Jabatan Kebajikan Masyarakat

Tajuk Dokumen: Prosedur Kaji Semula Bantuan Bulanan

No. Dokumen: PK/ KP/ 02
No. Pindaan: 02
Tarikh Berkuat Kuasa: 1/ 8/ 2022

Tujuan:

Memastikan Prosedur Kaji Semula Bantuan Bulanan kepada penerima bantuan

kewangan bulanan yang produktif Jabatan Kebajikan Masyarakat (JKM)
dilaksanakan dengan cekap dan berkesan.

Skop:

i. Prosedur ini diguna pakai bagi memproses kaji semula Bantuan Kanak-
kanak (BKK), Elaun Pekerja Cacat (EPC), Bantuan Am Persekutuan/
Negeri, Bantuan Anak Pelihara (BAP), dan Bantuan Latihan Perantis (BLP)
yang dilaksanakan di Jabatan Kebajikan Masyarakat Negeri Perlis/
Wilayah Persekutuan (JKMN Perlis/ JKM WP)/ Pejabat Kebajikan
Masyarakat Daerah/ Jajahan/ Bahagian/ Cawangan.

ii. Prosedur ini adalah mengikut:

a) Surat Pekeliling Ketua Pengarah Kebajikan Masyarakat Malaysia Bilangan

3 Tahun 2018: Garis Panduan Pengurusan Bantuan Kewangan Persekutuan
Jabatan Kebajikan Masyarakat, rujukan JKM 100/03/1/JLD.4(20) bertarikh
29 Jun 2018.

b) Surat Pekeliling Ketua Pengarah Kebajikan Masyarakat Bilangan 10 Tahun

2019: Tempoh Kelulusan dan Kaji Semula Bantuan Kebajikan (Bantuan
Bulanan Persekutuan) Jabatan Kebajikan Masyarakat

c) Surat Pekeliling Ketua Pengarah Kebajikan Masyarakat Bilangan 10 Tahun

2019: Tempoh Kelulusan dan Kaji Semula Bantuan Kebajikan (Bantuan
Bulanan Persekutuan) Jabatan Kebajikan Masyarakat rujukan JKM
100/03/1/JLD.5(6) bertarikh 29 Julai 2019.

d) Surat Pekeliling Ketua Pengarah Kebajikan Masyarakat Bilangan 12 Tahun

2020: Penetapan Pengecualian Proses Kaji Semula Bantuan Bulanan
Kewangan Persekutuan Jabatan Kebajikan Masyarakat rujukan JKM
100/03/1/JLD.5(33) bertarikh 24 Disember 2019.

Muka Surat 1 Dari 15

Jabatan Kebajikan Masyarakat

Tajuk Dokumen: Prosedur Kaji Semula Bantuan Bulanan

No. Dokumen: PK/ KP/ 02
No. Pindaan: 02
Tarikh Berkuat Kuasa: 1/ 8/ 2022
Prosedur Terperinci

1.0 Mengenal Pasti Penerima Bantuan Yang Akan Tamat Bantuan

1.1. Berdasarkan Senarai Tugas melalui sistem e-Bantuan (sistem

pengurusan bantuan kebajikan (ebantuanjkm.jkm.gov.my), Pegawai Kes
hendaklah sekurang-kurangnya sekali pada selaan tiga (3) hari bekerja
membuat semakan senarai penerima bantuan tiga (3) bulan sebelum tempoh
kelulusan bantuan tamat.

1.1.1. Kaji semula bantuan bulanan hendaklah dijalankan ke atas penerima

bantuan yangakan tamat tempoh bantuan antara tiga (3) bulan dari
bulan terakhir kelulusan bantuan semasa.

1.1.2. Sekiranya laporan kaji semula tidak disediakan dalam tempoh yang
ditetapkan dan tempoh kelulusan bantuan telah tamat, maka nama
penerima berkenaan tidak akan terdapat dalam senarai bayaran
bantuan bagi bulan berikutnya.

2.0 Menyemak Fail Penerima Bantuan (Kes) dan Dokumen

2.1. Setelah agihan dibuat melalui system e-Bantuan, Pegawai Kes

hendaklahmendapatkan fail penerima bantuan (kes) dan menyemak
dokumen- dokumen terkini (jika ada) dalam tempoh lima (5) hari bekerja
dari tarikh agihan dibuat.

2.1.1. Dokumen-dokumen untuk kaji semula adalah seperti berikut:

a. Borang Kaji Semula Bantuan Jabatan Kebajikan

Masyarakat (JKM 20) yang telah lengkap diisi dan
diperakukan oleh penerima bantuan;

i. Borang JKM 20 boleh dimuat turun melalui laman

sesawang JKM/ Sistem Pengurusan Bantuan Kebajikan
(ebantuanjkm.jkm.gov.my).

b. Salinan kad pengenalan/ sijil kelahiran ahli keluarga yang tinggal

bersama sahaja (jika berkaitan);

Muka Surat 2 Dari 15

Jabatan Kebajikan Masyarakat

Tajuk Dokumen: Prosedur Kaji Semula Bantuan Bulanan

No. Dokumen: PK/ KP/ 02
No. Pindaan: 02
Tarikh Berkuat Kuasa: 1/ 8/ 2022
c. salinan kad OKU/ slip pendaftaran sementara (jika
berkaitan);
d. salinan sijil kematian suami/ isteri (jika berkaitan);
e. salinan sijil perkahwinan/ perceraian (jika berkaitan);
f. laporan/ surat/ memo perubatan dari hospital atau klinik kesihatan
kerajaan (jika berkaitan);
g. Penyata Pendapatan atau Surat Pengesahan Pendapatan daripada
majikan/ Surat Akuan Pendapatan yang disahkan oleh pihak kedua
(jika bekerja sendiri), pemohon dan ahli keluarga yang tinggal
bersama, contoh MPKK/ Penghulu;(jika berkaitan);
h. laporan dari agensi lain yang berkaitan (AADK/ Polis/ Penjara)
(jika berkaitan);
i. salah satu salinan bil utiliti (air/ elektrik/ telefon/ ASTRO/ lain-lain
dokumen pembuktian tempat tinggal pemohon);
j. lain-lain (PERKESO/ KWSP/ pencen/ buku pelaburan) (jika ada).
dan
k. Surat pengesahan akaun bank. (jika berkaitan)

2.2. Setelah semakan dibuat, Pegawai Kes hendaklah menghantar surat surat
temujanji semakan semula (jika perlu) berserta borang JKM 20 melalui pos
biasa kepada penerima bantuan berkenaan dan menetapkan tarikh serta
tempat janji temu bagi mengumpul maklumat untuk penyediaan laporan kaji
semula dalam tempoh lima (5) hari bekerja dari tarikh agihan dibuat.

2.2.1. Surat janji temu boleh dijana melalui sistem e- Bantuan dengan
menyatakan perkara-perkara berikut:

a. tarikh;
b. masa;
c. tempat; dan
d. salinan kepada (jika perlu).

2.2.1.1. Tarikh janji temu hendaklah ditetapkan dalam tempoh 10 hari

bekerja dari tarikh surat dijana dan dicetak.

2.2.1.2. Bagi kes hadir tanpa temujanji (walk in) hendaklah serta merta
direkodkan pada kertas minit tanpa perlu menjana surat temu janji.

Muka Surat 3 Dari 15

Jabatan Kebajikan Masyarakat

Tajuk Dokumen: Prosedur Kaji Semula Bantuan Bulanan

No. Dokumen: PK/ KP/ 02
No. Pindaan: 02
Tarikh Berkuat Kuasa: 1/ 8/ 2022

3.0 Mengumpul Maklumat

3.1. Sebelum tarikh janji temu yang ditetapkan, Pegawai Kes hendaklah
mendapatkan fail penerima bantuan mengikut tarikh janji temu yang telah
ditetapkan dan menyemak dokumen yang diperlukan (jika ada).

3.2. Apabila penerima bantuan ditemui mengikut tarikh yang ditetapkan,

Pegawai Kes hendaklah serta-merta menyemak JKM 20 dan dokumen
sokongan yang diterima daripada penerima bantuan berkenaan.

3.3. Setelah JKM 20 dan dokumen sokongan (mana-mana yang berkaitan) disemak
dan ianya adalah lengkap dan terkini, Pegawai Kes hendaklah serta-
merta menjalankan temu bual bagi mengesahkan maklumat.

3.3.1. Maklumat yang perlu pengesahan adalah merangkumi:

a. asas (alamat terkini, status perkahwinan, nombor telefon, tahap

pendidikan, jenis dan status kediaman);
b. pekerjaan (pekerjaan terkini, pengalaman kerja, nama majikan,
alamat majikan, nombor telefon majikan) (jika berkaitan);maklumat
keluarga (tambahan ahli keluarga jika berkaitan);
c. kesihatan (jenis penyakit, jenis rawatan, maklumat OKU);
d. harta (kategori harta (tanah, rumah, kenderaan, wang simpanan,
dsb), jenis harta (rumah teres, kereta, motorsikal, dsb), milikan
harta (sendiri, keluarga, sumbangan), anggaran/ nilai harta);
e. kewangan (jumlah pendapatan bulanan keseluruhan sendiri/ ahli
isi rumah tinggal bersama, sumbangan anak/ ahli keluarga tinggal
berasingan, bantuan bulanan daripada agensi kerajaan lain,
sumber pendapatan (gaji, sumbangan), perbelanjaan bulanan
(ansuran rumah), sewa rumah, bil utiliti, perbelanjaan keluarga,
dsb);
f. waris (nama penuh, nombor kad pengenalan, alamat perhubungan,
nombor telefon); dan
g. perakuan penerima bantuan menurunkan tandatangan dalam JKM
20.

3.4) Di akhir sesi temu bual, Pegawai Kes hendaklah menyerahkan Slip Akuan
Terima Permohonan Kaji Semula kepada penerima bantuan berkenaan/
wakil untuk tujuan rujukan.

Muka Surat 4 Dari 15

Jabatan Kebajikan Masyarakat

Tajuk Dokumen: Prosedur Kaji Semula Bantuan Bulanan

No. Dokumen: PK/ KP/ 02
No. Pindaan: 02
Tarikh Berkuat Kuasa: 1/ 8/ 2022
3.5) Setelah temu bual selesai dijalankan, Pegawai Kes hendaklah
merekodkan maklumat dalam Borang Siasatan/ Seliaan pada hari bekerja
yang sama.

3.5.1. Sekiranya maklumat lanjut diperlukan atau penerima bantuan tidak

dapat hadir pada tarikh janji temu atas sebab tertentu seperti uzur/
sakit/ terlantar atau dengan alasan lain yang munasabah, Pegawai
Kes hendaklah menghubungi penerima bantuan melalui telefon dan
menetapkan tarikh janji temu atau membuat lawatan ke rumah dalam
tempoh 14 hari dari tarikh janji temu asal (terdahulu) bagi tujuan
penyediaan laporan kaji semula.
`

4.0 Menyediakan Laporan Kaji Semula dan Syor

4.1. Berdasarkan laporan temu bual, JKM 20, dokumen sokongan dan
pemerhatian, Pegawai Kes hendaklah mengemas kini maklumat
penerima bantuan melalui sistem e-Bantuan dalam tempoh lima (5) hari
bekerja dari tarikh temu bual dijalankan.

4.2. Setelah maklumat dikemas kini, Pegawai Kes hendaklah pada hari bekerja
yang sama menyediakan ulasan keseluruhan bantuan.

4.2.1. Ulasan keseluruhan merangkumi perkara-perkara seperti berikut:

a. keadaan ekonomi (jika berkaitan);

b. persekolahan (jika berkaitan);
c. kesihatan (jika berkaitan);
d. tempat tinggal (jika berkaitan);
e. kemahiran/ latihan (jika berkaitan); dan f. lain-
lain maklumat yang sesuai.

4.3. Setelah ulasan keseluruhan siap disediakan, Pegawai Kes hendaklah serta-
merta menyatakan syor bantuan.

4.3.1. Syor bantuan adalah merangkumi:

a. dilanjutkan dengan kadar sedia ada/ dikurangkan/ ditambah;
atau

Muka Surat 5 Dari 15

Jabatan Kebajikan Masyarakat

Tajuk Dokumen: Prosedur Kaji Semula Bantuan Bulanan

No. Dokumen: PK/ KP/ 02
No. Pindaan: 02
Tarikh Berkuat Kuasa: 1/ 8/ 2022
b. ditamatkan (antara sebab-sebab ditamatkan meninggal dunia/
berpindah luar daerah/ mampu berdikari/ tidak layak/ rujuk
agensi lain/ tukar skim bantuan).

4.3.2. Bagi syor bantuan dilanjutkan, Pegawai Kes hendaklah pada hari
bekerja yang sama memberi ulasan, menetapkan kadar bantuan,
bulan (mula) bantuan dilanjutkan, dan jumlah bantuan (sebulan).

4.3.2.1. Penetapan kadar bantuan adalah seperti berikut:

a. kadar sedia ada;
b. kadar bantuan dikurangkan; atau
c. kadar bantuan ditambah.

4.3.2.2. Bulan mula bayaran yang dicadangkan hendaklah selepas atau

sama dengan bulan mula bayaran bantuan terdahulu.

4.3.3. Bagi syor bantuan ditamatkan, Pegawai Kes hendaklah pada hari
yang sama memberikan ulasan sebab-sebab bantuan ditamatkan,
menetapkan bulan dan tahun tamat bantuan.

4.3.4. Bagi syor bantuan ditamatkan dengan pilihan ‘Tukar Skim Bantuan’,
Pegawai Kes hendaklah pada hari bekerja yang sama membuat
ketetapan bagi perkara-perkara seperti berikut:

a. skim bantuan (negeri/ persekutuan);

b. jenis bantuan;
c. kategori penerima bantuan;
d. diri sendiri atau ahli keluarga; dan
e. bulan mula bayaran bantuan dan kadar bantuan.

4.4. Setelah syor siap disediakan, Pegawai Kes hendaklah menghantar laporan
kepada PKMD/ PYDK melalui sistem e-Bantuan pada hari bekerja yang
sama.

4.5. Setelah laporan dihantar melalui sistem e-Bantuan, Pegawai Kes

hendaklah mengemukakan fail penerima bantuan kepada PKMD/ PYDK
secara serahan tangan dalam tempoh satu (1) hari bekerja dari tarikh ‘Hantar’
dibuat.

Muka Surat 6 Dari 15

Jabatan Kebajikan Masyarakat

Tajuk Dokumen: Prosedur Kaji Semula Bantuan Bulanan

No. Dokumen: PK/ KP/ 02
No. Pindaan: 02
Tarikh Berkuat Kuasa: 1/ 8/ 2022

5.0 Membuat Keputusan Kaji Semula

5.1. Setelah fail penerima bantuan dan notis pemberitahuan tugas

kelulusan/ pengesahan bagi laporan kaji semula diterima melalui sistem e-
Bantuan, Pegawai Kebajikan Masyarakat Daerah/ Jajahan (PKMD)/ Pegawai
Yang Diberi Kuasa (PYDK) hendaklah menyemak Maklumat Penerima,
Maklumat Kajisemula dan lampiran (dokumen yang dilampirkan) adalah
lengkap serta memberikan ulasan dalam tempoh lima (5) hari bekerja dari
tarikh laporan dihantar oleh Pegawai Kes.

5.1.1. Sekiranya Laporan Kaji Semula tidak lengkap, PKMD/ PYDK hendaklah
mengembalikan kepada Pegawai Kes pada hari yang sama selepas
laporan disemak melalui sistem e-Bantuan dengan memasukkan
jangkaan tarikh siasatan.

5.1.2. Sekiranya pemakluman Laporan Kaji Semula Tidak Lengkap

diterima, Pegawai Kes hendaklah membuat pembetulan dalam laporan
melalui sistem e-Bantuan dalam tempoh tiga (3) hari bekerja atau
sebelum tamat tempoh kelulusan kajisemula.

5.2. Setelah laporan dilengkapkan, Pegawai Kes hendaklah mengemukakan

semula laporan kaji semula kepada PKMD/ PYDK pada hari bekerja yang
sama.

5.3. Setelah semakan dan ulasan siap disediakan, PKMD/ PYDK hendaklah
serta-merta mengemas kini tarikh ulasan dan membuat keputusan kaji
semula sama ada dilanjutkan atau ditamatkan.

5.3.1. Bagi keputusan bantuan ditamatkan, PKMD/ PYDK hendaklah

memasukkan sebab-sebab ditamatkan yang merangkumi:
a. meninggal dunia;
b. berpindah ke luar daerah;
c. telah mampu berdikari;
d. tidak layak;
e. dirujuk ke agensi lain;
f. tukar Skim Bantuan; atau
g. lain-lain.

5.3.2. Bagi keputusan bantuan ‘Dilanjutkan’ atau ‘Ditamatkan – Tukar Skim

Bantuan’ PKMD/ PYDK hendaklah menetapkan perkara-perkara
berikut:
Muka Surat 7 Dari 15
Jabatan Kebajikan Masyarakat

Tajuk Dokumen: Prosedur Kaji Semula Bantuan Bulanan

No. Dokumen: PK/ KP/ 02
No. Pindaan: 02
Tarikh Berkuat Kuasa: 1/ 8/ 2022

a. skim dan jenis bantuan (bagi ‘Tukar Skim’ sahaja);

b. kadar bantuan sama ada kadar sedia ada/ kadar bantuan
dikurangkan/ kadar bantuan ditambah; dan
c. menetapkan mula bayaran dalam ‘bulan dan tahun’ iaitu
selepas atau sama dengan bulan mula bayaran bagi tempoh
bantuan terdahulu.

5.3.3 Bagi keputusan ‘Tukar Skim’ dan kadar bantuan ditetapkan, PKMD/
PYDK hendaklah membuat pilihan kaedah bayaran sama ada secara
tunai/ bank/ cek.

5.3.3.1 Bagi bayaran secara tunai atau cek, pilih lokasi bayaran dibuat
sama ada di pejabat/ di pusat bayaran/ di rumah.

5.3.3.2 Bagi bayaran secara bank, kemas kini maklumat (jika perlu):
a. senarai bank;
b. cawangan; dan
c. nombor akaun bank.

5.3.4 Setelah pilihan kaedah bayaran dibuat, PKMD/ PYDK hendaklah

memasukkan tempoh kaji semula berdasarkan skim bantuan iaitu selama
dua belas bulan dan menetapkan kadar bayaran mengikut skim bantuan
di dalam sistem e-Bantuan.

8.6 Melalui sistem e-Bantuan, PKMD/ PYDK juga boleh membuat pindahan
penerima bantuan daripada Pegawai Kes asal kepada Pegawai Kes yang
lain.

6.0 Memaklumkan Keputusan

6.1. Setelah keputusan kaji semula melalui sistem e-Bantuan siap dibuat, PKMD/
PYDK hendaklah menjana dan mencetak Surat Keputusan Bantuan serta
Laporan Semakan Semula Bantuan Jabatan Kebajikan Masyarakat (JKM 21)
serta menyerahkannya secara serahan tangan kepada Pembantu Tadbir
(PT)/ PYB dalam tempoh tiga (3) hari bekerja dari tarikh keputusan dibuat.

Muka Surat 8 Dari 15

Jabatan Kebajikan Masyarakat

Tajuk Dokumen: Prosedur Kaji Semula Bantuan Bulanan

No. Dokumen: PK/ KP/ 02
No. Pindaan: 02
Tarikh Berkuat Kuasa: 1/ 8/ 2022
6.2. Setelah Surat Keputusan Bantuan diterima, PT/ PYB hendaklah
menghantar surat tersebut kepada penerima bantuan melalui pos biasa
dalam tempoh lima (5) hari bekerja daripada tarikh keputusan dibuat.

7.0 Memindahkan Penerima Bantuan (Jika Berkaitan)

7.1. Sekiranya keputusan ditamatkan dan dipindahkan ke PKMD lain/ JKMN

Perlis/ JKM WP, PKMD/ PYDK hendaklah dalam tempoh dua (2) hari bekerja
membuat pindahan lokasi mengikut tempoh bulan bantuan ditamatkan
melalui sistem e-Bantuan.

8.0 Penerima Bantuan Meninggal Dunia

8.1. Penamatan Kewangan Bulanan

8.1.1. Pemakluman kematian penerima bantuan oleh waris/ perujuk

8.1.1.1. Apabila pemakluman kematian penerima bantuan diterima

daripada waris/ perujuk, Pegawai Kes/ PbKM/ PYB hendaklah
serta merta membuat semakan status penerima bantuan
melalui sistem eBantuanJKM pada hari yang sama.

8.1.1.1.1. Sekiranya semakan status masih aktif dan belum

sampai tempoh kaji semula dalam sistem
eBantuanJKM, pegawai kes/ PbKM/ PYB hendaklah
serta merta mencatatkan status bantuan, maklumat
kematian (sijil kematian jika ada) dengan
menggunakan Borang Laporan/ Seliaan untuk
dihantar kepada PKMD/ PYDK pada hari bekerja
yang sama.

8.1.1.2. Selepas menerima Borang Laporan/ Seliaan, PKMD/ PYDK

hendaklah meminitkan dan mengagihkan kepada pegawai kes
berkaitan melalui sistem eBantuan pada hari bekerja yang
sama.

8.1.1.3. Setelah Borang Laporan/ Seliaan dan dokumen (jika ada)

diterima, Pegawai Kes/ PbKM/ PYB hendaklah mendapatkan

Muka Surat 9 Dari 15

Jabatan Kebajikan Masyarakat

Tajuk Dokumen: Prosedur Kaji Semula Bantuan Bulanan

No. Dokumen: PK/ KP/ 02
No. Pindaan: 02
Tarikh Berkuat Kuasa: 1/ 8/ 2022
fail kes serta menyediakan Laporan JKM 21 dan syor
penamatan melalui sistem eBantuan.

8.1.1.4. Setelah laporan telah disediakan, Pegawai Kes/ PbKM/ PYB

hendaklah menghantar laporan tersebut kepada PKMD/ PYDK
untuk kelulusan penamatan kes pada hari bekerja yang sama.

8.1.1.5. Selepas menerima fail kes dan Laporan JKM 21, PKMD/ PYDK
hendaklah serta merta membuat keputusan Laporan JKM 21
melalui sistem eBantuan dan menjana surat penamatan.

8.1.2. Pengenalpastian Penerima Bantuan Meninggal Melalui Integrasi

sistem MyIdentity

8.1.2.1. Setelah senarai kaji semula disemak, Pegawai Kes serta merta
dapat mengenalpasti data penerima bantuan yang meninggal
dunia.

8.1.2.2. Bagi pengesanan melalui integrase sistem, bantuan

kewangan bulanan akan ditamatkan secara automatik oleh
sistem.

8.1.2.3. Setelah penerima bantuan meninggal dunia dikenalpasti,

Pegawai Kes hendaklah serta merta mencetak dan
meminitkan di dalam fail penerima bantuan.

8.1.2.4. Setelah selesai meminitkan, Pekerja Kes hendaklah pada

hari bekerja yang sama menyerahkan fail kepada PKMD/
PYDK untuk membuat keputusan.

8.1.2.5. Setelah fail diterima, PKMD/ PYDK hendaklah serta merta

membuat ulasan dan menamatkan bantuan di dalam sistem
eBantuanJKM.

8.1.2.6. Setelah keputusan dibuat, PKMD hendaklah menjana surat

keputusan penamatan bantuan dan serta merta meminitkan
di dalam fail.

Muka Surat 10 Dari 15

Jabatan Kebajikan Masyarakat

Tajuk Dokumen: Prosedur Kaji Semula Bantuan Bulanan

No. Dokumen: PK/ KP/ 02
No. Pindaan: 02
Tarikh Berkuat Kuasa: 1/ 8/ 2022
8.1.3. Setelah keputusan dan surat penamatan telah dijana, PKMD/ PYDK
hendaklah serta merta meminitkan dan menyerahkan fail kepada
Pegawai Kes untuk mencetak surat penamatan.

8.1.4. Setelah surat penamatan dicetak, Pegawai kes hendaklah serta merta
mencatatkan di kertas minit di dalam fail.

8.1.4.1. Pegawai kes hendaklah menyediakan memo pemakluman

penamatan bantuan dan menyerahkan secara serahan tangan
kepada PT (Kew).

8.2. Setelah fail diminitkan, Pegawai Kes hendaklah dalam hari bekerja yang sama
membuat semakan sekiranya terdapat lebihan bayaran kepada penerima
bantuan yang meninggal dunia.

8.2.1. Sekiranya tiada lebihan bayaran, Pegawai Kes hendaklah dalam

tempoh tiga (3) hari bekerja menyediakan surat pemakluman
penamatan bantuan kepada waris penerima bantuan.

8.2.1.1. Setelah surat disediakan, Pegawai Kes hendaklah dalam hari

bekerja yang sama meminitkan di dalam fail dan menyerahkan
surat serta fail kepada PT (PO).

8.2.1.2. Setelah menerima surat dan fail, PT (PO) hendaklah dalam

tempoh dua (2) hari menghantar surat secara pos/ e-mel
kepada alamat tempat tinggal/ e-mel waris serta meminitkan di
dalam fail.

8.2.2. Sekiranya terdapat lebihan bayaran bantuan kewangan bulanan,

Pegawai Kes hendaklah serta merta membuat pengiraan lebihan
bayaran.

8.2.2.1. Setelah pengiraan dibuat, Pegawai Kes hendaklah pada hari

bekerja yang sama memaklumkan kepada PKMD/ PYDK/ PT
(Kew) melalui memo dalaman.

8.2.2.2. Setelah pemakluman kepada PKMD/ PYDK dibuat, Pegawai

Kes hendaklah mengeluarkan surat pemakluman.

8.2.2.2.1. Surat pemakluman penamatan bantuan hendaklah

menyatakan perkara-perkara berikut:
Muka Surat 11 Dari 15
Jabatan Kebajikan Masyarakat

Tajuk Dokumen: Prosedur Kaji Semula Bantuan Bulanan

No. Dokumen: PK/ KP/ 02
No. Pindaan: 02
Tarikh Berkuat Kuasa: 1/ 8/ 2022
i. Tarikh penamatan bantuan;
ii. Jumlah lebihan bayaran; dan
iii. Tarikh serahan balik lebihan bayaran bantuan
kewangan.

8.2.2.3. Setelah surat disediakan, Pegawai Kes hendaklah dalam hari

bekerja yang sama meminitkan di dalam fail dan menyerahkan
surat serta fail kepada PT (PO).

8.2.2.4. Setelah menerima surat dan fail, PT (PO) hendaklah dalam

tempoh dua (2) hari menghantar surat secara pos/ e-mel
kepada alamat tempat tinggal/ e-mel waris serta meminitkan di
dalam fail.

8.2.2.4.1. Pegawai Kes hendaklah dalam tempoh tujuh (7)

hari bekerja selepas surat dihantar/ die-mel,
membuat susulan secara telefon/ pesanan ringkas
sekiranya tiada sebarang maklum balas diterima
daripada waris.

8.3. Setelah surat pemakluman dikeluarkan, PT (Kew) hendaklah memastikan

penyelenggaraan dan pelaporan Akaun Belum terima (ABT) bagi penerima
bantuan meninggal dunia hendaklah seperti dinyatakan dalam Perkara 10
hingga 16, Bahagian D: Bantuan Kewangan Persekutuan, Garis Panduan
Pengurusan Kewangan JKM 2020.

9.0 Kawalan Fail

9.1. Setelah temu bual/ mengumpul maklumat dijalankan dan dicatatkan dalam
Borang Siasatan/ Seliaan, PYB hendaklah serta-merta memasukkan
Borang Siasatan/ Seliaan ke dalam fail penerima bantuan mengikut
turutan tarikh aktiviti/ tindakan.

9.1.1. Bagi penerima bantuan ‘Tukar Skim’, PT/ PYB hendaklah serta-
merta membuka fail baharu bagi penerima bantuan skim baru yang
dilabel mengikut siri sistem e-Bantuan dan memasukkan salinan
Surat Keputusan Bantuan dan JKM 21 serta menyerahkan fail
baharu penerima bantuan berserta fail asal kepada Pegawai Kes
dalam tempoh satu (1) hari bekerja dari tarikh fail dibuka.

Muka Surat 12 Dari 15

Jabatan Kebajikan Masyarakat

Tajuk Dokumen: Prosedur Kaji Semula Bantuan Bulanan

No. Dokumen: PK/ KP/ 02
No. Pindaan: 02
Tarikh Berkuat Kuasa: 1/ 8/ 2022
9.1.1.1. Nombor fail rujukan (baru) akan dijana oleh sistem e-
Bantuan.

9.2. Setelah Surat Keputusan Bantuan dihantar, PT/ PYB hendaklah

memasukkan salinan Surat Keputusan Bantuan dan JKM 21 ke dalam
fail penerima bantuan serta menyerahkan fail penerima bantuan secara
serahan tangan kepada Pegawai Kes dalam tempoh satu (1) hari bekerja dari
tarikh surat keputusan dikandung dalam fail.

9.3. Apabila rekod-rekod seperti di bawah diterima, PYB hendaklah pada hari
bekerja yang sama memasukkannya ke dalam fail penerima bantuan mengikut
turutan tarikh:
a. borang JKM 20 yang telah lengkap diisi dan diperakukan oleh
penerima bantuan (kes);
b. salinan kad pengenalan/ sijil kelahiran ahli keluarga yang tinggal
bersama sahaja (jika berkaitan);
c. salinan kad OKU/ slip pendaftaran sementara (jika berkaitan);
d. salinan sijil kematian suami/ isteri (jika berkaitan);
e. salinan sijil perkahwinan/ perceraian (jika berkaitan);
f. laporan/ surat/ memo perubatan dari hospital atau klinik kesihatan
kerajaan (jika berkaitan);
g. Penyata Pendapatan atau Surat Pengesahan Pendapatan daripada
majikan/ Surat Akuan Pendapatan yang disahkan oleh pihak kedua (jika
bekerja sendiri), pemohon dan ahli keluarga yang tinggal bersama,
contoh MPKK/ Penghulu;
h. laporan dari agensi lain yang berkaitan (AADK/ Polis/ Penjara) (jika
berkaitan);
i. salah satu salinan bil utiliti (air/ elektrik/ telefon/ ASTRO/ lain-lain
pembuktian alamat tempat tinggal); dan
j. lain-lain (PERKESO/ KWSP/ pencen/ buku pelaburan) (jika ada).

12.6 Setelah setiap aktiviti/ tindakan diambil sepanjang proses, PYB

hendaklah pada hari bekerja yang sama mencatatkan aktiviti/ tindakan yang
diambil ke dalam kertas minit yang terkandung dalam fail penerima
bantuan mengikut turutan tarikh aktiviti/ tindakan.

12.7 Apabila setiap rekod seperti di bawah disediakan, PYB hendaklah pada
hari bekerja yang sama memasukkan satu (1) salinan dalam fail
penerima bantuan mengikut turutan tarikh:
a. surat pemakluman awal;

Muka Surat 13 Dari 15

Jabatan Kebajikan Masyarakat

Tajuk Dokumen: Prosedur Kaji Semula Bantuan Bulanan

No. Dokumen: PK/ KP/ 02
No. Pindaan: 02
Tarikh Berkuat Kuasa: 1/ 8/ 2022
b. surat temujanji semakan semula (jika perlu) ;
c. borang JKM 21;dan
d. surat keputusan bantuan.

12.8 Setelah fail penerima bantuan dikemas kini, PT/ PbKM/ PYB
hendaklah serta-merta menyimpan fail berkenaan ke dalam kabinet berlabel
600/04/10.

12.9 Fail penerima bantuan adalah dikategori fail ‘Terhad’ Pegawai yang hendak
mendapatkan fail berkenaan, kebenaran lisan hendaklah diperolehi daripada
PT.

12.10 Fail yang mengandungi 100 kandungan atau ketebalannya 4 cm atau telah
selesai segala tindakan dan tiada rujukan yang perlu diambil hendaklah ditutup.

12.11 Fail yang tidak aktif hendaklah disimpan bagi tempoh lima (5) tahun sebelum
ianya dibuat pelupusan mengikut Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629].

12.12 Ukuran bagi fail tidak aktif ialah fail telah tamat tindakan atau tidak
dirujuk dalam tempoh lima (5) tahun.

Muka Surat 14 Dari 15

Jabatan Kebajikan Masyarakat

Tajuk Dokumen: Prosedur Kaji Semula Bantuan Bulanan

No. Dokumen: PK/ KP/ 02
No. Pindaan: 02
Tarikh Berkuat Kuasa: 1/ 8/ 2022

AUTORITI

Disemak oleh:
.............................................................................
Azmir bin Kassim
Pengarah
Bahagian Kebajikan Produktif
Tarikh:

.............................................................................
Wan Zarina binti Wan Salleh
Pengarah
Bahagian Kawalan Standard
Tarikh:

Diluluskan oleh:
….……………………………………………………..
Rosmahwati binti Ishak
Timbalan Ketua Pengarah (Strategik)
Tarikh:

Muka Surat 15 Dari 15