Quy trình onboarding hiệu quả

 
1. Xác định giá trị cốt lõi của quy trình onboarding
 
Trước khi đi vào xây dựng hay triển khai quy trình onboarding cho nhân viên, các nhà
quản lý và chuyên viên nhân sự cần phải xác định được mục tiêu cụ thể của chúng qua
những câu hỏi sau:
 
Đâu là những thông tin nhân viên mới cần biết và công việc và môi trường doanh
nghiệp? Thông tin nào sẽ khiến họ trở nên tích cực và thoải mái hơn cả? 
 
 Bạn muốn xây dựng ấn tượng gì tới nhân viên mới trong ngày đầu tiên họ nhận
việc? 
 Những chính sách và thủ tục quan trọng nào nhân viên phải nắm được trong ngày
đầu tiên để tránh phạm phải sai lầm trong khi làm việc? Hãy tập trung vào những ý
quan trọng nhất.
 Bạn có thể cung cấp những gì để nhân viên có thể cảm thấy được chào đón và chân
trọng tại nơi làm việc ngay từ những ngày đầu tiên? (bàn làm việc, thiết bị văn
phòng, ưu đãi …?)
 Nhân viên sẽ cảm thấy bản thân có giá trị khi được chia sẻ những kinh nghiệm làm
việc hữu ích. Hãy tìm hiểu những điều bạn có thể chia sẻ được với nhân viên mới
ngay trong thời gian nhập cuộc.
 Người cố vấn cho nhân viên mới cũng là yếu tố vô cùng quan trọng để họ hòa
nhập và làm quen với môi trường xung quanh. Bạn phải cố gắng nghiên cứu và tìm
ra người cố vấn thích hợp cho nhân viên mới để trải nghiệm của họ tại doanh
nghiệp là hoàn hảo nhất.
 
Ngoài những câu hỏi trên, bạn có thể tham khảo thêm từ chính những nhân viên trong
nội bộ doanh nghiệp những điểm họ hài lòng và không hài lòng từ các quy trình
onboarding trước đây. Hoàn thiện lời giải đáp cho tất cả vấn đề trên chính là chìa khóa
then chốt để xây dựng một quy trình onboarding và định hướng nhân viên hiệu quả,
hữu ích.
 
2. Chuẩn bị Pre-boarding 
 
Để xây dựng một quy trình onboarding hiệu quả, doanh nghiệp, trước tiên, phải đưa tới
cho nhân viên của mình những trải nghiệm lý thú qua các khâu tiền trạm “pre-
boarding”. 
 
Trước 1 tuần khi nhân viên của bạn đến nhận việc: 
 
Hãy chuẩn bị sẵn sàng chỗ ngồi và các trang thiết bị cần thiết cho nhân viên như đồng
phục, thẻ ID, máy tính cá nhân hay điện thoại cá nhân (nếu cần).
 
Những mẫu giấy tờ cần thiết với nhân viên như: Hợp đồng lao động, thông tin hồ sơ
nhân sự cần bổ sung, mã số thuế thu nhập cá nhân và hồ sơ giảm trừ gia cảnh,… cũng
nên được gửi đi và thu thập lại trong thời gian này. Vì thực tế, những thủ tục này
thường rất mất thời gian để hoàn thành. Càng chuẩn bị sớm, nhân viên của bạn càng có
nhiều thời gian trải nghiệm ngày đầu tiên đi làm hơn thay vì phải chìm nghỉm trong
biển giấy tờ nhàm chán.
 
Trước 1 ngày khi nhân viên đến nhận việc:
 
Việc chuẩn bị sẵn một bộ quà tặng chào mừng onboarding sẽ là cử chỉ vô cùng thân
thiện và để lại ấn tượng tích cực tới nhân viên mới. Dưới đây là gợi ý về bộ quà tặng
này, bao gồm:
 
 Một tấm thiệp chào mừng nhân viên mới

 Đồng phục công ty

 Sổ tay và bút viết
 Một bản copy giới thiệu về công ty và các phương châm, giá trị cốt lõi
 Một bản copy chỉ dẫn về các phòng ban trong doanh nghiệp
 Một bản copy về lịch trình onboarding của nhân viên mới
 
Thêm vào đó, hãy đảm bảo tất cả nhân viên ý thức được về việc sẽ có người mới gia
nhập vào đội nhóm của mình. Điều này giúp họ có sự chuẩn bị nhất định về mặt tinh
thần, sẵn sàng chào đón và hỗ trợ người mới hiệu quả hơn.
 
3. Ngày làm việc đầu tiên của nhân viên
 
Mục tiêu trong ngày làm việc đầu của nhân viên là giúp họ xác định được tầm nhìn
trước mắt và giới thiệu để họ rõ về mục tiêu công việc, trách nhiệm và nghĩa vụ của họ
ở doanh nghiệp. Ngoài ra, việc tương tác với đồng nghiệp mới cũng vô cùng quan
trọng.
 
Bởi vậy, lịch trình Onboarding ngày đầu tiên phải được sắp xếp hợp lý và linh hoạt để
tăng tối đa tính hiệu quả. Bạn có thể tham khảo ngay lịch trình và các hoạt động dưới
đây để ứng dụng lại vào trong quy trình của doanh nghiệp mình:
 Mẫu lịch trình ngày đầu tiên Onboarding của một nhân viên mới
 
Trên đây là lịch trình cơ bản mà một doanh nghiệp có thể ngay lập tức áp dụng vào
trong quy trình onboarding. Ngoài ra, bạn cũng có thể tùy ý biến hóa lịch trình này,
miễn sao chúng sở hữu được những hoạt động trọng yếu sau: 
 
 Hoàn thành việc cung cấp và hướng dẫn ứng dụng các tài liệu nội bộ: mẫu quyết
định tuyển dụng, quy chế lương thưởng, quy tắc làm việc, sơ đồ cấu trúc doanh
nghiệp, quy trình làm việc và hệ thống quản lý phòng ban, hướng dẫn sử dụng các
phần mềm chung,...
 Tạo lập và bổ sung tài khoản của nhân viên mới vào các công cụ, phần mềm hỗ trợ
làm việc của doanh nghiệp
 Giúp nhân viên nắm được về tầm nhìn - sứ mệnh - giá trị cốt lõi của doanh nghiệp,
cách thức ứng xử, làm việc phù hợp với nguyên tắc chung.
 Xây dựng KPI, kế hoạch công việc, OKRs,... cho nhân viên
 
Ngoài ra, vì ngày đầu tiên làm việc là cơ hội tốt để có thể ghi điểm và tạo ấn tượng tốt
tới nhân viên mới, hãy cố gắng lồng ghép những trò chơi vui nhộn và chương trình để
họ thấy được bầu không khí, văn hóa tích cực mà doanh nghiệp bạn đang hướng tới.
Dưới đây là gợi ý về hai trò chơi đơn giản mà bạn có thể tổ chức cho nhân viên trong
ngày đầu tiên đi làm:
 
 Truy tìm chữ ký: Trong quá trình tham quan văn phòng, hãy cung cấp cho mỗi
nhân viên mới một danh sách tên các cộng sự, người hướng dẫn họ để xin chữ ký.
Ai kiếm được nhiều chữ ký nhất sẽ là người chiến thắng. Trò chơi này đóng vai trò
thúc đẩy nhân viên mới networking với nhòm nhân sự cũ, tạo tiền đề cho làm việc
thuận lợi trong thời gian sau. 
 Nhìn hình đoán tên: Sau tour tham quan văn phòng, mỗi nhân viên mới sẽ được
cung cấp hình ảnh và tên của những người còn lại, ai là người ghép trúng nhiều
nhất sẽ chiến thắng và nhận được phần thưởng. Trò chơi này nhằm mục đích giúp
nhân viên mới tương tác với nhau nhiều hơn, xây dựng tinh thần hòa đồng và thân
thiện cho mỗi người ngay từ ngày đầu tiên.
 
4. Sau khi nhân viên đã vào làm việc
 
75% nhân viên cho rằng việc training trong tuần đầu tiên làm việc là vô cùng quan
trọng. Họ muốn hiểu rõ hơn về vị trí này, về các công cụ và kỹ năng mà họ sẽ được học
để xử lý công việc.
 
Doanh nghiệp, nếu không muốn dồn dập đưa ra quá nhiều thông tin cho nhân viên
nhưng lại muốn họ thể hiện hiệu quả công việc ngay lập tức, có thể nghĩ tới giải pháp
cân bằng tốt nhất cho cả đôi bên là một lộ trình “on-the-job training” - training dựa trên
chính công việc thực tế.
 
Nếu có thể, nên tạo điều kiện để nhân viên mới có một người cố vấn hoặc người hướng
dẫn trong doanh nghiệp. Việc có người giúp đỡ sẽ giúp họ làm quen nhanh hơn với
môi trường và học hỏi được nhiều hơn. Bạn có thể cử một nhân viên dày dặn theo kèm
một nhân viên mới ít kinh nghiệm, hoặc thành lập một nhóm nhỏ chuyên giải đáp mọi
câu hỏi được đưa ra từ những người mới.
 
Đọc thêm: 5 bước giúp bạn xây dựng chương trình mentorship cho doanh nghiệp từ A-Z
 
Từ 1 đến 3 tháng kể từ ngày nhân viên mới làm việc, bộ phận nhân sự nên liên lạc để
chắc chắn rằng nhân viên thực sự thấy hài lòng và gắn kết với công việc.
 
Trong giai đoạn này, bạn cần thường xuyên chú ý tới các hoạt động của nhân viên và
gửi cho họ những đánh giá về hiệu quả làm việc của mình trong thời gian đầu. Hành
động này thường được nhân viên đánh giá rất cao, giúp họ có nhiều động lực hơn trong
việc hoàn thiện công việc và bản thân. 
 
Sau 6 tháng thường là thời điểm để đánh giá nhân viên mới xem liệu đó có thể là một
mảnh ghép lâu dài cho doanh nghiệp.
 
Nếu nhân viên ở lại, hãy tiếp tục “onboard” họ lên các vị trí mới bằng việc thảo luận về
lộ trình phát triển tiếp theo. Nếu họ phải rời đi, cũng đừng ngại ngần trao đổi thêm với
họ về lý do. Có thể ngay từ đầu họ đã không phải một mảnh ghép phù hợp, nhưng cũng
có thể quá trình onboard không hiệu quả khiến hai bên không thể tìm hướng hợp tác
cùng nhau. Câu trả lời của họ lúc này chính là vấn đề bạn cần giải quyết để tối ưu hoá
quy trình onboarding lâu dài.