ZAGADNIENIA DO KOLOKWIUM – „Zarządzanie wg metodyki Prince 2...

1. Wprowadzenie do zagadnienia zarządzania projektami (definicja projektu, zarządzania

projektem, cechy projektu, wielkość projektów, typologia projektów, zarządzanie liniowe a
projektowe, etapy zarządzania projektem).

Projekt to przedsięwzięcie, które jest nowe, nietypowe i nie rutynowe dla danej instytucji lub
przedsiębiorstwa i nigdy wcześniej w nim nie wystąpiło.

Zarządzanie to proces podejmowania decyzji i ich realizacji – planowanie, przydział zadań i kontrola
ich realizacji, organizowanie, angażowanie ludzi.

Zarządzanie projektem to wypełnienie klasycznych funkcji zarządzania (planowanie, organizowanie,

decydowanie, motywowanie) w odniesieniu do specyficznych przedsięwzięć jakimś są projekty
(według Marka Pawlaka). Specyfika wynika z tego, że są to przedsięwzięcia nietypowe,
skomplikowane, angażujące różnych specjalistów.

CECHY PROJEKTU:

Według M. Pawlaka jest to przedsięwzięcie:

jeden- które jest nowe dla organizacji

- oprócz osób z organizacji mogą uczestniczyć osoby spoza i inne organizacje

- może być realizowany przez wiele organizacji (partnerstwo), osoby fizyczne lub jedną osobę

- w trakcie realizacji ma zostać osiągnięty cel (np. nowy produkt, nowe urządzenie, nowa forma
organizacyjna); cel określa się mianem rezultatu, niekiedy systemu

- ma określony czas trwania (termin rozpoczęcia i zakończenia) i fazy

- może trwać od kilku tygodni (np. w branży ubezpieczeniowej) do kilku lat (w branży budowlanej)

- wykorzystuje zasoby: ludzkie, finansowe, materialne (np. urządzenia), pomieszczenia, informacje

- jest oddzielony organizacyjnie od innych działań w organizacji

- ma specyficzną dla projektów strukturę organizacyjną

- uczestniczy w nim wiele osób lub jednostek organizacyjnych

- może być obszerny i skomplikowany

- jego zadania mają charakter innowacyjny

- realizacja projektu wiąże się zazwyczaj z niepewnością odnośnie rozwiązania problemu i z ryzykiem
- w zależności od fazy projektu zmienia się jego charakter - fazy są od siebie oddzielone i zazwyczaj
każda kończy się zatwierdzeniem i przyjęciem jego wyników, a na początku następnej podejmowane
są decyzje co do działań

- wiąże się z dużymi inwestycjami

- konieczna jest kontrola kosztów od początku trwania projektu i ewentualnego ich korygowania w
miarę potrzeby

- większość projektów jest interdyscyplinarna (uczestniczą w nich specjaliści z różnych dziedzin)

- wykorzystują istniejące w organizacji zasoby (konflikty między kierownikiem projektu a istniejącą

hierarchia liniową)

WIELKOSC PROJEKTOW:

Wielkosc
projektu

Liczby
Czasu trwania Nakladow
zaangazowanych Pracochlonnosci
projektu finansowych
w niego osob

Wielkość projektu Liczba pracowników Czas trwania Nakłady finansowe

(mln euro)

Bardzo mały <3 <0,4 <0,1

Mały 3-10 0,4-5 0,1-1
Średni 10-50 5-50 1-10
Duzy 50-150 50-500 10-100
Bardzo duży >150 >500 >100

TYPOLOGIA PROJEKTOW:

1. ze względu na stopień skomplikowania

Typ Zakres czasu Zakres Stopień Efekty projektu Zakres zmian
wprowadzanych skomplikowania dla klienta
zmian
Strategiczny 2-5 lat duży duży wpływ na organizację i zmiana treści
jej otoczenie pracy
Taktyczny 1-2 lat średni średni wpływ na większość zmiana
elementów organizacji sposobu
pracy
Operacyjny Do 1 roku mały mały wpływ ograniczony do zmiana
jednostki, w której zasobów
projekt jest (osoba,
realizowany miejsca)

2. ze względu na fazy pracy nad przygotowywaniem nowego produktu, jego wdrożeniem i

eksploatacją:

- projekty badań podstawowych - dotyczą badań w określonych dziedzinach naukowych

- projekty badań stosowanych - mają jasny cel, który ma zostać osiągnięty

- projekty racjonalizacyjne - to optymalizacja istniejących struktur organizacyjnych i procesów oraz

tworzenie nowych

- projekty, których celem jest wytworzenie materialnego systemu (z nowych i części znanych
elementów)

- projekty, których celem jest nadzór no eksploatacją urządzenia lub innego systemu i jego
konserwacja

ZARZADZANIE LINIOWE, A ZARZADANIE PROJEKTAMI:

Zarządzanie liniowe (funkcje rutynowe) Zarządzanie projektami

nastawione na zachowanie statusu quo
autorytet stanowiska określone przez miejsce w
str. zarządzania
spójny zbiór zadań
odpowiedzialność ograniczona do jednej
podstawowej funkcji
praca w stałych strukturach organizacyjnych
zdania traktowane jako „utrzymanie” stanu
istniejącego
główne zadanie to optymalizacja
sukces określony przez osiągnięcie celów
doraźnych
nastawione na wprowadzenie zmian
modele autorytetów są rozmyte
ciągle zmieniający się zbiór zadań
odpowiedzialność obejmuje wiele funkcji
praca w strukturach funkcjonujących tylko w
czasie trwania projektu
zadania mają charakter innowacji
główne zadania to rozwiązywanie konfliktów
sukces określony przez osiągnięcie konkretnego
celu końcowego

ETAPY ZARZADZANIA PROJEKTEM:

 Etapy zarzadzania Uruchomienie Planowanie Realizacja Zamkniecie
projektem

1. Uruchomienia projektu:

- istotne jest uznanie przez wszystkich zainteresowanych projektem: konieczności, możliwości i

opłacalności podjęcia projektu

- moment rozpoczynający projekt to: pojawienie się pomysłu wartego realizacji, otrzymanie zlecenia
od zleceniodawcy, otrzymanie polecenie od kierownictwa przedsiębiorstwa (instytucji)

- pojawia się grupa osób kierująca postępem prac, do czasu powołania kierownika projektu

- Ważne są na tym etapie 4 zasady:

1. określenie celu projektu, instrukcji, kompetencji kierownika i zespołu projektowego, czasu

realizacji, dostępnych środków technicznych, finansowych przyznanych na projekt, No i priorytety w
realizacji projektów, (jeśli jest więcej niż jeden w organizacji); pozwoli to na zdefiniowanie wstępnych
cech projektu i potrzebnych kompetencji kierownika

2. kierownik projektu musi zapoznać się ze swoimi obowiązkami, zasobami finansowymi,

materialnymi i ludzkimi i możliwością ich uzyskania

3. określenie dokładnej przyczyny realizacji projektu - zgranie realnych potrzeb celem projektu

4. identyfikacja strefy oddziaływania projektu - kto odczuje jego realizację, czy stanowi on ryzyko dla
innych, czy zmienia sposób funkcjonowania organizacji (analiza konsekwencji zmian)

- Uruchomienie elementy:

1. określenie celów - przyczyny uruchomienia projektu, uwarunkowania, weryfikacja przez zespół

projektowy celów, aby rozpoznać na ile cel jest satysfakcjonujący dla klienta; cel musi być: osiągalny,
jawny, zrozumiały, udokumentowany

2. identyfikacja ryzyka i przygotowanie planu ryzyka - analiza przeszkód i zagrożeń jakie mogą się
pojawić, informowanie stron o zagrożeniach, wybór metod ich opanowania i kontroli; reagowanie na
ryzyko buduje doświadczenie przy kolejnych projektach np. w metodyce zarządzania projektami
Prince2 nie sugeruję się żadnej określonej metody zarządzania ryzykiem, ale wskazuje się wiele
dostępnych narzędzi je wspomagających, są to m.in. metoda delficka, drzewo decyzyjne, symulacja
Monte Carlo
3. analiza wrażliwości - wykonuje się tu tzw. studium wykonalności (analizę wykonania projektu pod
względem przydatności i posiadanych zasobów); posiadając informacje o posiadanych zasobach
można dokonać analizy wrażliwości projektu, tzn. ocenić wpływ zmian alokowanych środków na
projekt

4. specyfikacja wymagań - określa się tu wymagania i oczekiwania stawiane realizatorom projektu, by

uniknąć rozbieżności (SIWZ); określa się i definiuje cele, tak by wszyscy zrozumieli je jednakowo oraz
kryteria oceny osiągania celu; wymagania muszą być zintegrowane z czasem, jakością i kosztami;
specyfikacja musi być maksymalnie precyzyjna

5. formowanie zespołu projektowego - powołanie i umieszczenie go w strukturze organizacyjnej

przedsiębiorstwa; potrzebne są tu określone zdolności kierownicze, specjalistyczne kompetencje,
świadomość celów, które mają być osiągnięte

2. Planowanie projektu:

Plan to opis możliwego w przyszłości doboru i układu czynności zjednoczonych wspólnym celem lub
możliwego wy przyszłości doboru i układu części składowych wytworu czynności tak zjednoczonych
(według T. Kotarbińskiego).

Planowanie to określenie celów, strategii działania i norm czasowych w jakich wyznaczone powinny
być osiągnięte (według W. Grudzewskiego).

- po zakończeniu etapu uruchomienie, wiadomo już czego projekt będzie dotyczył, kto bierze w nim
udział, jaki jest szacunkowy koszt, jakie są zasoby organizacji; to jednak za mało należy Wszystko
dokładnie zaplanować

- rozpoczyna się etap planowanie, czyli obmyśleniu zadań, alokacje zasobów, określenie sposobów
komunikacji, metod kontroli; celem planowany jest przygotowanie właściwego sposobu działania
uwzględniające dobrą komunikację

- plan, który powstanie w wyniku zaplanowania działań powinien zawierać kilka elementów

3. Realizacja projektu:

- polega na wykonaniu przyjętego wcześniej planu, postępujące realizację założonych wcześniej

działań

Dokonuje się kontroli:

- „kamienie milowe” - punkty kontrolne w planie, punkty odniesienia w procesie sterowania

projektem, ułatwiają kontrolę realizacji zadań

- jeśli proces kierowania projektem jest dobrze przygotowany, pozwala to na przekazywanie

informacji o postępach zespołowi projektowe mu i innym zainteresowanym (potrzebny jest więc
sprawny system komunikacji)

- gromadzone informacje stanowią proces kontroli - służą porównywaniu: stanu aktualnego z

planowanym, tworzeniu raportów; dzięki kontroli zespół projektowy może eliminować na bieżąco
niepożądane odchylenia; zaniedbania mogą doprowadzić do nieosiągnięcia celu, zmiany terminów
lub kosztów

- przepływ informacji zapewnia się poprzez dystrybuowanie do wszystkich członków zespołu

dokumentów, przygotowanych wg określonego standardu (wzór dokumentu, symbole, oznakowania,
skróty)

- dokumenty te stanowią podstawę przygotowywania raportów, są dokumentacją projektu

Dokonuje się również proces sterowania przebiegiem projektu:

- sterowaniu podlega (czym sterujemy): specyfiką zadań, dostępnością zasobów, poziomem jakości
wyników pracy, zdolności dotrzymania terminu, koszty zaplanowanego budżetu, przypływ środków
finansowych

- sterowanie polega na: likwidacji odchyleń od planu, zapobieganiu zjawiskom negatywnym,

tworzeniu raportów okresowych, zapewnieniu dobrej komunikacji, bilansowaniu środków,
decydowaniu o ingerencji w realizację planu, tworzeniu nowych mikro-planów, alokacją zasobów,
organizowaniu procedur kontrolnych

- skuteczne narzędzie sterowania projektem to cykliczne spotkania zespołu projektowego

4. Zamknięcie projektu:

- jest to formalne zakończenie prac, podsumowanie wyników i wyciągnięcie wniosków, formalne

oddanie efektów projektu do użytku

- uzupełniana jest też tzw. baza doświadczeń, czyli zasoby informacji i wniosków wyciągniętych z
projektów, które wykorzystywane są przez inne zespoły projektowe

- oficjalnym dokumentem świadczącym o zakończeniu projektu jest raport końcowy; jest on

przekazywany przez kierownika projektu organowi wyższemu, np. dyrektorowi lub komitetowi
sterującymi (Prince2)

- raport końcowy zawiera informacje o osiągniętym efekcie prac, poniesionych kosztach, zalecenia
dla kolejnych projektów, jest też prezentacją wyników dla zlecających zadanie

- w raporcie muszą się znaleźć następujące stwierdzenia: projekt został ukończony, nie będzie już
żadnych kosztów obciążających konto organizacji, utworzono fundusz, z którego będą pokrywane
pozostałe wydatki, dział finansowy został poinformowany co i kiedy zostało zrobione, wszyscy znają
oficjalną datę zakończenia projektu

- po zakończeniu projektu sporządzane jest sprawozdanie powykonawcze, które przygotowuje osoba

nie będąca kierownikiem projektu; celem sprawozdania jest wyciągnięcie wniosków z nabytego w
projekcie doświadczenia jest formułowanie rekomendacji na przyszłość

2. Podstawy metodyczne zarządzania projektami (definicja metodyki zarządzania projektami,

podziały metod zarządzania projektami).
Metodyki zarządzania projektami to kompleksowe metody zarządzania projektami zawierające
zalecenia co do postępowania, odnoszące się do całego kompleksu problemów i procesów
zarządzania projektami; metodyki ustalone przez specjalistów to standardy zarządzania projektami.

PODZIAL METOD ZARZADZANIA PROJEKTAMI:

Ze względu na:

1. zakres rzeczywistości, którego dotyczą (mniejszy, większy)

- metody kompleksowe (odnoszą się do zespołu zjawisk tworzących całość, mogą sobie zawierać
metody wycinkowe) - są to metodyki zarządzania projektami;

np. metodyka PMBoK Guide (Project Management Body of Knowledge) dzieli kompleks zarządzania
projektami na 5 grup procesów, do których podporządkowanych jest 47 procesów z dziesięciu
obszarów wiedzy

metodyka PRINCE2 (Projects in Controlled Environments) obejmuję 7 procesów i 40 czynności

przyporządkowanych do tych procesów

metodyka PCM (Project Cycle Management) obejmuje 6 procesów

- metody wycinkowe (cząstkowe - odnoszą się do części jakiegoś kompleksu, ich zakres jest
zróżnicowany - od wąskiego do szerokiego) - są to techniki zarządzania projektami; np. technika list
kontrolowanych (Check-list), technika SMART

2. powszechność stosowania zaleceń co do sposobu postępowania zawartych w metodach

- metody uniwersalne (ich zalecenia możliwe są do zastosowania w wielu różnych dziedzinach)

- metody specjalistyczne (ich zalecania możliwe są do stosowania tylko w jednej dziedzinie)

3. Zagadnienia podstawowe z metodyki Prince 2 (definicja i cechy Prince 2, definicja projektu

wg Prince2, zadania Kierownika Projektu wg Prince 2, 6 aspektów efektywności projektu,
struktura Prince 2).

PRINCE2 to:

- ustrukturyzowana metodyka zarządzania projektami, oparta na doświadczeniach z wielu

projektów

- metodyka nie zastrzeżona prawnie, najszerzej akceptowana - może być zastosowana w każdym
projekcie niezależnie od skali i rodzaju projektu

CECHY/KORZYSCI PRINCE2:

- metodykę tę można zastosować w projekcie każdego rodzaju i łatwo wdrożyć wspólnie ze

specjalistycznymi, właściwymi dla branży modelami

- jest rozpoznawalne i rozumiana, ze względu na język, którym operuje

- jasno precyzuje obowiązki

- precyzuje, co projekt dostarczy, dlaczego, kiedy, przez kogo i dla kogo

- opiera się na koncepcji „zarządzania z wykorzystaniem tolerancji”, zapewniając efektywne i

ekonomiczne wykorzystanie czasu kadry kierowniczej

- gwarantuję, że koncentrujemy się na utrzymaniu zasadności projektu (Uzasadnienie biznesowe)

- określa dogłębną, ale oszczędną strukturę raportów

- interesariusze są odpowiednio reprezentowani podczas planowania i podejmowania decyzji

- promuje spójność w realizacji prac projektowych

- ułatwia nadzorowanie i oceny prac projektowych, rozwiązywanie problemów oraz audyty

PROJEKT WG PRINCE2:

Projekt to organizacja tymczasowa, powołana w celu dostarczenia jednego lub więcej produktów
wg uzgodnionego Uzasadnienia biznesowego.

Cechy projektu wg PRINCE2:

- wprowadzenie zmian

- tymczasowość

- wielofunkcyjność

- unikalność

- niepewność

CO ROBI KIEROWNIK PROJEKTU?:

- planuje kolejność działań

- deleguje pracę innym osobom

- monitoruje na ile realizacja prac zgodna jest z planem

- steruje pracami w miarę potrzeby

- zapewnienie informacji - zasadą PRINCE2 jest zapewnienie właściwych informacji, we

właściwym czasie, właściwym ludziom, aby mogli podjąć właściwe decyzje

6 ASPEKTOW EFEKTYWNOSCI PROJEKTU:

- koszty - finanse w jakim projekt musi być zrealizowany (budżet może się w trakcie zmienić)
 - terminy - czas, w jakim projekt musi być zrealizowany

- jakość - rezultaty projekty muszą być zgodne z oczekiwaniami, produkty projekty muszą
odpowiadać swojemu przeznaczeniu

- zakres - czego tak naprawdę dotyczy projekt?

- ryzyko - wszystkie projekty wiążą się z ryzykiem, ale należy określić jakie można zaakceptować

- korzyści - kierownik projektu musi dokładnie znać i rozumieć cel projektu jako inwestycji

STRUKTURA PRINCE2:

- pryncypia (zasady) - nakazy przewodnie i dobre praktyki określające, czy projekt jest
rzeczywiście zarządzany z wykorzystaniem metodyki PRINCE2; pryncypiów jest 7 (postępy,
uzasadnienie biznesowe, organizacja, jakość, plany, ryzyko, zmiana) i muszą być wszystkie
zastosowane, aby projekt był zgodny z PRINCE2

- tematy - aspekty zarządzania projektem, którymi należy się zajmować równolegle w trakcie
całego projektu; 7 tematów wyjaśnia, jakie konkretne postępowanie jest wymagane przez
PRINCE2 dla różnych obszarów zarządzania projektami oraz dlaczego jest ono konieczne

- procesy - opisują działania podejmowane we całym cyklu życia projektu, każdy proces dostarcza
listy kontrolne zalecanych czynności, produkty zarządcze oraz związane z nimi obowiązki

- dostosowanie PRINCE2 do środowiska projektu - PRINCE2 musi być dostosowane do

konkretnego kontekstu projektu

4. Opis Produktu, Opis Produktu Końcowego - zagadnienia teoretyczne.

Opis produktu to opis przeznaczenia, składu, pochodzenia i kryteriów jakości produktu; powstaje w
czasie planowania po stwierdzeniu zapotrzebowania na dany projekt.

- opisy produktów są obowiązkowe

- są podstawą wytwarzania produktów, są przeglądane i zatwierdzane

- stopień szczegółowości opisu produktów zależy od indywidualnej oceny

- składa się z: identyfikator, nazwa, przeznaczenie, zawartość, pochodzenie, wymagany format i

sposób przedstawienia, wymagane umiejętności wytwórcy, kryteria jakości, tolerancja jakości,
metoda kontroli jakości, wymagane umiejętności kontrolera jakości, obowiązki dotyczące jakości

Opis produktu końcowego projektu to specjalny rodzaj opisu produktu, który jest wykorzystywany
dla uzyskania zgody użytkownika na zakres i wymagania projektu oraz w celu określenia oczekiwań
jakościowych klienta oraz zdefiniowania kryteriów akceptacji projektu.

- opracowywany w procesie przygotowanie projektu, doprecyzowane w procesie inicjowanie

projektu
- podlega formalnej kontroli zmian, sprawdzany przy końcach etapu, aby stwierdzić, czy wymagane są
jakieś zmiany

- wykorzystywane wy procesie zamykanie projektu (do weryfikacji tego, czy projekt dostarczy
oczekiwany produkty i korzyści, czy zostały spełnione kryteria akceptacji)

- jest szczególną formą opisu projektu (bo obejmuje oczekiwania jakościowe klienta, określa co
projekt musi osiągnąć w celu uzyskania akceptacji)

- obejmuje: ogólne przeznaczenie produktu, jego zawartość (tj. zestaw produktów, które musi on
zawierać), oczekiwania jakościowe klienta, kryteria, metody i obowiązki dotyczące akceptacji,
tolerancji jakości na poziomie projektu

Lista zagnieżdżona - lista produktów składających się na produkt końcowy projektu.