Zarządzanie projektami wg metodyk Prince2 i AGILE

ZARZĄDZANIE PROJEKTAMI
 Nastawione jest na tworzenie czegoś nowego, wprowadzanie zmian
 Ma się to odbywać w określonym czasie który znamy i dopuszczamy, jest to odpowiedź na
zmienną i płynną rzeczywistość (Z. Bauman)

W społeczeństwach w których szybko zachodzą zmiany, projekty i zarządzanie nimi są szczególnie

aktualne i ważne. Dotyczy to społeczeństwa polskiego które od 1989 przechodzi nieustanną
transformacje w nowoczesne społeczeństwo.

CZYM JEST PROJEKT

Projekt to:
Przedsięwzięcie które jest nowe, nietypowe, nierutynowe dla danej instytucji lub przedsiębiorstwa i
nigdy wcześniej w nim nie wystąpiło.

Cechy projektu:
Według M. Pawlaka jest to przedsięwzięcie:

 Które jest nowe dla organizacji,

 Oprócz osób z organizacji mogą uczestniczyć osoby spoza niej i inne organizacje,

 Może być realizowany przez wiele organizacji (partnerstwo), osoby fizyczne lub jedną osobę,

 W trakcie realizacji ma zostać osiągnięty cel np. nowy produkt, nowe urządzenie, nowa forma
organizacyjna. Cel określa się mianem rezultatu, niekiedy systemu.

 Ma określony czas trwania (termin rozpoczęcia i zakończenia) i fazy,

 może trwać od kilku tygodni np. w firmie ubezpieczeniowej (do kilku lat), w branży
budowlanej,

 Wykorzystuje zasoby ludzkie, finansowe, materialne np. urządzenia, pomieszczenia,

informacje,

 Jest oddzielony organizacyjnie od innych działań w organizacji,

 Ma specyficzną dla projektów strukturę organizacyjną,

 Uczestniczy w nim wiele osób lub jednostek organizacyjnych,

 Może być obszerny i skomplikowany,

 Jego zadania maja charakter innowacyjny

 Realizacja projektu wiąże się zazwyczaj z niepewnością odnośnie rozwiązania problemu i z

ryzykiem,

 W zależności od fazy projektu zmienia się jego charakter,

 Fazy są od siebie oddzielone i zazwyczaj każda kończy się zatwierdzeniem i przyjęciem jej
wyników, a na początku następnej - podejmowane są decyzje co do działań,

 Wiąże się z dużymi inwestycjami

 Konieczna jest kontrola kosztów od początku trwania projektu i ewentualnego ich

korygowania w miarę potrzeby,

 Większość projektów jest interdyscyplinarna (uczestniczą w nich specjaliści z różnych

dziedzin),

 Wykorzystują istniejące w organizacji zasoby (konflikty miedzy kierownikiem projektu a

istniejącą hierarchia liniową)

PRZYKŁADY PROJEKTÓW
 wdrożenie nowego systemu komputerowego
 stworzenie nowego produktu
 Budowa np. zakładu, pomieszczeń, budynku, budynku sakralnego, elektrowni
 Wejście na nowy rynek, powolnie oddziału zagranicznego
 Zmiana struktury organizacyjnej
 Uzyskanie certyfikatu jakości zgodnego z normami ISO 9000
 Edukacja na obszarach zagrożonych wykluczeniem społecznym
 Poprawienie warunków komunikacji dotyczącej zdrowia
 WIELKOŚĆ PROJEKTU
Zależy od:
- czasu trwania projektu

- liczby zaangażowanych osób w niego

- pracochłonności

- nakładu finansowego

Wielkość projektu Liczba pracowników Czas trwania w Nakłady finansowe

godzinach roboczych (mln euro)

Bardzo mały <3 <0,4 <0,1

Mały 3-10 0,4-5 0,1-1

Średni 10-50 5-50 1-10

Duży 50-150 50-500 10-100

Bardzo duży >150 >500 >100

Typologia projektów
1. Ze względu na stopień skomplikowania

Zakres czasu Zakres Stopień Efekty projektu Zakres zmian dla

wprowadzania skomplikowania klienta
zmian
Typ 2,5 lat duży duży Wpływ na organizacje i Zmiana treści
strategiczny jej otoczenie pracy

Typ taktyczny 1-2 lat średni średni Wpływ na większość Zmiana sposobu
elementów organizacji pracy

Typ operacyjny Do 1 roku mały mały Wpływ ograniczony do Zmiana zasobów

jednostki w której (osoba, miejsce)
projekt jest realizowany
2. Ze względu na fazy pracy nad przygotowaniem nowego produktu, jego wdrażaniem i
eksploatacją:

 projekty badań podstawowych - dotycząca badań w określonych dziedzinach naukowych

 projekty badań stosowanych – maja jasny cel który ma zostać osiągnięty

Projekty racjonalizacyjne – cel to optymalizacja istniejących struktur organizacyjnych i procesów oraz

tworzenie nowych:

o Których celem jest wytworzenie materialnego systemu (z nowych i części znanych

elementów)
o Których celem jest nadzór nad eksploatacja urządzenia lub innego systemu i jego konserwacja

POJĘCIE ZARZĄDZANIA
Zarządzanie to proces podejmowania decyzji i ich realizacji – planowanie, przydział zadań i kontrola
ich realizacji, organizowanie, angażowanie ludzi.

Zarządzanie projektem
 Polega na określeniu celów przedsięwzięcia, zgromadzeniu zasobów niezbędnych do jego
realizacji i gospodarowaniu nimi w sposób efektywny i skuteczny

 To przyporządkowanie zadań, kompetencji i odpowiedzialności do osób lub grup

zaangażowanych w realizacje projektu, ich organizacyjne przyporządkowywanie,
organizowanie procesów decyzyjnych, realizacji decyzji

 Mieści się najczęściej w dyscyplinie naukowej zarządzania, jednak ma ono charakter

interdyscyplinarny, gdyż projekty występują praktycznie w każdym sektorze – od edukacji po
biznes, w instytucjach publicznych, administracji państwowej, dużych przedsiębiorstwach,
małych i średnich firmach

ZARZĄDZANIE PROJEKTEM TO:

Wypełnianie klasycznych funkcji zarządzania (planowanie, organizowanie, decydowanie

motywowaniem) w odniesieniu do specyficznych przedsięwzięć jakim są projekty (wg. Marka Pawlaka)

Specyfika wynika z tego, ze są to przedsięwzięcia nietypowe, skomplikowane angażujące różnych

specjalistów.
Zarządzanie projektami można rozpatrywać pod kątem:
Funkcjonalnym (bierze się pod uwagę co należy robić – funkcje) :
- prace przygotowawcze w planowaniu projektu

- sterowanie projektem i kontrola realizacji

-ustalenie i przekazywanie wyników (informowanie, dokumentowanie, komunikowanie się)

Instytucjonalnym (rozpatruje się struktury organizacyjne zarzadzania projektem i ich miejsce w

przedsiębiorstwie) :

- wybór odpowiedniego modelu organizacyjnego

- organizacyjne włączenie grupy projektowej do struktury zarządzania przedsiębiorstwem

- określenie instancji decyzyjnych

Instrumentalnym (określenie sposobu realizacji prac) :

- techniki planowania i kontrolowania

- techniki rozwiazywania problemów

- projektowania systemów, formowania celów,

- techniki oceny i decydowania

Kierowania zespołem projektowym:

- polowanie odpowiedniej osoby na kierownika projektu

- utworzenie zespołu osoby realizującej projekty

REALIZACJA FUNKCJI RUTYNOWYCH I ZARZĄDZANIE PROJEKTAMI

LINIOWE – zarzadzanie proejktami

Nastawione na zachowanie status quo – nastawienine na wprowadzenie zmian

2. autorytet sranowsika określony przez miejsce w str zarzadznia – modele autorytetow sa rozmyte

3 spojny zbior zadań – ciagle zmienijacy się zbior nzadan

4 odpowiedzialnosc ogramiczona do jednej podst funkcji – odpow obejmuje wiele funkji

5 praca w stalych strukturach organizacyjnych – praca w strukturach funkcjonujacyh w czasie trwania

projektu

6 zadania traktowane jako utrzymanie stanu istniejacegoo – adania maja charakter innowacji

7 glownie zadanie to ptymalizajca – glowne zadania t roziwazywanie probloemow

8 Sukces określony przez osiagniecie celów doraźnych – sukces okreslont przez osiagniecie
konrektnego celu końcowego
ETAPY ZARZADZANIA PROJEKTEM

Uruchomienie > planowanie > realizacja > zamkniecie

1. Uruchomienie projektu
 Istotne jest uznanie przez wszystkich zainteresowanych projektem: konieczności,
możliwości i opłacalności podjęcia projektu.

 Moment rozpoczynający projekt to:

- pojawienie się pomysłu wartego realizacji

- otrzymanie zlecenia od zleceniodawcy

- otrzymania polecenia od kierownictwa przedsiębiorstwa (instytucji)

 Pojawia się grupa osób kierująca postępem prac, do czasu powołania kierownika projektu

2. Planowanie
Plan to: opis możliwego w przyszłości doboru i układu czynności zjednoczonych wspólnym celem
lub możliwego w przyszłości doboru i układu części składowych wytworu czynności tak
zjednoczonych – wg T. Kotarbińskiego

Planowanie to:

Określenie celów strategii działania i norm czasowych w jakich wyznaczone powinny być osiągnięte.
wg. W Grudzewskiego

Po zakończeniu etapu „uruchomienie” wiadomo już czego projekt będzie dotyczył, kto bierze w nim
udział, jaki jest szacunkowy koszt, jakie są zasoby organizacji. To jednak za mało. Należy wszystko
dokładnie rozplanować.

3. Realizacja projektu
Polega na wykonaniu przyjętego wcześniej planu, postępująca realizacja założonych wcześniej działań.

Dokonuje się kontroli:

Kamienie milowe – punkty kontrolne w planie, punkty odniesienia w procesie sterowania

projektem, ułatwiają kontrole realizacji zadań

Jeżeli proces kierowania projektem jest dobrze przygotowany, to pozwala to na przekazywanie

informacji o postępach zespołowi projektu i innych zainteresowanych (potrzebny jest sprawny system
komunikacji)
 4. Zamknięcie projektu
Jest to formalne zakończenie prac, podsumowanie wyników i wyciagnięcie wniosków, formalne
oddanie efektów projektu do użytku,

Uzupełniania jest tez tzw., baza doświadczeń, czyli zasoby informacji i wniosków wyciąganych z
projektów, które wykorzystywane są przez inne zespoły projektowe.

SKLADA SIĘ Z 5 CZYNNOŚCI

1. Przygotowanie raportu końcowego zestawiającego wyniki projektu

2. Zebranie recenzji i opinii na temat przebiegu projektu
3. Przekazanie wyników zleceniodawcom
4. Uporządkowanie dokumentacji przebiegu projektu i jej zarchiwizowanie
5. Rozwiązanie zespołu projektowego

ZAMKNIECIE PROJEKTU

Oficjalnym dokumentem świadczącym o zakończeniu projektu jest raport końcowy. Jest on

przekazywany przez kierownika projektu organowi wyższemu, np. dyrektorowi lub komitetowi
sterującymi (PRINCE 2)

Raport końcowy zawiera informacje o osiągniętym efekcie prac, poniesionych kosztach, zalecenia dla
kolejnych projektów, jest też prezentacja wyników dla zlecających zadania.