CHƯƠNG I : MÔ TẢ BÀI TOÁN VÀ QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ

Mô tả bài toán:
Vận tải đường bộ đã ra đời từ rất sớm cùng với lịch sử hình thành loài người trên
trái đất, đáp ứng nhu cầu đi lại của con người. Thuở ban sơ, loài người đã biết lợi dụng
sức kéo của vật nuôi để đáp ứng nhu cầu di chuyển của bản thân và hàng hóa. Theo đà
phát triên, con người phát minh ra các phương tiện vận tải sử dụng động cơ hơi nước,
động cơ điện kéo theo đó là khối lượng vận chuyển hang hóa cũng ngày 1 nhiều , và để
giải quyết cho vấn đề đó thì sự ra đời của các công ty điều động xe cũng ngày 1 nhiều ,
nhưng làm sao để quản lý số lượng xe , số lượng tài xế và điều động trên từng tuyến
đường vẫn là các thách thức với ngành vận chuyển nói chung và các công ty vận tải nói
riêng Và họ cần tới một giải pháp kịp thời, hiệu quả để phát triển mạnh mẽ hơn – đó
chính là ứng dụng phần mềm quản lý và điều động xe cho công ty.
Công ty trách nhiệm hữu hạn NESOL có địa chỉ tại lô 5 khu chung cư Bình Kiều 1,
Phường Dông Hải 2 với ưu thế lầ có bãi đậu xe rất rộng cùng hệ thống trang thiết bị máy
móc tối tân. Đội xe của công ty tổng cộng bao gồm 46 đầu xe (từ 1 tấn, 1,5 tấn, 2,5 tấn,...
25 tấn đầu kéo) và có 60 lái xe thay phiên nhau lái mỗi xe. Với quy mô lớn như vậy nếu
không biết áp dụng thành quả khoa học kĩ thuật thí sẽ gây khó khăn không nhỏ cho bộ
phận phụ trách quản lý.
Quy trình nghiệp vụ quản lý
Công tác quản lý điều động và quản lý xe cho công ty trách nhiệm hữu hạn NESOL gồm
các nghiệp vụ chính như sau:
Vận chuyển hang hóa
Quản lý đội xe
Quản lý lái xe
1. Nghiệp vụ vận chuyển hàng hóa:
Dịch vụ vận chuyển của công ty chia làm 2 mảng nhỏ là vận tải đường ngắn và vận tải
đường dài
Vận tải đường ngắn: vận tải đường ngắn các đầu xe chỉ chạy trong thành phố bao gồm
vận chuyển và giao nhận hang hóa xuất nhập khẩu từ cảng , sân bay đến công ty, khu
công nghiệp…, vận chuyển hang hóa phân phối tới các đại lý, vận chuyển hang quảng
cáo, sự kiện, vận chuyển nhà, văn phòng, vận chuyển vật liệu,…
Khác với vận tải đường ngắn, vận tải đường dài là công việc vận chuyển hàng hóa
container của khách hàng qua các thành phố. Phạm vi hoạt động lớn hơn nhưng chỉ bao
gồm các thành phố trong khu vực miền bắc.
Cả hai hình thức vận tải chỉ khác nhau ở phạm vi hoạt động nhưng nghiệp vụ thì hoàn
toàn giống nhau. Nghiệp vụ vận tải của công ty được tiến hành như sau:
Khách hàng liên hệ với công ty (qua hotline, email hay gặp trực tiếp) khi cần tư vấn dịch
vụ vận chuyển. Tại đây, nhân viên chăm sóc khách hàng sẽ tiếp nhận và xin các thông tin
đầy đủ về đơn hàng: mặt hàng gì, số lượng bao nhiêu, loại hình vận chuyển là gì…. Để có
thể tư vấn cho khách hàng lựa chọn phương thức phù hợp nhất.
Sau khi đã có đầy đủ các thông tin về hàng hóa thì đội ngũ tư vấn sẽ dựa vào đó để tính
toán và báo giá vận chuyển cho khách hàng. Nếu khách hàng đồng ý với hình thức và
mức giá đã đề ra của công ty thì hai bên tiến hành ký kết hợp đồng. Có hai loại hợp đồng
là hợp đồng dài hạn và hợp đồng ngắn hạn. Hợp đồng dài hạn (ngắn nhất là một năm)
được ký kết đối với những khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ thường xuyên và lâu
dài (đương nhiên sẽ kèm thêm một vài phúc lợi cho khách hàng). Hợp đồng ngắn hạn
được ký kết đối với các công ty chỉ vận chuyển hàng hóa 1-2 lần (trường hợp này rất ít).
Hợp đồng sẽ được chuyển cho phòng kế hoạch tiếp nhận và lưu trữ.
Hợp đồng có hiệu lực kể từ ngày ký kết. Trong thời gian thực hiện hợp đồng, hãng tàu
hoặc khách hàng liên hệ với công ty để vận chuyển hàng hóa, đồng thời gửi bản yêu cầu
bố trí phương tiện có thời gian, địa điểm rõ ràng. Nhân viên chăm sóc khách hàng tiếp
nhận thông tin và chuyển cho phòng kế hoạch xác nhận sau đó tiến hành kiểm tra đầu xe
còn trong bãi.
Khi kiểm tra thấy đáp ứng đủ đầu xe yêu cầu, phòng kế hoạch tiến hành liên lạc xác nhận
với hãng tàu sau đó lập bản kế hoạch sắp xếp xe chạy vào ca phù hợp. Trong bản kế
hoạch sẽ có đầy đủ các chi tiết thời gian, địa điểm, chủ hàng số container, loại vỏ, loại
hàng ... bản kế hoạch sẽ giúp việc phân chia và điều động xe chính xác và nhanh hơn. Kế
hoạch sẽ được thông báo đến người quản lý đội xe để tiến hành các bước vận chuyển
hàng hóa. Đồng thời một nhân viên kế toán sẽ được cử đến nhận hàng trực tiếp từ kho
của khách hàng để kiểm soát tình trạng đơn hàng cũng như việc vận chuyển của đội xe
của công ty.
Sau khi sắp xếp được xe và lái xe thực hiện đơn hàng vận chuyển, người quản lý đội xe
sẽ lên công ty nhận phiếu điều xe cùng với lệnh cấp container rồi phát cho lái xe. Lái xe
cầm lệnh cấp container xuống cảng để nhận container rỗng nhằm mục đích vận chuyển
hàng hóa cho khách hàng. Sau khi nhận được container lái xe sẽ nhận được phiếu giao
nhận container để xác nhận quyền trách nhiệm với container trong quá trình vận chuyển
hàng trên đường đi.
Thực hiện các thủ tục, giấy tờ cần thiết và sắp xếp các thùng container chứa hàng lên xe
và bắt đầu vận chuyển. Khi hàng đến nơi, nhân viên dịch vụ sẽ tiến hành bốc dỡ hàng
xuống, nhân viên kế toán kiểm tra tình trạng toàn bộ kiện hàng của khách hàng, nếu có
bất cứ sai sót hay vấn đề liên quan đến kiện hàng phải báo ngay cho khách hàng xác nhận
để tìm cách giải quyết phù hợp. Mọi thông tin sẽ được ghi thêm vào mục ghi chú của bản
xác nhận vận chuyển.
Cuối cùng khi giao hàng đến kho hoặc địa điểm nhận hàng, người nhận tiến hành nhận
hàng rồi thực hiện việc kí kết xác nhận “đã nhận hàng nguyên vẹn, thành công” vào bản
xác nhận vận chuyển. Nhân viên kế toán cũng ký tên xác nhận đơn hàng đã được giao
thành công. Bản xác nhận vận chuyển sẽ được gửi cho bộ phận kế hoạch để cập nhập và
lưu trữ thông tin vận chuyển cho khách hàng.
2. Nghiệp vụ quản lý xe
Đội xe của công ty tổng cộng bao gồm 46 đầu xe và có 60 lái xe thay phiên nhau lái mỗi
xe. Mọi thông tin về xe và lái xe sẽ được người quản lý đội xe quản lý dưới sự chỉ đạo
của công ty.
Mỗi đầu xe của công ty đều được đăng kiểm theo đúng quy định của nhà nước và mua
bảo hiểm đầy đủ. Người quản lý đội xe sẽ theo dõi sát sao hạn định của các giấy phép
đăng kiểm cũng như bảo hiểm của xe để báo lên phòng kế toán của công ty xử lý ngay
những trường hợp đăng kiểm hoặc bảo hiểm hết hạn. Các thông tin (ngày đăng ký, ngày
hết hạn, số lần đăng ký, đơn vị đăng ký...) sẽ được lưu trữ đầy đủ trong hồ sơ của từng xe.
Mỗi xe khi lưu hành phải có đầy đủ các loại giấy tờ sau gồm Giấy phép lái xe của người
điều khiển phương tiện, giấy chứng nhận kiểm định an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi
trường (còn giá trị), Giấy chứng nhận bảo hiểm bắt buộc trách nhiệm dân sự của chủ xe
(còn giá trị). Xe giao cho lái xe phải có biên bản giao nhận. Lái xe có trách nhiệm bảo
quản, giữ gìn và phục vụ công tác của cơ quan; chỉ có lái xe được giao mới được phép
điều khiển, trừ những trường hợp cấp thiết được Giám đốc (hoặc Phó Giám đốc được ủy
quyền) đồng ý theo đề nghị của quản lý đội xe.
Trước khi nhận lệnh điều phối xe vào cuối ngày, người quản lý đội xe phải kiểm tra tình
trạng nhằm đảm bảo an toàn cũng như đảm bảo chất lượng của xe và kịp thời giải quyết
các vấn đề phát sinh về sự hỏng hóc hay mức độ xuống cấp của xe như thế nào để có thể
đưa ra các giải pháp phù hợp để xe có thể đạt được chất lượng tốt nhất, phục vụ cho quá
trình vận tải bền lâu bao gồm: kiểm tra tổng quát, phần trên/dưới của xe, Kiểm tra trượt
ngang bánh xe dẫn hướng, phanh xe, kiểm tra tiêu chuẩn môi trường. Kiểm tra tổng quát
xe công đoạn này bao gồm kiểm định các hạng mục: lốp xe, đèn chiếu sáng, đèn tín hiệu,
thùng xe để đảm bảo các hạng mục này duy trì chất lượng, khả năng hoạt động tốt, xe
đăng kiểm được kiểm tra tổng quát đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật. Kiểm tra phần trên
của xe các hạng mục kiểm tra bao gồm: kính chắn gió, gạt nước, vô lăng lái, trục lái...
đảm bảo các phần này hoạt động an toàn, đúng kỹ thuật. Kiểm tra trượt ngang bánh xe
dẫn hướng, phanh xe công đoạn này sẽ kiểm tra tiêu chuẩn trượt ngang của bánh xe, hiệu
quả phanh chân, phanh tay và độ lệch giữa hai bánh xe trên trục của phanh  để duy trì các
quy định an toàn kỹ thuật. Kiểm tra tiêu chuẩn môi trường hạng mục kiểm tra này đánh
giá khí thải và tiếng ồn của xe. Các chi tiết kiểm tra bao gồm: còi điện, khí thải động cơ
xăng, khói động cơ dầu... nhằm đảm bảo tuân theo các quy chuẩn bảo vệ môi trường hiện
hành. Kiểm tra phần dưới của xe các bộ phận chính của xe đảm bảo các bộ phận không bị
lỏng, gãy, xô lệch và đủ tiêu chuẩn lưu thông trên đường.
Các xe trong quá trình vận chuyển hàng hóa xảy ra tai nạn bất ngờ hoặc bị hỏng dọc
đường sẽ tùy theo tình huống và nguyên nhân công ty sẽ ra quyết định giải quyết phù hợp
với người lao động và được bảo hiểm bồi thường phù hợp. Người lái xe có trách nhiệm
báo ngay cho người quản lý đội xe để đưa ra phương án hợp lý nhất không làm ảnh
hưởng đến tiến độ và chất lượng của công việc. Trường hợp có sửa chữa nhỏ do xe hỏng
đột xuất trên đường đi công tác phải báo cho đội quản lý. Kết thúc chuyến đi, lái xe phải
lập hồ sơ trình duyệt và thanh toán kinh phí sửa chữa. Hồ sơ sửa chữa phải có xác nhận
của người sử dụng xe và đội quản lý. Khi quá trình sửa chữa hoàn thành, đội quản lý tiến
hành nghiệm thu thực tế( bao gồm hồ sơ trình duyệt, các chi tiết thực tế) làm cơ sở để
thanh toán ,nếu không có sai sót gì người quản lý đội xe sẽ báo lên phòng kế toán để nhận
ngân sách hoàn lại cho lái xe. Lái xe có trách nhiệm thu hồi đầy đủ các vật tư, phụ tùng
thay thế về cơ quan để đối chiếu, nhập kho hoặc thanh lý theo quy định
Những thông tin về tai nạn hỏng hóc, sửa chữa của xe cũng được công ty lưu lại một cách
đầy đủ vào hồ sơ của từng xe.
Cuối năm công ty sẽ tổng hợp tất cả các thông tin của những đầu xe như bảo hiểm xe,
đăng kiểm xe, các hư hỏng ... sau đó tùy vào từng trường hợp mà tiến hành xử lý, lập kế
hoạch bảo dưỡng cho xe hợp lý. Hoặc người quản lý xe có thể đề xuất bảo dưỡng xe cho
phòng điều hành nếu như cảm thấy xe không còn đảm bảo chất lượng cho công việc.
3. Nghiệp vụ quản lý lái xe
Mỗi lái xe làm việc trong công ty đều phải có giấy phép lái xe theo đúng quy định của
nhà nước, các giấy phép lái xe phải còn giá trị sử dụng, một lái xe có thể có nhiều lại giấy
phép khác nhau. Tùy theo giấy phép lái xe của từng lái xe, người quản lý đội xe sẽ phân
cho lái xe những đầu xe phù hợp với lái xe để đảm bảo an toàn cho lái xe và cả hàng hóa.
Ngoài các yêu cầu bắt buộc làm việc với vị trí lái xe thì các tài xế cũng có cơ hội được
đào tạo bởi người quản lý đội xe về các nghiệp vụ và các kỹ năng có liên quan như: kỹ
năng sơ cứu và băng bó vết thương, kỹ năng phòng cháy chữa cháy, phương pháp kiểm
tra xe hàng ngày, hàng tuần, định kỳ, kỹ năng lái xe và xử lý sự cố cơ bản, Kỹ thuật thắng
xe (phanh xe), khoảng cách dừng xe an toàn, khoảng cách theo sau an toàn,Tốc độ điều
khiển xe an toàn, quy trình phát hiện lỗi, kỹ thuật lái xe an toàn trong các điều kiện khác
nhau như trời mưa, đêm tối, sương mù… hoặc ở những địa hình, vị trí khó khăn, dấu hiệu
cảnh báo nguy hiểm trong khi tham gia giao thông, xử lý những tình huống khẩn cấp như
xe bị trôi dốc, mất phanh hoặc quay đầu do phanh đột ngột, cách kiểm soát tầm nhìn
trước, sau và làm chủ tốc độ, các bước hành động cần thiết khi gặp sự cố, tai nạn
Người quản lý đội xe sẽ nhận công việc trực tiếp từ phòng kế hoạch sau đó sắp xếp công
việc cho các tài xế xe cũng như việc phân công nhiệm vụ và tổ chức công việc qua các
thông tin được truyền đạt một cách rõ ràng bằng các tài liệu có liên quan và bằng sự chỉ
đạo trực tiếp có thể qua điện thoại, hoặc tin nhắn văn bản. Khi tài xế hiểu được toàn bộ
thông tin về công việc rồi thì công việc sẽ được thực hiện dễ dàng hơn và tránh được
những sơ xuất trong quá trình vận hành bởi chính tài xế là những người trực tiếp làm việc
với các hàng hóa được vận chuyển trên xe.
Thêm ý: làm rõ việc sử dụng phiếu điều động xe cho ý trên
Người quản lý đội xe cũng là người chấm công trực tiếp cho các lái xe đồng thời đưa ra
các quyết định khen thưởng - kỷ luật đối với các tài xế xe theo quy định đề ra của công
ty. Cuối mỗi tháng người quản lý đội xe sẽ đưa bảng chấm công cho tài xế xe để họ xác
nhận, nếu có sai sót phải phản ánh lại ngay để người quản lý xe kịp giải quyết, quá 3 ngày
kể từ ngày nhận được bảng công mà không chịu phản ánh khi có sai sót thì tài xế đó hoàn
toàn chịu trách nhiệm về quyền lợi của bản thân. Bảng chấm công sẽ được người quản lý
nộp cho phòng nhân sự để tiến hành tính lương cho mỗi tài xế.
Thêm ý: nhân viên kế toán phụ trách việc tính lương hàng tháng cho tài xế, hàng năm khi
có sự điều chỉnh mức lương cơ sở thì kế toán cũng phải cập nhật lại hệ số lương cho tài
xế. Thêm công thức tính lương.

Một số biểu mẫu

1. Hợp đồng vận tải:
2. Phiếu yêu cầu nhân lực:
3. Bản kế hoạch:
4. Lệnh điều xe:
5. Bản xác nhận vận chuyển:
6 phiếu sửa chữa