Wyższe Szkoły Bankowe

Zarządzanie projektami
Agata Basińska-Zych

Część 12
 Zarządzanie projektami Str. | 2

Spis treści

12. Zarządzanie interesariuszami w projekcie ................................................................... 3

12.1 Rola interesariuszy w projekcie......................................................................................... 3
12.2. Etapy zarządzania interesariuszami w projekcie ................................................................ 6
12.2.1. Rozpoznanie interesariuszy ................................................................................... 7
12.2.2. Planowanie zarządzania interesariuszami ............................................................... 8
12.2.3 Zarządzanie angażowaniem interesariuszy ............................................................ 11
12.3.4 Kontrolowanie zaangażowania interesariuszy......................................................... 14

Projekt: „SMART EDUCATION - Kształcenie wyższe w dobie innowacji cyfrowych” jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
 Zarządzanie projektami Str. | 3

12. Zarządzanie interesariuszami w projekcie

W tym rozdziale dowiesz się, na czym polega zarządzanie interesariuszami w projekcie, a także dlaczego
bez interesariuszy nie ma projektu. Dowiesz się przede wszystkim, co jest istotą procesu zarządzania
interesariuszami, a także poznasz podstawowe strategie zarządzania kluczowymi osobami i instytucjami
w procesie projektowym.

Ponadto zyskasz świadomość podstawowych narzędzi zarządzania zaangażowaniem interesariuszami

w projekcie takich jak: rejestr interesariuszy, mapa interesariuszy lub macierz oceny zaangażowania
interesariuszy, plan zarządzania interesariuszami oraz nauczysz się dobierać właściwą strategię do grup
i osób kluczowych w projekcie. Zyskasz również umiejętność analizowania i oceniania znaczenia intere-
sariuszy a także planowania komunikacji z nimi. Ta zmiana perspektywy będzie służyła Tobie jako me-
toda do rozwiązywania problemów i radzenia sobie z problematycznymi sytuacjami.

12.1 Rola interesariuszy w projekcie

O tym kim są interesariusze w projekcie dowiedziałeś się już w module 3 dotyczącym analizy otoczenia
zewnętrznego projektu, dlatego ten podrozdział będzie kontynuacją i rozszerzeniem tego tematu. Czy
zastanawiałeś się kiedyś jak ważna rola przypada interesariuszom w projekcie?

Okazuje się, że interesariusze mają duże przełożenie na sukces projektu. Pozostaje jeszcze zapytać, jak
duże?

International Project Management Association (IPMA), stwierdza, że sukces projektu polega na osią-
gnięciu zadowolenia interesariuszy z rezultatów projektu1. Zdaniem praktyków, wpływ interesariuszy na
sukces lub porażkę projektu mieści się w zależności od złożoności, typu czy wielkości projektu w prze-
dziale od 70% do 90%2. Natomiast środki finansowe i techniczne odgrywają w tym aspekcie mniejszą
rolę. Robert K. Wysocki podaje, że brak sukcesu w realizacji nawet 70% projektów informatycznych
wiąże się ze słabą komunikacją z interesariuszami3.

Jakie można zidentyfikować główne problemy, za które odpowiada ten obszar zarządzania projektami?

Wśród najczęściej pojawiających się problemów w zakresie zarządzania interesariuszami wska-

zuje się na:

 brak zaangażowania uczestników w projekt,

 rezultaty projektu nie spełniające oczekiwań interesariuszy,

1
J. Kisielnicki, J. Turyna, 2012, Decyzyjne systemy zarządzania. Difin, Warszawa, s. 73.
2
J. Betta, 2012, Ludzie największą wartością projektu, [w:] Zeszyty Naukowe WSOWL, nr 3,28 Wrocław, s. 161.
3
R. K. Wysocki, 2013, Efektywne zarządzanie projektami. Tradycyjne, zwinne, ekstremalne, Helion, Gliwice, s. 122.

Projekt: „SMART EDUCATION - Kształcenie wyższe w dobie innowacji cyfrowych” jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
 Zarządzanie projektami Str. | 4

 niezadowolenie, rosnąca liczba sprzecznych wymagań i życzeń dotyczących projektu,

 utrata poparcia kluczowych osób decydujących o przydziale zasobów.

Interesariusze mogą postrzegać projekt jako przynoszący im określone korzyści bądź straty. W zależno-
ści od tego będą projekt wspierali, bądź będą się jemu przeciwstawiać. Przed uruchomieniem projektu
oraz w trakcie jego trwania należy być świadomym kto jest interesariuszem projektu i jakie jest w nim
jego miejsce.

W procesie analizy i oceny interesariuszy tworzy się różne mapy lub macierze interesariuszy. Proces
analizy i oceny interesariuszy został również omówiony w module trzecim, jeśli nie pamiętasz o co cho-
dziło to proszę zajrzyj do modułu trzeciego.

Mapa interesariuszy/macierz interesariuszy

Mapy Interesariuszy (ang. stakeholders map, stakeholders matrix) – jest to jedna z metod analizy
i klasyfikacji interesariuszy, ma ona na celu zrozumienie poziomu zaangażowania oraz podstawo-
wych relacji poszczególnych osób. Zależności te przedstawione są za pomocą tabeli, która podzie-
lona jest na cztery obszary ukazujące poziom wpływu (mały lub duży) i zainteresowanie (małe lub
duże) danych osób na produkt lub usługę. Dzięki mapie interesariuszy możemy lepiej zrozumieć
kim są osoby mające wpływ na projekt oraz w jakim stopniu są ważni.4.

Główną korzyścią z zastosowania mapy interesariuszy jest możliwość zidentyfikowania osób kluczowych
oraz tych mniej istotnych w projekcie, pomoże nam to określić kogo warto słuchać, angażować oraz
informować - co może być kluczowym czynnikiem decydującym o sukcesie całego przedsięwzięcia już
we wczesnej fazie rozwoju.

Przypominam tylko, że interesariuszy dzielimy ogólnie na:

Interesariuszy wewnętrznych – mają bezpośredni wpływ na projekt. Ich zaangażowanie prze-

kłada się na projekt w sposób bezpośredni. Na przykład pracownicy, udziałowcy, właściciele.

Interesariuszy zewnętrznych – nie są powiązani z projektem w sposób bezpośredni.

4
PMBOK® Guide – Sixth Edition, Pennsylvania, 2017, s. 503.

Projekt: „SMART EDUCATION - Kształcenie wyższe w dobie innowacji cyfrowych” jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
 Zarządzanie projektami Str. | 5

Rysunek 1. Przykład mapy interesariuszy.

Źródło: https://www.google.com/url?sa=i&url=https%3A%2F%2Fslide-
player.pl%2Fslide%2F828947%2F&psig=AOvVaw1Qp48SGCjPv5IBsNh-PXqF&ust=1592614046453000&so-
urce=images&cd=vfe&ved=0CAIQjRxqFwoTCNiHlufTjOoCFQAAAAAdAAAAABAD

Każdy projekt ma interesariuszy, którzy mają na niego wpływ lub mogą wpływać na projekt w sposób
pozytywny lub negatywny. Niektórzy interesariusze mogą mieć ograniczoną możliwość wpływania na
pracę lub wyniki projektu; inni mogą mieć znaczący wpływ na projekt i oczekiwane rezultaty. Najważ-
niejsze akademickie badania i analizy głośnych katastrof projektowych podkreślają znaczenie ustruktu-
ryzowanego podejścia do identyfikacji, ustalania priorytetów i zaangażowania wszystkich zainteresowa-
nych stron. Zdolność kierownika projektu i zespołu do prawidłowej identyfikacji i zaangażowania wszyst-
kich interesariuszy we właściwy sposób może oznaczać różnicę między sukcesem projektu a porażką.
Aby zwiększyć szanse na sukces, proces identyfikacji i zaangażowania interesariusza powinny rozpocząć
się jak najszybciej po zatwierdzeniu karty projektu, kiedy kierownik projektu został wyznaczony i zespół
zaczyna się formować5.

Zatem z interesariuszami projektu kierownik projektu z zespołem zaczyna pracę podczas analizy przed-
projektowej czyli w fazie inicjacji projektu. Natomiast na etapie planowania projektu, ocenia się ich zaan-
gażowanie oraz tworzy plan komunikacji z nimi oraz dobiera strategię zarządzania ich zaangażowaniem.

5
PMBOK® Guide – Sixth Edition, Pennsylvania, 2017, s. 504.

Projekt: „SMART EDUCATION - Kształcenie wyższe w dobie innowacji cyfrowych” jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
 Zarządzanie projektami Str. | 6

12.2. Etapy zarządzania interesariuszami w projekcie

Na czym polega proces zarządzania interesariuszami projektu?

Zarzadzanie interesariuszami i procesy z nim związane stanowią jeden z obszarów wiedzy PMBOK®
Guide. Zarządzanie interesariuszami wiąże się z identyfikacją interesariuszy, analizą ich oczekiwań
i wpływu na projekt, oraz efektywnym angażowaniu tych osób i grup w pracę w projekcie (rys. 2).
Drugim istotnym elementem zarządzania interesariuszami jest utrzymywanie ciągłej komunikacji z inte-
resariuszami, rozpoznawanie ich potrzeb. Jest to jeden z kluczowych elementów powodzenia projektu.

Zarządzanie interesariuszami projektu

Zarządzanie interesariuszami projektu (ang. project stakeholders management) – obejmuje procesy

wymagane do zidentyfikowania osób, grup lub organizacji, które mogą wpływać na projekt lub mieć
na niego wpływ, w celu analizy oczekiwań interesariuszy i ich wpływu na projekt oraz opracować
odpowiednie strategie zarządzania w celu skutecznego angażowania interesariuszy w decyzje i re-
alizację projektu.6

Procesy wspierają pracę zespołu projektowego w celu analizy oczekiwań interesariuszy, oceny stopnia,
w jakim wpływają na projekt lub mają na niego wpływ, i opracowują strategie skutecznego angażowania
zainteresowanych stron we wspieranie decyzje projektowe oraz planowanie i realizacja prac projektu.

Rysunek 2. Proces zarządzania interesariuszami według PMBoK

Źródło: opracowanie własne na podstawie PMBOK® Guide – Sixth Edition, Pennsylvania, 2017, s. 503.

6
PMBOK® Guide – Sixth Edition, Pennsylvania, 2017, s. 503.

Projekt: „SMART EDUCATION - Kształcenie wyższe w dobie innowacji cyfrowych” jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
 Zarządzanie projektami Str. | 7

12.2.1. Rozpoznanie interesariuszy

Jak rozpoznać osoby kluczowe w projekcie?

Rozpoznanie interesariuszy jest to proces polegający na sprecyzowaniu kim są interesariusze, określeniu

relacji pomiędzy interesariuszami a projektem, zidentyfikowaniu ich wpływu na sukces projektu. Efek-
tem tych działań jest dokumentacja, która zawiera informacje o ich interesach, zaangażowaniu, oraz
współzależnościach występujących pomiędzy interesariuszami. Największą zaletą tego procesu jest
możliwość skupienia działań na najważniejszych interesariuszach z punktu widzenia sukcesu projektu.

Rys. 3. Rozpoznanie interesariuszy

Źródło: opracowanie własne na podstawie PMBOK® Guide – Sixth Edition, Pennsylvania, 2017, s. 504.

W procesie wykorzystuje się kartę projektu, dokumentację dotyczącą zamówień lub przetargów, oraz
kapitał wiedzy wypracowany przez organizację.

Rejestr interesariuszy projektu

Rejestr interesariuszy (ang. stakeholders register) – to dokument zarządzania projektem, na który

składa się podsumowanie danych oraz informacji dotyczących stron zainteresowanych projektem,
czyli interesariuszy. Zawiera on charakterystykę każdego zidentyfikowanego interesariusza7.

7
PMBOK® Guide – Sixth Edition, Pennsylvania, 2017, s. 503.

Projekt: „SMART EDUCATION - Kształcenie wyższe w dobie innowacji cyfrowych” jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
 Zarządzanie projektami Str. | 8

12.2.2. Planowanie zarządzania interesariuszami

Jak planować zarządzanie interesariuszami w projekcie?

Jest to proces, którego celem jest określenie działań pozwalających na zaangażowanie interesariuszy
przez cały czas trwania projektu oraz zarządzanie ich oczekiwaniami w taki sposób, aby osiągnąć cele
projektu (rys. 4). Kluczową zaletą procesu jest możliwość stworzenia realistycznego planu współpracy
z interesariuszami, po to, aby zwiększyć korzyści związane z realizacją projektu. W procesie wykorzy-
stuje się plan zarzadzania projektem, opracowany wcześniej rejestr interesariuszy, kapitał wiedzy wy-
pracowany w organizacji. Proces planowania nie odbywa się w próżni. Mają na niego wpływ czynniki
z otoczenia organizacji.

Wykorzystuje się różne narzędzia do określenia reakcji takie jak oceny ekspertów, dyskusje gru-
powe, matryce oceny zaangażowania interesariuszy (ang. Stakeholders Engagement Assess-
ment Matrix). Efektem tego procesu jest plan zarzadzania interesariuszami, który stanowi inte-
gralną część planu zarządzania projektem, określający działania konieczne do efektywnego zaangażo-
wania zainteresowanych stron. Forma i szczegółowość planu powinny być dopasowane do potrzeb za-
rządzania projektem.

Plan zaangażowania interesariuszami

Plan zaangażowania interesariuszy (ang. stakeholders management plan) – określa strategie i dzia-
łania wymagane w celu promowania produktywnego zaangażowania zainteresowanych stron w po-
dejmowanie decyzji i wykonywanie. Może być formalny lub nieformalne i bardzo szczegółowe lub
szeroko sformułowane, w oparciu o potrzeby projektu i oczekiwania interesariuszy.

Plan zaangażowania interesariuszy może obejmować między innymi określone strategie lub podej-
ścia do angażowania z osobami lub grupami interesariuszy.8

8
PMBOK® Guide – Sixth Edition, Pennsylvania, 2017, s. 503.

Projekt: „SMART EDUCATION - Kształcenie wyższe w dobie innowacji cyfrowych” jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
 Zarządzanie projektami Str. | 9

Rysunek 4. Planowanie zarządzania interesariuszami

Źródło: opracowanie własne na podstawie PMBOK® Guide – Sixth Edition, Pennsylvania, 2017, s. 504.

Rysunek 5. Ocena znaczenia interesariuszy

Źródło: http://konfederacjalewiatan.pl/o_nas/zamowienia/_files/2012_02/
struktura_narz_dzia_zalacznik_nr_1.pdf

1. Pierwsza ćwiartka – MONITORUJ

Pierwsza obejmuje najmniej istotnych interesariuszy. Mają oni zarówno mały wpływ na projekt, jak
również nie interesują się podejmowanymi w nim działaniami. Kierownik projektu powinien dlatego
skupić się jedynie na ich monitorowaniu celem identyfikowania ewentualnych zmian w podejściu lub
w zakresie rzeczywistej możliwości oddziaływania na projekt, a także przekazywaniu tym grupom infor-
macji nt. najbardziej istotnych zagadnień za pomocą masowych środków przekazu (bez poświęcania
dużej ilości czasu i angażowania zasobów).

Projekt: „SMART EDUCATION - Kształcenie wyższe w dobie innowacji cyfrowych” jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
 Zarządzanie projektami Str. | 10

2. Ćwiartka – INFORMUJ

Interesariusze, którzy znajdą się w drugiej ćwiartce są wysoce zainteresowani wynikami i działaniami
projektowymi, ich wpływ jest jednak znikomy. Ponieważ mogą stać się oni swoistymi ambasadorami
projektu na zewnątrz, bardzo istotna jest budowa wśród nich poczucia, że kierownikowi projektu zależy
na komunikacji z nimi. Menedżer projektu powinien więc dbać o przekazywanie im informacji, którymi
są zainteresowani (co zakłada pozyskiwanie informacji na temat opinii, oczekiwań czy potrzeb interesa-
riuszy), a w wybranych obszarach może pokusić się o pozyskiwanie informacji zwrotnej na temat dzia-
łań, które podjęte zostały w efekcie informacji pochodzących od interesariuszy.

3. Trzecia ćwiartka – DBAJ O SATYSFAKCJĘ

Do trzeciej ćwiartki kwalifikują się interesariusze, którzy mają potencjalnie duży wpływ na projekt, jed-
nocześnie jednak ich poziom zainteresowania projektem kształtuje się na niskim poziomie. Interesariu-
sze ci zachowują się zwykle pasywnie, jeśli jednak poziom ich zainteresowania wzrośnie, mogą okazać
się niezwykle wpływowi. Ważne jest dlatego nie tylko stałe monitorowanie tych grup, ale przede wszyst-
kim podejmowanie działań w celu budowy wśród nich poczucia zadowolenia. W przypadku potencjalnie
pozytywnego nastawienia interesariusza z ćwiartki III warto rozważyć angażowanie go w procesy decy-
zje związane z funkcjonowaniem projektu, aby przesunął się do ćwiartki IV (do grupy interesariuszy
w większym stopniu interesujących się projektem).

4. Czwarta Ćwiartka – ZARZĄDZAJ KOMPLEKSOWO RELACJĄ

To najbardziej kluczowi interesariusze projektu, wymagający kompleksowego podejścia do zarządzania

relacjami z nimi. Kierownik projektu powinien podejmować regularne działania skierowane na prowa-
dzenie kompleksowego dialogu – regularne pozyskiwanie informacji zwrotnych, angażowanie w różnego
rodzaju przedsięwzięcia oraz nawiązywanie współpracy w wybranych obszarach.

Dalszy proces planowania obejmuje zakwalifikowanie konkretnych interesariuszy projektu do konkret-

nych poziomów zaangażowania, do dyspozycji jest tutaj 4 poziomów:
 Informowanie – czyli komunikacja pasywna, polegająca na przekazywaniu interesariuszom wy-
branych informacji, najczęściej z wykorzystaniem masowych środków przekazu.
 Konsultowanie – czyli pozyskiwanie informacji zwrotnej od interesariuszy na temat projektu, lub
konkretnych działań.
 Angażowanie – czyli bezpośredni dialog z interesariuszem, pozyskiwanie jego opinii /spostrzeżeń
/uwag i przejrzyste komunikowanie mu działań, które kierownik projektu planuje podjąć w odpo-
wiedzi na nie.
 Współpraca – czyli najwyższy poziom dialogu, obejmujący różnego rodzaju partnerstwa projek-
towe lub w najwyższym stadium – przekazanie interesariuszowi pełnomocnictwa do zarządzania
określonym obszarem.

Projekt: „SMART EDUCATION - Kształcenie wyższe w dobie innowacji cyfrowych” jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
 Zarządzanie projektami Str. | 11

Rysunek 6. Przykład – Matryca oceny zaangażowania interesariuszy ALDI Nord

Źródło: https://www.cr-aldinord.com/2017/raport-zrownowazonego-rozwoju/zarzadzanie/istotnosc/

12.2.3 Zarządzanie angażowaniem interesariuszy

Na czym polega proces zarządzania angażowaniem interesariuszami?

Proces ten polega na komunikacji i współpracy z interesariuszami w celu spełnienia ich oczekiwań i po-
trzeb, pomocy w rozwiązywaniu ich problemów i angażowania ich przez cały cykl życia projektu. Zarzą-
dzanie zaangażowaniem jest korzystne, gdyż pozwala na zredukowanie oporu interesariuszy wobec
projektu i wzrost zaangażowania uczestników projektu. Działania te zwiększają szansę na to, że projekt
zakończy się sukcesem. Właściwa komunikacja sprawia, że interesariusze lepiej rozumieją cele projektu
oraz korzyści i zagrożenia z nim związane.

Projekt: „SMART EDUCATION - Kształcenie wyższe w dobie innowacji cyfrowych” jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
 Zarządzanie projektami Str. | 12

Rysunek 7. Zarządzanie angażowaniem interesariuszy

Źródło: opracowanie własne na podstawie PMBOK® Guide – Sixth Edition, Pennsylvania, 2017, s. 504.

Jakie strategie można wybrać wobec interesariuszy by zarządzać ich angażowaniem?

Biorąc za podstawę strategie zarządzania społeczną odpowiedzialnością9, kierownik projektu z zespołem

ma do rozważenia cztery następujące strategie (rys .8):

1. bierną, która polega na ignorowaniu sygnałów płynących od interesariuszy i braku jakiejkolwiek

reakcji na ich żądania i naciski,

2. reaktywną, w której zakłada się odpowiadanie i reagowanie na oczekiwania oraz naciski inte-
resariuszy dopiero wtedy, gdy jest to uznane za niezbędne;

3. proaktywną, w której monitoruje się potrzeby i oczekiwania interesariuszy po to, aby przewi-
dywać i możliwie wcześnie wykrywać problemy oraz przygotować odpowiednie programy dzia-
łania, umożliwiające skuteczną i natychmiastową reakcję,

4. interaktywną, która polega na ciągłym komunikowaniu się z interesariuszami, prowadzeniu

dialogu i rozwijaniu bliskiej współpracy w celu identyfikowania ich oczekiwań, preferencji oraz
ewentualnych problemów w taki sposób, aby można je było wspólnie i bezkonfliktowo rozwiązać.

9
Adamczyk J., 2009, Społeczna odpowiedzialność przedsiębiorstw, PWE, Warszawa, s. 35.

Projekt: „SMART EDUCATION - Kształcenie wyższe w dobie innowacji cyfrowych” jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
 Zarządzanie projektami Str. | 13

Rysunek 8. Proponowane strategie ze względu na prawdopodobieństwo reakcji i siłę oddziaływania

Źródło: M. Trzeciak, F. Liebert, 2016, Interesariusze projektu jako kluczowy czynnik sukcesu Zeszyty Naukowe.
Organizacja i Zarządzanie F. Politechnika Śląska 2016, z. 96, 205—215.

Interesariusze o dużej sile, zdecydowani lub niezdecydowani co do jej użycia, a także niezbyt silni, ale
zdecydowani, wymagają strategii interaktywnych, aby nie dopuścić do wystąpienia nieznanych rosz-
czeń z ich strony, na które organizacja nie będzie w stanie odpowiednio zareagować. Bliski kontakt
i systematyczna współpraca dają szanse uniknięcia takich sytuacji.

Z kolei strategie proaktywne są postulowane w odniesieniu do słabych, ale zdecydowanych na podję-

cie działań względem projektu, niezdecydowanych o średniej sile oraz silnych, chociaż nieświadomych
tego faktu. Strategie reaktywne powinny być wystarczające w stosunku do słabych świadomych, ale
niezdecydowanych lub zdecydowanych oraz nieświadomych i niezdecydowanych, chociaż dysponują-
cych średnią siłą oddziaływania10.

Warto także uwzględnić dwa czynniki w doborze odpowiedniej strategii dla interesariuszy, takie jak
potencjał zagrożenia projektu i współpraca z organizacją, w której realizowany jest projekt (rys. 9).

Zatem, interaktywnej strategii wymagają interesariusze groźni, natomiast w stosunku do za-

równo pomocnych, jak i niepomocnych można zastosować strategie proaktywne. Interesariu-
sze marginalni nie potrzebują specjalnego zaangażowania ze strony przedsiębiorstwa, dlatego suge-
rowana jest strategia reaktywna.

Należy zauważyć, że zarówno dynamiczne i turbulentne otoczenie, jak i procesy zachodzące wewnątrz
przedsiębiorstwa mogą wywołać zmiany w układzie sił i randze poszczególnych grup interesariuszy. Dla

10
M. Trzeciak, F. Liebert, 2016, Interesariusze projektu jako kluczowy czynnik sukcesu Zeszyty Naukowe. Orga-
nizacja i Zarządzanie F. Politechnika Śląska 2016 , z. 96, 205—215.

Projekt: „SMART EDUCATION - Kształcenie wyższe w dobie innowacji cyfrowych” jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
 Zarządzanie projektami Str. | 14

przykładu nowe regulacje prawne mogą nadać większe uprawnienia dotychczas relatywnie słabej gru-
pie, nowe kierownictwo może priorytetowo traktować wybraną grupę pracowników, zmiana formy or-
ganizacyjno-prawnej ze spółki z o.o. na spółkę akcyjną spowoduje wzrost znaczenia akcjonariuszy oraz
inwestorów, itp. W takich sytuacjach konieczne będzie przeorientowanie strategii, bazujące na ciągłej
identyfikacji atrybutów interesariuszy.

Rysunek 9. Proponowane strategie ze względu na potencjał zagrożenia i współpracy.

Źródło: M. Trzeciak, F. Liebert, 2016, Interesariusze projektu jako kluczowy czynnik sukcesu Zeszyty Naukowe.
Organizacja i Zarządzanie F./ Politechnika Śląska 2016, z. 96, 205—215.

12.3.4 Kontrolowanie zaangażowania interesariuszy

W jaki sposób monitorować i kontrolować zaangażowanie interesariuszy projektu?

W ramach tego procesu monitoruje się wszystkich interesariuszy w projekcie oraz ich wzajemne relacje
(rys. 10). Pozwala to dostosować sposoby działania i tworzyć plany zwiększenia zaangażowania uczestni-
ków w projekt. Jest to istotne, gdy projekt się rozwija i zmienia się jego środowisko. Kontrolowanie zaan-
gażowania interesariuszy pozwala na zwiększenie lub utrzymanie zaangażowania. Kluczową zaletą tego
procesu jest to, że utrzymuje lub zwiększa produktywność oraz efektywność działań interesariuszy w miarę
rozwoju projektu i zmienia się jego środowisko11. Ten proces jest wykonywany przez cały projekt.

11
PMBOK® Guide – Sixth Edition, Pennsylvania, 2017, s. 530.

Projekt: „SMART EDUCATION - Kształcenie wyższe w dobie innowacji cyfrowych” jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
 Zarządzanie projektami Str. | 15

Rysunek 10. Kontrolowanie zaangażowania interesariuszy

Źródło: opracowanie własne na podstawie PMBOK® Guide – Sixth Edition, Pennsylvania, 2017, s. 504.

W zakresie monitoringu i kontroli kierownik projektu ma możliwość korzystania z wielu technik i narzędzi,
które pozwolą mu podejmować rozsądne i niezbędne decyzje by reagować na zmiany w tym obszarze
zarządzania projektem. Menedżer projektu może korzystać z różnych odmian techniki analizy da-
nych jak analizy przyczynowej, analizy interesariuszy, analizy alternatyw. Bardzo popularną technika
jest także wykorzystanie umiejętności interpersonalnych, jak chociażby: aktywnego słucha-
nia, świadomości kulturowej, przywództwa czy technik sieciowej współpracy.

Ważnymi rezultatami na wyjściu z tego etapu są informacje o wydajności procesu kontroli, zgłaszanie
wniosków o zatwierdzanie zmian, a także wszelkie zmiany i aktualizacje w planie zarządzania projektem.

Bez wątpienia zarządzanie interesariuszami w projekcie, zaraz obok innego obszaru wiedzy jakim jest
zarządzanie zasobami ludzkimi w projekcie stanowi najbardziej „miękki” obszar zarządzania projektem,
który wymaga od kierownika projektu dużego zrozumienia, uważności a także dużego doświadczenia
w kontakcie z ludźmi.

Projekt: „SMART EDUCATION - Kształcenie wyższe w dobie innowacji cyfrowych” jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
 Zarządzanie projektami Str. | 16

Podsumowując:

 Zarządzanie interesariuszami projektu (ang. project stakeholders management) – obejmuje pro-

cesy wymagane do zidentyfikowania osób, grup lub organizacji, które mogą wpływać na projekt
lub mieć na niego wpływ, w celu analizy oczekiwań interesariuszy i ich wpływu na projekt oraz
opracować odpowiednie strategie zarządzania w celu skutecznego angażowania interesariuszy w
decyzje i realizację projektu, jest to proces realizowany przez cały czas projektu.
 Proces zarządzania interesariuszami składa się z 4 etapów: rozpoznania interesariuszy, pla-
nowania zarządzania interesariuszami, zarządzania angażowaniem interesariuszy oraz kon-
trolowania zaangażowania interesariuszy.
 Ważnym rezultatem i narzędziem planowania zarządzania ryzykiem jest Plan zaangażowania
interesariuszy (ang. stakeholders management plan) – określa strategie i działania wymagane
w celu promowania produktywnego zaangażowania zainteresowanych stron w podejmowanie
decyzji i wykonywanie. Może być formalny lub nieformalne i bardzo szczegółowe lub szeroko
sformułowane, w oparciu o potrzeby projektu i oczekiwania interesariuszy.

 Ważnymi rezultatami procesów zarządzania interesariuszami projektu są: rejestr interesariu-

szy, mapa interesariuszy lub macierz oceny zaangażowania interesariuszy, plan zarządzania
interesariuszami, strategie zarządzania zaangażowaniem interesariuszy.

 W zakresie komunikacji z interesariuszami kierownik projektu ma do wyboru cztery strategie,

które może zastosować, w zależności od typu interesariusza: informowanie, konsultowanie,
angażowanie, współpraca.

 W zakresie zarządzania interesariuszami projektu menedżer projektu ma do wyboru cztery

główne strategie, które może zastosować w zależności od rodzaju interesariusza, a są to
strategie: bierna, reaktywna, proaktywna, interaktywna.

Projekt: „SMART EDUCATION - Kształcenie wyższe w dobie innowacji cyfrowych” jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego