BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ SÀI GÒN

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH



BÁO CÁO THỰC TẬP

CÔNG TÁC LƯU TRỮ HỒ SƠ

TUYỂN DỤNG TẠI CÔNG TY TNHH
CƠ KHÍ XÂY DỰNG TẤN LỘC

GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN : ThS. VŨ TIẾN LONG

SINH VIÊN THỰC HIỆN : BÙI CHÍ DŨNG

LỚP : D17- KD03

TP. HỒ CHÍ MINH, 2021

I
 LỜI CẢM ƠN

Trên thực tế không có sự thành công nào mà không gắn liền với những sự hỗ trợ, giúp
đỡ dù ít hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp của người khác. Với lòng biết ơn sâu sắc nhất,
em xin gửi Ban Giám Hiệu nhà trường, đến quý Thầy, Cô Khoa Quản trị kinh doanh trường
Đại học Công nghệ Sài Gòn đã cùng với tri thức và tâm huyết của mình để truyền đạt vốn
kiến thức quý báu về ngành Quản trị Kinh doanh cho chúng em trong suốt thời gian học tập
tại trường. Và đặc biệt, em xin chân thành cảm ơn thầy TH.S Vũ Tiến Long đã tận tình hướng
dẫn và giúp đỡ em thực hiện đề tài báo cáo tốt nghiệp này.

Tuy thời gian thực tập tại Công ty không dài, nhưng đã giúp em tiếp thu, học hỏi thêm
được nhiều kinh nghiệm của các anh, chị trong Công ty cũng như việc áp dụng những kiến
thức đã học vào thực tế. Là một sinh viên thực tập nên kiến thức còn nhiều hạn chế, cần phải
bổ sung, học hỏi thêm nên bài viết này không tránh được những sai sót nhất định, em rất
mong nhận được những ý kiến đóng góp của các anh, chị trong công ty cũng như quý Thầy,
Cô để kiến thức chuyên môn cũng như bài báo cáo tốt nghiệp của mình được hoàn thiện hơn.

Cuối cùng, em xin kính chúc Ban Giám Hiệu cùng toàn thể quý Thầy, Cô trường Đại
học Công nghệ Sài Gòn luôn dồi dào sức khỏe và tiếp tục thành công hơn nữa trong sự
nghiệp trồng người. Xin kính chúc các cô, chú, anh, chị trong công ty luôn mạnh khỏe và đạt
được kết quả cao trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Chúc Công ty TNHH cơ khí xây dựng
Tấn Lộc ngày càng phát triển, hưng thịnh và vững mạnh hơn nữa trên thương trường.

Em xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên thực tập

Bùi Chí Dũng

I
 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

---------

NHẬN XÉT THỰC TẬP

Họ và tên sinh viên : Bùi Chí Dũng

MSSV : DH71703224

Khoá : 2017-2021

Lớp : D17-KD03

1. Thời gian thực tập: 29/03/2021 – 08/05/2021

2. Bộ phận thực tập: Phòng quản trị kinh doanh
3. Tinh thần trách nhiệm với công việc và ý thức chấp hành kỷ luật
…………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………..

4. Kết quả thực tập theo đề tài

…………………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………..

5. Nhận xét chung

…………………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………..

Đơn vị thực tập

II
 NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN

…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………….

TP. HCM, ngày …. tháng ….năm 2021

Giảng viên hướng dẫn

III
 MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN ....................................................................................................................................... I
NHẬN XÉT THỰC TẬP ................................................................................................................. II
NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN ........................................................................ III
MỤC LỤC .......................................................................................................................................... IV
DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ. ...............................................................V
LỜI MỞ ĐẦU........................................................................................................................................ 1
CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN
CƠ KHÍ XÂY DỰNG TẤN LỘC ................................................................................................... 2
1.1 Giới thiệu sơ lược quá trình hình thành và phát triển của Công ty trách nhiệm hữu hạn cơ
khí xây dựng TẤN LỘC ............................................................................................................................... 2
1.2 Nhiệm vụ, chức năng và định hướng phát triển của công ty ........................................................ 4
1.3 Quá trình hoạt động kinh doanh chính ............................................................................................. 5
1.4 Cơ cấu tổ chức và nhân sự của công ty .............................................................................................. 7
1.5 Kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong 3 năm gần đây (2018 - 2020) .......... 9
TÓM TẮT CHƯƠNG I.................................................................................................................. 11
CHƯƠNG II: MÔ TẢ CÔNG TÁC LƯU TRỮ HỒ SƠ TUYỂN DỤNG NGUỒN NHÂN
LỰC TẠI CÔNG TY TNHH CƠ KHÍ XÂY DỰNG TẤN LỘC .......................................... 12
2.1 Tóm tắt nội dung công việc lưu trữ hồ sơ tuyển dụng tại bộ phận nhân sự công ty TNHH
cơ khí xây dựng Tấn Lộc .......................................................................................................................... 12
2.2 Công việc được thực tập tại Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn cơ khí xây dựng Tấn Lộc ... 14
TÓM TẮT CHƯƠNG II ................................................................................................................ 19
CHƯƠNG III KẾT LUẬN ............................................................................................................ 20
3.1 Bài học rút ra khi làm việc tại công ty TNHH cơ khí xây dựng Tấn Lộc............................... 20
3.2 Ưu và nhược điểm ................................................................................................................................ 20
3.3 So sánh thực tế với lý thuyết.............................................................................................................. 20
TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................................................. 21

IV
 DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ.

Bảng 1.2: Tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp (2018-2020).

Bảng 2.1. Phân loại loại lao động tại Công ty TNHH Tấn Lộc

Sơ đồ 1.3. Quy trình hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH cơ khí xây dựng Tấn
Lộc.

Sơ đồ 1.4. Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH cơ khí xây dựng Tấn Lộc .

Sơ đồ 2.2. Quy trình tuyển dụng Công ty TNHH Tấn Lộc

Hình 1.1: Biểu dồ miêu tả tăng trưởng doanh thu của công ty trong 3 năm (2018-
2020).

V
 LỜI MỞ ĐẦU

Bất kỳ một doanh nghiệp, một tổ chức nào dù lớn hay nhỏ thì yếu tố con người luôn
được coi trọng nhất, bởi nó quyết định phần lớn thành công hay thất bại của một tổ chức. Một
doanh nghiệp, hay một tổ chức, để có được một đội ngũ nhân viên đắc lực hay một lực lượng
lao động hùng hậu, thì điều trước tiên doanh nghiệp đó hay tổ chức đó phải làm là phải có
nghiệp vụ quản lý giỏi, phải có khoa học trong công tác quản trị nguồn nhân lực. Nắm bắt
được yếu tố con người là đã nắm trong tay được hơn một nửa thành công. Quản trị nguồn
nhân lực là một lĩnh vực khá phức tạp và khó khăn. Nó bao gồm nhiều vấn đề như tâm sinh
lý, xã hội, đạo đức…Nó là sự trộn lẫn giữa khoa học và nghệ thuật - nghệ thuật quản trị con
người. Tổ chức và quản lý để tối ưu hoá, năng suất lao động và nghiệp vụ chủ yếu của quản
trị nhân lực và đồng thời quản trị nhân lực còn tạo ra được động lực thúc đẩy nhân viên nâng
cao năng suất lao động, sáng tạo trong công việc. Nhận thấy tầm quan trọng và sự cần thiết
phải đổi mới hơn nữa công tác quản trị nhân lực trong hệ thống doanh nghiệp Việt Nam.Với
mong muốn được đóng góp một phần nhỏ trong công tác quản trị nguồn nhân lực trong các
doanh nghiệp nói chung và công tác quản trị nhân lực của Công ty Trách Nhiệm hữu hạn cơ
khí xây dựng Tấn Lộc nói riêng, cùng với một số kinh nghiệm ít ỏi trong quá trình học tập và
nghiên cứu trên giảng đường kết hợp với thời gian thực tập, em quyết định chọn đề tài cho
bài báo cáo thực tập tốt nghiệp của mình là: “Hoàn thiện công tác tuyển dụng nguồn nhân
lực tại Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn cơ khí xây dựng Tấn Lộc ”. Với mong muốn tìm
hiểu thực tế và đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị nguồn nhân lực cho Công
ty.

Bài báo cáo thực tập gồm 3 chương:

❖ Chương 1: Giới thiệu tổng quan về Công ty TNHH cơ khí xây dựng Tấn Lộc.

❖ Chương 2: Mô tả công tác lưu trữ hồ sơ tuyển dụng nguồn nhân lực tại Công ty Trách
Nhiệm Hữu Hạn cơ khí xây dựng Tấn Lộc.

❖ Chương 3: Kết luận về quá trình thực tập tại Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn cơ khí xây
dựng Tấn Lộc.

1
 CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY
TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN CƠ KHÍ XÂY DỰNG TẤN LỘC
1.1 Giới thiệu sơ lược quá trình hình thành và phát triển của Công ty trách
nhiệm hữu hạn cơ khí xây dựng TẤN LỘC
1.1.1 Giới thiệu chung
Công ty trách nhiệm hữu hạn cơ khí xây dựng TẤN LỘC thành lập năm 2015
tại thành phố Hồ Chí Minh.
Hoạt động chính trong lĩnh vực sản xuất các cấu kiện kim loại và lắp đặt lan can sắt.
Sản phẩm của chúng tôi được xây dựng theo quy trình kiểm tra chất lượng nghiêm
ngặt của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008.
Tên Công ty: CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN CƠ KHÍ XÂY DỰNG TẤN
LỘC
Tên quốc tế : TAN LOC CONSTRUCTION MECHANICAL COMPANY LIMITED
Logo công ty:

Loại hình doanh nghiệp: Công ty TNHH Một Thành Viên

Trụ sở: 19 đường số 21, khu phố 1, Phường Bình Hưng Hòa A, Quận Bình Tân, Thành
phố Hồ Chí Minh.
Tell: 0854083794
Mã số thuế: 0313445504
Mã cổ phiếu: TCL
Email: contact@tanloccostruction.com
Văn phòng đại diện:

Văn phòng Đại diện Tp.HCM

Địa chỉ: 19 đường số 21, khu phố 1, Phường Bình Hưng Hòa A, Quận Bình
Tân, Thành phố Hồ Chí Minh.

Tell: 0854083794

2
Quyết định thành lập/ GPKD:

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp Số: 0304875444 do Sở kế hoạch và

Đầu tư Thành phố Hồ Chí Minh cấp ngày 17 tháng 09 năm 2015. Ngày hoạt động:
30/09/2015 (Đã hoạt động 5 năm)

Người đại diện

Giám đốc: Phạm Thị Lệ Thủy

Cơ cấu vốn

Vốn điều lệ của Công ty là: 20.438.930.000 VNĐ.

Vốn sở hữu nhà nước: 51%.

1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của công ty trách nhiệm hữu hạn cơ khí
xây dựng TẤN LỘC
Tấn Lộc đã bắt đầu hoạt động từ năm 2014 dưới sự điều hành và làm việc của
ông bà Mai Văn Thuận và Phạm Thị Lệ Thủy. Cảm thấy hoạt động của Tấn Lộc có
thể phát triển do nhu cầu về lắp đặt các máy móc, phụ tùng về kim loại cho các dự
án khu công nghiệp có thể mang lại giá trị cao và cùng với kinh nghiệm nhiều năm
làm trong lĩnh vực xây dựng tại Việt Nam. Đầu năm 2015, quyết định đưa Tấn Lộc
trở thành tổ chức chính thức với tên gọi công ty TNHH cơ khí xây dựng Tấn Lộc.

− Tháng 9/2015: Công ty TNHH cơ khí xây dựng Tấn Lộc chính thức hoạt động .

− Tháng 3/2016: Lắp đặt trang thiết bị mới phục vụ và mở rộng sản xuất

3
 − Tháng 6/2018: Tiếp nhận sinh viên tại các trường trung cấp, cao đẳng, đại học
cộng tác và làm việc tại xưởng.

1.2 Nhiệm vụ, chức năng và định hướng phát triển của công ty
1.2.1 Nhiệm vụ và chức năng

− Chế tạo các sản phẩm cơ khí, máy móc thiết bị công nghiệp, thiết bị chế biến
thực phẩm, thiết bị xử lý môi trường, lò hơi, thiết bị áp lực và đường ống công
nghệ.

− Lắp đặt máy móc, thiết bị điện, nước và hoàn thiện công trình.

− Lắp đặt các thiết bị hạ thế và trung thế đến 22KV.

− Chế tạo và lắp dựng kết cấu thép, sản xuất tấm lợp – xà gồ thép và khung nhà
tiền chế (trừ tái chế phế thải, gia công cơ khí, xi mạ điện).

− Xây dựng dân dụng và công nghiệp.

− Đào đắp đất đá, san lấp mặt bằng, tạo bãi.

− Xây dựng công trình kỹ thuật hạ tầng đô thị, khu công nghiệp bao gồm: công
trình giao thông, công trình cấp thoát nước.

1.2.2 Định hướng phát triển

− Về sản xuất : Đầu tư chiều sâu cho các cơ sở chế tạo máy xây dựng với thiết bị
và công nghệ hiện đại, đáp ứng cơ bản nhu cầu sản xuất.
− Về nhân lực : Phát triển quy mô đào tạo trong công ty, mở rộng cơ sở ngoài khu
vực thành phố Hồ Chí Minh.
4
 − Về doanh thu và lợi nhuận : Luôn duy trì ở mức doanh thu ổn định, và trong
tương lai duy trì từ 5%-10%/ năm nhằm đảm bảo lợi ích tối đa cho công ty cũng
như những quyền lợi, điều kiện làm việc tốt cho người lao động và đóng góp
tích cực cho cộng đồng xã hội.
− Về thị trường : Tiến trình hội nhập kinh tế, việc khẳng định thương hiệu là cần
thiết với mỗi doanh nghiệp, đây là yếu tố quan trọng để giúp cho một doanh
nghiệp phát triển và khẳng định thương hiệu của mình đến các nhà đầu tư

1.3 Quá trình hoạt động kinh doanh chính

Tiếp nhận hợp

đồng gia công Kiểm tra tồn kho
Gia công cơ khí Sơ mạ
nguyên vật liệu

Kiểm tra chất

Lắp ráp Giao hàng
lượng

Sơ đồ 1.3. Quy trình hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH cơ khí xây dựng
Tấn Lộc.

− Tiếp nhận hợp đồng gia công : Nhận yêu cầu gia công từ phòng kinh doanh
và có chữ kí chấp nhận của cấp trên. Phòng kĩ thuật sản xuất lên lịch trình và
chuẩn bị nhân sự.

− Kiểm tra tồn kho nguyên vật liệu : Kiểm tra kho có đủ nguyên vật liệu cho
sản xuất

− Gia công cơ khí : tiến hành gia công qua các trang thiết bị và máy móc của
công ty

5
Dây chuyền máy móc sản xuất như các loại máy, máy công cụ, máy phan CNC, máy
EDM, bang tải , điện tử điều khiển….

Chế tạo các dụng cụ cơ khí

− Sơ mạ : Phủ sơn chóng rỉ sét, màu nếu cần

− Lắp ráp : lắp ráp tại địa điểm chỉ định có sẳn trong hợp đồng.

(Lưu ý: Không chấp nhận thay đổi nào của khách hang về địa điểm lắp đặt sau
khi đã giao).

− Kiểm tra chất lượng : Kiểm tra số lượng, công suất, và kì hạn thanh toán .

− Giao hàng : Bàn giao sản phẩm, hợp đồng gia công, hóa đơn.

6
 1.4 Cơ cấu tổ chức và nhân sự của công ty

Tổng Giám
đốc

Phòng Tài
Phòng Kỹ Phòng Kỹ Phòng Kinh Phòng Sản Phòng Nhân
chính - Kế
thuật- Vật tư thuật - Vật tư doanh xuất sự
toán

(Nguồn: Phòng hành chính nhân sự)

Sơ đồ 1.4. Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH cơ khí xây dựng Tấn Lộc.

Mô tả sơ đồ và nhiệm vụ tổ chức

Tổng Giám đốc:

Tổng Giám đốc là người đứng đầu trong công ty có nhiệm vụ tổ chức điều hành
và quản lý mọi hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày của Công ty theo những
chiến lược và kế hoạch đã được thông qua.

Phòng Tài chính - Kế toán: (Mã hiệu: TC )

Tham mưu cho Đảng ủy – Ban Giám đốc Công ty về toàn bộ tình hình hoạt
động tài chính của Công ty, những biện pháp nhằm quản lý tài sản và nguồn vốn tại
Công ty; quản lý, giám sát chặt chẽ có hiệu quả mọi hoạt động kinh tế, tài chính, cung
cấp đầy đủ, trung thực, kịp thời, công khai, minh bạch đáp ứng yêu cầu tổ chức, quản
lý điều hành của Công ty và quyết định kinh tế tài chính trong nội bộ Công ty.

Phòng Kỹ thuật - Vật tư: (Mã hiệu: KT )

Tham mưu cho Đảng ủy – Ban Giám đốc Công ty về công tác bảo đảm kỹ
thuật, vật tư, trang thiết bị và công tác huấn luyện đào tạo chuyên môn nghiệp vụ trong
Công ty nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng các trang thiết bị kỹ thuật đáp ứng tốt yêu
cầu hoạt động sản xuất, kinh doanh của Công ty.

Phòng Hành chính nhân sự: (Mã hiệu: NS )

7
 Tham mưu cho Đảng ủy – Ban Giám đốc Công ty những chủ trương, biện pháp
nhằm quản lý chặt chẽ, tổ chức bộ máy nhân sự, lao động tiền lương, chế độ chính
sách cho người lao động, công tác bảo vệ an ninh trật tự, an toàn lao động, an toàn
giao thông, công tác hành chính, văn thư ngoài ra còn theo dõi công tác Đảng - công
tác chính trị (CTĐ-CTCT),....

Phòng Kinh doanh : (Mã hiệu: KD )

Ban Giám đốc về công tác phân phối sản phẩm cho thị trường về hàng hóa dịch
vụ mạng lưới khách hàng tiềm năng, cũng như lên bóa cáo theo quy định của công ty
về các hoạt động của công ty, doanh nghiệp bao gồm cả những nhiệm vụ và quyền đã
được giao. Hỗ trợ cho tổng giám đốc về công tác tiêu thụ các sản phẩm hàng hóa và
dịch vụ của công ty như huy động vốn trên thị trường thanh toán quốc tế,…Chỉ đạo
chính trong công tác nghiên cứu và phát triển các sản phẩm hàng hóa, phát triển thị
trường tiêu dùng sản phẩm tiển sai công tác xây dựng phát triển.

Phòng Sản xuất : (Mã hiệu: SX )

Cụ thể họ sẽ tiếp nhận đơn hàng, lên kế hoạch sản xuất theo tháng, tuần, ngày
đảm bảo chất lượng, sản lượng, tiến độ và hiệu quả sản xuất. Tiếp đến là quản lý nhân
sự, quản lý sử dụng trang thiết bị, tổ chức sản xuất, an toàn lao động. Theo dõi, giám
sát quá trình và báo cáo tiến độ sản xuất hàng ngày với cấp trên. Phân tích đề xuất
hướng giải quyết cho các vấn đề về sản xuất và thị trường. Đồng thời, phải thực hiện
các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của Tổng giám đốc.

8
 1.5 Kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong 3 năm gần đây
(2018 - 2020)
Bảng 1.2: Tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp (2018-20120)

Đơn vị tính: Triệu đồng

Chênh lệch Chênh lệch

Năm Năm Năm 2018/2019 2019/2020

STT Chỉ tiêu
2018 2019 2020 Số
Số tiền % %
tiền

1 Doanh thu 1864.5 2006.8 2108.6 0.075 142.3 0.051 101.8

2 Chi phí 324.68 422.74 465.23 0.302 98.06 0.1 42.49

3 Lợi nhuận 1539.8 1584.1 1643.4 0.028 44.3 0.037 59.3

sau thuế
TNDN

Nguồn: Phòng Tài chính-Kế Toán

9
 Nhận xét và Đánh giá kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh:

Nhìn chung, trong giai đoạn từ năm 2017-2019, kết quả hoạt động kinh doanh của
công ty có những nổi bật sau:

DOANH THU

2500

2000
465.23
422.74
324.68
1500

1000
1539.8 1584.1 1643.4

500

0
2018 lợi nhuận2019chi phí 2020

Hình 1.1: Biểu dồ miêu tả tăng trưởng doanh thu của công ty trong 3 năm (2017-
2019)

− Năm 2018 tăng 142.3 triệu đồng so với năm 2017, tương đương với mức tăng
trưởng 7.63%.
− Năm 2019 tăng 101.8 triệu đồng so với năm 2018, tương đương mức tăng
trưởng 5.1%.
Về lợi nhuận:
− Năm 2018 tăng 44.3 triệu đồng so với năm 2017, tương ứng với mực tăng
trưởng 2.8%;
− Năm 2019 tăng 59.3 triệu đồng so với năm 2018, tương ứng với mức tăng
trưởng
Tình hình doanh thu và lợi nhuận tăng dần qua các năm cho thấy Tấn Lộc đang dần ồn
định và trên đà phát triển.

10
 TÓM TẮT CHƯƠNG I

Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trách nhiệm hữu hạn cơ khí xây
dựng Tấn Lộc trong 3 năm gần đây cho thấy công ty đã tạo dựng được cho mình một
nền tảng hoạt động vững chắc về chất lượng đầu vào và ra đặc biệt trên lĩnh vực đào
tạo cho ra các kĩ sư có tay nghề.

Tiếp theo, chương II sẽ trình bày chi tiết về: Mô tả công tác lưu trữ hồ sơ tuyển dụng
nguồn nhân lực tại Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn cơ khí xây dựng Tấn Lộc.

11
 CHƯƠNG II: MÔ TẢ CÔNG TÁC LƯU TRỮ HỒ SƠ TUYỂN
DỤNG NGUỒN NHÂN LỰC TẠI CÔNG TY TNHH CƠ KHÍ
XÂY DỰNG TẤN LỘC
2.1 Tóm tắt nội dung công việc lưu trữ hồ sơ tuyển dụng tại bộ phận nhân
sự công ty TNHH cơ khí xây dựng Tấn Lộc
− Hồ sơ nhân sự được hiểu chính là nơi để lưu trữ các thông tin về cá nhân người
lao động như: Sơ yếu lý lịch, hợp đồng, tiền lương, bảng lương, bảo hiểm. theo
đó hồ sơ nhân sự chính là đối tượng quản lý của việc qui định lưu trữ hồ sơ. Có
rất nhiều loại hồ sơ cũng như giấy tờ liên quan đến nhân sự và doanh nghiệp.
− Nhìn lại lượng công nhân viên chức đã và đang làm việc tại Tấn Lộc trong 3
năm gần đây.
PHÂN LOẠI Năn 2018 Năn 2019 Năn 2020

Số Số Số
Tỷ lệ Tỷ lệ Tỷ lệ
Phân loại theo trình độ học vấn lượng lượng lượng
(%) (%) (%)
(người) (người) (người)

1. Đại học và trên đại học 16 22,03 11 38,1 13 42,1

2. Cao đẳng 30 4,55 15 7,8 27 9,4

3. Lao động phổ thông 230 69,60 184 47.8 186 43.4

(Nguồn: Phòng Hành chính Nhân sự)

Bảng 2.1. Phân loại loại lao động tại Công ty TNHH Tấn Lộc

− Qua bảng số liệu trên có thể nhận thấy tỷ lệ lao động có trình độ lao động Phổ
thông chiếm tỷ lệ rất lớn và giảm dần qua các năm. Cụ thể:
❖ Năm 2018 có 230 lao động chiếm 69,60%.
❖ Năm 2019 giảm xuống còn 47.8% với 184 lao động.
❖ Năm 2020 tiếp tục giảm và chiếm 43.4% với 186 lao động (tăng 2 lao
động so với năm 2019) trong tổng số lao động của Công ty.
− Trong xu thế hội nhập, cạnh tranh ngày càng gay gắt, việc tăng cường lao động
có trình độ là điều cần thiết, tỷ lệ lao động có trình độ chuyên môn giỏi của
công ty còn thấp do để đáp ứng như cầu tiêu thụ sản phẩm ra thị trường công ty
12
 thường tiếp nhân các hồ sơ lao động không có chuyên môn cao làm việc thì rõ
là điều đáng lo ngại, đòi hỏi có sự điều chỉnh ngay lao động có trình độ chuyên
môn là nhiệm vụ hàng đầu của các cán bộ quản trị nhân sự. Đồng thời gây trở
ngại cho công tác lưu trữ do việc phải sắp xếp lại kho lưu trữ lại một cách khoa
học nhằm dễ dàng tìm kiếm tư liệu.Chính vì thế, cần có một quy trình bào lưu
nhân sự nhằm mang lại hiệu quả cao.
− Công tác lưu trữ hồ sơ nhân sự được bắt đầu sau khi đã thông qua các quy trình
đáp ứng nhu cầu tuyển dụng bao gồm:
(1) Lập kế hoạch tuyển dụng

(2) Thông báo tuyển dụng

(3) Nhận và xét hồ sơ

(4) Phỏng vấn

(5) Đánh giá và quyết định tuyển dụng

Sơ đồ 2.2. Quy trình tuyển dụng Công ty TNHH Tấn Lộc

− Qua trên phòng ban tuyển dụng có nhiệm vụ thu tập các tập hồ sơ từ các cá
nhân có nguyện vọng và mong muốn được làm việc tại Tấn Lộc đã được thông
qua và được dùng làm tư liệu tham khảo trong tương lai.
− Có rất nhiều loại hồ sơ cũng như giấy tờ liên quan đến nhân sự và doanh
nghiệp. Cũng có rất nhiều loại giấy tờ, hồ sơ nhân sự có thể lưu trữ trong thời
gian ngắn, nhưng cũng có loại cần lưu trữ vĩnh viễn.
− Hồ sơ nhân sự của một người lao động sẽ được lưu trữ trong quá trình làm việc
tại Công ty TNHH cơ khí xây dựng Tấn Lộc và hồ sơ đó gắn liền với qui trình
hoạt động của công ty.
− Quá trình lưu trữ, quản lý hồ sơ cần đảm bảo những thông tin cần có của nhân
sự như:
13
 o Sơ yếu lý lịch, thông tin cá nhân của người lao động
o Những thông tin liên quan đến quá trình làm việc tại công ty như: ngày
chính thức vào làm, ngày được thăng chức, chức vụ và công việc hiện tại
o Hợp đồng lao động và những chế độ người lao động được hưởng
o Những thông tin liên quan đến quá trình làm việc như: Ngày nghỉ, ngày
nghỉ ốm, hồ sơ, chế độ hưởng quyền lợi BHXH..
o Những thông tin, quy định về kỷ luật
o Thông tin liên quan đến việc chấm dứt hợp đồng lao động giữa chủ lao
động và người lao động.
2.2 Công việc được thực tập tại Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn cơ khí xây
dựng Tấn Lộc
2.2.1 Lưu trữ hồ sơ nhân sự cứng của nhân viên sản xuất
Tại Tấn Lộc, thực tập sinh được phân công giúp anh chị nhân viên hoàn thiệt lưu trữ
thông tin nhân sự chuẩn bị làm việc tại bộ phận kĩ thuật làm việc tại phòng sản xuất
vật tư.
Lập danh mục hồ sơ:
− Dựa vào yêu cầu sẳn có trong danh mục hồ sơ của công ty.

1. ĐƠN XIN VIỆC

2. SƠ YẾU LÍ LỊCH
3. CĂN CƯỚC OR CHỨNG MINH THƯ,
HỘ KHẨU
4. GIẤY KHÁM SỨC KHỎE
5. GIẤY KHAI SINH
6. BẰNG TRUNG CẤP PHỔ THÔNG
7. BẰNG CAO ĐẲNG OR TRUNG CẤP
NGHỀ
8. BẰNG ĐẠI HỌC
− Dán định dạng nhận biết trên hồ sơ như sau:
❖ Dán sticker trên tài liệu sẳn có khi so trên danh mục hồ sơ, kiểm tra xác
thực công chứng của tài liệu.
(Lưu ý : Tài liệu không chứng thực tại cơ quan công chứng phải trả về bổ
sung.)
14
 Sticker số 1: Ghi nhận đơn
xin việc

Dấu mộc xác nhận hồ sơ đã

được công chứng

❖ Tiếp tục dán sticker vào các loại hồ sơ khác, mỗi tài liệu cho mỗi sticker
khác nhau.

❖ Ghi nhận số sticker đã dán ngoài bao đựng hồ sơ nhằm giúp cho nhân
viên dễ dàng nhận biết trong hồ sơ có những gì, có cần bổ sung thêm nếu
cần.

15
Phân loại hồ sơ:
Sau quy trình lập danh mục, thực tập sinh phân loại hồ sơ, một cách có hệ thống thì sẽ
dễ dàng cho việc kiểm tra, sắp xếp. Nên phân loại theo cách như sau:
− Hồ sơ có giấy giới thiệu (IL)
Bao gồm
❖ Kí hiệu của các bộ phân
❖ Thư giới thiệu do người giới thiệu
cấp
❖ Mã tuyển dụng cá nhân

16
 Dấu mộc đã xác thực của Công ty
TNHH Cơ khí xây dựng Tấn Lộc.

Thư giới thiệu do giảng viên tại các trường hợp tác kí nhận đã được Công ty TNHH
Cơ khí xây dựng Tấn Lộc xác nhận.
− Hồ sơ không có giấy giới thiệu

Bao gồm
❖ Kí hiệu của các bộ phân
❖ Mã tuyển dụng cá nhân

Ghi nhận hồ sơ và báo cáo cấp trên:

− Sau khi thực hiện các thao tác trên, thực tập sinh có nhiệm vụ ghi nhận các tư
liệu tại thư mục kiểm tra tài liệu.

17
 − Thực tập sinh điền đầy đủ các nội dụng đã thông qua kiểm tra từ quy trình trên,
ghi rõ tài liệu còn thiếu nếu có.
− Bàn giao lại tài liệu cho quản lí bộ phận có kèm theo xác nhận.
Bảo quản hồ sơ:
− Hồ sơ phải được lưu trữ vào một vị trí nhất định để khi cần có thể truy cập
nhanh chóng, thuận tiện. Dựa vào bản liệt kê một cách hệ thống hồ sơ của đơn
vị. Nhờ vào danh mục này, có thể sắp xếp, quản lý và tra cứu hồ sơ nhanh
chóng.

− Lưu trữ tài liệu tại kho, yêu cầu bảo mật phải có 02 người đi cùng vào kho.
− Đặt tài liệu vào đúng khu vực đã chỉ định từ cấp trên.

18
 TÓM TẮT CHƯƠNG II

Trong chương II, thực tập sinh được thực hiện các quy trình về lưu trữ tuyển
dụng nhân sự tại Công ty TNHH Cơ khí xây dựng Tấn Lộc nhằm tiết kiệm thời gian
tìm kiếm tư liệu, khai thác hiệu quả năng suất trong công việc. Qua việc lưu trữ để
nắm bắt được hiện trạng nhân lực tại bộ phận sản xuất.

Tiếp theo trong chương III kết luận về công việc thực tập tại Công ty TNHH Cơ
khí xây dựng Tấn Lộc.

19
 CHƯƠNG III KẾT LUẬN
3.1 Bài học rút ra khi làm việc tại công ty TNHH cơ khí xây dựng Tấn Lộc
Mặc dù khoảng thời gian 2 tháng là không quá dài để trải nghiệm hết tất cả
cuộc sống nhưng nó là đủ để bản thân như tôi làm quen với công việc và hiểu thêm về
những khó khăn, vất vả khi mới bắt đầu công việc trong lĩnh vực nhân sự. Thời gian
thực tập đã giúp cho tôi hiểu ra việc nắm tốt kiến thức lý thuyết khi còn ngồi trên ghế
nhà trường sẽ giúp ích trong quá trình làm việc thực tế sau này nhưng không phải là tất
cả. Thay vào đó, chính những kỹ năng mềm tiếp thu được khi làm tại Công ty TNHH
cơ khí xây dựng Tấn Lộc bộ phận nhân sự trong việc lưu trữ hồ sơ tuyển dụng đã cho
bản thân nhận ra làm việc trong lĩnh vực nhân sự không nhất thiết chỉ có công tác
tuyển dụng phỏng vấn mà việc quản lí hồ sơ một cách hợp lí cũng vô cùng quan trọng
trong tổ chức.
Mặc dù có nhiều gian nan và thử thách nhưng nó đã giúp bản thân mở rộng tầm
hiểu biết của mình rất nhiều. Đã có rất nhiều áp lực, căng thẳng khi khối lượng công
việc tăng vùn vụt, các kỹ năng mềm cần phải có ngày càng nhiều, cũng có vô số kiến
thức mới cần phải học và cách xử lý tình huống cần được nâng cao hàng ngày.
3.2 Ưu và nhược điểm
Làm việc tại phòng ban nhân sự giúp bản thân nắm bắt thêm những kiến thức
về cách quản trị hiệu quả các tài liệu trong một tổ chức và những đòi hỏi bắt buộc
tưởng chừng đơn giản nhưng yêu cầu tính chuyên môn cao về quản trị hành chính văn
phòng. Ngoài ra, bản thân còn được trâu dồi kiến thức chuyên ngành quản trị kinh
doanh và kinh nghiệm cộng tác tại môi trường văn phòng.
Nhưng vẫn tồn tại nhiều điều chưa được thỏa mãn với riêng bản thân do chưa
có cơ hội được tương tác nhiều trong việc trở thành một nhà tuyển dụng khi đã được
học qua tại trường và vẫn chưa có cơ hội thực hiện, mặc cho việc công tác lưu trữ hồ
sơ cũng là một phần thiết yếu trong quản trị nguồn nhân lực. Ngoài ra, các phương
pháp xử lý hồ sơ trên máy tính chưa được tìm hiểu rõ và còn nhiều thắc mắc. Có thể
nói từ nhiều lí do về chuyên môn, kinh nghiệm của bản thân chưa vững chắc gây cảng
trở nhiều đến mong muốn được tiếp cận nhiều hơn trong lĩnh vực nhân sự.
3.3 So sánh thực tế với lý thuyết
Nhìn nhận khách quan về công việc được thực hiện tại Tấn Lộc so với lí thuyết
có phần được mở rộng thêm, khi lý thuyết chưa giúp bản thân nắm bắt hoàn toàn về
quy trình và hiệu quả mang lại do môi trường phương pháp quản lí hồ sơ tư liệu tuyển
dụng tại công ty có phần khác so với lý thuyết, từ việc phân tích nhận biết loại hồ sơ
cho đến phương pháp bảo quản lệ thuộc song song giữa kho lưu trữ tài liệu và phần
mềm máy tính đều có những quy chuẩn riêng cho mỗi tổ chức.
Qua quá trình học tập, nghiên cứu tại Trường Đại học Công Nghệ Sài Gòn cùng
với thời gian thực tại Công ty, với sự giúp đỡ của các cô, chú, anh, chị trong Công ty,

20
bản thân đã thấy được phần nào về thực trạng về quy trình tuyển dụng của Công ty Cơ
khí Xây dựng Tấn Lộc đã đạt được những thành công nhất định, song vẫn còn tồn tại
một số mặt hạn chế. Trước thực trạng đó, bài báo cáo của em đưa ra một số biện pháp,
mong rằng có thể giúp ích cho Công ty để Công ty ngày càng hoàn thiện hơn nữa công
tác tuyển dụng của mình trong thời gian tới.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Bài giảng “Quản trị nhân sự” Trường Đại học Công nghệ Thành phố Sài Gòn

2. Đồng chủ biên: Đồng Thị Thanh Phương, Nguyễn Thị Ngọc An (2008) “Quản trị
nguồn nhân lực, Nhà xuất bản Thống kê”

3. Nguyễn Ngọc Quân, Nguyễn Văn Điềm (2007) “Giáo trình Quản trị nhân lực, Nhà
xuất bản Đại học Kinh Tế Quốc Dân Hà Nội”

4. Sổ sách, tài liệu của Công ty TNHH cơ khí xây dựng Tấn Lộc.

21