QUẢN LÝ ĐỘI XE LÀ GÌ?

Quản lý đội xe là người chịu trách nhiệm một cách tổng thể về các công việc liên quan
người lái xe, vận hành của xe, đảm bảo độ an toàn cho người, xe, hàng hóa, sản phẩm
dịch vụ trong việc vận chuyển đưa đến khách hàng. Đây là người trực tiếp làm việc với
các tài xế - người điều khiển xe các hãng taxi, các xe khách vận chuyển đường dài, quản
lý đối với đội xe vận chuyển hàng hóa..
Công việc của quản lý đội xe ngày nay
Quản lý đội xe với các công việc liên quan đến xe – phương tiện vận tải, tài xế lái xe..
bao gồm các công việc cụ thể được thực hiện như sau:
– Quản lý hồ sơ - tài sản, danh mục tài sản liên quan đến xe, phương tiện vận chuyển.
– Tuyển dụng, kỷ luật, sa thải đối với đội ngũ lái – phụ xe, cập nhật danh sách lái – phụ
xe khi có thay đổi.
– Tổ chức, chấm công, điều động lái – phụ xe, phối hợp với khách hàng để đáp ứng yêu
cầu của khách hàng.
– Tạm ứng, giám sát, quản lý các chi phí của đội xe: chi phí cầu đường, chi phí vi phạm
an toàn giao thông, chi phí sửa
chữa dọc đường…
– Phân tích, đề xuất các giải pháp để có các chi phí ngày càng hợp lý (xăng dầu, đi
đường, sửa chữa…).
– Lập và cập nhật kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa lớn.
– Xử lý các vấn đề liên quan đến tai nạn, vi phạm pháp luật về an toàn giao thông.
– Quản lý theo dõi mua bảo hiểm xe, đăng ký, kiểm định xe – bồn chứa theo qui định của
pháp luật.
– Tổng hợp, báo cáo tình hình kinh doanh của dịch vụ vận chuyển hàng tháng (chi phí,
doanh thu, so sánh, đề xuất…)
– ...
Kinh nghiệm quản lý đội xe
Để trở thành một quản lý đội xe giỏi, bạn cần đảm bảo đáp ứng các yêu cầu công việc
như sau:
 1. Có chuyên môn với các chuyên ngành về kỹ thuật ô tô, quản lý, quản trị nhân sự,
logistic,..
2. Đã thực tập ở các công ty từ 2 năm tại các vị trí như điều phối xe, quản lý, giám
sát xe,..
3. Có kỹ năng làm việc nhóm và chịu được áp lực công việc, biết tin học văn phòng,
là người linh hoạt, biết học hỏi và tiếp thu kinh nghiệm từ người khác.
4. Có kỹ năng về giao tiếp, quản lý công việc hiệu quả, biết cách xử lý tình huống
linh hoạt và khắc phục hiệu quả các vấn đề được tốt nhất.
Yêu cầu về trình độ đối với công việc nhân viên quản lý đội xe là phải tốt nghiệp từ trung
cấp trở lên. Công việc này không đòi hỏi quá cao về bằng cấp, chỉ cần có liên quan đến
điều hành xe. Hiểu kiến thức cơ bản về cấu trúc, đặc điểm của các loại xe, quy trình vận
hành và quá trình làm việc của lái xe với xe.
Quy trình quản lý, điều hành xe
Mẫu quy trình quản lý đội xe công ty
 Lưu đồ quy trình quản lý đội xe
 Mẫu phiếu đề nghị sử dụng xe
 Mẫu giấy đề nghị sửa chữa
 Mẫu bảng quyết toán chi phí xe
 Mẫu danh sách theo dõi bảo hiểm xe
 Mẫu bảng theo dõi cấp phát xăng dầu
 Mẫu danh sách garage
 Mẫu giấy đề nghị thanh toán
 Mẫu danh sách vượt định mức
 Mẫu phiếu nhận xăng dầu
 Mẫu theo dõi chi phí mua sắm và cầu đường
 Mẫu biên bản đối chiếu giữa công ty và cây xăng
Xem xét và xử lý yêu cầu sử dụng xe
1. Phiếu đề nghị sử dụng xe
2. Lệnh điều xe
3. Giấy đi đường
4. Nhật ký điều xe
5. Giấy xác nhận km
6. Chứng từ thanh toán
Tiếp cận phiếu đăng ký sử dụng xe từ các thành viên, căn cứ lịch điều xe
+ Phân công tài xế, cập nhật nhật ký điều xe
+ Làm lệnh điều xe
+ Giấy đi đường
Chuẩn bị xe
- Nhận được phân công điều xe tài xế kiểm tra xe, vệ sinh xe, cung cấp nhiên liệu.
- Phối hợp đơn vị yêu cầu lên kế hoạch chuyến đi: lộ trình, thời gian..
Thực hiện
- Căn cứ lệnh điều xe, kế hoạch chuyến đi: tài xế thực hiện lái xe
- Hoàn tất các thủ tục, chứng từ có liên quan
- Tài xế yêu cầu đơn vị sử dụng xe xác nhận việc sử dụng
Báo cáo (nếu có): Cần sửa chữa ngay trên đường / Có dấu hiệu hoặc hư hỏng, báo cáo về
hiện trạng và đề xuất phương án sửa chữa và kinh phí.
Hoàn tất thủ tục thanh toán
- Sau chuyến đi tài xế cập nhật đầy đủ chứng từ để thanh toán như: tiền nhiên liệu, tiền ở,
phí trạm đường bộ…
- Cập nhật nhật ký điều xe
Lưu hồ sơ

Nhiệm vụ của nhân viên lái xe khách sạn.

Nhân viên lái xe khách sạn là một vị trí hoạt động theo sự quản lý của bộ phận lễ tân
trong khách sạn. Đây là một vị trí không thể thiếu đối với những khách sạn lớn.
 Cũng giống công việc của những vị trí nhân viên lái xe khác, nhân viên lái xe khách
sạn phụ sách đưa đón, vận chuyển khách hàng hoặc hàng hóa từ sân bay đến khách sạn và
ngược lại tư khách sạn đến sân bay theo yêu cầu của bộ phận lễ tân và khách hàng.

Thông thường nhân viên lái xe khách sạn sẽ đưa đón khách hàng, hàng hóa theo lịch
trình, thời gian đã được sắp xếp từ trước. Hỗ trợ giúp khách hàng sắp xếp hành lý lên và
xuống xe, mở cửa xe, đón tiếp khách hàng. Thái độ lịch sự, chuyên nghiệp, tác phong
nhanh nhẹn, phục vụ tận tình.

Hàng ngày nhận lịch chuyên chở khách hàng theo yêu cầu. Lựa chọn hướng đi thuận
tiện, an toàn đúng lộ trình và đảm bảo thời gian quy định. Cung cấp những thông tin cần
thiết về chuyến đi cho khách hàng.

Giữ gìn vệ sinh xe trước và sau khi chở khách. Đảm bảo an toàn và thoải mái cho hành
khách trong suốt chuyến đi. Kiểm tra trong và ngoài xe, đầy đủ vật dụng cần thiết như
nước uống, khăn giấy, báo,... Vê sinh xe sạch sẽ, chăm sóc, bảo dưỡng định kỳ. Đỗ, dừng
xe đúng nơi quy định.

Ghi chép đầy đủ thông tin vào sổ theo dõi, báo cáo hàng tháng về mức tiêu thụ nhiên
liệu, kế hoạch bảo dưỡng xe. Báo cáo với quản lý nếu xảy ra sự cố trong quá trình di
chuyển để có thể kịp thời hỗ trợ giải quyết vấn đề. Tham gia các buổi đào tạo nghiệp vụ,
kỹ năng chuyên môn theo yêu cầu. Tham gia đầy đủ các cuộc họp, hỗ trợ quảng cáo hình
ảnh khách sạn.

Ngoài ra nhân viên lái xe khách sạn cũng thực hiện một số nhiệm vụ khác theo yêu
cầu của lãnh đạo, cấp trên.
Kỹ năng đối với nhân viên lái xe khách sạn.
 Kỹ năng lái xe: Nhân viên lái xe khách sạn cần phải nắm chắc các kiến thức về
luật giao thông, kỹ năng lái xe an toàn, xử lý các tình huống khi tham gia giao thông đảm
bảo cho cả người và phương tiện tham gia giao thông.
  Kiến thức về xe: Am hiểu, nắm vững các kiến thức về hệ thống xe giúp cho nhân
viên lái xe khách sạn có thể giải quyết những vấn đề phát sinh như hỏng xe trong khi di
chuyển.
 Thông thạo đường: Ghi nhớ đặc điểm của các tuyến đường trong khu vực là kỹ
năng cần thiết đối với bất kì vị trí nhân viên lái xe nào cũng cần có. Việc nắm rõ các
tuyến đường giúp cho bạn có thể di chuyển một cách nhanh chóng và đến điểm hẹn đúng
giờ.
 Kỹ năng giao tiếp tốt: Nhân viên lái xe khách sạn cũng là người quảng bá hình ảnh
của khách sạn đến với khách hàng. Chính vì vậy mà kỹ năng giao tiếp tốt là vô cùng quan
trọng. Môt nhân viên lái xe khách sạn chuyên nghiệp là người có thể tạo sự thoải mái,
yên tâm đối với khách hàng ngày trong thời gian di chuyển. Việc nói chuyện cởi mở, thân
thiện, đúng phép tắc, lễ nghi giúp khách hàng có cái nhìn thiện cảm đối với khách sạn của
bạn.
 Cẩn thận, chu đáo, có trách nhiệm với công việc: Đây là công việc liên quan đến
tính mạng con người và giá trị của hàng quá vì vậy sự cẩn thận phả được đặt lên hàng
đầu. Bên cạnh đó đây cũng là một ngành dịch vụ nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng
thì cũng đòi hỏi bạn là một người tính tế và chu đáo trong mỗi chuyến đi, nắm bắt được
tâm lý khách hàng và nhu cầu của họ để có giúp bạn hoàn thành chuyến đi một cách
thuận lợi.
 Thái độ làm việc chuyên nghiệp, trang phục lịch sự, gọn gàng
 Kỹ năng ngoại ngữ: Đối với mố khách sạn lớn, với khách hàng chủ yếu là người
ngoại quốc thì yêu cầu tài xế lái xe khách sạn phải có khả năng giao tiếp ngoại ngữ đặc
biệt là tiếng anh ở mức cơ bản để có thể giao tiếp và phục vụ khách hàng một cách tốt
nhất.
Tiêu chí tuyển dụng lái xe khách sạn
Tương tự như tất cả các nghề lái xe hiện nay, lái xe khách sạn muốn ứng tuyển thành
công để hành nghề phải đảm bảo:

- Có bằng lái xe từ B2 trở lên

 - Có sức khỏe tốt

- Có ít nhất 1 năm kinh nghiệm lái xe từ 7 chỗ trở lên

- Hồ sơ lái xe “sạch”

- Có kỹ năng lái xe giỏi, am hiểu tuyến đường và Luật Giao thông đường bộ

- Thân thiện, chu đáo, cẩn thận, trung thực, tận tâm và yêu nghề, có trách nhiệm trong
công việc và chịu được áp lực cao

- Ưu tiên ứng viên có khả năng giao tiếp tiếng Anh cơ bản

BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA NHÂN VIÊN LÁI XE KHÁCH SẠN

Nhiệm vụ chính Công việc cụ thể

Chuyên chở khách  Hàng ngày nhận lịch phân công chuyên chở khách từ sân bay đến khách sạn
theo lịch trình và ngược lại.
 Thực hiện việc đón khách tại sân bay với thái độ thân thiện, lịch sự, tác
phong chuyên nghiệp.
 Giúp khách mang hành lý, sắp xếp hành lý lên xe.
 Mở cửa xe, hỗ trợ khách lên, xuống xe an toàn.

Chuyên chở khách  Hàng ngày nhận lịch chuyên chở khách theo lộ trình khách yêu cầu.
theo yêu cầu  Giúp khách lựa chọn những hướng đi thuận tiện, an toàn nhưng vẫn đảm
bảo lộ trình.
 Cung cấp những thông tin chỉ dẫn bổ ích cho du khách.

Bảo quản xe được  Thực hiện các biện pháp vệ sinh để giữ xe luôn trong tình trạng sạch sẽ.
giao  Định kỳ thực hiện quy trình chăm sóc xe, bảo trì, bảo dưỡng.
  Đậu, đỗ xe đúng nơi quy định.

Các công việc khác  Hàng ngày kiểm tra tình trạng xe trước khi khởi hành.
 Điền đầy đủ thông tin vào sổ theo dõi đội xe: Tên người sử dụng xe, lộ
trình, thời gian khởi hành, thời gian đến, số km đầu, số km cuối.
 Định kỳ làm báo cáo quyết toán xăng dầu, số xăng dầu bình quân trên
100km.
 Báo cáo ngay cho người phụ trách trực tiếp khi xe xảy ra hư hỏng, va quyệt
hay tai nạn.
 Hỗ trợ thực hiện các hoạt động PR, quảng cáo khách sạn khi được yêu cầu.
 Tham gia các khóa đào tạo nâng cao nghiệp vụ của bộ phận.
 Tham gia đầy đủ các cuộc họp thường xuyên hay đột xuất của bộ phận.
 Làm các báo cáo đột xuất khi được cấp trên yêu cầu.
 Thực hiện các công việc khác theo chỉ đạo của quản lý.