HOME OFFICE BEST

PRACTICE GYŰJTEMÉNY II.

CX-RAY.COM
TARTALOM

3-5. Kozarek Andrea, a Green Fox Academy PR és

marketing menedzserének tanácsai
7-9. Tóth Ildikó pszichológus tippjei a mentális
egészség megőrzéséért
10-12. Lőrincz Andor, a KÉSZ Csoport HR vezetőjének
jógyakorlatai
14-16. A Valoro Consulting csapatának tanácsai
18-20. Kürtösi István, a HR Tréner ügyvezetőjének
tanácsai
Green Fox Academy

Kozarek Andrea, PR és marketing menedzser

tapasztalatai és tanácsai

Munkatársak száma: 40 fő
Iparág: IT, oktatás

Mit tesz a Green Fox, hogy a munkavállalóit segítse az

otthoni munkában?

Ami nálunk izgalmas volt, hogy 2 fővárosban (Budapest és

Prága), a munkát és az oktatást is át kellett tennünk az online
térbe. Mindezt 1 nap alatt, gyakorlatilag zökkenőmentesen
sikerült elérnünk. Ezzel együtt alapos tervezés előzte meg az
átállást: 2 héttel a váltás előtt kezdtük el átbeszélni a teendőket,
és 1 héttel előtte állítottuk össze a tervet. Ugyanakkor a legtöbb
céghez képest előnnyel indultunk. A Green Foxnál egyébként is
nagy hagyománya van a home office-nak, a kollégák számára az
iskola indulása óta elérhető ez a lehetőség. Az oktatásban is
zökkenőmentesen ment az átállás, nagyon megkönnyítette a
dolgunkat, hogy az oktatási metodológiánk könnyen átültethető
az online térbe. Blended classroom módszertan szerint tanítunk,
ahol keverednek a hagyományos tantermi oktatási módszerek a
digitalizáció nyújtotta lehetőségekkel.

3.
Ami újdonság volt, hogy a mentoraink által támogatott önálló és
csoportmunka most online térben, adott esetben
chatszobákban zajlik, ez utóbbinál közösen dolgozhatnak,
kommentálhatják egymás munkáját a hallgatók.

Szerencsére a hallgatói visszajelzések is pozitívak, ugyanakkor

annak érdekében, hogy ez így is maradjon, folyamatosan
kérünk visszajelzést, néhány naponta átbeszéljük a
tapasztalatokat, és ha szükséges, finomhangolunk. Ez nagyon
bevált. A csapat esetében is nagyon hiszünk a hangulat
monitorozásában.

A Green Foxnál egyébként is heti rendszerességgel

figyelemmel kísérjük a munkatársak elégedettségét, és ha
valaki nem érzi jól magát, azzal az egyik pszichológusunk leül
beszélgetni. Ez most különösen fontos a személyes interakciók
csökkenése miatt.

Mit tud tenni a munkavállaló?

Az egyik legnehezebb, amivel meg kell küzdenie mindenkinek,

az a csapat hiánya. Több olyan kezdeményezés is indult, ami
ennek enyhítését célozza. Nálunk minden belső kommunikáció
Slacken zajlik, amin a járvány indulása óta több új csatorna is
megjelent.

4.
Ilyen például a #Foodfox, ahol a kollégák a napi ebédjükről
posztolnak, ez egy kicsit a közös ebédek hangulatát hozza vissza.
Vagy a #When_we_were_together, ahol a munkatársak a korábbi
közös élményekről osztanak meg fotókat egymással.

Történt-e valami vicces baki eddig ebben az

időszakban?

Nem baki, de egy nagyon emlékezetes pillanat. Az egyik nagy közös

sikerünk megünneplésére online koccintást szerveztünk: nagyon jó
élmény volt, hogy szinte az összes munkatárs videóval kapcsolódott
be.

Van-e valami jó tanács, vagy tanulság, amit az eddigi

időszak alatt le tudtatok/tudtál vonni?

A home office technikai feltételeinek biztosítása csak a nulladik pont,

nagyon fontos, hogy a munkatársak érezzék, továbbra is egy
közösség tagjai. Ezt segíthetik a rendszeres videócallok, a csapat
hangulatának monitorozása vagy a közös online élmények.

5.
7.
8.
9.
 KÉSZ CSOPORT

Lőrincz Andor, a KÉSZ csoport HR vezetőjének

jógyakorlatai

Munkatársak száma: 2000 fő (nemzetközi tagvállalatokkal

együtt)
Iparág: építőipar

Mit tehet a munkaadó ebben a helyzetben, hogy

munkavállalóit segítse?

A pandémiás helyzet beköszöntével sok egészségügyi

intézkedést tettünk meg azért, hogy mehessenek tovább a
projektek, működhessenek tovább a gyárak és mintegy 600 fő
pedig home office-ban dolgozhasson. Nálunk nagyon fontos a
közösség építése. A koronavírus kínai megjelenésekor
létrehoztuk a Pandémia Tervező Csoportot és már az első
időszakban nagyon gyorsan kialakítottuk a pandémia tervünk
keretrendszerét is. Kiosztottuk a felelősségi területeket, tervet
készítettünk arra, hogy hogyan fog működni a vállalatcsoport, ha
a helyzet fokozódik, ki dönt egy adott területen, hogyan hajtjuk
végre az intézkedéseket.

10.
 A kölcsönös teherviselés és áldozatvállalás pandémiától
függetlenül is alaptézis, most a jelen helyzetben pedig
különösen az. Büszke vagyok arra, hogy a management
önkéntes kezdeményezésére a preventív gazdasági
intézkedéseket vezetői szinten kezdtük. Munkarend
változással járó munkabércsökkentést vállaltunk, amely
havonta 20-25% mértékű költségmegtakarítást jelent.Ha
másik aspektusból világítjuk meg: a vezetői vállalások
nagyságrendileg 70-80 kollégánk munkahelyét biztosítják egy
esetlegesen felmerülő komolyabb válság esetén. Mindezen
megtakarítások egy védett, preventív kockázati/pénzügyi
alapba kerülnek, amelyet a további események
függvényében a járványügyi helyzet okozta gazdasági válság
kezelésére és az „újraindításra” használunk.
Van-e valami jó tanács, vagy tanulság, amit az
eddigi időszak alatt le tudtatok/tudtál vonni?

3:1-ben van az élet, a munka, iskola és a magánélet közötti

határ elmosódott. Így kora reggel, és késő este sem meglepő
egy-egy meeting. Viszont az sem különös mostmár, hogy egy
-egy megbeszélésbe belekukkant egy gyermek, vagy két
percet kérünk arra, hogy a gyerekek digitális tanóráit
elindítsuk a másik gépen, vagy a leckét elküldjük a tanárnak.
Normálissá vált az összes ilyen kis baki, helyzet. Korábban
munka és magánélet egyensúlyáról beszéltünk, de valósággá
vált ezek kölcsönös integrációja.

11.
A meetingek, megbeszélések esetében nincs
testbeszéd és szemkontaktus se, így a szavakra kell
figyelni.
Hiába nőtt a távolság, mégis közelebb vagyunk
egymáshoz. A home office intimebbé tette a
kapcsolatokat: nincs fizikai személyesség, mégis
betekintést kapunk a másik életébe, részeivé válunk a
családi életének.

Emellett elmondható az, hogy a digitális eszközök

moderálják a beszélgetéseinket, javítják a vitakultúrát
és növelik az odafigyelést a másikra. A teams, és a
zoom is némít, fókuszál, a jelátviteli sebesség miatt
jobban figyelünk a másikra és a közbevágásokról is
leszoktat. Megvárjuk míg a másik tényleg befejezte és
csak akkor kezdünk bele a mondandónkba.

Végül pedig kiemelném, hogy milyen furcsa dolog a

home office alatti szabadság. Pedig ilyen is van, a
hétköznapi dolgok felértékelődtek, a szabadság
pihenést jelent. Szinte már az számít a nap
fénypontjának, ha a szabadság alatt munkaidőben
tudunk elmenni bevásárolni.

12.
VALORO CONSULTING

FELADATKEZELÉS

1.Írd össze reggel a feladataidat.

2.Jelezd rajta a prioritásokat, vagy sorold be Eisenhower-mátrix
alapján.
3.Napközben pipáld ki, húzd át, ami megvan, vagy dobd ki a
cetlit, amin a feladat szerepelt
4.A nap végén ellenőrizd, mi maradt és amit kell, vidd át a
következő napra
PRO TIPP – CLOSED LIST

Ha sokszor veszed észre, hogy nem sikerült végezned a

feldatokkal, amelyeket nap elején a listára tettél, mert más
feladatok sorakoztak közéjük, megoldást jelenthet a ZÁRT
FELADATLISTA létrehozása.
A nap elején alakíts ki egy ”ma meg kell lennie” listát, és
képzeletben lakatold le. Vagyis csak a következő napra veszel fel
új feladatot. Ha nagyon fontos cserélhetsz úgy, hogy egyet a
listán szereplők közül átpriorizálsz a következő napra. Ezt
nyugodtan kommunikálhatod is munkatársaid, vezetőid felé. „Ma
a hatékonyságom érdekében zárt feladatlistát vezetek. Biztos,
hogy mára kell ez a feladat? Ha igen, szívesen átpriorizálom a
meglevő feladataimat holnapra, mert a mára kitűzött listámmal
nagyon szeretnék végezni.”

14.
 MEETING TIPPEK

STAND-UP

Tartotok napi egyeztetéseket, stand-upokat? Mi eddig hétindító

stand-upokat tartottunk, most átálltunk a napi fél órás napindító
megbeszélésekre, ahol fókuszáltan egyeztetjük a feladatokat és
jelezzük, kinek miben van szüksége segtségre.

HOGY VAGY?

Fontos, hogy ne csak a munkáról egyeztessetek. A hétindító

megbeszélésetek legyen hosszabb és fussatok egy „Hogy
vagy?” kört is. Meséljetek arról, hogy telt a hétvége, mit éreztek,
mi foglalkoztat?

SZUSSZANJATOK!

Az egymást érő munkamegbeszélések és egyeztetések között

kell egy kis pihenő. Egy óra helyett tervezzétek 50 percre a
megbeszéléseket, hogy mindenkinek legyen ideje pár perc
átállásra/szusszanásra.

SPÓROLJATOK AZ IDŐVEL!

Ha előbb lezárható a meeting, zárjátok le! Nem kell

mindenképpen kitölteni az erre tervezett időt.

15.
 HOGYAN HAGYD ABBA A MUNKÁT?

KUCKÓ

Rituálisan nyisd meg a napod és zárd is le. Alakíts ki új szokásokat.

Legyen munka-kuckód ahova leülhetsz amikor dolgozol, és
otthagyhatod amikor végeztél.

ÁTÁLLÁS MUNKÁRA, SZABADIDŐRE

Időben jól különítsd el, hogy mikor dolgozol, mikor nem foglalkozol
munkával: pl. Reggelizz a konyhában, teraszon, ebédnél is legyél
más helyszínen. A nap végi rituáléként zárd be a programokat,
csukd le a gépet, pakolj el az íróasztalodon, jó érzés lesz másnap
egy rendezett asztalhoz leülni. Ha megteheted, tartsd a laptopot
más helyiségben, mint ahol a szabadidődet töltöd!
Amikor váltasz munkáról szabadidőre csinálj valami egészen mást:
sportolj, sétálj, főzz, olvass, hagyd hátra a gépet.

Azt tapasztalod, hogy újra és újra betörnek a

munkával kapcsolatos gondolatok? Írd ki magadból, jegyezd fel a
feladatot egy cetlire és tedd a munka sarkodba. Használhatod a
gondolat stop-ot is. Állj meg, és mondd ki magadban: „STOP! Most
a szabadidőmet töltöm, nem gondolkodom a munkán.”
Ha kell hangosan is kimondhatod, vagy egymás után többször.

16.
 HR TRÉNER

Kürtösi István, ügyvezető tanácsai

1. A rendszeresség segít

El kell szeparálni a munkát a magánélettől, a napot felosztani

munkára/önellátásra/pihenésre/mozgásra, stb. Nemcsak időbeli

elhatárolásra, de térbelire is gondolok: legyen akár kicsi, de ne

a konyhai étkező legyen a munkahely, s ne a nappali.

Mappákba lefűzve elég gyorsan el lehet pakolni és a mappák

elővétele is egyben ráhangolódás a munkára. Legyenek a

technikai eszközök szükség esetére feltöltve és fix helyen: a

megosztott képernyők több energiát igényelnek és egy hívás

közbeni kapcsolat megszakadása (pláne egy csoportos hívás

esetén) igen kellemetlen feszültséget tud okozni. A

rendszerességhez tartozik, hogy nem jó "ellustulni", később

kelni: bár a reggeli rohanás nem fenntartandó, de egyfajta

magunkra erőltetett nyomás segít, hogy erősebbeknek és

kontrollt jobban kezelni képeseknek érezzük magunkat.

18.
 2. A gyerekek ellátása szülőknek igen nagy feladat

Rugalmasságot kell mutatni az ilyen munkavállalók

felé. Megszűnt az a munkamegosztás, hogy egy helyen néhány

pedagógus sok gyerekre felügyel és azokat még fejleszti is.

Mindez most a szülőkre hárul. Mind kisebb, mind nagyobb

gyerekek támogatásának/terelgetésének megvannak a saját

kihívásai, külső szemmel, akár nem-szülőkén nehéz elképzelni.

Nem minden szülő pedagógus (türelem, gyakorlás, ismétlés,

példamutatás, szakanyagban támogatás, stb., csak mint

néhány alaptulajdonság amivel rendelkezni kell), s ha ezt

felismeri egy szülő, az a frusztráció visszahathat munkájára. A

gyerek nem ismeri a munkatársi normákat: kevésbé tud

strukturáltan kommunikálni (akár 10 percenként beugorhat egy

kérdéssel). Összességében: hatalmas teher ez a

munkavállalókra, ami a teljesítmény nyilvánvaló csökkenéséhez

vezet. Egy megértő hozzáállás sokat segít annak, aki táv-

munkájával, bezártsággal, gyerekével küzd.

19.
4. A lehetőséget kell látni a karanténban

A lassúbb munkamenet lehetővé tesz dolgokat, amik sok

esetben a napi "Business-as-usual"-ban elmaradtak. Pl. IT

szempontból nézbe: biztonsági mentések, jelszavak

frissétése, archiválások, stb.

5. Lehetőség az otthon maradóknak a sport

A kimaradt utazási és reggeli készülődési idő helyett lehet

sportolni, a mindenki által hallott, de ritkábban gyakorolt

jóga vagy meditáció is kipróbálható. A nap végén pedig

nem kell dugóban ülni, hanem 17.00-kor messzire hajítva

az egeret lehet egyből sétálni/levegőre menni,

családtagokkal lenni.

20.
 Köszönjük mindenkinek, aki
megosztotta a tanácsait, jógyakorlatait,
azért, hogy együtt és egymástól
tanulhassunk!

hello@cx-ray.com