QUẢN 

LÝ THỜI GIAN
 Khái niệm

Quản  lý  thời  gian  có  nghĩa  là  kiểm  soát  tốt 
hơn  cách  bạn  sử  dụng  thời  gian  và  đưa  ra 
những  quyết  định  sáng  suốt  về  cách  bạn  sử 
dụng nó.
 Cạm bẫy trong công việc

Tuấn làm việc trong 1 công ty chuyên sản xuất và 
bán đồng hồ đo điện. Anh ta mô tả công việc của 
mình: “Tôi dường như không bao giờ có được một 
phút  rảnh  rỗi  nào  kể  từ  lúc  đặt  chân  đến  công  ty 
cho đến tận lúc tôi về nhà. Ban giám đốc luôn luôn 
muốn  mọi  việc  phải  được  hoàn  tất  từ  ngày  hôm 
qua rồi.
 Cạm bẫy trong công việc

Toàn những việc đại loại như “Ở đây lại gặp trục 
trặc  rồi,  Tuấn  ơi!  Anh  giải  quyết  việc  này  được 
không?”  hoặc  “Tuấn  ơi!  Anh  kiểm  tra  lượng  tồn 
kho  giúp  tôi  được  không?  Việc  này  quan  trọng 
đấy!”. Hay như “Chúng ta phải giap các mặt hàng 
này cho khách vào thứ Tư rồi. Việc này rất khẩn, 
ưu tiên hàng đầu đấy”. Tôi có thể nói với các bạn 
rằng  mọi  việc  ở  đây  đều  thuộc  loại  ưu  tiên  hàng 
 Cạm bẫy trong công việc

Những  tác  động  có  thể  có  của  kiểu  làm 

việc này sẽ ảnh hưởng gì tới Tuấn?
Anh/chị hãy thử nghĩ ra những hậu quả có 
thể xảy ra?
 Cạm bẫy trong công việc

Tên cạm bẫy

Ảnh hưởng của cạm bẫy

 Cạm bẫy trong công việc

Loan – Trưởng nhóm bán hàng 1 siêu thị tấp nập 
và phụ trách 8 nhân viên. Loan phải báo cáo công 
việc  với  người  quản  lý  siêu  thị  là  chị  Châu.  Cô 
cũng phải liên hệ với ông Hùng, cấp phó của chị 
Châu,  về những chi  tiết liên quan  đến nhân viên, 
tồn kho và thông tin về khách hàng.
 Cạm bẫy trong công việc
Những lúc siêu thị tấp nập, như các sáng thứ 7, tất 
cả  thành  viên  trong  nhóm  Loan  có  mặt  ở  những 
kệ hàng hay những quầy tính tiền. Loan bỏ phần 
lớn  thời  gian  của  cô  gần  các  kệ  hàng  để  giải 
quyết các rắc rối có thể xảy ra. Vào những lúc ít 
khách hơn sẽ chỉ có 2 người đứng  ở các kệ hàng 
và  Loan  chỉ  đạo  việc  xếp  thêm  hàng  lên  kệ  hay 
họp với chị Châu hoặc ông Hùng.
 Cạm bẫy trong công việc

Cô nhận thấy rằng ca làm việc của mình thường 
trôi  qua  rất  nhanh.  Hàng  ngày  cô  phải  đi  bộ 
nhiều  cây  số  vòng  quanh  các  gian  hàng  từ  khu 
vực này đến khu vực khác để giải quyết những 
rắc rối, đòi hỏi, thắc mắc nhỏ, kiểm tra tại văn 
phòng rồi trong kho hàng.
 Cạm bẫy trong công việc

Như cô thường nói “Gần cuối tuần rồi, tôi không 
có nhiều thời gian ngồi xuống và suy nghĩ về việc 
mình  đang  làm  gì.  Tôi  phải  luôn  ở  bên  cạnh  các 
thành viên trong nhóm, gặp đại diện các nhà cung 
cấp  và  tất  nhiên  là  cả  khách  hàng.  Tôi  luôn  bận 
rộn  để  đáp  ứng các  yêu cầu  và  đòi hỏi  của công 
việc.
 Cạm bẫy trong công việc
Như cô thường nói “Gần cuối tuần rồi, tôi không 
có nhiều thời gian ngồi xuống và suy nghĩ về việc 
mình  đang  làm  gì.  Tôi  phải  luôn  ở  bên  cạnh  các 
thành viên trong nhóm, gặp đại diện các nhà cung 
cấp  và  tất  nhiên  là  cả  khách  hàng.  Tôi  luôn  bận 
rộn  để  đáp  ứng các  yêu cầu  và  đòi hỏi  của công 
việc.
Loan rất thích thú chuyện này. Cô nói: “Tôi thích 
 Cạm bẫy trong công việc

Anh/chị  có  nghĩ  rằng  Loan  cần  quản  lý 

thời gian tốt hơn không?
Cạm bẫy trong công việc
 Cạm bẫy trong công việc

Thúy  là  quản  lý  cấp  thấp  với  nhiệm  vụ  quản  lý 
phòng  hành  chính  của  một  doanh  nghiệp.  Công 
việc  thay  đổi  theo  một  chu  kỳ  đều  đặn,  cứ  năm 
tuần  một  lần.  Tuần  sau  cùng  của  mỗi  chu  kỳ  có 
rất nhiều việc nhưng tốc độ làm việc vào những 
lúc khác thì cứ đều đều. Công việc văn phòng này 
phải giải quyết khá đơn giản và lặp đi lặp lại.
 Cạm bẫy trong công việc

Đôi khi Thúy ghen tị với những người luôn có thời 
gian làm việc thật sôi động. Cô nhận xét về công 
việc  của  mình  “giống  như  cối  xay  guồng.  Bạn 
làm  việc  chầm  chậm  mỗi  ngày  và  dường  như 
chẳng đi tới đâu cả. Có những buổi sáng thật khó 
để nhấc chân ra khỏi giường để đi làm.”
 Cạm bẫy trong công việc

Anh/chị có nghĩ rằng Thúy cũng cần quản 
lý thời gian tốt hơn không?
Cạm bẫy trong công việc

Tên cạm bẫy
 Thoát khỏi cạm bẫy

Xác định các mục tiêu

Chọn lựa các ưu tiên Thoát khỏi
cạm bẫy

Ra các quyết định
 KOALA – Ra quyết định

1 Thông tin (Knowledge)

2 Mục tiêu (Ojectives)

KOALA 3 Phương án (Alternatives)

4 Đánh giá và lựa chọn (Look ahead)

5 Hành động (Action)
 Những lưu ý

­ Tính toán thời điểm thích hợp
­ Suy tính những mục tiêu dài hạn

­ Từ bỏ thói quen xấu

­ Phát huy những thói quen tốt
Đồ thị quản lý thời gian
+ Khẩn cấp

+ Quan trọng
Đồ thị quản lý thời gian
+ Công sức, cố 
gắng 

+ Hiệu quả, lợi 
ích
 Lập KH cho thời gian

Để  sửng  dụng  thời  gian  tốt,  phải  trù  tính  và  lập 
kế hoạch trước.

Công cụ quản lý thời gian cần phải có:
­ Cuốn nhật ký

­ Hệ thống danh mục
 Cuốn nhật ký

-
Lập kế hoạch dài hạn
-
Ghi lại những cuộc hẹn
-
Những cam kết trong tương lai
 Hệ thống danh mục

Bước 3
Quyết định khoảng thời gian

Bước 2
Quyết định trình tự công việc

Bước 1 Liệt kê những công việc muốn làm
 Ứng phó những điều không mong đợi

-
Tai nạn
-
Máy móc bị hư hỏng
-
Sự vắng mặt
-
Ước tính thiếu thời gian cho công việc
-
Khi có việc mới nảy sinh
Ø
 Nếu muốn biết một giây quý như thế nào?
Hãy hỏi một người vừa thoát chết khỏi tai nạn giao 
thông
Ø
 Nếu muốn biết một phút quý như thế nào?
Hãy  đi  tìm  một  vận  động  viên  điền  kinh  vừa  đạt 
huy chương bạc tại Thế vận hội.
Ø
 Nếu muốn biết một giờ quan trọng với bạn như 
thế nào?
Hãy hỏi một người vừa nhỡ một chuyến bay.
Ø
  Nếu  muốn  biết  một  ngày  quan  trọng  như 
thế nào?
Hãy  hỏi  một  đôi  mới  cuới  xong  và  đang 
hưởng tuần trăng mật.
Ø
  Muốn  biết  một  tháng  quan  trọng  như  thế 
nào?
Hãy hỏi một bà mẹ vừa sinh non
Ø
  Muốn  biết  một  năm  quan  trọng  như  thế 
nào?
Hãy  tìm  một  sinh  viên  vừa  thi  trượt  tốt 
Ø
  Muốn  biết  10  năm  quan  trọng 
như thế nào?
Hãy  hỏi  một  bà  mẹ  chờ  chồng 
đi kháng chiến.
Ø
  Và  muốn  biết  cuộc  đời  này 
quan trọng như thế nào?
Hãy  hỏi  một  người  vừa  thoát 
khỏi căn bệnh hiểm nghèo.
Thank You !