4.

4: Quản lý thông tin dự án:

Là quá trình sử dụng thông tin hiện có và tạo ra thông tin mới để đạt được mục
tiêu của dự án và góp phần vào kinh nghiệm của doanh nghiệp. Lợi ích chính của
quá trình này là việc doanh nghiệp tận dụng thông tin đó để tạo ra dự án mới
hoặc cải thiện kết quả của dự án hiện tại và tương lai. Quá trình này được thực
hiện xuyên suốt dự án.
4.4.1 Đầu vào:
1. Kế hoạch quản lý dự án
- Tất cả thành phần
2. Tài liệu dự án
- Đăng kí khoá học
- Nhiệm vụ của nhóm dự án
- Cấu trúc phân chia tài nguyên
- Tiêu chí chọn nguồn tham khảo
- Số đăng kí các bên liên quan
3. Sản phẩm bàn giao
4. Các yếu tố môi trường doanh nghiệp
5. Tài nguyên của doanh nghiệp
4.4.2 Công cụ và kĩ thuật
1. Đánh giá của các chuyên gia
2. Quản lý thông tin cần
3. Quản lý thông tin
4. Kỹ năng giao tiếp cá nhân và làm việc nhóm
- Tích cực lắng nghe
- Tạo điều kiện thuận lợi
- Khả năng lãnh đạo
- Kết nối với nhau
- Nhận thức chính trị
4.4.3 Đầu ra
1. Đăng kí bài học kinh nghiệm
2. Cập nhật kế hoạch quản lý dự án
3. Cập nhật tài sản của doanh nghiệp
4.5 Giám sát và kiểm soát công việc dự án
Là quá trình theo dõi, xem xét và báo cáo tiến độ tổng thể để đáp ứng các mục
tiêu hoạt động được xác định trong kế hoạch quản lý dự án. Lợi ích chính của quá
trình này là nó cho phép các bên liên quan hiểu tình trạng hiện tại của dự án,
nhận ra các hành động được thực hiện để giải quyết bất kỳ các vấn đề về hiệu
suất nào trong dự án. Đồng thời có cái nhìn rõ ràng về tình trạng dự án trong
tương lai với các dự báo về chi phí và tiến độ. Quá trình này được thực hiện trong
suốt dự án.
4.5.1 Đầu vào
1. Kế hoạch quản lý dự án
• Bất kỳ thành phần nào
2. Tài liệu dự án
• Nhật ký giả định
• Cơ sở ước tính
• Dự báo chi phí
• Nhật ký phát hành
• Đăng ký bài học kinh nghiệm
• Danh sách cột mốc
Báo cáo chất lượng
• Sổ đăng ký rủi ro
• Báo cáo rủi ro
• Lên lịch dự báo
3. Thông tin hiệu suất làm việc
4. Thỏa thuận
5. Các nhân tố trong môi trường doanh nghiệp
6. Tài sản quy trình doanh nghiệp
4.5.2 Công cụ & Kỹ thuật
1. Đánh giá của chuyên gia
2. Phân tích dữ liệu
• Phân tích các lựa chọn thay thế
• Phân tích lợi ích chi phí
• Phân tích giá trị thu được
• Phân tích nguyên nhân gốc rễ
• Phân tích xu hướng
• Phân tích phương sai
3. Ra quyết định
4. Cuộc họp
4.5.3 Đầu ra
1. Báo cáo hiệu quả công việc
2. Yêu cầu thay đổi
3. Cập nhật kế hoạch quản lý dự án
4. Cập nhật tài liệu dự án
• Dự báo chi phí
• Nhật ký phát hành
• Đăng ký bài học kinh nghiệm
• Đăng ký rủi ro
• Lên lịch dự báo