ZARZĄDZANIE PROJEKTEM

INFORMATYCZNYM

semestr letni 2022/23

Marek J. Śmietański

e-mail: m.smietanski@mazowiecka.edu.pl

Treści kształcenia
 pojęcia podstawowe
 wprowadzenie do zarządzania projektem
 zarządzanie zasobami ludzkimi - zespół projektowy i
komunikacja
zarządzanie wymaganiami użytkowników
 zarządzanie ryzykiem
 harmonogramowanie zadań
 zarządzanie budżetem
 śledzenie postępów i zarządzanie zmianami
 dokumentacja projektowa
 zarządzanie jakością
 metodyki, miary i narzędzia w projekcie informatycznym
]2023
 Literatura
 Biniek Z. - Wybrane elementy zarządzania projektem informatycznym,
Vizja Press&IT 2010
 Flasiński M. - Zarządzanie projektami informatycznymi, PWN 2013
 Frączkowski K. - Zarządzanie projektem informatycznym, Oficyna
Wydawnicza Politechniki Wrocławskiej 2003
 Lock D. - Podstawy zarządzania projektami, PWE 2009
 Szyjewski Z. - Metodyki zarządzania projektami informatycznymi,
Placet 2011
 Trocki M. - Nowoczesne zarządzanie projektami, PWE 2012
 Wysocki R.K. - Efektywne zarządzanie projektami, Helion 2018
 Żmigrodzki M. - Instrukcja obsługi projektu, Helion 2021
 Żmigrodzki M. - Zarządzanie projektami dla początkujących. Jak zmienić
wyzwanie w proste zadanie, Helion 2019

1. Wprowadzenie
Zarządzanie projektami - uniwersalna dziedzina zarządzania
zwykle rozumiana jako planowanie, organizowanie i kierowanie
pracą oraz kontrola postępu. Ma zastosowanie tam, gdzie
konieczne jest zbiorowe działanie zorientowane na cel, stosowana
od lat 60. XX w. w gospodarkach państw zachodnich.
Kluczowe umiejętności gwarantujące skuteczne prowadzenie
przedsięwzięcia:
- planowanie i egzekwowanie zadań,
- przeprowadzanie analizy ryzyka, budowanie planów awaryjnych,
- znajomość własnej branży, wiedza powinna obejmować również
kluczowe dziedziny poboczne, definiujące otoczenie projektu,
- predyspozycje osobowościowe lidera,
- myślenie strategiczne. MAREK J. SMIETANSKI © 2023
]2022
Wprowadzenie cd.
Przykładowe źródła projektów
- potrzeba wykonania zorganizowanych działań na potrzeby
wewnętrzne,
- prace zlecane przez inny podmiot gospodarczy,
- przygotowanie oferty wynikającej z zaproszenia do przetargu
(podjęcie działań wykraczających poza standardową działalność).
Zarządzanie projektem - podjęcie szeregu działań:
- zaplanowanie zadań i alokowanie do nich tzw. zasobów,
- sformalizowanie ciągu zadań w postaci harmonogramu,
- zaplanowanie budżetu
- kontrolowanie realizacji założonego planu,
- odbiór prac i ocena końcowa rezultatów.

Wprowadzenie cd.

Zarządzanie projektami jest ściśle powiązane z zarządzaniem

ludźmi ze względu na mniej lub bardziej zorganizowaną formą
pracy członków zespołu.
Niezależnie od przyjętej formy organizacyjnej, reguły pracy w
każdej branży są bardzo podobne (niemal identyczne).
Należy pamiętać, że zarządzanie projektem to nie tylko
narzędzia (np. diagramy Gantta, dokumenty odzwierciedlające
plan projektu i jego realizację), zatem bardzo ważne jest
rozumienie specyfiki pracy projektowej.

MAREK J. SMIETANSKI © 2023

]2022
Ewolucja PM

Starożytne kultury zarządzania

- Sumerowie, Egipcjanie (3000 pne), Babilończycy (2500
pne), Chińczycy (1500 pne), Grecy (1000 pne), Rzymianie
(700 pne)
- Wenecjanie (500 ne)
Prekursorzy zarządzania
- Sokrates, Platon, Aleksander Wielki, al-Farabi
- Robert Owen, Charles Babbage, Frank Gilbert, Lilian
Gilbert, Henry Gantt, Harrington Emerson, Henry Ford,
Eliyahu Goldratt, Frederick W. Taylor

Definicje projektu
Projekt - taka forma organizacji pracy, której celem jest
wykonanie pewnej unikalnej pracy w oznaczonym czasie i przy
wykorzystaniu przydzielonych (ograniczonych) zasobów.
Inne podejście:
Projekt - zbiór skoordynowanych działań, odbywających się w
określonym czasie i mających na celu osiągnięcie
zdefiniowanego wyniku.
Przykłady:
- budowa „czegoś”,
- konstrukcja nowego urządzenia,
- kampania marketingowa nowego produktu lub usługi,
- zmiana struktury lub wizerunku firmy,
- informatyzacja przedsiębiorstwa. MAREK J. SMIETANSKI © 2023
]2022
Klasyfikowanie projektów
Przykłady różnych typów projektów:
- przemysłowe - informatyczne i telekomunikacyjne,
budowlane,
- koncepcyjne/badawcze - tworzenie nowych produktów,
- marketingowe - kampania reklamowa nowego produktu,

- zewnętrzne (komercyjne) - na zlecenie firm zewnętrznych,

- wewnętrzne (niekomercyjne) - finansowane przez własną
organizację i nastawione na spełnianie jej celów i wymagań,
- międzywydziałowe - zazwyczaj w dużych firmach, projekty
wewnętrzne realizowane jak zewnętrzne.

Cechy wspólne różnych typów projektów

- istnieje cel do zrealizowania, nowy i unikalny, który powinien
odpowiadać oczekiwaniom klienta;
- ograniczony czas trwania projektu;
- projekty wymagają środków (budżet, infrastruktura
techniczna);
- zostaje powołany zespół ludzi, którzy będą razem pracować, w
skrajnych przypadkach są oni odizolowani (skład zespołu może
być zmienny - zapotrzebowanie na zasoby w trakcie projektu
jest zmienne i zależy od zaplanowanych prac);
- może pojawić się zapotrzebowanie na zasoby ludzkie z
różnych obszarów firmy bądź z zewnątrz.

MAREK J. SMIETANSKI © 2023

]2022
Przyczyny niepowodzeń projektów

- złożoność zagadnienia
- niepewność
- potencjalny brak zaangażowania uczestników
- struktura organizacyjna
- różnice kulturowe

Rodzaje struktur organizacyjnych przedsiębiorstw

- struktury nieformalne - wszelkie formy początkowego

rozwoju firm, niejasny podział ról i kompetencji, reaktywna
realizacja projektów, brak zorganizowanego podejścia do
zarządzania.
Początkowo - niskie koszty(zaleta), później - powód
niemożności dalszego działania na szeroką skalę;

MAREK J. SMIETANSKI © 2023

]2022
Rodzaje struktur organizacyjnych przedsiębiorstw

- struktura funkcyjna (firma złożona z wyspecjalizowanych

komórek). System zarządzania jest sprzeczny ze stylem
wymaganym w pracy projektowej (ścisłe określenie i statyczność
ról, zadań i podległości).
Skuteczna i efektywna -grupuje aktywności pod kątem ich
podobieństwa i wspólnych celów, zbyt silna specjalizacja (trudna
wymiana informacji) i słaba wydajność procesów
przepływających wiele komórek;

Rodzaje struktur organizacyjnych przedsiębiorstw

- struktura wydziałowa - skomplikowane rozwinięcie struktury
funkcyjnej: firma składa się z osobnych dedykowanych struktur
funkcyjnych. Struktura sprawdza się tam, gdzie jest potrzebna
ekonomia skali lub jest konieczne niestandardowe podejście
do obsługi nowych produktów. Organizacja jest bardziej
„giętka" i skuteczniej dostosowuje się do nowych wymogów
rynkowych, jednak złożoność może mieć więcej efektów
ubocznych niż potencjalnych korzyści;

]2022
MAREK J. SMIETANSKI © 2023
Rodzaje struktur organizacyjnych przedsiębiorstw
- struktura macierzowa - teoretycznie kombinacja najlepszych
cech struktur funkcyjnej i wydziałowej, z dwoma grupami
kierowników: funkcyjnych i projektów. Silnie konfliktogenna -
problemy pracowników z ustaleniem priorytetów w zajęciach.
Problemy związane z wymianą informacji są jednak znikome.

Rodzaje struktur organizacyjnych przedsiębiorstw

- struktura hybrydowa - zbliżona do realiów współczesnych
organizacji, łączy w sobie cechy różnych struktur w ten sposób, że
różne działy funkcjonują na różnych zasadach;
- struktura sieciowa - mechanizmy podległości hierarchicznej i
kontroli są zastąpione przez współpracę i partnerstwo.
Członkowie firmy korzystają z siły całej organizacji do drogich
działań marketingowych i optymalizują koszty poprzez
podwykonawstwo w ramach sieci;
- struktura projektowa - forma organizacyjna, w której ludzie
pracują wyłącznie w ramach projektów i w trakcie danego
projektu podlegają całkowicie jego kierownikowi. Nie istnieje
pojęcie stałego przełożonego, firma jest zbiorem zasobów
osobowych, z których komponuje się projekty.
MAREK J. SMIETANSKI © 2023
]2022
 Cykl życia typowego projektu
Schemat działań jest zazwyczaj dość podobny i kolejne fazy są
zbliżone do siebie koncepcyjnie:
- inicjacja - wybór koncepcji realizacji, określenie celu i zakresu,
- planowanie - określenie zadań, wybór ludzi i sprzętu itp.,
- wytwarzanie - intensywna praca,
- zakończenie (zdanie produktów projektowych).
Projekty informatyczne - istnieje tendencja do mnożenia faz,
oddzielonych tzw. kamieniami milowymi (punktami
kontrolnymi), np.:
analiza, projektowanie systemu, implementacja, testowanie,
wdrożenie w środowisku użytkownika, konserwacja.

Cykl życia typowego projektu cd.

Odmienne koncepcje procesu:
- sekwencyjny (fazy następują po sobie i niemożliwy jest powrót
do poprzednich etapów)
- iteracyjny (produkty powstają na zasadzie kolejnych przybliżeń
lub wersji, a fazy się powtarzają).

MAREK J. SMIETANSKI © 2023

]2022
Własna „metodologia”
Stosowanie własnej metodologii projektowej w firmie związane
jest z opracowaniem i wykorzystywaniem zbioru reguł
składającego się z:
- procedur postępowania (np. testowanie, zestawianie
środowiska technicznego, komunikacja itd.),
- standardów pracy (np. szablony i nazewnictwo dokumentów,
sposób pisania i dokumentowania kodu programu
komputerowego),
- formularzy (używane w ramach procedur, np. do opisu
rezultatów testów, odbioru produktów, raportowania stanu
prac),
- technik używane w projektach.
Efekt - dobry wizerunek firmy, większa odporność na problemy.

Narzędzia projektu
Obecnie najczęściej stosowane są:
- karta projektu (project charter) - zawiera podstawowe
informacje o projekcie (zakres i organizacja, budżet i cel);
- plan projektu (project plan) - stale aktualizowany i
szczegółowy opis projektu (karta projektu może być pierwszą
częścią planu);
- struktura podziału pracy (WBS - work break-down structure) -
wizualizacja listy wytwarzanych produktów, przedstawiona w
formie hierarchicznego drzewa;
- diagramy Gantta, diagramy PERT, ścieżka krytyczna –
narzędzia harmonogramowania prac i ich analizy;
- estymacje kosztu i ocena postępu prac (np. metoda Earned
Value, tj. wartości wypracowanej). MAREK J. SMIETANSKI © 2023
]2022
Ocena sukcesu projektu
Czynniki krytyczne w projekcie
Harmonogram

Koszt Jakość
Problemy:
- realizacja powoduje osobne naciski na różne czynniki, kosztem
pozostałych,
- błędy na etapie szacowania kosztów (budżet i zasoby ludzkie)
- nieuwzględnienie kosztu zarządzania projektem
Inna koncepcja: zakres, koszt i czas.

Błędy i niepowodzenia projektów

Typowe błędy popełniane na początku:
- niekompletne wymagania / zmiana wymagań w trakcie
- nierealistyczne oczekiwania
- zła estymacja kosztów niefinansowych (zasoby ludzkie, czas),
- niedocenienie ograniczeń,
- nieuwzględnienie kosztów zarządzania i/lub kosztów licencji
Niepowodzenie - brak osiągnięcia spodziewanych wartości w
kluczowych czynnikach krytycznych:
- niedotrzymanie terminu realizacji (deadline),
- przekroczenie planowanego budżetu,
- niska jakość produktu końcowego (błędy albo niespełnione
oczekiwania klienta).
Czy zamknięcie projektu możeMAREK
byćJ.sukcesem?
SMIETANSKI © 2023
]2022
Zarządzanie projektem i zasoby ludzkie
Zarządzanie projektem (Project Management) - zastosowanie
wiedzy, umiejętności, narzędzi i technik do aktywności
projektowych, w celu zaspokojenia potrzeb tzw. udziałowców
projektu (wg PMI).
Prościej: praca z projektem polegająca na planowaniu,
kontrolowaniu i reorganizowaniu zadań.
Udziałowcami projektu są wszyscy, którzy w nim uczestniczą
lub mają z nim faktyczny kontakt (sponsorzy, członkowie
zespołu, użytkownicy, dostawcy, a nawet przeciwnicy).
Kierownik projektu - osoba desygnowana przez przełożonych
do zarządzania projektem (często nie jest to stanowisko, ale
rola pełniona przez danego człowieka w określonym czasie).

Zarządzanie projektem i zasoby ludzkie cd.

wybór kierownika - kierownictwo firmy
wybór członków zespołu - kierownik projektu
Skład zespołu projektowego nie powinien odpowiadać stałemu
zespołowi ludzkiemu (praca wydziałowa) - problemy w
podejmowaniu trudniejszych zadań, wymagających optymalnych
kwalifikacji.
Dobry zespół projektowy powinien być celowy, tj. dobrany pod
kątem wykonania zadania projektowego. Członkowie zespołu
powinni optymalnie pracować nad tym, co robią najlepiej, i tylko
w czasie faktycznie niezbędnym do realizacji zadań. Ponadto,
powinni pochodzić z różnych komórek organizacyjnych firmy.

MAREK J. SMIETANSKI © 2023

]2022