Administratieve organisatie handboek

Loetje Laren
inkoop proces

Naam: Kilian van Gend

Klas: MFC-B1D
Cursuscode: BIV1
Datum: 03-11-2022
Studentnummer: 1836702
 Inhoudsopgave

1. inleiding ……………………………………………………………………………………..
2. Bedrijf ………………………………………………………………………………………..
2.1 Omschrijving bedrijf …………………………………………………………………...
2.2 Typologie ……………………………………………………………………………….
2.3 Missie en Visie……………………………………………………………………...….
2.4 Organogram ……………………………………………………………………………
3. Inkoopproces ……………………………………………………………………………….
3.1 Betrokken functies …………………………………………………………………….
3.2 Inkoopproces stappen (IST) ………………………………………………………….
4. Detailprocesschema ……………………………………………………………………….
5. Relatiematrix ………………………………………………………………………………..
6. Risico's en maatregelen …………………………………………………………………...

Bronnenlijst
 1. inleiding

Naar aanleiding van een opdracht voor het vak bestuurlijke informatievoorziening 1 schrijf ik
een AO-handboek gericht op de administratieve organisatie binnen het bedrijf Loetje. Het
doel hiervan is om inzicht te krijgen op de structuur en vormgeving van processen binnen
een Organisatie. Ik beschrijf in dit handboek het inkoopproces van het bedrijf. Na het
afronden van dit project zal ik kennis opgedaan hebben over de basis van administratieve
organisatie.

Het doel van een AO- handboek is een duidelijke beschrijving geven van de procedures
waarmee risico's worden verkleint en problemen worden voorkomen. In het handboek
worden procedures vastgelegd die zullen helpen om het bedrijf effectief en efficiënt naar hun
doelen te laten werken.

2. Bedrijf

omschrijving Loetje
Het restaurant Loetje in Laren. Loetje is een restaurantketen opgericht in 1977 met
inmiddels 30 vestigingen door heel Nederland. Loetje in laren was de derde vestiging
opgericht in 2009 (Loetje.nl). Loetje staat bekend als de plek waar de beste steaks worden
geserveerd. Het bedrijf heeft inmiddels een grote reputatie wat betreft luxe. De doelgroep
van Loetje is dan ook de middel tot hoge-klasse mensen. Loetje heeft sinds 2020 een
samenwerkingsverband met ‘Restaurant Company Europe’ Dit is één van de grootste
horeca groepen van europa. Het bedrijf is altijd up-to-date, ze waren dan ook één van de
eerste in Nederland die een 3D-geprinte biefstuk serveerde!

Typologie
Loetje is een restaurantketen, het is een dienstverlenend bedrijf op contante betaling.
Mensen die komen eten worden geserveerd en moeten na het etentje gelijk afrekenen.

Missie en visie
Loetje wilt zo groen mogelijk de lekkerste gerechten op tafel zetten en bekend staan als een
gezellig restaurant. De restaurantketen wilt binnen 4 jaar het aantal restaurants en de omzet
verdubbelen in Nederland (Quotenet.nl).
Organogram Loetje
De schematische weergave van de structuur van de afdelingen binnen de organisatie. Zoals
hieronder te zien is is er wel degelijke functiescheiding. Dit is er om te zorgen dat iedereen
zijn taak weet en deze zonder problemen kan uitvoeren, het risico op fouten wordt hiermee
verkleint. De algemeen manager zorgt er voor dat het restaurant op dagelijkse basis goed
functioneert en dat de keukenmanager en de barmanager synchroon te werk gaan. De
keuken manager zorgt er voor dat de keuken goed zijn werk doet. Dit doet hij door met de
head en sous chef veel in contact te zijn. Zij regelen dat het eten op de borden staat en op
de juiste tijd geserveerd kan worden. De bar manager zorgt ervoor dat iedereen die in het
restaurant staat zijn taak kent en juist uitvoert.
 3. Inkoopproces

Een belangrijk process binnen Loetje is natuurlijk het inkoop proces. De inkopen zijn niet zo
simpel aangezien de producten aan een bepaalde norm van kwaliteit moeten voldoen en de
goederen zijn etenswaren, hierdoor hebben ze een bepaalde houdbaarheidsdatum.
Restaurants willen natuurlijk zo weinig mogelijk weggooien en verspillen. Er zijn veel
factoren die de inkoop van goederen kunnen veranderen. Deze factoren zorgen ervoor dat
er zo min mogelijk verspilling is waardoor de effectiviteit en efficiëntie binnen het bedrijf hoog
blijft.

betrokken functies inkoopproces

- Barmedewerkers
- Chefs
- afdelingsmanagers
- algemeen manager
- administratie

Inkoopproces stappen (IST)

Het inkoopproces start bij een inkoop impuls. Dit impuls ontstaat wanneer de werknemers
door krijgen dat de voorraad laag is of als iets op is. Aan het einde van elke dag melden de
chefs en de barmedewerkers aan hun managers wat er laag in voorraad is en welke
goederen er ingekocht moeten worden. Dit wordt dan gemeld bij de managers uit hun
afdeling. Deze managers melden dit bij de ‘algemeen manager’, hij zorgt ervoor dat de
voorraad aangevuld gaat worden.

Dit doet hij doormiddel van offertes maken en sturen naar vaste leveranciers in de database.
Loetje heeft namelijk contracten met vaste leveranciers die altijd de producten met vaste
kwaliteit voor hun klaar hebben liggen. Er wordt door de algemeen manager een inkoop
order geplaatst bij de leveranciers. Wanneer de producten aankomen bij het filiaal checken
de chefs en de barmedewerkers of de kwaliteit en hoeveelheid van het product klopt, het
resultaat geven ze door aan hun managers. er wordt dan doorgegeven aan de algemeen
manager of de hoeveelheden en kwaliteit wel of niet kloppen. De algemeen manager checkt
dan zelf nog het factuur of de juiste prijs is gehanteerd. Als alles klopt wordt het factuur
doorgestuurd naar de administratie.

De algemeen manager dient elke week verklaring af te leggen naar de administratie. vanuit
de administratie wordt het factuur betaald en in de boekhouding gezet. Op deze manier
wordt het factuur dus niet onterecht betaald als er iets niet klopt met de geleverde producten
of het factuur. Dit komt door het gebruik van controle technische functiescheiding.
 4. Detailprocesschema inkopen
Dit schema geeft schematisch weer hoe het inkoopproces verloopt en wie hier welke taak in
heeft.
 5. Relatiematrix
De onderstaande tabel bevat de relatiematrix. hierin wordt de functiescheiding tussen het
personeel weergegeven tijdens de stappen van het inkoopproces.
Barmanager Keukenmanager Algemeen Administratie
manager

Inkoop impuls x x

Order plaatsen x

Controle
binnengekomen x x x
goederen

Factuurcontrole x x

Betaling x

6. Risico's en maatregelen

In dit deel worden er risico's aangegeven en de maatregelen die daarop gehanteerd

kunnen worden. Dit wordt gedaan met behulp van een risicoanalyse en AO/IC
maatregelen.

1. Onjuiste factuurprijs
Het controleren op de juiste factuurprijs is essentieel om efficiënt en effectief
te werk te gaan. Je kan vertrouwen in de leverancier maar nog steeds kan
een persoon die jouw order verwerkt daar een typefout maken waardoor het
factuur niet klopt. Het is dus belangrijk om bij elke order het factuur te
controleren. Dit moeten alle managers en de administratie samen om te
voorkomen dat er iets mis gaat (4 ogen principe).

2. Houdbaarheidsdatum
De producten die ingekocht worden hebben een beperkte
houdbaarheidsdatum, dit brengt risico's met zich mee. De goederen moeten
bijvoorbeeld weggegooid worden omdat deze niet langer houdbaar zijn. De
kans dat dit gebeurd is vrij groot aangezien je in een restaurant nooit precies
weet wat de klanten zullen bestellen. Loetje moet ervoor zorgen dat het
aantal weggegooide goederen zo klein mogelijk is om de eventuele schade
zo klein mogelijk te houden. Een maatregel hiervoor is dat de chef met de
manager bespreekt wat de verwachting is voor de aankomende periode en
daarop zijn order bepaalt.

3. Te weinig korting
Om zoveel mogelijk winst te maken is het belangrijk om ingekochte goederen
zo goedkoop mogelijk in te kopen. Als er te weinig om korting gevraagd wordt
 kan het zijn dat het bedrijf teveel onnodig uitgeeft aan goederen. Dit is
verspilling van liquide middelen, daardoor is het bedrijf niet efficiënt. Dit is te
voorkomen als de inkoper bij elke bestelling onderhandeld over de prijs en
niet laconiek wordt over de gehanteerde prijzen van de leverancier.

4. Te lage kwaliteit
Om goede kwaliteit eten op tafel te zetten moeten er natuurlijk goede kwaliteit
goederen binnenkomen. Het risico is dat de kwaliteit van de ingekochte
goederen te laag is waardoor het niet geserveerd kan worden. Om dit te
voorkomen moet de chef samen zitten met de manager en de leverancier om
duidelijke afspraken te maken over de kwaliteit.

Hieronder een tabel met de risico's en maatregelen om zo efficiënt en effectief

mogelijk te werk te gaan. (SOLL)

Attentiepunt AO-risico's Maatregelen

Factuurprijs Er wordt onterecht teveel Controle technische functiescheiding,
gefactureerd. de managers en administratie
moeten het beide controleren.

Houdbaarheidsdatum 1. Verspilling door het 1. De chefs moeten bespreken

moeten weggooien van
goederen.
2. Leverancier levert
goederen die bijna over
datum zijn.
2. Er moeten afspraken zijn met
met de managers wat de
verwachting is in de
aankomende periode zodat
de inkoophoeveelheid goed
is.
de leverancier over de
minimale
houdbaarheidsdatum bij
ontvangst.

Korting Er wordt bij de leveranciers niet De algemeen manager moet bij elke
of te weinig onderhandeld over afname onderhandelen over de prijs..
de prijs.

kwaliteit ingekochte Te lage kwaliteit waardoor niet Duidelijke kwaliteitseisen opstellen

producten kunnen serveren. met leveranciers anders niet betalen.
Risico analyse
In de onderstaande tabel worden de 4 genoemde risico's vermeld. Dit wordt gedaan door
middel de kans tegenover de impact te zetten. Hierdoor is overzichtelijk de invloed van de
risico's te zien.

1. Onjuiste factuurprijs
2. Houdbaarheidsdatum
3. Te weinig korting
4. Te lage kwaliteit

Bronnenlijst

Loetje. (z.d). Over Loetje. Geraadpleegd op 1 oktober 2022. Van

https://www.loetje.nl/nl/over-loetje/

Iris Hermans. (2022, 5 januari). Smakelijke jaaromzet met nog meer Loetje-biefstuk
met muisjes & nieuw bier uit RCE-tap. Van
https://www.quotenet.nl/zakelijk/a38674115/smakelijke-jaaromzet-met-nog-meer-loetj
e-biefstuk/#:~:text=Loetje%20is%20de%20onbetwiste%20gouden,uitgebreid%20inte
rview%20met%20Misset%20Horeca.