Teoria problemów zarządzania projektami

Na triadę problemów zarządzania projektami składa się:

1. Funkcjonalne zarządzanie projektami
2. Instytucjonalne zarządzanie projektami
3. Personalne zarządzanie projektami

Przyczyny niepowodzeń projektu:

• Nierealistyczne oczekiwania wobec projektu
• Nieprecyzyjne określenie wymagań i ich częste zmiany
• Brak wsparcia projektu przez najwyższe kierownictwo
• Brak zaangażowania osób, które są włączone w realizacje projektu
• Nieprofesjonalne planowanie projektu
• Przekazanie do projektu nieadekwatnych zasobów ludzkich, ale nie tylko ludzkich - materialnych i finansowych
• Zakończenie zapotrzebowania na rezultat projektu z powodu przekroczenia terminów

Znaczenie projektów w zarządzaniu

Znaczenie projektów w zarządzaniu wynika z:

• konieczności coraz szerszego zastosowania projektów w zarządzaniu organizacjami, np. Postęp technologiczny,
indywidualizacja, konkurencja, dynamika otoczenia
• potencjalne korzyści, np. Wzrost ROI, wzrost satysfakcji, klientów, krótszy czas, niższe koszty.

Procesy - klasyfikacja

• Procesy w projektach:
• procesy wykonawcze projektu
• procesy wspierające projektu
• procesy zarządcze projektu
• Dla każdego z tych procesów można określić pewien wzorzec jego przebiegu.
1. Procesy wykonawcze projektu - określane jako procesy operacyjne lub podstawowe w projekcie polegają one na
przekształceniu wielkości wejściowych projektów w jego oczekiwany rezultat. Mają więc bezpośredni udział w tworzeniu
zamierzonego rezultatu (przedmiotu, produktu - pytanie co ma być naszym rezultatem)
A
• cykl życia projektu - jest to uogólnione (modelowe) przedstawienie przebiegu procesów wykonawczych projektu w
czasie określającym zróżnicowanie sytuacji występujących w trakcie jego realizacji. Te różne sytuacje są określane jako
fazy cyklu życia projektu.

2. Procesy wspierające projektu (procesy obsługi lub procesy pomocnicze) nie mają bezpośredniego udziału w tworzeniu
rezultatu projektu lecz stwarzają warunki niezbędne do jego osiągnięcia. (np. procesy obsługi prawnej, księgowej,
informatycznej, administracyjno-biurowej)

3. Procesy zarządcze projektu - polegają na harmonizowaniu procesów wykonawczych i procesów wspierających w celu
uzyskania zamierzonego rezultatu projektu .
*
• cykl zarządzania projektem - uogólnione (modelowe) przedstawienie procesów zarządczych projektów.

3
1. Cykl życia projektu - struktura (przykład)
• Pięciofazowa koncepcja projektu:
•studia wstępne
• analiza systemowa
TEGO NIE TRZEBA UMIEĆ
• planowanie systemu
• realizacja systemu
• wdrożenie systemu
• eksploatacja systemu

Cykl zarządzania projektem obejmuje 4 fazy:

1. Faza definiowania
• Inicjowanie projketu
• Definiowanie projektu
2. Faza przygotowania
• Organizowanie zespołu projektowego
• Planowanie strukutry projektu
• Planowanie terminów projektu
• Planowanie zasobów projektu
• Organizowanie wykonawstwa projektu
3. Faza wykonawstwa
• Projektowanie rezultatu projketu
• Realizacja projketu
• Sterowanie wykonawstwem projektu
4. Faza zakończenia
• Zamknięcie projektu
Trzy główne źródła projektu:
1) Systematyczne inicjatywy projektu - są to inicjatywy, których źródłem są potrzeby określone na podstawie
systematycznych, profesjonalnych opracowań dotyczących problemów i zamierzeń organizacji (może to być np. strategia,
biznes plany, programy naprawcze, analizy rynkowe, audyty). Cechą charakterystyczną jest to, że są sporządzane przed
pojawieniem się ewentualnych problemów.

2) Sytuacyjne inicjatywy projektu - powstają w wyniku reakcji na oczekiwane lub nieoczekiwane zmiany okoliczności
działania organizacji np. nowe regulacje z obszaru działalności organizacji, nowe technologie, istotne zmiany rynkowe.
(COVID)

3) Spontaniczne inicjatywy projektu - są to inicjatywy zgłaszane żywiołowo w wyniku różnych inspiracji.

Faza definiowania projektu

• Cykl życia projektu rozpoczyna się fazą definiowania projektu, którą można podzielić na dwa etapy:
1. Inicjowanie projektu
• (zbieranie, ocena i wybór inicjatyw projektów do dalszego opracowania)
2. Definiowanie projektu
• Projketowanie wyniku (obiektu) projketu
• Planowanie oraz organizowanie wykonawstwa projektu

• BOSCARD
• Tło projektu
• Cele
• Zakres
• Ograniczenia
• Założenia
• Ryzyka
• Rezultaty

Matryca logiczna

• Matryca logiczna (Logical Framework Approach - LFA; logframe)

1. Analiza interesariuszy
2. Analiza problemu
3. Analiza celów
4. Analiza strategii
5. opracowanie matrycy logicznej
SMART

• Konkretne i proste (specific; simple) - wskazujące konkretny obszar do usprawnienia za pomocą kryteriów
umożliwiających ocenę ostatecznych wyników projektów
• Mierzalne (measurable) - pokazujące określone mierniki osiąganych postępów
• Adresowane, przydzielane (assignable) - wskazujące osoby odpowiedzialne za osiągnięcie celów
• Realistyczne, realne do osiągnięcia (realistic) - możliwe do osiągnięcia w danych warunkach otoczenia I
posiadanych zasobach
• Określone w czasie (time-bound, time related) podające realne terminy realizacji celu, wynikające z rzeczywistych
potrzeb.
Składowe środowiska projektowego

• Zewnętrzne środowisko projektowe

• Środowisko projektowe zewnętrzne dalsze (środowisko globalne; makro środowisko projektowe)
• Zewnętrzne środowisko projektowe bliższe
• Wewnętrzne środowisko projektowe
• Wewnątrzorganizacyjne środowisko projektowe
• Środowisko wewnątrzprojkeotwe

Środowisko projektowe - zespół zjawisk, procesów, instytucji, grup i jednostek (zarówno zewnętrznych jak i
wewnętrznych) podlegających oddziaływaniu projektu i oddziałujących na niego (przebieg i rezultaty).

Sposoby analizy środowiska projektowego

• Analiza strategiczna - np. SWOT, analiza PEST

• Analiza interesariuszy (koncepcja interesariuszy opracowana została przez R.E. Freemana)

Analiza SWOT jest to technice analizy strategicznej za pomocą której kompleksowo bada się okoliczności realizacji
zamierzonego przedsięwzięcia. Określa czynniki wdrażania projektu w podziale na czynniki wewnętrzne i zewnętrzne
(silne i słabe strony) oraz czynniki sprzyjające (pozytywne) i niesprzyjające (negatywne)(, czyli szanse i zagrożenia)
osiagnieciu założonych rezultatów.

Zarządzanie interesariuszy projektu obejmuje fazę analizy, fazę planowania i fazę wdrożenia.
Celem zarządzania interesariuszy jest określenie rzeczywistego układu sił związanego z zarządzaniem projektem.

Interesariusze projektu to osoby, grupy osób i instytucje mogące wpływać (pozytywnie lub negatywnie) na przebieg i
rezultaty projektu i mogące podlegać jego oddziaływaniu (pozytywnemu lub negatywnemu).
Analiza interesariuszy - 3 etapy:

1. Identyfikacja interesariuszy projektu - Możemy wyodrębnić 3 grupy:

• zewnętrznych (są to wszystkie osoby, grupy i instytucje niewchodzące w skład zespołu realizującego projekt, lecz
pozostające z nim we wzajemnych relacjach)

W ramach interesariuszy -
— Pozaorganizacyjni (wchodzą w skład zewnętrznego środowiska projektowego) obejmują np.
• Regulatorów (administracja państwowa i samorządowa), partie polityczne, instytucje unijne, inne instytucje
międzynarodowe, stowarzyszenia fachowe oraz media lokalne, media krajowe);
• Odbiorcy (zleceniodawcy, użytkownicy końcowi, instytucje odbioru, usługodawcy, społeczności lokalne, organizacje
społeczne);
• Dostawcy (sponsorzy, banki i instytucje finansowe, ubezpieczyciele, dostawcy materiałów, wyposażenia, podwykonawcy,
biura inżynierskie, doradcy i firmy doradcze, kancelarie prawne, potencjalni pracownicy);
• Konkurenci

— Wewnętrznorganizacyjni:
• organy nadzorcze, najwyższe kierownictwo, kierownicy liniowi, kierownicy funkcjonalni, pracownicy liniowi i funkcjonalni,
eksperci, kierownictwo biura projektów i pracownicy biura projektów, reprezentacja pracownicza organizacji), komitet
sterujący, kierownik projektu, zespoły wykonawcze, zespoły zarządzania projektami, zespoły obsługi administracyjno-
technicznej, specjaliści i konsultanci.

2. Sporządzenie charakterystyki interesariuszy projektu

3. Ocena interesariuszy