Phần 4: Kế hoạch xây dựng, chuẩn bị và đưa quán cafe vào hoạt động

4.1. Kế hoạch xây dựng

Bước 1: Xây dựng cơ sở hạ tầng quán Cafe

 Quán sẽ được xây dựng tại địa chỉ là số …. Đường Nguyễn Đình Thi, Tây
Hồ, Hà Nội

 Quán sẽ có diện tích dự kiến là 100m2, 6 tầng, các tầng sẽ lần lượt là:
o Tầng Hầm: Khách hàng, nhân viên để phương tiện cá nhân
o Tầng 1: Khu vực dành cho khách order và quầy pha chế làm việc
o Tầng 2, 3, 4, 5, 6: Phục vụ khách hàng
 Nhập các thiết bị phục vụ cho việc tạo ra sản phẩm cho khách hàng
o Máy pha cafe: Nuova Simonelli Appia Life 2 Group
o Máy rang cafe: CV9 ROASTER
o Máy order cho khách hàng: Máy order Ocha
o …
 Xây dựng quầy bar, order tầng 1 theo tông màu đen trắng tăng sự lịch sự,
sạch sẽ và sang trọng.
 Từ tầng 2 đến tầng 6 xây dựng theo như thiết kế đề ra
Bước 2: Thiết kế không gian, nhập nguyên vật liệu làm menu định giá,
tuyển dụng nhân sự
1. Thiết kế, decor không gian bên trong và bên ngoài quán cafe
a. Tầng 1
 Phong cách chủ đạo sẽ là đơn giản hóa với tông đen trắng tạo cảm
giác sang trọng, sạch sẽ, lịch sự.
 Quầy bar, nơi order cho khách sẽ nằm bên phải cạnh lối đi vào của
khách hàng. Đi vào trong sẽ có thang bộ và thang máy để đi lên
b.

b. Tầng 2
 Phong cách chủ đạo của tầng này sẽ là tông màu nâu trắng ấm áp,
nhẹ nhàng giống như mùa thu
 Tầng này sẽ không có hiên nhưng thay vào đó không gian sẽ rất
sáng vì mặt tiền nhìn ra hồ Tây sẽ được lắp kính trắng
c. Tầng 3
 Tầng này sẽ mang phòng cách vintage, hoài cổ về những năm
1900.
 Tông màu chủ đạo sẽ là tông nâu vàng và được decor bằng những
đồ vật gần gũi với chúng ta từ xưa
d. Tầng 4
 Đây sẽ là tầng mang phong cách Châu Âu, sang trọng, lịch lãm
 Tông màu, cách decor sẽ toát lên vẻ quý tộc, sang trọng, lịch thiệp
e. Tầng 5
 Tone màu của tầng 5 sẽ là tone trắng đen và phong cách tốn
giản
 Vì tầng này khá cao nên sẽ ưu tiên để nhiều cửa kính để khách
hàng có thể ngắm nhìn hồ Tây rõ hơn và đẹp hơn
f. Tầng 6
 Tầng thượng sẽ có phong cách là một quán bar ngoài trời, mang
phong cách mới mẻ, sáng tạo và sang chảnh
2. Nhập nguyên vật liệu, thiết kế menu và định giá sản phẩm
a. Nhập nguyên vật liệu
 Hạt cafe: Hạt cafe sẽ là hạt Robusta và Arabica. Nhập từ cơ sở
phân phối hạt cafe nguyên chất
o Vị trí: 21 ngõ 30 Mai Anh Tuấn, Đống Đa, Hà Nội
o Sđt: 0707800123
 Hoa quả: Xoài, Mãng cầu, Chanh, Cam,… Tất cả sẽ được nhập từ
một cửa hàng chuyên sỉ lẻ hoa quả nằm ở nội thành Hà Nội.
o Vị trí: 6 Ng. 175 Đ. Hồng Hà, KIÊU KỴ, Gia Lâm, Hà Nội,
Việt Nam
o Sđt: 0365 860 000
 Nguyên vật liệu khô: Sữa đặc, sữa tươi, sữa chua,… Những
nguyên liệu này sẽ nhập từ một cửa hàng sỉ lẻ ở Hà Nội
o Vị trí: 349 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội
o SĐT: 0344 932 000
 Các sản phẩm bổ sung: Hướng dương, Bò khô, gà xé,… Nhập ở
cùng địa điểm với nguyên vật liệu khô
 Cốc thủy tinh, cốc trà, cốc cafe,… Được nhập từ cơ sở bán sỉ cốc
chén ly thủy tinh Hà Thành
o Vị trí: Số 3, Ngõ 45 Hàng Bún
o Sđt: 0963 111 800
 Bánh ngọt, bánh sừng bò,…Nhập từ cửa hàng bánh ngọt gia truyền
Đức Phong
o Vị trí: 43 Đ. Văn Cao, Ngọc Hồ, Hoàn Kiếm, Hà Nội, Việt
Nam
o Sđt: 0935 234 375
 Cốc take, cốc mang về, túi cafe mang về,.. Được đặt tại nhà máy ở
ngoại thành Hà Nội.
o Vị trí: 58 đường Nguyễn thanh bình, Mai Lâm, Bắc Ninh,
Việt Nam
o Sđt: 0945 686 800
b. Thiết kế Menu
 Menu sẽ được chia làm 5 phần:
o Cafe: Với các loại cafe chính
 Cafe truyền thống
  Cafe Đen: 35.000VND
 Cafe Sữa: 35.000VND
 Bạc Xỉu: 40.000VND
 …
 Cafe pha máy
 Espresso: 45.000VND
 Latte: 55.000VND
 Capuchino: 60.000VND
 Machiato: 62.000VND
 Mocha: 65.000VND
 ….
Hạt cafe rang mang về
 Hạt rang Dark (Fine Robusta) : 110.000 VNĐ/
100gr
 Hạt rang Medium (Hạt Ethiopia, Hạt Mellow)
lần lựat có giá là: 145.000VND/100gram và
80.000VND/100gram
 Hạt single origin nước ngoài: Hạt Ethiopia
Adame, Ethiopia Gerbicho Rogicha,Kenya
Nyeri: Đống giá 130.000VND/100gram
o Trà: Các loại trà sẽ có trong menu
 Trà Đào Cam Sả: 55.000VND
 Trà Four Springs: 65.000VND
 Trà Nhài Thanh Long Đỏ: 65.000VND
 Trà Lạnh Cam Quýt: 70.000VND
 Trà Lạnh Bạc Hà Việt Quất: 75.000VND
o Thức uống trái cây
 Sinh Tố Việt Quất: 55.000VND
 Sinh Tố Cam Xoài: 65.000VND
 Đào Việt Quất Đá Xay:75.000VND
 Sinh Tố Bơ Kem Chuối:65.000VND
 …
o Đồ đá xay
 Cà Phê-Cacao Cốt Dừa: 75.000VND
 Trà Cà Phê Đá Xay: 52.000VND
  Sữa Chua Đá Xay Các Vị: 70.000VND
 …
o Matcha-Socola
 Matcha Đá Xay: 80.000VND
 Cookie Đá Xay: 85.000VND
 Socola Đá Xay:85.000VND
 Socola: 60.000VND
o Cold Brew
 Cold Brew Truyền Thống: 50.000VND
 Cold Brew Machiato:65.000VND
o Bánh
 Mouse Cacao:50.000VND
 Phô Mai Caramen:50.000VND
 Mouse Đào: 50.000VND
 Socola : 50.000VND
 Des Croissants:50.000VND
 ….
o Đồ ăn vặt
 Hướng dương: 15.000VND/Gói
 Bò Khô: 70.000VND/Gói
 Khô gà lá chanh: 50.000VND/Gói
 …
3. Tuyển dụng các vị trí quan trọng và đào tạo
 Có 3 vị trí cần tuyển đầu tiên đó là Quản lý, Trưởng bar và Kế
toán. 3 vị trí này cần có kinh nghiệm trong chuyên môn của chính
họ và đáp ứng được các yêu cầu của người tuyển dụng
 Quản lý: Đặng Đức Nghĩa
o Tốt nghiệp ngành quản trị kinh doanh trường ĐH Phương
Đông
o Đã có kinh nghiệm quản lý cửa hàng Cafe 3 năm ở vị trí
tương tự
o Tính cách trung thực, hòa đồng, thẳng thắn và có ý chí cố
gắng trong công việc, có khả năng lãnh đạo
 Trưởng bar: Đào Việt Bách
o Có bằng pha chế được đào tạo bài bản và có kinh nghiệm
trong rang hạt cafe và làm cafe máy trên 1 năm
 o Nắm rõ cách kiểm kê, tính cost và có kĩ năng chuyên môn
cao
o Tính cách trung thực, nhiệt huyết, đam mê với công việc
 Kế toán: Trương Thị Thúy Hiền
o Tốt nghiệp ngành kế toán trường ĐH Thương Mại
o Có kinh nghiệm làm kế toán cho quán Cafe 2 năm
o Có kỹ năng chuyên môn cao, tính cách thân thiện, trung thực
 Những người được tuyển đều là những người có kĩ năng chuyên môn cao, có
ý thức với công việc được giao nên cần chú ý giữ chân và làm những nhân
viên gắn bó lâu dài với quán
Bước 3: Thực hiện các chương trình truyền thông, quảng bá, tuyển thêm
nhân sự
1. Tuyển thêm nhân sự
Những vị trí cần tuyển thêm nhân sự là : Nhân viên pha chế, nhân viên phục
vụ, nhân viên order-thu ngân, bảo vệ
a. Nhân viên pha chế
o Cần tuyển thêm ít nhất là 5 nhân viên pha chế để có thể đảm bảo ca
làm và đề phòng những nhân viên khách có việc bận.
o Yêu cầu những nhân viên được tuyển sẽ là: Có kinh nghiệm pha cafe
máy hoặc có kinh nghiệm trong pha chế đồ uống truyền thống trên 6
tháng
o Tính cách hòa đồng, trung thực, có trách nhiệm
o Trên 18 tuổi
o Ca làm sẽ chia làm 3 ca chính: Ca 1: 7h-12h
Ca 2: 12h-18h
Ca 3: 18h-24h
o Mức lương: Với những nhân viên có kinh nghiệm pha cafe máy sẽ là
25k/1h còn những nhân viên chưa có kinh nghiệm pha cafe máy sẽ là
22,5k/1h và được đào tạo pha cafe máy
o Cách thức tuyển dụng: Có thể tuyển dụng trên các nền tảng mạng xã
hội, fanpage,…
b. Nhân viên phục vụ
o Cần tuyển ít nhất 15 nhân viên phục vụ để đảm bảo 3 ca làm việc từ
7h-23h
 o Yêu cầu ở vị trí này là nói chuyện dễ nghe, lễ phép, trung thực có
trách nhiệm
o Mức lương: Từ 19k/1h – 21k/1h. Xét tăng lương 2 tháng 1 lần nếu
đáp ứng được những yêu cầu của quản lý
o Cách thức tuyển dụng: Có thể tuyển dụng trên các nền tảng mạng xã
hội, fanpage,…
o Độ tuổi từ đủ 18 tuổi trở lên
c. Nhân viên order-thu ngân
o Cần tuyển ít nhất 4-5 nhân viên.
o Ca làm chia làm 3 ca từ 7h-23h
o Yêu cầu có trách nhiệm, trung thực, sử dụng thành thạo Excel
o Mức lương : 20k/1h
o Độ tuổi từ đủ 18 tuổi trở lên
o Cách thức tuyển dụng: Có thể tuyển dụng trên các nền tảng mạng xã
hội, fanpage,…
d. Bảo vệ
o Có thể cân nhắc tuyển từ 1-2 bảo vệ. Một bảo vệ ca sáng chiều và 2
bảo vệ ca chiều tối vì lương khách tăng cao
o Có độ tuổi từ 40-55 tuổi
o Yêu cầu có trách nhiệm, sức khỏe
o Tính lương cứng 7-8tr/1 tháng
2. Thực hiện các chương trình truyền thông, quảng bá
a. Thực hiện chuỗi series xây dựng quán cafe từ con số 0
o Nền tảng đăng tải : Tiktok, Facebook
o Nội dung: Quay video từ những ngày đầu xây dựng quán cafe,
nhập máy móc nguyên vật liệu, tuyển dụng nhân sự,…
o Ý nghĩa: Kể cho khách hàng nghe một câu chuyện khơi gợi sự
tò mò của khách hàng, làm khách hàng muốn trải nhiệm sản
phẩm và dịch vụ của quán. Từ đó thu hút khách hàng.
b. Chụp và đăng tải các bức ảnh các góc sống ảo của quán
o Nền tảng đăng tải: Facebook, Instagram
o Nội dung: Những bức ảnh đẹp nhất của các góc sống ảo mà
quán đã trang trí, decor trong quá trình thiết kế quán
o Ý nghĩa: Thu hút khách hàng trẻ, yêu thích sống ảo đến quán để
chụp ảnh đăng ảnh từ đó thu hút thêm lượng khách hàng mới
 c. Tung ra các chương trình khuyến mãi hấp dẫn
o Nền tải đăng tải: Facebook, Instagram, Tiktok, Phát tờ rơi,
Voucher
o Nội dung: Tung ra các chương trình giảm giá, khuyễn mãi như
mua 2 tặng 1, miễn phí đồ ăn vặt với các bill từ bao nhiêu tiền,
…
o Ý nghĩa: Thu hút khách hàng mới, mở rộng tệp khách hàng ra
sinh viên hoặc học sinh
d. Thuê một số Reviewer uy tin về quảng bá cho quán
o Nền tảng đăng tải: Tiktok
o Nội dung: Thuê họ về để review sản phẩm của quán, quảng bá
quán, giới thiệu thương hiệu với khách hàng
o Ý nghĩa: Thu hút khách hàng, tiếp cập nhiều khách hàng mới
Bước 4: Chạy thử
1. Sau khi đã nhập kho nguyên vật liệu đủ, thiết kế menu, chốt giá thành sản
phẩm, tuyển đủ nhân viên pha chế và phục vụ chúng ta sẽ cho quán chạy
thử trước khi chính thức khai trương
2. Mục đích: Nhân viên có thể quen với cách làm việc, nhịp làm việc và quy
trình làm việc của quán do đó khi khánh thành có thể giảm nguy cơ quá
tải khách khiến nhân viên không thể làm đúng quy trình và làm khách
không hài lòng
3. Quá trình chạy thử sẽ diễn ra 3 tuần trước ngày khai trương quán và chạy
thử từ 7h sáng đến 23h đêm. Sau mỗi ngày chạy thử chủ quán, quản lý và
trường bar sẽ ngồi họp lại với nhau để khắp phục những thiết sót và rút
ngắn những điều không cần thiết trong quy trình làm việc nhằm giảm chi
phí vận hành
Bước 5: Khai trương quán
1. Sẽ tổ chức một buổi họp nhân viên trước khi khai trương 30p nhằm phổ biến
lại nội dung, quy trình lần cuối và chốt lại những vấn đề cần nắm rõ
2. Bắt đầu mở cửa khai trương mở cửa quán từ 7h sáng
3. Chương trình khuyến mãi giảm 35% cho các đơn hàng từ 100.000VND đổ
lên và kéo dài trong vòng 5 ngày

4.2. Kế hoạch giữ chân khách hàng

 1. Vấn đề sau khi khai trương cửa hàng
 Sau khi khai trương một thời gian khoảng 1-2 tháng thì lượng khách mới sẽ
giảm dần khi đó quán sẽ đi vào tình trạng vắng khách hơn so với khoảng
thời gian khai trương
 Điều này sẽ gây ảnh hưởng trực tiếp tới doanh thu cửa hàng vậy nên chúng
ta cần khắc phục điều này càng sớm càng tốt
2. Lý do
 Hầu hết các khách đến với quán chúng ta ở thời gian đầu là do sự tò mò về
quán
 Những nội dung được chúng ta đăng tải và quảng bá sẽ đánh vào sự tò mò
của khách hàng và thu hút họ đến với quán nên nếu họ không còn tò mò nữa
thì chúng ta sẽ phải thay đổi cách quảng bá cũng như chú ý hơn vào dịch vụ
chăm sóc khách hàng
3. Cách khắc phục
 Bắt đầu đi sâu hơn vào câu chuyện thương hiệu hay câu chuyện của quán
cafe để có thể gần gũi hơn với khách hàng. Để khách hàng khi nhớ tới câu
chuyện hay nghe câu chuyện tương tự sẽ nhớ tới quán chúng ta
 Không ngừng nâng cao về chất lượng sản phẩm, đồ uống, cũng như các dịch
vụ đi kèm. Cố gắng hết sức tạo cho khách hàng những trải nhiệm tốt nhất và
khó quên nhất.
4.3. Kiểm soát chất lượng sản phẩm và nhân viên
1. Kiếm soát chất lượng sản phẩm
 Tổ chức các buổi kiểm kê nguyên vật liệu, cốc, chén,… hàng
tuần, hàng tháng.
 Kiểm tra cafe trước khi rang, sau khi rang để chắc chắn chất
lượng hạt cafe tốt nhất.
 Kiểm tra hoa quả, bánh ngọt,… trước khi sử dụng hoặc pha chế
cho khách hàng.
 Thử cafe mỗi ca để chắc chắn hạt cafe không có vấn đề gì ảnh
hưởng đến hương vị sản phẩm
 Bảo hành máy móc đúng định kì
2. Kiểm soát chất lượng nhân viên
a. Nhân viên pha chế
 Tổ chức các buổi kiểm tra kĩ năng pha chế, nếm cafe, trà và các
loại đồ uống được trưởng bar chỉ định pha chế
  Chia sẻ những kiến thức chuyên môn cho những nhân viên có nhu
cầu
 Hướng dẫn, đào tạo những nhân viên chưa có nhiều kinh nhiệm
b. Nhân viên phục vụ, order-thu ngân, bảo vệ
 Giám sát cách thức làm việc của nhân viên có đúng quy trình và có
thái độ không đúng với khách hàng hoặc đồng nghiệp không.
 Trau dồi kĩ năng mềm giúp nhân viên ứng xử tốt hơn với khách
hàng.
 Kiểm tra sức khỏe với bảo vệ vì họ đều là những người có tuổi
tránh việc để họ làm việc quá sức gây ảnh hưởng đến sức khỏe