METODY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI

PRINCE2 & PMBOK

WYKONAŁ: BZIUK ADAM
 NA CZYM POLEGA PRINCE2?

• PRINCE2 jest opartą na procesach metodą

skutecznego zarządzania projektami,
która wyposaży Cię w podstawowe
umiejętności niezbędne do osiągnięcia
sukcesu w roli kierownika projektu.
Metodyka PRINCE (z ang.
„PRojects IN Controlled Environments”)
odnosi się do „projektów w sterowalnych
środowiskach” i jest znana oraz używana
na całym świecie.
 ELEMENTY PRINCE2

• W metodyce wyróżniamy cztery nieodłączne ze sobą elementy:

• Pryncypia: podstawowe nakazy, zakazy, wynikające z doświadczeń przeszłych
projektów (ciągła zasadność biznesowa, korzystanie z doświadczeń,
zdefiniowane role i obowiązki, zarządzanie etapowe, zarządzanie z
wykorzystaniem tolerancji, koncentracja na produktach, dostosowanie do
warunków projektu
• Tematy: odnoszą się do poszczególnych aspektów. Opracowywanie tematów ma
charakter stały. Tematy objaśniają realizację aspektów takich
jak: uzasadnienie, organizacja, jakość, plany, ryzyko, zmiana, postępy
• Procesy: zbiór działań realizowanych w celu osiągnięcia celu. Na procesy
składają się działania oraz rekomendowane czynności. Wyróżniamy siedem
procesów w metodzie PRINCE2:
1. przygotowanie projektu
2. zarządzanie strategiczne projektem
3. inicjowanie projektu
4. sterowanie etapem
5. zarządzanie wytwarzaniem produktów
6. zarządzanie końcem etapu
7. zamykanie projektu
• Środowisko projektu: rozwiązania w sposób elastyczny są dostosowane do
PRINCE2 w zaistniałym środowisku
 ZASADY PROJEKTU

Metodyka PRINCE2 opiera się na kilku zasadach. Główne z nich to:

• Projekt musi posiadać swój początek i koniec,
• projekt musi być zarządzany tak, aby skończył się sukcesem danego przedsięwzięcia,
• finansujący, zarządzający i pracujący muszą mieć dokładnie określone swoje kompetencje,
powinni wiedzieć po co dany projekt jest realizowany, co zamierza się osiągnąć, w jaki
sposób to osiągnąć i w jakim stopniu strony ponoszą odpowiedzialność za powodzenie
projektu.
Każdy podejmowany projekt musi:
• Realizować wszystkie procesy dotyczące stworzenia efektywnego środowiska zarządzania
projektem,
• mieć określone uzasadnienie biznesowe pokazujące korzyści i ryzyka związane z
przedsięwzięciem,
• posiadać unikalny zestaw właściwie określonych produktów głównych i cząstkowych,
• obejmować odpowiedni zestaw działań służących wytworzeniu tych produktów,
• określać właściwe zasoby zdolne do podjęcia takich działań,
• mieć skończony czas trwania i właściwie zorganizowane środki do sterowania projektem,
• określać strukturę organizacyjną ze zdefiniowanymi zakresami odpowiedzialności,
• zawierać zestaw procesów i związanych z nimi technik, które pomagają planować
i kontrolować projekt, doprowadzając go do pomyślnego końca.
 KRYTERIA EFEKTYWNOŚCI PROJEKTU

Metodyka ta definiuje sześć aspektów efektywności

projektu, którymi należy zarządzać:
• Koszty, ponieważ każdy projekt musi mieścić się w
zakresie możliwości finansowych organizacji.
• Czas, każdy projekt kiedyś się zaczyna i kiedyś
kończy.
• Zakres, ponieważ każdy projekt powinien dostarczyć
określony produkt(-y).
• Ryzyko, w odróżnieniu od zwykłej działalności
biznesowej, projekty wiążą się z ryzykiem.
• Korzyści, każdy projekt aby miał sens musi
przynosić wymierne korzyści (nie zawsze finansowe).
 ETAPY W PRINCE2

Projekt dzielony jest na kilka etapów stanowiących odrębna

jednostkę. W każdej z nich wykorzystywane są 3 główne elementy, a
mianowicie:
• technika,
• komponenty,
• procesy.
PRINCE2 wyróżnia etapy specjalistyczne lub techniczne, powiązane z
wytwarzaniem produktów projektu, oraz etapy zarządcze, które
występują jeden po drugim i pozwalają lepiej sterować projektem, a
także ograniczyć ryzyko, że się nie powiedzie. Metodyka PRINCE2
wykorzystuje technikę planowania obejmującą planowanie działań,
raportowanie o wykorzystaniu zasobów i planowanie jakości, a także
uwzględnia sterowanie zmianami. Podstawą planowania jest
identyfikowanie i definiowanie potrzebnych produktów, a dopiero potem
można analizować pracę. PRINCE2 wyróżnia osiem procesów decydujących
o powodzeniu projektu i określa, kto jest za nie odpowiedzialny.
Każdy proces posiada mechanizmy zapewniania jakości.
 ETAPY W PRINCE2

PRINCE2 rozdziela bieżące zarządzanie projektem, za które

odpowiedzialny jest kierownik projektu, od decyzji strategicznych,
za które odpowiada specjalnie powoływany do tego celu komitet
sterujący. Precyzyjnie definiuje role w zarządzaniu projektem,
zakresy obowiązków i odpowiedzialności. zawiera w sobie również
procedury postępowania w sytuacjach awaryjnych. Pozwala to na
pełną kontrolę nad wprowadzanymi zmianami. Metodyka ta w celu
kontrolowania postępu w pracy stworzyła strukturę
elementów sterowania zorientowanych na produkty, wspomaganą poprzez
raporty. Umożliwia to na zmiany planów lub podejmowanie odpowiednich
działań korygujących. Dokumentacja stanowi bardzo ważna część w tej
metodyce. Powinna być ona skrupulatnie gromadzona. Może się dzielić
na dokumentację zarządczą i dokumentację specjalistyczną.
Końcowa ocena prac projektowych odnosi się do całego projektu a nie
poszczególnych etapów. Jej celem jest upewnienie się, że wszystkie
dostarczone produkty są odpowiedniej jakości oraz że dokumentacja
projektu jest kompletna.
CZYM JEST PMBOK
• Standard zarządzania projektami PMBOK został
opracowany przez międzynarodową organizację
Project Management Institute wywodzącą się z
Pensylwanii w Stanach Zjednoczonych. Jest to
organizacja zrzeszająca blisko 500 tys.
menedżerów i kierowników projektów z całego
świata, a za cel stawia sobie rozwój standardów
zarządzania projektami. Metoda PMBOK wychodzi z
założenia, że każdy projekt posiada swój cykl
życia, poczynając na etapie inicjacji, poprzez
przygotowanie i rozwinięcie, aż do zamknięcia
bądź zakończenia projektu.
STRUKTURA METODYKI
• Według PMBOK Guide zarządzanie projektem wymaga
realizacji 47 procesów opisanych szczegółowo co do
swojego uzasadnienia i zakresu. Zgodnie z metodyką,
zarządzanie projektem wiąże się z zastosowaniem procesów
w połączeniu z wiedzą, umiejętnościami, technikami i
narzędziami. Każdemu procesowi towarzyszy zestaw
zasileń, czyli informacji i dokumentów niezbędnych do
rozpoczęcia procesu, zestaw technik i narzędzi pomocnych
w jego realizacji oraz zestaw rezultatów będący efektem
jego realizacji. W celu zakończenia projektu sukcesem
należy dostosować metodykę do potrzeb specyfiki
projektu, czyli wybrać niezbędne procesy, spośród
przedstawionych grup procesów, przełożyć, dostosować
finalny produkt projektu do specyfiki projektowej,
zrealizować wymagania stawiane przez otoczenie projektu
w tym jego interesariuszy oraz zbilansować zakres,
koszt, czas, jakość, zasoby i ryzyko, by w efekcie
osiągnąć postawione na wstępie cele
SPOSÓB GRUPOWANIA PROCESÓW
Pierwszy wymiar grupowania procesów - grupuje procesy w dziesięć obszarów wiedzy, do których
należą:
 Zarządzanie zakresem w projekcie.
 Zarządzanie czasem w projekcie.
 Zarządzanie kosztami w projekcie.
 Zarządzanie jakością w projekcie.
 Zarządzanie zasobami ludzkimi w projekcie.
 Zarządzanie komunikacją w projekcie.
 Zarządzanie ryzykiem w projekcie.
 Zarządzanie zamówieniami w projekcie.
 Zarządzanie zaangażowaniem interesariuszy w projekcie.
 Zarządzanie integracją projektu.
Drugi wymiar grupowania procesów - opiera się na cyklu zarządzania projektami, w którym
możemy wyróżnić:
 grupę procesów rozpoczęcia (inicjowania) - obejmującą procesy sformułowania celów, przyjęcia założeń,
obsadzenia kluczowych ról w projekcie oraz zapewnienia formalnego zatwierdzenia projektu w organizacji,
 grupę procesów planowania - obejmującą procesy przygotowania i planowania działań niezbędnych do
realizacji projektu,
 grupę procesów realizacji - obejmującą procesy wykonawcze, które zapewniają realizację prac i postępów
projektu zgodnie z opracowanym planem,
 grupę procesów monitorowania i kontroli - obejmującą procesy monitorowania postępów prac w projekcie oraz
interpretacji odchyleń, aby w razie gdy zajdzie potrzeba podjąć odpowiednie działania zapobiegawcze lub/i
korygujące,
 grupę procesów zakończenia (zamknięcia) - obejmującą procesy zamknięcia i rozliczenia wszystkich działań
podejmowanych w projekcie i pozyskania formalnego odbioru projektu.
 ZARZĄDZANIE ZAKRESEM I CZASEM W PROJEKCIE
• Zarządzenie zakresem obejmuje procesy służące
zapewnieniu, że projekt zawiera wszystkie prace, które
muszą być wykonane, aby projekt wykonać i tylko te prace.
Skupia się na określaniu i kontrolowaniu co jest, a co
nie jest zakresem projektu. Pojęcie zakresu może odnosić
się zarówno do projektu, jak i produktu.

• Zarządzanie czasem obejmuje procesy wymagane dla

zapewnienia ukończenia projektu we właściwym czasie.
Obszar ten obejmuje: identyfikację działań, które muszą
zostać wykonane dla osiągnięcia celów projektu,
identyfikację i udokumentowanie zależności między
działaniami, estymowanie czasu potrzebnego dla wykonania
poszczególnych działań, analizowanie kolejności działań,
czasów trwania oraz wymaganych zasobów pod kątem
stworzenia harmonogramu oraz nadzorowanie zmian do
harmonogramu
 KOSZTY I JAKOŚĆ
• Zarządzanie kosztami ma na celu zapewnienie, że projekt
zostanie zrealizowany zgodnie z założonym budżetem.
Obejmuje ono: określanie zasobów ludzkich, materiałowych,
maszynowych potrzebnych dla realizacji projektu,
estymację kosztów tych zasobów w ilościach potrzebnych dla
projektu, budżetowanie, czyli alokację zasobów do
poszczególnych jednostek pracy oraz kontrolę zmian w
budżecie. Zarządzanie kosztami w projekcie koncentruje się
głównie na zasobach potrzebnych do jego realizacji.

• Zarządzanie jakością obejmuje procesy, które mają zapewnić,

że projekt zaspokoi potrzeby, dla których został powzięty.
Procesy opisane w tej części w zamierzeniu powinny być
kompatybilne z serią norm dotyczących systemów jakości ISO
9000. Warto także zobaczyć normę ISO 10007, która traktuje
o jakości właśnie w obszarze zarządzania projektami
(jakkolwiek oceny tej normy w środowisku PM są raczej
pozbawione entuzjazmu). To ogólne podejście powinno być
także zgodne z filozofią zarządzania przez jakość.
 ZESPÓŁ I KOMUNIKACJA
• Zarządzanie zasobami ludzkimi w projekcie dotyczy
procesów, dzięki którym można
budować zespół projektowy i kierować nim. Procesy
te służą do bardziej efektywnego wykorzystania
ludzi w projekcie, w tym klientów, sponsorów i
innych uczestników.

• Zarządzanie komunikacją obejmuje procesy służące

zapewnieniu terminowemu i właściwemu tworzeniu,
gromadzeniu, rozpowszechnianiu, przechowywaniu i
usuwaniu informacji. Tworzy istotne połączenia
między ludźmi, ideami oraz informacjami
potrzebnymi dla osiągnięcia sukcesu. Każdy
zatrudniony w projekcie musi być przygotowany do
wysyłania i odbierania komunikatów w języku
projektu i musi rozumieć jak komunikacja, w
której biorą udział jako osoby wpływa całość
projektu.
 RYZYKO W PROJEKCIE
• Zarządzanie ryzykiem w projekcie to obszar poprzez
który kierownik projektu może systematycznie
szacować szanse powodzenia planu projektu, a także
identyfikować oraz przygotowywać się z wyprzedzeniem
do sytuacji mogących wpłynąć na jego przebieg.
Zadaniem tego obszaru jest: przeprowadzenie analizy
ryzyk, identyfikacja ryzyka, scharakteryzowanie,
opracowanie planu zapobiegania
(tzw. strategia proaktywna)i reakcji na ryzyko, gdy
nastąpi (tzw. strategia reaktywna), a
także monitorowanie i nadzór nad ryzykiem. Każdy
rodzaj ryzyka może być opisany z uwzględnieniem
prawdopodobieństwa oraz siły oddziaływania na
projekt, natomiast procesy wchodzące w skład obszaru
zarządzania ryzykiem mają za zadanie maksymalizację
prawdopodobieństwa i siły oddziaływania szans oraz
minimalizację zagrożeń
 PODSUMOWANIE
PMBOK
• Projekt to ograniczone w czasie działania, mające
na celu stworzyć niepowtarzalny produkt, usługę
lub rezultat.
• W PMBOK Guide sukcesem rozumiano dostarczanie
produktu, który jest zgodny z wymaganiami
• Nie koliduje z działaniami zarządczymi, które
wychodzą poza kompetencje menedżera projektu,
sponsora lub kierownictwa organizacji. Metoda jest
skoncentrowana na kierowniku projektu i jego
działalności. Kierownik projektu według PMBOK
Guide jest samodzielnym, decyzyjnym i jest
bliższym do biznesu niż do zespołu wytwórczego,
chociaż może być kierownikiem zespołu wytwórczego.
• Zawiera dużo elementów, które można zebrać zgodnie
z potrzebami i stworzyć własną metodykę
projektową, która pasowałaby do konkretnego
projektu. Tę metodykę nie da się wprost wdrożyć w
życie. Ona też ma być wprowadzona do organizacji
stopniowo, a nie w całości. Najważniejszymi
elementami są WBS i karta projektu.
PRINCE2
• Projekt jest definiowany jako tymczasowa organizacja,
która powstała w celu utworzenia jednego lub kilku
konkretnych produktów na podstawie
zatwierdzonego studium wykonalności.
• Produkt musi się przyczynić do osiągnięcia
zamierzonych korzyści, inaczej jest traktowany jako
bezużyteczny.
• PRINCE2 zajmuje się również zaangażowaniem
przedstawicieli interesów kierownictwa organizacji,
użytkowników i dostawców. W PRINCE2 kierownik jest
mniej samodzielnym i z reguły nie jest kierownikiem
zespołu wytwórczego. 
• nadaje podstawową strukturę, która ma być koniecznie
zastosowana, żeby osiągnąć szczegółowe elementy
działań. Taką metodykę można wdrożyć wprost w życie i
do organizacji. Najważniejsze elementy to 7 zasad i
opis produktu.