1.

Tổng quan về sự kiện

- Tông màu chủ đạo: trắng + xanh dương
- Mục đích:
 Xây dựng thương hiệu: Tổ chức buổi hội thảo khoa học được coi như 1
hoạt động marketing nhằm để Đại học Quốc gia Hà Nội nâng cao hình
ảnh của mình, nâng cao sự uy tín và thu hút sự quan tâm của những
người làm khoa học. Sự kiện hội thảo sẽ được trang trí background và tổ
chức theo phong cách phù hợp với văn hóa của Đại học Quốc gia Hà Nội,
từ đó giúp quảng bá hình ảnh của VNU.
 Tạo môi trường giao lưu, học hỏi: Bên cạnh có các giáo sư của Đại học
Quốc gia thuyết giảng, hội thảo có mời các giáo sư từ các trường đại học
nước ngoài về tham gia Hội thảo nên giúp tạo môi trường giao lưu tri
thức giữa sinh viên Hà Nội với các giáo sư của Đại học Quốc gia cũng
như các giáo sư nước ngoài.
 Xây dựng tình hữu nghị giữa Đại học Quốc gia Hà Nội với các trường
Đại học nước ngoài: Buổi hội thảo khoa học được tổ chức với mục đích
chia sẻ kinh nghiệm, kiến thức sẽ thu hút sự chú ý, quan tâm của nhiều
người làm khoa học trong nước và quốc tế. Đặc biệt, khi sự kiện diễn ra
thành công, Đại học Quốc gia Hà Nội sẽ gây được ấn tượng tốt với các
giáo sư từ các trường Đại học nước ngoài, từ đó tạo dựng uy tín, vun đắp
hiểu biết và tình hữu nghị hai bên, tạo cơ sở để các trường tăng cường
các chương trình học bổng, trao đổi sinh viên, quỹ tài trợ...
- Đối tượng tham gia:
 Các giáo sư của Đại học Quốc gia Hà Nội
 Các giáo sư của các trường Đại học nước ngoài
 Sinh viên Việt Nam từ các trường Đại học tại thủ đô, đặc biệt là sinh viên
của Đại học Quốc gia Hà Nội
 Phóng viên tạp chí Quan hệ quốc tế, vtv24
- Thời gian địa điểm:
 Thời gian 03/03/2023
 Địa điểm: Đại học Quốc gia Hà Nội: 144 Xuân Thủy, Cầu Giấy, Hà Nội.
- Quy mô chương trình:
 Số lượng khách dự thính: 200 người
- Khách VIP: giáo sư của Đại học Quốc gia Hà Nội, giáo sư của các trường
Đại học nước ngoài
- Hình thức tổ chức:
 Trong hội trường của Đại học Quốc gia Hà Nội ở địa chỉ 144 Xuân Thủy,
Cầu Giấy, Hà Nội.
 Tổ chức tiệc đón tiếp
2. Kế hoạch tổ chức sự kiện:

TT Nội dung công Thời gian Đơn vị phụ trách

việc

I Giai đoạn chuẩn

bị

1. Xây dựng kế Trước ngày Ban Tổ chức Hội

hoạch tổ chức hội 02/01/2023 thảo
thảo khoa học

2. Phát hành thư mời Trước ngày Ban Tổ chức Hội

viết bài tham gia 18/02/2023 thảo
đối với các giáo
sư của Đại học
Quốc gia Hà Nội
và các giáo sư của
các trường Đại
học nước ngoài và
đưa thông tin lên
website của Đại
học Quốc gia Hà
Nội.

3. Tập hợp các bài Trước ngày Ban Nội dung

tham luận từ các 23/02/2023
giáo sư trong và
ngoài trường

4. Lựa chọn, biên Trước ngày Ban Nội dung

 tập các bài tham 25/02/2023
luận

5. In Kỷ yếu Hội Trước ngày Ban Hậu cần

thảo 28/02/2023

6. Gửi thư mời đại Trước ngày Ban Hậu cần

biểu tham dự hội 24/02/2023
thảo

7. Chuẩn bị Hội Trước ngày Ban Hậu cần

trường (trang trí, 28/02/2023
âm thanh, ánh
sáng, chỗ ngồi...)

II Thực hiện Hội 03/03/2023

thảo khoa học

1. Đón tiếp đại biểu 13:30 – 14:00 Ban Lễ tân

2. Tuyên bố lý do, 14:00 – 14:10 Tiểu ban điều

giới thiệu đại khiển chương
biểu, giới thiệu trình (Dẫn chương
Đoàn Chủ tịch, trình)
Thư ký

3. Phát biểu khai 14:10 – 14:20 Giáo sư được chỉ

mạc Hội thảo định của ĐHQG
Hà Nội

4. Báo cáo đề dẫn 14:20 – 14:30 Giáo sư được chỉ

định của ĐHQG
Hà Nội

5. Trình bày các 14:30 – 15:00 Đoàn Chủ tịch +

tham luận (dự nhà khoa học
kiến 02 tham được chọn
luận)
 6. Thảo luận 15:00 – 15:30 Đoàn Chủ tịch

7. Giải lao: văn nghệ 15:30 – 15:45

Trình bày các 15:45 – 16:45 Đoàn Chủ tịch +

tham luận (dự nhà khoa học
8. kiến 03 tham được chọn
luận)

9. Thảo luận 16:45 – 17:15 Đoàn Chủ tịch

Đọc báo cáo về 17:15 – 17:45 Các giáo sư được

11. chuyên đề của chỉ định của
Hội thảo ĐHQG Hà Nội

Tổng kết, bế mạc 17:45 – 18:00 Giáo sư được chỉ

12. Hội thảo định của ĐHQG
Hà Nội

Tổ chức tiệc đón 18:00-19:00 Ban Hậu cần +

13.
tiếp Ban Lễ tân

Kết thúc Hội

III.
thảo

Họp rút kinh Trước 10/03/2023 Ban Tổ chức Hội

1.
nghiệm thảo

2. Thanh quyết toán Trước 20/03/2023 Ban Hậu cần

theo thủ tục tài
chính

Nhiệm vụ của từng ban:

- Tiểu ban nội dung:

 Tập hợp các bài tham luận từ các giáo sư trong và ngoài trường
 Lựa chọn, biên tập các bài tham luận

 Soạn thảo: chương trình hoạt động của sự kiện, diễn văn khai mạc, bế mạc,
lời phát biểu, chuẩn bị thiết kế chương trình biểu diễn văn nghệ; cung cấp tài
liệu cho đại biểu

- Tiểu ban lễ tân:

 Lên kế hoạch đón tiếp:

1. 13:30: Đón đoàn đại biểu

2. 18:00: Đón tiếp đoàn ăn tối tại phòng tổ chức tiệc của ĐHQG Hà Nội

3. 19:00: Tiễn đoàn đại biểu

 Gửi thư mời:

1. In thư mời

2. Xin chữ ký và dấu

 Lên danh sách khách mời:

1. Giáo sư của ĐHQG Hà Nội

2. Giáo sư của các trường Đại học nước ngoài

3. Chủ tịch Hội sinh viên ĐHQG Hà Nội

4. Số lượng: khoảng 20 người

 Địa điểm, đối tượng tham gia:

1. Đối tượng tham gia: tất cả các sinh viên các trường đại học tại Hà Nội

2. Không gian: trong phòng hội nghị của ĐHQG Hà Nội

3. Địa điểm: ĐHQG Hà Nội ở 144 Xuân Thủy, Cầu Giấy, Hà Nội

- Tiểu ban hậu cần:

 Chuẩn bị địa điểm, trang trí hội trường, thiết kế và in backdrop, standee,
chuẩn bị mọi mặt về kỹ thuật, âm thanh và ánh sáng

 In ấn và gửi thư mời đại biểu

 An ninh cho hội thảo

 Thiết kế chương trình văn nghệ: clb Sol,...

 Tìm kiếm nhà tài trợ cho chương trình

 Lập kế hoạch để phân bổ tài chính chi tiết cho từng hạng mục của buổi hội
thảo, thanh quyết toán sau khi sự kiện kết thúc

 Phối hợp cùng ban Lễ tân để phục vụ tiệc đón tiếp đại biểu tại nơi tổ chức
tiệc của ĐHQG HN

- Tiểu ban tổ chức:

 Nhân sự:

1. Kiểm tra và giám sát các tiểu ban khác làm việc đúng theo kế hoạch,
xây dựng bảng phân công công việc cho từng ban

2. Lên kế hoạch truyền thông cho sự kiện

3. Thiết kế backdrop, standee, banner, thiết kế thư mời

4. Quay phim, chụp ảnh

 Chương trình:

1. Lên kế hoạch, ý tưởng cho chương trình

2. Lên timeline cho chương trình

3. Chuẩn bị video giới thiệu chương trình

4. Phân công hoặc dự kiến chủ tọa đoàn, thư ký đoàn, người điều khiển
chương trình MC, người thường trực của ban tổ chức để xử lý các tình
huống phát sinh
 5. Viết báo cáo tổng kết chương trình

6. Tập hợp các ban để họp rút kinh nghiệm sau khi hội thảo kết thúc

 Thủ tục:

1. Xin giấy phép tiến hành sự kiện

2. Xin giấy phép đón tiếp khách quốc tế

- Tiểu ban điều khiển chương trình:

1. Điều phối chương trình và khu vực sân khấu

2. Cập nhật thông tin khách mời, các tiểu ban tổ chức để bổ sung hoặc
điều chỉnh chương trình

3. Xử lý các tình huống phát sinh

4. Phối hợp cùng ban nội dung để thống nhất yêu cầu và nội dung hội
thảo, phối hợp với ban lễ tân để đón tiếp đại biểu

5. 2 MC: phối hợp với ban nội dung để soạn thảo chương trình phối hợp
các nội dung hoạt động của sự kiện, bình tĩnh, linh hoạt xử lý tình
huống, kiên quyết nhưng rất tế nhị và khéo léo, làm cho sự kiện luôn
sống động và vui vẻ; phối hợp với ban lễ tân để cập nhật thông tin
khách mời