرين دقيقة االولى من عملية املتابعة وعدم وجود‬
‫إعالن على مدخلها يفيد باالعتذار يتم االستفسار من القسم ‪ ،‬وفي حال عدم علم القسم‬
‫بذلك يتم تدوين مالحظة ّ‬
‫بتغيب العضو وعدم تفعيل املحاضرة‪.‬‬

‫‪136‬‬
‫دليل اجراءات وحدة اجنازاتي بكلية الرتبية باجلبيل‬
 ‫مراحل التطوير‬
‫‪ ‬الترتيب لالجتماعات املقامة للموظفات ورئيساتهن حسب تحديد رئيسة القسم‪.‬‬
‫‪ ‬إرسال البريد االلكتروني املتضمن محاضر االجتماعات بعد كل اجتماع‪.‬‬
‫‪ ‬إرسال تعاميم بناء على ما ورد من نتائج في محاضر االجتماع من نتائج ‪.‬‬

‫مراحل تطوير العمل‬

‫‪ ‬تــم االجتمــاع فــي الفصــل الدراسـ ي األول للعــام الجــامعي ‪1433-1432‬ه ـ مــع جميــع‬
‫أعضاء الهيئة التعليمية و اإلدارية وتضمن ما يلي‪:‬‬
‫‪ .1‬تــم توضــيح أهــداف مكتــب انجــازاتي ‪ ،‬وأهميــة قيــام كــل موظفــة بتســجيل أعمالهــا‬
‫اليومية‪.‬‬
‫‪ .2‬ت ــم توض ــيح كيفي ــة تس ــجيل تل ــك األعم ــال وتعبئته ــا بنم ــاذج معين ــة ومعتم ــدة م ــن‬
‫مكتب انجازاتي ‪.‬‬
‫‪ .3‬تــم اســتحداث بريــد الكترونــي خــاص بمكتــب انجــازاتي وتعميمــه علــى الحض ـور و‬
‫إبالغهـن بضـرورة التواصـل بريـديا مــع املكتـب لتسـجيل البريـد االلكترونـي الخــاص‬
‫بكل موظفة ‪.‬‬

‫‪137‬‬
‫دليل اجراءات وحدة اجنازاتي بكلية الرتبية باجلبيل‬
 ‫تابع‪-‬مراحل تطوير العمل‬

‫‪ ‬وبعد مرور فصل دراس ي على تطبيق انجازاتي تم عقـد اجتمـاع فـي بدايـة الفصـل‬
‫الدراسـ ي الثــاني للعــام الجــامعي ‪1433 -1432‬ه ـ لالســتماع الــى مقترحــات أعضــاء‬
‫الهيئــة التعليميــة واإلداريــة واملشــكالت التــي واجهــت منســوبات الكلي ـة فــي الفتــرة‬
‫السابقة ‪.‬‬
‫‪ ‬تـ ــم إرسـ ــال بريـ ــد الكترونـ ــي ألعضـ ــاء الهيئـ ــة التعليميـ ــة واإلداريـ ــة يوضـ ــح كيفيـ ــة‬
‫استقبال مقترحاتهن بحيث يتم كتابتها يدويا‪.‬‬
‫ّ‬
‫‪ ‬بع ــد االط ــالع عل ــى آراء ومقترح ــات منس ــوبات الكلي ــة ت ــم تغيي ــر ك ــل م ــن نمـ ـوذجي‬
‫أعضاء الهيئة التعليمية و اإلدارية ‪.‬‬
‫‪ ‬تم تطوير النموذجين بشكل أفضل ّ‬
‫يسهل عملية كتابة تقارير انجازاتي‪.‬‬
‫‪ ‬تم وضع نموذج آخر خاص بإنجازاتي يوضح وقت تسليم الرئيس املباشر لتقارير‬
‫انجازاتي ألعضاء الهيئة اإلدارية (مرفق النماذج )‪.‬‬
‫‪ ‬فـي بدايـة العـام الجـامعي ‪1434-1433‬ه ـ تــم اعتمـاد نمـاذج جديـدة لكتابـة تقــارير‬
‫انج ــازاتي تتض ــمن نم ــاذج انج ــازاتي ألعض ــاء الهيئ ــة التعليمي ــة واالداري ــة ونم ــوذج‬
‫تقرير الرئيس املباشر ألعضاء الهيئة االدارية ‪.‬‬
‫‪ ( ‬ألعض ــاء الهيئ ــة التعليمي ــة واإلداري ــة ) مم ــا يس ــاعد عل ــى س ــهولة كتاب ــة التق ــارير‬
‫بصورة جيدة‪.‬‬

‫‪138‬‬
‫دليل اجراءات وحدة اجنازاتي بكلية الرتبية باجلبيل‬
 ‫جديد إنجازاتي‬

‫‪ ‬فــي بدايــة العــام الجــامعي ‪1435-1434‬ه ـ تــم عمــل بعــض التعــديالت‬

‫البسيطة على النماذج‬
‫‪ ‬تــم الغــاء تســليم النســة الورقيــة واعتمــاد النســة االلكترونيـة فقــط‬
‫وتطبيق برنامج البريد االلكتروني ‪Outlook‬في االستالم والتسليم ‪.‬‬
‫‪ ‬ت ــم عم ــل آلي ــة جدي ــدة توض ــح كيفي ــة االس ــتالم والتس ــليم ألعضـ ـاء‬
‫الهيئة التعليمية واالدارية ‪.‬‬
‫‪ ‬تم عمل آلية جديدة توضح آلية املتابعة‪.‬‬

‫‪139‬‬
‫دليل اجراءات وحدة اجنازاتي بكلية الرتبية باجلبيل‬
 ‫‪1-1‬اإلجراء ‪( :‬صيانة أجهزة معامل الحاسب اآللي )‬

‫الهدف‪ :‬صيانة معامل الحاسب اآللي ‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫املوظفة املسؤولة ‪ :‬أخصائية الدعم الفني‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫الالئحة ‪:‬مهام وحدة الدعم الفني من جامعة الدمام‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫السجل‪ :‬نموذج الصيانة الدورية ألجهزة املعامل‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫خطوات تنفيذ اإلجراء‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫‪ ‬تقوم أخصائية الدعم الفني املسؤولة عن املعمل باستالم طلب الدعم الفني الكترونيا من‬
‫أعضاء قسم الحاسب أو من خالل تعبئة نموذج الصيانة الورقي املثبت أمام كل معمل ‪.‬‬
‫‪ ‬يتم تصنيف العطل(برامج تشغيلية– هاردوير‪ -‬تطبيقات‪ -‬شبكات)‪.‬‬

‫‪ ‬في حال تطلب حل املشكلة قطع غيار يتم استبدال قطعة الغيار املعطلة بأخرى سليمة من‬
‫املستودعات و في حال عدم توفرها يتم إرسال طلب قطعة الغيار إما لقسم املحاسبة في‬
‫الكلية أو يتم مراسلة عمادة االتصاالت وتقنية املعلومات بجامعة الدمام بالطلب‪.‬‬
‫‪ ‬في حال أن إصالح العطل يتطلب إعادة تهيئة نظام التشغيل ‪ Format‬يتم سحب الجهاز الي‬
‫مكتب الدعم الفني لعمل الالزم‪.‬‬

‫‪ ‬في حال عدم تمكن فريق الدعم الفني من حل مشكلة الجهاز يتم التواصل مع عمادة‬
‫االتصاالت وتقنية املعلومات بجامعة الدمام لتوجيه الجهاز للجهة املوردة اذا كان الجهاز‬
‫تحت الضمان‪.‬‬
‫‪ ‬بعد االنتهاء من حل املشكلة يتم التأكد من زوال العطل من قبل أعضاء قسم الحاسب‬
‫اآللي والتوقيع على نموذج الصيانة‪.‬‬

‫دليل إجراءات وحدة الدعم الفين بكلية الرتبية باجلبيل‬

‫‪143‬‬
 ‫الخطوات الوقائية‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫‪ ‬تجهيز معامل الحاسب اآللي ويكون ذلك بعمل ‪Format‬لجميع األجهزة وتحميل البرامج املطلوبة‬

‫واملرسلة بخطاب رسمي من قبل قسم الحاسب اآللي لعمادة االتصاالت وتقنية املعلومات‬

‫ويكون ذلك بداية كل عام دراس ي‪.‬‬

‫‪ ‬فتح الجهاز وتنظيفه من الداخل من األتربة‪.‬‬

‫‪ ‬التأكد من أن الجهاز مرتبط بالنطاق ‪.Domain‬‬

‫‪ ‬التأكد من ان االتصال بالشبكة متاح وليس بطئ‪.‬‬

‫‪ ‬التأكد من أن برامج الحماية من الفيروسات تعمل ومحدثة بآخر تحديث‪.‬‬

‫‪ ‬التأكد من أن جميع تحديثات نظام التشغيل تم تحميلها على الجهاز‪.‬‬

‫‪ ‬التأكد من أن جميع البرامج تعمل بشكل جيد‪.‬‬

‫‪ ‬التأكد من أن جميع مكونات جهاز الحاسب تعمل بشكل سليم‪.‬‬

‫‪ ‬عمل تقارير صيانة سنوية ملعامل الحاسب من قبل فريق الدعم الفني‪.‬‬

‫‪ ‬يتم املرور دوريا على جميع معامل الحاسب اآللي مرة كل اسبوع ومتابعة نماذج الصيانة املثبتة‬

‫على كل معمل‪.‬‬

‫دليل إجراءات وحدة الدعم الفين بكلية الرتبية باجلبيل‬

‫‪144‬‬
 ‫‪: 2-1‬اإلجراء ‪( :‬صيانة أجهزة الحاسب الشخصية )‬

‫الهدف‪:‬صيانة أجهزة الحاسب اآللي لجميع أعضاء هيئة التدريس والهيئة اإلدارية‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫املوظفة املسؤولة‪ :‬أخصائية الدعم الفني‬ ‫‪‬‬

‫الالئحة ‪ :‬مهام وحدة الدعم الفني من جامعة الدمام‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫السجل‪ :‬نموذج الصيانة اإللكتروني أو الورقي ‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫خطوات تنفيذ اإلجراء‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫‪ ‬تقوم أخصائية الدعم الفني املسؤولة عن القسم باستالم طلبات الدعم الفني الكترونيا أو من‬
‫خالل تعبئة نموذج الصيانة يدويا من قبل العضو‪.‬‬

‫‪ ‬تقوم الفنية املسؤولة بمحاولة حل املشكلة هاتفيا أو عن بعد وفي حال عدم التمكن من حل‬
‫املشكلة تتوجه إلى مكتب العضو حسب أولويات املهام وطلبات الصيانة مع تحديد موعد لحل‬
‫املشكلة‪.‬‬

‫‪ ‬يتم تصنيف العطل (برامج تشغيلية – هاردوير‪ -‬تطبيقات‪ -‬شبكات)‪.‬‬

‫‪ ‬في حال تطلب حل املشكلة قطع غيار يتم استبدال قطعة الغيار املعطلة بأخرى سليمة من‬
‫املستودعات و في حال عدم توفرها يتم إرسال طلب قطعة الغيار إما لقسم املحاسبة في الكلية‬
‫أو يتم مراسلة عمادة االتصاالت وتقنية املعلومات بجامعة الدمام بالطلب‪.‬‬

‫‪ ‬في حال أن إصالح العطل يتطلب إعادة تهيئة نظام التشغيل ‪ Format‬يتم سحب الجهاز إلى مكتب‬
‫الدعم الفني لعمل الالزم‪.‬‬

‫‪ ‬في حال عدم تمكن فريق الدعم الفني من حل مشكلة الجهاز يتم التواصل مع عمادة االتصاالت‬
‫وتقنية املعلومات بجامعة الدمام لتوجيه الجهاز للجهة املوردة إذا كان الجهاز تحت الضمان‪.‬‬

‫‪ ‬بعد حل املشكلة يتم تأكد العضو من زوال العطل وتوثيق ذلك على نموذج الصيانة‪.‬‬

‫دليل إجراءات وحدة الدعم الفين بكلية الرتبية باجلبيل‬

‫‪145‬‬
 ‫الخطوات الوقائية ‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫‪ ‬تلقي املالحظات وطلبات الصيانة من قبل ألعضاء بداية كل عام دراس ي‪.‬‬

‫‪ ‬فتح الجهاز وتنظيفه من الداخل من األتربة‪.‬‬

‫‪ ‬التأكد من أن الجهاز مرتبط بالنطاق ‪.Domain‬‬

‫‪ ‬التأكد من ان االتصال بالشبكة متاح وليس بطئ‪.‬‬

‫‪ ‬التأكد من أن برامج الحماية من الفيروسات تعمل ومحدثة بآخر تحديث‪.‬‬

‫‪ ‬التأكد من أن جميع تحديثات نظام التشغيل تم تحميلها على الجهاز‪.‬‬

‫‪ ‬التأكد من أن جميع البرامج تعمل بشكل جيد‪.‬‬

‫‪ ‬التأكد من أن جميع مكونات جهاز الحاسب تعمل بشكل سليم‪.‬‬

‫‪ ‬تعبئة نماذج الصيانة والتقارير الوقائية سنويا‪.‬‬

‫دليل إجراءات وحدة الدعم الفين بكلية الرتبية باجلبيل‬

‫‪146‬‬
 ‫‪: 3-1‬اإلجراء ‪( :‬تهيئة األجهزة الجديدة )‬

‫الهدف‪ :‬تجهيز األجهزة املستلمة حديثا وتهيئتها قبل توزيعها على املستخدمين‬ ‫‪‬‬

‫املوظفة املسؤولة‪ :‬أخصائية الدعم الفني‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫الالئحة‪ :‬مهام وحدة الدعم الفني من جامعة الدمام‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫السجل‪ :‬نموذج تسليم األجهزة‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫خطوات تنفيذ اإلجراء‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫يتم تهيئة الجهاز وتحميل نظام التشغيل املعتمد من الجامعة‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫يتم تسمية الجهاز بناء على طريقة التسمية املستخدمة بالجامعة والتي تدل على مكان‬ ‫‪‬‬
‫املستخدم‪.‬‬
‫يتم ربط الجهاز بنطاق الجامعة (‪.)Domain‬‬ ‫‪‬‬
‫يتم تحديث نظام التشغيل وبرنامج مكافحة الفيروسات بآخر التحديثات املتاحة‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫يتم تحميل البرامج والتطبيقات الالزمة للمستخدمين‬ ‫‪‬‬
‫عند توزيع األجهزة يتم إكمال عملية التهيئة الخاصة بإعدادات البريد اإللكتروني واإلنترنت‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫الخطوات الوقائية‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫‪ ‬يتم جرد األجهزة الجديدة وتسجيلها بنماذج الكترونية ليتم توزيعها حسب اإلحتياج واالستخدام‪.‬‬

‫دليل إجراءات وحدة الدعم الفين بكلية الرتبية باجلبيل‬

‫‪147‬‬
 ‫‪ :4-1‬اإلجراء ‪( :‬صيانة الطابعات )‬

‫الهدف‪:‬صيانة الطابعات والتأكد من سالمة عملها في جميع أقسام الكلية‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫املوظفة املسؤولة‪ :‬أخصائية الدعم الفني‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫الالئحة‪ :‬مهام وحدة الدعم الفني من جامعة الدمام‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫السجل‪ :‬نموذج الصيانة اإللكتروني أو الورقي ‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫خطوات تنفيذ اإلجراء‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫‪ ‬تقوم أخصائية الدعم الفني املسؤولة عن القسم باستالم طلبات الدعم الفني الكترونيا أو من‬
‫خالل تعبئة نموذج الصيانة يدويا من قبل العضو‪.‬‬
‫‪ ‬تقوم الفنية املسؤولة بمحاولة حل املشكلة هاتفيا أو عن بعد وفي حال عدم التمكن من حل‬
‫املشكلة تتوجه الى مكتب العضو حسب أولويات املهام وطلبات الصيانة مع تحديد موعد لحل‬
‫املشكلة ‪.‬‬
‫‪ ‬يتم تصنيف العطل (مشكلة بتعريف الطابعة ‪ -‬تغيير حبر– استبدال االسالك –انحشار الورق)‬
‫ويتم التعامل مع العطل وعمل الالزم‪.‬‬
‫‪ ‬يتم التأكد من زوال عطل الطابعة من خالل طباعة صفحة االختبار‪.‬‬
‫‪ ‬بعد حل املشكلة يتم تأكد العضو من زوال العطل وتوثيق ذلك على نموذج الصيانة‪.‬‬

‫‪ ‬الخطوات الوقائية‪:‬‬
‫‪ ‬جرد الطابعات بداية كل عام دراس ي‪.‬‬
‫‪ ‬عمل صيانة خفيفة للطابعات وتنظيف مكوناتها الداخلية من االتربة‪.‬‬
‫‪ ‬التأكد من سالمة الحبر ‪.‬‬

‫دليل إجراءات وحدة الدعم الفين بكلية الرتبية باجلبيل‬

‫‪148‬‬
‫تم بحمد هللا‬