Sop Vimc

5/18/2022
TS. CAO HOÀNG LONG – Phòng Giải pháp quản lý và Đổi mới sáng tạo
Viện Năng suất Việt Nam - Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng
06-02-2017
01.01.2015
Nghiên cứu, kiến nghị chính sách và giải pháp nâng cao năng suất quốc gia. Cung cấp dịch vụ tư vấn, đào tạo về quản lý và phát triển doanh nghiệp. Cập nhật và chuyển giao tri thức, kinh nghiệm về nâng cao năng suất của quốc tế vào Việt Nam.
Ver. 1.0
x.x
1
NSCL- SOPs - Copyright © VNPI
Nội dung
 SOP là gì?
 Tại sao cần một SOP?
 Làm thế nào để viết một SOP: Hướng dẫn từng bước
 Định dạng SOP
 SOP so với quy trình: Sự khác biệt giữa quy trình và quy
trình vận hành tiêu chuẩn
06-02-2017
01.01.2015
Ver. 1.0
x.x
2
1
5/18/2022
SOP là gì? Định nghĩa Wikipedia

 SOP - Một tập hợp các hướng dẫn từng bước được biên soạn bởi một tổ
chức để giúp người lao động thực hiện các hoạt động thường xuyên.
 Nhằm mục đích đạt được hiệu quả, chất lượng đầu ra và tính đồng nhất
của hiệu suất, đồng thời giảm thông tin sai lệch và không tuân thủ các quy
định của ngành.
 Trong Quân đội (ví dụ như ở Mỹ và Anh) đôi khi sử dụng thuật ngữ
“Standing” (không phải là quy trình vận hành “Standard”) vì SOP quân sự
đề cập đến các thủ tục riêng của một đơn vị, không nhất thiết phải là tiêu
chuẩn cho một đơn vị khác. Từ "tiêu chuẩn" có thể hàm ý rằng chỉ có một
quy trình (tiêu chuẩn) được sử dụng trên tất cả các đơn vị.
06-02-2017
01.01.2015
Ver. 1.0
x.x
3
SOP là gì?
Được biết đến là các quy trình vận hành

tiêu chuẩn, SOP là một tài liệu từng bước
chi tiết về cách một nhân viên nên thực
hiện một nhiệm vụ.
06-02-2017
01.01.2015
Ver. 1.0
x.x
4
2
5/18/2022
SOP là gì?
 Làm nổi bật mô tả của mỗi nhiệm vụ như là một phần của
toàn bộ công việc, xác định ai chịu trách nhiệm cho nhiệm
vụ và chỉ ra thời hạn cho việc hoàn thành.
 SOP chi tiết hơn một quy trình, vì nó giải thích thực tế
những gì cần làm để đảm bảo rằng một quy trình nhất
định được thực hiện.
 SOP cung cấp các hướng dẫn rõ ràng về cách thức mà các
thành viên trong một tổ chức phải hoàn thành các quy
trình cụ thể.
06-02-2017
01.01.2015
Ver. 1.0
x.x
5
SOP là gì?
 SOP mô tả làm thế nào để thiết lập và thực hiện các hoạt động cần thiết cho quá trình.
Ví dụ: Làm thế nào để thực hiện các hoạt động bảo trì và tắt máy của công nhân.
 SOP chứa thông tin mô tả về các vấn đề an toàn, các bước khắc phục sự cố, danh sách
các phụ tùng thay thế và nơi có thể tìm thấy, minh họa và hướng dẫn cách thức hoàn
thành công việc phù hợp.
 SOP hướng dẫn từng bước về cách thực hiện một hoạt động cụ thể (trong sản xuất,
chăm sóc sức khỏe, tiếp thị, tài chính, nhà hàng, quản trị và bất động sản...).
 SOP có thể được trình bày dưới dạng tài liệu văn bản, có thể chứa hình ảnh hoặc video
để làm rõ hơn các hướng dẫn.
 SOP là quy trình từng bước cần để một quy trình cụ thể hoặc các hoạt động chung
trong doanh nghiệp có thể được thực hiện nhuần nhuyễn.
06-02-2017
01.01.2015
Ver. 1.0
x.x
6
3
5/18/2022
SOP là gì?
Ví dụ SOP đơn giản để đổ xăng lên một chiếc xe có thể là:
1. Lái xe đến trạm xăng.

2. Đỗ xe bên cạnh vòi phun xăng.
3. Tắt bộ phận đánh lửa xe.
4. Mở nắp bình xăng của xe.
5. Kéo vòi phun xăng.
6. Đổ đầy xăng lên xe.
7. Đóng nắp bình xăng của xe.
8. Trả tiền.
9. Bật động cơ xe.
10. Lái xe đi.
06-02-2017
01.01.2015
Ver. 1.0
x.x
7
SOP là gì?
 SOP nhằm mục đích hướng dẫn người dùng và giúp họ dễ dàng
tham khảo.
 Mục đích chính của mỗi SOP là để dễ hiểu và đảm bảo mục đích sử
dụng.
 Liệu cơ quan Tổng Công ty có cần SOP?
 Chúng ta sẽ thảo luận về lý do tại sao cần có SOP
06-02-2017
01.01.2015
Ver. 1.0
x.x
8
4
5/18/2022
Vì sao cần SOPs?

CÓ SOPs: KHÔNG CÓ SOP, RỦI RO:
Không ổn định
Sự phù hợp
Chất lượng Added costs
Inefficiency
Năng lực nhân viên

06-02-2017
01.01.2015
Ver. 1.0
x.x
9
Vì sao cần SOPs?
 Cung cấp thông tin hoạt động chi tiết
 Đảm bảo tính nhất quán của sản phẩm, quá trình và con người
 Loại bỏ các nút thắt trong quá trình làm việc
 Được dùng như một tài liệu đào tạo cho nhân viên mới
 Được dùng như một danh mục kiểm tra hiệu suất cho nhân
viên
 Trở thành hồ sơ quá trình làm việc

06-02-2017
01.01.2015
Ver. 1.0
x.x
10
10
5
5/18/2022
Cung cấp thông tin hoạt động chi tiết

 Một số thông tin cần thiết như các yêu cầu về an toàn, sức khỏe và
môi trường ở nơi làm việc để thực hiện công việc tốt hơn.
 Trên thực tế, Khách đến làm việc và nhân viên không tuân thủ các
quy định về an toàn.
 Cần SOP tốt, giúp doanh nghiệp tránh được các tình huống như tai
nạn, các vụ vi phạm…
06-02-2017
01.01.2015
Ver. 1.0
x.x
11
11
Đảm bảo tính nhất quán của sản phẩm, quá trình và con người
 SOP đảm bảo sự nhất quán của quá trình: Phương pháp
giống nhau
 SOP tốt đảm bảo sản phẩm và dịch vụ có chất lượng đồng
nhất, ổn định.
 Phong cách làm việc của nhân viên theo mô hình chuẩn.
 Khách hàng gắn bó với sản phẩm và dịch vụ do tính ổn định
của tiêu chuẩn chất lượng.
06-02-2017
01.01.2015
Ver. 1.0
x.x
12
12
6
5/18/2022
Loại bỏ các nút thắt trong quá trình làm việc
 SOP loại bỏ tắc nghẽn và ngăn chặn sự phá vỡ dòng chảy hoạt
động.
 Để cung cấp dịch vụ hiệu quả, mọi nhân viên phải cùng “chiến
tuyến” trong quá trình làm việc. Một thành viên trong nhóm bị kéo
lại trong công việc sẽ tạo ra lực cản tương ứng đối với hiệu quả tổ
chức trong thời gian dài…
 Nên có sự phân quyền để có thể tác động vào bất cứ ai bị tụt hậu.
Việc này có thể là cứu cánh để giảm chi phí chung.
 SOP đảm bảo việc duy trì, cập nhật và các nguồn lực đầy đủ cho
các quy trình làm việc liên tục và không bị gián đoạn…
06-02-2017
01.01.2015
Ver. 1.0
x.x
13
13
Được dùng như tài liệu đào tạo cho nhân viên mới
 SOP tốt giúp tiết kiệm nguồn lực

để đào tạo một nhân viên mới.
 Cẩn thận sắp xếp các tài liệu này
theo bộ phận và chức năng công
việc, và lưu giữ trong các file
hướng dẫn đào tạo. Đây là
nguồn lực để đào tạo người dùng
mới và hướng dẫn đào tạo lại
cho nhân viên...
06-02-2017
01.01.2015
Ver. 1.0
x.x
14
14
7
5/18/2022
Được dùng như phiếu kiểm tra hiệu suất
 Thật khó để theo dõi hiệu suất khi không có hồ sơ.

 SOP là danh mục kiểm tra hiệu suất của nhân viên.
 Khuyến khích huấn luyện ngang hàng, một nhân viên có kinh nghiệm hơn
huấn luyện người khác sử dụng SOP để cải thiện công việc và năng suất của
họ.
 Cho phép người quản lý quan sát công việc được thực hiện bởi nhóm của họ
và thực hiện các điều chỉnh cần thiết.
 Công cụ tạo ra hồ sơ, cho phép người quản lý kiểm tra hiệu suất công việc
và lập checklist đánh giá tốt hơn.
 Mỗi bước được chuẩn hoá sẽ tăng cường sức mạnh cho lực lượng lao động,
làm cho công việc liền mạch và doanh nghiệp sẽ đạt được thành quả.
06-02-2017
01.01.2015
Ver. 1.0
x.x
15
15
Trở thành hồ sơ quá trình làm việc

 Công cụ ra quyết định tốt đối với Lãnh đạo, giúp quyết định đúng..
 Thông tin công việc cụ thể của công việc: Làm thế nào, Tại sao và Khi nào
các bước cụ thể được thực hiện trong quá trình làm việc.
 Khi nhân viên thay đổi, không có SOP -> quá trình chuyển đổi khó khăn hơn.
Nếu SOP được duy trì tốt -> đóng vai trò là nguồn lực cho nhân viên mới.
 SOP là cách để đảm bảo tính bền vững của tổ chức: bất kể điều gì xảy ra
hoặc ai vắng mặt tại nơi làm việc, các nhiệm vụ khẩn cấp và quan trọng có thể
được thực hiện mà không bị ảnh hưởng...
 Có thể tăng hiệu quả công việc, duy trì tính nhất quán của sản phẩm và dịch vụ
và giảm sai lỗi trong mọi nhiệm vụ.
06-02-2017
01.01.2015
Ver. 1.0
x.x
16
16
8
5/18/2022
Hướng dẫn viết SOP
 Không dễ dàng!
 Cần phải có kế hoạch, sự phối hợp và nghiên cứu thích hợp để tạo
ra một SOP tốt mà nhân viên sẽ đưa vào sử dụng hàng ngày…
 Phần này sẽ hướng dẫn từng bước viết SOP.
 Đây là những điểm cần bắt đầu:

06-02-2017
01.01.2015
Ver. 1.0
x.x
17
17
1. Nói rõ mong muốn
 Hãy tự hỏi: "Tại sao lại viết SOP?"

 Viết để làm gì? Làm rõ quá trình “mua mới tàu” hay viết để
hướng dẫn các đơn vị về cách thức “đàm phán với đối tác”?
 Nói rõ những gì chúng ta muốn người dùng đạt được bằng cách
sử dụng một SOP cụ thể và lý do tại sao họ nên đạt được mục tiêu.
 Thông thường các DN dành các nguồn lực để tạo ra một SOP, sau
đó nhận ra rằng ngay từ đầu đã không cần nó. Đó là lý do tại sao
bước này rất quan trọng..
 Một số tổ chức có các công việc lặp đi lặp lại hàng ngày, hàng tuần
hoặc hàng tháng nhưng không cần SOP.
06-02-2017
01.01.2015
Ver. 1.0
x.x
18
18
9
5/18/2022
1. Nói rõ mong muốn
 Ví dụ: Một nhiệm vụ đơn giản như làm sạch thường xuyên sàn nhà
có thể như sau: Lau sạch bụi bẩn khi khách hàng bước đi (không
cần SOP). Trong khi đó, việc làm sạch ban đầu có thể yêu cầu SOP,
Ví dụ: làm sạch sàn khu vực sảnh trước khi làm sạch các phòng
khác…
 Vấn đề là phải khẳng định nếu SOP là cần thiết hoặc đã được tạo ra
cho mục đích đó. Sau đó sẽ soát xét lại khi cần..
 Khi đã chắc chắn SOP là cần thiết, hãy chuyển sang bước tiếp theo.
06-02-2017
01.01.2015
Ver. 1.0
x.x
19
19
2. Xác định viết SOP cho ai?
 Thông thường, bắt đầu viết SOP và chưa biết về người mà bạn
đang viết cho, hoặc bạn không biết sử dụng ngôn ngữ như thế nào
để cho họ dễ hiểu.
 Cần chú ý đến những người có nhiệm vụ chồng chéo.
 Xác định và hiểu người dùng sẽ đảm bảo rằng SOP chắc chắn được
sử dụng.
06-02-2017
01.01.2015
Ver. 1.0
x.x
20
20
10
5/18/2022
Bạn có thể xác định đối tượng của mình với một số
câu trả lời sau:
• Kiến thức chuyên ngành của họ? Điều này cho phép bạn biết bắt
đầu từ đâu.
• Trình độ học vấn của họ? Điều này sẽ giúp bạn lựa chọn từ ngữ.
• Họ có hiểu được các thuật ngữ chuyên ngành? Điều này cho
phép bạn làm rõ các nội dung tốt hơn.
• Mức độ nào sẽ phù hợp để giải quyết quá trình này? Điều này
giảm thiểu các giả định.
06-02-2017
01.01.2015
Ver. 1.0
x.x
21
21
 Hiểu về trình độ của người dùng sẽ giúp soạn thảo SOP tốt hơn và
chắc chắn họ sẽ sử dụng cho đến khi họ hoàn thành nhiệm vụ.
 Hãy chắc chắn rằng bạn viết theo cách đơn giản nhất có thể -> có
thể hiểu hướng dẫn của bạn và quá trình làm việc.
 Hình ảnh là phương pháp tốt để đơn giản hóa sự hiểu biết về bất
kỳ khái niệm nào. Đảm bảo bạn nói đến các tác vụ bằng hình ảnh
-> giúp người dùng tiết kiệm thời gian trong khi sử dụng SOP.
06-02-2017
01.01.2015
Ver. 1.0
x.x
22
22
11
5/18/2022
 SOP tốt sẽ phù hợp với mọi nhân viên, nhân viên mới hoặc cũ,
hoặc thậm chí là những người từ các bộ phận khác. Nếu nó là một
nhiệm vụ mà bất cứ ai cũng có thể liên quan đến giải quyết vấn
đề, cần được nêu rõ trong SOP.
 Ngoài ra, SOP cần là hướng dẫn đào tạo cho các nhân viên mới.
06-02-2017
01.01.2015
Ver. 1.0
x.x
23
23
3. Xác định phạm vi tài liệu

 Khi các nhiệm vụ chồng chéo giữa các bộ phận hoặc một nhiệm vụ phụ
thuộc vào một bộ phận để hoàn thành trước tiến trình khác, SOP sẽ khó
viết và đòi hỏi phải có chiến lược.
 Vì vậy, khi chúng ta nói về chiến lược, cần cân nhắc: Nhu cầu tạo một
SOP? Hay tham khảo một SOP khác? hoặc muốn tạo một SOP chung để
tất cả các bộ phận có liên quan dùng chung?
 Cần xác định phạm vi của SOP để có thể giải quyết sự liên kết của các
chức năng và bộ phận khác nhau. Nếu không, sẽ tạo ra SOP dài và khó
hiểu.
 Cân nhắc việc có hai SOP riêng biệt và đề cập đến phạm vi tham gia của
các chức năng và bộ phận khác nhau.
 Tiếp theo là chọn định dạng để viết SOP.
06-02-2017
01.01.2015
Ver. 1.0
x.x
24
24
12
5/18/2022
4. Chọn định dạng tài liệu
 Định dạng rất quan trọng khi soạn thảo SOP.

 Bản chất của một thông điệp có giá trị là gì nếu khó nhìn và khó hiểu?
 SOP phải được tạo ở định dạng sao cho người dùng có thể dễ dàng nhìn
thấy.
 Ngoài ra, lưu ý rằng công ty có thể đã có SOP và nhân viên của bạn đã
quen với định dạng cũ.
 Nếu định dạng cũ đã tốt, không có lý do gì để điều chỉnh thành một định
dạng khác…Nếu thật sự cần -> cải tiến những cái hiện có.
 Tiếp theo, đừng bảo thủ với sự thiếu hiểu biết của mình. Hãy Hỏi người
dùng và chuyên gia.
06-02-2017
01.01.2015
Ver. 1.0
x.x
25
25
5. Hỏi thông tin đầu vào từ người dùng và chuyên gia
 Hay đảm bảo đã xác định đối tượng, xác định phạm vi và chọn định dạng
có liên quan.
 Đừng viết vội!
 Chúng ta không ai biết hết -> Hãy hỏi những người thực hiện các hoạt
động hàng ngày trong lĩnh vực cần phải viết SOP.
 Ngay cả khi đã từng quen với việc đó từ trước, có thể có những điểm
khác hôm nay.
 Hãy bắt đầu thảo luận nhóm về từng bước của quá trình nhằm đạt được
các mục tiêu cụ thể.
 Hãy đặt câu hỏi cụ thể về cách họ thực hiện công việc cụ thể -> sử dụng
kiến thức hiện tại của người dùng về tình huống. Đừng bao giờ giả định.
06-02-2017
01.01.2015
Ver. 1.0
x.x
26
26
13
5/18/2022
5. Hỏi thông tin đầu vào từ người dùng và chuyên gia
 Trao đổi với người dùng về các bản dự thảo trước khi trình duyệt ->
Người dùng cần hiểu tài liệu ở giai đoạn dự thảo, họ có thể sẽ
không sử dụng nó khi đã được duyệt.
 Thu thập thông tin này giúp có kiến thức đầy đủ để tạo ra một SOP
chắc chắn sẽ được dùng.
 Khi vướng mắc trong quá trình soạn thảo, hãy thảo luận thêm với
người dùng
 Lập kế hoạch tốt và dự thảo những gì muốn SOP đề cập đến.
 Giờ thì hãy viết!
06-02-2017
01.01.2015
Ver. 1.0
x.x
27
27
Ai là người soạn thảo SOPs?
 Những người sẽ thực hiện / đã thực hiện công việc

 Những người làm việc cùng nhau trong một công việc / bất kỳ ai
liên quan đến nhiệm vụ (các kỹ sư, kỹ thuật viên, nhân viên bảo
trì hoặc quản lý thiết bị)
 Những người giám sát người khác thực hiện công việc.
 Nhân viên an toàn và sức khỏe
 Nhân viên thiết kế
 …
06-02-2017
01.01.2015
Ver. 1.0
x.x
28
28
14
5/18/2022
Soạn thảo SOP

 Khi soạn thảo SOP, hãy đảm bảo tuân theo định dạng SOP tiêu chuẩn, bao gồm
các tiêu đề phụ bên dưới:
− Trang tiêu đề
− Bộ phận, ngày tháng và ID (số nhận dạng)
− Mục đích
− Định nghĩa
− Phạm vi
− Hướng dẫn từng bước
− Tên và chữ ký của người soạn thảo/ phê duyệt
− Hồ sơ
− Biểu mẫu
06-02-2017
01.01.2015
Ver. 1.0
x.x
29
29
Những lưu ý sau khi soạn thảo

 Các bước viết có từ quan điểm của người dùng không?
− Nên viết các SOP từ quan điểm hoàn toàn thực tế.
 Được viết theo định dạng ngắn gọn, rõ ràng và từng bước?
− Đảm bảo rằng các câu ngắn gọn, đơn giản và được viết bằng các thuật ngữ phổ biến.
 Được viết bằng ngôn ngữ tích cực và ý tưởng chính được trình bày trước?
− Đảm bảo rằng các bước được viết bằng động từ định hướng hành động đơn giản.
 Có dùng nhiều thuật ngữ và mơ hồ không?

− Đảm bảo rằng không mơ hồ và các từ ngữ đều rõ ràng để hiểu
 Định dạng có phù hợp không?

− Viết gọn gàng với các câu ngắn. Giữ sự chú ý của người dùng và dễ dàng cho người đọc xem.
 Giờ hãy xem xét, góp ý các SOP.
06-02-2017
01.01.2015
Ver. 1.0
x.x
30
30
15
5/18/2022
Xem xét, góp ý SOP

Xem xét, kiểm tra, chỉnh sửa:
Hãy mời những người khác xem xét, góp ý cho dự thảo SOP.
− Đừng trình duyệt bản dự thảo chỉ dựa trên kiến thức của bạn ->
Hãy tham khảo với các thành viên khác trong nhóm, các chuyên
gia và đặc biệt là người dùng về: thuật ngữ được sử dụng, có đủ
đơn giản không? Và quan trọng nhất là người dùng có hiểu nó
trong lần đọc đầu tiên không?
− Giải quyết các bình luận/ góp ý. Một thời gian sau hãy xem lại.
− Sau đó yêu cầu phản hồi một lần nữa trước khi trình phê duyệt.
06-02-2017
01.01.2015
Ver. 1.0
x.x
31
31
Các dạng hình thức SOP
 Dạng Checklist
 Dạng Flowchart
 Dạng các bước
06-02-2017
01.01.2015
Ver. 1.0
x.x
32
32
16
5/18/2022
Checklist
 Phiếu kiểm tra là cách tiếp cận đơn giản nhất để viết SOP
vì giống như một danh mục những việc cần làm.
 Phiếu kiểm tra tốt để đo lường kết quả (nhân viên có thể
nhanh chóng ghi lại các nhiệm vụ được đánh dấu).
 Cách này không gây gánh nặng cho cả bạn và người
dùng.
 Phiếu kiểm tra không chỉ tốt cho các nhóm nhỏ, mà còn
tốt khi đơn giản hóa việc yêu cầu tuân thủ các hướng
dẫn.
 Có thể lập phiếu kiểm tra phân cấp chi tiết chi tiết các
quy trình chính và quy trình phụ đối với công việc phức
tạp.
06-02-2017
01.01.2015
Ver. 1.0
x.x
33
33
Flowchart (1)
 Lưu đồ được sử dụng trong các SOP, khi nhân

viên phải đơn giản hóa các quyết định lớn và
phức tạp. Nó đại diện cho các hành động với hình
dạng và hướng dẫn bằng các đường mũi tên.
 Lưu đồ là một định dạng viết SOP tốt, nhưng rất
khó viết, không cho phép chi tiết về các thủ tục.
 Trong khi tạo SOP ở định dạng biểu đồ, cần lập
kế hoạch các thủ tục và lập sơ đồ bao gồm các
kết quả có thể có -> đảm bảo SOP chính thức
không có vòng lặp "nếu như".
06-02-2017
01.01.2015
Ver. 1.0
x.x
34
34
17
5/18/2022
Flowchart (2)
 Hai định dạng biểu đồ khác nhau: tổ chức và quy trình.

 Biểu đồ tổ chức giúp người dùng hiểu trách nhiệm của họ và của
các thành viên trong nhóm trên cơ sở phân cấp -> khi họ thực hiện
công việc, họ biết phải chuyển công việc đến ai.
 Biểu đồ quá trình nhìn rất trực quan. Có thể thêm các quy trình
liên quan khác và cung cấp cái nhìn vừa tổng quan, vừa chi tiết.
 Lưu đồ là phương pháp phù hợp nhất cho các điểm quyết định
nhiều lớp.
06-02-2017
01.01.2015
Ver. 1.0
x.x
35
35
Định dạng kiểu các bước
 Liên quan đến các hướng dẫn từng bước cho các nhiệm vụ được mô
tả theo định dạng tuần tự hoặc phân cấp -> khi định dạng tuần tự
bằng số, định dạng phân cấp sẽ kết hợp số và nhánh.
 Đối với các bước đơn giản, có thể áp dụng định dạng thông thường
ngắn và dễ thực hiện cho các thủ tục.
 Định dạng các bước phân cấp sẽ có các thủ tục với nhiều bước
quyết định nên được gửi trong danh mục đánh dấu đầu dòng hoặc
đánh số, tiếp theo là các bước phụ cụ thể.
06-02-2017
01.01.2015
Ver. 1.0
x.x
36
36
18
5/18/2022
Sự khác biệt giữa quy trình và SOPs

SOP QUY TRÌNH
Quy trình thường bao gồm ba phần chính:

SOP chỉ ra Ai làm nhiệm vụ, Vì sao nhiệm
- Đầu vào, có thể là dữ liệu, nguyên vật liệu
1 vụ phải hoàn thành và làm thế nào để hoàn
- Các quá trình phụ
thành nhiệm vụ
- Đầu ra, có thể là sản phẩm, dịch vụ hay thông tin.
- Quy trình là những thứ hữu hình mà SOP kiểm
SOPs kiểm soát tổng thể quá trình vận
soát. Có thể là mối quan hệ khách hàng, chuyển
2 hành và sản xuất kinh doanh của doanh
giao dịch vụ, an toàn hay các hướng dẫn tuân thủ
nghiệp
pháp luật.
SOP là cách thức cụ thể để thực hiện quá - Quy trình được xác định là trình tự các hoạt động
3
trình nhằm biến đổi đầu vào thành đầu ra
SOP là quá trình bắt buộc đạt được hoạt - Quy trình là việc hoạch định, điều phối các hoạt
4
động công việc có kết quả chất lượng động công việc
SOP là tài liệu chi tiết nhất để giải thích các
- Quy trình chỉ đưa ra trình tự công việc mà SOP sử
5 hướng dẫn từng bước phải được thực hiện
dụng để tạo ra cách làm sáng tạo.
trong các hoạt động
06-02-2017
01.01.2015
Ver. 1.0
x.x
37
37
Tóm lại…
1.1 Quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP) là gì?
Là các hướng dẫn bằng văn bản nhằm ghi lại cách thực hiện một nhiệm vụ hoặc hoạt động thông
thường hoặc là một tài liệu bao gồm thông tin từng bước về cách thực hiện một nhiệm vụ. Nó thực sự
chỉ là Phiếu kiểm tra.
1.2 Soạn thảo và duy trì SOP

5 bước cơ bản:
1. Xác định và Lập danh mục các quy trình mà thấy cần phải có SOP.
2. Lập kế hoạch quá trình soạn thảo và quản lý SOPs
3. Thu thập thông tin
4. Viết, Xem xét, phê duyệt và ban hành SOP
5. Duy trì SOPs theo thời gian

06-02-2017
01.01.2015
Ver. 1.0
x.x
38
38
19

Sop Vimc

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Sop Vimc

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

5/18/2022

 Tại sao cần một SOP?

 Định dạng SOP

SOP là gì? Định nghĩa Wikipedia

Được biết đến là các quy trình vận hành

1. Lái xe đến trạm xăng.

Vì sao cần SOPs?

Chất lượng Added costs

Năng lực nhân viên

Vì sao cần SOPs?

 Cung cấp thông tin hoạt động chi tiết

 Loại bỏ các nút thắt trong quá trình làm việc

 Trở thành hồ sơ quá trình làm việc

Cung cấp thông tin hoạt động chi tiết

Loại bỏ các nút thắt trong quá trình làm việc

 SOP tốt giúp tiết kiệm nguồn lực

Được dùng như phiếu kiểm tra hiệu suất

 Thật khó để theo dõi hiệu suất khi không có hồ sơ.

Trở thành hồ sơ quá trình làm việc

Hướng dẫn viết SOP

 Phần này sẽ hướng dẫn từng bước viết SOP.

 Đây là những điểm cần bắt đầu:

1. Nói rõ mong muốn

 Hãy tự hỏi: "Tại sao lại viết SOP?"

1. Nói rõ mong muốn

2. Xác định viết SOP cho ai?

2. Xác định viết SOP cho ai?

2. Xác định viết SOP cho ai?

2. Xác định viết SOP cho ai?

3. Xác định phạm vi tài liệu

4. Chọn định dạng tài liệu

 Định dạng rất quan trọng khi soạn thảo SOP.

5. Hỏi thông tin đầu vào từ người dùng và chuyên gia

5. Hỏi thông tin đầu vào từ người dùng và chuyên gia

Ai là người soạn thảo SOPs?

 Những người sẽ thực hiện / đã thực hiện công việc

Soạn thảo SOP

Những lưu ý sau khi soạn thảo

 Có dùng nhiều thuật ngữ và mơ hồ không?

 Định dạng có phù hợp không?

Xem xét, góp ý SOP

Các dạng hình thức SOP

 Lưu đồ được sử dụng trong các SOP, khi nhân

 Hai định dạng biểu đồ khác nhau: tổ chức và quy trình.

Định dạng kiểu các bước

Sự khác biệt giữa quy trình và SOPs

Quy trình thường bao gồm ba phần chính:

1.2 Soạn thảo và duy trì SOP

2. Lập kế hoạch quá trình soạn thảo và quản lý SOPs

3. Thu thập thông tin

4. Viết, Xem xét, phê duyệt và ban hành SOP

5. Duy trì SOPs theo thời gian

You might also like