‫الخطاب الرسمي‪ :‬هو الخطاب المرسل الى جهة حكومية او اكاديمية‪ ،‬او مدير معين‪ ،‬أي انه الخطاب‬

‫الموجه الى شخص يرتبط معه االنسان بعالقة مهنية‪ .‬ويمكن تحديد آليات الخطاب باآلتي‪:‬‬

‫البسملة‪ :‬البد ان تتوسط‪ ,‬اعلى كتب المخاطبات‪.‬‬

‫تحديد الوسيلة‪ :‬أفضل وسيلة إلرسال الخطاب الرسمي‪ ,‬هي البريد العادي‪ ،‬إال اذا كان مستعجال ففي هذه‬
‫الحالة يرسل بالبريد‪ ,‬االلكتروني‪ ,،‬وثمة اختالف بين الطريقتين يتمثل في كتابة التاريخ إذ يتوجب كتابته اذا‬
‫كان االرسال بالبريد العادي‪ ،‬أما إذا كان بالبريد االكتروني‪ ,‬فليس ثمة ضرورة لكتابته النه سيضاف‪ ,‬تلقائيا‪.‬‬

‫كتابة اسم الشخص او الجهة المرسل اليها‪ :‬في حال كان المرسل اليه شخصا يكتب االسم مع ذكر اللقب‪.‬‬

‫• اعتبارت المرسل اليه(االلقاب)‪:‬إن كان المرسل اليه شخصية اعتبارية‪ ،‬يبدا الخطاب بعبارة(إلى من يهمه‬
‫االمر)‪ ،‬أما ان كان جنس الرسل اليه معلوما الى جانب كونه شخصية اعتبارية فإن الخطاب يبدأ‬
‫بعبارة(السادة المحترمون)‪،‬او(السيد المحترم)‪.‬‬

‫يجب استعمال األلقاب بدرجة رئيسة قبل ادراج االسم‪.‬‬

‫عنوان الكتاب‪ :‬يكتب في وسط‪ ,‬صفحة الكتاب الرسمي بعد اسم المرسل اليه‪.‬‬

‫يجب كتابة عبارة (تحية طيبة) بعد تحديد جنس المرسل اليه وعنوان الكتاب وقبل الدخول بالموضوع‪.‬‬

‫االفتتاحية‪ :‬بعد التحية بمسافة مناسبة‪ ،‬وفي حال الخطاب الرسمي يكون الدخول في الموضوع مباشرة‪.‬‬

‫فحوى الكتاب‪ :‬يجب اتباع القواعد الصحيحة عند كتابة فحوى‪ ,‬الخطاب‪ ،‬ويتحقق ذلك من خالل الكتابة‬
‫بأسلوب جيد‪ ،‬ومراعاة القواعد اللغوية‪ ،‬وعالمات الترقيم‪ ,،‬والتذكير‪ ,‬والتأنيث‪ ،‬واستخدام‪ ,‬االلفاظ الواضحة‬
‫الميسرة التي ال تحتمل التأويل‪ ،‬ما يجعل الخطاب واضحا ومباشرا‪.‬‬

‫اختتام الخطاب بعبارة (مع الشكر والثناء)‪.‬‬

‫ترك فراغ مناسب بين الخاتمة واالسم‪ ,‬الكامل للتوقيع‪ ،‬والتوقيع يجب أن يكون إما بالحبر األسود‪ ,‬او‬
‫األزرق‪.‬‬

‫الشعار في الكتاب الرسمي‪ ,‬أو اإلعالن الرسمي‪ :‬إذا كان الشعار منفردا يوضع في الوسط األعلى‪ ،‬أما إذا‬
‫كان مع شعار آخر يكون شعار الجامعة في اعلى اليسار‪.‬‬
 ‫بالنسبة للتأنيث والتذكير في صفات المناصب‪ :‬يجوز الوجهان‪ ،‬عميد على أن المناصب تعطى للرجال‬
‫فتذكر على وجه التغليب‪ ،‬ويجوز‪ ,‬القول عميدة وصف لها ألن الصفة تتبع الموصوف‪ ،‬وقد جوز المجمع‬
‫اللغوي تذكير األلقاب العلمية لإلناث‪.‬‬

‫إذا كان الخطاب من أعلى الى أدنى يكون بصيغة (أرجو أن)‪ .‬اما إن كان من األدنى الى األعلى فتكون‬
‫الصيغة (أرجو التكرم)‪ .‬اما للمستوى‪ ,‬المماثل (أرجو التفضل)‪.‬‬

‫اما الجمل الختامية فإذا كانت من أعلى الى أدنى – كأن تكون من المؤسسة الى دائرة تابعة لها‪ -‬تكون‬
‫الصيغة كاالتي (راجيا االطالع وااليعاز‪ ،‬راجيا االطالع‪ ...‬واخذ التواقيع إشعارا بالتبليغ‪ ،‬ارجو‬
‫تزويد ‪ ...‬بالسرعة الممكنة)‪ .‬اما إذا كان من أدنى الى اعلى فتكون الصيغة كاالتي (رجاء التكرم بالعلم‬
‫إذا كان هدف الكتاب توصيل معلومات لمن يشغلون مناصب إدارية عليا‪ .‬رجاء التكرم بالموافقة‪ .‬رجاء‬
‫اجراء ما ترونه مناسبا)‪ .‬وفي‪ ,‬حالة المستوى‪ ,‬المماثل تكون الصيغة كاالتي (نأمل تعاونكم‪ .‬يرجى‬
‫الموافقة)‪.‬‬

‫جدول يبين االغالط اللغوية الشائعة في الكتب الرسمية‬

‫ت الخطأ الصواب السبب‬

‫إشارة إلى كتابكم‪ ,‬في أعاله إشارة الى كتابكم‪ ,‬في األعلى‬

‫المرافقات في أدناه في األدنى (أدنى) لعدم وجود اسم ظاهر يعود عليه الضمير‬

‫نوافق على بقاءها نوافق على بقائها‬

‫استنادا على استنادا إلى‬

‫نحن الحاضرون نحن الحاضرين منصوب على االختصاص‬

‫العبيء العبء‬

‫رغم ذلك على الرغم من ذلك‬

‫بالرغم من ذلك على الرغم من ذلك‬

 ‫اعتذر عن المشاركة اعتذر عن عدم المشاركة‬

‫المرفقة بكتابنا المرفقة لكتابنا‬

‫احيل إلى التقاعد احيل على التقاعد‬

‫سوف لن يشارك‪ ,‬لن يشارك‬

‫الصادر من الرئاسة الصادر عن الرئاسة‬

‫أجاب على كتابكم أجاب عن كتابكم‪,‬‬

‫فضال على ذلك فضال عن ذلك‬

‫المدرجة أسمائهم(أسماءهم) المدرجة أسماؤهم‪,‬‬

‫الغير مدرجة غير المدرجة‬

‫حاز على الشهادة حاز الشهادة‬

‫الموضوع‪ ,‬آنف الذكر المذكور‪ ,‬آنفا‬

‫الفات نظر لفت نظر‬

‫تعميم إعمام‬

‫باشر في الدوام باشر الدوام (باشر)فعل متعد يتعدى بنفسه‬

‫نشيركم الى كتابنا إشارة الى كتابنا‬

‫او نشير الى كتابنا‬

‫الى كافة موظفي المركز الى موظفي المركز كافة‬

‫غير مستوفي للشروط غير مستوفي الشروط‪,‬‬

‫تم مفاتحة الرئاسة تمت مفاتحة الرئاسة‬

 ‫الحاقا لكتابنا الحاقا بكتابنا‬

‫بواسطة رئيس القسم بوساطة رئيس القسم‬

‫تخرج من الجامعة تخرج في الجامعة التخرج بمعنى التعلم‬

‫معلومات هامه معلومات مهمة الهام للحزن‬

‫ينظر بالطلب ينظر‪ ,‬في الطلب‬

‫فضال على فضال عن‬

‫على األقل‪،‬على االغلب في األقل‪ ،‬في االغلب‬

‫على ضوء في ضوء‬

‫وفقا للمنهج على وفق المنهج (وفق) بمعنى حسب‬

‫مبروك مبارك برك الجمل‪ :‬أناخ‬

‫نهديكم أطيب التحيات نهديكم أطيب التحية التحيات خاصة باهلل عز وجل‬

‫متمنين لكم‪ ،‬راجين لكم نتمنى‪ ،‬نرجو‬

‫مالحظة ملحوظة‬

‫إعادة النظر بكتابكم إعادة النظر في كتابكم‪,‬‬

‫كتابكم المرقم‪ ,‬كتابكم ذو الرقم او كتابكم المرقم‪ ,‬بالعدد‬

‫الحاقا بكتابنا الحقا بكتابنا‪ ,‬الحق(تابع)‪ .‬الحاق (تختص بالنسب)‬

‫طبقا وفقا‪ ،‬على وفق‬

‫من األمور المحضورة من األمور‪ ,‬المحظورة‬

‫بعد نفاد القانون بعد نفاذ القانون‬

 ‫على ضوء التقرير في ضوء التقرير‬

‫يجب ان يستفادمن الدورة يجب ان يستفيد من الدورة‬

‫الطريقة األفضل‪ ,‬الطريقة الفضلى‬

‫كتابنا المسبق كتابنا السابق‬

‫يرجى االلتزام بالتعليمات يرجى التزام التعليمات‬

‫اضطر على االنقطاع اضطر الى االنقطاع‬

‫بعيد عن الحقيقة بعيد من الحقيقة‬

‫يرجى تزويدنا بنسخة يرجى تزويدنا‪ ,‬نسخة‬

‫يأخذ رأي القانونية يؤخذ رأي القانونية (ثم اضطره الى عذاب النار)‬

‫مأل‪ ،‬مليء ملء (وما من الظالمين ببعيد)‬

‫تسائل تساءل (زود) فعل متعد‬

‫انظباط انضباط الهمزة ساكنة يسبقها ضم‬

‫ظوابط ضوابط الهمزة متطرفة ساكنة يسبقها ساكن‬

‫يرجى‬