‫دورة األرشفة اإللكترونية‬

‫دورة‬
‫األرشفة اإللكترونية‬

‫إعداد‬
‫فريق الحقائب التدريبية‬
‫مركز اطوار للتدريب‬
‫‪ 1443‬هـ ‪ 2021 /‬م‬

‫‪1‬‬
 ‫دورة األرشفة اإللكترونية‬

‫فهرس املحتويات‬

‫الصفحة‬ ‫املوضوع‬
‫‪3‬‬
‫دليل البرنامج‬
‫‪4‬‬
‫إرشادات‬
‫‪5‬‬
‫املقدمة‬
‫‪6‬‬
‫مكونات الحقيبة التدريبية‬
‫‪7‬‬
‫األرشفة اإللكترونية‬
‫‪13‬‬
‫اساسيات االرشفة االلكترونية‬
‫‪18‬‬
‫اإلعداد لبناء األرشيف‬
‫‪33‬‬
‫تنظيم عمليات الحفظ‬
‫‪56‬‬
‫أمن وسرية املعلومات‬
‫‪68‬‬
‫إنشاء قاعدة البيانات الجديدة‬

‫‪2‬‬
 ‫دورة األرشفة اإللكترونية‬

‫دليل البرنامج‬
‫اسم البرنامج‪:‬‬
‫))‬ ‫(( األرشفة اإللكترونية‬
‫الهدف العام‪:‬‬

‫يف نهاية الدورة سيكون املشاركون قادرين ىلع اتقان‬

‫معارف ومهارات واتجاهات األرشفة اإللكترونية ‪..‬‬
‫األهداف التفصيلية ‪:‬‬
‫يتوقع من املشاركين يف نهاية الدورة أن يكونوا قادرين ىلع‪:‬‬
‫‪ -‬أن يذكر املتدرب مفاهيم االرشفة اإللكترونية ‪.‬‬
‫‪ -‬أن يصنف املتدرب أساسيات األرشفة اإللكترونية‬
‫‪ -‬أن يعدد املتدرب عمليات تنظيم الحفظ للملفات‬
‫‪ -‬أن يذكر املتدرب الخطوات اإلعداد لبناء األرشيف‬
‫‪ -‬أن يعدد املتدرب مراحل انشاء قاعدة البيانات الجديدة لالرشيف‬
‫الفئة املستهدفة ‪:‬‬
‫كل من له اهتمام بتطوير مهاراته يف مجال األرشفة‬
‫مدة البرنامج‪:‬‬
‫‪ 3‬أيام تدريبية ‪ )) 15 (( ،‬ساعة تدريبية ‪.‬‬
‫األساليب التدريبية املستخدمة يف البرنامج‪:‬‬
‫العصف الذهني ‪ -‬املحاضرة واإللقاء ‪ -‬تمثيل األدوار ‪ -‬حلقات النقاش‬
‫الوسائل التدريبية املستخدمة يف البرنامج ‪:‬‬
‫عرض ‪ - power Point‬جهاز كمبيوتر ‪ -‬أوراق‪ -‬جهاز بروجيكتور‬
‫أوراق ‪ -‬أقالم ‪ -‬مقص ‪ -‬شريط الصق ‪-‬لوحه ورقية ‪.‬‬

‫‪3‬‬
 ‫دورة األرشفة اإللكترونية‬

‫إرشادات‬
‫أخي املشارك الكريم ‪...‬‬

‫يسعدنا أن نرحب بكم يف دورة " األرشفة اإللكترونية " واليت نسأل اهلل تعاىل أن نوفق فيها لتحقيق‬
‫أهدافكم العناصر التالية تعترب هامة جدًا ملساعدتنا سوياً يف إجناح هذه الدورة ‪:‬‬
‫• احلضور ‪:‬‬
‫إن احلضور يف الوقت املبكر وعدم االنشغال باهلاتف اجلوال يساهم يف حتقيق االستفادة القصوى من الدورة‪ ،‬والبد من‬
‫حضور ما ال يقل عن ‪ %80‬من وقت الدورة للحصول على الشهادة العلمية‪.‬‬

‫• احلقيبة التدريبية ‪:‬‬

‫احلقيبة اليت بني أيديكم هي مادة علمية مت إعدادها بعناية لتخدمكم يف موضوع الدورة فاحرص على أن تكون معك‬
‫يف هذه الدورة على الدوام‪.‬‬

‫• منوذج تقويم الدورة ‪:‬‬

‫يوزع عليكم يف نهاية الدورة ‪ ،‬و ميثل رأيكم لنا غاية يف األهمية مع مالحظاتكم وانطباعاتكم‪.‬‬

‫• مشاركتكم‬
‫من أقوى األمور اليت تساعد يف إجناح الدورة وبلوغها املستوى املطلوب هو تفاعلكم يف الدورة فال ترتدد أخي الكريم‬
‫يف طرح مشاركاتك أو استفساراتك على املدرب ‪.‬‬

‫والله ولي التوفيق ‪،،،‬‬

‫‪4‬‬
 ‫دورة األرشفة اإللكترونية‬

‫املقدمة‪:‬‬
‫تسهم األرشفة اإللكترونية في تحرير مكتبك من تراكم األوراق واملراسالت واملعامالت‪ .‬من خالل تقديم‬

‫حلول متكاملة لتنظيم وفهرسة وارشفة مستنداتك ومعامالتك اليومية‪ ،‬من عقود وفواتير وتقارير ومعامالت‬

‫حكومية‪ ،‬جميعها ستكون منظمة ومفهرسة وفي متناول يدك بلمسة زر فقط‪ ،‬ويمكنك طلبها والبحث عنها في‬

‫ثواني معدودة في أي وقت دون بذل املزيد من الجهد والعناء في البحث اليدوي واستخراج امللفات الورقية من‬

‫الرفوف التقليدية‬

‫وفي هذه الدورة سوف نساعدك لبلوغ هدفك في التعرف على املهارات املطلوبة للالرشفة اإللكترونية مقرونة‬

‫بالعديد من التطبيقات الواقعية التي تدعم تلك املهارات ومن ثم االستفادة منها بالشكل املطلوب‪..‬‬

‫والله نسأل التوفيق والسداد ‪،،،‬‬

‫‪5‬‬
 ‫دورة األرشفة اإللكترونية‬

‫مكونات الحقيبة التدريبية‬

‫الزمن‬ ‫موضوع الجلسة‬ ‫الجلسة‬ ‫اليوم‬

‫‪ 140‬د‬ ‫• األرشفة اإللكترونية‬ ‫األولى‬

‫‪ 20‬د‬ ‫استراحة‬ ‫األول‬
‫‪ 140‬د‬ ‫• اساسيات االرشفة االلكترونية‬ ‫الثانية‬

‫‪ 140‬د‬ ‫• اإلعداد لبناء األرشيف‬ ‫األولى‬

‫‪ 20‬د‬ ‫استراحة‬ ‫الثاني‬
‫‪ 140‬د‬ ‫• تنظيم عمليات الحفظ‬ ‫الثانية‬
‫‪ 140‬د‬ ‫• أمن وسرية املعلومات‬ ‫األولى‬
‫‪ 20‬د‬ ‫استراحة‬ ‫الثالث‬
‫‪ 140‬د‬ ‫• انشاء قاعدة البيانات الجديدة‬ ‫الثانية‬

‫املجموع‪ 15 :‬ساعة تدريبية‬

‫‪6‬‬
 ‫دورة األرشفة اإللكترونية‬

‫اإلدارة إللكترونية‬
‫مفهوم اإلدارة اإللكرتونية ‪:‬‬
‫االدارة اإللكترونية ش ك كككل من أش ك كككال اإلدارة العامة ولكنها تس ك ككتخد تقنيات املعلومات‬
‫واالتصك ككاالت )‪(ICT‬للقيا بأنشك ككطوها‪ ،‬واهدف اإلدارة االلكترونية قدى تقديم خدمة أسك ككر‬
‫وأكثر دقة للمواطنين بفضل قمكانية قجراء عمليات قدارية عبر الحواسيب اآللية‪.‬‬
‫ولقد أص ك ك ككبحت االدارة االلكترونية لز حاما ما التحول الرق ي الكبير الذي اش ك ك ككهده العالم‬
‫ملا تمتاز به من دقة وس ككرعة وقلة تكلفة مقارنة بالورقيات التي انت تتكدا اها املكاتب‬
‫دون جدوى‪ ،‬فهي تس ك ك ككءى نحو بناء هيكل بيانات حوسك ك ك ك ي اعتمد على العنص ك ك ككر اآلدي في العمليات على البيانات أكثر من االعتماد‬
‫على العنصر البشري‪ ،‬فالعنصر البشري في االدارة االلكترونية مهمته التحكم والتوجيه ألوامر الحاسب اآلدي‪.‬‬

‫أهداف اإلدارة‬
‫االلكترونية‬
‫تتلخص األهداف الرئيسية لإلدارة اإللكترونية في‪:‬‬
‫تحسين الخدمات العامة والعمليات للمساعدة في االمتثال للسياسات العامة‪.‬‬
‫زيادة اإلنتاجية وتحسينها‪ ،‬ألنها تبسط العمليات اليومية ألي منظمة‪.‬‬
‫استغالل مزايا تكنولوجيا املعلومات واالتصاالت‪.‬‬
‫تحسين املوارد وتحقيق االستخدا األقص ى للخدمات القائمة‪.‬‬
‫التركيز على االبتكار وتحويل اإلدارة اإللكترونية قدى واقا‪.‬‬
‫توعية املواطنين والشر ات اهذه الخدمات الجديدة للحصول على نتائج فعالة‪.‬‬
‫تخفيض املصاريف والتكاليف‪.‬‬
‫تحقيق العدالة بين املواطنين عند تقديم الخدمات‪.‬‬

‫أسس اإلدارة االلكترونية‬

‫االدارة االلكترونية هو دمج اسك ك ك ككتخدا تكنولوجيا املعلومات واالتصك ك ك ككاالت في النظم اإلدارية وتكوين اللبنات اإللكترونية في هذه‬
‫األنظمة‪:‬‬
‫خدمات املعامالت‪.‬‬
‫نظم قدارة سير العمل‪.‬‬
‫األنظمة أساسية وأنظمة البنية التحتية‪.‬‬
‫ش ك ك ك ككبككات البيكانكات التي تربط بين مكونكات تكنولوجيكا املعلومكات‬
‫ما مس ك ك ك ككتخككدمي نظم املعلومككات والخككدمككات داخككل وخككارج القطككا‬
‫اإلداري‪.‬‬

‫‪7‬‬
 ‫دورة األرشفة اإللكترونية‬

‫فوائد تطبيق اإلدارة‬

‫االلكترونيةبعدد من الفوائد‪:‬‬
‫سيعود تطبيق االدارة االلكترونية‬
‫الدقة في تقديم الخدمات املقدمة وكذلك الشفافية‪.‬‬
‫توفير الوقت والجهد ما السرعة في األداء‪.‬‬
‫ربط اإلدارات ما بعضها البعض مما يوفر سرعة في اتخاذ القرارات‪.‬‬
‫القضاء على الوساطة والرشوة والبيروقراطية التي انت تعاني منهم النظم التقليدية‪.‬‬
‫رفا قدرات العامل البشري بتدريبه ورفا كفاءته‪.‬‬
‫خفض تكاليف العمل اإلداري والتركيز على رفا قمكانياته‪.‬‬
‫تقليل البعد الجغرافي من خالل شبكات اإلنترنت‪.‬‬

‫‪8‬‬
 ‫دورة األرشفة اإللكترونية‬

‫األرشفة إللكترونية‬
‫‪ ‬األرش ك ك ك ك كف ك ككة ك كم كف كه ككو ع ك ككا ) ككي ع كم كل كي ك ككة ح كف ك وتص ك ك ك ك كن كي ككف ال ككوث ك ككائ ككق ك ككال كب ك ككا األوراق ب كط ككري كق ك ككة اس ك ك ك ك كه ك ككل ال ككرج ككو ل كه ك ككا‪،‬‬
‫و)ي عملية ديناميكية متكاملة حيث تعتمد على العمل األرش ك ككيفي في البلدان املتقدمة على رعاية الوثائق من لحظة قنش ك ككا ها‬
‫ف ك ك ككي اإلدارات وم ك ك كت ك ك ككاب ك ك كع ك ك ككة ه ك ك ككذه ال ك ك ككوث ك ك ككائ ك ك ككق ح ك ك كت ك ك ككى ي ك ك كت ك ك كق ك ك ككرر مص ك ك ك ك ك ك كي ك ك ككره ك ك ككا ال ك ك كن ك ك كه ك ك ككا ك ك ككي س ك ك ك ك ك ك ككواء ب ك ك ككال ك ك كح ك ك كف ك ك ك ال ك ك ككدائك ك ككم‬
‫أ باإلتالف‪.‬‬
‫‪ ‬ان ال كت كك كن ككول ككوج كي ك ككا ال ككرق كم كي ك ككة كي ككرت م ككن امل كف كه ككو ال كت كق كل كي ك ككدي ل كح كف ك ال كوث ك ككائ ككق م ككن ال كت كل ككف قد ككى خ كل ككق ه ك ككذه ال ككوث ك ككائ ككق‬
‫من جديد الكترونيا من خالل مس ك ك ككحها ت ك ك ككوئيا أو تص ك ك ككويرها وخزنها في ذاكرة رقمية ما ا حافظة على ك ك ككحة وس ك ك ككالمة هذه‬
‫الوثائق وسهولة الحصول عليها من قبل املنتسبين واملستخدمين واملرخصين‪.‬‬
‫‪ ‬ويش ك ككير مفهو األرش ك ككفة اإللكترونية قدى عملية اس ك ككتخدا الجهات لتقنيات املعلومات الحديثة‪ ،‬املادية واملنطقية من أجهزة‬
‫ال ك ك كح ك ك ككاس ك ك ك ك ك ك كب ك ك ككات وب ك ك ككرم ك ك ك ك ك كي ك ك ككاا ك ك كه ك ك ككا‪ ،‬وت ك ك كق ك ك كن ك ك كي ك ك ككات االتص ك ك ك ك ك ك ككاالت وم ك ك كل ك ك كح ك ك كق ك ك ككاا ك ك كه ك ك ككا‪ ،‬ل ك ك كل ك ك كق ك ك كي ك ك ككا ب ك ك ك ك ك كم ك ك كي ك ك ككا امل ك ك كه ك ك ككا‬
‫التي انت تقو اها األرشك ك ككفة التقليدية وأكثر‪ ،‬ذلك لزيادة السك ك ككيطرة على الوثائق وتحسك ك ككين وسك ك ككائل قداراها من خالل أسك ك ك‬
‫التنظيم املعلوماتي‪.‬‬
‫مراحل التخطيط لألرشفة ‪:‬‬
‫مرحلة الدراسة واملسح‬
‫‪1‬‬
‫تتمثل في حصر الوثائق املزما وترقيمها وتحديد كميوها وأشكالها وأنواعها التي تختلف حسب اللون‪ ،‬الحجم‪ ،‬الجودة الورقية‪.‬‬
‫مرحلة التحليل‬
‫‪2‬‬
‫تتمثككل في تحككديككد األولويككات لتحويككل الوثككائق من الورقيككة قدى اإللكترونيككة واعككداد قوائم تتض ك ك ك ككمن البيككانككات األسك ك ك ك ككاس ك ك ك كيككة للوثككائق‬
‫كتحديد أماكنها وعناوين تواجدها وحفظها ودرجة نشاطها‪...‬قلخ‪ .‬وهو بمثابة الجرد الكامل للوثائق‪.‬‬
‫مرحلة بناء الخطة‬
‫‪3‬‬
‫تتمثكل في وت ك ك ك ككا خطكة لحف الوثكائق ومكدة حفظهكا وتكاريه وتقرير مص ك ك ك ككيرهكا النهكا ي وتحكديكد تكاريه قتالفهكا أو ترحيلهكا‪ .‬فض ك ك ك ككال عن‬
‫تحديد نظا لتصك ك ككنيف الوثائق باعتماد مكيز الذي يحتوي على مصك ك ككطلحات موحدة ككلمات مفتاحية السك ك ككتعمالها عند البحث‬
‫واسترجا الوثيقة‪.‬‬
‫مرحلة اختيار البرم يات‬
‫‪4‬‬
‫تشك ك ك ككمل الت هيزات االلية والبرم يات ا ختصك ك ك ككة بالتصك ك ك ككرف االلكتروني في الوثائق واملنظومات وقواعد البيانات الالزمة ووتك ك ك ككا‬
‫الحقول املناسبة اختيار أدوات البحث واعداد التقارير املطلوبة ‪...‬قلخ‪.‬‬
‫مرحلة إعداد قواعد‬ ‫‪5‬‬
‫البيانات‬

‫تتمثل في أعداد قواعد للبيانات التي ستتضمنها حف ومعالجة الوثائق اإللكترونية‪.‬‬

‫‪9‬‬
 ‫دورة األرشفة اإللكترونية‬

‫املراحل التنفيذية لألرشفة ‪:‬‬

‫وتشمل املراحل التالية‪:‬‬ ‫ح‬
‫أوال‬
‫مرحلة تحضير الوثائق وامللفات‪:‬‬
‫استبعاد األوراق املكررة والتي لن يتم أرشفوها‪.‬‬
‫تصوير بعض الوثائق القديمة يدويا حتى نستطيا تصويرها توئيا‪.‬‬
‫قزالة الدبابي املوجودة على الوثائق‪.‬‬
‫فص ك ك ك ك ك ككل األوراق قد ك ككى م ك ك ك كم ك ككوع ك ككات حس ك ك ك ك ك ككب ال ك كح ك كج ك ككم أو ال ك كت ك ككي ت ك كح ك كت ك ككوي ع ك كل ك ككى أل ك ككوان أو ال ك كت ك ككي ت ك كح ك ككوي ب ك كي ك ككان ك ككات‬
‫على الوجهين‪...‬قلخ‪.‬‬
‫وتا عالمات مميزه على الوثائق وتسهيل عملية ت ميعها أما انت قبل التصوير الضو ي‪.‬‬
‫ح‬
‫ثانيا‬
‫مرحلة التصوير الضو ي‪:‬‬
‫تتم عملية التص ككوير الض ككو ي للوثائق التي تم تحض ككيرها س ككابقا بواس ككطة أجهزة املس ككح الض ككو ي املناس ككبة لحجم الوثيقة‬
‫ووت ك ك ك ك ك ك ككوح ك ك كهك ك ككا وع ك ك كم ك ك كل ك ك كيك ك ككة الك ك ككتص ك ك ك ك ك ك ككويك ك ككر الض ك ك ك ك ك ك ككو ك ك ككي )ك ك ككي ال ك ك كخ ك ك كطك ك ككوة األودك ك ككى ل ك ك كت ك ك كحك ك ككويك ك ككل امل ك ك كل ك ك كفك ك ككات الك ك ككورق ك ك كيك ك ككة‬
‫قدى ملفات قلكترونية يتم تخزينها على اجهزة الحاسب اآلدي‪.‬‬
‫كم ككا الب ككد من التركيز على األجهزة املطلوب ككة للتخزين‪ ،‬نو امللف االلكتروني‪ ،‬اس ك ك ك ككتخ ككدا خ ككاص ك ك ك كي ككة ت ك ك ك ككغط امللف ككات‪،‬‬
‫صالحيات االطال والتغيير‪ ...‬قلخ‪.‬‬
‫ح‬
‫ثالثا‬
‫مرحلة مراقبة وتدقيق الجودة‪:‬‬
‫ت كت ككم ه ك ككذه امل ككرح كل ك ككة ب ك ككال كت ككوازي م ككا ع كم كل كي ك ككة ال ككتص ك ك ك ك ككوي ككر الض ك ك ك ك ككو ككي ح كي ك ككث ي كق ككو امل ككو ككف ال ك ككذي يص ك ك ك ك ككور امل كل كف ك ككات ت ك ك ك ك ككوئ كي ك ككا‬
‫أو اي مو ف أخر تكون مهمته مراقبة الجودة بالتدقيق على امللفات املصك ك ك ككورة تك ك ك ككوئيا ومقارنوها باألصك ك ك ككل للتأكد من وتك ك ك ككوحها‬
‫وجوداها وعد تيا اي معلومة قد تحتويها الوثيقة‪.‬‬
‫ح‬
‫رابعا‬
‫مرحلة الفهرسة‪:‬‬
‫)ي مرحلكة قدخكال البيكانكات والفهكارا املتعلقكة بكامللفكات واألوراق التي يتم تص ك ك ك ككويرهكا‪ ،‬و)ي بمثكابكة عمليكة فهرس ك ك ك ككة مكادية‬
‫ووص ك ك ك ككفية وتكش ك ك ك ككيف للوثائق من أجل ققامة ربط بين البطاقة الفهرس ك ك ك ككية وامللف املرافق لهذه الص ك ك ك ككورة وهذا ب عطاء‬
‫اشف وحيد يتم تدوينه على الوثيقة املرقمنه وعلى بطاقة التكشيف‪.‬‬
‫ويمكن أن يتم التكش ك ك ككيف يدويا أو اليا حيث أن التكش ك ك ككيف اليدوي عبارة عن تلخيص أو تحليل للوثيقة والذي يمكن‬
‫أن يتم بكشاف يحتوي على الكلمات الواصفات‪.‬‬
‫فككي حكيككن الكتكككش ك ك ك ك كيككف اآلدككي األوتككوم ك ككاتكيككككي وهككو طكريكق ك ككة الكتكككش ك ك ك ك كيككف األككثككر اس ك ك ك ك كتكعكم ك ككاال حكي ك ككث يكتككم اس ك ك ك ك كتكح ك ككدا‬
‫ل املصككطلحات وتشكككيل كشككاف عا ما االسككتغناء عن لمات أو أدوات الربطو ويمكن اسككتعمال برم يات في عملية‬
‫التكشيفو قما أن تكون معدة خصيصا للهيئة أو تكون برم يات عامة‪.‬‬

‫‪10‬‬
 ‫دورة األرشفة اإللكترونية‬
‫ح‬
‫خامسا‬
‫مرحلة قعادة امللفات قدى أصولها‪:‬‬
‫وتتمثل هذه العملية في قعادة امللفات والوثائق التي انت في طور التصك ككوير الضك ككو ي قدى بعضك ككها وادى أصك ككولها التي انت عليها قبل‬
‫الرقمنة وذلك ب عادة تدبيسها بعد فكها من بعضها‪.‬‬
‫ح‬
‫سادسا‬
‫مرحلة الحف والخزن‪:‬‬
‫املمغنطة واملدم ة وكذلك في‬ ‫تتم مرحلة حف وخزن الوثائق في وس ك ك ك ككائط مختلفة منها ذاكرة الحاس ك ك ك ككب نفس ك ك ك ككه ومنها األقرا‬
‫النظم املركزية و)ي طريقة الحف االحتياطي‪.‬‬
‫ح‬
‫سابعا‬
‫االطال على األرشيف اإللكتروني تبليو وتوزيا األرشيف اإللكتروني ‪:‬‬
‫قن رقمنة األرص ك ك ككدة األرش ك ك ككيفية وانفاق املبالو املالية والبش ك ك ككرية والت هيزية عليها لي بغرو الحف فقط وانما لهدف أهم وهو‬
‫تبليو األرشيف للمستفيدين واالطال عليه بشكل مباشر أو ير مباشر‪.‬‬
‫الجهات املستفيدة من األرشفة ‪:‬‬
‫‪ ‬اقسا ادارة املوارد البشرية والتي تحتوي على ملفات واتابير املنتسبين‪.‬‬
‫‪ ‬دوائر االحوال الشخصية والجنسية والتي تحف معلومات وأوليات افة املواطنين‪.‬‬
‫‪ ‬املستشفيات واملراكز الصحية والتي تستخد ماليين األوراق وامللفات للمرض ى واملراجعين‪.‬‬
‫‪ ‬م ك ككديك كري ك ككات الك كتك كق ك ككاع ك ككد والك كتك ككي تك كحك كفك ك مك كلك كف ك ككات مك كئ ك ككات األلك ككوف مك ككن املك كتك كق ك ككاع ك ككديك ككن والك كتك ككي ق ك ككد تك كعك ككود عك كمك ككر مك كلك كف ك ككااك كه ك ككا‬
‫ادى خمسين سنة أو أكثر‪.‬‬
‫‪ ‬ا حاكم واملؤس ك ك ك كس ك ك ك ككات القض ك ك ك ككائية والتي قد تحتاج قدى أنوا متعددة من األجهزة والوس ك ك ك ككائط لحف وخزن االدلة والوثائق‬
‫ا ختلفة واملتعلقة بالقضايا على اختالفها وتنوعها‪.‬‬
‫‪ ‬املؤس ك ك ك كس ك ك ك ككات املعنية بتس ك ك ك ككجيل األمالك والعقارات واالراض ك ك ك ك ي الزراعية والتي تحف كم هائل من الوثائق الهامة واملتعلقة‬
‫بملكية ومواصفات هذه العقارات باإلتافة قدى خرائطها والتي قد تقدر عمر البعض منها بأكثر من مائة سنة‪.‬‬
‫‪ ‬املؤسك كسك ككات والشك ككر ات املعنية باملشك ككاريا الهندسك ككية والتي تحف اتك ككابير هذه املشك ككاريا بما فيها الوثائق واألوراق والخرائط‬
‫املتعلقة باملشرو ‪.‬‬
‫‪ ‬األفك كراد ال ك ككذيك ككن ل ك ككديك كهك ككم مك كلك كف ك ككات ووث ك ككائك ككق كك كثك كيك ككرة وثك كمك كيك كن ك ككة ويك ككري ك ككدون حك كفك كظك كه ك ككا مك ككن الك كتك كلك ككف والضك ك ك ك ك كي ك ككا واالحك كتك كف ك ككا‬
‫اها في مكان آمن‪.‬‬
‫أهداف األرشفة ‪:‬‬
‫توفير املساحات املكتبية املسوهلكة لتخزين امللفات الورقية‪.‬‬
‫توفير نسك ككخة احتياطية من الوثائق في حالة تعرو األصك ككول للتلف والفقدان نتي ة ألية عوامل طبيعية أو بشك ككرية كضك ككيا‬
‫مستندات‪ ،‬سوء االستخدا ‪ ،‬السرقة‪ ،‬الحرائق‪ ،‬الرطوبة‪ ،‬الغبار‪ ،‬الحشرات الضارة‪.‬‬
‫تقليل الوقت املسوهلك في البحث عن امللفات‪.‬‬
‫س ك ك ك ك كه ككول ك ككة اس ك ك ك ك كت ككرج ك ككا ال ككوث ك ككائ ككق امل كط كل ككوب ك ككة وذل ك ككك ب ك ككاس ك ك ك ك كت كخ ك ككدا ط ككرق م كخ كت كل كف ك ككة ل كل كب كح ك ككث‪ ،‬م ككا قم كك ك ككان كي ك ككة وت ك ك ك ك ككا أك كث ككر‬
‫من صيغة بحث‪.‬‬
‫سهولة تبادل الوثائق داخل اقسا املؤسسة‪.‬‬
‫قتاحة الوثائق لالطال عليها من قبل العديد من األشخا في نف الوقت‪.‬‬

‫‪11‬‬
 ‫دورة األرشفة اإللكترونية‬

‫زيادة فعالية صالحيات االطال على الوثائق‬

‫اعد أهم هدف لألرشكيف االلكتروني هو الوصكول قدى مسكتوى ال يحتاج فيه املراجعون واملسكتفيدون ملراجعة األرشكيف قال في‬
‫حكالكة قليلككة حيككث بك مكككانهم قرسك ك ك ك ككال معككامالاهم عن طريق الوسك ك ك ك ككائكل االلكترونيككة الحككديثككة ومتككابعككة مكا يتم عبر شك ك ك ك ككاشك ك ك ك ككات‬
‫الحاسوب‬
‫رفا كفاءة العمل واألداء املنهي في مراكز املعلومات والوثائقية باستخدا تقنية االتصاالت واملعلومات‬
‫توفير املعلومات الدقيقة والحديثة في أقل وقت ممكن لدعم اتخاذ القرار‬
‫تقديم خدمات أرشيفية متميزة للمستفيدين ومنظمات قطا األعمال بوقت قياس ي‬
‫تقليص اإلنفاق في اإلدارات واملؤسسات‪.‬‬
‫خصائص األرشفة ‪:‬‬
‫‪ ‬دعم البروتو والت العاملية املشهورة‪.‬‬
‫‪ ‬التكامل واالندماج ما نظم أخرى‪.‬‬
‫‪ ‬قدرة على حماية الوثائق وتقديم التقارير‪.‬‬
‫‪ ‬دعم البريد اإللكتروني وبرامج الصور والرسومات والقدرة في التعامل ما قواعد البيانات‪.‬‬
‫‪ ‬دعم تقنية الشبكات ودعم الدخول عن بعد للنظا ‪.‬‬
‫‪ ‬سهل االستخدا وال يحتاج لكثير من التدريب‪.‬‬
‫‪ ‬دعم اللغة العربية ودعم استرجا البيانات التالفة‪.‬‬
‫‪ ‬سهل التطوير والتحديث‪.‬‬
‫‪ ‬حف والتقاط جميا املقاسات ودعم أرشفة الوسائط األخرى‪.‬‬
‫‪ ‬دعم خاصية التحويل من ميكروفيلم قدى رق ي والعك كذلك‪.‬‬
‫‪ ‬يدعم املسح الضو ي‪.‬‬

‫‪12‬‬
 ‫دورة األرشفة اإللكترونية‬

‫اساسيات االرشفة اإللكترونية‬

‫مميزات االرشفة االلكترونية ‪:‬‬
‫توفير الحيز املكاني واالستغناء عن األرشيف الورقي وأ وا املعامالت وامللفات‪.‬‬
‫ربط أجزاء املنظمة فيما بينها مهما تباعدت أماكنها‪.‬‬
‫سهولة وسرعة نقل الرسائل والوثائق اإللكترونية بين الفرو أو خارج نطاق املنظمة‪.‬‬
‫ح‬
‫سهولة الوصول للوثائق اإللكترونية أيا ان موقا املستفيد أو املستخد لهذه الوثائق‬
‫مراقبة الوثائق وتحوالاها ومتابعوها وتطورها ومعرفة سير املعامالت داخل املنظمة‪.‬‬
‫تعدد نقاط الوصول للوثائق ا حفو ة قلكترونيا مما اسهل استرجا الوثائق‪.‬‬
‫ح‬
‫سرعة الوصول للمستفيدين أيا ان موقعهم وتقديم الخدمات لهم‪.‬‬
‫التقليل من األخطاء ومخالفة األنظمة ومن املراجعات للدوائر الحكومية‪.‬‬
‫املركزية في التعامل ما الوثائق وبالتادي عد التضارب والتكرار في قصدار األوامر أو القرارات‪.‬‬
‫توحيد املعايير في التعامل ما الوثائق الربط بين املعلومات في أكثر من قاعدة معلومات سواء داخل املنظمة األ أو خارجها‪.‬‬
‫الرفا من أداء الوحدات الحكومية ووحدات القطا الخا ‪.‬‬
‫سلبيات االرشفة االلكترونية ‪:‬‬
‫ال ك كت ك كطك ككور السك ك ك ك ككريك ككا ل ك كبك ككرامك ككج األرش ك ك ك ك ك كف ك ككة ووس ك ك ك ك ك ككائك ككط األرش ك ك ك ك ك كيك ككف اإللك كي ك كك ك كتك ككرونك ككي وال ك كتك ككي ال ي ك كم ك ككك ككن م ككالح ك كق ك كو ك كهك ككا‪،‬‬
‫مما يؤكد على ترورة قي اد سياسة واضحة إلدارته وتوفير وسائط وأجهزة السترجاعه‪.‬‬ ‫‪1‬‬

‫قمكانية تعرو املواد األرشيفية للسرقة والتالعب والتحريف‪.‬‬ ‫‪2‬‬

‫يتطلب تكاليف كثيرة تحتاجها األجهزة والعاملين في قعداد ملفات األرشيف وتطويرها ومتابعوها من حين قدى آخر لتحديثها‪.‬‬ ‫‪3‬‬

‫أن تعرو جهاز الكمبيوتر ألي حاد مثل األعطال أو الصدمات الكهربائية قد يؤثر على البيانات ا حفو ة في هذا األرشيف ليا‬
‫أو جزئيا مما يكون له تأثير بالو على العمل في املكتب بشكل كلي‪.‬‬ ‫‪4‬‬

‫أهم الصعوبات التي تواجه األرشفة اإللكترونية ‪:‬‬

‫قبول املو فين لهاذ النو من األنظمة حيث سككتواجه معارتككة شككديدة خصككوصككا في البداية االمر الذي‬
‫ي ك كت ك كط ك كل ك ككب مك ككزيك ككد م ك ككن ال ك كت ك ككدري ك ككب ون ك كق ك ككل امل ك كعك ككرفك ككة وتك ككوف ك كيك ككر األدوات امل ك كن ك ككاس ك ك ك ك كبك ككة ال ك كت ك ككي تسك ك ك ك ك ككاع ك ككد‬
‫‪1‬‬
‫على استخدا النظا وأهمها تكامل النظا املستخد ما البرامج املكتبية الشا عة‪.‬‬
‫صك ك ككعوبة حصك ك ككر املعلومات التي يتوجب تس ك ك ككجيلها نظرا لتشك ك ككعبها االمر الذي يتطلب توافر األنظمة وأتمته‬
‫األعمال داخل املنظمة فتقو تلك األعمال املؤتمتة بتسجيل وأرشفة السجالت تلقائيا عند انوهاء املعاملة‪.‬‬
‫‪2‬‬

‫‪13‬‬
 ‫دورة األرشفة اإللكترونية‬

‫ص ك ككعوبة وتك ك ككا اس ك ككتراتي ية واضك ك ككحة إلدارة السك ك ككجالت نظرا لنقص املعرفة والكفاءات ويتطلب االعتماد على املعايير‬
‫العاملية في هذا ا جال قدى جانب ت ارب عربية‪.‬‬ ‫‪3‬‬
‫األسباب التي دعت قدى هور األرشفة اإللكترونية ‪:‬‬
‫‪‬اعتبر األرش ك ك ك ككيف وس ك ك ك ككيلة عمل‪ ،‬وأداة تس ك ك ك ككيير للمنظمات على رار املوارد األخرى س ك ك ك ككواء أ انت بش ك ك ك ككرية أ مالية أ مادية‪،‬‬
‫ح‬
‫والتحكم في تسككيير األرشككيف ينعك قي ابيا على حسككن التسككيير للمنظمات مهما ان م ال تخصكصككها وتظهر أهمية حف‬
‫الوثائق بالنسبة للمنت ة الحفا على ذاكراها بعد توقف نشاطها وتظهر الحاجة لألرشيفات اإللكترونية من خالل‪:‬‬
‫‪ -‬تضخم حجم الوثائق واملعطيات املنت ة‪.‬‬
‫‪ -‬النهضة التكنولوجية وتطبيقااها‪.‬‬
‫‪ -‬تطوير التشريعات القانونية‪.‬‬
‫‪‬تطوير أسلوب أداء األعمال من خالل‪:‬‬
‫‪ -‬التحول من م تما ورقي قدى م تما قلكتروني‪.‬‬
‫‪ -‬تنمية مهارات وقدرات املو فين‪.‬‬
‫‪ -‬تغير ثقافة املو فين‪.‬‬
‫و ائف األرشفة اإللكترونية ‪:‬‬
‫ان الك كتك كط ككورات الك كت ككي شك ك ك ك ك كه ك ككداك كه ك ككا ال ككوث ك ككائ ككق ونك كظ ككم األرشك ك ك ك ك كي ككف بسك ك ك ك ك كب ك ككب الك كتك ككك كن ككول ككوجك كي ك ككا ال ككرقك كمك كي ك ككة أدت قد ككى ح ك ككدو زلك كزال‬
‫في العم ككل الوث ككائقي التقلي ككدي مم ككا أدى قدى مم ككارس ك ك ك ك ككة أدوار قي ككابي ككة للتق ككديم الخ ككدم ككات املتوقع ككة ومن الو ككائف التي أدخلوه ككا‬
‫التكنولوجيا لألرشيف‪ ،‬تتمثل في‪:‬‬
‫االنتقال من الحف الورقي قدى الحف الرق ي و)ي نقلة في مستوى الخدمة‪.‬‬
‫االنتقال من ا جال ا حلى قدى ا جال العاملي من خالل االنفتاح على شبكة اإلنترنت العاملية‪.‬‬
‫وان الو يفكة األس ك ك ك ككاس ك ك ك كيكة ألرش ك ك ك ككيفكات الطبكاعكة اإللكترونيكة تتمثكل في عرو نتكائج البحو العلميكة و)ي نظم قتكاحكة أو وص ك ك ك ككول‬
‫مفتوحة‪ ،‬وتحقيقا لالستفادة على مستوى العالم قامت منظمات دولية بوتا أنماط لتصميم وصيا ة بيان الوصف و)ي نظا‬
‫م ل األرش ك ككيف العاملي ونظا مبادرة دبلن‪ ،‬ولقد س ك ككاهمت نظم األرش ك ككيف االلكتروني في وت ك ككا أس ك ك و يفة لتلك النظم من‬
‫خالل‪:‬‬
‫املعالجة املوتوعية اآللية للوثائق ومحتويااها‪.‬‬
‫الضبط املصطلحي للنظم الرقمية‪.‬‬
‫تصميم بيانات الوصف أو بيانات الفهرسة‪.‬‬
‫وتقو برامج األرش ك ككفة بعدة و ائف منها تص ك ككنيف الوثائق‪ ،‬البحث‪ ،‬التقارير للوثائق املؤقتة‪ ،‬التطبيقات‪ ،‬البريد‪ ،‬األدوات‪ ،‬وأمن‬
‫النظا ‪.‬‬

‫‪14‬‬
 ‫دورة األرشفة اإللكترونية‬

‫متطلبات عملية األرشفة اإللكترونية ‪:‬‬

‫ح‬
‫الحواسيب واألجهزة‬ ‫أوال‬

‫يمكن تقسيم هذه الفقرة قدى ما يلي‪:‬‬

‫الحواسيب‪:‬‬ ‫‪1‬‬
‫توفر حواس ككيب ذات مواص ككفات جيدة وخاص ككة في مواص ككفااها املعمارية واملتعلقة بس ككعة الذاكرة الرئيس ككية )‪ (RAM‬س ككعة القر‬
‫الصلب أن تكون سعة الذاكرة الرئيسية تساوي ‪ 2GB‬وسعة القر الصلب ‪ GB 350‬على اقل تقدير‪.‬‬

‫أجهزة املاسح الضو ي‪:‬‬ ‫‪2‬‬

‫تعتبر أجهزة املاس ككح الض ككو ي عنص كرا فاعال في بناء الوثيقة منظومة األرش ككفة االلكتروني من خالل دورها الفاعل على تحويل‬
‫الورقية قدى ملف الكتروني‪.‬‬
‫وتعتمككد مواص ك ك ك كفككات أجهزة املككاس ك ك ك ككح الض ك ك ك ككو ي املراد توفيرهككا على العمككل املطلوب يوميككا أي على عككدد الوثككائق الورقيككة املراد‬
‫ح‬
‫أرش ك ك ك ك ك كف ك كو ك كه ك ككا ال ك كك ك كت ك ككرون ك كي ك ككا وع ك كل ك ككى ه ك ككذا األس ك ك ك ك ك ككاا ف ك كح ك كي ك كن ك كم ك ككا ت ك كك ك ككون ع ك كم ك كل ك كي ك ككة األرش ك ك ك ك ك كف ك ككة ب ك ك ك كج ك ككم واس ك ك ك ك ك ككا وك ك كب ك كي ك ككر‬
‫في أقسا األرشيف في مقرات الوزارات والوحدات ‪.‬‬
‫البد من توفير أجهزة املاسك ك ككح الضك ك ككو ي وبمواصك ك ككفات فنية متقدمة أي لها القابلية على سك ك ككحب وتحويل عشك ك كرات األوراق قدى‬
‫بيانات رقمية تخزن في الحاسبة خالل الدقيقة الواحدة‪.‬‬

‫أوساط الخزن االحتياطي‪:‬‬ ‫‪3‬‬

‫ألجل االحتفا بالوثائق التي يتم ارش ككفوها الكترونيا وتوفير اإلجراءات الكفيلة بالحفا عليها في حال تعرت ككها للتلف أو الض ككرر‪..‬‬
‫البد من توفر وس ك ك ككائط خزنيه تعمل على توفير نس ك ك ككخة احتياطية للبيانات التي تم ارش ك ك ككفوها وعلى املس ك ك ككتوى القريب والبعيد‪ ،‬من‬
‫خالل األقرا الصلبة الخارجية‪ ،‬ذاكرة الفالش‪ ،‬األقرا الليزرية‪.‬‬

‫الكاميرات الرقمية‪:‬‬ ‫‪4‬‬

‫قكد تتطلكب عمليكة األرش ك ك ك كفكة االلكترونيكة قدى االس ك ك ك ككتعكانكة بكالككاميرات الرقميكة العكاليكة الجودة اي التي تمتلكك دقكة عكاليكة في تمثيكل‬
‫الصور املأخوذة في أرشفة الوثائق القديمة والتي ال يمكن أرشفوها بواسطة املاسح الضو ي وذلك خوفا عليها من الضرر‪.‬‬
‫ح‬
‫التطبيقات البرم ية‬ ‫ثانيا‬

‫تطلككب توفر التطبيقككات البرم يككة املس ك ك ك ككؤولككة على أدارة عمليككات األرش ك ك ك كفككة االلكترونيككة‪ ،‬اس ك ك ك ككتعراو امللفككات‪ ،‬معككالجككة امللفككات‬
‫االلكترونية‪ ،‬دمج امللفات وتقس ك ككيمها‪ ،‬تحويل ص ك ككيو امللفات من ص ك ككيو ص ك ككورية قدى ص ك ككيغة ‪ ،PDF‬ومن التطبيقات البرم ية والتي‬
‫يمكن اعتمادها في عمليات األرشفة االلكترونية و)ي‪:‬‬
‫نظا ‪professional Acrobat Adobe‬الستعراو امللفات وتحديثها‪.‬‬
‫نظا ‪ pdf to image‬تحويل امللفات الصورية قدى صيغة ‪.pdf‬‬
‫برم يات أنظمة املاسح الضو ي‪.‬‬

‫‪15‬‬
 ‫دورة األرشفة اإللكترونية‬

‫ح‬
‫الجانب األمني‬ ‫ثالثا‬

‫ألجل الحفا على الوثائق التي تم ارش ك ك ككفوها من املتطفلين البد من توفر تحديد لمة الس ك ك ككر للحواس ك ك ككب املس ك ك ككتخدمة في منظومة‬
‫األرشك ك ككفة ولألوسك ك ككاط الخزنية التي تمتلك أمكانية قنشك ك ككاء لمة السك ك ككر املمنوحة للمخولين‬
‫وتكون تمن مواصفات يصعب معرفوها من حيث تكوينها من رموز وأرقا ‪...‬‬
‫اس ك ك ك ككتخكدا التطبيقكات البرم يكة والتي تتيك أمككانيكة تحكديكد لمكة املرور للملف‬
‫االلكتروني‪.‬‬
‫توفير الخزانات الحديدية األمينة لخزن األرشيف االلكتروني‪.‬‬
‫استخدا البرم يات املضادة للفيروسات‪.‬‬
‫تامين ابواب الغرف ا خصصة لعمليات األرشفة اإللكترونية‪.‬‬
‫مقارنة بين األرشيف التقليدي واالرشيف اإللكتروني ‪:‬‬
‫قن االختالف األسكاسك ي بين الوثائق الورقية التقليدية والوثائق اإللكترونية‬
‫يتمثل في التكلفة املادية العالية للوثائق الورقية والتي تش ككمل على الطبا والنش ككر والتس ككويق والتوزيا‪ ،‬باإلت ككافة‬
‫قدى تكلفة الوقت الذي تستغرقه الوثائق الورقية حتى وصولها قدى املستفيدين‪.‬‬
‫وعن ككدم ككا ي ككأتي دور التخزين اإللكتروني بواس ك ك ك كط ككة الح ككاس ك ك ك كب ككات اإللكتروني ككة ذات اإلمك ككان ككات اله ككائل ككة في التخزين‬
‫واالس ك ك ك ككترجككا فك ننككا نرى أن التكلفككة قليلككة مقككارنككة بتخزين الوثككائق الورقيككة‪ ،‬والجككدول االتي يوض ك ك ك ككح أهم محككاور‬
‫االختالف بين نظا قدارة الوثائق بالطرق التقليدية ونظا قدارة الوثائق اإللكترونية‪:‬‬
‫النظا اإللكتروني‬ ‫النظا التقليدي‬ ‫ا حور‬
‫ح‬
‫سهولة قدارة معلومات ل املؤسسات معا‬ ‫صعوبة في قدارة معلومات الوثائق‬ ‫قدارة املعلومات‬ ‫‪1‬‬
‫سهولة استخدا الوثيقة أكثر من مرة‬ ‫صعوبة استخدا الوثيقة مرة أخرى‬ ‫االستخدا‬ ‫‪2‬‬
‫التدفق سريا للوثائق عبر املؤسسات‬ ‫بطء قجراءات تدفق الوثائق‬ ‫االجراءات‬ ‫‪3‬‬
‫سهولة مراقبة ومتابعة تحرك الوثائق‬ ‫صعوبة مراقبة تحرك الوثائق‬ ‫املراقبة‬ ‫‪4‬‬
‫يحاف على كيانها املادي سنوات أكثر‬ ‫سريعة التلف والتمزق‬ ‫طبيعة الوثائق‬ ‫‪5‬‬
‫سريا‬ ‫بطيء‬ ‫اإلنتاج‬ ‫‪6‬‬
‫يتم من خالل شبكة املعلومات‬ ‫يتم من خالل الطبا واإلجراءات اليدوية‬ ‫التوزيا‬ ‫‪7‬‬
‫ح‬
‫قليلة نسبيا‬ ‫عالية‬ ‫التكاليف‬ ‫‪8‬‬
‫ال تحتاج أليدي عاملة كثيرة‬ ‫مكلفة‬ ‫القوى البشرية‬ ‫‪9‬‬
‫اإلدخال مرة واحدة وامكانية التعديل والتغيير‬ ‫تكرار التدوين وتسجيل املعلومات‬ ‫التكرار‬ ‫‪10‬‬
‫نسخ قلكترونية‬ ‫نسخ ورقية‬ ‫اإلعداد‬ ‫‪11‬‬
‫بالبريد االلكتروني‬ ‫بالبريد العادي‬ ‫املراسلة‬ ‫‪12‬‬
‫الوصول لكل الوثائق في ل مكان في العالم‬ ‫الوصول للوثائق املتوفرة‬ ‫‪ 13‬الوصول للوثائق‬
‫الوصول قدى ل لغات العالم‬ ‫محدودية اللغة‬ ‫اللغة‬ ‫‪14‬‬

‫‪16‬‬
 ‫دورة األرشفة اإللكترونية‬
‫قمكانية كبيرة في التخزين والحف‬ ‫تيق أماكن الحف والتخزين‬ ‫مكان الحف‬ ‫‪15‬‬
‫تصفك وقراءة مئات وآالف الوثائق‬ ‫محدود‬ ‫االطال‬ ‫‪16‬‬
‫سهولة الحف بتوفير وسائل الحف ا ختلفة‬ ‫صعوبة حف الكم الكبير من الوثائق‬ ‫الحف‬ ‫‪17‬‬
‫وسائط قلكترونية‬ ‫بالعين ا جردة على الورق‬ ‫مادة القراءة‬ ‫‪18‬‬
‫صعوبة لتغيرات وتطوير برامج التشغيل‬ ‫سهولة قراءاها‬ ‫القراءة‬ ‫‪19‬‬
‫عد توفر التشريعات الكافية لها‬ ‫سهولة توفرها في املؤسسات‬ ‫التشريعات‬ ‫‪20‬‬
‫سهولة البحث من خالل محر ات البحث اإللكتروني‬ ‫صعوبة البحث‬ ‫البحث‬ ‫‪21‬‬
‫ح‬ ‫ح‬
‫سهلة النقل وال تستغرق وقتا‬ ‫تستغرق وقتا‬ ‫النقل والتبادل‬ ‫‪22‬‬
‫ثواني معدودة‬ ‫استغرق من دقائق قدى ساعات‬ ‫االسترجا‬ ‫‪23‬‬

‫ح‬ ‫ح‬
‫‪ ‬يتبين لن ككا من خالل املق ككارن ككة الس ك ك ك ك ككابق ككة أن بني ككة الوثيق ككة اإللكتروني ككة تختلف اختالف ككا ج ككذري ككا عن الوثيق ككة الورقي ككة‪ .‬ذل ككك أن‬
‫محتوى الوثيقة التقليدية اسجل على وسط ورقي في أ لب األحيان‪.‬‬
‫ح‬
‫‪ ‬ويسككتخد املوثق رموزا معينة للداللة على مضككمون الوثيقة األحرف األب دية والصككور‪ ،‬مما اسككمك بقراءة الوثيقة مباشككرة‬
‫دون وسيط‪ ،‬في حين أن محتوى الوثيقة اإللكترونية يتم تسجيله برموز قلكترونية األرقا الثنائية‪.‬‬
‫‪ ‬ولذلك ال يمكن قراءة الوثيقة اإللكترونية دون وس ك ك ك ككيط‪ ،‬والبد من فك ترميزها إل هاره على ش ك ك ك ككاش ك ك ك ككة الحاس ك ك ك ككب اإللكتروني‬
‫ليتمكن اإلنسان من قراءاها‪.‬‬
‫‪ ‬كما تتبين لنا الصككلة بين محتوى الوثيقة ووسككط التخزين‪ ،‬ذلك أن الوثيقة الورقية مرتبطة بصككورة مطلقة بوسككط التخزين‬
‫الورق‪.‬‬
‫‪ ‬وال يمكن حتوها أن يكون منفصك ك ك ككال عن هذا الوسك ك ك ككيط‪ ،‬بينما اسك ك ك ككجل محتوى الوثيقة اإللكترونية على وسك ك ك ككيط قلكتروني‬
‫محدد قر ص ككلب‪ ،‬أو مرن‪ ،‬أو قر ت ككو ي‪ ،‬أو ش ككريط مغناطيك ك ي ‪ ،‬ولكنه ير مقيد بالوس ككيط الذي تم تس ككجيله عليه‬
‫ألول مرة‪ ،‬فهو استطيا أن ينتقل من أداة تخزين قلكترونية قدى أخرى‪.‬‬

‫‪17‬‬
 ‫دورة األرشفة اإللكترونية‬

‫اإلعداد لبناء األرشيف‬

‫التصنيف ‪:‬‬
‫مفهو التصنيف‬
‫التصنيف باملعنى العا هو "جما األشياء املتشااهة وفصل األشياء ير املتشااهة أي جما الوثائق‬
‫املتشااهة وفصلها عن الوثائق ير املتشااهة"‪.‬‬
‫تعريف آخر‪" :‬هو تحليل الوثائق الورقية النات ة عن نشاطات ل جهاز وتقسيمها قدى م موعات‬
‫فرعية يرتبط بعضها ما بعض في تشابه معين أو صفات مشتركة لتميز ل م موعة عن األخرى‪.‬‬
‫أس التصنيف‬

‫قن ال كق كي ك ككا ب كع كم كل كي ك ككة ال ككتصك ك ك ك ك كن كي ككف ت كت ككم ع كل ككى أس ك ك ك ك ك ككاا ال ككتش ك ك ك ك ك ككاب ك ككه واالخ كت ككالف ب كي ككن ال ككوث ك ككائ ككق‪ .‬وي كت ككم ت كح ك ككدي ك ككد ال ككتش ك ك ك ك ك ككاب ك ككه‬
‫أو االختالف على أسك ككاا امتالك الوثائق أو عد امتالكها لخصك ككائص مشك ككتركة والوثائق قد تنشك ككأ وقد تختلف في موتك ككوعها أو‬
‫الفترة الزمنية التي تكونت خاللها‪ ،‬أو املوقا الجغرافي للنش ك ككاط النات ة عنه‪ ،‬أو الش ك ككخص الذي تتعلق به‪ ،‬أو الش ك كككل املادي لها‪.‬‬
‫وعلى ذلك فهناك العديد من أسك ك ك التصك ك ككنيف التي تفرتك ك ككها طبيعة الوثيقة وطريقة طلبها من قبل املسك ك ككتفيدين‪ ،‬قذ قن طريقة‬
‫االسترجا )ي التي تحدد األساا الذي يتم بموجبه التصنيف وأس التصنيف‪.‬‬
‫‪ 1‬التصنيف املوتوعي‬
‫‪ ‬هو ت ميا الوثائق التي تتش ككابه في موت ككوعها ما بعض ككها وفص ككلها عن تلك التي ال تتش ككابه معها‪ .‬ويمكن تعريف املوت ككو بأنه‬
‫مضك ك ك ككمون املعلومات التي تضك ك ك ككمها الوثيقة‪ .‬وبالتادي ف ننا ن ما الوثائق التي تحتوي على معلومات تختص بموتك ك ك ككو واحد‪،‬‬
‫وتفصلها عن تلك التي تحتوي على معلومات تختص بموتو آخر‪.‬‬
‫‪ ‬ويتم ذلك بتقس ك ك ككيم ا حفو ات قدى م موعات رئيس ك ك ككية أبواب بحيث تعك ل م موعة املعلومات النات ة عن نش ك ك ككاط‬
‫من نشكاطات العمل الرئيسكية داخل املؤسكسكة‪ ،‬ثم اعاد تقسكيم ل م موعة رئيسكية قدى م موعات فرعية أصكغر فصكول‬
‫بحيث اعك ل فص ك ككل أحد األنش ك ككطة الفرعية للنش ك ككاط الرئيك ك ك ي الذي يتفر عنه‪ ،‬ثم يقس ك ككم ل فص ك ككل قدى موت ك ككوعات‬
‫ح‬
‫بحيث يمثل ل موتو ملفا اعنون به وتحف بداخله األوراق التي تتعلق اهذا املوتو‬
‫مثال‬

‫املوتو‬ ‫النشاط الفرعي فصل‬ ‫باب‬ ‫النشاط الرئي‬

‫االجازات‬ ‫شؤون املو فين‬
‫قجازة اعتيادية‬
‫قجازة مرتية‬
‫قجازة عرتية‬

‫‪18‬‬
 ‫دورة األرشفة اإللكترونية‬

‫‪ 2‬التصنيف االس ي‬
‫ح‬ ‫ح‬
‫‪ ‬وي كع كن ككي ت ك كم كي ككا ال ككوث ك ككائ ككق ال كت ككي ت كخ ككص ش ك ك ك ك ككخص ك ك ك ك ك ككا م كع كي كن ك ككا أو ج كه ك ككة م كع كي كن ك ككة م ككا ب ككعض ك ك ك ك كه ك ككا وفص ك ك ك ك كل كه ك ككا ع ككن ال ككوث ك ككائ ككق‬
‫ح‬
‫التي ال تخص نف الشك ككخص أو تلك الجهة‪ .‬وبموجب هذا التصك ككنيف يتم تقسك ككيم الوثائق تبعا لألسك ككماء املتعلقة اها سك ككواء‬
‫ح‬
‫انت أس ككماء أش ككخا أو أجهزة أو مؤس كس ككات أو ش ككر ات الوثائق تبعا لألس ككماء املتعلقة اها س ككواء انت أس ككماء أش ككخا أو‬
‫أج ك ك ك ك كه ك ك ك ك ككزة أو م ك ك ك ك ككؤس ك ك ك ك ك ك كسك ك ك ك ك ك ك ك ك ككات أو شك ك ك ك ك ك ك ك ك ككر ك ك ك ك ككات‪.....‬ال ك ك ك ك ككخ ب ك ك ك ك كغ ك ك ك ك ككض ال ك ك ك ك كن ك ك ك ك كظ ك ك ك ك ككر ع ك ك ك ك ككن م ك ك ك ك ككوتك ك ك ك ك ك ك ك ك ككوع ك ك ك ك كه ك ك ك ك ككا‬
‫أو املنطقة الجغرافية املتعلقة اها‪ ،‬أو الفترة الزمنية التي تخصها‪ ،‬أو الشكل الظاهري لها‪.‬‬
‫ح‬
‫‪ ‬ويسككتخد التصككنيف االسك ي عندما يكون طلب الوثائق أو املعلومات التي تضككمها عند االسكترجا وفقا لألسككماء التي تتعلق‬
‫اها‪.‬‬

‫مثال‬
‫‪ ‬قدارات الجوازات‪ :‬فيما يتعلق باألوراق الخاصة باستخراج الجوازات‪.‬‬
‫‪ ‬قدارة املرور‪ :‬فيما يتعلق بامللفات الخاصة باستخراج رخص القيادة‪.‬‬
‫‪ ‬البنوك‪ :‬بالنسبة لحسابات العمالء‪.‬‬
‫‪ ‬املدارا‪ ،‬املعاهد‪ ،‬الكليات‪ :‬فيما يختص بملفات الطلبة والطالبات‪.‬‬
‫‪ ‬املستشفيات‪ :‬بالنسبة مللفات املرض ى‪.‬‬

‫املوتو‬ ‫النشاط الفرعي‬ ‫النشاط الرئي‬

‫ملفات املو فين‬ ‫قدارة شؤون املو فين‬
‫ملف املو ف أحمد‬
‫ملف املو فة تسنيم‬
‫ملف املو ف محمد‬
‫‪ 3‬التصنيف الجغرافي‬
‫‪ ‬التصك ك ككنيف الجغرافي هو ت ميا الوثائق التي تتعلق بنش ك ك ككاطات مرتبطة بمكان جغرافي محدد‪ ،‬أو جهاز يقا في نطاق جغرافي‬
‫معين ما بعضها‪ ،‬وفصلها عن تلك التي تتعلق بمكان أو جهاز آخر‪.‬‬
‫ح‬ ‫ح‬
‫‪ ‬وهناك بعض الوثائق النات ة عن نشكاط املؤسكسكة واملرتبطة بنطاق جغرافي محدد‪ ،‬كما توجد وثائق تضكم موتكوعا خاصكا‬
‫بمنطقة جغرافية معينة – مثل هذه الوثائق تكون ذات تصنيف موتوعي جغرافي‪.‬‬
‫‪ ‬ف ذا انت الحاجة عند اسك ك ككترجا هذه الوثائق تسك ك ككتلز طلبها عن طريق املكان املرتبط به املؤسك ك كسك ك ككة الذي أنت وها أو الذي‬
‫ح‬
‫يتعلق بموتوعها ف نه ي ب تصنيفها جغرافيا‪.‬‬
‫ح‬ ‫ح‬ ‫ح‬
‫وتصك ك ك ككنيف الوثائق جغرافيا قد يكون تبعا للدول‪ ،‬مثال تص ك ك ك ككنيف الوثائق الخاص ك ك ك ككة باالتفاقيات االقتص ك ك ك ككادية وفقا للدول التي‬
‫عقدت معها على النحو التادي‪:‬‬
‫‪ ‬االتفاقيات االقتصادية ما دول أوروبا‪.‬‬
‫‪ ‬االتفاقيات االقتصادية ما فرنسا‪.‬‬

‫‪19‬‬
 ‫دورة األرشفة اإللكترونية‬

‫‪ ‬االتفاقيات االقتصادية ما قن لترا‪.‬‬

‫ح‬
‫‪ ‬كما قد يكون تصك ك ك ككنيف الوثائق جغرافيا بتقسك ك ك ككيمها وفقا ملناطق‬
‫جغرافية داخل الدولة‪.‬‬

‫مثال‬
‫تصنيف الوثائق املتعلقة بالتخطيط اإلداري للمملكة التادي‪:‬‬
‫التخطيط اإلداري‪:‬‬
‫‪ ‬التخطيط اإلداري إلقليم الشمال‪.‬‬
‫‪ ‬التخطيط اإلداري إلقليم الوسط‪.‬‬
‫‪ ‬التخطيط اإلداري إلقليم الجنوب‪.‬‬
‫املوتو‬ ‫النشاط الفرعي‬ ‫النشاط الرئي‬
‫منك الجامعات‬ ‫منك‬
‫اقليم الشمال‬
‫اقليم الوسط‬
‫اقليم الجنوب‬
‫‪ 4‬التصنيف الزمني‬

‫‪ ‬وي كت كم كث ك ككل ف ككي ت ك كم كي ككا ال ككوث ك ككائ ككق ال كت ككي ت كخ ككص ف كت ككرة زم كن كي ك ككة م كع كي كن ك ككة م ككا ب ككعض ك ك ك ك كه ك ككا وفص ك ك ك ك كل كه ك ككا ع ككن ت كل ك ككك ال كت ككي ال ت كخ ككص‬
‫ح‬
‫تلك الفترة‪ .‬وبالتادي ف ن تقس ككيم الوثائق وت ميعها يتم على أس ككاا زمني وفقا لتواريه ص ككدورها أو الفترة الزمنية املتعلقة اها‬
‫ح‬ ‫ح‬
‫ويتم تصنيفها زمنيا متى انت طبيعوها أو حاجة املستفيدين منها تقتض ي الرجو قليها طبقا لتواريخها‪.‬‬
‫‪ ‬ويس ك ك ك ككتخ ك ككد التص ك ك ك ككنيف الزمني في تص ك ك ك ككنيف الوث ك ككائق الن ك ككات ك ككة عن أنش ك ك ك كط ك ككة الش ك ك ك ككئون امل ك ككالي ك ككة في املؤس ك ك ك كس ك ك ك ك ك ككات‬
‫من ميزانية‪ ،‬محاسبة‪ ...‬الخ‪.‬‬
‫مثال‬
‫ح‬
‫تصنيف األوراق الخاصة بمشرو امليزانية طبقا للسنوات‪:‬‬
‫امليزانية‪:‬‬
‫‪ ‬مشرو امليزانية‪.‬‬
‫‪ ‬مشرو امليزانية – عا ‪2019‬‬
‫‪ ‬مشرو امليزانية – عا ‪.2020‬‬
‫ح‬
‫كما اسكتخد التصكنيف الزمني لتصكنيف املراسكيم واألوامر والقرارات والتعاميم قذا ما ان اسكترجاعها يتم وفقا لتواريخها بغض‬
‫النظر عن موتوعها‪.‬‬

‫‪20‬‬
 ‫دورة األرشفة اإللكترونية‬

‫مثال‬
‫تصنيف القرارات‪:‬‬
‫قرارات م ل االدارة‪:‬‬
‫‪ ‬قرارات م ل االدارة لعا ‪.2019‬‬
‫‪ ‬قرارات م ل االدارة لعا ‪.2020‬‬
‫املوتو‬ ‫النشاط الفرعي‬ ‫النشاط الرئي‬
‫امليزانية‬ ‫االيرادات املالية‬
‫ميزانية الثلث االول ‪2020‬‬
‫ميزانية الثلث الثاني ‪2020‬‬
‫ميزانية الثلث الثالث ‪2020‬‬
‫‪ 5‬التصنيف الشكلي‬

‫ويتمثل في ت ميا الوثائق التي تتشك ك ككابه في شك ك كككلها الظاهري أو في الصك ك ككيغة التي صك ك ككيغت اها ما بعضك ك ككها‪ ،‬وفصك ك ككلها عن تلك التي ال‬
‫تتشابه معها‪.‬‬
‫من ذلك يتضح أن التصنيف الشكلي يهتم بناحيتين‪:‬‬
‫‪ ‬الش ك ك كككل الظاهري للوثائق من حيث اللون أو الجس ك ك ككم أو املقاا‪ ،‬ويص ك ك ككلح ذلك لتص ك ك ككنيف الخرائط والرس ك ك ككو الهندسك ك ككية‪،‬‬
‫والجغرافية‪ ،‬والتنظيمية‪.‬‬
‫ح‬ ‫ح‬
‫‪ ‬الشكل الذي صيو فيه موتو الوثيقكة من حيث ونها قرارا‪ ،‬أو تعميما‪ ،‬أو فاتورة‪.‬‬

‫مثال‬
‫ب ك ككالك كقك كرارات تك ك ك كمك ككا فك كي ك ككه جك كمك كيك ككا الك كقك كرارات بك كغك ككض الك كنك كظك ككر عك ككن مك ككوتك ك ك ك ك ككوعك كه ك ككا أو مص ك ك ك ك ك ككدره ك ككا‬ ‫‪ ‬قنش ك ك ك ك ك ككاء مك كلك ككف خ ك ككا‬
‫أو تاريخها‪.‬‬
‫ح‬
‫‪ ‬قنشاء ملف التعميمات‪ ،‬وت ما فيه أيا ان موتوعها أو مصدرها أو تاريخها‪.‬‬
‫‪ ‬قنشاء ملف للفواتير دون النظر قدى موتوعها‪ ،‬أو مصدرها أو تواريخها‪.‬‬

‫ح‬
‫مشكالت تصنيف ا حفو ات في املؤسسات‬ ‫أوال‬
‫قن عد وجود خطة شكاملة لتصكنيف الوثائق في البية املؤسكسكات‪ ،‬والنات ة عن ممارسكة وحدااها اإلدارية ألعمالها اليومية‪ .‬أما‬
‫التص ككنيف الحادي للوثائق داخل البية املؤس كس ككات فال اعتمد على أس ككاا عل ي س ككليم بقدر ما اعتمد على اجوهادات ش ككخص ككية‬
‫للعاملين‪ .‬ويتضح ذلك في اآلتي‪:‬‬
‫‪ ‬تكرار عناوين وأسماء امللفات داخل الوحدات اإلدارية لألجهزة‪.‬‬

‫‪21‬‬
 ‫دورة األرشفة اإللكترونية‬
‫‪ ‬وجود خليط من نظم التصنيف داخل وحدات ا حفو ات‪ ،‬واالت اه الغالب يكون للتصنيف الشكلي‪ ،‬والتصنيف االس ي‬
‫ح‬
‫دون مراعاة لكيفية الرجو للوثائق مسككتقبال‪ ،‬فالوارد‪ ،‬والصككادر والتعاميم‪ ،‬والقرارات‪ ....‬الخ‪ .‬و لها عناوين أسككماء وملفات‬
‫مكررة داخل وحدات ا حفو ات عن أ لب الدوائر الحكومية وقد ترتب على هذا الوتا بروز املشكالت التالية‪:‬‬

‫‪ ‬تشككتيت أوراق املوتككو الواحد في أكثر من ملف نتي ة التوسككا الزائد في اسككتخدا التصككنيف الشكككلي‪ ،‬والتصككنيف االسك ي‬
‫ح‬
‫– تبعا ألسماء الجهات بال مبرر وبصورة ير سليمة‪.‬‬
‫‪ ‬صعوبة استرجا الوثائق أو املعلومات التي تضمها‪.‬‬
‫ح‬
‫ثانيا خطوات قعداد خطة التصنيف‬

‫قن عملية قعداد خطة التصنيف حفو ات أي مؤسسة البد أن اشترك فيها فئتان من العاملين‪:‬‬
‫الفئة األودى‪ :‬لها دراية وخبرة بطبيعة الوثائق النات ة عن ممارس ك ك ك ككة الوحدات اإلدارية في املؤس ك ك ك كس ك ك ك ككة ألعمالها اليومية‪ ،‬على‬
‫اعتبار أن طريقة طلب البيانات )ي التي تحدد أساا التصنيف‪.‬‬
‫الفئة الثانية‪ :‬لها خبرة ودراية في تنظيم ا حفو ات‪.‬‬
‫لذلك فعند قعداد خطة التصنيف حفو ات أي جهاز‪ ،‬ي ب أن يقو بتلك املهمة فريق مكون من‪:‬‬
‫ح‬
‫مصنف أو أكثر وفقا لحجم املؤسسة‪.‬‬
‫املشرف على أعمال ا حفو ات داخل املؤسسة وقبل قيا الفريق بالبدء في قعداد خطة التصنيف عليه القيا بالتادي‪:‬‬
‫‪ -1‬دراسة الهيكل التنظي ي للجهاز والتعرف على وحداته اإلدارية واملها املناطة بكل منها‪.‬‬
‫‪ -2‬ت ميا ل املوتوعات الخاصة بكل وحدة من الوحدات اإلدارية للجهاز‪.‬‬
‫‪ -3‬الرجو قدى وس ك ك ك ككائط تس ك ك ك ككجيل املعلومات املوجودة لدى الوحدات اإلدارية والتعرف على طبيعوها وطريقة طلبها عند‬
‫االسترجا ‪.‬‬
‫ح‬
‫ثم يتم قعداد خطة التصنيف وفقا للخطوات التالية‪:‬‬
‫ح‬
‫تحديد النشاطات الرئيسية للعمل – وتس ى أبوابا – وترتيبها ما مراعاة اآلتي‪:‬‬
‫النشاطات الرئيسية للعمل داخل أي جهاز يمثلها الوحدات اإلدارية في الهيكل التنظي ي‪.‬‬
‫ح‬
‫تلك النشاطات يمكن تقسيمها وفقا جاالت العمل قدى ثالثة أقسا )ي‪:‬‬
‫‪ -1‬موتوعات تتعلق ب دارة وتنظيم العمل وتضم نشاطات رئاسة املؤسسة‪ ،‬التخطيط‪ ،‬التطوير‪ ....‬الخ ‪.‬‬
‫‪ -2‬موتوعات تتعلق بالشئون املالية واإلدارية للجهاز و)ي‪ :‬شئون املو فين‪ ،‬الشئون املالية‪ ،‬املشتريات‪.‬‬
‫‪ -3‬موتك ك ككوعات تتعلق بالشك ك ككئون الفنية للجهاز وتمثلها الوحدات اإلدارية التي تمارا النشك ك ككاطات املتخصك ك كصك ك ككة التي‬
‫ح‬
‫أنشك ك ك املؤسك ك كس ك ككة من أجلها‪ ،‬وتختلف النش ك ككاطات من جهاز آلخر‪ ،‬فمثال يختص معهد اإلدارة بالتدريب والبحو‬
‫واالستشارات‪.‬‬
‫املوتوعات املتعلقة ب دارة وتنظيم العمل والشئون املالية واإلدارية فيمكن البدء اها عند ترتيب النشاطات الرئيسية‬
‫للعمل ثم يلي ذلك املوتوعات املتعلقة بالشئون الفنية‪.‬‬
‫ح‬ ‫ح‬ ‫ح‬
‫تحديد النش ك ككاطات الفرعية للعمل والتابعة للنش ك ككاطات الرئيس ك ككية وتس ك ك ى فص ك ككوال ‪ ،‬وترتيبها ترتيبا منطقيا ما تخص ك ككيص‬
‫الفصل األول لكل نشاط رئيك ي للعموميات‪.‬‬
‫ويتم تحديد الفصول على توء نشاطات العمل واملها التي تمارسها ل وحدة مثال‪ :‬شئون املو فين نشاط رئيك ي باب‪.‬‬

‫‪22‬‬
 ‫دورة األرشفة اإللكترونية‬
‫عموميات شئون املو فين فصل ‪.‬‬
‫التو يف فصل ‪.‬‬
‫الرواتب والنفقات فصل ‪.‬‬
‫ح‬
‫دراس ك ك ككة وتحليل مها ل نش ك ك ككاط فرعي‪ ،‬وتحديد رسوا املوت ك ك ككوعات الرئيس ك ك ككية لكل نش ك ك ككاط وتس ك ك ك ى فرو وترتيبها ترتيبا‬
‫ح‬
‫منطقيا‪ ،‬وتحدد الفرو ح‬
‫بناء على املها التي تمارسها ل وحدة قدارية‪.‬‬

‫مثال‪ :‬شئون املو فين باب‬

‫عموميات شئون ملو فين فصل‬
‫التو يف فصل‬
‫التعيينات فر‬
‫اإلجازات فر‬
‫العالوات‬
‫الترقيات‬
‫ح‬ ‫ح‬
‫تحكديكد عنكاوين أو أس ك ك ك كمكاء امللفكات التي تنكدرج تحكت كل فر من الفرو وتس ك ك ك ك ى املوت ك ك ك ككوعكات ‪ ،‬وترتكب ترتيبكا منطقيكا ما‬
‫تخصيص امللف األول لكل فر لك عا الفر ‪.‬‬
‫ح‬ ‫ح‬
‫بعد االنوهاء من تحديد األبواب والفص ك ككول والفرو وعناوين وأس ك ككماء امللفات وترتيبها ترتيبا منطقيا بطريقة ت عل الوصك ككول‬
‫ح‬ ‫ح‬
‫قدى أي ملف أمرا بس ك ك ك ككيط ككا يكون الفريق ق ككد أنهى قع ككداد نظ ككا مب ككد ي للتص ك ك ك ككنيف وعلي ككه الب ككد من مراجعت ككه بش ك ك ك كك ككل دقيق‬
‫ومناقشته ما ا ختصين في ل وحدة من الوحدات اإلدارية‪.‬‬

‫ثالثا الشروط الواجب توافرها في خطة التصنيف‬ ‫ح‬

‫الجيدة‬
‫السهولة والبساطة‪ :‬بمعنى أن تكون رسوا املوتوعات وعناوين وأسماء امللفات سهلة وواضحة‪ ،‬خالية من التعقيد بحيث‬
‫اسهل على العاملين استيعااها‪.‬‬
‫الشمول‪ :‬أن تتضمن الخطة جميا أنوا النشاطات في املؤسسة شاملة لكافة املوتوعات التي تضمها محفو اته‪.‬‬
‫ت ككوت ك ك ك ك كي ككك الص ك ك ك ك ككالت ال كط كب كي كع كي ك ككة‪ :‬ب كي ككن امل ككوت ك ك ك ك ككوع ك ككات ال كت ككي ت كت كن ك ككاول كه ك ككا وك ك ككذل ك ككك أوج ك ككه ال ككتش ك ك ك ك ك ككاب ك ككه واالخ كت ككالف ب كي كن كه ك ككا‬
‫وه ك ككذا اسك ك ك ك ك كتك كلك ككز أن تك كتك كفك ككر الك ككفصك ك ك ك ك ككول مك ككن األبك ككواب الك كتك ككي يك ك ك ككب أن تك كتك كفك ككر عك كنك كه ك ككا‪ ،‬وتك كتك كفك ككر رسوا املك ككوتك ك ك ك ك ككوع ك ككات‬
‫عن الفصول التي ي ب أن تتفر عنها‪ ،‬وتتفر عناوين وأسماء امللفات من الفرو التي تت زأ منها‪.‬‬
‫املرونة‪ :‬بمعنى أن تكون الخطة قابلة إلدخال أية تعديالت قد تس ك ك ك ككتلزمها روف العمل دون اإلخالل بالهيكل العا للخطة‪،‬‬
‫سواء انت بالحذف أو اإلتافة‪.‬‬
‫وحتى يمكن تحديد رسوا املوت ك ككوعات وعناوين وأس ك ككماء امللفات بص ك ككورة س ك ككليمة ينب ي أن يلم املص ك ككنف بأهم املبادئ والقواعد‬
‫األساسية الختيار رسوا املوتوعات و)ي‪:‬‬
‫ح‬
‫اختيار أكثر األلفا تخصيصا فال يصح وتا وثائق البحو ما وثائق التدريب ‪.‬‬
‫ح‬ ‫ح‬
‫اس ك ككتخدا ألفا موحدة لرسوا املوت ك ككوعات‪ .‬فالوثائق التي تعالح موت ك ككوعا واح ك ك ك ك ك ككدا توت ك ككا تحت رأا املوت ك ككو حتى ال‬
‫تشتت تحت لمات أخرى‪.‬‬
‫ح‬
‫تثبيت اللف ا ختار كرأا موتو وجعله مدخال لجميا الوثائق املتعلقة به‪.‬‬
‫قذا أمكن التعبير عن موتو م موعة من الوثائق فيتم اختيار أسهل اللفظين‪.‬‬

‫‪23‬‬
 ‫دورة األرشفة اإللكترونية‬

‫قذا تضك ك ك ك ك كم كن ك ككت ال ككوث كي كق ك ككة أك كث ككر م ككن م ككوت ك ك ك ك ككو ف كي ك ك ككب وتك ك ك ك ك كع كه ك ككا ت كح ك ككت امل ككوت ك ك ك ك ككو األه ككم وت كع ك ككد ب كط ك ككاق ك ككات قح ك ككال ك ككة‬
‫لكل موتو من املوتوعات‪.‬‬
‫يقسم رأا املوتو حسب الزاوية التي اعالح منها املوتو ‪ ،‬مثال‪:‬‬
‫قجازات عادية‪ ،‬قجازات اتطرارية‪.........‬‬
‫يقسم رأا املوتو لألساا الزمني مادا يحقق ر بات املسوهلكين‪.‬‬

‫‪24‬‬
 ‫دورة األرشفة اإللكترونية‬

‫الرتميز ‪:‬‬
‫وه ككو امل ككرح كل ك ككة األود ككى ب كي ككن ال ككتص ك ك ك ك كن كي ككف واع ك ككداد ال كف كه ك ككارا وي كق ككو ع كل ككى وت ك ك ك ك ككا رم ككوز ل كل ككوث ك ككائ ككق س ك ك ك ك ككواء رق كم كي ك ككة أو ب ك ككال كح ككروف‬
‫أو باالثنين معا فتعتبر تلك الرموز أرقاما للوثائق‪ .‬حيث يتم ترتيب الوثائق تبعا لرموزها والتي تعتبر عامال أسكاسكيا في فهرسكة تلك‬
‫الوثائق‪.‬‬
‫أهمية ترميز امللفات‬
‫تثبيت تسلسل امللفات‪ ،‬ومكان حفظها‪.‬‬
‫تسهيل عملية الحف ‪.‬‬
‫ا حافظة على امللفات ومحتويااها‪.‬‬
‫تيسير تداول امللفات واسترجا املعلومات‪.‬‬

‫طرق الترميز‬
‫ح‬
‫أوال‪ :‬طرق الترميز الخاصة بامللفات املوتوعية‪:‬‬
‫الطريقة الرقمية املتسككلسككلة‪ :‬تتميز هذه الطريقة بان األرقا لي لها نهاية فيتم ترتيب امللفات على أسككاا تسككلسككل األرقا‬
‫فيحمل امللف األول الرقم ‪ 1‬ويحمل امللف الثاني الرقم ‪ 2‬وهكذا‪...‬‬
‫الطريقككة الاجككائيككة املتس ك ك ك ككلس ك ك ك كلككة‪ :‬الحروف الاجككائيككة العربيككة ‪ ۲۸‬حرف ولكككل منهككا ترتيبككه بين الحروف األخرى ولككذلككك يمكن‬
‫االس ك ككتفادة منها في تص ك ككنيف امللفات حس ك ككب الحروف األودى من أس ك ككماء املوت ك ككوعات وتلك عندما يكون باإلمكان التعبير عن‬
‫عناوين املوتوعات املراد تصنيفها بكلمة واحدة‪.‬‬
‫مثال‪ :‬ترتيب املوتوعات هجائيا‪ :‬ابحا ‪ -‬تقارير ‪ -‬عمالء‪ .‬مصاريف ‪ -‬ميزانيات‪ ...‬واذا تشابه الحرف األول نلجأ قدى الحرف‬
‫الثاني واذا تشابه الحرف األول والثاني نلجأ قدى الحرف الثالث وهكذا‪..‬‬
‫الطريقة الرقمية املركبة‪ :‬ترقم محفو ات املنظمة اإلدارية بأرقا حسك ك ك ككابية مركبة تشك ك ك ككير قدى النشك ك ك ككاط الرئي والنشك ك ك ككاط‬
‫الفرعي واملوتو الذي تتعلق به الوثيقة بحيث يظهر الرقم على شكل مركب مثل ‪ ۱/۲/۱‬كما في املثال التادي‪:‬‬
‫املوتو‬ ‫النشاط الفرعي‬ ‫النشاط الرئي‬
‫عنوان النشاط‬ ‫رقم‬ ‫عنوان النشاط‬ ‫رقم‬ ‫عنوان النشاط‬ ‫رقم‬
‫التصنيف‬ ‫التصنيف‬ ‫التصنيف‬
‫تطوير مناح‪.....‬‬ ‫‪1/1/3‬‬ ‫تطوير املناهح‬ ‫‪1/3‬‬ ‫التطوير‬ ‫‪3‬‬
‫تطوير مناح‪.....‬‬ ‫‪2/1/3‬‬

‫تطوير املدربين‬ ‫‪1/2/3‬‬ ‫تطوير القوى العاملة‬ ‫‪2/3‬‬

‫تطوير املو فين‬ ‫‪2/2/3‬‬

‫‪25‬‬
 ‫دورة األرشفة اإللكترونية‬

‫الطريقة الاجائية املركبة‪ :‬ترقم محفو ات املنظمة اإلدارية بأحرف هجائية مركبة تش ك ك ك ككير قدى النش ك ك ك ككاط الرئي والنشك ك ك ككاط‬
‫الفرعي وموتو الوثيقة التي تتعلق به‪ ،‬بحيث يظهر الرقم على النحو التادي‪ :‬أ‪/‬ب‪/‬أ‬
‫املوتو‬ ‫النشاط الفرعي‬ ‫النشاط الرئي‬
‫عنوان النشاط‬ ‫رقم‬ ‫عنوان النشاط‬ ‫رقم التصنيف‬ ‫عنوان النشاط‬ ‫رقم التصنيف‬
‫التصنيف‬
‫تطوير مناح‪.....‬‬ ‫أ‪/‬أ‪/‬أ‬ ‫تطوير املناهح‬ ‫أ‪/‬أ‬ ‫التطوير‬ ‫أ‬
‫تطوير مناح‪.....‬‬ ‫ب‪/‬أ‪/‬أ‬
‫تطوير مناح‪.....‬‬ ‫‪/‬أ‪/‬أ‬

‫تطوير املدربين‬ ‫أ‪/‬ب‪/‬أ‬ ‫تطوير القوى العاملة‬ ‫ب‪/‬أ‬

‫تطوير املو فين‬ ‫ب‪/‬ب‪/‬أ‬

‫الطريقة الرقمية الاجائية املركبة‪ :‬ترقم محفو ات املنظمة اإلدارية بأحرف وارقا حسك ك ك ككابية مزدوجة تشك ك ك ككير قدى النشك ك ك ككاط‬
‫الرئيك ي والنشاط الفرعي وموتو حف الوثيقة الذي تتعلق به‪ ،‬بحيث يظهر رقم الوثيقة على النحو التادي‪ :‬أ‪2 / 1 /‬‬
‫املوتو‬ ‫النشاط الفرعي‬ ‫النشاط الرئي‬
‫عنوان النشاط‬ ‫رقم التصنيف‬ ‫عنوان النشاط‬ ‫رقم التصنيف‬ ‫عنوان النشاط‬ ‫رقم التصنيف‬
‫تطوير مناح‪.....‬‬ ‫أ‪1/1/‬‬ ‫تطوير املناهح‬ ‫أ ‪1/‬‬ ‫التطوير‬ ‫أ‬
‫تطوير مناح‪.....‬‬ ‫أ‪2/1/‬‬
‫تطوير مناح‪.....‬‬ ‫أ‪3/1/‬‬

‫تطوير املدربين‬ ‫أ‪1/2/‬‬ ‫تطوير القوى العاملة‬ ‫أ ‪2/‬‬

‫تطوير املو فين‬ ‫أ‪2/2/‬‬

‫الطريقة التعويض ك ك ك ككية‪ :‬ترقم محفو ات املنظمة اإلدارية بأحرف هجائية‪ ،‬ثم اس ك ك ك ككتعاو عن تلك األحرف لغرو الس ك ك ك ككرية‬
‫بأرقا حسابية تشير قدى النشاط الرئي والنشاط الفرعي واملوتو الذي تتعلق به الوثيقة‪ ،‬بحيث يظهر رقم الوثيقة على‬
‫النحو التادي‪۲/4/۱۲ :‬‬
‫ثانيا‪ :‬طرق الترميز الخاصة بملفات األسماء‪:‬‬
‫الطريقة الاجائية أخذ الحرف األول من ل أسككم ‪ :‬وفيها يتم ترميز ملفات األسككماء بناء على فهرسككة تلك األسككماء وذلك بأن‬
‫يكون رقم امللف االس ك ك ي عبارة عن حرف هجا ي واحد‪ ،‬وهو ما يمثل الحرف األول من االس ك ككم األول لذلك االس ك ككم‪ ،‬ثم ترتب‬
‫األسماء وفقا لألحرف التي تشترك فيه‪ ،‬ثم ترتب في أماكن حفظها مثل أخذ الحرف األول من االسم األول‬

‫‪26‬‬
 ‫دورة األرشفة اإللكترونية‬

‫الرمز‬ ‫االسم‬
‫أ‬ ‫أحمد ناصر محمود‬
‫ب‬ ‫بثينة سعيد حمدان‬
‫ثابت خليل سامر‬
‫خ‬ ‫خلود محمد نور‬

‫الطريقككة الاجككائيككة املركبككة اخككذ الحرف األول من االس ك ك ك ككم األول والحرف األول من االس ك ك ك ككم األخير ‪ :‬وفيهككا يتم ترميز ملفككات‬
‫األسككماء بناء على فهرسككة تلك األسككماء حيث يكون رقم امللف االسك ي عبارة حرفين هجائيين‪ ،‬وهو ما يمثل الحرف األول من‬
‫االس ككم األول والحرف األول من االس ككم األخير لذلك االس ككم‪ ،‬ثم يؤخذ رقم تس ككلس ككل وفقا لرمز ل م موعة من األس ككماء‪ ،‬ثم‬
‫ترتب األس ك ككماء وفقا لألحرف التي تش ك ككترك فيها‪ ،‬وأرقا تس ك ككلس ك ككلها في أماكن حفظها‪ .‬مثل‪ :‬أخذ الحرف األول من االس ك ككم األول‬
‫والحرف األول من االسم األخير‪.‬‬
‫الرمز‬ ‫االسم‬
‫ل‪1 / /‬‬ ‫لينا ناصر محمود‬
‫ل‪2 / /‬‬ ‫لبنى سعيد محمد‬
‫‪/‬ا‪1 /‬‬ ‫ثابت خليل سامر‬
‫خ‪/‬ن‪1 /‬‬ ‫خلود محمد نور‬

‫الطريقة العددية املتس ك ككلس ك ككلة‪ :‬في الطريقة العددية املتس ك ككلس ك ككلة البس ك ككيطة التي يكون رقم امللف االس ك ك ي فيها عبارة عن رقم‬
‫عكددي واحكد‪ ،‬بنكاء على وروده قدى مككان الحف دون األخكذ في االعتبكار جكانكب الترتيكب الاجكا ي لألس ك ك ك كمكاء‪ ،‬ثم ترتكب األس ك ك ك كمكاء‬
‫وفقا ألرقا تسلسلها في أماكن حفظها مثال‪:‬‬
‫الرمز‬ ‫االسم‬
‫‪1‬‬ ‫بثينة سعيد حمدان‬
‫‪2‬‬ ‫خلود محمد نور‬
‫‪3‬‬ ‫ثابت خليل سامر‬
‫‪4‬‬ ‫أحمد ناصر محمود‬

‫‪27‬‬
 ‫دورة األرشفة اإللكترونية‬

‫طريقة التعويض عن الحروف الاجائية املركبة بأرقا حسابية‪ :‬و)ي الطريقة التي يتم فيها ترميز ملفات األسماء على فهرسة‬
‫تلك األسماء‪ ،‬حيث يكون رقم امللف األس ى عبارة عن حرفين هجائيين وهو ما يمثل الحرف األول من االسم األول‪ ،‬والحرف‬
‫األول من االسم األخير لذلك االسم‪ ،‬ثم يؤخذ رقم تسلسل‪ ،‬وفقا لرمز ل م موعة من األسماء وبعد ذلك اعوو عن ل‬
‫حرف هجاني بالرقم الحسابي املنا ر له حسب التسلسل العددي‪.‬‬
‫و‬ ‫ش‬ ‫ا‬ ‫ز‬ ‫ر‬ ‫ذ‬ ‫د‬ ‫خ‬ ‫ح‬ ‫ج‬ ‫ت‬ ‫ب‬ ‫أ‬
‫‪15‬‬ ‫‪14‬‬ ‫‪13‬‬ ‫‪12‬‬ ‫‪11‬‬ ‫‪10‬‬ ‫‪9‬‬ ‫‪8‬‬ ‫‪7‬‬ ‫‪6‬‬ ‫‪5‬‬ ‫‪4‬‬ ‫‪3‬‬ ‫‪2‬‬ ‫‪1‬‬

‫ي‬ ‫و‬ ‫ه‬ ‫ن‬ ‫ل‬ ‫ك‬ ‫ق‬ ‫ف‬ ‫غ‬ ‫ط‬ ‫و‬
‫‪28‬‬ ‫‪27‬‬ ‫‪26‬‬ ‫‪25‬‬ ‫‪24‬‬ ‫‪23‬‬ ‫‪22‬‬ ‫‪21‬‬ ‫‪20‬‬ ‫‪19‬‬ ‫‪18‬‬ ‫‪17‬‬ ‫‪16‬‬ ‫‪15‬‬

‫مثال‪ :‬أخذ الحرف األول من االسم األول والحرف األول من االسم األخير ثم التعويض عن الحروف الاجائية بأرقا حسابية‪:‬‬
‫الرمز رقميا رقم امللف‬ ‫الرمز هجائيا‬ ‫االسم‬
‫‪1/24/1‬‬ ‫أ‪1/ /‬‬ ‫أحمد ناصر محمود‬
‫‪1/6/2‬‬ ‫ب‪/‬ح‪1/‬‬ ‫بثينه سعيد حمدان‬
‫‪1/12/4‬‬ ‫‪/‬ا ‪1/‬‬ ‫ثابت خليل سامر‬
‫‪1/25/7‬‬ ‫خ‪/‬ن‪1/‬‬ ‫خلود محمد نور‬

‫‪28‬‬
 ‫دورة األرشفة اإللكترونية‬

‫الفهارس ‪:‬‬
‫ح‬
‫تعتبر و يفة االسترجا وخدمات املستفيدين )ي الهدف األساس ي من تنظيم الوثائق فعندما ننظم الوثائق وفقا لنظا تصنيف‬
‫مالئم‪ ،‬ونعطيهكا الرموز الالزمكة للكداللكة عليهكا فمكا ذلكك قال لغرو واحكد هو تس ك ك ك ككهيكل اس ك ك ك ككترجكا املعلومكات التي تض ك ك ك ككمهكا وعمليكة‬
‫االسترجا تتطلب قنشاء الفهارا بأنواعها ا ختلفة‪.‬‬
‫مفهو الفهرا‬
‫هو أداة نس ككتطيا من خاللها الوص ككول في س ككهولة ويس ككر قدى بيانات ومعلومات تم تص ككنيفها وترميزها‪ ،‬وهذه األداة تض ككم عناوين أو‬
‫ح‬ ‫ح‬
‫أس ك ك ك ك ك ك كم ك ك ككاء امل ك ك كل ك ك كف ك ك ككات ورم ك ك ككوزه ك ك ككا ال ك ك كت ك ك ككي تض ك ك ك ك ك ك كم ك ك كه ك ك ككا خ ك ك كط ك ك ككة ال ك ك ككتص ك ك ك ك ك ك كن ك ك كي ك ك ككف وال ك ك كت ك ك ككرم ك ك كي ك ك ككز م ك ك ككرت ك ك كب ك ك ككة ت ك ك ككرت ك ك كي ك ك كب ك ك ككا ه ك ك كج ك ك ككائ ك ك كيك ك ككا‬
‫ح ح‬
‫أو منطقيا وفقا لرموز امللفات‪.‬‬
‫أشكال الفهارا وأجهزة‬
‫الحف الخاصة اها‬

‫الفهرا السجل‪:‬‬ ‫‪-1‬‬

‫ح‬
‫اعتبر األكثر انتشارا في املؤسسات‪ ،‬وهو عبارة عن سج ك ك ك ك ك ك ك ك ك ك ككل مقسم قدى أجزاء‪ ،‬و ل جزء خا بحرف هجا ي معين أو‬
‫نش ك ككاط معين‪ ،‬اس ك ككجل في ل جزء عناوين أو أس ك ككماء امللفات التي تبدأ بالحرف الاجا ي الخا اهذا الجزء أو التي تتبا‬
‫النشاط‪ ،‬وأما عنوان أو اسم امللف الرمز الدال عليه‪.‬‬
‫عيوب الفهرا السجل‬ ‫مزايا الفهرا السجل‬
‫‪ – 1‬ما االستخدا اشوه منظره‬ ‫‪ – 1‬سهولة االستخدا‬
‫‪ – 2‬عد املرونة‬ ‫‪ – 2‬سهولة نقله والحصول عليه‬
‫‪ – 3‬عرتة للتلف السريا‬ ‫‪ – 3‬صغر حجمه‬
‫‪ – 4‬البطء في االسترجا‬
‫‪ -‬حيث يتم تدوين البيانات بخط اليد واستعمال أحبار مختلفة اشوه املنظر‪.‬‬
‫‪ -‬أي أنه عند امتالء الصفحات ا خصصة للحرف أو النشاط يصعب قتافة عناوين وأسماء امللفات الجديدة‪.‬‬
‫‪ -‬يحد ذلك نتي ة حتمية لكثرة االستخدا ‪ ،‬وكثرة البحث عند االسترجا ‪.‬‬

‫‪29‬‬
 ‫دورة األرشفة اإللكترونية‬
‫الفهرا املطبو ‪:‬‬ ‫‪-2‬‬
‫وهو عبارة عن قوائم مطبوعة بعناوين وأسماء امللفات‪ ،‬وأما ل منها الرمز الدال عليها‪.‬‬

‫عيوب الفهرا املطبو‬ ‫مزايا الفهرا املطبو‬

‫‪ – 1‬عد املرونة‬ ‫‪ – 1‬سهولة االستخدا‬
‫‪ – 2‬عرتة للتلف السريا‬ ‫‪ – 2‬سهولة الحصول عليه‬
‫‪ – 3‬البطء في االسترجا‬ ‫‪ – 3‬قتاحة الفرصة لجميا العاملين ملعرفة امللفات ورموزها‬
‫الفهرا البطاقي‪:‬‬ ‫‪-3‬‬
‫وهو أفضل أشكال الفهارا ويمتاز باآلتي‪:‬‬
‫ح‬
‫ومصدرا للمعلومات‪.‬‬ ‫ح‬
‫مرشدا‬ ‫يمكن استخدامه‬
‫املرونة الفائقة‪.‬‬
‫سهولة االسترجا ‪.‬‬
‫ال يتلف بسرعة‪.‬‬
‫يقبل املعالجة اآللية‪.‬‬
‫سهولة قتافة البيانات واملعلومات قدى البطاقات‪.‬‬
‫مقاسات بطاقات الفهارا‪:‬‬
‫املقككاا األول‪ 12.5 × 7.5 :‬سم‬
‫املقاا الثانكي‪ 15 × 10 :‬سككم‬
‫املقاا الثالث‪ 20 × 12.5 :‬سم‬
‫وهناك اعتبارات ي ب مراعااها عن اختيار املقاا املناسب من بطاقات الفهارا‪:‬‬
‫ح‬ ‫ح‬
‫ما قذا ان سيستخد مرشدا أو مصدرا للبيانات‪.‬‬
‫كمية املعلومات التي سيتم تدوينها على البطاقة‪.‬‬
‫طريقة تدوين املعلومات على البطاقات‪.‬‬
‫ما قذا انت ستستخد في املعالجة اآللية‪.‬‬
‫أجهزة ومعدات حف البطاقات املتوافرة‪.‬‬
‫صفات الفهرا املثادي‪:‬‬
‫املرونة الالزمة إلدخال أية تعديالت عليه‪.‬‬
‫السهولة في االستخدا ‪.‬‬
‫السرعة في تلبية احتياجات املستفيدين‪.‬‬
‫يمكن استخدامه بواسطة أكثر من شخص‪.‬‬
‫االقتصاد في قعداده وصيانته‪.‬‬
‫قمكانية قنتاجه بطرق النسخ املعروفة‪.‬‬

‫‪30‬‬
 ‫دورة األرشفة اإللكترونية‬

‫أنوا الفهارا‬

‫الفهرا املوتوعي‪:‬‬ ‫‪-1‬‬

‫ح‬ ‫ح‬
‫ويمكن من خالله الوصككول بسككهولة ويسككر قدى البيانات واملعلومات التي تم ترميزها بعد تصككنيفها موتككوعيا‪ ،‬أو جغرافيا‬
‫ح‬ ‫ح‬ ‫ح‬
‫أو زمنيا‪ ،‬أو شكليا وتحتوي على عناوين ملفات املوتوعات مرتبة هجائيا وأما ل منها الرمز الخا اها‪ ،‬ويتم قنشاسه‬
‫التادي‪:‬‬
‫اعككد لكككل ملف بطككاقككة فهرا مقككاا ‪ 5 × 3‬بوصك ك ك ك ككة يكتككب في الركن األيمن العلوي عنوان امللف ويكتككب أس ك ك ك كفككل‬
‫العنوان لجهة الحافة اليسرى رمز امللف‪.‬‬
‫ح‬ ‫ح‬ ‫ح‬
‫ترتب البطاقات في أدراج حف بطاقات الفهارا رأسيا ترتيبا هجائيا‪.‬‬
‫ح‬
‫يكتب على ل درج من أدراج الفهارا املوت ك ك ك ككوعي رمزا أول وآخر حرف هجا ي تحمله بطاقات اإلرش ك ك ك ككاد الخاص ك ك ك ككة‬
‫ببطاقات الفهارا ا حفو ة بداخله‪.‬‬
‫الفهرا االس ي‪:‬‬ ‫‪-2‬‬
‫ويمكن من خالله الوص ككول بس ككهولة ويس ككر قدى بيانات ومعلومات تم ترميزها بعد تص ككنيفها حس ككب األس ككماء‪ ،‬س ككواء انت‬
‫أسماء أشخا أو مؤسسات ويتم قنشاسه التادي‪:‬‬
‫اعد لكل ملف من امللفات االسمية بطاقة فهرا مق ك ككاا ‪ 5 × 3‬بوصة في الركن األيمن العلوي يكتب اسم امللف‪،‬‬
‫وأسفله يكتب رمز امللف‪.‬‬
‫ح‬ ‫ح‬ ‫ح‬
‫ترتب البطاقات في أدراج حف بطاقات الفهارا رأسيا ترتيبا هجائيا‪.‬‬
‫يكتب على ل درج أول وآخر حرف هجا ي تحمله بطاقات اإلرشاد‪.‬‬
‫الفهرا القاموس ي‪:‬‬ ‫‪-3‬‬
‫حيث اشكمل عناوين وأسكماء جميا امللفات التي تضكمها محفو ات املؤسكسكة سكواء انت ملفات موتكوعات أو أسكماء‪،‬‬
‫أما عنوان أو اسكم امللف الرمز الدال عليه‪ .‬ويتم قنشكائه كما سكبق بالنسكبة للفهرا البطاقي املوتكوعي واالسك ي حيث‬
‫ح‬
‫قن عملية االسترجا تتم وفقا للحروف الاجائية‪.‬‬
‫الفهرا املصنف‪:‬‬ ‫‪-4‬‬
‫ح ح‬ ‫ح‬
‫وهو يض ككم عناوين وأس ككماء امللفات مرتبة ترتيبا منطقيا وفقا لنظا التص ككنيف وأما عنوان أو اس ككم امللف الرمز الدال‬
‫عليه‪ ،‬ويعتبر الفهرا املصككنف صككورة طبق األصككل من ترتيب امللفات داخل أجهزة الحف ‪ ،‬ويسككتخد في تحديد أرقا‬
‫امللفات الجديدة‪ ،‬ويتم قنشاسه التادي‪:‬‬
‫ت كع ك ككد لك كك ك ككل م كل ككف ب كط ك ككاق ك ككة ف كه ككرا م كق ك ككاا ‪ 5 × 3‬ب ككوص ك ك ك ك ك ككة يك ككك كت ك ككب ف ككي ال ككرك ككن األيك كم ككن الك كعك كل ككوي رم ككز املك كل ككف‬
‫الذي تخصه البطاقة‪ ،‬ويكتب أسفل نهاية رمز امللف عنوان أو اسم امللف‪.‬‬
‫ح ح‬ ‫ح‬
‫ترتكب البطكاقكات ترتيبكا منطقيكا وفقكا لترتيكب رموزهمكا وتس ك ك ك ككبق كل م موعكة بطكاقكات بطكاقكة قرشك ك ك ك ككاد ذات نتوء بكارز‬
‫يكتب عليه رمز الفصل أو الفر الذي تتبعه‪.‬‬
‫يكتب على ل درج من أدراج الفهرا املص ك ككنف من الخارج رمز أول وآخر بطاقة قرش ك ككاد خاص ك ككة ببطاقات الفهارا‬
‫ا حفو ة بداخله‪.‬‬

‫‪31‬‬
 ‫دورة األرشفة اإللكترونية‬
‫الفهرا االس ي املصنف‪:‬‬ ‫‪-5‬‬
‫ح‬ ‫ح‬ ‫ح‬
‫وهكو عكب ك ككارة عكن أسك ك ك ك كم ك ككاء املكلكف ك ككات مكرتكب ك ككة تكرتكيكب ك ككا مكنكطكقكي ك ككا وفكق ك ككا لكطكريكق ك ككة تكرمكيكز مكلكف ك ككات األسك ك ك ك كم ك ككاء‪ ،‬وأم ك ككا اس ك ك ك ككم‬
‫ككل ملف الرمز الككدال عليككه‪ ،‬ويعتبر الفهرا ص ك ك ك ككورة طبق األصك ك ك ك ككل من ترتيككب ملفككات األس ك ك ك كمككاء داخككل أجهزة الحف ‪،‬‬
‫ويستخد في تحديد الرموز الخاصة بملفات األسماء الجديدة‪ ،‬ويفيد في االسترجا ‪ .‬ويتم قنشاسه التادي‪:‬‬
‫قعداد بطاقات فهرا مقاا ‪ 8 × 5‬بوصككة للملفات التي تشككترك في الفئة وتشككترك في الحرف الاجا ي‪ .‬حيث يدون‬
‫االسم والرموز الخا بامللف في خانات البطاقة ا حددة‪.‬‬
‫ترتب البطاقات في أجهزة الكارديك ‪.‬‬
‫يكتب على ل درج من الخارج الحرف الاجا ي ألول وآخر بطاقة محفو ة بداخله‪.‬‬
‫أجهزة حف بطاقات‬
‫ح‬ ‫الفهارا‬
‫أد اج حف البطاقات أسيا‪:‬‬ ‫‪-1‬‬
‫ر‬ ‫ر‬
‫و)ي عبارة عن أدراج من املعدن ذات مقاس ك ككات قياس ك ككية عاملية )ي ‪ 8 × 5 ،6 × 4 ،5 × 3‬بوصك ك ككة يتسك ك ككا الدرج الواحد منها‬
‫لحوادي ‪ 1000‬بطكاقة‪ ،‬ويوجد بداخل ل درج قض ك ك ك كيكب معكدني تثبكت فيكه البطكاقات املثقوبة من األس ك ك ك كفكل‪ ،‬ويس ك ك ك ككتخكد‬
‫بطاقات ذات نتوء بارز بطاقات قرشك ك ككاد تسك ك ككجل عليها األرقا والحروف وذلك لفصك ك ككل ل م موعة من البطاقات عن‬
‫األخرى‪.‬‬
‫أجهزة حف البطاقات الدوارة‪:‬‬ ‫‪-2‬‬
‫العادية‪ :‬و)ي عبارة عن أسك ككطوانة دائرية تدور حول محور أفقي وتوتك ككا البطاقات في وتك ككا رأسك ك ي بت بيت طرفها في‬
‫األسطوانة الدائرية حيث اسهل تحريكها وتوجد منها ‪ 3‬مقاسات تناسب مقاسات البطاقات‪.‬‬
‫اآلليككة‪ :‬حيككث تض ك ك ك ككم العككديككد من األدراج لحف البطككاقككات ب ميا مقككاس ك ك ك ك ككااهككا وتككدور حول محور أفقي وذلككك عنككد‬
‫الضغط على الزر الخا وتتسا لك ‪ 4/1‬مليون بطاقة‪.‬‬
‫أجهزة حف البطاقات األفقية املرئية الكارديك ‪:‬‬ ‫‪-3‬‬
‫وتس ك ك ككتخد لحف البطاقات مقاا ‪ 8 × 5‬بوص ك ك ككة و)ي عبارة عن أدراج مس ك ك ككطحة داخل دوالب معدني حيث يتس ك ك ككا‬
‫ال ك ك ك ككدرج قد ك ك ك ككى ‪ 56‬ب ك ك ك كط ك ك ك ككاق ك ك ك ككة ويض ك ك ك ك ك ك ك ككم ك ك ك ككل درج ‪ 56‬ل ك ك ك ككوح ك ك ك ككة م ك ك ك ككن ال ك ك ك ككورق وت ك ك ك كح ك ك ك كف ك ك ك ك ال ك ك ك كب ك ك ك كط ك ك ك ككاق ك ك ك ككات‬
‫في وتا أفقي متدرجة فوق بعضها ال يظهر منها سوى خانة البطاقة والتي تخصص لتسجيل الحرف الخا بالبطاقة‪.‬‬
‫مقارنة بين األنوا ا ختلفة للفارا‬
‫وجه املقارنة‬

‫االستخدا‬ ‫مكان وجوده‬ ‫الترتيب‬ ‫املدخل‬ ‫نوع‬

‫الفهرس‬

‫في االسترجا‬ ‫ال مركزي‬ ‫هجا ي‬ ‫عنوان امللف‬ ‫املوتوعي‬

‫" "‬ ‫"‬ ‫"‬ ‫اسم امللف‬ ‫االس ي‬
‫" "‬ ‫مركزي‬ ‫"‬ ‫عناوين وأسماء امللفات‬ ‫القاموس ي‬
‫ح‬
‫مرك ككزي وال‬ ‫منطقيا حسب خطة‬
‫في تحديد رموز امللفات الجديدة‬ ‫رموز امللفات‬ ‫املصنف‬
‫مركزي‬ ‫التصنيف‬
‫في االسترجا وتحديد رموز امللفات‬ ‫ح‬ ‫حروف هجائية واألرقا‬
‫ال مركزي‬ ‫منطقيا حسب خطة الترميز‬ ‫االس ي املصنف‬
‫الجديدة‬ ‫الدالة عليها‬

‫‪32‬‬
 ‫دورة األرشفة اإللكترونية‬

‫تنظيم عمليات الحفظ‬

‫بعد االنوهاء من التنظيم الفني للوثائق واملشككتمل على‪ :‬التصككنيف والترميز واعداد الفهارا‪ .‬وإلعداد الفهارا بصككورة سككليمة البد‬
‫من تطبيق خطتي التصنيف والترميز التي تم قعدادها ويتم تطبيق الخطة من خالل خطوات محددة )ي‪:‬‬
‫مراجعة الخطة على جهاز الحف وادخال التعديالت عليها‪.‬‬
‫ت هيز أوعية الحف املناسبة قعداد امللفات ‪.‬‬
‫ح‬
‫فرز الوثائق وت ميعها وفقا للخطة وايداعها في أوعيوها الصحيحة‪.‬‬
‫ترتيب أوعية الحف داخل األجهزة املناسبة بصورة سليمة‪.‬‬
‫ولتطبيق هذه الخطة وحف ما است د من وثائق فاألمر استلز اإلملا بعملية الحف ‪:‬‬
‫مفهو الحف‬
‫ح‬
‫به وترتيبها في أوعية الحف املالئمة لها‪،‬‬ ‫وهو ت ميا الوثائق النات ة من نشكاط املؤسكسكة وفقا لنظا التصكنيف والترميز الخا‬
‫بما يضمن ا حافظة عليها وسرعة الوصول اليها‪.‬‬
‫األس العامة لتنظيم عملية الحف‬

‫ولتنظيم عملية الحف مراعاة اآلتي‪:‬‬

‫ح‬
‫‪ ‬عد االحتفا قال بالوثائق الضرورية التي تضم معلومات يحتمل الرجو اليها مستقبال مما يؤدي قدى‪:‬‬
‫‪ -‬عد تنظيم ا حفو ات‪.‬‬
‫‪ -‬اإلقالل من تكاليف وأعباء الحف ‪.‬‬
‫ح‬
‫‪ ‬اس ك ك ك ك كت كخ ك ككدا أوع كي ك ككة ال كح كف ك امل كن ك ككاس ك ك ك ك كب ك ككة م كل كف ك ككات وف كق ك ككا ل كط كب كي كع ك ككة ال ككوث ك ككائ ككق‪ ،‬وع ك ككد اس ك ك ك ك كت كخ ك ككدا ال ك ككدوس ك ك ك ك كي كه ك ككات‬
‫قال في الحاالت الضرورية قذ يترتب على استخدامها‪:‬‬
‫‪ -‬صعوبة تداولها واسترجا الوثائق‬
‫‪ -‬تعرو الوثائق للتلف لكثرت البحث واالسترجا ‪.‬‬
‫‪ -‬حف الوثائق النشطة ومتوسطة النشاط و ير النشطة ب انب بعضها‪.‬‬
‫‪ ‬التخلص من املسودات واالكتفاء بحف صورة واحدة مطبوعة ومؤشر عليها‪.‬‬
‫ح‬
‫‪ ‬قيدا الوثائق في أوعية الحف الخاصة اها مرتبة بصورة سليمة واعطاسها أرقاما مسلسلة ملعرفة ما قد يفقدها‪.‬‬
‫ح‬
‫‪ ‬قعكداد قكائمكة محتويكات لككل ملف تكدون اهكا البيكانكات الخكاص ك ك ك ككة بكاألوراق التي تم قيكداعهكا بكامللف لتص ك ك ك ككبك فهرس ك ك ك ككا يمكن من‬
‫خالله‪:‬‬
‫‪ -‬الرجو بسرعة ألية ورقة قد تفقد من امللف‪.‬‬
‫‪ -‬التعرف على البيانات الخاصة بأية ورقة قد تفقد من امللف‪.‬‬
‫‪ ‬عد تكدا الوثائق داخل امللفات ومراعاة سعة امللف وفتك جزء جديد للملف قذا بلو عدد الوثائق بداخله‪:‬‬
‫‪ -‬مائة ورقة للملف العالقي‪.‬‬
‫‪ 300 – 200 -‬بالنسبة للكالسير الصغير والكبير‪.‬‬

‫‪33‬‬
 ‫دورة األرشفة اإللكترونية‬

‫ما مراعاة‪:‬‬
‫قعداد مذكرة ققفال ملف‪ ،‬حيث يحف األصل في امللف املغلق والصورة في بداية الجزء الجديد للملف‪.‬‬
‫ح‬
‫يتم ترقيم األوراق في الجزء الجديد بدءا من الرقم ‪. 1‬‬

‫‪34‬‬
 ‫دورة األرشفة اإللكترونية‬

‫نموذج قائمة محتويات ملف‬

‫رقم امللف‪..........................................:‬‬ ‫اململكة العربية السعودية‬

‫تاريه فتك امللككف‪20 / / :‬‬ ‫مؤسسة‪..........................................‬‬
‫تاريه ققفال امللف‪20 / / :‬مك‬ ‫‪.................................................‬‬

‫قائمة محتويات ملف‪:‬‬

‫‪.......................................................................................................‬‬
‫‪.....................................................‬‬
‫الجزء‪......................................................................................:‬‬
‫البيانات الخاصة باألوراق‬

‫املوتو‬ ‫النو‬ ‫التاريه‬ ‫الرقم‬ ‫املصدر‬ ‫متسلسل‬

‫شكل رقم ‪52‬‬

‫‪ -‬تعد هذه القائمة على ورق مقوى مقاا ‪ 29,7 × 21‬سم ‪.‬‬
‫‪ -‬يقسم خلف البطاقة بنف تقسيمة الوجه دون الترويسة العليا‪.‬‬

‫‪35‬‬
 ‫دورة األرشفة اإللكترونية‬

‫‪ ‬تكون كتابة عناوين أو أسك ك ك ككماء امللفات ورموزها‪ ،‬في املكان املناسك ك ك ككب لرسية الرمز عند ترتيبها في أجهزة الحف ا خصك ك ك كصك ك ك ككة‬
‫لذلك‪ ،‬مما اساعد على سرعة االسترجا ‪.‬‬
‫‪ ‬اختيار أجهزة الحف املناسبة لألوعية املستخدمة في حف األوراق‪ ،‬مما يترتب عليه‪:‬‬
‫‪ -‬سهولة االسترجا ‪.‬‬
‫‪ -‬ا حافظة على امللفات والوثائق التي تضمها‪.‬‬
‫ح ح‬
‫‪ ‬حف امللفات داخل أجهزة الحف ا خص ك ك كص ك ك ككة لها بطريقة س ك ك ككليمة ومرتبة منطقيا وفقا لخطة التص ك ك ككنيف والترميز‪ ،‬مما‬
‫يؤدي قدى‪:‬‬
‫‪ -‬سهولة االسترجا ‪.‬‬
‫‪ -‬ا حافظة على امللفات ومحتويااها بحالة جيدة‪.‬‬
‫‪ ‬قعداد بطاقة الصقة على ل درج وعلى ل دوالب‪ ،‬مدون عليه رمز أول وآخر ملف بداخله‪.‬‬
‫نز أي ورقة يتم حفظها في امللف‪ ،‬قال في الضرورة وبناء على توجيهات الرئي اإلداري ملأمور امللفات‪ .‬وي ب عليه‪:‬‬ ‫‪ ‬عد‬
‫استخراج صورة من األوراق املطلوب نزعها‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫تحرير مذكرة أوراق من ملف‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫حف اإليصال وصورة األوراق والتوجيه الصادر قليه‪ ،‬محل األصل امليزو ‪.‬‬ ‫‪-‬‬

‫‪36‬‬
 ‫دورة األرشفة اإللكترونية‬

‫نموذج مذكرة ققفال ملف‬

‫اململكة العربية السعودية‬

‫مؤسسة‪..........................................‬‬
‫‪.................................................‬‬

‫مذكرة ققفال ملف‬

‫أقفل ملف‪................................................................................:‬‬

‫رقم‪ ...................................................:‬الجزء‪................................:‬‬

‫بتاريه‪.........................................................................:‬‬

‫وعدد أوراقه‪................................................................................:‬‬

‫وفتك الجزء‪............................................................................:‬‬

‫بتاريه‪............................................................................:‬‬

‫مو ف الحف ‪.................................:‬‬

‫‪ -‬اعد هذا النموذج على ورق مكربن مقاا ‪ 14.8 × 10.5‬س ككم‪ ،‬من أص ككل وص ككورة – حيث يحف األص ككل في الجزء املقفل في‬
‫حين تكون الصورة أول ورقة يتم قيداعها في الجزء الجديد‪.‬‬

‫‪37‬‬
 ‫دورة األرشفة اإللكترونية‬

‫نموذج مذكرة سحب أوراق من ملف‬

‫اململكة العربية السعودية‬

‫مؤسسة‪.........................................‬‬

‫مذكرة سحب أوراق من ملف‬

‫ح‬
‫بناء على‪.....................................................................................:‬‬
‫نزعت األوراق التالية‪..................................................................................:‬‬
‫أرقا الصفحات‬ ‫عدد‬
‫املوتو‬ ‫التاريه‬ ‫الرقم‬ ‫املصدر‬ ‫النو‬
‫قدى‬ ‫من‬ ‫األوراق‬

‫وذلك من ملف‪.................................................................................:‬‬
‫جزء‪ .................................................. :‬رقم‪...........................................:‬‬
‫ألجل‪:‬‬
‫قدى‬ ‫* قرفاقها بامللف رقم‪ ........................ :‬جزء‪ ....................... :‬من‬
‫* قحالوها قدى‪......................................................................................:‬‬
‫* التسليم قدى‪.........................................................................................:‬‬
‫مو ف الحف‬
‫‪ -‬اعد هذه النموذج على ورق مقاا ‪ 29,7 × 21‬سم ‪.‬‬

‫‪38‬‬
 ‫دورة األرشفة اإللكترونية‬

‫ولتنفيذ ما سبق بشكل سليم سوف نتعرو لك‪:‬‬

‫طرق وأوعية‪ ،‬وأجهزة الحف ‪:‬‬ ‫‪-1‬‬
‫ح‬
‫قن ال ككوث ك ككائ ككق ال ككورق كي ك ككة ت كخ كت كل ككف م ككن ح كي ك ككث الش ك ك ك ك كك ك ككل واالس ك ك ك ك كت كخ ك ككدا وف كق ك ككا ل كط كب كي كع كو كه ك ككا وح ك ككاج ك ككة املس ك ك ك ك كت كف كي ك ككدي ككن‬
‫من املعلومات التي تضمها لذا يوجد العديد من طرق الحف التي تتناسب ما ل نو من أنواعها‪:‬‬

‫الحف األفقي‬ ‫الحف الواقف‬ ‫الحف الرأس ي املعلق‬

‫يتم حف الوثائق في وت ككا أفقي بعض ككها‬
‫ي كت ككم ح كف ك ال ككوث ك ككائ ككق داخ ك ككل امل كل كف ك ككات ف ككوق ب كع ككض ع كل ككى أرف ككف ال كخ كزائ ككن أو ف ككي‬
‫يتم ت ميا الوثائق في ملفات دوسيهات‪.‬‬
‫أدراج مس ك ك ك ككطحكة وتزود كل وثيقكة بزائكدة‬ ‫في وتا أفقي‪.‬‬
‫يدون عليها الرمز‪.‬‬
‫ت كت كم كي ككز ه ك ككذه ال كط كري كق ك ككة ب ك ككاالق ككتص ك ك ك ك ك ككاد‬
‫وتصلح هذه الطريقة لحف ‪:‬‬ ‫يوتا ل ملف في حافة عالقي‪.‬‬
‫في تكاليف الحف ‪.‬‬
‫تكرت ك ككب الكحكوافك فكي أجكهكزة الكحكفك فكي‬
‫تص ك ك ك ككلح ه ككذه الطريق ككة لحف الوث ككائق‬
‫ال ك ككوث ك ككائ ك ككق ذات املس ك ك ك ك ك ككاح ك ككات ال ك كك ك كب ك كي ك ككرة‬ ‫وت ك ك ك ككا رأس ك ك ك ك ي وتبرز من امللف ككات زوائ ككد‬
‫التي يق ك ككل الرجو قليه ك ككا واملس ك ك ك ككتن ك ككدات‬
‫الخرائط والرسومات الهندسية‪.‬‬ ‫اسك ك ك ك كج ك ككل عكلكيكه ك ككا الكرمكوز وه ك ككذه الكرمكوز‬
‫املالية‪.‬‬
‫اهرة لذا تس ى بالحف املنظور‪.‬‬

‫الحف األفقي‬ ‫الحف الواقف‬ ‫الحف الرأس ي املعلق‬

‫أجهزة الحف املستخدمة‪:‬‬ ‫أنسب أوعية الحف ‪:‬‬ ‫املزايا‪:‬‬

‫خزائن األرفف‪.‬‬ ‫امللف الصندوقي‬ ‫سهولة الوصول للملف‪.‬‬
‫خزائن حف الخرائط‪.‬‬ ‫أجهزة الحف الخاصة‪:‬‬ ‫ا حافظة على امللفات من التلف‪.‬‬
‫الرسومات الهندسية‪.‬‬ ‫خزائن األرفف‬ ‫سرعة قعادة امللف قدى مكانه‪.‬‬
‫أجهزة الحف الواقف اآللية الدوارة‪.‬‬ ‫أنسب أوعية الحف ‪:‬‬
‫األرفف املتحركة‪.‬‬ ‫امللف العالقي ويتكون من جزأين‪:‬‬
‫الدوسيه‪.‬‬
‫الحافظة العالقي‪.‬‬
‫أجهزة الحف الخاصة‪:‬‬
‫خزائن الحف املعلق الرأس ي‪.‬‬
‫أجهزة الحف اآللية الدوارة‪.‬‬

‫‪39‬‬
 ‫دورة األرشفة اإللكترونية‬
‫أساليب ترتيب األوراق داخل امللفات‪:‬‬ ‫‪-2‬‬
‫يوجد أسلوبان لترتيب األوراق داخل امللفات هما‪:‬‬
‫ح‬
‫الترتيب الزمني‪ :‬وبموجبه يتم ترتيب محتويات امللفات تاريخيا‪ ،‬ويص ك ككلح هذا األس ك ككلوب للملفات املوت ك ككوعية ويمتاز‬
‫ح‬
‫بسهولةو قذ قنه عند قيدا األوراق بامللف يتم قيداعها وفقا لتواريخها فيتم قيدا األقد ثم التي تليها‪.‬‬
‫الترتيب املوتك ك ك ككوعي الزمني‪ :‬وبموجبه يتم ترتيب وثائق ل ملف بتقسك ك ك ككيمها قدى موتك ك ك ككوعات‪ ،‬يفصك ك ك ككل بين أوراق ل‬
‫م ك ك ككوت ك ك ك ك ك ك ككو وآخ ك ك ككر ف ك ك ككاص ك ك ك ك ك ك ككل م ك ك ككن ال ك ك ككورق الس ك ك ك ك ك ك كم ك ك كي ك ك ككك ذو ن ك ك كت ك ك ككوء ب ك ك ككارز اس ك ك ك ك ك ك كج ك ك ككل ع ك ك كل ك ك كي ك ك ككه ع ك ك كن ك ك ككوان‬
‫ح‬ ‫ح‬
‫ل م موعة من الوثائق التي تحف خلفه‪ ،‬ويكون ترتيب الوثائق الخاص ككة بكل موت ككو ترتيبا تاريخيا وتص ككلح هذه‬
‫الطريقة مللفات األسماء‪.‬‬
‫ح‬ ‫ح‬
‫مثال‪ :‬ملف خدمة العاملين قذ يمكن تقسيم امللف موتوعيا التادي‪:‬‬
‫التعيين‪ ،‬التدريب‪ ،‬الترقيات‪ ....‬الخ‪.‬‬
‫أساليب ترتيب امللفات داخل أجهزة الحف الترتيب املنطقي‪:‬‬ ‫‪-3‬‬
‫بعد قعداد خطة التصنيف والترميز يتم قنشاء امللفات وكتابة عناوينها عليها‪.‬‬
‫ح‬ ‫ح‬
‫تحف امللفات في أجهزة الحف الخاصة اها‪ ،‬مرتبة ترتيبا منطقيا‪.‬‬
‫نضا على ل درج‪ ،‬رمز أول وآخر ملف محفو بداخله‪.‬‬

‫مزايا الترتيب املنطقي‬ ‫للرجو ألي ملف‬

‫‪ – 1‬السهولة والبساطة‪.‬‬ ‫‪ – 1‬نحدد عنوان امللف املراد استرجاعه‪.‬‬
‫‪ – 2‬عد تعرو امللفات للتلف السريا‪.‬‬ ‫‪ – 2‬نستخرج رمز امللف في الفهرا‪.‬‬
‫‪ – 3‬تحديد مكان ثابت لحف ككل ملف‪.‬‬ ‫‪ – 3‬نستخرج امللف في مكان حفظه‪.‬‬
‫‪ – 4‬سرعة الوصول قدى ملف تم فقدانه‪.‬‬
‫‪ – 5‬عد تكرار امللفات‪.‬‬
‫‪ – 6‬تمان حف األوراق في امللفات الخاصة اها بصورة سليمة‪.‬‬

‫‪40‬‬
 ‫دورة األرشفة اإللكترونية‬

‫فيما يلي م موعة من عناوين وأسماء امللفات ورموزها‬

‫‪ 5‬خدمة العاملين‬
‫‪ 1/5‬املو فين‬
‫‪ 1/20/1/5‬فهد عبد العزيز شريف‬ ‫‪ 1/1/2/7‬التعيينات عا‬
‫‪ 2/12/1/5‬سعد علي قاسم‬ ‫‪ 2/1/2/7‬تشكيالت الو ائف‬
‫‪ 3/1/1/5‬أحمد محمد هالل‬ ‫‪ 3/1/2/7‬قعالنات الو ائف‬
‫‪ 4/24/1/5‬محمد اسب أبو بكر‬ ‫‪ 4/1/2/7‬طلبات التعيين‬
‫‪ 5/18/1/5‬على عبد هللا جادهللا‬ ‫‪ 5/1/2/7‬تحوير الو ائف‬
‫‪ 6/1/1/5‬قبراهيم خليل نصر‬
‫‪ 7/26/1/5‬هاني عبد هللا انم‬
‫‪ 8/24/1/5‬محمد سامك فه ي‬
‫‪ 9/20/1/5‬فهد علي صالح‬ ‫‪ 1/2/2/7‬اإلجازات عا‬
‫‪ 10/24/1/5‬محمد زيد علي‬ ‫‪ 2/2/2/7‬اإلجازات العادية‬
‫‪ 3/2/2/7‬اإلجازات املرتية‬
‫‪ 2/5‬املتعاقدون‬ ‫‪ 4/2/2/7‬اإلجازات االست نائية‬
‫‪ 1/12/2/5‬سعد أحمد مرس ي‬ ‫‪ 5/2/2/7‬اإلجازات الدراسية‬
‫‪ 2/1/2/5‬أحمد موافي‬ ‫‪ 6/2/2/7‬قجازات األمومة‬
‫‪ 3/13/2/5‬شحاته السيد عمر‬
‫‪ 4/1/2/5‬قبراهيم أحمد‬
‫‪ 5/12/2/5‬سيد أحمد‬ ‫‪ 1/3/2/7‬العالوات عا‬
‫‪ 2/3/2/7‬العالوات العادية‬
‫‪ 3/5‬املستخدمون‬ ‫‪ 3/3/2/7‬العالوات االست نائية‬
‫‪ 1/1/3/5‬أحمد صالح الب‬ ‫‪ 4/3/2/7‬العالوات الدورية‬
‫‪ 2/12/3/5‬سعد عبد هللا حمد‬
‫‪ 3/24/3/5‬محمد علي اسري‬
‫‪ 4/25/3/5‬ناجي خالد‬ ‫‪ 1/4/2/7‬الترقيات عا‬
‫‪ 5/27/3/5‬وليد محمد‬ ‫‪ 2/4/2/7‬الترقيات العادية‬
‫‪ 3/4/2/7‬ترقيات است نائية‬
‫‪ 4/4/2/7‬طلبات ترقية‬

‫‪41‬‬
 ‫دورة األرشفة اإللكترونية‬

‫إدارة وأرشفة رسائل البريد االلكتروني‬

‫الربيد اإللكرتوني ‪:‬‬
‫ح‬
‫قد يطلق مصككطلح البريد اإللكتروني على أكثر من معنى مما يحد ارتبا ا في فهم املصككطلح‪ ،‬فهو اسككتخد مرادفا ملصككطلح نظا‬
‫البريد اإللكتروني وقد يطلق على الرسائل االلكترونية ذااها التي توز من خالل نظا البريد‪.‬‬

‫نظا البريد االلكتروني‬

‫هككو الكنكظ ك ككا ال ك ككذي يكمككككن املسك ك ك ك كتكفكي ك ككديككن مككن قرس ك ك ك ك ك ككال أو نكق ك ككل اسك ك ك ك كتكقكب ك ككال وادارة الككرس ك ك ك ك ك ككائ ك ككل الككنصك ك ك ك كي ك ككة أو الككرسك ك ك ك ككوم ك ككات‬
‫أو الرسائل الصوتية والفيديو عبر الشبكات ا حلية أو الدولية عبر االتصال بشبكة االنترنت‪.‬‬

‫رسائل البريد اإللكتروني‬

‫ح‬
‫‪ ‬مصطلح يطلق على أي اتصال يتم من خالل نظا البريد اإللكتروني إلدارة األعمال الرسمية للمنظمة داخليا أو بين مختلف‬
‫املنظمات ا حلية أو الخارجية مثل االتصال بالعمالء أو باملو فين أو الجمهور‪.‬‬
‫‪ ‬وه ك ككذا الك كتك كع ككري ككف يك كطك كب ككق ب ك ككاملك كث ك ككل عك كل ككى مك كحك كت ككوى ال ككرس ك ك ك ك ك ككال ك ككة واملك كعك كل ككوم ك ككات امل ككرفك كق ك ككة بك كك ك ككل رس ك ك ك ك ك ككال ك ككة وك ك ككذل ك ككك يك كطك كل ككق‬
‫على املرفقات امللحقة بمضمون الرسالة‪.‬‬
‫صندوق البريد اإللكتروني‬
‫ي ك كق ك ككو الصك ك ك ك ك ك كن ك ككدوق ب ك كح ك كف ك ك ا ك كج ك كل ك ككدات ‪ Folders‬وم ك ككا ب ك ككه م ك ككن م ك كل ك كف ك ككات ع ك كل ك ككى م ك ككزود ال ك كب ك كري ك ككد ‪ Mail Server‬امل ك ككوج ك ككود‬
‫على الش ك ككبكة أو على مزود االنترنت ‪ ،ISP‬ثم يقو بتوزيا البريد اإللكتروني على املس ك ككتلمين في وقت واحدو والوص ك ككول قدى ص ك ككندوق‬
‫البريد االلكتروني يكون من خالل لمة مرور وذلك لت نب دخول أي ش ك ك ككخص يحاول حذف مكونات الص ك ك ككندوق أو االطال عليها‬
‫بدون تصريك‪.‬‬

‫عنوان البريد اإللكتروني‬

‫ل ش ك ك ك ككخص من املمكن أن يكون لديه عنوان للبريد االلكتروني الذي يخصك ك ك ككه على الش ك ك ك ككبكة ا حلية أو ش ك ك ك ككبكة اإلنترنت ويتكون‬
‫العنوان البريكدي من جزأين يفص ك ك ك ككل بينهمكا بعالمكة @ وتنطق بكاإلن ليزيكة )‪(At‬والجزء األول املوجود قبكل هكذه العالمكة عبكارة عن‬
‫اسكم ال مسكتخد ‪ User Name‬والجزء الثاني هو الحيز أو ‪ Domain‬الذي تملكه مؤسكسكه ما من فضكاء االنترنت‪ ،‬وهو مكون من‬
‫نطاقين يفصل بينهما بنقطة‪.‬‬

‫جهاز خاد البريد اإللكتروني‬

‫‪ ‬عب ك ككارة عن جه ك ككاز ح ك ككاس ك ك ك ك ك ككب آدي بمواص ك ك ك كف ك ككات خ ك ككاص ك ك ك ك ك ككة اس ك ك ك ككتخ ك ككد م موع ك ككة من البرامج املطلوب ك ككة إلق ك ككام ك ككة االتصك ك ك ك ك ككال‬
‫حيث توفر برامج الخاد ‪ /‬العميل‪.‬‬
‫‪ ‬الع ك ككدي ك ككد من خص ك ك ك ك ك ككائص ش ك ك ك ككبك ك ككة االنترن ك ككت ويس ك ك ك ككتخ ك ككد الخ ك ككاد في تخزين الرس ك ك ك ك ك ككائ ك ككل االلكتروني ك ككة وترتيبه ك ككا وحفظه ك ككا‬
‫ح‬
‫في م لدات ‪ Folders‬طبقا لطبيعة العمل باملنظمة‪ ،‬ويقو خاد اإليميل بتزويد الحاس ك ك ككبات اآللية العميلة اهذه الرس ك ك ككائل‪،‬‬
‫وي ب أن يحف هذا الخاد في بيئة آمنة وتحت تحكم املنظمة‪.‬‬

‫‪42‬‬
 ‫دورة األرشفة اإللكترونية‬

‫‪ ‬وهناك برامج خاص ك ككة تس ك ككتخد من قبل الخاد أو مزود اإلنترنت تعمل على تنظيم الرس ك ككائل اإللكترونية وحفظهما بص ك ككورة‬
‫معيارية موحدة وهذه البرامج تدعى ببرامج خاد أو مزود البريد مثل ‪.server ،Exchange Server Domino‬‬

‫البيانات الواصفة‬
‫)ي عبارة عن معلومات عن رسك ك ككائل البريد االلكتروني وتتضك ك ككمن اسك ك ككم الراسك ك ككل واملسك ك ككتلم‪ ،‬وتاريه ووقت قنشك ك ككاء الرسك ك ككالة‪ ،‬وتاريه‬
‫اس ك ك ك ك ك ك كتك ك ككالم ك ك كهك ك ككا‪ ،‬وم ك ك كع ك ك كلك ك ككومك ك ككات عك ك ككن املك ك كن ك ك كظ ك ك كمك ك ككة ال ك ك كتك ك ككي أنش ك ك ك ك ك ك ككأت الك ك ككرس ك ك ك ك ك ك ككالك ك ككة مك ك كثك ك ككل وهك ك ككذه الك ك كبك ك كيك ك ككانك ك ككات الك ك ككواص ك ك ك ك ك ك كفك ك ككة‬
‫ربما ال تظهر ك زء من الرسالة‪ ،‬ولكنها هامة في عملية أرشفة وتخزين وسائل البريد اإللكتروني‪.‬‬

‫برتو والت البريد االلكترونى‬

‫‪ ‬برتو ول )‪ Simple Mail Transport Protocol STMP‬وهو برتو ول أو برن ككامج اعم ككل على نق ككل رس ك ك ك ك ككائ ككل البري ككد اإللكتروني‬
‫ونشرها وتوزيعها بصورة حيحة وهو مثل موز البريد التقليدي‪.‬‬
‫‪ ‬برتو ول )‪Post Office Protocol (POP‬هكذا البرتو ول أو البرنكامج يلعكب دور رجكل البريكد الكذي يقو بوت ك ك ك ككا كل رس ك ك ك ككالكة في‬
‫صندوق البريد الصحيك‪ ،‬وهذا خا بالرسائل الواردة ووتعها في صناديق البريد االفتراتية املناسبة‪.‬‬

‫الخاد ‪ /‬العميل‬
‫ح‬
‫طريقكة لتوزيا املعلومكات أو امللفكات‪ ،‬حيكث يقو برنكامج الخكاد املركزي بتخزين امللفكات واتكاحوهكا طبقكا ملتطلبكات برامج العميكل أو‬
‫املس ك ك ك ككتفي ككد‪ ،‬وفي ح ككال ككة الش ك ك ك ككبك ككة ا حلي ككة‪ ،‬ف ك ن ككه يتم االحتف ككا ب ككامللف ككات واملوارد األخرى على كمبيوتر الخ ككاد املركزي ويتف ككاعككل‬
‫املستفيد ما الشبكة عبر أجهزة الكمبيوتر العميل‪.‬‬
‫شكل وتكوين رسالة البريد االلكتروني‪:‬‬
‫▪ اعد البريد االلكتروني وس ك ك ككيلة إلنش ك ك ككاء الخطابات وارس ك ك ككالها عبر الحاس ك ك ككب اآلدي قدى ش ك ك ككخص أو أكثر‪ ،‬وتخزن الرس ك ك ككالة‬
‫االلكترونيكة في الحكاس ك ك ك ككب الخكاد ‪ ،E-Mail Server‬حتى يفتحهكا املرس ك ك ك ككل قليكه ويقرسهكا أو يقو بك رس ك ك ك ككالهكا قدى حكاس ك ك ك كبكه‬
‫الخا ‪.‬‬
‫▪ وال اش ككترط أن يكون املرس ككل واملرس ككل قليه على نف الش ككبكة‪ ،‬كما ال اش ككترط أن اس ككتخد نف نو الحاس ككب أو نظم‬
‫التشغيل‪ ،‬فمعظم نظم البريد االلكتروني قادرة على التبادل‪.‬‬
‫▪ ومن املمكن أن يكون مس ككتخد البريد االلكتروني على اتص ككال دائم بخاد البريد عن طريق ابالت الش ككبكة ا حلية وفى‬
‫هذه الحالة فنه استطيا أن يفتك رسائله حال وصولها‪.‬‬
‫▪ ومن الجككائز أن يتم اتصك ك ك ك ككال بخككاد البريككد عن طريق مود وبواس ك ك ك كطككة بروتو ول خككا مثككل ‪Protocol Post Office‬‬
‫ويس ى اختصارا ‪ ،Pop Mail‬حيث يقو باالتصال بخاد البريد وانزال الرسائل الواردة فيه قدى حاسب املستخد ‪.‬‬
‫▪ ولكي يتم اسكتخدا البريد االلكتروني البد وان يكون للمسكتخد عنوان بريدي ‪ E-Mail Address‬يكون مميز بعالمة @‪،‬‬
‫حيث يبدأ العنوان باسككم املسككتخد ‪ User Name‬أو اسككم الهوية )‪ ID‬أما الجزء الواقا على يمين العالمة فيطلق عليه‬
‫ال نطاق )‪ (Domain‬وهو يدل على املؤسسة التابا لها الشخص أو البلد‪ .‬و ل رسالة بريد الكتروني لها نف الشكل أيا‬
‫ان برنامج اإليميل املستخد ‪ ،‬وتتكون من عدد من العناصر التي يقو املستخد بملئها بنفسه و)ي‪:‬‬

‫‪43‬‬
 ‫دورة األرشفة اإللكترونية‬

‫‪From‬‬ ‫عنوان مرسل اإليميل ‪Sender@Providor.be‬‬

‫‪To‬‬ ‫وتحتوى على عنوان املستلم ‪Reciver@Providor.be‬‬
‫‪Subject‬‬ ‫وتحتوى على رأا موتو للرسالة اإللكترونية‬
‫‪Cc‬‬ ‫نسخة كربونية من الرسالة ‪Carbon Copy‬‬

‫وتستخد في قرسال نف الرسالة االلكترونية قدى شخص آخر ولكنها ال تظهر عنوان ‪BCc‬‬
‫البريد االلكتروني‪Blind Carbon Copy.‬‬

‫وهو جزء مصاحب للرسالة االلكترونية فقد يرفق بالرسالة تقارير مالية واحصائيات ‪Attachment‬‬
‫ح‬
‫و يرها ومن املمكن أيضا قرفاق ملفات سمعية أو بصرية بنف الطريق مثل‬
‫اجتماعات م ال اإلدارة واملؤتمرات وهكذا ‪ .......‬واملرفقات )ي جزء مكمل للرسالة‪.‬‬

‫مميزات وعيوب البريد اإللكتروني ‪:‬‬

‫ي كم كث ك ككل ال كب كري ك ككد االل كك كت ككرون ككي مش ك ك ك ك كك كل ك ككة ت كت كم كث ك ككل ف ككي أن م كع كظ ككم ال كع ك ككام كل كي ككن ف ككي امل كن كظ كم ك ككات ي كن كظ ككرون قد ككى ال كب كري ك ككد االل كك كت ككرون ككي‬
‫ع كلككى أن ك ككه ش ك ك ك ك كك ك ككل مككن وس ك ك ك ك ك ككائ ك ككل االتص ك ك ك ك ك ككال كيككر الككرس ك ك ك ك ك ككي أو الش ك ك ك ك ككخص ك ك ك ك ككي‪ ،‬ول كي ك ع كلككى أن ك ككه أح ك ككد ال كت كق كن كي ك ككات ال كح ك ككدي كث ك ككة‬
‫التي تس ك ك ك ككتخكد في قدارة األعمكال‪ ،‬وي كب تكدريكب املو فين على فهم أنظمكة الرس ك ك ك ككائكل االلكترونيكة التي أص ك ك ك ككبحكت جزء من العمكل‬
‫اإلداري استخد في دعم األعمال الرسمية‪.‬‬
‫وي كب أن تض ك ك ك ككا املنظمكة س ك ك ك كيكاسك ك ك ك ككة محكددة للتفريق بين االس ك ك ك ككتخكدا الش ك ك ك ككخص ك ك ك ك ي للبريكد االلكتروني وبين‬
‫االس ك ك ك ك ك ك ك كت ك ك ك كخك ك ك ككدا الك ك ك ككرس ك ك ك ك ك ك ك ك ك ك ك ككي ل ك ك ك كهك ك ك ككا واال س ك ك ك ك ك ك ك ككوف ت ك ك ك كقك ك ك ككا امل ك ك ك كن ك ك ك كظ ك ك ك كمك ك ك ككة فك ك ك ككي مش ك ك ك ك ك ك ك ككا ك ك ك ككل ت ك ك ك ككك ك ك ككون‬
‫في نى عنها‪.‬‬
‫ح‬
‫ويوجد عدد من املميزات والعيوب تنتج عن اس ك ك ك ككتخدا البريد اإللكتروني و)ي البا املوجودة في النظا البريد‬
‫التقليدي‪:‬‬

‫املميزات‬
‫وسككيلة اتصككال سكريعة وسككهلة‪ ،‬حيث يصككل البريد اإللكتروني قدى صككندوق بريد املرسككل اليه في ثوان‬
‫أو دقائق‪.‬‬ ‫ا‬
‫أول‬
‫وس ك ك ك ككيل ك ككة اتص ك ك ك ك ك ككال رخيص ك ك ك ك ك ككة الثمن‪ ،‬ولن ك ككا أن نتخي ك ككل كم يتكلف قرس ك ك ك ك ك ككال خط ك ككاب قدى ش ك ك ك ككخص في أح ك ككد األقط ك ككار‬
‫ح‬
‫أو مخاطبته هاتفيا‪ ،‬ولكن قرسك ك ككال البريد االلكتروني يأخذ نف الوقت سك ك ككواء أرسك ك ككلت الرسك ك ككالة قدى أحد جيرانك أو قدى‬
‫شخص يبعد عنك آالف األميال‪.‬‬
‫اعمكل البريكد االلكتروني طوال الوقكت دون قجكازات أو عطكل رس ك ك ك ككميكة أو ير رس ك ك ك ككميكة‪ ،‬ككذلكك فكأنكه ال يض ك ك ك ككل طريقكة قدى‬
‫صندوق البريد اإللكتروني كما قد يحد في البريد العادي‪.‬‬
‫ح‬
‫تسجيل وقت تاريه أو سائل الرسائل وحفظها وأن ان وقتا ير دقيق مائة باملائة‪.‬‬
‫قمكانية قرسال أكثر من رسالة ألكثر من شخص في وقت واحد‪.‬‬

‫‪44‬‬
 ‫دورة األرشفة اإللكترونية‬

‫منا التطفل على الرسائل لالطال عليها كما يحد في املكاملات التليفونية‪ ،‬وذلك من خالل تشفير البريد االلكتروني‪.‬‬
‫قمكانية قراءة الرسك ك ككائل في أي وقت وفي أي مكان طاملا أن املسك ك ككتفيد يتصك ك ككل بالشك ك ككبكة وصك ك ككندوق البريد متاح من خالل‬
‫أسم املستفيد وكتابة لمة املرور‪.‬‬

‫العيوب‬
‫قمكككانيككة تخزين الرس ك ك ك ك ككالككة في أكثر من مكككان ممككا يؤدى قدى مش ك ك ك ك ككا ككل في عمليككة التخزين وتكرار‬ ‫ح‬
‫النسخ‪.‬‬ ‫ثانيا‬
‫قمكانية طبا الرسائل من خالل االنترنت بدون موافقة املسئول عن قدارة البريد اإللكتروني‪.‬‬
‫ح‬
‫قمكك ك ككانكي ك ككة الكح ك ككذف أو الكتكع ك ككدي ك ككل ككم ك ككا أن مكحككو الككرس ك ك ك ك ك ككائ ك ككل وح ك ككذفكه ك ككا ال اكعكنككى الكتكخكلككص مكنكه ك ككا نكه ك ككائكي ك ككا‪ ،‬مكم ك ككا ق ك ككد يككؤدى‬
‫قدى قمكانية قرجاعها واالطال عليها‪.‬‬
‫العديد من نسخ الرسائل الوثائق املرفقة اها وسهل طبعها وحفظها مما يزيد من التكلفة سواء للمكان أو الورقة‪.‬‬
‫عد الرسمية مما يؤدى قدى االنحراف‪.‬‬
‫عد وجود قدارة مناجية للبريد االلكتروني املنظمة سككوف يحد ارتباك في املسككاحة ا خصكصككة لتخزين الرسككائل – خاصككة‬
‫عند حذف رسائل بعينها‪ ،‬مما يؤدى قدى خلل شديد في العمل اإلداري‪.‬‬
‫رسائل الربيد االلكرتوني الرمسية ‪:‬‬
‫متى تعد رسائل البريد االلكتروني وثائق‬
‫اعد هذا التس ك ككاسل ت ك ككروري ألنه باإلجابة عليه س ك ككوف يتحدد ماهية الرس ك ككائل التي ي ب االحتفا اها كدليل على أعمال املنظمة‬
‫وحك ك ك ككذف الك ك ك ككرس ك ك ك ك ك ك ك ككائك ك ك ككل الك ك ك كتك ك ك ككي ال تك ك ك ككدخك ك ك ككل فك ك ك ككي هك ك ك ككذا الك ك ك كنك ك ك كطك ك ك ككاق‪ .‬وتك ك ك كتك ك ك كحك ك ك ككدد اإلجك ك ك ككابك ك ك ككة عك ك ك كلك ك ك ككى هك ك ك ككذا الك ك ك ككتسك ك ك ك ك ك ك ككاسل‬
‫قذا ما طبق مفهو الوثيقة على رسائل البريد االلكتروني‪.‬‬
‫ح‬
‫واذا ما نظرنا قدى تعريف الوثيقة طبقا ملا أقره ا جل الدودي لألرش ك ك ككيف )‪ (ICA‬أن الوثيقة )ي أية معلومات أو س ك ك ككجلت أو دونت‬
‫على وس ك ك ككيط بعض النظر عن ش ك ك كككله ‪ ،‬تم قنش ك ك ككائه أو تلقته املنظمة من خالل ممارس ك ك ككوها ألنش ك ك ككطوها وحفظته للوفاء بالتزامات‬
‫قانونية أو صكفقات مالية‪ ،‬واذا ما طبق هذا التعريف على رسكائل البريد االلكتروني نسكتطيا أن نحدد طبيعة الرسكائل التي يمكن‬
‫أن تكون وثائق وقد احتوى التعريف السابق على العناصر اآلتية‪:‬‬
‫التسجيل والتدوين‬ ‫‪1‬‬
‫حيث يتم تسجيل وسائل البريد وتدوينها على خاد البريد أو على القر الصلب لكمبيوتر املستلم للرسالة‪.‬‬

‫اإلنشاء‬ ‫‪2‬‬
‫ال يوجد اختالف عن الوثائق الورقية‪ ،‬حيث تنشككا الرسككائل داخل املنظمة وترسككل قدى خارجها أو داخل اإلدارات التابعة للمنظمة‬
‫مثلها مثل األوراق العادية‪.‬‬

‫االستال‬ ‫‪3‬‬
‫هناك اختالف عن الوثائق التقليدية حيث يتم عمل نس ك ك ككخة من الرس ك ك ككائل الورقية الواردة‪ ،‬في حين أن رس ك ك ككائل البريد االلكتروني‬
‫يتم تخزينها بشكل آدي ف ككي صن ككدوق الك ككوارد‪.‬‬

‫‪45‬‬
 ‫دورة األرشفة اإللكترونية‬

‫الدليل‬ ‫‪4‬‬
‫حيث تثبت الرسك ك ككائل االلكترونية االلتزامات القانونية أو املالية للمنظمة سك ك ككواء لها أو عليها‪ ،‬ولكن هناك اختالف عن النظم الو‬
‫رقية التقليدية‪ ،‬فمن املو فين من يتعامل ما رسك ك ك ككائل البريد االلكتروني أل راو شك ك ك ككخصك ك ك ككية كما أنه في بعض األحيان ال تصك ك ك ككل‬
‫الرسائل قدى الصندوق البريدي للمنظمة نتي ة لحاد أو كتابة العنوان البريدي خطأ مما يتسبب في حدو مشا ل‪.‬‬
‫ونسك ك ككتطيا أن نقول قن اإليميل اعتبر وثائق قذا ما احتوى على معلومات تدخل تك ك ككمن قطار أنشك ك ككطة املنظمة الرسك ك ككمية اإليميل‬
‫الو يفي وبناء عليه نستطيا تحديد ما قذا ان هذا النو الجديد من الوثائق له قيمة قدارية أو أرشيفية‪.‬‬
‫ومن أمثلة رسائل البريد االلكتروني التي تعد وثائق رسمية وذات قيمة دائمة‪:‬‬
‫‪ ‬رسائل البريد االلكتروني التي تعك وتا وسياسيات املنظمة‪.‬‬
‫‪ ‬الرسائل التي تعد دليل على قن از واتما أعمال املنظمة‪.‬‬
‫‪ ‬الرسائل الصادرة والواردة والتي تكون جزء من العملية اإلدارية‪.‬‬
‫‪ ‬رسائل السياسات أو التوجيهات أو التعليمات‪.‬‬
‫‪ ‬الرسائل التي تحتوي عن قليل أو كثير من املعلومات عن الوثائق األصلية‪.‬‬
‫‪ ‬كذلك الرسائل التي تحتوي على معلومات ير موجودة في مكان آخر مثل‪:‬‬
‫▪ الرسائل املتعلقة ب داول األعمال‬
‫▪ جداول ومحاتر املقابالت واالجتماعات‬
‫▪ التقارير النهائية والتوصيات‪.‬‬
‫▪ املفكرات والتعليقات ير الرسمية‪.‬‬

‫رسائل البريد االلكتروني ذات القيمة املؤقتة‬

‫هنككاك رسك ك ك ك ككائككل من البريككد االلكتروني تكون مطلوبككة ملككدة محككدودة من الوقككت للتككأكككد من قن ككاز األعمككال الروتينيككة املتكررة‪ ،‬هككذه‬
‫الرس ك ك ك ككائكل ال تكن مطلوبكة لض ك ك ك ككبط أو دعم أو توثيق برامج املنظمكة ودعم اتخكاذ القرار أو في تنفيكذ األنش ك ك ك كطكة اإلداريكة ومنهكا على‬
‫سبيل املثال‪:‬‬
‫‪ ‬ال ككرس ك ك ك ك ك ككائ ك ككل ال كت ككي ت كح كت ككوي ع كل ككى م كع كل ككوم ك ككات تس ك ك ك ك كت كخ ك ككد ف ككي أ كراو االس ك ك ك ك ككتش ك ك ك ك كه ك ككاد امل ككرج كء ككي ف كق ككط ع كل ككى وج ككود نس ك ك ك ك ككخ‬
‫من هذه املعلومات‪.‬‬
‫‪ ‬الرسائل التي تستخد في االتصاالت العرتية الطارئة‪.‬‬
‫‪ ‬الرسائل التي تعد نسخ مكررة من املعلومات‪.‬‬
‫‪ ‬الرسائل ير الرسمية أو املسددات التي ال تعد دليل على تطور ونمو املنظمة‪.‬‬
‫‪ ‬الرسائل التي تأتى من مكاتب البريد أو الخدمات أو مصادر اإلنترنت وال تستخد قال في أ راو اإلعال ‪.‬‬
‫‪ ‬املالحظات املتنوعة عن اللقاءان أو الرحالت أو اإلجازات‪.‬‬
‫ح‬
‫‪ ‬وي ب التخلص من هذه الرسكائل قذا لم اعد عليها اسكتخدا وذلك بعد الحصكول على موافقة رسكمية وطبقا للوائك الحف‬
‫املعمول اها‪.‬‬

‫‪46‬‬
 ‫دورة األرشفة اإللكترونية‬

‫مسودات البريد االلكتروني‬

‫أم ك ككا فك كي كم ك ككا يك كت كع كل ككق ب ككمسك ك ك ك ك ككودات ال كب كري ك ككد االل كك كت ككرون ككي الك كت ككي ت ككنش ك ك ك ك ك ككأ داخ ك ككل ن كظ ك ككا ال كب كري ك ككد االل كك كت ككرون ككي والك كت ككي تك كع ك ككد دل كي ك ككل‬
‫على تطور ونمو العمليكات داخكل املنظمكة تعكد وثكائق ي كب اإلبقكاء عليهكا أمكا الوثكائق األخرى ذات الص ك ك ك كلكة بكالعمليكة التي ترس ك ك ك ككل أو‬
‫تستقل داخل نظا البريد اإللكتروني فقد ال نحتاج قدى اإلبقاء عليها مثل‪:‬‬
‫ح‬
‫‪ ‬املسودات التحضيرية ومسودات األعمال التي ال تلعب دورا في نمو وتطور عمليات املنظمة‪.‬‬
‫‪ ‬قذا احتوت املسودة على معلومات متكررة وموجودة في رسائل البريد اإللكتروني‪.‬‬
‫‪ ‬قذا تم االحتفا بنسخ من الرسائل أل راو االسترجا ‪.‬‬
‫وم ك كث ك ككل ه ك ككذه املس ك ك ك ك ك ككودات م ك ككن ال ك ككرس ك ك ك ك ك ككائ ك ككل ذات ال ك كق ك كي ك كم ك ككة امل ك ككؤق ك كت ك ككة ي ك ك ك ككب قزال ك كو ك كه ك ككا أو م ك كح ك ككوه ك ككا قذا ل ك ككم ا ك كع ك ككد ل ك كه ك ككا ح ك ككاج ك ككة‬
‫في العمليات اإلدارية‪.‬‬

‫نسخ رسائل البريد‬

‫االلكتروني‬
‫‪ ‬تعد نس ك ككخ البريد االلكتروني وثائق أيض ك ككا قذا ما تعلقت بتنفيذ املتطلبات التنظيمية واإلدارية وتقا مس ك ككئولية االحتفا اهذه‬
‫النس ككخ على عاتق منش ككئوها أو مرس ككلها‪ ،‬واذا تم الرد على الرس ككالة التي أرس ككلت‪ ،‬ي ب االحتفا اها بالرد على النس ككخة ا خزنة‬
‫لدى مرسل الرسالة‪.‬‬
‫‪ ‬وبالتادي سككوف ينشككأ أصككل جديد‪ ،‬ويتم االحتفا اها أل راو االسككترجا ‪ ،‬وتقا مسككئولية حفظها وأرشككفوها على منشك البريد‬
‫االلكتروني في معظم األحيان املرسل ‪.‬‬
‫ح‬
‫‪ ‬وكذلك أيض ك ككا على عاتق املتلقي أو مس ك ككتقبل الرس ك ككالة قذا ما وجد أن الرس ك ككالة الواردة تحتوي على معلومات ير موجودة في‬
‫مكان آخر باملنظمة وتدخل تمن قطار العملية اإلدارية‪.‬‬
‫قدارة رسائل البريد االلكتروني‪:‬‬
‫قن رس ك ك ك ككالكة البريكد االلكتروني ذات القيمكة األوليكة قداريكة – مكاديكة – قكانونيكة يتم التعكامكل معهكا على أنهكا وثكائق رس ك ك ك ككميكة تكدل على‬
‫أنش ك ك ك ك ك ك كط ك ك ككة امل ك ك كن ك ك كظ ك ك كم ك ك ككة وت ك ك ككوث ك ك كق ك ك كه ك ك ككا‪ ،‬ول ك ك كك ك ك ككن ل ك ك كي ك ك ك ف ك ك ككي ك ك ككل األوق ك ك ككات ي ك ك كت ك ك ككم ال ك ك كت ك ك كع ك ك ككام ك ك ككل م ك ك ككا رس ك ك ك ك ك ك ككائ ك ك ككل ال ك ك كب ك ك كري ك ك ككد‬
‫ع كل ككى أن كه ك ككا وث ك ككائ ككق رس ك ك ك ك كم كي ك ككة م كم ك ككا يضك ك ك ك كي ككا ع كل كي كن ك ككا وث ك ككائ ككق ه ك ككام ك ككة ي ككؤدى ف كق ك ككده ك ككا قد ككى ص ك ك ك ك كع ككوب ك ككة ف ككي ات كخ ك ككاذ ال كق كرار‪ ،‬ول كل كت ك ككأك ك ككد‬
‫م ككن ال كت كك ك ككام ك ككل ال ككعض ك ك ك ك ككوي كج كم ككوع ك ككات ال ككوث ك ككائ ككق ذات ال كق كي كم ك ككة اإلث كب ك ككات كي ك ككة ألنش ك ك ك ك كط ك ككة امل كن كظ كم ك ككة ف كع كل ككى امل ككو ككف املس ك ك ك ك كئ ككول‬
‫عن قنشاء واستخدا البريد االلكتروني أن يدرك ويحدد مدى الحاجة قدى اإلبقاء على هذه الرسائل وكيفية التعامل معها ‪.‬‬
‫ويعتبر ل األفراد في املنظمة مسككئولون مسككئولية مباشككرة عن تحديد وادارة رسككائل البريد ل في نطاق اختصككاصككه‪ ،‬وعند قرسككال‬
‫أو اسك ك ك ك ك ك ك كتك ك ك كقك ك ك كبك ك ك ككال الك ك ك ككرسك ك ك ك ك ك ك ككائك ك ك ككل الك ك ك ككرس ك ك ك ك ك ك ك كمك ك ك كيك ك ك ككة يك ك ك كتك ك ك ككم حك ك ك كفك ك ك كظك ك ك كهك ك ك ككا لك ك ك كلك ك ك كحك ك ك ككاجك ك ك ككة قلك ك ك كيك ك ك كهك ك ك ككا فك ك ك ككي اتك ك ك كخك ك ك ككاذ الك ك ك كقك ك ك كرار‪،‬‬
‫وهناك نقاط أساسية ي ب اعتبارها عند قدارة رسائل البريد االلكتروني الرسمية و)ي‪:‬‬
‫‪‬قنشاء رسائل البريد االلكتروني الذي اعتبر وثائق رسمية‪.‬‬
‫‪‬تحديد املسئول عن حف رسائل البريد االلكتروني الرسمية‪.‬‬
‫‪‬حف رسائل البريد ومرفقااها‪.‬‬
‫‪‬متى يتم قيد وحف سجالت البريد االلكتروني‬

‫‪47‬‬
 ‫دورة األرشفة اإللكترونية‬

‫‪‬أين يتم قيد وحف وثائق البريد االلكتروني‬

‫‪‬عنونة رسائل البريد االلكتروني‪.‬‬

‫قنشاء رسائل البريد االلكتروني الرسمية‬

‫يمدنا البريد االلكتروني بأداة مثالية إلدارة س ككهلة وسك كريعة للمعلومات التي اش ككترك فيها العديد من األفراد‪ ،‬حيث اس ككمك ب رس ككال‬
‫املعلومات قدى مس ككتلم واحد أو قدى عدة متلقين في نف الوقت‪ ،‬وهو أداة مناس ككبة إلرس ككال واس ككتقبال الرس ككائل ختلف قطاعات‬
‫العمل في مكان واحد‪ .‬ويستخد بفاعلية في‪:‬‬
‫‪‬بث ونشر املعلومات بين قدارات املنظمة عبر قوائم التوزيا البريدية ‪Mail List‬‬
‫‪‬بث ونشر املعلومات تقارير ك تعليمات‪ ..‬التي تشترك فيها م موعتين أو أكثر من م موعات العمل باملنظمة‪.‬‬
‫‪‬نشر جداول األعمال املقابالت‪ ،‬محاتر الجلسات مذكرات اللجان املشتركة واالحتفا بمسودات الوثائق‪.‬‬
‫ويتضمن قنشاء البريد اإللكتروني تحديد اللغة الرسمية وذلك عن طريق‪:‬‬
‫‪‬عندما يرسككل املو ف باملنظمة رسككالة بريد الكتروني لنشككرها بين اإلدارات‪ ،‬عليه أن يخاطب املسككتلم باللغة رسككمية‪ ،‬وهناك‬
‫است ناء وحيد هو اتفاق املرسل واملستقبل على اعتماد لغة ما بينهم يفهمونها‪.‬‬
‫‪‬وكذلك األمر عندما يراس ك ك ككل املو ف متلقين من أص ك ك ككول مختلفة ويتحدثون أو يكون لديهم لغة أ ولغة أودى‪ ،‬فعليه عندئذ‬
‫مخاطبوهم بلغوهم الرسمية‪.‬‬
‫‪‬عليه استخدا لغة سهلة وواضحة تكون مفهومة وال تحتمل اللب حتى ال اساء فهمها‪.‬‬
‫‪‬اإلشارة قدى وجود مرفقات للرسالة سواء أ انت تقارير أو محاتر جلسات‪ ،‬تعليمات‪.‬‬
‫ح‬
‫‪‬عد قساءة استخدا البريد اإللكترونية‪ ،‬نظرا لعد وجود شكل موحد لكتابة رسالة البريد اإللكتروني‪.‬‬
‫وقد اساء استخدا البريد االلكتروني نتي ة ملا يلي‪:‬‬
‫‪‬كتابة تعليقات ير رسمية أو عبارات عدوانية خارجة عن نطاق عمل اإلدارة‪.‬‬
‫‪‬قرسال رسائل أو مرفقات تحتوي على كال خارج أو صور فاضحة أو عنصرية‪.‬‬
‫‪‬قرسال معلومات أو تقارير ير حيحة عن شخص ما دون مواجهته‪.‬‬
‫‪‬قرس ك ك ك ك ك ككال بكري ك ككد دع ك ككا ككي الكب كري ك ككد املكت كط كف ك ككل مكث ك ككل رس ك ك ك ك ك ككائ ك ككل اكه ك ككا مككواقككا قب ك ككاحكي ك ككة أو خكط ك ككاب ك ككات يكتككم قرس ك ك ك ك ك ككالكه ك ككا ويكط كل ك ككب‬
‫من املس ك ككتلم أن يرس ك ككلها قدى عدد مماثل‪ ،‬وقد يكون رو هذه الرس ك ككائل هو االبتزاز املادي‪ .‬وص ك ككعوبة الرس ك ككائل التطفلية أو‬
‫الك ك ك ككدعك ك ك ككائك ك ك كيك ك ك ككة أنك ك ك كهك ك ك ككا تك ك ك ككرسك ك ك ك ك ك ك ككل قدك ك ك ككى عك ك ك ككدد ض ك ك ك ك ك ك ك كخك ك ك ككم مك ك ك ككن املك ك ك كتك ك ك كلك ك ك كقك ك ك كيك ك ك ككن ويصك ك ك ك ك ك ك كعك ك ك ككب تك ك ك كتك ك ك كبك ك ك ككا مصك ك ك ك ك ك ك ككدرهك ك ك ككا‪،‬‬
‫كما أنه اعمل على خدا املتلقي ب رائه أو اإللحاح عليه بفعل عمل ما‪ ،‬أن تظهر له رسككالة أو صككورة ل فترة أثناء تشككغيل‬
‫نظا البريد اإللكتروني‪ .‬عند اإلعالن عن سلعة مثال‪.‬‬
‫وع ك كلك ككى مك ككن اس ك ك ك ك ك كت ك كخ ك ككد ال ك كب ك كري ك ككد اإلل ك كك ك كتك ككرونك ككي أال ي ك ك ك كي ك ككب ع ك كلك ككى ه ك ككذه الك ككرس ك ك ك ك ك ككال ك ككة أو ي ك كف ك كت ك كح ك كه ك ككا أو يك ككرس ك ك ك ك ك كل ك كه ك ككا قدك ككى ال ك كغ ك كيك ككر‬
‫ألنها قد تحتوي على فيروس ك ككات تدمر محتويات ص ك ككندوق البريد اإللكتروني وما به من رس ك ككائل‪ ،‬لذا من األفض ك ككل اس ك ككتخدا فالتر‬
‫تساعد في الحد من دخول املتطفلين قدى نظا البريد اإللكتروني‪.‬‬

‫‪48‬‬
 ‫دورة األرشفة اإللكترونية‬

‫تحديد مسئولية التعامل ما البريد اإللكتروني‬

‫قن رس ك ككائل البريد اإللكتروني التي تنش ك ككأ في املنظمة إلدارة أعمالها والتى تعد دليل على أدا ها ألنش ك ككطوها و ائفها تعد وثائق رس ك ككمية‬
‫كما س ك ككبق القول‪ ،‬ويعد املنش ك ك الراس ك ككل الذي قا بكتابة الرس ك ككائل هو املس ك ككئول من تدوين الرس ك ككالة بش ك كككل يتناس ك ككب وطبيعة‬
‫العمل‪ ،‬وانها حفظت بطريقة تتيك الوص ك ككول قليها بس ك ككهولة وبأس ك ككلوب آمن‪ ،‬وما ينطبق على الراس ك ككل ينطبق على مس ك ككتلم الرس ك ككالة‬
‫عليه أن يحدد ما يلي‪:‬‬
‫‪‬الرسائل التي لها صفة الرسمية وتعد جزء من العملية اإلدارية وال توجد في مكان آخر‪.‬‬
‫‪‬ال كت ك ككأك ك ككد م ككن ح كف ك رس ك ك ك ك ك ككائ ك ككل ال كب كري ك ككد االل كك كت ككرون ككي ال ككرس ك ك ك ك كم كي ك ككة ت ك ك ك ك كم ككن ن كظ ك ككا ال كح كف ك ب ك ككامل كن كظ كم ك ككة وذل ك ككك ل كل كح كف ك ككا‬
‫على تكامل م موعات الوثائق وعد تشتيوها‪.‬‬
‫‪‬التخلص من الرس ك ك ككائل التي انوهت مدة حفظها وال توجد حاجة لإلدارة من االحتفا اها‪ ،‬مما تخفيف العبء على ص ك ك ككندوق‬
‫البريد اإللكتروني‪.‬‬
‫وعلى كل املو فين بكاملنظمكة أن يمتلكوا القكدرة على تحكديكد رس ك ك ك ككائكل البريكد اإللكتروني التي تحف وثكائق رس ك ك ك ككميكة‪ ،‬وتقا ت ك ك ك ككمن‬
‫اخك ك ك ككتصك ك ك ك ك ك ك ككا أع ك ك ك كمك ك ك ككال ك ك ك كهك ك ك ككم‪ ،‬مك ك ك ككا ت ك ك ك ك ك ك ك ككرورة ح ك ك ك كف ك ك ك كظ ك ك ك كهك ك ك ككا مك ك ك ككا ن ك ك ك كف ك ك ك ك م ك ك ك كل ك ك ك كفك ك ك ككات الك ك ك ككوثك ك ك ككائك ك ك ككق ال ك ك ك كتك ك ك ككي ت ك ك ك كرت ك ك ك كبك ك ك ككط‬
‫ح‬
‫اها من حيث طبيعة النش ككاط والو يفة التي تؤديها س ككواء ان نظا الحف ورقى أو االلكتروني‪ ،‬وتحديد الرس ككائل الرس ككمية البا‬
‫ما يتم من خالل سياقها ‪Context‬وبناء ‪ Structure‬ومحتواها املعلوماتي ‪. Content‬‬
‫ح‬
‫ون ك كظ ك كرا ألن رس ك ك ك ك ك ككائ ك ككل ال ك كب ك كري ك ككد االل ك كك ك كتك ككرونك ككي ي ك كم ك ككك ككن أن تك ككرس ك ك ك ك ك ككل بس ك ك ك ك ك كهك ككول ك ككة قدك ككى ال ك كع ك ككدي ك ككد مك ككن األش ك ك ك ك ك كخ ك ككا ب ك ككامل ك كن ك كظ ك كم ك ككة‪،‬‬
‫فالبد من اتخاذ الخطوات اآلتية لتحديد‪:‬‬
‫‪‬فك ككي ح ك ككال ك ككة الك ككرس ك ك ك ك ك ككائ ك ككل الص ك ك ك ك ك ككادرة الك كتك ككي تك ككرس ك ك ك ك ك ككل قدك ككى الك كخ ك ككارج‪ ،‬ف ك ككان الك كراس ك ك ك ك ك ككل هك ككو املسك ك ك ك ك كئك ككول عك ككن ه ك ككذه الك ككرس ك ك ك ك ك ككال ك ككة‬
‫وعن حفظها وقيدها تمن نظا الحف املنظمة‪.‬‬
‫‪‬في حالة الرسائل الواردة والتي تأتي من خارج املنظمة ويستلمها شخص واحد‪ ،‬فان مستلم الرسالة هو املسئول عن حفظها‬
‫وقيدها بعد تحديد ما قذا انت تدخل تمن نطاق العمل الرس ي للمنظمة أ ال‪.‬‬
‫‪‬ف ككي ح ك ككال ك ككة ال ككرس ك ك ك ك ك ككائ ك ككل ال ككواردة م ككن خ ك ككارج امل كن كظ كم ك ككة وي ككتسك ك ك ك ك كل كم كه ك ككا أك كث ككر م ككن شك ك ك ك ك كخ ككص‪ ،‬ف ك ككأن م ك ككدي ككر ال كع كم ك ككل ب ك ككاإلدارة‬
‫هو املسئول عنها واذا تعذر ذلك فأن الشخص الذي استلمها هو املسئول‪.‬‬

‫قدارة مرفقات البريد االلكتروني‬

‫يوجد ثال طرق للتعامل على مرفقات البريد اإللكتروني )ي‪:‬‬
‫‪ ‬قما أن يتم التعامل ما رسائل البريد االلكتروني بشكل مستقل بعيدا عن املرفقات التي تحف بمفردها‪.‬‬
‫‪ ‬أن يتم التعامل على الرسائل واملرفقات ما بعضها دون فصل بينهما‪.‬‬
‫وينص ككح ب دارة رس ككائل البريد اإللكتروني ومرفقااها ككيان واحد ال يتم فص ككلها‪ ،‬ألنه قد تتض ككمن الرس ككالة معلومات هامة ت ككرورية‬
‫لتوت ك ك ككيك ما تحتويه املرفقات‪ ،‬باإلت ك ك ككافة قدى تحديد وقت وتاريه اس ك ك ككتال أو قرس ك ك ككال هذه املرفقات وهذه قضك ك ككايا قد تكون هامة‬
‫للمنظمة إلثبات املسئولية‪.‬‬

‫‪49‬‬
 ‫دورة األرشفة اإللكترونية‬

‫‪ ‬واذا كانكت املنظمكة تطبق نظكا قدارة الوثكائق اإللكترونيكة‪ ،‬فك نكه ال توجكد مش ك ك ك كككلكة بكالنس ك ك ك كبكة لحف الرس ك ك ك ككائكل ما مرفقكااهكا‪،‬‬
‫فعندما تكون املرفقات مثال تقرير عن تس ككويق س ككلعة ما تنت ها املنظمة فال يوجد مش كككلة كبيرة عند القيا بحف الرس ككالة‬
‫والتقرير املرفق اها داخل نظا الحف باملنظمة واملبنى على مبدأي املنشأ األصلي والترتيب العضوي‪.‬‬
‫قمك ك ك ك ككا قذا ك ك ك ك ككانك ك ك ك ككت املك ك ك ك كنك ك ك ك كظك ك ك ك كمك ك ك ك ككة تك ك ك ك كطك ك ك ك كبك ك ك ك ككق نك ك ك ك كظك ك ك ك ككا قدارة الك ك ك ك ككوثك ك ك ك ككائك ك ك ك ككق الك ك ك ك ككورقك ك ك ك ككي‪ ،‬فك ك ك ك ك نك ك ك ك ككه يك ك ك ك كتك ك ك ك ككم الك ك ك ك ككفصك ك ك ك ك ك ك ك ككل‬
‫بين الرسككالة ومرفقااها وتحف الرسككائل في ملف الصككادر أو الوارد‪ ،‬واملرفقات ما الوثائق ذات الصككلة مما قد يؤدى قدى احتمالية‬
‫فقد جزء من السياق اإلداري للمنظمة‪.‬‬
‫أرشفة رسائل الربيد ‪:‬‬
‫ح‬
‫تتطلب أرشفة رسائل البريد االلكتروني م هودا كبيرا ألكثر من سبب‪:‬‬
‫أن عملية األرشفة تتطلب قراءة محتوى ل رسالة حتى تستطيا تقييم أهميوها‪.‬‬
‫أن نظ ككا البري ككد االلكتروني هو نظ ككا معلوم ككات ير متصك ك ك ك ككل بنظ ككا حف الوث ككائق االلكتروني ككة‪،‬‬
‫ولهذا الس ك ك ك ككبب فان الوص ك ك ك ككول قدى رس ك ك ك ككائل البريد اإللكتروني يحتاج قدى وجود ربط بين الس ك ك ك ككياق اإلداري للمنظمة واجراءات‬
‫الحف املتبعة اها‪.‬‬
‫يتطلب نظا البريد اإللكتروني العمل على الربط رسائل البريد اإللكتروني املرفقات امللحقة اها من جانب‪ ،‬وبين الوثائق ذات‬
‫الصلة من جانب آخر‪ ،‬مما اعنى بالضرورة وجود ربط بين نظا البريد االلكتروني ونظا الحف االلكتروني باملنظمة‪.‬‬
‫وتكتكطكل ك ككب أرشك ك ك ك كف ك ككة رس ك ك ك ك ك ككائ ك ككل الكبكري ك ككد االلكككتككرونككي أن ت ك ككأخ ك ككذ املكنكظكم ك ككة فككي حسك ك ك ك كب ك ككانكه ك ككا الكبكنكي ك ككة األس ك ك ك ك ك ككاسك ك ك ك كي ك ككة الكتكككنككولككوجكي ك ككة‬
‫مككن تككوفككر أجكهككزة الكح ك ككاس ك ك ك ك ك ككب اآلدككي وتككرككي ك ككب الش ك ك ك ك كبكك ك ككات الككالزم ك ككة لكنكق ك ككل الكبكي ك ككان ك ككات‪ ،‬وش ك ك ك ك كراء الكبكرامككج املكعكتكم ك ككدة لكلكتكع ك ككام ك ككل‬
‫م ككا الك كبك كري ك ككد االلك ككك كت ككرون ككي وف ككى م ككرحك كل ك ككة مك كت ك ككأخ ككرة يك كت ككم رب ككط والك كت ككنسك ك ك ك ك كي ككق بك كي ككن نك كظ ك ككا الك كبك كري ك ككد االلك ككك كت ككرون ككي نك كظ ك ككا الك كحك كفك ك‬
‫الذي تتبناه املنظمة‪.‬‬
‫وتعد املنظمات املس ك ككئولة عن تطوير ووت ك ككا اإلرش ك ككادات واإلجراءات الالزمة إلدخال وادماج نظا البريد االلكتروني ت ك ككمن نظا‬
‫الحف االلكتروني اها‪ ،‬وذلك ب تبا س ك ككياس ك ككة معتمدة من قبل األرش ك ككيف الوطني‪ ،‬وعلى مس ك ككئول نظا املعلومات باملنظمة وتك ككا‬
‫وتطوير السككياسككات والنظم للتأكد من أن رسككائل البريد االلكتروني الرسككمية يتم حفظها بصككورة مالئمة وجعلها متاحة بعد انوهاء‬
‫مدة حفظها‪.‬‬
‫وي ب التنبيه على أن قعادة طبا نظا البريد االلكتروني على شك ك ك كرائط أو على أي وسك ك ك ككيط آخر‪ ،‬ومحو وحذف ل رسك ك ك ككائل البريد‬
‫االلكتروني بعد فترة من الزمن ليسك ككت سك ككياسك ككة مناسك ككبة للتعامل ما البريد االلكتروني‪ ،‬كما أن تخزين رسك ككائل البريد ذات القيمة‬
‫الدائمة على األقرا الصلبة الخاصة باملو فين هو أمر بالو الخطورة فهذه الرسائل ي ب أن تخزن بصورة آمنة لحمايوها م ك ك ك ككن‬
‫التعديككل أو التدميككر‪.‬‬
‫ويوجد ثال طرق ألرشفة رسائل البريد االلكتروني )ي‪:‬‬
‫ح‬
‫أوال‬
‫الحف املادي‪:‬‬
‫بالنسككبة لرسككائل البريد االلكتروني التي تعامل معاملة الوثائق الرسككمية والتي تتطلب مصككلحة العمل اسككتبقاسها أكثر من خمسككة‬
‫عش ك ك ك ك ك ك ك ككرة س ك ك ك ك ك ك ك كن ك ك ك ككة ‪ ، 15‬ف ك ك ك ككان ك ك ك ككه م ك ك ك ككن األفض ك ك ك ك ك ك ك ككل ط ك ك ك كب ك ك ك كع ك ك ك كه ك ك ك ككا ع ك ك ك كل ك ك ك ككى وس ك ك ك ك ك ك ك كي ك ك ك ككط م ك ك ك ككادي أي ك ك ك ككان ش ك ك ك ك ك ك ك كك ك ك ك ككل‬
‫هكذا الوس ك ك ك ككيط ورقى‪ ،‬ميكروفيلم‪ ،‬ميكروفيش ‪ ......‬وهكذا الحكل يتم تطبيقكه قذا لم يكن لكدى املنظمكة القكدرة على امتالك نظكا‬
‫حف الكتروني اعمل على حماية الوثائق ذات القيمة الدائمة وتيسير الوصول قليها‪.‬‬

‫‪50‬‬
 ‫دورة األرشفة اإللكترونية‬

‫ولهذه الطريقة بعض املميزات والعيوب أيضا و)ي‪:‬‬

‫قن أفضك ك ك ك ككل ميزة لهكذه الطريقكة هو ثبكات الوس ك ك ك ككيط‪ ،‬وقكد ال تملكك املنظمكة االمككانكات املكاديكة الالزمكة لتحكديكث أو تغيير‬
‫البرامج واملعدات املستخدمة في أرشفة البريد االلكتروني‪.‬‬
‫في حالة طبا رس ك ككائل البريد اإللكتروني على وس ك ككيط مادي فانه اس ك ككهل تص ك ككنيفها وفهرس ك ككوها طبقا لخطة التص ك ككنيف التي‬
‫تك ك كطك ك كبك ك ككق عك ك كلك ك ككى الك ك ككوثك ك ككائك ك ككق الك ك ككورقك ك كيك ك ككة بك ك ككاملك ك كنك ك كظك ك كمك ك ككة وبك ك ككالك ك كتك ك ككادك ك ككي اسك ك ك ك ك ك كهك ك ككل قدمك ك ككاج نك ك كظك ك ككا الك ك كبك ك كريك ك ككد اإللك ك ككك ك كتك ك ككرونك ك ككي‬
‫ما نظا الحف العا داخل املنظمة‪.‬‬
‫س ك ك ك ككهولكة تطبيق قجراءات االس ك ك ك ككتبقكاء واالس ك ك ك ككتبعكاد على رس ك ك ك ككائكل البريكد اإللكتروني بنف الطريقكة املطبقكة على الوثكائق‬
‫الورقية‪.‬‬
‫ومككن عيوبكها‪:‬‬
‫فقد امليزة األسك ك ككاسك ك ككية للمعلومات االلكترونية‪ ،‬ففي حالة طبا البريد اإللكتروني على وسك ك ككيط مادي فسك ك ككوف نفقد ميزة‬
‫املعلومات االلكترونية مثل السرعة والدقة في تخزين واسترجا املعلومات وتوفير أماكن ت هيزات التخزين‪.‬‬
‫تش ك ك ك ك كت ك ككت رس ك ك ك ك ك ككائ ك ككل ال كب كري ك ككد اإلل كك كت ككرون ككي ف ككي أك كث ككر م ككن م كك ك ككان واح ك ككد‪ ،‬وف ككى ح ك ككال ك ككة ال كح كف ك االل كك كت ككرون ككي ل كل ككرس ك ك ك ك ك ككائ ك ككل‬
‫فانه يمكن الرجو قليها في مكان واحد‪.‬‬
‫ولي معنى ذلك أن الحف املادي له عيوب فهناك بعض املنظمات وخاصك ككة املنظمات الت ارية التي اهدف قدى الربك قد تواجه‬
‫مشك ك ك ك ككا كل في تطبيق نظكا البريكد االلكتروني من نكاحيكة املوارد البش ك ك ك ككريكة أو املكاديكة أو من نكاحيكة الت هيزات واملعكدات‪ ،‬في حين من‬
‫الس ك ك ك ككهل تطوير نظا الحف الورقي للبريد اإللكتروني‪ ،‬فهو يتش ك ك ك ككابه قدى حد كبير على نظا قدارة املراس ك ك ك ككالت الورقية الص ك ك ك ككادر‬
‫والوارد ‪.‬‬
‫ح‬
‫باإلت ك ككافة قدى أن طبا البريد االلكتروني على وس ك ككيط مادي وخاص ك ككة الورقي‪ ،‬اس ك ككاعد كثيرا في ترتيب وتص ك ككنيف‬
‫ح‬
‫الرس ك ك ك ككائل االلكترونية وحفظها ما الس ك ك ك ككجالت الورقية التي ترتبط اها نظرا الرتباطها بنف طبيعة واجراءات‬
‫العمل‪ ،‬كذلك يتم طبا املرفقات املرتبطة بالرسائل وتخزينها بنف الطريقة التي ترتب وتحف اها الرسائل‪.‬‬
‫وهناك بعض االعتبارات التي ي ب تطبيقها عن تبنى سياسة طبا رسائل البريد على وسيط ورقى )ى‪:‬‬
‫توفير متطلبات الجودة لعملية طبا البريد االلكتروني‪ ،‬بحيث يحتوي الورق املطبو على مض ك ك ك ككمون‬
‫الرسالة والبيانات التي تعك سياق الرسالة مثل اسم الراسل واملرسل قليه وتاريه قرسال واستال الرسالة‪.‬‬
‫ف ككي ح ك ككال ك ككة طك كب ككا ال كب كري ك ككد عك كل ككى وسك ك ك ك ك كي ككط ورق ككى‪ ،‬ي ك ك ككب الك كتك كخ كل ككص م ككن ال ككنسك ك ك ك ك كخ ك ككة األصك ك ك ك ك كل كي ك ككة م ككن ال كبك كري ك ككد االل ككك كت ككرون ككي‬
‫حتى ال تتكرر البيانات‪.‬‬
‫ي كب وت ك ك ك ككا قجراءات واض ك ك ك كحكة عنكد طبا رسك ك ك ك ككائكل البريكد االلكتروني حتى نتكأ ككد من اكتمكا ل ومصك ك ك ك ككداقيكة رسك ك ك ك ككائكل البريكد‬
‫االلكتروني‪..‬‬
‫ح‬
‫ثانيا‬
‫أرشفة الرسائل على خاد البريد االلكتروني‪:‬‬
‫حيث يتم حف رسككائل البريد داخل نظا البريد االلكتروني الذي تم قنشككاسه داخل املنظمة من خالل تركيب شككبكة داخلية‬
‫‪ LAN‬وتوصك ككيلها بخاد ‪ ،‬يتم تحميل م موعة من البرامج الالزمة للتعامل تخزين واسك ككترجا ‪ ،‬وتخزن عليه الرسك ككائل سك ككواء‬
‫الواردة من الخارج أو الصادرة من اإلدارات‪.‬‬
‫وهذه الطريقة تتيك تخزين رس ك ك ك ككائل البريد على خاد نظا البريد االلكتروني وت عل من الحواس ك ك ك ككب اآللية التي اس ك ك ك ككتخدمها‬
‫امل ك ك ككو ك ك كف ك ك ككون ب ك ك كم ك ك كث ك ك ككاب ك ك ككة ن ك ك كه ك ك ككاي ك ك ككات ط ك ك ككرف ك ك كي ك ك ككة ب ك ك كح ك ك كي ك ك ككث يص ك ك ك ك ك ك كع ك ك ككب ع ك ك كل ك ك كي ك ك كه ك ك ككم ت ك ك كع ك ك ككد ي ك ك ككل أو ح ك ك ككذف ال ك ك ككرس ك ك ك ك ك ك ككائ ك ك ككل‬
‫التي قد تحتوي على معلومات هامة تعك أنشطة املنظمة‪ ،‬وذك ألن الرسالة األصلية ومرفقااها مخزنة على الخاد ‪.‬‬

‫‪51‬‬
 ‫دورة األرشفة اإللكترونية‬

‫وامل كي ككزة األس ك ك ك ك ك ككاس ك ك ك ك كي ك ككة ف كب كه ك ككذه ال كط كري كق ك ككة ت كك كم ككن ف كي كم ك ككا ت ككوف ككره م ككن وق ك ككت وج كه ك ككد‪ ،‬ح كي ك ككث ت كخ ككزن ال ككرس ك ك ك ك ك ككائ ك ككل ال كك كت ككرون كي ك ككا‬
‫ح‬
‫على خكاد البريكد االلكتروني تبعكا لنظكا الحف الكذي تتبنكاه املنظمكة‪ ،‬وتظكل الرس ك ك ك ككائكل مخزنكة على الخكاد طكاملكا كانكت هناك‬
‫حاجة قليها ما القيا بترتيبها واسترجاعها الكترونيا‪.‬‬
‫ومن عيوب تخزين رسائل البريد االلكتروني على الخاد ‪:‬‬
‫التكاليف الالزمة إلنشاء نظا البريد االلكتروني وما استتبعه من عمل صيانة ومتابعة لنظا الحف االلكتروني للرسائل‪.‬‬
‫وجود صعوبة بين دمج نظا حف رسائل البريد االلكتروني ونظا الحف االلكتروني الذي تتبناه املنظمة‬
‫ال كت كط ككورات ال كت ككي ت كط كرأ ع كل ككى أن كظ كم ك ككة ال كب كري ك ككد اإلل كك كت ككرون ككي ت كت كط كل ك ككب ن كق ك ككل أو ت كح ككوي ك ككل ال ككرس ك ك ك ك ك ككائ ك ككل قد ككى تس ك ك ك ك كب كق ككي ألك كث ككر‬
‫من خم سنوات قدى نظا جديد وذلك لقد النظا املستخد ‪.‬‬
‫متطلبات األرشفة داخل نظا البريد االلكتروني‬
‫يتطلب تخزين الرسائل على خاد البريد االلكتروني عدد من متطلبات الجودة )ي‪:‬‬
‫ي ب أن يتم أرش ككفة رس ككائل البريد االلكتروني ت ككمن الس ككياق اإلداري للمنظمة الذي يتم في قطاره قرس ككال واس ككتقبال البريد‪،‬‬
‫ويتم هذا في البينة االلكترونية بطريقتين هما‪:‬‬
‫ح ح‬
‫‪ -‬تخزين رسائل البريد اإللكتروني داخل م لدات ‪ Folders‬ترتب منطقيا تبعا للتنظيم اإلداري للمنظمة‪.‬‬
‫‪ -‬قتافة رقم أو ود لتصنيف امللفات التي تحف داخلها رسائل البريد االلكترونية لتيسير عملية االسترجا ‪.‬‬
‫ح‬
‫وطريقة بناء ا جلدات داخل نظا الحف االلكتروني يتم من خالل ترتيبها وفقا للو ائف واألنشك ك ككطة التي تقو اها املنظمة‬
‫بحيث تعك اإلجراءات واألنشط ككة ومهككا الجهككة املنشئ ككة‪.‬‬
‫وفيما يلي ش كككل يوض ككح طريقة بناء نظا م لدات مقترح لكلية اآلداب‪ ،‬تحف داخلها رس ككائل البريد االلكتروني‪ ،‬وهذه ا جلدات‬
‫رتبت لتعك البناء التنظي ي للكلية وطبقا للو يفة األ اديمية واإلدارية للكلية‪:‬‬

‫وهناك بعض القواعد التي تطبق عند بناء ا جلدات داخل املنظمة )ى‪:‬‬
‫عنوان ا جلد ي ب ان يكون متفرد وواضح وبسيط‪.‬‬
‫ي ب االستعانة بمدير الوثائق واملعلومات باملنظمة عند قنشاء عند بناء خطة لتصنيف ا جلدات‪.‬‬
‫ي ب وجود تنا م وانس ك ك ككجا بين بناء ا جلدات داخل نظا البريد االلكتروني وبين نظا تص ك ك ككنيف الوثائق التقليدية قذا لم‬
‫يوجد نظا حف الكتروني للوثائق باملنظمة‪.‬‬
‫اسكتخدا أ واد للتصكنيف الترميز السكتخدامه في اسكترجا ا جلدات وامللفات‪ ،‬مما ي نبنا مشكا ل التصكنيف األلفبا ي أو‬
‫الرق ي جلدات البريد االلكتروني‪.‬‬

‫‪52‬‬
 ‫دورة األرشفة اإللكترونية‬

‫مميزات استخدا ا جلدات‬

‫قمكانية ت ميا رسائل البريد اإللكتروني ذو القيمة األرشيفية في كيان متكامل واحد‪.‬‬
‫اساعد نظا ا جلدات املستفيد في الوصول قدى محتوى الرسائل من خال ل استعراو ا جلدات‪.‬‬
‫تتخذ قرارات التقويم واالس ك ك ككتبعاد والحف على مس ك ك ككتوى ا جلد‪ ،‬كما هو الحال في الوثائق الورقية حيث تتم على مس ك ك ككتوى‬
‫السجل‪.‬‬
‫يمدنا نظا ا جلدات بمعلومات عن الس ك ككياق اإلداري الذي أنش ك ك ت فيه الرس ك ككائل مثل اس ك ككم الراس ك ككل واملرس ك ككل قليه وتاريه‬
‫الرسالة وموعدها وموتوعها‪.‬‬
‫وفى ح ككال ككة ع ككد وجود قدارة الكتروني ككة للوث ككائق‪ Electronic Records (ERM) Management‬ب ككاملنظم ككة وبن ككاء نظ ككا ا جل ككدات‬
‫‪ Folders Structure‬ي ب أن يضك ك ك ككا)ى نظا الحف الورقي لكي يتم التكامل بين الوثائق الورقية االلكترونية‪ ،‬وتقو برامج البريد‬
‫االلكتروني التي يتم تحميله ككا على خ ككاد البري ككد ب ك عط ككاء رمز لك ككل رس ك ك ك ك ككال ككة آلي ككا‪ ،‬وه ككذا الرمز هو يربط بين البري ككد االلكتروني وبين‬
‫السياق اإلداري للمنظمة‪ ،‬وأيضا بين البريد ومرفقاته‪.‬‬
‫ح‬
‫ثالثا‬
‫األرشفة خارج نظا البريد االلكتروني‪:‬‬
‫قذا لم يمكن لدى املنظمة نظا للبريد االلكتروني تقو من خال له ب نش ككاء رس ككائل البريد واس ككتالمها واداراها وتخزينها والعمل‬
‫بعد ذلك على دم ها داخل قطار العمل الرس ك ي‪ ،‬عندها تقو املنظمة باس ككتخدا أحد البرامج التي تنت ها قحدى الش ككر ات‬
‫املتخص كص ككة العاملة وأش ككهرها برنامج ‪ MS Outlook‬وتنت ه ش ككركة مايكروس ككوفت‪ ،‬ويقو هذا البرنامج ب دارة رس ككائل البريد‬
‫االلكتروني بكفاءة عالية وامكانية أرش ك ك ككفة الرس ك ك ككائل بطريقة تس ك ك ككمك بدم ها ما الوثائق االلكترونية ذات الص ك ك ككلة بس ك ك ككهولة‬
‫ويسر‪.‬‬
‫وتقو برامج البريد االلكتروني بأرش ك ك ككفة الرس ك ك ككائل داخل ملفات منفص ك ك ككلة وحفظها في م لدات يتم تص ك ك ككنيفها وترتيبها طبقا‬
‫ح‬
‫لخطة الترتيب التي تتبناها املنظمة‪ ،‬مما يحقق عنصر تكامل م موعة الوثائق ‪ Integrity‬باملنظمة‪.‬‬
‫والتكامل عنص ككر ها اس ككاعد على فهم الوثائق وما تعكس ككه من أنش ككطة وو ائف قامت اها املنظمة‪ ،‬وما يطبق على الرس ككائل‬
‫ح‬
‫نفسك ك ككها يطبق على املرفقات امللحقة اها‪ ،‬حيث يتم توزيعها وفقا للتصك ك ككنيف املتبا وهو أمر ال يتوافر في حف الرسك ك ككائل عن‬
‫طريق استخدا الخاد في نظا البريد االلكتروني‪.‬‬
‫ويوض ككح الش كككل التادي عملية األرش ككفة على برنامج‪ ، MS Outlook‬فمن قائمة تحرير نض ككغط على أرش ككفة ويعطينا عدة اختيارات‬
‫تنصب لها على أرشفة ا جلدات التي تم قنشاسها تلقائيا أو أرشفة ا جلدات الفرعية‪.‬‬

‫‪53‬‬
 ‫دورة األرشفة اإللكترونية‬

‫وامليزة األسككاسككية ألرشككفة الرسككائل باسككتخدا البرامج الجاهزة بغض النظر عن نوعية هذه البرامج هو قمكانية حف الرسككائل في‬
‫ش ك ك ك ك ك ك كك ك ك ككل م ك ك كل ك ك كف ك ك ككات مس ك ك ك ك ك ك كت ك ك كق ك ك كلك ك ككة م ك ك ككا قم ك ك كك ك ك ككان ك ك كيك ك ككة ت ك ك كخ ك ك كزي ك ك كن ك ك كه ك ك ككا فك ك ككي م ك ك كل ك ك كف ك ك ككات ‪ XML ،PDF ،HTML‬و)ك ك ككي م ك ك كل ك ك كف ك ك ككات‬
‫ال يمكن أن تس ك ك ككمك بتغيير نص أو ش ك ك كككل الرس ك ك ككالة األص ك ك ككلي ويتم االحتفا اها كما )ي‪ ،‬مما اعطى ص ك ك ككفة املصك ك ككداقية على البريد‬
‫اإللكتروني‪ ،‬باإلت ك ك ككافة قدى قمكانية اس ك ك ككتخدا التوقيا االلكتروني الذي يحدد هوية الراس ك ك ككل ويمنعه من التبرس مما ورد برس ك ك ككالته‬
‫ويؤكد حة محتواها‪.‬‬
‫وبعكد تحكديكد نوعيكة الرس ك ك ك ككائكل التي ي كب أن تحف على الكدوا نظرا ألهميوهكا األرش ك ك ك ككيفيكة‪ ،‬يتم قتبكا ثال خطوات إلتمكا عملية‬
‫أرشفة و)ي‪:‬‬
‫تسجيل افة البيانات التي تتعلق بالسياق اإلداري الذي أنش ت فيه رسائل البريد اإللكتروني‪.‬‬
‫قنشاء بناء أو قطار لترتيب ا جلدات التي يحف داخلها رسائل البريد ذو القيمة األرشيفية‪.‬‬
‫محاولة الدمج بين نظا البريد اإللكتروني ذو القيمة األرشككيفية ما نظا الحف االلكتروني للوثائق ذات الصككلة حتى نحقق‬
‫تكامل م موعة الوثائق‪.‬‬
‫وق ك ك ككد وت ك ك ك ك ك ك ككا األرشك ك ك ك ك ك ك كي ك ك ككف ال ك ك كق ك ك ككوم ك ك ككي األم ك ك كري ك ك كك ك ك ككي ‪ NARA- National Archives and Records Management‬ع ك ك ككدد‬
‫من القواعد واجبة األتبا عند نقل رسككائل البريد االلكتروني ذات القيمة األرشككيفية قدى االرشككيف األمريكي للحف الدائم‪ ،‬حيث‬
‫يلز املنظمة التي تقو بنقل هذه الرسائل باتبا ما يلي‪:‬‬
‫بيان نو التطبيقات املستخدمة في التعامل ما البريد االلكتروني ونو اإلصدار مثل قصدار ‪.V5.5‬‬
‫بيان نو نظا التشغيل املستخد ونو اإلصدار مثل ‪.NTv4.0‬‬
‫بيان نو نظا قدارة الوثائق االلكترونية قذا وجد ‪ RMA-Records Management Application‬ونو اإلصدار‪.‬‬
‫الرقم اإلجمادي لرسائل البريد اإللكتروني‪.‬‬
‫الرقم اإلجمادي للمرفقات امللحقة بالرسائل‪.‬‬
‫قائمة محددة وواضحة بالرسائل‪.‬‬
‫بيان البناء اإلداري الذي أنشأت خالله الرسائل‪.‬‬
‫بيان ترتيب الوثائق أثناء النقل‪.‬‬
‫ال يقبل األرشكيف الرسكائل أو املرفقات التي تكتب بالبرامج التي تتيك قمكانية‬
‫التعديل في نص ك ككوص ك ككها‪ ،‬لذا اش ك ككترط األرش ك ككيف أن تكون الرس ك ككائل ومرفقااها‬
‫مكتوبك ككة ببرنك ككامج ‪ PDF‬والك ككذي ال اس ك ك ك ككمك بتع ك ككديك ككل النص‪ ،‬بخالف برنك ككامج‬
‫مثل‪.Word‬‬
‫ي ب تحديد املرفقات بطريقة منفصلة عن الرسائل وبصورة دقيقة‪.‬‬
‫ي ب عنونة ل رسككائل البريد االلكتروني بحيث تبين ل املسككلمين للرسككالة سككواء النسككخة الكربونية ‪ Cc‬أو النسككخة الصككماء‬
‫‪ ،BCc‬وكذلك تبين املوتو واملرفقات‪ ،‬ووقت ارسال الرسالة وحجم الرسالة‪ ،‬واسم امللف و افة املعلومات املشااهة‪.‬‬
‫على املنظمة التي استخدمت نظا البريد االلكتروني ان تحدد املستخدمين من خالل تحديد اسم املستخد ‪ ،‬عناوينهم‪.‬‬
‫وي ب االنتباه قدى عدد من االعتبارات الهامة عند أرشفة رسائل البريد اإللكتروني )ى‪:‬‬
‫قن نظكا البريكد االلكتروني هو نظكا معلومكات ولي نظكا إلدارة الوثكائق أو نظكا للحف ‪ ،‬فهو ال يقو بوص ك ك ك ككف الس ك ك ك كيكاق‬
‫اإلداري أو يك ك كنك ك كفك ك ككذ الك ك كعك ك كمك ك كلك ك كيك ك ككات الك ك كفك ك كنك ك كيك ك ككة مك ك ككن تك ك كقك ك ككويك ك ككم اس ك ك ك ك ك ك كتك ك كبك ك كعك ك ككاد واس ك ك ك ك ك ك كتك ك ككرجك ك ككا فك ك كهك ك ككو نك ك ككفس ك ك ك ك ك ك ككه يك ك كحك ك كتك ك ككاج‬
‫قدى طريقة ما لتخزين ما عليه من رسائل‪.‬‬

‫‪54‬‬
 ‫دورة األرشفة اإللكترونية‬

‫قن نظكا البريكد االلكتروني ال يتم تص ك ك ك ككميمكه لت ميا وحف كل الوثكائق ذات الص ك ك ك كلكة ما بعض ك ك ك كهكا في كيكان واحكد‪ ،‬وانمكا هو‬
‫مخص ككص إلدارة وحف الرس ككائل ومرفقااها املتعلقة بموت ككو ما فقط‪ ،‬أما الوثائق األخرى التي ال تنش ككأ أو تس ككتلم بواس ككطة‬
‫البريد اإللكتروني فلي لها صلة من قريب أو بعيد بنظا البريد االلكتروني‬
‫قن نظا البريد اإللكتروني ال يتم قتاحة الرسكائل ا خزنة داخله على الدوا ‪ ،‬فقد يكون مشكفر يحتاج الدخول عليه قدى لمة‬
‫سر واسم املستخد ‪ ،‬كما أن هناك حقوق لإلتاحة واالطال ي ب توفرها‪.‬‬
‫ح‬
‫قن أن كظ كم ك ككة ال كب كري ك ككد االل كك كت ككرون ككي ك ككال كب ك ككا ال تس ك ك ك ك كت كخ ك ككد ف ككي ت كخ ككزي ككن ال ككرس ك ك ك ك ك ككائ ك ككل ل كف كت كرات ط ككوي كل ك ككة ن كت كي ك ك ككة ل كل كت كط ككورات‬
‫التي تحد في برامج البريد اإللكتروني أو في املعدات املس ك ككتخدمة‪ ،‬مما اس ك ككبب مش ك ككا ل في التخزين‪ ،‬وعد القدرة على قراءة‬
‫الرسائل نتي ة لتغير األنظمة‪.‬‬

‫‪55‬‬
 ‫دورة األرشفة اإللكترونية‬

‫أمن وسرية املعلومات‬

‫عناصر امن املعلومات‪:‬‬
‫ان ا ك كراو ابك كح ك ككا واس ك ك ك ك ك كتك كراتك كيك ك ك كي ك ككات ووس ك ك ك ك ك ككائ ك ككل أمك ككن املك كعك كلك ككوم ك ككات – س ك ك ك ك ك ككواء مك ككن الك كن ك ككاحك كي ك ككة الك كتك كقك كنك كي ك ككة أو االدائك كي ك ككة ‪-‬‬
‫وكذا هدف التدابير التشريعية في هذا الحقل‪ ،‬تمان توفر العناصر التالية ألية معلومات يراد توفير الحماية الكافية لها‪:‬‬
‫‪ -‬السرية أو املوثوقية‪:‬‬
‫تعني التأكد من ان املعلومات ال تكشف وال يطلا عليها من قبل اشخا ير مخولين بذلك‪.‬‬
‫‪ -‬التكاملية وسالمة ا حتوى‪:‬‬
‫التأكد من ان محتوى املعلومات ككحيك ولم يتم تعديله أو العبث به وبشكككل خا لن يتم تدمير ا حتوى أو تغيره أو العبث به‬
‫في اية مرحلة من مراحل املعالجة أو التبادل سواء في مرحلة التعامل الداخلي ما املعلومات أو عن طريق تدخل ير مشرو ‪.‬‬
‫‪ -‬استمرارية توفر املعلومات أو الخدمة‪:‬‬
‫التأكد من اسك ككتمرار عمل النظا املعلوماتي واسك ككتمرار القدرة على التفاعل ما املعلومات وتقديم الخدمة ملواقا املعلوماتية وان‬
‫مستخد املعلومات لن يتعرو قدى منا استخدامه لها أو دخوله اليها‪.‬‬
‫‪ -‬عد قنكار التصرف املرتبط باملعلومات ممن قا به‪:‬‬
‫ويقصد به تمان عد انكار الشخص الذي قا بتصرف ما متصل باملعلومات أو مواقعها انكار انه هو الذي قا اهذا‬
‫التصرف‪ ،‬بحيث تتوفر قدرة اثبات ان تصرفا ما قد تم من شخص ما في وقت معين‪.‬‬
‫منطلقات خطة حماية املعلومات ‪:‬‬
‫ان ت ك ك ك ك كم ك ككان ع كن ك ككاص ك ك ك ك ككر أمككن امل كع كلككوم ك ككات كل كه ك ككا أو بككعضك ك ك ك كه ك ككا ا كع كت كم ك ككد ع كلككى امل كع كلككوم ك ككات م كح ك ككل ال كح كم ك ككاي ك ككة واس ك ك ك ك كت كخ ك ككدام ك ككااكه ك ككا‬
‫وعلى الخدمات املتصك ككلة اها‪ ،‬فلي ل املعلومات تتطلب السك ككرية وتك ككمان عد االفشك ككاء‪ ،‬ولي ل املعلومات في منشك ككأة واحدة‬
‫بذات االهمية من حيث الوص ك ك ك ككول لها أو ت ك ك ك ككمان عد العبث اها‪ ،‬لهذا تنطلق خطط أمن املعلومات من االجابة عن س ك ك ك ككلس ك ك ك ككلة‬
‫تساسالت متتالية‪:‬‬
‫ما الذي نريد ان نحميه‬
‫واجابة هذا التسك ك ك ككاسل تحدد تصك ك ك ككنيف البيانات واملعلومات من حيث اهمية الحماية‪ ،‬اذ تصك ك ك ككنف املعلومات تبعا لكل حالة على‬
‫حده‪ ،‬من معلومات ال تتطلب الحماية‪ ،‬قدى معلومات تتطلب حماية قصوى‪.‬‬
‫ما )ي ا خاطر التي تتطلب هكذا حماية‬
‫‪ ‬وتكب ك ككدأ عكمكلكي ك ككة تكح ك ككدي ك ككد ا كخ ك ككاطككر بككتصك ك ك ك ككور ك ككل خكطككر ق ك ككد يكمك املكعكلككوم ك ككات مكح ك ككل الكحكم ك ككاي ك ككة أو يكه ك ككدد امكنكه ك ككا‪ ،‬ابكت ك ككداء‬
‫من قطا مص ك ك ك ككدر الكهربكاء عن الكمبيوتر وحتى مخكاطر اختراق النظكا من الخكارج بواحكد أو أكثر من وس ك ك ك ككائكل االختراق عبر‬
‫نك ك كقك ك ككاط الضك ك ك ك ك ك كعك ك ككف‪ ،‬مك ك ككرورا بك ك ك س ك ك ك ك ك ك ككاءة املك ك ككو ك ك كفك ك كيك ك ككن اس ك ك ك ك ك ك كتك ك كخك ك ككدا ك ك كلك ك كمك ك ككات الس ك ك ك ك ك ك ككر الك ك كعك ك ككائك ك ككدة لك ك كهك ك ككم‪ ،‬ويصك ك ك ك ك ك ككار‬
‫ادى تصنيف هذه ا خاطر تمن قوائم تبعا ألساا التصنيف‪.‬‬
‫‪ ‬ف ككتصك ك ك ك ك كن ككف كك كم كخ ك ككاط ككر م ككن ح كي ك ككث مص ك ك ك ك ك ككدره ك ككا وم ككن ح كي ك ككث وس ك ك ك ك ك ككائ ك ككل تك كنك كف كي ك ككذه ك ككا‪ ،‬وم ككن ح كي ك ككث ككرو امل ككتسك ك ك ك ك كب كب كي ككن‬
‫اهككذه ا خككاطر‪ ،‬ومن حيككث أثرهككا على نظككا الحمككايككة وعلى املعلومككات محككل الحمككايككة‪ .‬وهو مككا س ك ك ك ككنقف الحقككا عليككه بش ك ك ك ككككل‬
‫تفصيلي‪ .‬ومتى ما تم االنوهاء من هذا التحديد ي ري االنتقال قدى التساسل التادي‪.‬‬

‫‪56‬‬
 ‫دورة األرشفة اإللكترونية‬

‫كيف يتم توفير الحماية ملا نر ب بحمايته من ا خاطر التي تم تحديدها وسائل الحماية‬
‫‪ ‬وهنككا ت ككد ككل منش ك ك ك ك ككاة و ككل هيئككة طريقوهككا الخككاص ك ك ك ك ككة في توفير األمن من ا خككاطر محككل التحككديككد وبحككدود متطلبككات حمككايككة‬
‫املعلومات ا خص ك ككوص ك ككة التي تم تحديدها وبحدود امكانااها املادية وامليزانية ا خص ك كص ك ككة للحماية‪ ،‬فال تكون قجراءات األمن‬
‫رخوة تعيفة ال تكفل الحماية وباملقابل ال تكون مبالغا اها قدى حد يؤثر على عنصر األداء في النظا محل الحماية‪.‬‬
‫‪ ‬وف ككي ب كي كئ ك ككة امل كع كل ككوم ك ككات‪ ،‬ف كم ككن ال كط كب كي كء ككي م كث ككال ان نضك ك ك ك ككا ع كل ككى ج كه ك ككاز ال كك كم كب كي ككوت ككر الش ك ك ك ك ككخص ك ك ك ك ككي كل كم ك ككة س ك ك ك ك ككر ل كل ككول ككوج‬
‫ادى امللفات الهامة أو حتى للنظا له وان ال نعطي الكلمة الحد‪ ،‬وان نضك ك ككا برنام ا أو أكثر ملقاومة الفيروسك ك ككات اإللكترونية‬
‫ح‬
‫الضارة‪ ،‬ونراعي قجراءات مقبولة في حماية الدخول قدى شبكة اإلنترنت والتأكد من مصدر البريد اإللكتروني مثال‪.‬‬
‫ح‬
‫‪ ‬ف ذا ان الكمبيوتر خا بدائرة أو منش ككاة ويض ككم بيانات هامة ومص ككنف انها س ككرية‪ ،‬ان لزاما زيادة قجراءات األمن‪ ،‬فمثال‬
‫يضك ك ككاف للنظا جدران نارية تحد من دخول اشك ك ككخا من الخارج وتمنا اعتداءات منظمة قد يتعرو لها النظا أو املوقا‬
‫املك ك ك ك ك كعك ك ك ك ك كلك ك ك ك ك ككومك ك ك ك ك ككاتك ك ك ك ك ككي‪ ،‬واذا ك ك ك ك ك ككان الك ك ك ك ك كنك ك ك ك ك كظك ك ك ك ك ككا يك ك ك ك ك كتك ك ك ك ك كبك ك ك ك ك ككادل رسك ك ك ك ك ك ك ك ك ككائك ك ك ك ك ككل قلك ك ك ك ك ككك ك ك ك ك كتك ك ك ك ك ككرونك ك ك ك ك كيك ك ك ك ك ككة يك ك ك ك ك ككخشك ك ك ك ك ك ك ك ك ك ك ك ك ككى‬
‫على بيانااها من االفشاء‪ ،‬تكون تقنيات التشفير مطلوبة بالقدر املناسب‪.‬‬
‫‪ ‬لكن ال يقبل مثال على جهاز كمبيوتر خا ير مرتبط بش ك ك ك ككبكة عامة ان توت ك ك ك ككا أنوا متعددة من الجدران النارية‪ ،‬أو ان‬
‫يوت ككا على أحد مواقا اإلنترنت وس ككائل تعريف متعددة لش ككخص املس ككتخد ‪ ،‬ككلمة الس ككر والبص ككمة اإللكترونية والبص ككمة‬
‫الصك ك ك ككوتية‪ ،‬وان يخضك ك ك ككا نظا املوقا قدى عدد مبالو به من الفلترات والجدران النارية‪ ،‬وتشك ك ك ككفير طويل املدى لكافة البيانات‬
‫املوجودة عليه واملتبادلة عبره‪ ،‬وأيضككا ال يقبل موقا أمني يضككم بيانات سككرية للغاية م رد االقتصككار على لمة سككر للدخول‬
‫للنظا ‪.‬‬
‫‪ ‬بمعنى ان قجراءات الحماية تنطلق من احتياجات الحماية املالءمة‪ ،‬فان زادت عن حدها أمس ككت ذات أثر س ككل ي على األداء‪،‬‬
‫ف ك ك ككأص ك ك ك ك ك ك كب ك ك ككك امل ك ك ككوق ك ك ككا أو ال ك ك كن ك ك كظ ك ك ككا ب ك ك كط ك ك كي ك ك كئ ك ك ككا و ك ك كي ك ك ككر ف ك ك ككاع ك ك ككل ف ك ك ككي أداء م ك ك كه ك ك ككام ك ك ككه ال ك ك كط ك ك كب ك ك كي ك ك كع ك ك كي ك ك ككة‪ ،‬وان ن ك ك ككقصك ك ك ك ك ك ككت‬
‫عن الحد املطلوب‪ ،‬ازدادت نقاط الضعف وأصبك أكثر عرتة لالختراق الداخلي والخارجي‪.‬‬
‫‪ ‬ف ذا فر نا من اختيار وسائل الحماية التقنية واستراتي يااها اإلدارية واالدائية املالئمة‪ ،‬انتقلنا بعدئذ قدى التساسل االخير‪.‬‬
‫ما العمل ان تحقق أي من ا خاطر ر م وسائل الحماية‬
‫‪ ‬واجكابكة هكذا التسك ك ك ك ككاسل هو مكا اعرف بخطط مواجهكة األخطكار عنكد حص ك ك ك ككولهكا‪ ،‬وتتض ك ك ك ككمن مراحكل متتكاليكة‪ ،‬تبكدأ من مرحلكة‬
‫اإلجراءات التقنيكة واالداريكة واالعالميكة والقكانونيكة الالزمكة عنكد حص ك ك ك ككول ذلكك‪ ،‬ومرحلكة قجراءات التحليكل لطبيعيكة ا خكاطر‬
‫التي حصلت وسبب حصولها وكيفية منا حصولها الحقا‪.‬‬
‫‪ ‬واخيرا قجراءات التعكافي والعودة قدى الوت ك ك ك ككا الطبيءي قبكل حص ك ك ك ككول الخطر ما مراعكاة تنفيكذ مكا ا هره التحليكل عن كيفيكة‬
‫حصول ا خاطر وتمان عد حصولها‪.‬‬
‫اذن‪ ،‬وفي الوقت التي تتطلب بعض املعلومات املتصكلة باألمن القومي واألسكرار العسككرية مثال ايالء عنصكري السكرية والتكاملية‬
‫أقصك ك ك ى درجات االهتما ‪ ،‬ن د بالنسك ك ككبة للبنوك انه اتك ك ككافة للعنصك ك ككرين املتقدمين يتعين بالنسك ك ككبة للنظا نفسك ك ككه ايالء عنصك ك ككر‬
‫االسك ك ككتمرارية ذات القدر من االهمية‪ ،‬فان عملت املصك ك ككارف في حقل البنوك اإللكترونية أو الخدمات املصك ك ككرفية اإللكترونية عن‬
‫بعد‪ ،‬ان عنصر عد اإلنكار بنف اهمية بقية العناصر‪.‬‬
‫ون كد ان مواقا اإلنترنكت مثال تتطلكب ايالء عنص ك ك ك ككر االس ك ك ك ككتمراريكة االهتمكا االكبر‪ ،‬في حين ان مواقا الت كارة اإللكترونيكة من بين‬
‫مواقا اإلنترنت تتطلب الحر على توفير عناصك ك ك ككر الحماية االربعة بنف القدر واألهمية اذ تحتاج تك ك ك ككمان السك ك ك ككرية‪ ،‬وتحديدا‬
‫بكالنس ك ك ك كبكة للبيكانكات الخكاص ك ك ك ككة بكالزبكائن كأرقكا بطكاقكات االئتمكان‪ ،‬وتتطلكب التككامليكة والس ك ك ك ككالمكة بكالنس ك ك ك كبكة للبيكانكات املتبكادلكة عبر‬
‫الرسائل اإللكترونية بين الزبون واملوقا‪ ،‬فال يصل أمر الشراء مثال وقد لحقه تغيير أو تحريف ما‪.‬‬

‫‪57‬‬
 ‫دورة األرشفة اإللكترونية‬

‫وتتطلب استمرارية املوقا في تقديم خدماته وقدرة الزبون على الولوج اليه طوال وقت سريان عملية التصفك والشراء بل وفي أي‬
‫وقت يريد للدخول قدى املوقا‪ ،‬وتتطلب ت ككمان عد انكار الزبون ان التص ككرف الذي اجراه على املوقا كطلب الشك كراء قد ص ككدر‬
‫عنه أو انكار املوقا نفسه انه تعاقد ما الزبون في شان ما‪.‬‬
‫ات اه ا خاطر واالعتداءات في بيئة املعلومات ‪:‬‬
‫تطال ا خاطر واالعتداءات في بيئة املعلومات أربعة مواطن أساسية )ي مكونات تقنية املعلومات في احد ت ليااها‪:‬‬

‫األجهــزة‬ ‫‪1‬‬
‫و)ي ككاف ككة املع ككدات واالدوات امل ككادي ككة التي تتكون منه ككا النظم‪ ،‬ككالش ك ك ك ك ككاش ك ك ك ك ككات والط ككابع ككات ومكون ككااه ككا‬
‫الداخلية ووسائط التخزين املادية و يرها‪.‬‬
‫البرامــج‬ ‫‪2‬‬
‫و)ي االوامر املرتبة في نسق معين إلن از االعمال‪ ،‬و)ي اما مستقلة عن النظا أو مخزنة فيه‪.‬‬

‫املعطيـات‬ ‫‪3‬‬
‫انها الد الحي لألنظمة‪ ،‬وما س ككيكون محال لجرائم الكمبيوتر كما س ككيرى‪ ،‬وتش ككمل افة البيانات املدخلة واملعلومات املس ككتخرجة‬
‫عقككب معككالجوهككا‪ ،‬وتمتككد بمعنككاهككا الواس ك ك ك ككا للبرم يككات ا خزنككة داخككل النظم‪ .‬واملعطيككات قككد تكون في طور االدخككال أو االخراج أو‬
‫التخزين أو التبادل بين النظم عبر الشبكات‪ ،‬وقد تخزن داخل النظم أو على وسائط التخزين خارجه‪.‬‬

‫التصـالت‬ ‫‪4‬‬
‫وتشك ككمل شك ككبكات االتصك ككال التي تربط اجهزة التقنية بعضك ككها بعض محليا ونطاقيا ودوليا‪ ،‬وتتيك فرصك ككة اختراق النظم عبرها كما‬
‫انها بذااها محل لالعتداء وموطن من مواطن الخطر الحقيقي‪.‬‬
‫ومحور الخطر‪ ،‬االنسك ك ككان‪ ،‬سك ك ككواء املسك ك ككتخد أو الشك ك ككخص املناط به مها تقنية معينة تتصك ك ككل بالنظا ‪ ،‬ف دراك هذا الشك ك ككخص‬
‫حدود ص ك ككالحياته‪ ،‬وادراكه اليات التعامل ما الخطر‪ ،‬وس ك ككالمة الرقابة على انش ك ككطته في حدود احترا حقوقه القانونية‪ ،‬مس ك ككائل‬
‫رئيسة اعنى اها نظا األمن الشامل‪ ،‬تحديدا في بيئة العمل املرتكزة على نظم الكمبيوتر وقواعد البيانات‬
‫عمليات املعلومات الرئيسية املتصلة بأمن املعلومات ‪:‬‬
‫تك كتك كع ك ككدد عك كمك كلك كي ك ككات الك كتك كع ك ككام ك ككل م ككا املك كعك كل ككوم ك ككات ف ككي بك كيك كئ ك ككة الك كنك كظ ككم وتك كقك كنك كي ك ككات املك كع ك ككالك كج ك ككة واالتص ك ك ك ك ك ككال وتك كب ك ككادل الك كبك كي ك ككان ك ككات‪،‬‬
‫ولكن يمكن بوجه عا تحديد العمليات الرئيسة التالية‪:‬‬

‫تصنيف املعلومات‬ ‫ح‬

‫أوال‬
‫و)ي عملية اسكاسكية لدى بناء أي نظا أو في بيئة أي نشكاط يتعلق باملعلومات وتختلف التصكنيفات حسكب املنشكاة مدار البحث‪،‬‬
‫ف ك ك كم ك ك كث ك ك ككال ق ك ك ككد تص ك ك ك ك ك ك كن ك ك ككف امل ك ك كع ك ك كل ك ك ككوم ك ك ككات قد ك ك ككى م ك ك كع ك ك كل ك ك ككوم ك ك ككات م ك ك كت ك ك ككاح ك ك ككة‪ ،‬وم ك ك ككوث ك ك ككوق ك ك ككة‪ ،‬وس ك ك ك ك ك ك كري ك ك ككة‪ ،‬وس ك ك ك ك ك ك كري ك ك ككة ل ك ك كل ك ك كغ ك ك ككاي ك ك ككة‬
‫أو قد تكون معلومات متاح الوصول اليها واخرى محظور التوصل اليها وهكذا‪.‬‬

‫‪58‬‬
 ‫دورة األرشفة اإللكترونية‬

‫التوثيق‬ ‫ح‬
‫ثانيا‬

‫وتتطلب عمليات املعلومات اس ك ككاس ك ككا اتبا نظا توثيق خطي لتوثيق بناء النظا و افة وس ك ككائل املعالجة والتبادل ومكونااها‪.‬‬
‫وبشكل رئي فان التوثيق الز وتروري لنظا التعريف والتخويل‪ ،‬وتصنيف املعلومات‪ ،‬واالنظمة التطبيقية‪.‬‬
‫وفي قطار األمن‪ ،‬فان التوثيق يتطلب ان تكون اسك ك ككتراتي ية أو سك ك ككياسك ك ككة األمن موثقة ومكتوبة وان تكون قجراءااها ومكونااها‬
‫كاملكة محكل توثيق‪ ،‬ات ك ك ك ككافكة قدى خطط التعكامكل ما ا خكاطر والحواد ‪ ،‬والجهكات املس ك ك ك ككؤولكة‬
‫ومس ك ك ك ككؤوليكااهكا وخطط التعكافي وادارة االزمكات وخطط الطوارئ املرتبطكة بكالنظكا عنكد حكدو‬
‫الخطر‪.‬‬
‫تحديد ا خاطر ونقاط الضعف‪:‬‬
‫ما )ي ا خاطر وثغرات األمن وأنماط االعتداءات التي تواجه تقنية املعلومات‬
‫وهل )ي مخاطر واحدة أ تتباين تبعا لوسائل التقنية واستخدامااها وأ راتها‬
‫قبل ان نقف على قجابة هذه التساسالت من املهم االشارة قدى عدد من الحقائق‪:‬‬
‫‪‬عك كلك كيك كن ك ككا ان ن ك ككدرك ابك كت ك ككداء ان الك ككك كمك كبك كيك ككوتك ككر اآلمك ككن عك كلك ككى نك كحك ككو مك كطك كلك ككق هك ككو فك كقك ككط الك ككك كمك كبك كيك ككوتك ككر ال ك ككذي لك ككم يك ككوص ك ك ك ك ك ككل‬
‫بك كع ك ككد بك ككمص ك ك ك ك ك ككدر الك ككك كهك كرب ك ككاء‪ ،‬وم ك ككا يك كزال داخ ك ككل الصك ك ك ك ك كن ك ككدوق‪ ،‬ولك ككم اسك ك ك ك ك كتك كعك كم ك ككل بك كع ك ككد‪ .‬ومك كتك ككى م ك ككا وتك ك ك ك ك ككا الك ككك كمك كبك كيك ككوتك ككر‬
‫في االستخدا تبدأ ا خاطر‪ ،‬و)ي مخاطر تتراوح بين ا خاطر التقليدية التي يتعرو لها أي مال منقول‪.‬‬
‫‪‬ان الحكديكث عن ا خكاطر والثغرات األمنيكة وأنمكاط االعتكداءات التقنيكة لي توص ك ك ك ككيفكا ألنمكاط جرائم الكمبيوتر واإلنترنكت‪،‬‬
‫الن جريمكة قتالف املعطيكات على س ك ك ك ككبيكل املثكال‪ ،‬تنطوي بكذااهكا على انمكاط متعكددة من ا خكاطر وترتبط بكأنمكاط مختلفكة من‬
‫االعتداءات التقنية ومص ك ككدرها العديد من ثغرات األمن‪ ،‬فالفيروس ك ككات وس ك ككيلة هجو ش ك ككا عة إلتالف املعطيات لكن أيض ك ككا‬
‫يمكن قتالف املعطيات بالعديد من وسك ككائل الاجو ومسك ككمياته ا ختلفة وعن طريق تقنيات مختلفة تحقق هذا الغرو‪ ،‬بل‬
‫يمكن تحقيقه ماديا عن طريق انشطة التدمير املادي‪.‬‬
‫‪‬م ك ككا ك ككل ي ك ككو ج ك ككدي ك ككد‪ ،‬ث ك كم ك ككة ج ك ككدي ك ككد ف ك ككي م ك كي ك ككدان ال ك كث ك كغ ك كرات األم ك كن ك كي ك ككة‪ ،‬ألن ك كن ك ككا ب ك ككبس ك ك ك ك ك ككاط ك ككة وف ك ككي ك ككل ي ك ككو ام ك ككا ج ك ككدي ك ككد‬
‫من التقنيكات والبرم يكات والبروتو والت‪ ،‬وفي كل يو امكا مبرمج يتفتق ذهنكه عن جكديكد في عكالم الكمبيوتر واإلنترنكت‪ ،‬وهو‬
‫اما جديد قي ابي اس ككتخد في رخاء البش ككرية وت ككمن االس ككتخدا اإلي ابي لإلبدا العقلي‪ ،‬أو جديد س ككل ي اس ككتثمر لتحقيق‬
‫ا راو ير مشروعة أو ارتكاب أفعال م رمة أو أفعال يأباها السلوك االخالقي القويم‪.‬‬
‫‪‬ثمة تحديد للمخاطر على توء الوسائل وعلى توء طبيعة املعلومات وعلى توء االستخدا ‪ ،‬وثمة تحديد للثغرات األمنية‬
‫عك ك ك كلك ك ك ككى ت ك ك ك ك ك ك ك ككوء بك ك ك كيك ك ك كئك ك ك ككة وواس ك ك ك ك ك ك ك كطك ك ك ككة الك ك ك كتك ك ك كقك ك ك كنك ك ك كيك ك ك ككة مك ك ك ككدار الك ك ك كبك ك ك كحك ك ك ككث‪ ،‬ل ك ك ك كهك ك ك ككذا فك ك ك ككان الك ك ك كحك ك ك كقك ك ك كيك ك ك كقك ك ك ككة األودك ك ك ككى‪،‬‬
‫انه ال يوجد مؤلف أو باحث أو مرجا يقد قائمة شاملة للمخاطر واالعتداءات وثغرات الحماية‬
‫وعليكه واعتمكادا على الحقكائق واملفكاهيم املتقكدمكة‪ ،‬فكان نظريكات وآليكات تحكديكد قكائمكة ا خكاطر واالعتكداءات تتبكاين تبعكا لنظريكة‬
‫التصك ك ككنيف واس ك ك ككاس ك ك ككه‪ ،‬و)ي نظريات ومعايير مختلفة تختلف تبعا لها قائمة ا خاطر ت ك ك ككيقا واتس ك ك ككاعا وأحيانا تختلف من حيث‬
‫التسميات فقط ما تغطيوها لذات ا خاطر‪.‬‬

‫‪59‬‬
 ‫دورة األرشفة اإللكترونية‬

‫تصنيف الاجمات في توء مناطق ومحل الحماية ‪:‬‬

‫في الحقل التقني‪ ،‬قد نح ي ويتعين ان نح ي البيئة املادية ا حيطة باألجهزة والنظم‪ ،‬وهذا ما‬
‫اعرف بالحماية املادية‪ ،‬وهذه مسوهدفة من أنوا معينة من االعتداءات وا خاطر‪.‬‬
‫ويتعين ان نح ي املنشك ك ككاة من ا خاطر املتصك ك ككلة باملو فين‪ ،‬وبالتادي ثمة اعتداءات تتصك ك ككل بشك ك ككؤون‬
‫املو فين واألش ك ككخا ‪ ،‬وهناك اعتداءات تتص ك ككل باملعطيات ذااها ونظم التوص ك ككل اليها‪ ،‬واخيرا ثمة‬
‫اعتداءات تتعلق بعمليات النظا ذاته‪.‬‬
‫وه ك ككذا ال ككتصك ك ك ك ك كنك كي ككف ال ك ككذي ق ك ككال ب ك ككه قك كط ك ككا ع ككري ككض م ككن الك كخك كبك كراء الك كتك كقك كنك كيك كي ككن أو الك كب ك ككاحك كثك كي ككن ف ككي حك كق ك ككل أم ككن املك كعك كل ككوم ك ككات‪،‬‬
‫ال يمثل تحديدا منضكبطا وان ان تحديدا يتصكف بقدر واسكا من الشكمولية‪ ،‬ومرد ذلك ان االعتداء الواحد قد ي د موتكعه في‬
‫طك ك ك ككائك ك ك كفك ك ك ككة أو أكك ك ك كثك ك ك ككر مك ك ك ككن هك ك ك ككذه الك ك ك كتك ك ك ككقسك ك ك ك ك ك ك كيك ك ك كمك ك ك ككات وبك ك ك ككالك ك ك كعك ك ك كمك ك ك ككو ‪ ،‬تصك ك ك ك ك ك ك كنك ك ك ككف ا ك ك ك كخك ك ك ككاطك ك ك ككر واالعك ك ك كتك ك ك ككداءات وفك ك ك ككق‬
‫هذه الرسيا على النحو التادي‪:‬‬
‫خرق الحماية املادية‪:‬‬ ‫‪1‬‬
‫‪‬التفتيش في مخلفات التقنية‪ :‬ويقصك ككد به قيا املهاجم بالبحث في مخلفات املؤسك كسك ككة من القمامة واملواد املتروكة بحثا عن‬
‫أي ش ك ك ك ك يء اس ك ك ك ككاعده على اختراق النظا ‪ ،‬األوراق املدون عليها لمات الس ك ك ك ككر أو ير ذلك من املواد املكتوبة أو االقرا أو‬
‫املالحظات أو أي أمر استدل منه على اية معلومة تساهم في االختراق‪.‬‬
‫‪‬االلتقاط السككلكي‪ :‬واملقصككود هنا ببسككاطة التوصككل السككلكي املادي ما الشككبكة أو توصككيالت النظا لجهة اسككتراق السككما أو‬
‫سك ك ك ك ك ك ككرق ك ككة واالسك ك ك ك ك ك كت ك كي ك ككالء ع ك كل ك ككى امل ك كع ك كط ك كي ك ككات امل ك كت ك كب ك ككادل ك ككة ع ك كب ك ككر األسك ك ك ك ك ك ككالك‪ ،‬و) ك ككي انشك ك ك ك ك ك كط ك ككة ت ك كت ك ككم بك ك كط ك ككرق سك ك ك ك ك ك كهك ك كل ك ككة‬
‫او معقدة تبعا لنو الشبكة وطرق التوصل املادي‪.‬‬
‫‪‬اس ككتراق األمواج‪ :‬ويتم ذلك باس ككتخدا لواقط تقنية لت ميا املوجات املنبعثة من النظم باختالف أنواعها التقاط موجات‬
‫شاشات الكمبيوتر الضوئية أو التقاط املوجات الصوتية من أجهزة االتصال‪.‬‬
‫‪‬انكك ك ككار أو قلكغ ك ككاء الكخ ك ككدم ك ككة‪ :‬واملككقصك ك ك ك ككود هكن ك ككا االتك ك ك ك كرار امل ك ككادي ب ك ككالكنكظ ك ككا ملكنككا تكق ك ككديككم الكخ ك ككدم ك ككة‪ ،‬ام ك ككا ان ككن ك ككا نكتكح ك ككد‬
‫عن انكار الخدمة مثال على مواقا اإلنترنت فان ذلك يتم عبر تقنيات مختلفة‪ ،‬كض ك ك ك ككخ الرس ك ك ك ككائل البريدية اإللكترونية دفعة‬
‫واحدة لتعطيل النظا ‪.‬‬

‫خرق الحماية املتعلقة باألشخا وشؤون املو فين‪:‬‬ ‫‪2‬‬

‫تعد ا خاطر املتص ك ك ك ككلة باألش ك ك ك ككخا واملو فين‪ ،‬وتحديدا ا خاطر الداخلية منها‪ ،‬واحدة من مناطق االهتما العادي لدى جهات‬
‫أمك ك ك ككن املك ك ك كعك ك ك كلك ك ك ككومك ك ك ككات‪ ،‬اذ ثك ك ك كمك ك ك ككة فك ك ك ككرصك ك ك ك ك ك ك ككة الن يك ك ك كحك ك ك كقك ك ك ككق اشك ك ك ك ك ك ك كخك ك ك ككا مك ك ك ككن الك ك ك ككداخك ك ك ككل مك ك ك ككا ال يك ك ك كمك ك ك ككك ك ك ككن نك ك ك كظك ك ك كريك ك ك ككا‬
‫ان يحققه أحد من الخارج‪ ،‬وتظل أيض ككا مش كككلة ص ككعوبات كش ككف هؤالء قائمة ان لم يكن ثمة نظا أداء وص ككالحيات يتيك ذلك‪،‬‬
‫وب ك ك ك ككال ك ك ك كع ك ك ك كم ك ك ك ككو ث ك ك ك كم ك ك ك ككة مس ك ك ك ك ك ك ك كم ك ك ك كي ك ك ك ككات وط ك ك ك ككوائ ك ك ك ككف ع ك ك ك ككدي ك ك ك ككدة ل ك ك ك كه ك ك ك ككذه ا ك ك ك كخ ك ك ك ككاط ك ك ك ككر ن ك ك ك كت ك ك ك كن ك ك ك ككاول ت ك ك ك ككال ك ك ك كي ك ك ك ككا أب ك ك ك ككرزه ك ك ك ككا ‪،‬‬
‫على ان يكون مكدر كا انهكا تتعلق بكاألخطكار الكداخليكة والخكارجيكة معكا ‪ ،‬وقبكل ان ننتقكل لهكذا البيكان ‪ ،‬ثمكة فكائكدة في تقكديم قكائمكة من‬
‫اهم مواقا اإلنترنت وافضل املعالجات التي تناولت ا خاطر الداخلية‪:‬‬

‫‪60‬‬
 ‫دورة األرشفة اإللكترونية‬

‫‪‬التخفي بانتحال ص ك ك ككالحيات ش ك ك ككخص مفوو‪ :‬واملقصك ك ككود هنا الدخول قدى النظا عبر اس ك ك ككتخدا وس ك ك ككائل التعريف العائدة‬
‫ملس ك ك ك ك ك ك كت ك ك كخك ك ككد م ك ك كخك ك ككول ا ك ك كهك ك ككذا االس ك ك ك ك ك ك كت ك ك كخك ك ككدا ‪ ،‬ك ك ككاالس ك ك ك ك ك ك كت ك ك كغك ك ككالل كك ك ككالمك ك ككه س ك ك ك ك ك ك ككر أحك ك ككد املس ك ك ك ك ك ك كت ك ك كخك ك ككدم ك ك كيك ك ككن واس ك ك ك ك ك ك ككم‬
‫هذا املستخد ‪ ،‬أو عبر استغالل نطاق صالحيات املستخد الشرعي‪.‬‬
‫‪‬الهندس ككة االجتماعية‪ :‬ويص ككنف هذا االس ككلوب ت ككمن الحماية املادية احيانا ويرجا قدى انش ككطة الحص ككول على معلومات تيه‬
‫االقتحا من خالل عالقات اجتماعية وذلك باسكتغالل الشكخص أحد عناصكر النظا – اشكخاصكه – ب يهامه باي أمر يؤدي‬
‫قدى حصول هذا الشخص على لمة مرور أو على اية معلومة تساعد في تحقيق اعتدائه‪.‬‬
‫‪‬االزعاج والتحرش‪ :‬و)ي اهديدات يندرج تحوها أشك ك ك كككال عديدة من االعتداءات واألسك ك ك ككاليب‪ ،‬وي معها توجيه رسك ك ك ككائل االزعاج‬
‫والتحرش وربما الوهديد واالبتزاز أو في احيان كثيرة رسائل املزاح على نحو يحد مضايقة وازعاجا بالغين‪.‬‬
‫‪‬قرصك ككنة البرم يات‪ :‬وقرصك ككنة البرامج تتحقق عن طريق نسك ككخها دون تصك ككريك أو اسك ككتغاللها على نحو مادي دون تخويل اهذا‬
‫االس ك ككتغالل‪ ،‬أو تقليدها ومحا ااها واالنتفا املادي اها على نحو يخل بحقوق املؤلف‪ ،‬وهو نش ك ككاط يندرج في حقيقته ت ك ككمن‬
‫طائفة االعتداءات وا خاطر التي تسوهدف البرم يات عموما‪.‬‬

‫خرق الحماية املتصلة باالتصاالت واملعطيات‪:‬‬ ‫‪3‬‬

‫واملقصود اهذه الطائفة االنشطة التي تسوهدف املعطيات والبرم يات ذااها وتشمل طائفتين‪:‬‬

‫هجمات املعطيات‪:‬‬
‫‪‬النسكخ ير املصكرح به للمعطيات‪ :‬و)ي العملية الشكا عة التي تسكتتبا الدخول ير املصكرح به للنظا ‪ ،‬حيث يمكن االسكتيالء‬
‫عن طريق النسخ على افة أنوا املعطيات‪ ،‬وهنا تشمل البيانات واملعلومات واالوامر والبرم يات و يرها‪.‬‬
‫‪‬تحليل االتصكاالت‪ :‬الفكرة هنا ببسكاطة ان الاجو ينصكب على دراسكة أداء النظا في مرحلة التعامل ومتابعة ما يتم فيه من‬
‫اتص ككاالت وارتباطات بحيث اس ككتفاد منها في تحديد مس ككلكيات املس ككتخدمين وتحديد نقاط الض ككعف ووقت الاجو املناس ككب‬
‫و ير ذلك من مسائل ي معها فكرة الرقابة على حركة النظا بغرو تيسير الاجو عليه‪.‬‬
‫‪‬الك كقك كنك ككوات ا ك كخك كفك كي ك ككة‪ :‬و)ك ككي عك كمك كلك كي ك ككا صك ك ك ك ك ككورة مك ككن صك ك ك ك ك ككور اعك كت ك ككداءات الك كتك كخك كزيك ككن‪ ،‬حك كي ك ككث يك كخك كفك ككي املك كقك كتك كحك ككم مك كعك كطك كي ك ككات‬
‫أو برم يات أو معلومات مس ك ك ك ككتودى عليها أرقا بطاقات ائتمان في موت ك ك ك ككا معين من النظا ‪ ،‬وتتعدد ا راو االخفاء‪ ،‬فقد‬
‫تكون تمهيدا لاجو الحق أو تغطية اقتحا سابق أو م رد تخزين ملعطيات ير مشروعة‪.‬‬

‫هجمات البرمجيات‪:‬‬
‫‪‬املص ك ك ك ك ك ككائ ك ككد أو األبككواب الكخكلكفكي ك ككة‪ :‬األبككواب الكخكلكفكي ك ككة ثكغككرة أو مكنكف ك ككذ فككي بكرن ك ككامككج يكتكيككك لكلكمكخكتككرق الككوص ك ك ك ك ككول مككن خككالل ك ككه‬
‫قدى النظا ‪ ،‬انه ببساطة مدخل مفتوح تماما الباب الخلفي للميزل الذي ينفذ منه السارق‪.‬‬
‫‪‬الس ككرقة أو اختالا املعلومة أو االس ككتخدا اللحظي س ككرقة أو اختطاف الجلس ككات ‪ :‬ولي املقص ككود هنا انش ككطة االس ككتيالء‬
‫على البيانات عبر واحد أو أكثر من االسك ككاليب التقنية املتقدمة أو الالحقة‪ ،‬انما املقصك ككود ان اسك ككتغل الشك ككخص اسك ككتخداما‬
‫مشروعا من قبل يره لنظا ما‪.‬‬

‫‪61‬‬
 ‫دورة األرشفة اإللكترونية‬

‫‪‬الاجمات عبر التالعب بنقل املعطيات عبر قنفاق النقل‪ :‬قنفاق النقل في االص ك ككل طريقة تقنية مش ك ككروعة لنقل املعطيات عبر‬
‫الشبكات ير املتوافقة‪ ،‬لكنها تصبك طريقة اعتداء عندما تستخد حز املعطيات املشروعة لنقل معطيات ير مشروعة‪.‬‬
‫‪‬الاجمات الوقتية‪ :‬و)ي هجمات تتم بطرق تقنية معقدة للوص ك ك ك ككول ير املص ك ك ك ككرح به قدى البرامج أو املعطيات‪ ،‬وتقو جميعها‬
‫على فكرة اسكتغالل وقت تنفيذ الاجمة متزامنا ما فواصكل الوقت التي تفصكل العمليات املرتبة في النظا ‪ ،‬وتضكم في نطاقها‬
‫العديد من االس ككاليب التقنية لتنفيذ الاجو ‪ ،‬منها قس ككاءة اس ككتغالل االوت ككا أو االنماط العادية لألداء والكيفية في النظا‬
‫‪ Race conditions‬والاجمات ير املتزامنة أو ير املتوافقة املتصلة باستغالل ترتيب تنفيذ العمليات االعتيادية‪.‬‬
‫ح‬
‫‪‬البرم يات الخبيثة‪ :‬الفايروس ك ككات وحص ك ككان طروادة والدودة اإللكترونية والس ك ككالمي والقنابل املنطقية الجاما املش ك ككترك بين‬
‫هذه البرم يات انها برم يات ت ككارة تس ككتغل للتدمير س ككواء تدمير النظا أو البرم يات أو املعطيات أو امللفات أو الو ائف‬
‫أو تستثمر للقيا بمها ير مشروعة ن از احتيال أو ش في النظا ‪.‬‬

‫الاجمات وا خاطر املتصلة بعمليات الحماية‪:‬‬ ‫‪4‬‬

‫واذا مكا اردنكا ان نوص ك ك ك ككف ا خكاطر املتص ك ك ك كلكة بعمليكات الحمكايكة ذااهكا ربمكا نكون في الحقيقكة امكا كافكة أنوا ا خكاطر والاجمكات‬
‫واالعتداءات ‪ ،‬لكن من زاوية تقنية ت ككيقة‪ ،‬اش ككار قدى خمس ككة أنوا من االس ككاليب ت ككمن هذه الطائفة‪ ،‬بعض ككها يتص ككل بالاجمات‬
‫التي تس ك ككوهدف نظا أو اس ك ككتراتي ية الدخول ‪ ،‬بعض ك ككها اس ك ككوهدف نظا ادخال ومعالجة والبيانات‪ ،‬وبعض ك ككها يص ك ككنف كفعل اودي‬
‫لتحقيق عمليات الدخول ير املصك ك ككرح به قدى مختلف أنوا الش ك ك ككبكات‪ ،‬وس ك ك ككنش ك ك ككير ب ي از قدى هذه االس ك ك ككاليب واالعتداءات ‪ ،‬ما‬
‫قيضككاح ملسككميات أخرى من االنشككطة واألسككاليب واالعتداءات تتصككل باختراق الشككبكات تحديدا وبيان الهم نقاط الضككعف وفقا‬
‫ملا توصلت اليه ادلة أمن املعلومات املتخصصة جراء الدراسات البحثية‪:‬‬
‫‪‬ال كع كب ك ككث ال كغ ككش ب ك ككال كب كي ك ككان ك ككات‪ :‬ويس ك ك ك ك كو كه ك ككدف ه ك ككذا ال كا كج ككو أو االع كت ك ككداء ت كغ كي كي ككر ال كب كي ك ككان ك ككات أو انش ك ك ك ك ك ككاء ب كي ك ككان ك ككات وه كم كي ك ككة‬
‫في مراحل االدخال أو االسك ك ككتخراج‪ ،‬ويتم في الحقيقة بعش ك ك كرات االنماط واألس ك ك ككاليب التقنية‪ ،‬جامعها املسك ك ككاح بأمن وحماية‬
‫مرحلة ادخال البيانات أو استخراجها‬
‫‪‬خ ككدا بروتو ول اإلنترن ككت التخفي ب ككاس ك ك ك ككتغالل بروتو والت النق ككل‪ :‬الحقيق ككة ان اص ك ك ك ككطالح ‪ Spoofing‬ال اعني التخفي‪ ،‬فهو‬
‫اص ك ك ك ككطالح يتعلق بكالغش والخكدا وااليهكا والتقليكد وا حكا كاة والس ك ك ك ككخريكة‪ ،‬لكن اس ك ك ك ككتخكدامكه الش ك ك ك ككا ا االن يتعلق باجمكات‬
‫فايروسات اإلنترنت‪ ،‬والفكرة هنا قريبة من فكرة التخفي‪.‬‬
‫‪‬تشك ككمم لمات السك ككر جمعها والتقاطها ‪ :‬واذا انت انشك ككطة االعتداء التي تتم باسك ككتعمال لمات السك ككر انت تتم البا فيما‬
‫س ك ككبق عن طريق تخمين لمات الس ك ككر مس ك ككتفيدة من ت ك ككعف الكلمات عموما وش ك ككيو اختيار االفراد لكلمات س ك ككهلة تتص ك ككل‬
‫بمحيطهم االسكري أو محيط العمل أو حيااهم الشكخصكية‪ ،‬فان الجديد اسكتخدا برم يات يمكنها تشكمم أو التقاط لمات‬
‫السر خالل ت والها في جزء من الشبكة أو أحد عناصرها ومراقبوها ومتابعوها لحركة االتصال على الشبكة‪.‬‬
‫‪‬املسك ككح والنسك ككخ‪ :‬وهو اسك ككلوب اسك ككتخد فيه برنامج املاسك ككح‪ ware dialer -‬أو ‪demon dialer processes‬الذي هو برنامج‬
‫احتماالت يقو على فكرة تغيير التركيب أو تبديل احتماالت املعلومة‪ ،‬ويسك ك ككتخد تحديدا بشك ك ككأن احتماالت لمة السك ك ككر أو‬
‫رقم هاتف املوديم أو نحو ذلك‪.‬‬
‫‪‬هجومات اسككتغالل املزايا اإلتككافية‪ :‬الفكرة هنا تتصككل بواحد من اهم اسككتراتي يات الحماية‪ ،‬فاألصككل ان مسككتخد النظا‬
‫– تحديدا داخل املؤسسة – محدد له نطاق االستخدا ونطاق الصالحيات بالنسبة للنظا ‪.‬‬

‫‪62‬‬
 ‫دورة األرشفة اإللكترونية‬

‫تصنيف ا خاطر تبعا ملوتا املعلومة من النظا وتبعا للواسطة التقنية‪:‬‬

‫ان امل كع كلككوم ك ككات ت كت كعككرو ل كل كع ك ككدي ك ككد مككن ا كخ ك ككاطككر فككي م كراح ك ككل ال كج كمككا وامل كع ك ككال كج ك ككة واالس ك ك ك ك كتككرج ك ككا – س ك ك ك ك ككواء ق كراءة أو ط كب ك ككاع ك ككة‬
‫او تيزيال – وفي مرحل ككة النق ككل والتب ككادل وفي مرحل ككة التخزين‪ ،‬وه ككذه ا خ ككاطر تختلف تبع ككا له ككذه العملي ككات ذااه ككا‪ ،‬اذ لك ككل مرحل ككة‬
‫مخاطرها ووسككائل حمايوها الخاصككة‪ .‬وبشكككل عا فان ا لب قوائم تصككنيف ا خاطر تعتمد معيار موتككا املعلومات من النظا ‪،‬‬
‫ومن ذلك مثال قائمة منظمة الشككرطة العاملية‪/‬االنتربول التي نعرتككها تاليا والتي تقو – من تككمن معياريها ‪ -‬على تبويب ا خاطر‬
‫تبعا ملوتا املعلومة أوال حيث تصنف قدى ثالثة طوائف‪:‬‬
‫‪‬طكائفكة ا خكاطر التي تتعرو لهكا املعلومكات في مرحلكة خلق واس ك ك ك ككترجكا وتعكديكل والغكاء املعلومكات‪ ،‬وجكامعهكا وجود املعلومكات‬
‫داخل النظا ‪.‬‬
‫‪READ/CREATE/MODIFY/DELETE refers to information (data and software) inside the computer system‬‬
‫‪‬طائفة ا خاطر التي تتعرو لها املعلومات في مرحلة النقل‪ ،‬أي التبادل بين أنظمة الكمبيوتر‪.‬‬
‫‪TRANSPORT refers to information (data and software) transported via a network or on media ‬‬
‫‪‬طائفة ا خاطر التي تتعرو لها املعلومات في مرحلة التخزين على وسائط خارج النظا ‪.‬‬
‫‪STORE refers to information (data and software) when it is stored on computer media and taken out of the ‬‬
‫‪computer system. (I.e. back-up tapes/diskettes).‬‬
‫كمككا ان ا خككاطر تختلف تبعككا لواس ك ك ك كطككة تقنيككة املعلومككات مككدار البحككث‪ ،‬فليسك ك ك ك ككت مخككاطر الش ك ك ك ككبكككات والككدخول عبرهككا قدى نظم‬
‫الكمبيوتر ‪ ،‬كمخككاطر الكمبيوترات ير املرتبطككة بككالش ك ك ك ككبكككة‪ ،‬ومخككاطر االنترانككت أو االكس ك ك ك ككترانككت تختلف عن مخككاطر اإلنترنككت‪،‬‬
‫وحماية الكمبيوتر الشخص ي يختلف عن حماية السيرفرات العمالقة التي تدير شبكة معلومات وتتحكم اها ‪.‬‬
‫تصنيف ا خاطر واألساليب التقنية في االعتداء تبعا لشيو اساليب الاجو وتقنياته وا راو الاجو وقيمة‬
‫املعلومات ‪:‬‬

‫‪‬ي كم كك ككن ان نص ك ك ك ك ككف ال كع ك ككدي ك ككد م ككن ق ككوائ ككم تص ك ك ك ك كن كي ككف ا كخ ك ككاط ككر واالع كت ك ككداءات ب ك ككان كه ك ككا ال ت كع كت كم ك ككد م كع كي ك ككارا م ككنض ك ك ك ك كب كط ك ككا‪،‬‬
‫بل تتعدد فيها معايير التقس ك ك ككيم‪ ،‬وت ك ك ككمنها تختلف اوص ك ك ككاف االس ك ك ككاليب وا خاطر وطبيعوها بل واألش ك ك ككخا الذين يرتكبون‬
‫االع ك ك كتك ك ككداء ت ك ك كب ك ك كع ك ك ككا ل ك ك ككدرج ك ك ككة ش ك ك ك ك ك ك كي ك ك ككو أن ك ك ككوا االع ك ك كتك ك ككداءات واس ك ك ك ك ك ك ككال ك ك كي ك ك كب ك ك كه ك ك ككا‪ ،‬وه ك ك ككو م ك ك ككا قك ك ككد ي ك ك كت ك ك ككأث ك ك ككر ب ك ك ككال ك ك ككوق ك ك ككت‬
‫ال ك ككذي تك ككري فكي ك ككه املكع ك ككالكج ك ككة‪ ،‬ف ك ككالكع ك ككا ‪ 2000‬ش ك ك ك ك كه ك ككد مككن بكيككن الكاكجكم ك ككات اتس ك ك ك ك ك ككاع ك ككا ككبكيكرا لكاكجكم ك ككات انكك ك ككار الكخ ك ككدم ك ككة‬
‫التي اسوهدفت مواقا اإلنترنت وشهد هجمات فايروسات عاملية‪.‬‬
‫‪‬وقكد تص ك ك ك ككنف االعتكداءات وا خكاطر تبعكا للكدور املنكاط بكاملعلومكات موت ك ك ك ككو االعتكداء أو الحمكايكة فقواعكد معلومكات املواقا‬
‫العسكرية مسوهدفة من جهات عديدة‪ ،‬اما جهات احترافية لغايات الت س وكشف املعلومات‪ ،‬قد تكون دوال أو منظمات‬
‫أو افراد‪ ،‬أو جهكات اختراق تس ك ك ك ككءى للتحكدي واثبكات القكدرات وهكذه االخيرة قكد تتوز بين را بين بكالتحكدي تتوفر لكديهم نوايكا‬
‫حاقدة وس ككيئة ت علهم يقدمون على انش ككطة قتالف وتدمير وقد ال تعدو أكثر من هجمات ال تس ككوهدف اال االختراق ذاته دون‬
‫م رد التفكير ب لحاق الضرر‪ ،‬وباملقابل‪.‬‬
‫‪‬فان اختراقات نظم كمبيوتر البنوك واملؤسك كسك ككات املالية عادة ما تتم من قبل محترفي االجرا التقني بقصك ككد االسك ككتيالء على‬
‫األموال وتحقيق مكسب مادي‪ ،‬اما مواقا اإلنترنت ف نها في الغالب عرتة‬

‫‪63‬‬
 ‫دورة األرشفة اإللكترونية‬

‫امكا لاجمككات انكككار الخككدمكة‪ ،‬و كالبككا مكا تكون من جهككات منككافسك ك ك ك ككة أو مو فين اس ك ك ك ككعون لالنتقككا من رب العمككل أو عرتك ك ك ك ككة‬
‫لاجمات كشكف الهوية وسكرقة أرقا بطاقات االئتمان أو أرقا التعريف و لمات السكر في قطار عمل تحضكيري لجرائم مالية‬
‫أكبر وأكثر خطورة‪.‬‬
‫‪‬وتصك ك ك ك كنكف ا كخ ك ككاطكر فكي مكواقكا ال ك ككدراس ك ك ك ك ك ككات قدكى قكوائكم تكرص ك ك ك ك ك ككد حكرك ك ككة ا كخ ك ككاطكر الش ك ك ك ك ك ككا كع ك ككة وتض ك ك ك ككم ع ك ككادة قكوائكم تكبكيكن‬
‫في الوقت ا حدد أكثر ا خاطر انتشارا في بيئة الكمبيوتر واإلنترنت‪.‬‬
‫ما)ي وسائل االمن التقنية‪:‬‬

‫نطاق معالجة وسائل األمن‬

‫في هذه املعالجة ومنطلقاته‬

‫ان مكا نتحكد عنكه هنكا لي تحكديكدا ملنت كات األمن التي ال يمر يو دون وجود منتج جكديكد‪ ،‬وال يمر يو أيضك ك ك ك ككا دون قعكادة‬
‫تقييم لوسك ك ك ك ككائكل األمن‪ ،‬و)ي وسك ك ك ك ككائكل ومنت كات تتوز بين الوسك ك ك ك ككائكل املكاديكة للحمكايكة وبرم يكات وحلول الحمكايكة‪ ،‬ونظريكات‬
‫وبروتو والت الحماية‪.‬‬
‫وال نبالو ان قلنا ان سك ككوق وسك ككائل األمن أصك ككبك يتقد في عدد منت اته على سك ككوق االجهزة ذااها والحلول‪ ،‬الن ل منتج و ل‬
‫برنامج جديد يتطلب قدرا معينا من وسائل الحماية الفنية‪.‬‬
‫ك كم ك ككا ان ه ك ككذا ال ك ككدل كي ك ككل ال ي كق كي ككم وس ك ك ك ك ك ككائ ك ككل األم ككن ال كق ك ككائ كم ك ككة‪ ،‬ف كي كت كح ك ككد م كث ككال ع ككن م ك ككدى ف كع ك ككال كي ك ككة ال كج ك ككدران ال كن ك ككاري ك ككة‬
‫أو م ك ككدى م كق ك ككدرة الش ك ك ك ك كب كك ك ككات ال كخ ك ككاص ك ك ك ك ك ككة االف كت كرات ك ك ك ك كي ك ككة ع كل ككى ت ككوف كي ككر األم ككن وال كث كق ك ككة‪ ،‬ان كم ك ككا ا كع ككرو ف كق ككط ل ككلش ك ك ك ك ك ككا ككا‬
‫من طوائف وس ك ك ك ك ككائ ككل أمن املعلوم ككات بوج ككه ع ككا والتي تن ككدرج في نط ككاق ككل ط ككائف ككة منه ككا آالف الوس ك ك ك ك ككائ ككل التي تتب ككاين تبع ككا‬
‫لالحتياجات وتبعا لطبيعة محل الحماية‪.‬‬
‫ولهذا‪ ،‬وعند الحديث عن اية وسائل‪ ،‬ثمة منطلق رئي ‪ ،‬وثمة ادلة تفصيلية‪:‬‬

‫املنطلككق ‪ -‬لكل وسائله‪ ،‬والخطا في االستنساخ وا فال االحتياج الحقيقي الخطأ في ا فال الحماية‪.‬‬ ‫‪1‬‬

‫الكخكط ك ككأ الس ك ك ك ك ك ككائ ك ككد يكككمككن فككي االعكتكق ك ككاد ان نكظككم الكككمكبكيككوتككر والشك ك ك ك كبكك ك ككات تككتش ك ك ك ك ك ككاب ك ككه مككن حكي ك ككث احكتكي ك ككاج ك ككااكه ك ككا األمكنكي ك ككة‪،‬‬
‫اذ حتى في نطكاق الطكائفكة الواحكدة من أنظمكة الكمبيوتر التي تس ك ك ك ككتخكد نف برم يكات التش ك ك ك ككغيكل أو تعتمكد نف وس ك ك ك ككائل‬
‫التشككبيك وحلول الشككبكات وت هيزااها‪ ،‬فان اختالفا في متطلبات الحماية ملا يزل قائما ومرد لك التباين بين طبيعة العمليات‬
‫التي يقو اها النظا والتباين بين طبيعة املعطيات نفس ككها‪ ،‬والتباين بين وس ككائل االس ككتخدا واملس ككتخدمين‪ ،‬واخيرا‪ ،‬التباين‬
‫في درجة التوازن املطلوبة ما بين قجراءات األمن واداء وفعالية النظا نفسه‪.‬‬
‫ان بناء وس ككائل أمن فاعلة يتطلب االنطالق من احتياجات املؤس كس ككة الخاص ككة وا راو األمن‬
‫فيها‪ ،‬ويقو على قدراك االحتياجات الداخلية فما نحميه يختلف عما يحميه يرنا‪ ،‬ومصك ك ك ككادر‬
‫الخطر التي تواجه مؤس كس ككة مالية مثال تختلف عن ا خاطر التي تواجه مؤس كس ككة عس كككرية أو‬
‫تواجه نظا كمبيوتر مستخد فرد‪.‬‬
‫واحتيكاجات حمكاية جهكاز الكمبيوتر وبرم يكاته واملعطيكات ا خزنة فيكه يتخلف عن احتيكاجات‬
‫حماية شبكة داخلية أو حماية االرتباط بشبكة عاملية‪.‬‬

‫‪64‬‬
 ‫دورة األرشفة اإللكترونية‬

‫ولهككذا فككان تقنيككات الحمككايككة مرتبطككة بعككامككل االحتيككاجككات الخككاصك ك ك ك ككة املعتمككدة على تقككدير قككائم على ر ككائز وحقككائق س ك ك ك ككليمككة‪،‬‬
‫وي ك ك كع ك ك كت ك ك كم ك ك ككد أيض ك ك ك ك ك ك ككا ع ك ك كل ك ك ككى ال ك ك كت ك ك ككوازن ب ك ك كي ك ك ككن م ك ك كت ك ك كط ك ك كل ك ك كب ك ك ككات ال ك ك كح ك ك كم ك ك ككاي ك ك ككة وس ك ك ك ك ك ك ككرع ك ك ككة األداء‪ ،‬وال ك ك كت ك ك ككوازن أيض ك ك ك ك ك ك ككا‬
‫بين متطلبات الحماية وامليزانية املرصودة لتو يف وسائل األمن‪.‬‬
‫ومنطق اس ك ككتخدا تقنيات قحدى الش ك ككر ات جرد انها عاملية أو مميزة‪ ،‬منطق ال يتفق ما اس ك ككتراتي ية األمن ذاته‪ ،‬وال نبالو‬
‫ان ق ك ك كل ك ك كن ك ك ككا ان م ك ك كئ ك ك ككات امل ك ك ككؤس ك ك ك ك كس ك ك ك ك ك ك ككات – وت ك ك كحك ك ككدي ك ك ككا امل ك ك ككال ك ك كيك ك ككة – اس ك ك ك ك ك ك كت ك ك كخ ك ك ككدمك ك ككت حك ك ككزم ك ك ككا م ك ك ككن ال ك ك كت ك ك كق ك ك كن ك ك كي ك ك ككات‬
‫في ت ك ككمنها مثال جدران نارية وبرم يات تش ك ككفير ‪ -‬انت فاعلة في حاالت أخرى ‪ -‬لم تكن لتحل مش ك كككالاها األمنية‪ ،‬وفي الوقت‬
‫ذاته قذا تمكنت من حلها ف نها أحدثت اثرا سلبيا على كفاءة األداء وفعالية النظا ‪.‬‬

‫االدلة التقنية ‪ -‬لكل طائفة من وسائل األمن مؤسسااها وادلوها التقنية وثمة تخصصية متنامية في نطاق ل وسيلة‬ ‫‪1‬‬
‫منها‪.‬‬
‫ان سك ك ككوق الوسك ك ككائل التقنية في مرحلة ما ان م رد منت ات وخدمات مضك ك ككافة قدى طائفة منت ات وخدمات شك ك ككر ات تقنية‬
‫امل ك ك كع ك ك كل ك ك ككوم ك ك ككات ا ك ك كخ ك ك كت ك ك كل ك ك كف ك ك ككة و ك ك ككال ك ك كب ك ك ككا م ك ك ككا ت ك ك كك ك ك ككون وس ك ك ك ك ك ك ككائ ك ك ككل ف ك ك ككي خ ك ك ككدم ك ك ككة ب ك ك كق ك ك كي ك ك ككة م ك ك كن ك ك كت ك ك ك ك ك ككاا ك ك كه ك ك ككا وخ ك ك ككدم ك ك ككاا ك ك كه ك ك ككا‬
‫وما ان ش ك ككر ات تقنيات املعلومات ملا تزل في البيوها تخص ك ككص وحدات من بين وحدات نش ك ككاطها لوس ك ككائل األمن فان س ك ككوق‬
‫تقنية املعلومات انتقل قدى التخصصية‪.‬‬
‫فنش ك ك ك ككأت ش ك ك ك ككر ات عمالقة تعمكل في حقكل أمن املعلومات‪ ،‬وس ك ك ك ككائلكه وحلوله‪ ،‬وات هكت الدراس ك ك ك ككات البحثيكة واالس ك ك ك ككتراتي ية‬
‫والعلمية وحتى القانونية قدى التعامل ما وسائل األمن على استقالل‪.‬‬
‫فثمة ادلة ودراس ك ك ككات ش ك ك ككاملة في ميدان الفايروس ك ك ككات ووس ك ك ككائل مكافحوها وثمة مثلها في ميدان التش ك ك ككفير وحلوله‪ ،‬واخرى في‬
‫ميدان وسائل التعريف والتحكم في الدخول قدى النظا ‪ ،‬وهكذا‪.‬‬
‫وسائل األمن الشا عة‪:‬‬
‫وس ك ك ك ك ك ككائ ك ككل أمك ككن املك كعك كلك ككوم ك ككات )ك ككي مك ك ك كمك ككوع ك ككة مك ككن اآللك كي ك ككات واإلجك كراءات واالدوات واملك كنك كتك ك ك ككات الك كتك ككي تس ك ك ك ك ك كتك كخ ك ككد لك كلك ككوق ك ككاي ك ككة‬
‫من أو تقليل ا خاطر والوهديدات التي تتعرو لها الكمبيوترات والشبكات وبالعمو نظم املعلومات وقواعدها‪.‬‬
‫ف ك ككان وس ك ك ك ك ك ككائ ك ككل األمن متع ك ككددة من حي ك ككث الطبيع ك ككة والغرو‪ ،‬لكن يمكنن ك ككا بش ك ك ك كك ك ككل أس ك ك ك ك ك ككاس ك ك ك ك ي تص ك ك ك ككنيف ه ك ككذه الوس ك ك ك ك ك ككائ ك ككل‬
‫في توء رو الحماية قدى الطوائف التالية‪:‬‬
‫‪ ‬م ك كم ككوع ك ككة وس ك ك ك ك ك ككائ ك ككل األم ككن امل كت كع كل كق ك ككة ب ك ككال كت كع كري ككف بش ك ك ك ك كخ ككص املس ك ك ك ك كت كخ ك ككد وم ككوث ككوق كي ك ككة االس ك ك ك ك كت كخ ك ككدا ومش ك ك ك ك ككروع كي كت ك ككه‪،‬‬
‫و)ي الوسك ككائل التي اهدف قدى تك ككمان اسك ككتخدا النظا أو الشك ككبكة من قبل الشك ككخص ا خول اهذا االسك ككتخدا ‪ ،‬وتضك ككم هذه‬
‫الطائفة لمات السك ك ك ككر بأنواعها‪ ،‬والبطاقات الذكية املسك ك ك ككتخدمة للتعريف‪ ،‬ووسك ك ك ككائل التعريف البيولوجية التي تعتمد على‬
‫سككمات معينة في شككخص املسككتخد متصككلة ببنائه البيولوجي ‪ ،‬ومختلف أنوا املنت ات التي تزود لمات سككر آنية أو وقتية‬
‫متغيرة الكترونيا ‪ ،‬واملفاتيك املشفرة ‪ ،‬بل تضم هذه الطائفة ما اعرف باألقفال اإللكترونية التي تحدد مناطق النفاذ‪.‬‬
‫‪ ‬م ك كم ككوع ك ككة ال ككوس ك ك ك ك ك ككائ ك ككل امل كت كع كل كق ك ككة ب ك ككال كت كح كك ككم ب ك ككال ك ككدخ ككول وال كن كف ك ككاذ قد ككى الش ك ك ك ك كب كك ك ككة ‪ Access control‬و) ككي ال كت ككي تس ك ك ك ك ك ككاع ك ككد‬
‫في التأكد من ان الش ككبكة ومص ككادرها قد اس ككتخدمت بطريقة مش ككروعة‪ ،‬وتش ككمل من بين ما تش ككمل الوس ككائل التي تعتمد على‬
‫تحديد حقوق املس ك ك ككتخدمين‪ ،‬أو قوائم اش ك ك ككخا املس ك ك ككتخدمين أنفس ك ك ككهم‪ ،‬أو تحديد املزايا االس ك ك ككتخدامية أو ير ذلك من‬
‫اإلجراءات واالدوات والوسائل التي تتيك التحكم بمشروعية استخدا الشبكة ابتداءا‪.‬‬
‫‪ ‬م موعة الوسك ك ككائل التي اهدف قدى منا افشك ك ككاء املعلومات لغير ا خولين بذلك واهدف قدى تحقيق سك ك ككرية املعلومات‪ ،‬وتشك ك ككمل‬
‫هذه الوسائل من بين ما تشمل تقنيات تشفير املعطيات وامللفات‪ ،‬واجراءات حماية نسخ الحف االحتياطي‪ ،‬والحماية‬

‫‪65‬‬
 ‫دورة األرشفة اإللكترونية‬

‫املك ككادة لألجهزة ومكونك ككات الش ك ك ك ككبكك ككات ‪ physical protection of physical LAN medium and devices‬واس ك ك ك ككتخك ككدا الفلترات‬
‫واملوجهات‪.‬‬
‫‪ ‬م موعكة الوسك ك ك ك ككائكل الهكادفكة لحمكايكة التككامليكة س ك ك ك ككالمكة ا حتوى و)ي الوسك ك ك ك ككائكل املنكاط اهكا ت ك ك ك كمكان عكد تعكديكل محتوى‬
‫املعطيات من قبل جهة ير مخولة بذلك‪ ،‬وتش ككمل من بين ما تش ككمل تقنيات الترميز والتواقيا اإللكترونية وبرم يات تحري‬
‫الفايروسات و يرها‪.‬‬
‫‪ ‬م موعة الوس ككائل املتعلقة بمنا االنكار انكار التص ككرفات الص ككادرة عن الش ككخص ‪ ،‬واهدف هذه الوس ككائل قدى ت ككمان عد‬
‫قدرة ش ك ككخص املس ك ككتخد من انكار انه هو الذي قا بالتص ك ككرف‪ ،‬و)ي وس ك ككائل ذات اهمية بالغة في بيئة االعمال اإللكترونية‬
‫وال ك ك ك ك كت ك ك ك ك كع ك ك ك ك ككاق ك ك ك ك ككدات ع ك ك ك ك كل ك ك ك ك ككى ال ك ك ك ك كخ ك ك ك ك ككط‪ ،‬وت ك ك ك ك كرت ك ك ك ك كك ك ك ك ك ككز ه ك ك ك ك ككذه ال ك ك ك ك ككوس ك ك ك ك ك ك ك ك ككائ ك ك ك ك ككل ف ك ك ك ك ككي ال ك ك ك ك ككوق ك ك ك ك ككت ال ك ك ك ك كح ك ك ك ك ككات ك ك ك ك ك ك ك ك ككر‬
‫على تقنيات التوقيا اإللكتروني وشهادات التوثيق الصادرة عن طرف ثالث‪.‬‬
‫‪ ‬وس ككائل مراقبة االس ككتخدا وتتبا س ككجالت النفاذ أو األداء االس ككتخدا ‪ ،‬و)ي التقنيات التي تس ككتخد ملراقبة العاملين على‬
‫النظا لتحديد الشكخص الذي قا بالعمل املعين في وقت معين‪ ،‬وتشكمل افة أنوا البرم يات والسكجالت اإللكترونية التي‬
‫تحدد االستخدا ‪.‬‬
‫ايضاح موجز حول أكثر وسائل االمن شيوعا في بيئة نظم املعلومات‪:‬‬

‫برم يات كشف ومقاومة‬

‫الفيروسات تعد االكثر انتشارا وتعد من بين وسائل األمن املعروفة للعمو ‪ ،‬اال انها حجم تطبيق‬ ‫الفايروسات‬ ‫بالر م من ان تقنيات مضادات‬
‫هذه التقنيات واس ك ككتراتي يات وخطة التعامل معها تكش ك ككف عن ثغرات كبيرة وعن أخطاء في فهم دور هذه املض ك ككادات‪ ،‬وبالعمو‬
‫ثمة خمسكة آليات اسكاسكية لكيفية تحري هذه املضكادات للفيروسكات التي تصكيب النظا ‪ ،‬كما ثمة قواعد اسكاسكية تحقق فعالية‬
‫ه ك ك ك ك ك ك ك ك ك ككذه ال ك ك ك ك ك ك ك ك ك ككوس ك ك ك ك ك ك ك ك ك ك ك ك ك ككائ ك ك ك ك ك ك ك ك ك ككل وال ك ك ك ك ك ك ك ك ك كت ك ك ك ك ك ك ك ك ك ككي ت ك ك ك ك ك ك ك ك ك كع ك ك ك ك ك ك ك ك ك كت ك ك ك ك ك ك ك ك ك كم ك ك ك ك ك ك ك ك ك ككد ف ك ك ك ك ك ك ك ك ك ككي ح ك ك ك ك ك ك ك ك ك كق ك ك ك ك ك ك ك ك ك كي ك ك ك ك ك ك ك ك ك كق ك ك ك ك ك ك ك ك ك كو ك ك ك ك ك ك ك ك ك كه ك ك ك ك ك ك ك ك ك ككا‬
‫على املوازنة ما بين ترورات هذه التقنيات لحماية النظا وما قد يؤثره االستخدا الخاطئ لها على األداء وفعالية النظا ‪.‬‬

‫الجدران النارية والشبكات االفتراتية الخاصة‬

‫‪ ‬تكطكورت الكج ك ككدران الكن ك ككاري ك ككة بش ك ك ك كك ك ككل مكتس ك ك ك ك ك ككار مكن ك ككذ نش ك ك ك ك ك ككأاكه ك ككا حكيكن ك ككان ك ككت تكقكو بكتص ك ك ك كفكي ك ككة حكرك ك ككة الكبكي ك ككان ك ككات اعكتكم ك ككادا‬
‫على قوانين ومعامالت بسيطة‪.‬‬
‫‪ ‬أما برم يات الجدران النارية الحديثة‪ ،‬ور م انها ال تزال تقو باسك ك ك ككتخدا اسك ك ك ككلوب فلترة وتصك ك ك ككفية البيانات الواردة‪ ،‬ف نها‬
‫تقو بعمل ما هو أكثر بكثير مثل انش ك ككاء الش ك ككبكات االفترات ك ككية الخاص ك ككة‪ ،‬رقابة محتوى البيانات الوقاية من الفيروس ك ككات‪،‬‬
‫وحتى ادارة نوعية الخدمة‪.‬‬
‫‪ ‬وهذه الخدمات جميعها تعتمد على ميزة اس ك ككاس ك ككية و)ي ان الجدران النارية تقا على طرف الش ك ككبكة‪ ،‬وخالل العقد املاض ك ك ي‪،‬‬
‫ك ك ككان ك ك ككت الك ك ك كج ك ك ككدران الك ك ك كن ك ك ككاري ك ك ككة ب ك ك ككبسك ك ك ك ك ك ك ككاط ك ك ككة‪ ،‬مك ك ك ك ك ك ككرد أدوات بسك ك ك ك ك ك ك كيك ك ك كط ك ك ككة تك ك ك كعك ك ك كم ك ك ككل كك ك ك كمك ك ك كنك ك ك كف ك ك ككذ ل ك ك ككإلنك ك ك كتك ك ك كرن ك ك ككت ‪-‬‬
‫أو بكلمات أخرى كحراا على طرف الشبكة ‪ -‬تقو بتنظيم حركة البيانات وحفا على أمن الشبكة‪.‬‬
‫‪ ‬وقد هرت اول الجدران النارية للش ك ككبكات في عا ‪ 1980‬و انت عبارة عن موجهات تس ك ككتخد في تقس ك ككيم هذه الش ك ككبكات قدى‬
‫ش ك ك ك ك ك ك كب ك ك كك ك ك ككات م ك ك كح ك ك كل ك ك كي ك ك ككة ‪ LAN‬ص ك ك ك ك ك ك كغ ك ك كي ك ك ككرة‪ .‬و ك ك ككان ك ك ككت م ك ك كث ك ك ككل ه ك ك ككذه ال ك ك كج ك ك ككدران ال ك ك كن ك ك ككاري ك ك ككة ت ك ك ككوت ك ك ك ك ك ك ككا ف ك ك ككي م ك ك ككواق ك ك كع ك ك كه ك ك ككا‬
‫هذه للحد من انتشار املشا ل التي يواجهها جزء من الشبكة قدى األجزاء األخرى‪.‬‬

‫‪66‬‬
 ‫دورة األرشفة اإللكترونية‬

‫‪ ‬وقكد تم اس ك ك ك ككتخكدا اول الجكدران النكاريكة لتحقيق األمن في أوائكل التس ك ك ك ككعينكات‪ ،‬و كانكت عبكارة عن موجهكات لبروتو ول ‪ IP‬ما‬
‫قوانين فلترة كانكت تبكدوا كالتكادي‪ :‬اس ك ك ك ككمك لفالن بكالكدخول والنفكاذ قدى امللف التكادي‪ .‬أو امنا فالن او برنكام كا من الكدخول من‬
‫املنطقة او املناطق التالية‪.‬‬
‫‪ ‬وقد انت هذه الجدران النارية فعالة‪ ،‬ولكنها محدودة‪ .‬حيث ان من الصك ككعب في العادة قتقان وتك ككا قوانين فلترة البيانات‪،‬‬
‫ومن الصعب في بعض االحيان تحديد اجزاء التطبيقات املراد منعها من النفاذ قدى الشبكة‪.‬‬
‫‪ ‬وفي احيان أخرى انت عناصك ككر الشك ككبكة‪ ،‬مثل املو فين العاملين تك ككمنها‪ ،‬تتغير‪ ،‬مما ان اسك ككتدعي تغيير القوانين‪ ،‬ولذلك‪،‬‬
‫ان الجيل التادي من الجدران النارية أكثر قدرة وأكثر مرونة للتعديل‪.‬‬
‫‪ ‬والكج ك ككدران الكن ك ككاري ك ككة ك ككان ك ككت تككوت ك ك ك ك ككا عكلككى م ك ككا اكعككرف ب ك ككاملس ك ك ك ك ككتضك ك ك ك كيكف ك ككات الككحصك ك ك ك كيكن ك ككة ‪ Bastion Host‬واول ج ك ككدار ن ك ككاري‬
‫من هذا النو ‪ ،‬اسك ك ككتخد الفالتر وبوابات التطبيقات البرم يات الوسك ك ككيطة ‪ (Proxy‬ان من شك ك ككركة دي يتال ا ويبمنت‪،‬‬
‫و كان اعتمكد على الجكدار النكاري من ش ك ك ك ككرككة ‪ Dec‬حيكث ان مختبرات الش ك ك ك ككبككات التكابعكة لش ك ك ك ككرككة ‪) Dec‬ي التي وت ك ك ك كعكت اول‬
‫الجدران النارية التي انت وها الشركة‪.‬‬
‫وفي يونيو ‪ 1991‬طرحت شركة ‪ Dec‬في االسواق اول الجدران النارية وخالل الشهور التي تلت ذلك‪ ،‬ابتكر شخص يدعى‬
‫مار وا رانو في شركة دي يتال البرم يات الوسيطة ‪ Proxies‬وأعاد كتابة جزء من الكود الخا بالجدران النارية‪ ،‬ليتم‬
‫بعد ذلك طرح منتج ‪ Dec seal‬والذي ان يتكون في اول االمر من نظا خارجي يدعى بحارا البوابة ‪ ،Gatekeeper‬وهو‬

‫‪67‬‬
 ‫دورة األرشفة اإللكترونية‬

‫انشاء قاعدة بيانات جديدة‬

‫التعرف على صفحة الشرو في استخدا ‪: Microsoft office access‬‬
‫عند بدء تش ك ككغيل ‪ Access‬للمرة األودى أو عند ق الق قاعدة بيانات بدون ق الق ‪ ،Access‬تظهر طريقة عرو ‪Microsoft Office‬‬
‫‪.Backstage‬‬
‫تعكد طريقكة عرو ‪ Backstage‬نقطكة بكدايكة يمكن من خاللهكا بكدء قنشك ك ك ك ككاء قكاعكدة بيكانكات جكديكدة‪ ،‬وفتك قكاعكدة بيكانكات موجودة‪،‬‬
‫وعك ك ك ككرو ا ك ك ك كح ك ك ك كتك ك ك ككوى امل ك ك ك كم ك ك ك كيك ك ك ككز مك ك ك ككن — ‪Office.com‬أي ش ك ك ك ك ك ك ك ك ك ككيء ي ك ك ك كم ك ك ك ككك ك ك ككن اس ك ك ك ك ك ك ك كت ك ك ك كخك ك ك ككدا ‪ Access‬ل ك ك ك كل ك ك ك كق ك ك ك كيك ك ك ككا‬
‫ح‬
‫به في ملف قاعدة بيانات أو خارج قاعدة بيانات بدال من القيا به داخلها‪.‬‬

‫إنشاء قاعدة بيانات‬

‫ح‬
‫عنككد فتك ‪ ،Access‬تظهر عالمككة التبويككب جككديككدة في طريقككة عرو‪ Backstage.‬توفر عالمككة التبويككب جككديككدة طرقككا متعككددة يمكن‬
‫من خاللها قنشاء قاعدة بيانات جديدة‪:‬‬
‫ح‬ ‫ح‬
‫قكاعكدة بيكانكات فكار كة‪ :‬يمكنكك قنشك ك ك ك ككاء قكاعكدة بيكانكات من البكدايكة قذا أردت ذلكك‪ .‬اعكد هكذا خيكارا جيكدا قذا كانكت لكديكك‬
‫ح‬
‫مك ك كتك ك كطك ك كلك ك كبك ك ككات تصك ك ك ك ك ك كمك ك كيك ك ككم مك ك كحك ك ككددة جك ك ككدا أو قذا ك ك ككان لك ك ككديك ك ككك بك ك كيك ك ككانك ك ككات مك ك ككوجك ك ككودة تك ك كحك ك كتك ك ككاج قدك ك ككى احك ك كتك ك ككوا ك ك كهك ك ككا‬
‫أو تضمينها‪.‬‬
‫ح‬ ‫ح‬
‫قالب مثبت ما‪ :Access‬من األفض ك ككل اس ك ككتخدا قالب قذا كنت تنش ك ك مش ك ككروعا جديدا وتريد أن تكون عملية اإلنش ك ككاء‬
‫سهلة‪ .‬تتوفر ما ‪ Access‬عدة قوالب مضمنة بشكل افتراض ي‪.‬‬
‫ق ك ككال ك ككب م ك ككن ‪ :Office.com‬قد ك ككى ج ك ككان ك ككب ال ك كق ك ككوال ك ككب ال ك كت ك ككي ت ك كت ك ككوف ك ككر م ك ككا ‪ ،Access‬ي ك كم ك كك ك كن ك ككك ال ك كع ك كث ك ككور ع ك كل ك ككى ال ك كع ك ككدي ك ككد‬
‫من القوالككب األخرى املتوفرة في ‪Office.com.‬ولن تكون في حككاجككة قدى فتك مس ك ك ك ككتعرو حيككث تتوفر القوالككب من خالل‬
‫عالمة التبويب الجديدة‪.‬‬

‫اإلتافة قدى قاعدة بيانات‬

‫يمكنك قتافة حقول أو جداول أو أجزاء تطبيقات فور بدء العمل في قحدى قواعد البيانات‪.‬‬
‫أجزاء التطبيقات )ي ميزة تتيك لك قمكانية اسك ك ك ككتخدا عناصك ك ك ككر مرتبطة متعددة لقاعدة بيانات في الوقت ذاته كما لو انوا‬
‫ح‬ ‫ح‬
‫ع ك ك ككنص ك ك ك ك ك ك كرا واح ك ك ككدا‪ .‬ع ك ك كل ك ك ككى س ك ك ك ك ك ك كب ك ك كي ك ك ككل امل ك ك كث ك ك ككال‪ ،‬ق ك ك ككد ي ك ك كت ك ك كك ك ك ككون ج ك ك ككزء ت ك ك كط ك ك كب ك ك كي ك ك ككق م ك ك ككن ج ك ك ككدول ون ك ك كم ك ك ككوذج ق ك ك ككائك ك ككم‬
‫على الجدول‪ .‬يمكنك قتافة الجدول والنموذج في الوقت ذاته باستخدا جزء التطبيق‪.‬‬
‫ككم ك ككا يكمكككن ك ككك قنش ك ك ك ك ك ككاء االسك ك ك ك كتكعككالم ك ككات والكنكم ك ككاذج والكتكق ك ككاريككر ووح ك ككدات امل ك ككاكككرو ‪ -‬جكمكيككا عكن ك ككاصك ك ك ك ككر ق ك ككاع ك ككدة الكبكي ك ككان ك ككات‬
‫التي اعتدت استخدامها في العمل‪.‬‬
‫انشاء قاعدة بيانات باستخدا قالب‪:‬‬
‫ي كت ككوف ككر ‪ Access‬ب كم ك كم ككوع ك ككة م كت كن ككوع ك ككة م ككن ال كق ككوال ك ككب ال كت ككي ي كم كك ككن اس ك ك ك ك كت كخ ك ككدام كه ك ككا ك كم ك ككا ) ككي أو ب ك ككاع كت كب ك ككاره ك ككا ن كق كط ك ككة ب ك ككداي ك ككة‪.‬‬
‫اعد القالب قاعدة بيانات جاهزة لالسكتخدا تتضكمن جميا الجداول واالسكتعالمات والنماذج ووحدات املاكرو والتقارير الالزمة‬
‫لتنفيذ مهمة محددة‪.‬‬
‫على س ك ككبيل املثال‪ :‬هناك قوالب يمكن اس ك ككتخدامها لتعقب املش ك ككا ل أو إلدارة جهات االتص ك ككال أو لتس ك ككجيل املص ك ككروفات وتحتوي‬
‫بعض القوالب على بضا نماذج سجالت للمساعدة على توتيك كيفية استخدامها‪.‬‬

‫‪68‬‬
 ‫دورة األرشفة اإللكترونية‬

‫قذا تناسب أحد هذه القوالب ما احتياجاتك‪ ،‬فسيكون استخدامه هو الطريقة األسر لبدء استخدا قحدى قواعد البيانات‪.‬‬
‫قذا كك كن ك ككت تك كري ك ككد اس ك ك ك ك ك كتك كيك كراد بك كي ك ككان ك ككات مك ككوجك ككودة فك ككي بك كرن ك ككامك ككج آخك ككر قدك ككى ‪ ،Access‬فك كمك ككن األفض ك ك ك ك ك ككل قنش ك ك ك ك ك ككاء ق ك ككاع ك ككدة بك كي ك ككان ك ككات‬
‫ب ك ككدون اس ك ك ك ك كت كخ ك ككدا ق ك ككال ك ككب‪ .‬ت ككتضك ك ك ك كم ككن ال كق ككوال ك ككب ب كن كي ك ككة ب كي ك ككان ك ككات وق ك ككد ي كت كط كل ك ككب ت كع ك ككدي ك ككل ال كب كي ك ككان ك ككات امل ككوج ككودة ح كت ككى ت كت ككوافككق‬
‫ح ح‬
‫ما بنية القالب عمال كبيرا‪:‬‬
‫قذا كانكت قحكدى قواعكد البيكانكات مفتوحكة لكديكك‪ ،‬ففي عالمكة التبويكب ملف‪ ،‬انقر فوق ق الق‪ .‬س ك ك ك ككيتم عرو عالمكة التبويب‬
‫جديدة في طريقة عرو‪.Backstage‬‬
‫تتوفر م موعات متعددة من القوالب في عالمة التبويب جديدة‪ ،‬ويتض ك ككمن ‪ Access‬بعض ك ككها‪ .‬يمكنك تيزيل قوالب قت ك ككافية‬
‫من ‪.Office.com.‬‬
‫حدد القالب الذي تريد استخدامه‪.‬‬
‫يقترح ‪ Access‬اس ك ك ك ككم ملف لقكاعكدة البيكانكات في املربا اس ك ك ك ككم امللف يمكنكك تغيير اس ك ك ك ككم امللف‪ ،‬قذا أردت ذلكك‪ .‬لحف قكاعكدة‬
‫ح‬
‫البيانات في م لد يختلف عن ذلك الظاهر أدنى مربا اس ككم امللف‪ ،‬انقر فوق ص ككورة الزر واس ككتعرو وص ككوال قدى ا جلد الذي‬
‫تريد الحف فيه‪ ،‬بعد ذلك انقر فوق موافق‪ .‬وبشكل اختياري‪ ،‬يمكنك قنشاء قاعدة البيانات وربطها بموقا ‪.SharePoint‬‬
‫انقر فوق قنشاء‬
‫يتم قنشك ك ككاء قاعدة بيانات من القالب الذي تم اختياره في ‪ Access‬ثم يتم فتحها‪ .‬وبالنسك ك ككبة للقوالب املتعددة‪ ،‬سك ك ككيتم عرو‬
‫نموذج يمكن بكدء قدخكال البيكانكات فيكه‪ .‬قذا كان القكالكب يحتوي على نموذج بيكانكات‪ ،‬يمكنكك حكذف كل س ك ك ك كجكل بكالنقر فوق‬
‫محدد السجل املربا أو الشريط املظلل يمين السجل ‪ ،‬وبعد ذلك قم بما يلي‪:‬‬
‫في عالمة التبويب الشريط الرئيك ي‪ ،‬في ا جموعة سجالت‪ ،‬انقر فوق حذف‪.‬‬
‫ح‬
‫لبدء قدخال البيانات‪ ،‬انقر في الخلية األودى الفار ة في النموذج وابدأ بالكتابة‪ .‬اس ككتخد جزء التنقل لالس ككتعراو بحثا عن‬
‫التقارير أو النماذج األخرى التي قد تر ب في اسك ككتخدامها‪ .‬تتضك ككمن بعض القوالب نموذج تنقل يتيك لك قمكانية التنقل بين‬
‫عناصر قاعدة البيانات ا ختلفة‪.‬‬
‫انشاء قاعدة بيانات بدون استخدا قالب‪:‬‬
‫قذا كنت ال تريد اسك ك ككتخدا قالب‪ ،‬يمكنك قنشك ك ككاء قاعدة بيانات عن طريق قنشك ك ككاء الجداول والنماذج والتقارير وعناصك ك ككر قاعدة‬
‫البيانات األخرى الخاصة بك‪ .‬في أ لب األحيان‪ ،‬اشمل ذلك اإلجراءين التاليين أو أحدهما‪:‬‬
‫‪‬قدخال البيانات أو لصك ك ك ككقها أو اسك ك ك ككتيرادها قدى الجدول الذي تم قنشك ك ك ككاسه عند قنشك ك ك ككاء قاعدة بيانات جديدة‪ ،‬وتكرار العملية‬
‫داخل الجداول الجديدة التي يتم قنشاسها باستخدا األمر جدول في عالمة التبويب قنشاء‪.‬‬
‫‪‬استيراد بيانات من مصادر أخرى وانشاء جداول جديدة في العملية‪.‬‬
‫انشاء قاعدة بيانات فار ة‪:‬‬
‫في عالمة التبويب ملف‪ ،‬انقر فوق جديد‪ ،‬ثم انقر فوق قاعدة بيانات فار ة‪.‬‬
‫ح‬
‫اكتب اس ككم ملف في املربا اس ككم امللف‪ .‬لتغيير موقا امللف آلخر ير االفتراض ك ي‪ ،‬انقر فوق اس ككتعراو بحثا عن موقا لوت ككا‬
‫ح‬
‫البيانات صورة الزر ب انب املربا اسم امللف ‪ ،‬ثم استعرو وصوال قدى املوقا الجديد وانقر فوق موافق‪.‬‬
‫انقر فوق قنشاء‪.‬‬
‫يك ك كتك ك ككم قنشك ك ك ك ك ك ككاء قك ك ككاعك ك ككدة الك ك كبك ك كيك ك ككانك ك ككات فك ك ككي ‪ Access‬بك ك ككاسك ك ك ك ك ك كتك ك كخك ك ككدا جك ك ككدول فك ك ككارغ بك ك ككاسك ك ك ك ك ك ككم "جك ك ككدول ‪ "1‬يك ك كتك ك ككم فك ك كتك ك كحك ك ككه‬
‫بعد ذلك في طريقة عرو "ورقة البيانات"‪ .‬يتم وتا املؤشر في الخلية الفار ة األودى في العمود انقر لإلتافة‪.‬‬

‫‪69‬‬
 ‫دورة األرشفة اإللكترونية‬

‫إلت ك ك ك ك ك ككاف ك ككة بي ك ككان ك ككات‪ ،‬اب ك ككدأ الكت ك ككاب ك ككة أو الص ك ك ك ككق بي ك ككان ك ككات من مصك ك ك ك ك ككدر آخر‪ ،‬كم ك ككا هو موض ك ك ك ككح في املقطا نس ك ك ك ككخ بي ك ككان ك ككات‬
‫من مصدر آخر قدى جدول في ‪.Access‬‬
‫تم تصك ك ك ككميم أسك ك ك ككلوب قدخال البيانات في طريقة عرو "ورقة البيانات" بحيث يماثل العمل في ورقة عمل ‪Excel.‬يتم قنشك ك ك ككاء بنية‬
‫الجكدول أثنكاء قدخكال البيكانكات‪ .‬عنكد قت ك ك ك ككافكة عمود جكديكد قدى ورقكة البيكانكات‪ ،‬يتم تحكديكد حقكل جكديكد في الجكدول‪ .‬بعكد ذلكك‪ ،‬يتم‬
‫تلقائيا تعيين نو لكل حقل بيانات في ‪ Access‬ح‬ ‫ح‬
‫بناء على البيانات التي يتم قدخالها‪.‬‬
‫قذا ك ك كن ك ككت ال ت ك كري ك ككد قدخ ك ككال ب ك كي ك ككان ك ككات ف ك ككي "ج ك ككدول ‪ "1‬ف ك ككي ال ك ككوق ك ككت ال ك كح ك ككاد ك ككي‪ ،‬ف ك ككان ك كق ك ككر ف ك ككوق ق ك ككالق ‪ .‬ف ك ككي ح ك ككال ع ك كم ك ككل‬
‫أي تغييرات على الجككدول‪ ،‬س ك ك ك ككيطككالبككك ‪ Access‬بحف التغييرات‪ .‬انقر فوق نعم لحف التغييرات‪ ،‬وانقر فوق ال لت ككاهلهككا‪ ،‬أو‬
‫ح‬
‫انقر فوق قلغاء األمر لترك الجدول مفتوحا‪.‬‬
‫قتافة جدول ‪:‬‬
‫يكمكككن ك ككك قت ك ك ك ك ك ككاف ك ككة ج ك ككداول ج ك ككدي ك ككدة قدككى ق ك ككاع ك ككدة بكي ك ككان ك ككات مككوجككودة ب ك ككاسك ك ك ك كتكخ ك ككدا األوامككر املككوجككودة فككي ا كجكمككوع ك ككة ج ك ككداول‬
‫في عالمة التبويب قنشاء‪.‬‬

‫قنش ك ك ك ك ككاء ج ككدول‪ ،‬ب ككدءا من طريق ككه عرو ورق ككه البي ككان ككات في طريق ككه عرو ورق ككه البي ككان ككات‪ ،‬يمكن ككك قدخ ككال البي ككان ككات على الفور‬
‫والس ككماح ل ‪ Access‬ب نش ككاء بنيه الجدول خلف املش ككاهد‪ .‬يتم تعيين أس ككماء الحقول رقميا ‪ 1Field‬و‪ 2Field‬وما قدى ذلك ‪ ،‬ويقو‬
‫‪ Access‬ت ك ك ك ك ك ك كل ك ك ك ك ك ك كق ك ك ك ك ك ك ككائ ك ك ك ك ك ك كي ك ك ك ك ك ك ككا ب ك ك ك ك ك ك كت ك ك ك ك ك ك كع ك ك ك ك ك ك كي ك ك ك ك ك ك كي ك ك ك ك ك ك ككن ن ك ك ك ك ك ك ككو ب ك ك ك ك ك ك كي ك ك ك ك ك ك ككان ك ك ك ك ك ك ككات ك ك ك ك ك ك ككل ح ك ك ك ك ك ك كق ك ك ك ك ك ك ككل اس ك ك ك ك ك ك ك ك ك ك كت ك ك ك ك ك ك كن ك ك ك ك ك ك ككادا‬
‫قدى البيانات التي تقو ب دخالها‪.‬‬
‫في عالمة التبويب قنشاء‪ ،‬في ا جموعة جداول‪ ،‬انقر فوق جدول‪.‬‬
‫يتم قنشاء الجدول في ‪ Access‬ويتم تحديد الخلية األودى الفار ة في العمود انقر لإلتافة‪.‬‬ ‫‪1‬‬

‫في عالمة التبويب حقول‪ ،‬في ا جموعة قت ككافة وحذف‪ ،‬انقر فوق نو الحقل الذي تريد قت ككافته‪ .‬قذا لم‬
‫‪.‬‬ ‫يظهر النو الذي تريده‪ ،‬فانقر فوق مزيد من الحقول‬ ‫‪2‬‬

‫ي ك كت ك ككم ع ك ككرو ق ك ككائك ك كم ك ككة ب ك ككأن ك ككوا الك ك كحك ك كق ك ككول الشك ك ك ك ك ك ككا ك ككا اسك ك ك ك ك كتك ك كخ ك ككدامك ك كه ك ككا ف ك ككي ‪Access.‬ان ك كق ك ككر ف ك ككوق ن ك ككو الك ك كحك ك كق ك ككل‬
‫الذي تريده‪ ،‬وستتم قتافة الحقل الجديد في ‪ Access‬قدى ورقة البيانات عند نقطة اإلدراج‪.‬‬ ‫‪3‬‬
‫يمكنك نقل الحقل عن طريق سك ككحبه‪ .‬عند س ك ككحب أحد الحقول في ورقة بيانات‪ ،‬يظهر شك ككريط قدراج عمودي في املكان‬
‫الذي سيتم وتا الحقل فيه‪.‬‬

‫‪70‬‬
 ‫دورة األرشفة اإللكترونية‬

‫إلت ك ك ك ك ك ككاف ك ككة ب ك كي ك ككان ك ككات‪ ،‬اب ك ككدأ الك ك كك ك كت ك ككاب ك ككة ف ك ككي أول خك ك كل ك كي ك ككة ف ك ككار ك ككة أو الص ك ك ك ك ك ككق ب ك كي ك ككان ك ككات م ك ككن مص ك ك ك ك ككدر آخ ك ككر‪،‬‬
‫كما هو موضح في املقطا نسخ بيانات من مصدر آخر قدى جدول في ‪.Access‬‬
‫‪4‬‬

‫ح‬ ‫ح‬
‫إلعادة تسمية عمود حقل ‪ ،‬انقر نقرا مزدوجا فوقرأا العمود‪ ،‬ثم اكتب االسم الجديد‪.‬‬
‫ي ب توفير اسم ذي معنى لكل حقل حتى تتمكن من معرفة ما )ي محتوياته عندما يتم عرته في الجزء قائمة الحقول‪.‬‬
‫‪5‬‬

‫ح‬
‫لنقل عمود‪ ،‬انقر فوقرأسك ك ك ككه لتحديده ثم اس ك ك ككحبه قدى املوقا الذي تريده‪ .‬يمكنك أيضك ك ك ككا تحديد عدة أعمدة‬
‫قريبة ثم س ككحبها قدى موقا جديد في وقت واحد‪ .‬لتحديد عدة أعمدة قريبة‪ ،‬انقر فوقرأا العمود األول وبعد‬ ‫‪6‬‬
‫ذلك‪ ،‬أثناء الضغط باستمرار على املفتاح ‪ ،SHIFT‬انقر فوقرأا العمود األخير‪.‬‬
‫ح‬ ‫ح‬
‫قنشك ك ككاء جدول‪ ،‬بدءا من عرو "التصك ك ككميم" في طريقة عرو "التصك ك ككميم"‪ ،‬ي ب عليك أوال قنشك ك ككاء بنية الجدول‪ .‬بعد ذلك‪ ،‬قم‬
‫بالتبديل قدى طريقة عرو "ورقة البيانات" إلدخال البيانات أو يمكنك قدخال البيانات باس ك ككتخدا أس ك ككلوب آخر مثل اللص ك ككق أو‬
‫االستيراد‪.‬‬
‫في عالمة التبويب قنشاء‪ ،‬في ا جموعة جداول‪ ،‬انقر فوق تصميم جدول‪.‬‬
‫ح‬
‫اكتب اسما لكل حقل في الجدول في العمود اسم الحقل‪ ،‬ثم حدد نو بيانات من القائمة أنوا البيانات‪.‬‬
‫ي ك ك كم ك ك ككك ك كنك ك ككك كك ك كتك ك ككابك ك ككة وص ك ك ك ك ك ك ككف ل ك ك ككك ك ككل حك ك كقك ك ككل فك ك ككي ال ك ك كع ك ك كمك ك ككود الك ك ككوص ك ك ك ك ك ك ككف قذا أردت ذلك ك ككك‪ .‬يك ك كتك ك ككم عك ك ككرو الك ك ككوص ك ك ك ك ك ك ككف‬
‫ب كع ك ككد ذل ك ككك ف ككي ش ك ك ك ك كري ككط امل كع كل ككوم ك ككات ع كن ك ككدم ك ككا ي كك ككون امل ككؤش ك ك ك ك ككر ف ككي ذل ك ككك ال كح كق ك ككل ف ككي ط كري كق ك ككة ع ككرو "ورق ك ككة ال كب كي ك ككان ك ككات"‪.‬‬
‫ح‬
‫ي كت ككم اس ك ك ك ك كت كخ ك ككدا ال ككوص ك ك ك ك ككف أيض ك ك ك ك ك ككا ب ك ككاع كت كب ك ككاره ن ككص ش ك ك ك ك كري ككط امل كع كل ككوم ك ككات ألي ع كن ك ككاص ك ك ك ك ككر ت كح كك ككم ف ككي أح ك ككد ال كن كم ك ككاذج‬
‫أو التقارير التي يتم قنش ك ك ككاسها عن طريق س ك ك ككحب الحقل من الجزء قائمة الحقول‪ ،‬وأي عناص ك ك ككر تحكم يتم قنش ك ك ككاسها لذلك‬
‫الحقل عند استخدا "معالح النماذج" أو "معالح التقارير"‪.‬‬
‫وبعد قتافة جميا الحقول‪ ،‬احف الجدول‪:‬‬
‫في عالمة التبويب ملف‪ ،‬انقر فوق حف ‪.‬‬
‫ي كم كك كن ك ككك ب ك ككدء ك كت ك ككاب ك ككة ال كب كي ك ككان ك ككات ف ككي ال كج ك ككدول ف ككي أي وق ك ككت ب ك ككال كت كب ك ككدي ك ككل قد ككى ط كري كق ك ككة ع ككرو "ورق ك ككة ال كب كي ك ككان ك ككات" وال كن كق ككر‬
‫ح‬
‫في الخلية الفار ة األودى‪ .‬يمكنك أيضكا لصكق بيانات من مصكدر آخر‪ ،‬كما هو موضكح في املقطا نسكخ بيانات من مصكدر آخر‬
‫قدى جدول في ‪Access.‬‬
‫تعيين خص ككائص الحقل في عرو "التص ككميم" بغض النظر عن كيفية قنش ككاء الجدول‪ ،‬من املس ككتحس ككن تعيين خص ككائص الحقل‬
‫وفحصكها‪ .‬وفي الوقت الذي تتوفر فيه بعض الخصكائص في طريقة عرو "ورقة البيانات"‪ ،‬هناك بعض الخصكائص التي ال يمكن‬
‫تعيينها سوى في عرو "التصميم"‪.‬‬
‫للتبديل قدى عرو "التص ككميم"‪ ،‬انقر بزر املاوا األيمن فوق الجدول داخل "جزء التنقل" ثم انقر فوق عرو التص ككميم‪ .‬لعرو‬
‫خص ككائص أحد الحقول‪ ،‬انقر فوق الحقل في ش ككبكة التص ككميم‪ .‬يتم عرو الخص ككائص أدنى ش ككبكة التص ككميم‪ ،‬ت ككمن خص ككائص‬
‫الحقل‪.‬‬
‫لعرو وصكف خاصكية ل حقل‪ ،‬انقر فوق الخاصكية واقرأ الوصكف املوجود في املربا ب انب قائمة الخصكائص تكمن خصكائص‬
‫ح‬
‫الحقل‪ .‬يمكنك الحصول على معلومات أكثر تفصيال بالنقر فوق الزر "تعليمات"‪.‬‬
‫يصف الجدول التادي بعض خصائص الحقل التي يتم تبطها بشكل شا ا‪.‬‬

‫‪71‬‬
 ‫دورة األرشفة اإللكترونية‬

‫الوصف‬ ‫الخاصية‬
‫بالنس ك ك ك ككبة لحقول النص‪ ،‬تقو هذه الخاص ك ك ك ككية بتعيين الحد األقص ك ك ك ك ى لعدد األحرف التي يمكن تخزينها في‬
‫ح‬
‫الحقل‪ .‬الحد األقص ك ك ى املس ك ككموح به هو ‪ 255‬حرفا‪ .‬وبالنس ك ككبة لحقول األرقا ‪ ،‬تقو هذه الخاص ك ككية بتعيين‬
‫نو الرقم الذي س ك ككيتم تخزينه عدد ك ككحيك طويل‪ ،‬مزدوج وهكذا ‪ .‬لتخزين البيانات بش ك كككل أكثر فعالية‪،‬‬ ‫حجم الحقل‬
‫من املس ككتحس ككن تخص ككيص أقل حجم للمس ككاحة التي قد تحتاجها لتخزين البيانات‪ .‬يمكنك ت ككبط القيمة‬
‫ح‬
‫باألعلى الحقا قذا اقتض ى األمر‪.‬‬
‫تقو هذه الخكاص ك ك ك كيكة بتعيين طريقكة عرو البيكانات‪ .‬و)ي ال تؤثر على البيكانات الفعليكة حيكث قنهكا مخزنة في‬
‫ح‬ ‫الحقل‪ .‬يمكنك تحديد تنسيق ّ‬ ‫التنسيق‬
‫معرف مسبقا أو قدخال تنسيق مخصص‪.‬‬
‫يمكنك اس ك ك ك ككتخدا هذه الخاص ك ك ك ككية لتحديد نمط لكل البيانات التي س ك ك ك ككيتم قدخالها في هذا الحقل‪ .‬وهو ما‬
‫سك ك ككيسك ك ككاعد على تك ك ككمان قدخال ل البيانات بشك ك كككل ك ك ككحيك‪ ،‬والتأكد من تضك ك ككمنها عدد األحرف املطلوب‪.‬‬
‫قنا اإلدخال‬
‫للحص ك ك ك ككول على تعليمات حول قنش ك ك ك ككاء قنا قدخال‪ ،‬انقر فوق الزر "منش ك ك ك ك " في الجانب األاس ك ك ك ككر من مربا‬
‫الخاصية‪.‬‬
‫يمكنك اسكتخدا هذه الخاصكية لتحديد القيمة االفتراتكية التي سكتظهر في هذا الحقل في ل مرة تتم فيها‬
‫القيمة‬
‫قت ككافة س ككجل جديد‪ .‬على س ككبيل املثال‪ ،‬قذا ان لديك حقل تاريه‪/‬وقت تريد أن يتم تس ككجيل تاريه قت ككافة‬
‫االفتراتية‬
‫السجل فيه‪ ،‬يمكنك قدخال "التاريه" بدون عالمات اقتباا كقيمة افتراتية‪.‬‬
‫تقو هذه الخاصية بتعيين ما قذا انت قحدى القيم مطلوبة في هذا الحقل‪ .‬وفي حالة تعيين هذه الخاصية‬
‫مطلوبة‬
‫على نعم‪ ،‬لن اسمك ‪ Access‬ب تافة سجل جديد ما لم يتم قدخال قيمة لهذا الحقل‪.‬‬

‫نسخ بيانات من مصدر أخر ادي جدول في ‪: Access‬‬

‫ح‬
‫‪ ‬قذا ك ككان ك ككت الك كبك كي ك ككان ك ككات م ك كخ ك كزن ك ككة ح ك ككال ك كي ك ككا فك ككي ب ك كرن ك ككامك ككج آخك ككر‪ ،‬مك كث ك ككل ‪ ،Excel‬ي ك كم ك ككك كن ك ككك نس ك ك ك ك ك كخ ك كه ك ككا ولصك ك ك ك ك كق ك كه ك ككا فك ككي ج ك ككدول‬
‫فكي ‪Access.‬بشك ك ك ك كك ك ككل ع ك ككا ‪ ،‬تكع ك ككد ه ك ككذه )كي الكطكريكق ك ككة األفض ك ك ك ك ك ككل خ ك ككاص ك ك ك ك ك ككة واذا ك ككان ك ككت الكبكي ك ككان ك ككات مكقسك ك ك ك ككوم ك ككة ب ك ككالكفكع ك ككل‬
‫قدى أعمدة‪ ،‬كما هو الحال في ورقة عمل ‪.Excel‬‬
‫‪ ‬واذا انت البيانات موجودة في برنامج ملعالجة الكلمات‪ ،‬فمن األفضل فصل أعمدة البيانات باستخدا عالمات التبويب أو‬
‫تحويل البيانات قبل أن يتم نسخها قدى جدول في برنامج معالجة الكلمات‪.‬‬
‫‪ ‬أم ك ككا قذا ك ككان ك ككت ال كب كي ك ككان ك ككات ت كح كت ك ككاج قد ككى ال كت كح كري ككر أو امل كع ك ككال كج ك ككة ع كل ككى س ك ك ك ك كب كي ك ككل امل كث ك ككال‪ ،‬ت ككقس ك ك ك ك كي ككم األس ك ك ك ك كم ك ككاء ال كك ك ككام كل ك ككة‬
‫ح‬
‫قدى أسماء أودى وأسماء عائالت ‪ ،‬فمن األفضل القيا بذلك قبل نسخ البيانات خاصة قذا لم تكن ملما باستخدا ‪.Access‬‬
‫ح‬
‫‪ ‬ع كن ك ككد لصك ك ك ك ك ككق الك كب كي ك ككان ك ككات ف ككي ج ك ككدول ف ك ككارغ‪ ،‬يك كت ككم ت كعك كي كي ككن ن ككو ب كي ك ككان ك ككات ك ككل ح كق ك ككل ف ككي ‪ Access‬وفك كق ك ككا لك كن ككو الك كب كي ك ككان ك ككات‬
‫التي يتم العثور عليكه‪ .‬على س ك ك ك ككبيكل املثكال‪ ،‬قذا كان أحكد حقول امللص ك ك ك كقكة ال يحتوي قال على قيم تواريه‪ ،‬فس ك ك ك ككيتم تطبيق نو‬
‫البيانات التاريه‪/‬الوقت على ذلك الحقل في ‪.Access‬‬
‫‪ ‬واذا لك ككم يك ككتضك ك ك ك ك كمك ككن الك كحك كق ك ككل املك ككلصك ك ك ك ك ككق سك ك ك ك ك ككوى ك كلك كمك كتك ككي "نك كعك ككم" و"ال"‪ ،‬فسك ك ك ك ك كيك كتك ككم تك كطك كبك كيك ككق نك ككو الك كبك كي ك ككان ك ككات "نك كعك ككم‪/‬ال"‬
‫على الحقل في ‪.Access‬‬

‫‪72‬‬
 ‫دورة األرشفة اإللكترونية‬

‫بناء على ما يتم العثور عليه في الصك ك ككف األول من البيانات امللصك ك ككقة‪ .‬ف ذا ان نو الصك ك ككف‬ ‫‪ ‬تتم تس ك ك ككمية الحقول في ‪ Access‬ح‬
‫ح‬
‫األول م ك ك ككن ال ك ك كب ك ك كي ك ك ككان ك ك ككات امل ك ك ككلص ك ك ك ك ك ك كق ك ك ككة م ك ك كم ك ك ككاث ك ك ككال ل ك ك كن ك ك ككو الص ك ك ك ك ك ك كف ك ك ككوف ال ك ك كت ك ك ككال ك ك كي ك ك ككة‪ ،‬فس ك ك ك ك ك ك كي ك ك كت ك ك ككم ال ك ك كت ك ك كع ك ك ككام ك ك ككل م ك ك كع ك ك ككه‬
‫في ‪ Access‬ك زء من البيانات وسيتم تعيين أسماء عامة للحقول مثل ‪ 1F‬و‪ 2F‬وهكذا ‪.‬‬
‫ح‬
‫‪ ‬واذا ل ككم ي كك ككن الص ك ك ك ك ككف األول م ككن ال كب كي ك ككان ك ككات امل ككلص ك ك ك ك كق ك ككة م كم ك ككاث ككال ل ككلصك ك ك ك ك كف ككوف ال كت ك ككال كي ك ككة‪ ،‬فسك ك ك ك ك كي كت ككم ال كت كع ك ككام ك ككل م كع ك ككه‬
‫وبناء على ذلك‪ ،‬تتم تس ككمية الحقول في ‪ Access‬وال يتم تض ككمين الص ككف األول في‬ ‫في ‪ Access‬على أنه يتض ككمن أس ككماء حقول‪ .‬ح‬
‫البيانات‪.‬‬
‫وفي حالة تم تعيين أس ككماء عامة للحقول في ‪ ،Access‬ي ب قعادة تس ككمية الحقول في أس ككر وقت ممكن لت نب حدو أي قرباك‪.‬‬
‫استخد اإلجراء التادي‪:‬‬
‫‪ ‬اتغط على ‪ CTRL+S‬لحف الجدول‪.‬‬
‫ح‬ ‫ح‬ ‫ح‬ ‫ح‬
‫‪ ‬في طريقة عرو "ورقة البيانات"‪ ،‬انقر نقرا مزدوجا فوق رأا ل عمود ثم اكتب اسما وصفيا لحقل ل عمود‪.‬‬
‫‪ ‬احف الجدول مرة أخرى‪.‬‬

‫مالحظة‬
‫ح‬
‫يمكنك أيضا قعادة تسمية الحقول بالتبديل قدى عرو "التصميم" وتحرير أسماء الحقول هناك‪ .‬للتبديل قدى عرو "التصميم"‪،‬‬
‫انقر بزر امل ككاوا األيمن فوق الج ككدول داخ ككل "جزء التنق ككل" ثم انقر فوق عرو التص ك ك ك ككميم‪ .‬للتب ككدي ككل قدى طريق ككة عرو "ورق ككة‬
‫ح‬ ‫ح‬
‫البيانات" مرة أخرى‪ ،‬انقر نقرا مزدوجا فوق الجدول املوجود في "جزء التنقل"‪.‬‬
‫استيراد بيانات من مصدر اخر أو الحاقها أو االرتباط اها‪:‬‬
‫من املمكن أن تكون هن ككاك بي ككان ككات مخزن ككة في برن ككامج آخر تر ككب في اس ك ك ك ككتيراده ككا قدى ج ككدول ج ككدي ككد أو قرف ككاقه ككا ب ككدول موجود في‬
‫‪ Access.‬أو من املمكن أن تعمككل ما أش ك ك ك كخككا يحتفظون بككالبيككانككات في برامج أخرى وتريككد العمككل بككاس ك ك ك ككتخككدا هككذه البيككانككات في‬
‫‪ Access‬ع ك ك ك ك ك ككن ط ك ك ك ك ك كري ك ك ك ك ك ككق ال ك ك ك ك ك كرب ك ك ك ك ك ككط ا ك ك ك ك ك كه ك ك ك ك ك ككا‪ .‬ف ك ك ك ك ك ككي ك ك ك ك ك كل ك ك ك ك ك كت ك ك ك ك ك ككا ال ك ك ك ك ك كح ك ك ك ك ك ككال ك ك ك ك ك كت ك ك ك ك ك كي ك ك ك ك ك ككن‪ ،‬س ك ك ك ك ك ك ك ك ك كي ك ك ك ك ك ك ك ك ك ك ك كع ك ك ك ك ك ككل ‪Access‬‬
‫ح‬ ‫ح‬
‫من العمل باستخدا البيانات من املصادر األخرى أمرا سهال‪.‬‬
‫يمكنكك اس ك ك ك ككتيراد البيكانات من ورقة عمكل ‪ Excel‬أو من جدول في قاعدة بيكانات أخرى في ‪ Access‬أو من قائمكة ‪ SharePoint‬أو من‬
‫قليال ح‬ ‫ح‬
‫بناء على املصك ك ككدر لكن اإلجراء التادي سك ك ككيسك ك ككاعدك على بدء‬ ‫مصك ك ككادر أخرى متنوعة‪ .‬وتختلف العملية التي يتم اسك ك ككتخدامها‬
‫االستخدا ‪:‬‬
‫‪ ‬في ‪ Access‬في عالمكة التبويكب بيكانكات خكارجيكة‪ ،‬في ا جموعكة اس ك ك ك ككتيراد وربط‪ ،‬انقر فوق األمر الخكا بنو امللف الكذي تريكد‬
‫استيراده‪.‬‬

‫‪73‬‬
 ‫دورة األرشفة اإللكترونية‬

‫على سككبيل املثال‪ ،‬قذا كنت تقو باسككتيراد بيانات من ورقة عمل ‪ ،Excel‬فانقر فوق ‪Excel.‬قذا لم يظهر نو البرنامج الذي تريده‪،‬‬
‫فانقر فوق املزيد‪.‬‬

‫مالحظة‬
‫قذا تعذر عليك العثور على نو التنسككيق الصككحيك في ا جموعة اسككتيراد وربط‪ ،‬فقد يلز بدء تشككغيل البرنامج الذي تم في األصككل‬
‫قنشك ك ك ككاء البيانات فيه واسك ك ك ككتخدامه لحف البيانات بتنسك ك ك ككيق ملف شك ك ك ككا ا مثل ملف نص محدد حتى تتمكن من اسك ك ك ككتيراد تلك‬
‫البيانات قدى ‪.Access‬‬
‫‪ ‬في مربا الحوار قحض ك ك ك ككار بيانات خارجية‪ ،‬انقر فوق اس ك ك ك ككتعراو للبحث عن ملف البيانات املص ك ك ك ككدر أو اكتب مس ك ك ك ككار ملف‬
‫البيانات املصدر بالكامل في املربا اسم امللف‪.‬‬
‫‪ ‬انكقككر فككوق الكخكي ك ككار ال ك ككذي تكري ك ككده تكتكيككك ل ك ككك ك ككل الكبكرامككج قمكك ك ككانكي ك ككة االسك ك ك ك كتكيكراد ويكتكيككك ل ك ككك بككعضك ك ك ك كه ك ككا قمكك ك ككانكي ك ككة اإلرف ك ككاق‬
‫أو الربط تك ك ك ككمن تحديد كيفية تخزين البيانات املوجودة في قاعدة البيانات الحالية وتحديد مكان تخزينها‪ .‬يمكنك قنشك ك ك ككاء‬
‫جدول جديد اسك ك ككتخد البيانات التي تم اسك ك ككتيرادها‪ ،‬أو في بعض البرامج يمكنك قرفاق البيانات ب دول موجود أو قنشك ك ككاء‬
‫جدول مرتبط بالبيانات املوجودة في البرنامج املصدر‪.‬‬
‫‪ ‬قذا تم بدء تش ككغيل معالح‪ ،‬فاتبا اإلرش ككادات الواردة في الص ككفحات التالية الخاص ككة باملعالح‪ .‬في ص ككفحة املعالح األخيرة‪ ،‬انقر‬
‫فوق قنهاء‪.‬‬
‫قذا قمت باس ك ككتيراد عناص ك ككر أو ربط جداول من قاعدة بيانات في ‪ ،Access‬فس ك ككيظهر أحد مربءي الحوار اس ك ككتيراد عناص ك ككر أو ربط‬
‫جداول‪ .‬اختر العناصر التي تريدها ثم انقر فوق موافق‪.‬‬
‫تعتمد العملية نفسها على ما قذا تم اختيار استيراد البيانات أو قرفاقها أو الربط اها‪.‬‬
‫‪ ‬س ك ك ك ككيطالبك ‪Access‬بتحديد ما قذا كنت تر ب في حف تفاص ك ك ك ككيل عملية االس ك ك ك ككتيراد التي تم قكمالها للتو‪ .‬قذا كنت س ك ك ك ككتنفذ‬
‫عملية االستيراد هذه نفسها مرة أخرى في املستقبل‪ ،‬فانقر فوق حف خطوات االستيراد‪ ،‬ثم أدخل التفاصيل‪ .‬يمكنك بعد‬
‫ذلك تكرار العملية بس ك ككهولة في املس ك ككتقبل بالنقر فوق عمليات االس ك ككتيراد ا حفو ة ص ك ككورة الزر في ا جموعة اس ك ككتيراد وربط‬
‫داخ ك ك ك ك ك ك ك ك ككل ع ك ك ك ك ك ك ك ك ككالم ك ك ك ك ك ك ك ك ككة ال ك ك ك ك ك ك ك ك كت ك ك ك ك ك ك ك ك كب ك ك ك ك ك ك ك ك ككوي ك ك ك ك ك ك ك ك ككب ب ك ك ك ك ك ك ك ك كي ك ك ك ك ك ك ك ك ككان ك ك ك ك ك ك ك ك ككات خ ك ك ك ك ك ك ك ك ككارج ك ك ك ك ك ك ك ك كي ك ك ك ك ك ك ك ك ككة‪ .‬قذا ك ك ك ك ك ك ك ك ك كن ك ك ك ك ك ك ك ك ككت‬
‫ال تر ب في حف تفاصيل العملية‪ ،‬فانقر فوق ق الق‪.‬‬
‫قذا اخترت اس ككتيراد جدول‪ ،‬فس ككيقو ‪ Access‬باس ككتيراد البيانات قدى جدول جديد وس ككيتم عرو الجدول ت ككمن ا جموعة جداول‬
‫ف ك ك ككي "ج ك ك ككزء ال ك ك كت ك ك كن ك ك كق ك ك ككل"‪ .‬قذا اخ ك ك كت ك ك ككرت قرف ك ك ككاق ال ك ك كب ك ك كي ك ك ككان ك ك ككات ب ك ك ك ك ك ككدول م ك ك ككوج ك ك ككود‪ ،‬فس ك ك ك ك ك ك كت ك ك كت ك ك ككم قت ك ك ك ك ك ك ككاف ك ك ككة ال ك ك كب ك ك كي ك ك ككان ك ك ككات‬
‫قدى ذلك الجدول‪ .‬واذا اخترت الربط ببيانات‪ ،‬فسيتم قنشاء جدول مرتبط في ‪ Access‬تمن ا جموعة جداول في "جزء التنقل"‪.‬‬
‫فتك قاعدة بيانات ‪ access‬موجودة‪:‬‬
‫في عالمة التبويب ملف‪ ،‬انقر فوق فتك‪.‬‬
‫ح‬
‫في مربا الحوار فتك‪ ،‬استعرو وصوال قدى قاعدة البيانات التي تريد فتحها‪.‬‬
‫ّنفذ أحد اإلجراءات التالية‪:‬‬
‫ح‬ ‫ح‬
‫‪ -‬انقر نقرا مزدوجا فوق قاعدة البيانات لفتحها في الوت ككا االفتراض ك ي ا حدد في مربا الحوار خيارات ‪ Access‬أو الوت ككا‬
‫الذي تم تعيينه بواسطة ناح قداري‪.‬‬

‫‪74‬‬
 ‫دورة األرشفة اإللكترونية‬

‫انقر فوق فتك لفتك قاعدة البيانات والس ك ككماح بالوص ك ككول املش ك ككترك قليها في بيئة متعددة املس ك ككتخدمين حتى تتمكن أنت‬ ‫‪-‬‬
‫واملستخدمون اآلخرون من قراءة قاعدة البيانات والكتابة فيها‪.‬‬
‫انقر فوق السك ك ككهم املوجود ب انب الزر فتك ثم انقر فوق فتك للقراءة فقط لفتك قاعدة البيانات والسك ك ككماح بالوصك ك ككول‬ ‫‪-‬‬
‫قليها للقراءة فقط حتى تتمكن من عرت ك ككها دون تحريرها‪ .‬وس ك ككيظل ب مكان املس ك ككتخدمين اآلخرين قراءة قاعدة البيانات‬
‫والكتابة فيها‪.‬‬
‫انقر فوق السككهم املوجود ب انب الزر فتك ثم انقر فوق فتك خا لفتك قاعدة البيانات باسككتخدا الوصككول الخا ‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫قذا ك ك ككان ك ك ككت ل ك ك ككدي ك ك ككك ق ك ك ككاع ك ك ككدة ب ك ك كي ك ك ككان ك ك ككات م ك ك كف ك ك كت ك ك ككوح ك ك ككة ب ك ك ككاس ك ك ك ك ك ك كت ك ك كخ ك ك ككدا ال ك ك ككوص ك ك ك ك ك ك ككول ال ك ك كخ ك ك ككا ‪ ،‬فس ك ك ك ك ك ك كي ك ك كت ك ك كل ك ك كق ك ك ككى‬
‫أي شخص آخر يحاول فتحها الرسالة "امللف قيد االستخدا بالفعل"‪.‬‬
‫انقر فوق الس ك ك ك ككهم املوجود ب ككانككب الزر فتك ثم انقر فوق فتك خككا للقراءة فقط لفتك قككاعككدة البيككانككات والس ك ك ك كمككاح‬ ‫‪-‬‬
‫بالوصول قليها للقراءة فقط‪ .‬وسيظل ب مكان املستخدمين اآلخرين فتك قاعدة البيانات لكن في وتا القراءة فقط‪.‬‬

‫مالحظة‬
‫ح‬
‫يمكنك فتك ملف بيانات مباش ك ككرة بتنس ك ككيق ملف خارجي‪ ،‬مثل ‪ dBASE‬أو ‪ Microsoft Exchange‬أو ‪Excel.‬يمكنك أيض ك ككا فتك أي‬
‫ح‬
‫مص ك ككدر بيانات ‪ ODBC‬مباش ك ككرة‪ ،‬مثل ‪Microsoft SQL Server.‬يتم قنش ك ككاء قاعدة بيانات تلقائيا في ‪ Access‬في نف م لد ملف‬
‫البيانات وتتم قتافة ارتباطات لكل جدول في قاعدة البيانات الخارجية‪.‬‬

‫‪75‬‬