PHẦN NHIỆM VỤ CỤ THỂ

Điều phối viên Host khi sự kiện diễn ra

Lên kế hoạch nội dung chương trình Plan chạy chương trình

Dự trù kinh phí sự kiện Dự trù kinh phí sơ lược

Mua đồ Lên kế hoạch mua đồ

TIỀN SỰ KIỆN

Sắp xếp, set up hậu trường Kiểm kê lại đồ và lên kế hoạch sắp xếp

Chuẩn bị trước hộp y tế cá nhân, người có hiểu biết và khả năng sơ

Hỗ trợ y tế khẩn cấp. Luôn chuẩn bị hỗ trợ trong mọi trường hợp, cài đặt sẵn
hotline bệnh viện gần nhất

Luôn thường trực các thành viên am hiểu về kỹ thuật và khắc phục n
Phục hồi lỗi kỹ thuật
tại chỗ, lưu liên hệ với những bên kỹ thuật uy tín để khắc phục sự cố

Yêu cầu liên hệ thành công với 4 diễn giả (Chú ý mức giá đã dự trù
Liên hệ với diễn giả
thương lượng)

Yêu cầu liên hệ thành công với 2 ca sĩ khách mời (Chú ý mức giá đã
Liên hệ với ca sĩ/khách mời
để thương lượng)

Xin tài trợ Kết hợp với ban EM để rõ ràng kinh phí và lên kế hoạch xin tài tr

Marketing: (Website, Social

Media,...)

Hoạt động quảng bá, tuyên truyền

 Kết nối với các tổ chức, dự án khác hỗ trợ truyền thông cho sự kiện
Hoạt động quảng bá, tuyên truyền mình

Liên hệ với báo đài, truyền thông

Thiết kế ấn phẩm truyền thông, poster

cho sự kiện
Hợp tác với ban AC để rõ ràng về concept sự kiện

Sản xuất video về tổng quan sự kiện

Chuẩn bị đồ dùng, thiết bị đầy đủ để

Quay chụp lại hình ảnh làm tư liệu sản xuất các video tổng kết sự k
quay chụp tại địa điểm diễn ra sự kiện
TRONG SỰ KIỆN
HẬU SỰ KIỆN
Lời cảm ơn người tham gia, khách mời, diễn giả, nhà tài trợ

Lên bài kết thúc về sự kiện

Video kết thúc sự kiện (BAN PHƯƠNG TIỆN TRUYỀN THÔN

(MEDIA) sản xuất)
 CỤ THỂ BAN PHỤ TRÁCH

BAN NỘI DUNG CHƯƠNG TRÌNH

Host khi sự kiện diễn ra
(AC)

Plan chạy chương trình

Dự trù kinh phí sơ lược

BAN SỰ KIỆN (EM)

Lên kế hoạch mua đồ

ê lại đồ và lên kế hoạch sắp xếp

ế cá nhân, người có hiểu biết và khả năng sơ cứu

n bị hỗ trợ trong mọi trường hợp, cài đặt sẵn số
hotline bệnh viện gần nhất

hành viên am hiểu về kỹ thuật và khắc phục ngay

hững bên kỹ thuật uy tín để khắc phục sự cố sớm

công với 4 diễn giả (Chú ý mức giá đã dự trù để

BAN ĐỐI NGOẠI (ER)
thương lượng)

ng với 2 ca sĩ khách mời (Chú ý mức giá đã dự trù

BAN ĐỐI NGOẠI (ER)
để thương lượng)

để rõ ràng kinh phí và lên kế hoạch xin tài trợ BAN ĐỐI NGOẠI (ER)

Lên bài giới thiệu về sự kiện: Tổng

quan, giới thiệu ca sĩ, khách mời,
diễn giả, nhà tài trợ,...
BAN PHÂN PHỐI NỘI DUNG (CD)
 BAN PHÂN PHỐI NỘI DUNG (CD)
, dự án khác hỗ trợ truyền thông cho sự kiện của
mình

Liên hệ để họ tiến hành phỏng vấn

BAN ĐỐI NGOẠI (ER)
và quay chụp khi sự kiện diễn ra

ban AC để rõ ràng về concept sự kiện

BAN PHƯƠNG TIỆN TRUYỀN
THÔNG (MEDIA)

h làm tư liệu sản xuất các video tổng kết sự kiện

Plan cụ thể: CHẠY CHƯƠNG TRÌNH

i tham gia, khách mời, diễn giả, nhà tài trợ

BAN PHÂN PHỐI NỘI DUNG (CD)

ện (BAN PHƯƠNG TIỆN TRUYỀN THÔNG

(MEDIA) sản xuất)

Chuẩn bị và gửi certificate cho người tham dự

 RỦI RO CÓ THẺ XẢY RA

Host đến muộn, không thể tham gia được

Cháy timeline (do diễn giả chia sẻ không để ý

thời gian, diễn giả/ca sĩ đến muộn....)

Diễn giả, ca sĩ khách mời không đến được do

tình hình Covid/do khoảng cách địa lý

Thiếu ghế cho khách mời, người tham dự,

thành viên tham gia

Thiếu đồ tổ chức, loa bị hỏng, đồ dùng không

sử dụng được,...

Người tham dự sự kiện bị ngã, gặp sự cố khi

chơi trò chơi,...

Không mời đủ số lượng diễn giả/ca sĩ;

 Thiết bị quay chụp hỏng, thiếu

CHƯƠNG TRÌNH
huẩn bị và gửi certificate cho người tham dự
 BIỆN PHÁP KHẮC PHỤC

Yêu cầu dự bị 1-2 host khác có tập dượt từ trước

- Yêu cầu với phía ca sĩ, diễn giả để chạy chương trình trước 1-2 lần để họ
có thể căn thời gian kịp thời.
- Chuẩn bị backup plan cho phương án diễn giả/ca sĩ đến muộn:
• Chuẩn bị trước gamebonding cho người tham gia trong lúc chờ diễn giả/ca
sĩ đến.
• Luôn luôn update xem họ đã đến đâu và chuẩn bị chưa từ sớm (trước
chương trình 1-2 tiếng).
• BTC và diễn giả/ca sĩ khách mời ký cam kết/hợp đồng cụ thể các điều
khoản nếu vi phạm quyền lợi thì bên còn lại sẽ được đền bù.

Trao đổi để ca sĩ/diễn giả quay video lại phần trình diễn/chia sẻ của mình và gửi
lại cho BTC

Thuê thừa từ 10-15 ghế

Mua dự bị đồ để phòng tránh kịp thời, kiểm kê trước 3-4 lần và chạy thử chương
trình để tránh tình trạng này. Nếu lỗi là do bên sản xuất, cho thuê thì yêu cầu họ
đền bù thỏa đáng.

Điều động trước một đội các bạn phòng trừ khẩn cấp về vấn đề này để kịp thời
sơ cứu

Chạy chương trính trước từ 3-4 lần

PÁ1: Lên kế hoạch trao đổi với diễn giả/ca sĩ từ sớm (trước khi lên plan cụ thể
về chương trình để điều chỉnh các phần cho hợp lý.
PÁ2: Dựa trên concept chương trình để chọn từ 3-4 diễn giả cũng một chủ đề để
trao đổi (vd chủ đề “kỹ năng quản lý thời gian”,..)
Trao đổi sớm với ban EM để sớm đưa vào dự trù kinh phí
 CHẠY THỬ CHƯƠNG TRÌNH 3-4 LẦN T
CHÚ Ý

SỰ KIỆN
3-4 LẦN TRƯỚC